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Vérification interne du programme des Jeunes professionnels à l'international

(Juillet 2005)

  • Résumé

    Résumé

    La Direction de la vérification (ZIV) a entrepris une vérification de la gestion interne du programme de contribution des Jeunes professionnels à l'international (AGY), dans le cadre de son examen des subventions et des contributions du Ministère. Cette vérification avait pour objectif de déterminer jusqu'à quel point la gestion du programme de contribution se faisait dans le respect de saines pratiques de contrôle et se conformait aux exigences législatives et réglementaires.

    La vérification portait sur le financement total de AGY, qui s'est chiffré à 5 854 700 $ au cours de l'exercice 2004-2005. Au moment de la vérification, 48 accords de contribution avaient été conclus dans le cadre du programme. L'équipe de vérification a examiné un échantillon de 14 projets, dont le budget total approuvé était de 2 355 000 $, soit 40 % du financement accordé par le programme sous forme de contributions.

    Selon l'équipe de vérification, excepté l'absence d'une évaluation documentée des projets et des bénéficiaires, la gestion du programme de contribution se fait dans le respect de saines pratiques de contrôle et est conforme aux exigences législatives et réglementaires. Les accords de contribution sont justifiés aux termes des documents habilitants appropriés et conformes aux exigences des politiques du Conseil du Trésor et du Ministère en matière de paiements de transfert. Les pratiques et les processus en place à AGY garantissent que les fonds du programme sont gérés de façon prudente et que les paiements sont effectués en vertu des politiques. Les dossiers de contribution contiennent la documentation appropriée et révèlent que les approbations prescrites ont été obtenues pour les paiements de contribution; toutefois, aucune évaluation officielle tant des projets que des bénéficiaires n'a été réalisée.

    L'équipe de vérification a également assuré le suivi des recommandations formulées dans le rapport de vérification de février 1999 du Programme de stages pour les jeunes. Elle conclut que toutes les recommandations du rapport ont été mises en oeuvre.

    Conformément au Cadre de vérification fondé sur le risque (CVFR) approuvé par le Conseil du Trésor, la stratégie de vérification de AGY exige que cinq vérifications auprès des bénéficiaires et cinq visites initiales soient menées tous les ans parallèlement à la vérification interne. Au moment de la rédaction du présent rapport de vérification interne, toutes les vérifications des bénéficiaires et les visites initiales prévues pour l'exercice 2004-2005 avaient été effectuées. Les vérifications des bénéficiaires ont révélé que 2 242 $ (moins de 1 % des sommes réclamées) d'ajustement après vérification devront être remboursés par les bénéficiaires concernés.

    Une recommandation des vérificateurs est soulignée dans le rapport. La gestion a répondu à celle-ci en indiquant les mesures ou les décisions déjà prises ainsi que celles qui le seront dans le futur.

    1.0 Aperçu

    1.1 La ministre de Développement et Ressources humaines Canada annonçait le lancement de la « Stratégie emploi jeunesse » le 13 février 1997. Parmi les sept programmes, six sont des programmes nationaux, tandis que le septième, le Programme de stages internationaux pour les jeunes (PSIJ) comporte un volet international. En vertu du PSIJ, les ministères participants (AEC, ACDI, DRHC, Industrie Canada, Environnement Canada et Patrimoine Canada) versent des contributions à des organismes basés au Canada, notamment des associations de gens d'affaires ou des ONG, pour l'élaboration de projets offrant aux jeunes la possibilité d'effectuer des stages internationaux, de concert avec des organisations hôtes ou des employeurs à l'extérieur du Canada.

    1.2 Le programme Jeunes professionnels à l'international d'AEC, sous le nom de Programme de stages internationaux pour les jeunes (AGY) a été créé dans le cadre de la Stratégie emploi jeunesse de 1997, approuvée par le Conseil du Trésor.

    1.3 Selon la Stratégie emploi jeunesse, les initiatives d'emplois pour les jeunes, comme le Programme de stages internationaux pour les jeunes d'AEC, ciblent les jeunes de 18 à 29 ans qui ont terminé le collège ou l'université et qui ont des difficultés à s'insérer dans le marché du travail. Les stages sont d'une durée de 6 à 8 mois, comportant un volet réduit au Canada et un volet important à l'étranger. Les stages doivent avoir un contenu international, mais il n'est pas obligatoire qu'ils s'effectuent tous à l'étranger.

    2.0 Portée, objectifs, et méthodologie

    2.1 Portée

    2.1.1 La vérification a porté sur les pratiques, processus et contrôles administratifs liés à la gestion des contributions accordées dans le cadre du programme Jeunes professionnels à l'international pendant l'exercice 2004-2005. L'équipe de vérification a procédé à la vérification du programme de contributions conformément aux politiques du Conseil du Trésor et du Ministère sur les paiements de transfert.

    2.2 Objectifs

    2.2.1 L'objectif global consistait à déterminer jusqu'à quel point la gestion du programme de contribution se faisait dans le respect de saines pratiques de contrôle et se conformait aux exigences législatives et réglementaires. À cet effet, les vérificateurs se sont plus particulièrement appliqués à déterminer si :

    • les accords de contribution (AC) étaient justifiés et avaient été correctement autorisés;
    • les AC étaient rédigés conformément à la politique du Ministère en matière de paiements de transfert;
    • les modalités et les méthodes de paiement étaient conformes aux modalités et aux conditions approuvées par le Conseil du Trésor;
    • les agents du programme assuraient le suivi des projets.

    2.3 Méthodologie

    2.3.1 Les vérificateurs ont examiné les principaux processus administratifs et contrôles associés à la gestion des AC à AGY. Ils ont effectué une analyse exhaustive de la documentation pertinente du programme tout en rencontrant le personnel clé de AGY.

    2.3.2 La phase de l'examen a eu lieu de novembre 2004 à avril 2005. Sur les 48 projets en cours ou terminés à ce moment, nous avons choisi un échantillon initial de 14 projets terminés, qui totalisaient 2 355 000 $, soit 40 % du budget du programme. En considération des résultats positifs obtenus, l'échantillon n'a pas été élargi.

    2.3.3 En plus de l'examen des dossiers des projets de AGY, l'équipe de vérification a examiné les rapports des vérifications des bénéficiaires qui ont été effectuées au cours de l'exercice 2004-2005.

    2.3.4 Outre les entrevues et l'examen des dossiers, l'équipe de vérification a également assuré le suivi des recommandations formulées lors de la vérification du programme de stages de février 1999. Elle a conclu que toutes les recommandations avaient été mises en oeuvre de façon appropriée.

    3.0 Observations

    3.1 Application, évaluation et approbation

    3.1.1 Chaque année, les candidats (organismes parrains) font une demande de financement en envoyant une proposition de projet à AGY. AGY exige que tous les organismes parrains suivent les directives et les modèles établis (tant les exigences générales que financières) qui se trouvent sur le site Web d'AEC.

    3.1.2 Le Comité de sélection des projets, composé de six à huit membres d'AEC/CICan (mais pas de représentants d'AGY) évalue les propositions en s'appuyant sur un modèle d'évaluation établi par AGY. De plus, le gestionnaire de programme de AGY, l'agent de programme et six anciens participants de JPI attribuent une note aux propositions. Les anciens participants de JPI ne classent pas les organismes parrains avec lesquels ils ont participé au programme. L'assistant de programme fait la moyenne des notes obtenues afin de déterminer la note finale de chaque proposition de projet. Dès que les notes sont établies, le gestionnaire de programme remet une liste des organismes retenus au Comité de sélection des projets pour approbation.

    3.1.3 Lorsque le Comité de sélection des projets a approuvé la liste des projets retenus, AGY envoie une note à MINA et à MINT pour approbation du financement des projets recommandés. Un accord de contribution est alors conclu avec les organismes parrains approuvés. L'équipe de vérification a jugé que le processus d'approbation est bien documenté et appliqué dans les dossiers individuels des projets.

    3.2 Accords de contribution (AC)

    3.2.1 Les accords de contribution sont conformes au modèle défini par la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD). En outre, ils sont justifiés aux termes des documents habilitants appropriés.

    3.2.2 L'équipe de vérification a constaté que les clauses des AC respectaient les exigences applicables des politiques du Conseil du Trésor et du Ministère en matière de paiements de transfert. Les AC reçoivent l'approbation de SMFH et, au besoin, les corrections suggérées leur sont apportées avant qu'ils ne soient remis aux bénéficiaires.

    3.2.3 L'équipe de vérification a constaté que les modifications aux accords de contribution étaient apportées au besoin et documentées de façon appropriée.

    3.3 Modalités, méthodes de paiement et suivi

    3.3.1 Les pratiques et processus sont en place de manière à garantir que les fonds sont gérés de façon prudente et que les paiements sont effectués conformément aux politiques, modalités et méthodes de paiement des AC. Pour tenir compte des liens hiérarchiques appropriés, AGY voit à ce que toute la documentation et les approbations applicables soient consignées dans les dossiers des accords pour appuyer l'utilisation des fonds des projets.

    3.3.2 De bonnes pratiques sont en place pour le suivi des résultats. Les agents de programme examinent les rapports semestriels et le rapport final afin de s'assurer que les bénéficiaires ont répondu aux exigences du programme et de l'accord de contribution. Une fois acceptés, les rapports ou autres textes sont acheminés au gestionnaire de programme, qui approuve le paiement.

    3.3.3 Les paiements de contribution sont approuvés par les personnes autorisées, en fonction de l'atteinte des objectifs de rendement établis dans l'accord ou en tant que remboursement des coûts admissibles engagés par le bénéficiaire. Les paiements ne sont effectués qu'une fois tous les rapports nécessaires reçus.

    3.4 Gestion des dossiers

    3.4.1 Les dossiers relatifs aux contributions sont complets. Même si les dossiers de comptabilité et autres documents pertinents sont tenus, bien organisés et font état des montants payés aux bénéficiaires, les dossiers des projets ne contiennent pas de documentation rendant compte adéquatement de l'évaluation finale, tant des projets que des bénéficiaires eux-mêmes.

    Recommandation à AGY

    3.4.2 Après la clôture de chaque projet, une évaluation officielle du projet et du bénéficiaire (par rapport à sa pertinence, à ses objectifs et à ses résultats), devra être documentée et conservée dans les dossiers des projets.

    Réponse d'AGY et calendrier d'exécution

    3.4.3 Un formulaire « Évaluation finale du bénéficiaire et du projet » a été conçu et sera rempli pour chaque projet. Le formulaire permet d'évaluer tant le bénéficiaire que les activités du projet et notamment les résultats obtenus.

    3.5 Vérification des bénéficiaires

    3.5.1 AGY, en collaboration avec ZIV, a conçu un modèle d'évaluation de la gestion des risques pour les vérifications de bénéficiaires, qui permet :

    • de choisir les bénéficiaires à vérifier;
    • de voir à ce que la portée, la fréquence et le calendrier des vérifications respectent les exigences du programme;
    • de déterminer les mesures de suivi appropriées concernant les conclusions de la vérification.

    3.5.2 Comme l'exige le CVFR de AGY, ZIV a effectué cinq vérifications des bénéficiaires (concernant des projets terminés au cours de l'exercice 2003-2004) et cinq visites initiales (pour les projets commençant au cours de l'exercice 2004-2005) au cours de l'exercice 2004-2005.

    3.5.3 En général, les bénéficiaires qui ont fait l'objet d'une vérification tiennent des dossiers exhaustifs sur les coûts, dépenses et engagements qui découlent des obligations relatives à l'AC.

    3.5.4 Les vérifications des bénéficiaires ont révélé que 2 242 $ (moins de 1 % des sommes réclamées) d'ajustement après vérification devront être remboursés par les bénéficiaires concernés.

    Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2012-09-20