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Catégorie de contributions au titre du Soutien des intérêts canadiens à l'étranger (SICE)

(Format PDF, 512 ko) *

(Juin 2005)

Table des matières

Abréviations

AEC
- Affaires étrangères Canada
CICan
- Commerce international Canada
CVAR
- Cadre de vérification axé sur les risques
DG
- Directeur général
IDD
- Direction générale de la sécurité internationale
MAECI
- Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international
ONG
- Organisations non gouvernementales
SCT
- Secrétariat du Conseil du Trésor
SICE
- Soutien des intérêts Canadiens à l'étranger
ZIE
- Direction de l'évaluation du Bureau de l'inspecteur général
ZIV
- Direction de la vérification du Bureau de l'inspecteur général
ZID
- Bureau de l'inspecteur général
SMD
- Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels
SMFH
- Centre d'excellence en matière de subventions et de contributions
SMP
- Direction de la planification, de l'analyse des programmes et des budgets

Résumé

La catégorie de contributions au titre du Soutien des intérêts canadiens à l'étranger (SICE) constitue un mécanisme d'appui qui autorise les gestionnaires des directions générales à convertir une petite partie de leur budget de fonctionnement (crédit 1er) en contributions extraordinaires (crédit 10). Actuellement, le montant annuel des fonds pouvant être utilisés en vertu du SICE est de 600 000 dollars; toutefois, ce montant peut être revu à la hausse ou à la baisse en fonction de l'évolution des priorités du Ministère. Ce mécanisme vise à permettre aux gestionnaires des directions générales de verser des contributions importantes en temps utile, d'une valeur pouvant atteindre 50 000 dollars, dans des domaines où un tel financement rapporte des avantages évidents et immédiats liés aux objectifs du Canada en matière de politique étrangère.(1) Parmi les événements généralement financés, on compte des réunions, des ateliers et des conférences. Les bénéficiaires se composent d'un large éventail d'institutions, d'organisations et de particuliers au Canada et à l'étranger.

Le SICE est géré de façon centralisée par la Direction de la planification, de l'analyse des programmes et des budgets (SMP) d'Affaires étrangères Canada (AEC). Les modalités de cette catégorie de contributions doivent être renouvelées d'ici la fin de l'exercice 2005. Étant donné que le SICE n'a jamais été évalué et que la dernière vérification de ce mécanisme date de 2002, les responsables de SMP ont jugé que le moment était propice pour demander à la Direction de l'évaluation du Bureau de l'inspecteur général de procéder à un examen opérationnel. Cette dernière a évalué la pertinence continue du SICE, son bien-fondé et son efficacité, et vérifié sa conformité aux exigences de la Politique sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

Dans l'ensemble, les résultats de l'examen indiquent que le SICE demeure pertinent et qu'il constitue un outil précieux et rentable pour les gestionnaires. Ce mécanisme est moins contraignant que de devoir préparer une présentation pour chaque demande au SCT. Le montant des fonds utilisés au titre du SICE depuis 1999 s'élève en moyenne à 683 000 dollars par an. Au cours des trois dernières années, ce montant s'est toujours situé en-dessous de la réserve annuelle de 600 000 dollars consacrée au SICE. Les directions générales étant peu sensibilisées aux objectifs et aux modalités de ce mécanisme, la justesse du niveau de financement autorisé en vertu du SICE n'a jamais été vraiment vérifiée.

Si les contributions au titre du SICE respectent les exigences de la Politique sur les paiements de transfert, les indicateurs d'efficacité sont mitigés : en effet, les résultats sont spectaculaires pour certaines contributions et moins pour d'autres. On a décelé des lacunes dans le système de gestion actuel du SICE, à savoir :

  • au niveau de la gestion stratégique, l'examen a révélé que SMP avait de la difficulté à assumer son rôle de gestionnaire central et que les documents d'orientation, les lignes directrices et les communications sur le SICE étaient insuffisants;
  • au niveau administratif, l'examen a relevé que la tenue des dossiers est inadéquate, que les modalités du SICE manquaient de clarté et qu'elles étaient difficiles à comprendre, notamment pour les gestionnaires et le personnel utilisant ce mécanisme pour la première fois;
  • au niveau de l'émission des autorisations, l'examen a fait apparaître que des contributions récurrentes avaient été approuvées et que le processus d'approbation en plusieurs étapes et impliquant de nombreux intervenants différents était lourd.

Les résultats de l'examen opérationnel présentés ci-dessus ont permis de tirer les conclusions générales et de formuler les recommandations précises suivantes :

Conclusion no 1 - Le SICE encourage et habilite les gestionnaires d'AEC à verser de petites contributions à des initiatives qui, à leur avis, peuvent apporter des avantages évidents et importants au Canada. Sans le SICE, certaines initiatives déterminantes pour les intérêts du Canada ne verraient pas le jour.

Recommandation no 1 - Que la catégorie de contributions au titre du SICE soit renouvelée avant la fin de l'exercice 2005.

Conclusion no 2 - La concordance des contributions individuelles avec des priorités stratégiques établies permettrait d'assurer une cohérence avec les plans d'activités approuvés au niveau des directions générales.

Recommandation no 2 - Que les lettres de demande d'utilisation du SICE par les directeurs généraux justifient de manière appropriée la contribution extraordinaire proposée, et que cette justification établisse un lien entre les résultats escomptés des dépenses demandées et les objectifs stratégiques précis de la direction concernée.

Conclusion no 3 - Le plafond de 50 000 dollars par contribution demeure approprié et il n'existe à l'heure actuelle aucune raison impérieuse d'augmenter ce niveau. Le montant annuel de 600 000 dollars actuellement mis de côté et utilisé au titre du SICE pourrait changer si le mécanisme du SICE était mieux expliqué et mieux compris.

Recommandation no 3 - Que la prochaine présentation au Conseil du Trésor conserve les mêmes paramètres de base, à savoir, une limite de 50 000 dollars par contribution et une réserve annuelle maximale de 1,5 million de dollars pour le Ministère.

Conclusion no 4 - La catégorie de contributions au titre du SICE est conforme aux modalités approuvées par le SCT, à l'exception des pratiques de tenue de dossiers qui présentent depuis longtemps des lacunes, aussi bien dans les directions et les directions générales requérantes qu'au sein de SMP, qui agit à titre de gestionnaire central.

Recommandation no 4 - Que pour toutes les contributions approuvées pendant l'exercice en cours, SMP conserve dans ses dossiers un compte rendu complet de chaque contribution approuvée, depuis la justification ou proposition initiale jusqu'au rapport et au paiement finaux.

Conclusion no 5 - Il est possible d'améliorer progressivement l'efficacité de l'administration et de la gestion du SICE.

Recommandation no 5 - Que SMP s'entretienne avec SMFH et les administrateurs de secteurs en vue de simplifier les procédures du SICE, notamment de diminuer le nombre d'étapes devant être suivies par les directions générales pour obtenir une approbation, et ce, en impartissant aux administrateurs de secteurs un rôle de coordination plus explicite.

Conclusion no 6 - Si les agents comprenaient mieux le but du SICE, s'ils savaient comment positionner le SICE parmi le vaste éventail de mécanismes de financement existants à AEC et CICan, et s'ils disposaient d'un service d'information amélioré et directement accessible via l'intranet, ce mécanisme serait probablement utilisé plus efficacement.

Recommandation no 6 - Que SMP organise un nouveau lancement du SICE et améliore les communications en utilisant des messages pour diffusion générale, en intégrant un module consacré au SICE à la formation actuellement dispensée aux agents, ainsi qu'en facilitant l'accès à l'intranet et en enrichissant la documentation qui s'y trouve.

Les réponses de la direction SMP, c'est-à-dire les engagements et les mesures à prendre en réponse à chaque recommandation, ont été incorporées à la section 3 de ce rapport.

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1. Introduction

1.1 Objet de l'examen opérationnel

La catégorie de contributions au titre du Soutien des intérêts canadiens à l'étranger, désigné ci-après par SICE, est gérée de façon centralisée par la Direction de la planification, de l'analyse des programmes et des budgets (SMP) de la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD). Le mandat du SICE a été récemment prolongé de six mois par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et doit désormais être renouvelé d'ici la fin de l'exercice 2005. Cette démarche doit faire l'objet d'une nouvelle présentation au SCT. Étant donné que le SICE n'a jamais été évalué et que la dernière vérification du mécanisme date de 2002, les responsables de SMP ont jugé que le moment était propice pour demander à la Direction de l'évaluation (ZIE) du Bureau de l'inspecteur général (ZID) de procéder à un examen opérationnel. Cette dernière a évalué la pertinence continue du SICE, son bien-fondé et son efficacité, et vérifié sa conformité aux exigences de la Politique sur les paiements de transfert du SCT.

1.2 Mandat

L'examen opérationnel a été effectué entre février et avril 2005. Le mandat approuvé précisait les objectifs et la portée de l'examen, ainsi que les principaux points et questions à étudier. Il donnait également des indications sur la méthodologie à utiliser. En vertu du mandat, le premier résultat attendu consistait à produire un plan et un calendrier de travail approuvé par le Comité consultatif de l'évaluation et le chargé de projet avant le début de l'examen. On peut consulter le mandat approuvé dans un document distinct.

1.3 Méthodologie

La méthodologie adoptée dans le cadre de cet examen opérationnel a été conçue de manière à accroître la compréhension du SICE et à concentrer l'examen sur des questions clés. Le plan de travail de l'examen, approuvé par le Comité consultatif de l'évaluation, décrit plus précisément la méthodologie et comporte des outils de collecte de données préliminaires ainsi qu'un cadre pour l'examen opérationnel. La méthodologie de l'examen comprend les six étapes relativement distinctes, suivantes :

Étape Un - Examen des dossiers et analyse des tendances

SMP a pu nous fournir une liste exhaustive de tous les bénéficiaires ultimes de fonds versés au titre du SICE pour les exercices 2002/2003 et 2003/2004, ainsi que pour les trois premiers trimestres de l'exercice 2004/2005. On a estimé à 60 le nombre de bénéficiaires ou de « cas » pendant cette période, tel que présenté à l'annexe A. À partir de cette base d'échantillonnage, on a sondé de façon aléatoire 30 cas, soit 50 % de la population totale (on a utilisé un intervalle de sélection de deux à partir du premier bénéficiaire de la liste). Cet échantillon aléatoire est présenté à l'annexe B. Ensuite, on demandé aux directions générales, au Bureau de l'administration du secteur compétent et à SMP de fournir les dossiers disponibles pour chaque cas faisant partie de l'échantillon. Une fois rassemblés, les dossiers ont été examinés au moyen d'une liste de vérification standard de collecte de données afin de recenser l'information pertinente.

Notez que la taille de l'échantillon de 50 % est bien au-dessus des normes acceptées sur le plan de la fiabilité, c'est-à-dire dans sa capacité à être représentatif de l'ensemble de la population. On a soumis les résultats à une triangulation avec d'autres méthodes de collecte de données, tel qu'il est indiqué dans les étapes deux à quatre ci-dessous. Outre l'examen des dossiers, cette étape a également comporté une analyse détaillée des tendances de l'ensemble de la population sur la période concernée, à laquelle s'est ajoutée une analyse plus générale pour la période regroupant les exercices 1999/2000 à 2003/2004, réalisée grâce aux feuilles de calcul comptables fournies par SMP.

Étape deux - Entretiens avec le personnel de SMP

Cette étape a consisté à s'entretenir, en personne, avec six employés actuels et anciens de SMP, afin de recueillir les points de vue et les opinions de ceux qui connaissent le mieux le programme.

Étape trois - Entretiens avec des directeurs et d'autres représentants de directions générales

Cette étape a consisté à s'entretenir, en personne, avec des directeurs et des représentants de directions générales qui ont déposé une demande de contribution au titre du SICE auprès de SMP et qui ont obtenu satisfaction. Pour chacun des 30 cas de l'échantillon, on s'est efforcé de parler à la personne directement concernée par la contribution. L'entretien portait principalement sur l'efficacité du système de gestion, le bien-fondé et la pertinence du SICE, ainsi que sur les leçons apprises. Au total, 20 personnes ont été interrogées, ce qui représente l'ensemble des 30 cas de l'échantillon. En d'autres termes, les entretiens de l'étape trois ont couvert 100 p. 100 des cas de l'échantillon. Cette démarche a offert un haut degré d'assurance que les données recueillies sont représentatives des faits. Dans les quelques cas où la prise de rendez-vous a été difficile, des entretiens téléphoniques ont remplacé les rencontres en personne.

Étape quatre - Entretiens avec des bénéficiaires de contributions au titre du SICE

On a jugé que les bénéficiaires ultimes des contributions au titre du SICE représentaient un groupe d'informateurs déterminant pour l'examen opérationnel, pour ce qui est d'obtenir une rétroaction sur la pertinence du SICE et l'efficacité de la gestion. Soixante-quinze pour cent des cas de l'échantillon aléatoire ont été joints par courriel ou par téléphone dans le cadre de cette étape, soit 20 cas sur 30. On a obtenu un faible taux de réponse qui s'est soldé par neuf entretiens uniquement, ce qui correspond à 13 cas de l'échantillon aléatoire. Ce nombre représente 21 p. 100 de la population totale, c'est pourquoi les données sont considérées comme étant moins fiables que les données recueillies aux étapes un, deux et trois.

Étape cinq - Présentation des résultats et préparation du rapport final

Les résultats, les conclusions et les recommandations issus de l'examen opérationnel ont été présentés de façon officielle au Comité consultatif de l'évaluation représenté par ZIE et SMP. Après que le Comité consultatif de l'évaluation a passé en revue l'ébauche du rapport, les commentaires écrits ont été regroupés et intégrés à un rapport final tout en veillant à préserver la validité et la fiabilité des résultats et à conserver des normes impartiales en matière de réalisation de rapports.

Étape six - Préparation d'un CVAR

Grâce à la collecte et à l'analyse de données effectuées dans le cadre de l'examen opérationnel, on a élaboré un Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR) destiné au SICE. Bien qu'il ne fasse pas directement partie de l'examen opérationnel, le CVAR constituait un processus parallèle qui comprenait une séance de travail sur l'évaluation du risque avec SMP, ZIE et la Direction de la vérification (ZIV).

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1.4 Profil du SICE

Le SICE a été approuvé en 1994, à la suite d'une présentation faite au SCT par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) en octobre 1993. Il a été présenté à SCT comme une demande de programme, ce qui a semé la confusion. En effet, le SICE n'a pas été conçu pour être un fonds, c'est-à-dire qu'il ne dispose pas de sa propre source d'argent et qu'il n'est pas non plus associé à un ensemble d'objectifs à atteindre avec des résultats attendus quantifiables. Il correspond plutôt à un mécanisme d'appui qui permet aux gestionnaires des directions générales de convertir une petite partie de leurs propres budgets (crédit 1er) en des contributions extraordinaires (crédit 10).

Le but de ce mécanisme est double. Premièrement, le SICE permet aux gestionnaires des directions générales de fournir des contributions importantes en temps utile, d'un montant de 50 000 dollars maximum, à des institutions, à des organisations et à des particuliers au Canada et à l'étranger, dans des domaines où un tel financement rapporte des avantages évidents et immédiats liés aux objectifs de politique étrangère du Canada. Deuxièmement, le SICE permet aux gestionnaires des directions générales de répondre rapidement à des demandes de fonds peu élevées et d'en garder la responsabilité sans subir la lourdeur administrative d'une présentation distincte au SCT pour chaque contribution ponctuelle, axée sur un événement particulier et d'un montant relativement modeste. En bref, le SICE vise à donner aux gestionnaires des directions générales les moyens de répondre à des demandes de fonds ou de déceler de façon proactive des domaines potentiels auxquels le Canada pourrait contribuer sans importuner le Ministère ou le SCT chaque année avec une trentaine de demandes de contributions peu élevées.

Parmi les événements généralement soutenus, on compte des réunions, des ateliers et des conférences. Les éléments budgétaires couverts comprennent les dépenses de voyage et d'hébergement, la location de salles de réunion, la traduction et l'impression, les soupers et dîners de travail ainsi que le paiement d'allocations. Parmi les bénéficiaires éventuels de ces contributions, on trouve un large éventail d'institutions, d'organisations et de particuliers au Canada et à l'étranger, dont bon nombre sont des partenaires établis du Ministère ou de nouveaux collaborateurs. Entre autres exemples illustrant cette vaste gamme de bénéficiaires du SICE, on peut citer le centre Mountbatten à Southampton, au Royaume-Uni; le Capilano College à Vancouver, en Colombie-Britannique; ainsi que le Centre Munk à l'Université de Toronto. (Une liste plus exhaustive figure à l'annexe B).

Bien que le SICE soit géré de façon centralisée par la Direction de la planification, de l'analyse des programmes et des budgets (SMP), n'importe quelle direction d'Affaires étrangères Canada (AEC) ou de Commerce international Canada (CICan) peut présenter une demande d'utilisation du SICE. Le montant actuellement consacré au SICE s'élève à 600 000 dollars; cependant, à l'heure actuelle, les montants autorisés varient considérablement d'année en année et sont limités à un plafond de 1,5 million de dollars.

Les initiatives qui bénéficient du SICE sont celles qui ne peuvent être financées par d'autres programmes sur les paiements de transfert existants au sein du Ministère. La plupart des personnes interrogées dans le cadre de l'examen opérationnel affirment que sans cette catégorie de contributions, la participation d'organisations non gouvernementales (ONG), d'établissements d'enseignement supérieur et d'une multitude d'associations et de particuliers à la promotion des intérêts du Canada en matière de politique étrangère serait entravée. À titre d'exemple, les conférences Killam de l'Université Dalhousie en septembre et octobre 2004, ont été financées à hauteur de 5 000 dollars dans le cadre du SICE. AEC a estimé que ces conférences étaient importantes car elles mettaient l'accent sur la portée des relations bilatérales entre le Canada et le Mexique dans l'Est du Canada. Plusieurs conférenciers mexicains de grande renommée y ont participé. Les conférences ont attiré beaucoup de personnes, les comptes rendus des participants et des médias locaux ont été positifs et le personnel de l'Université et d'AEC ont estimé que les conférences avaient atteint leurs objectifs.

2. Résultats

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2.1 Pertinence

Question 1 - Pertinence du SICE

Le but du SICE est de mettre à la disposition des gestionnaires un outil souple et efficace afin qu'ils puissent convertir de petites parties de leurs budgets de fonctionnement en crédit 10(2). À l'unanimité, les 26 personnes interrogées - gestionnaires et employés d'un ensemble représentatif des diverses directions - considèrent que le mécanisme est pertinent et que le SICE est un outil très utile pour les gestionnaires.

Les gestionnaires de direction, les administrateurs de secteurs et les représentants de SMP admettent qu'il y aura toujours de nombreuses possibilités, que les gestionnaires des directions générales détecteront, de verser de petites contributions à des parties tierces en appui à la politique étrangère du Canada. Par conséquent, le mécanisme du SICE est utile et doit être maintenu.

Il se peut que le recours au SICE ait quelque peu diminué depuis 1994, pour les trois raisons énoncées ci-dessous. Premièrement, bon nombre de gestionnaires de directions expliquent qu'ils ont vu leurs budgets de fonctionnement diminuer au cours des dernières années, d'où un potentiel moindre de les utiliser dans le cadre du SICE. Deuxièmement, l'existence de nouveaux fonds innovateurs tels que le Partenariat mondial, le Programme de diplomatie ouverte ainsi que le Fonds pour la sécurité humaine signifie que d'autres moyens sont disponibles pour soutenir des initiatives qui, auparavant, auraient pu être mises en oeuvre grâce au SICE. Troisièmement, très peu d'efforts ont été déployés pour promouvoir le SICE. Au sein des directions générales, l'examen a révélé que les employés sont généralement peu sensibilisés aux objectifs du SICE et à la marche à suivre pour utiliser ce mécanisme. Certaines personnes interrogées affirment que des occasions de recourir au SICE se perdent en raison du manque de connaissance du mécanisme.

Question 2 - Avantages pour les intérêts canadiens à l'étranger

L'examen des dossiers et les entretiens suggèrent fortement, à quelques exceptions près, que des avantages évidents et immédiats pour les intérêts canadiens à l'étranger peuvent être attribués aux contributions octroyées en vertu du SICE. L'évaluation des avantages est subjective et générale, et pour cause, la définition d'« avantages évidents et immédiats pour les intérêts canadiens à l'étranger [trad] »(3) n'est délibérément pas fondée sur des critères tangibles. Toutefois, lorsqu'on les interroge, les personnes qui participent plus directement à une contribution donnée sont généralement capables de donner une description et des preuves très précises et souvent enthousiastes de résultats importants. En voici quelques exemples :

  • Placement de stagiaires dans des missions canadiennes à Lima, à San Salvador et à Tegucigalpa pour une année;
  • Participation d'experts russes à une conférence internationale sur le désarmement coprésentée par le Canada;
  • Visite des US Congressional Fellows à l'édifice Lester B. Pearson et au Parlement canadien au cours d'un voyage d'études;
  • Participation de dirigeants autochtones d'Amérique latine à une conférence sur les droits de la personne à Washington;
  • Formation dispensée par la Croix-Rouge à 25 ONG canadiennes sur l'exploitation sexuelle dans des situations de crises humanitaires; et
  • Soutien au gouvernement péruvien pour accueillir un atelier sur un registre d'armes vendues à Lima.

Comme on peut le constater au travers des quelques exemples mentionnés ci-dessus, les avantages immédiats du SICE se caractérisent par le poids, l'influence et la représentation au niveau officiel du Canada dans des processus ayant des dimensions internationales. Un autre avantage type réside dans le fait que les réunions ou processus internationaux réunissant plusieurs intervenants et ayant des répercussions importantes pour le Canada sont soutenus par le gouvernement de notre pays, et sont perçus comme étant soutenus par un auditoire international. Sur les trente contributions de l'échantillon, une seule ne comportait aucun avantage pour les intérêts du Canada à l'étranger.

Question 3 - Conséquence de l'inexistence du SICE

Les personnes interrogées ont affirmé que sans le SICE, les directions générales : 1) utiliseraient des méthodes de passation de marché moins appropriées; 2) présenteraient davantage de demandes au SCT - avec tout le manque d'efficacité que cela entraîne - comme il se produisait avant 1994; 3) ne pourraient pas concrétiser toutes les initiatives de petite envergure considérées importantes pour atteindre les objectifs généraux de chacune des directions d'AEC et de CICan. Bon nombre des personnes interrogées ont beaucoup insisté sur ce troisième point. Les gestionnaires interrogés à AEC et à CICan sont convaincus que le mécanisme du SICE leur permet d'appuyer des initiatives de petite envergure qui renforcent considérablement la réputation et l'influence du Canada.

Les entretiens avec les bénéficiaires ultimes indiquent que les petites contributions versées par l'intermédiaire du SICE se sont parfois avérées essentielles, c'est-à-dire que sans elles, un événement n'aurait pas eu lieu, ou bien aurait eu lieu mais sans une importante participation canadienne. Ces propos ont été corroborés lors des entretiens réalisés avec un certain nombre de gestionnaires de directions. Comme on l'a fait remarquer précédemment, les résultats des contributions varient considérablement mais on peut en règle générale les vérifier en interrogeant les agents directement concernés, ou en passant en revue les rapports finaux connexes lorsque ces derniers sont classés et disponibles.

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2.2 Bien-fondé

Question 1 - Niveau de financement attribué en vertu du SICE

D'après l'examen des dossiers et les personnes interrogées, presque toutes les demandes d'utilisation du SICE présentées par les directions générales obtiennent l'approbation de SMP. À une exception près, aucune personne interrogée n'avait le sentiment que la limite de 50 000 dollars était trop restreinte ou n'a suggéré que le plafond soit augmenté. En fait, plusieurs gestionnaires ont affirmé qu'ils se sentiraient mal à l'aise d'assumer la responsabilité de contributions dont le montant serait supérieur à ce plafond, sans qu'un comité d'examen des projets soit en place pour partager la responsabilité du choix des projets admissibles. Une analyse des tendances, présentée à l'aide du graphique 1 ci-dessous et à l'annexe A, montre que le montant du SICE utilisé depuis 1999 s'élève en moyenne à 683 000 dollars par an. Au cours des trois dernières années, ce montant s'est constamment situé en-dessous de la réserve annuelle de 600 000 dollars consacrée au SICE.

Graphique 1 - Valeur des contributions annuelles au titre du SICE

L'examen a montré que peu d'efforts ont été déployés pour promouvoir le SICE et que les directions générales sont peu sensibilisées aux objectifs et aux modalités de ce mécanisme. Par conséquent, la justesse du niveau de financement autorisé en vertu du SICE n'a jamais été vraiment vérifiée.

Question 2 - Utilisation du SICE par AEC et CICan

L'examen a révélé que CICan a rarement recours au SICE. Une analyse des tendances sur 33 mois montre qu'une seule contribution demandée par une direction générale de CICan correspond à moins d'un demi pour cent de toutes les contributions versées sur cette même période (voir les valeurs précises en dollars par direction générale à l'annexe A). Les personnes interrogées donnent trois explications. Premièrement, CICan dispose de ses propres mécanismes de financement efficaces qui ne rendent pas le recours au SICE nécessaire. Deuxièmement, CICan utilise généralement un système de recouvrement des frais lorsqu'il participe à des événements réunissant plusieurs intervenants. On s'attend à ce que les participants paient les frais de leur participation puisqu'il existe normalement des perspectives d'avantages directs sous la forme de publicité, de profils d'entreprise, de nouvelles ventes ou de nouvelles relations commerciales. Troisièmement, il se peut que le personnel de CICan connaisse mal le SICE. Étant donné qu'il l'a rarement utilisé, il est probable que la sensibilisation par le bouche à oreille au sein de CICan soit limitée.

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2.3 Efficacité

Question 1 - Mécanisme/pratique de gestion

Les gestionnaires des directions générales d'AEC et de CICan transmettent leurs propositions de conversion des fonds au titre du SICE à SMP à des fins d'approbation. Dans le cadre du processus d'approbation, SMP informe les directions générales qu'elles doivent faire la preuve que les contributions répondent aux critères du SICE selon les directives du Conseil du Trésor. La lettre d'approbation destinée à la direction générale comprend les éléments suivants :

  • Les modalités (document produit par SMP pour informer les directions requérantes);
  • Un accord de contribution type vierge;
  • L'annexe C de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor (juin 2002) qui recense 22 dispositions de base et qui sert de liste de contrôle de la conformité;
  • Une notification avisant que le projet d'accord de contribution doit être approuvé par SMFH avant que les fonds puissent être débloqués.

En tant que bénéficiaires immédiats, les directions générales sont responsables de classer et de fournir, selon les besoins, des renseignements complets sur les activités financières et opérationnelles afférentes à chaque contribution. Avant que l'on puisse autoriser le versement du paiement final aux bénéficiaires ultimes, les directions générales doivent avoir en dossier un rapport final qui résume l'objectif du projet, sa raison d'être, les coûts réels ainsi que les avantages perçus pour le Canada. Les bénéficiaires ultimes sont des organisations ou des institutions qui signent un accord de contribution avec une direction générale coopératrice, afin de pouvoir recevoir une somme d'argent approuvée. Comme il est expliqué en détail dans l'accord de contribution qu'ils signent avant de recevoir une quelconque somme d'argent, ces bénéficiaires doivent assumer toute une gamme de responsabilités, notamment tenir des comptes en bonne et due forme ainsi que des rapports complets et faire en sorte que ces derniers soient disponibles pendant cinq ans maximum aux fins d'une vérification ou d'une inspection.

En ce qui concerne le système décrit dans le paragraphe précédent, les réponses ont été mitigées quant à savoir si le SICE était efficace ou non. Un certain nombre de personnes interrogées laissent entendre que les modalités du SICE manquent parfois de clarté et que les tirer au clair peut s'avérer un exercice frustrant et difficile. D'autres ont déclaré que le processus est parfois lent et laborieux. Les personnes à avoir déclaré que ce mécanisme est efficace sont les administrateurs de secteurs et d'autres employés ou gestionnaires qui travaillent avec le SICE depuis très longtemps et qui ont une longue expérience de ce mécanisme.

Une analyse des données recueillies pendant l'examen des dossiers a également permis d'examiner l'efficacité du mécanisme. Les données de base recueillies pendant l'examen des dossiers sont rassemblées et présentées à l'annexe D. Veuillez remarquer que les données recueillies ont été utilisées pour analyser trois indicateurs d'efficacité : la rapidité du processus d'approbation de SMP, la rapidité du processus d'approbation de SMFH, ainsi que les délais entre l'approbation et le paiement final. Des constatations clés afférentes à ces indicateurs, glanées à partir des données brutes présentées à l'annexe D, sont résumées dans le tableau 1 ci-dessous, que l'on commente par après.

Tableau 1 - Indicateurs de l'efficacité du SICE
Indicateur de l'efficacité administrative du SICEMinimumMaximumMoyenne
1) Rapidité du processus d'approbation de SMP - Nombre de jours entre le moment où une direction générale demande l'autorisation d'utiliser le SICE et le moment où SMP rédige une lettre d'approbation officielle15012,5 jours
2) Rapidité du processus d'approbation de SMFH - Nombre de jours entre le moment où une direction générale demande l'autorisation d'utiliser le SICE et le moment où l'on approuve l'établissement d'un accord de contribution.0*12628,9 jours
3) Rapidité du paiement - Nombre de jours entre le moment où SMP approuve la demande et où le bénéficiaire ultime reçoit le paiement final10227111 jours
* Dans un des cas de l'échantillon étudié, l'approbation de SMFH a été reçue avant que la contribution n'ait été officiellement approuvée par SMP.

Dans l'échantillon de cas étudié, le processus pour obtenir l'approbation de SMP semble avoir été passablement efficace. La colonne E de l'annexe D - données recueillies à partir des colonnes D et C - indique que la rapidité d'approbation habituelle de SMP, c'est-à-dire, le nombre de jours écoulés entre la date de la lettre de demande d'une direction générale et la date de la lettre d'approbation de SMP, se situe bien en deçà de deux semaines (12,5 jours en moyenne, comprenant les jours fériés et les fins de semaine). Dans seulement 4 cas sur 22 (soit 18 %), le délai d'approbation de SMP a dépassé trois semaines. Les raisons précises de ces délais plus longs n'ont pas été étudiées.

En ce qui concerne le second indicateur de l'efficacité administrative du SICE, c'est-à-dire l'approbation de SMFH, l'examen a révélé qu'il ajoutait un délai considérable au processus. La rapidité d'approbation de SMFH, soit la période de temps moyenne qui s'est écoulée entre le moment où une direction générale a demandé l'autorisation d'utiliser le SICE et le moment où SMFH a approuvé la signature d'un accord de contribution qui remplisse les modalités établies par le SCT, est indiquée dans la colonne G de l'annexe D (données recueillies à partir des colonnes F et C). Dans 12 cas, les données extraites de l'examen des dossiers ont été suffisantes pour permettre une analyse. Pour ces cas, le délai a varié de zéro à 123 jours. Le délai d'approbation moyen a été de 28,9 jours civils. Veuillez remarquer que pour le cas 24, pour lequel aucun délai n'a été enregistré, la direction générale a en fait reçu l'approbation de SMFH avant d'envoyer une lettre à SMP demandant l'autorisation d'utiliser le SICE. L'examen a mis en relief quatre autre cas (les cas 8, 15, 17 et 24) pour lesquels une direction générale a abordé SMFH avant de recevoir l'approbation de SMP d'utiliser le SICE. On n'arrive pas bien à déceler si cette pratique relève d'une mauvaise compréhension du processus de demande de la part des directions générales, ou si elle témoigne d'un esprit novateur et d'une recherche d'efficacité de la part du personnel pour accélérer le processus d'approbation d'une contribution et le déblocage des fonds.

Les raisons données par SMFH pour expliquer le délai d'approbation sont principalement de trois ordres. Premièrement, le Centre d'excellence de SMFH en matière de subventions et de contributions était nouveau et toujours en cours d'établissement en 2004. Deuxièmement, les requérants ne savaient pas toujours qu'ils devaient recevoir l'approbation de SMFH et ne connaissaient pas bien la marche à suivre pour demander une approbation. Et troisièmement, il est arrivé que l'accord de contribution soumis par une direction générale ne respecte pas de manière adéquate les modalités du SCT et qu'il doive, par conséquent, faire l'objet d'un processus de révision.

Un troisième indicateur d'efficacité examiné a été la rapidité du paiement. Certaines personnes interrogées ont reconnu que le délai de paiement n'était pas rentable. La plupart des retards ont été causés par :

  1. un manque de connaissances, de la part de l'agent à l'origine de la demande, de la marche à suivre pour soumettre une demande d'utilisation du SICE;
  2. la rotation du personnel, qui a entraîné l'interruption provisoire du suivi du dossier une fois passée l'urgence de l'événement;
  3. des changements de plans, notamment le report d'un événement à une date ultérieure; ou
  4. un retard subi dans la réception du rapport final du bénéficiaire ultime ou un retard causé par le fait que la direction générale n'a pas accepté le rapport final soumis par le bénéficiaire ultime, ce dernier étant jugé incomplet.

Pour les 16 cas où les données issues de l'examen des dossiers étaient suffisamment complètes pour permettre une analyse, le nombre de jours écoulés entre l'approbation d'une contribution par SMP et le versement du paiement final au bénéficiaire ultime s'est situé dans une fourchette variant entre 10 jours et 7,5 mois. Le délai moyen a été d'environ 3,6 mois. On ne pourra déterminer de manière explicite que ce chiffre témoigne d'un rendement efficace qu'en procédant à un examen détaillé au cas par cas. Les circonstances et le contexte précis de chaque contribution permettront de déterminer la rapidité avec laquelle on a procédé à l'approbation d'un projet, à son exécution, à la production des rapports et aux paiements afférents. En conclusion, la durée de temps moyenne entre l'approbation initiale d'une contribution et le paiement final est inférieure à quatre mois.

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Question 2 - Coût opérationnel

Les coûts ont été calculés sur une base de jours-personnes. Les personnes interrogées ont fourni une fourchette d'estimations qui sont résumées dans le tableau 2.

Tableau 2 - Estimation des jours-personnes requis par contribution
SMPSMFHDirectionAdministrateur de secteurFinances
1,0 - 1,250,25 - 0,501,0 - 5,01,0 - 1,50.25
On compte en moyenne un total de 3,5 à 8,5 jours-personnes par accord de contribution (Comprend la justification initiale, la demande, l'approbation, l'exécution et la signature d'un accord de contribution acceptable, l'approbation et le paiement des factures, le suivi pour recevoir le rapport, ainsi que l'administration générale)

Si l'on se fonde sur l'estimation du niveau d'effort médian décrit dans le tableau 2, on constate qu'en moyenne, environ six jours-personnes sont requis pour gérer chaque contribution au titre du SICE - une contribution qui, en moyenne, a une valeur monétaire d'environ 19 000 dollars. Le fait que le Ministère consacre six jours de travail pour gérer une contribution de 19 000 dollars ne semble pas, à première vue, particulièrement efficace. Toutefois, lorsqu'on prend en compte l'utilité de la contribution et la valeur des résultats atteints, telle qu'elle est perçue par les principaux intervenants, le SICE peut être considéré comme raisonnablement rentable. En outre, les coûts d'administration du SICE sont considérablement moins élevés que le coût estimé de 450 000 dollars auquel reviendrait la préparation de cinquante présentations individuelles au SCT, tel qu'il est mentionné dans le rapport de vérification interne de 2002.

Question 3 - Connaissance du SICE

L'examen des dossiers et les entrevues ont clairement démontré que de nombreux employés et certaines directions ne connaissaient pas bien le but du SICE, ni la procédure afférente pour soumettre une demande. Un certain nombre de gestionnaires supérieurs interrogés, dont plusieurs possédaient trente années d'expérience, voire plus, à AEC ou à CICan, n'avaient jamais entendu parler du SICE avant cet examen opérationnel. Certaines personnes interrogées croyaient encore que le SICE disposait de son propre budget aux fins du crédit 10, plutôt que de relever d'une autorisation accordée à une direction générale de convertir des fonds provenant de son budget de fonctionnement existant. Pratiquement toutes les personnes interrogées ont convenu que si les directions générales étaient mieux informées sur le SICE, ce mécanisme serait probablement utilisé à plus grande échelle et de manière plus efficace. Un certain nombre de gestionnaires ont déclaré que s'ils avaient réellement su en quoi consistait le SICE, ils l'auraient utilisé au cours des derniers mois.

Une analyse des tendances (annexe A) montre que la Direction générale de la sécurité internationale (IDD) est le principal utilisateur du SICE. Plus de trente pour cent (30 %) de toutes les contributions demandées entre avril 2002 et la fin de décembre 2004 ont été approuvées pour cette direction générale. Le SICE a été élaboré à l'origine par deux analystes de programmes au sein d'IDD, qui ont également aidé à rédiger la présentation au SCT en octobre 1993. Par conséquent, on peut légitimement présumer qu'IDD, plus que toute autre direction générale, connaît bien le but et les modalités du SICE.

L'annexe A révèle que la plupart des directions générales au sein de CICan et un certain nombre de directions générales au sein d'AEC - plus particulièrement la Direction générale des organisations internationales (IMD), la Direction générale de l'Asie du Sud et du Sud-Est (PSD), la Direction générale de l'Asie du Nord et du Pacifique (PND), la Direction générale du Moyen-Orient et de l'Afrique du Nord (GMD) ainsi que la Direction générale de l'Afrique (DGA) - ont rarement, voire jamais utilisé le SICE au cours de la période de 33 mois visée par l'examen. Certains gestionnaires de directions générales ont indiqué avoir recours au SICE en raison de la nature de leur travail. Par exemple, IDD travaille beaucoup dans le domaine des politiques, des processus et des négociations et trouve de nombreuses occasions d'appuyer des réunions de concertation. Par conséquent, à partir de ses connaissances du but et des modalités du SICE, IDD continue d'utiliser le mécanisme du SICE pour appuyer des événements tels que ces réunions (voir le tableau 3).

Tableau 3 - Part des contributions autorisées au titre du SICE -
d'avril 2002 à fin 2004
Direction générale requérante recevant l'autorisation d'utiliser le SICESomme ($)% du total
IDD - Direction générale de la sécurité internationale345,55930 
RWD/RBD - Directions générales de l'Europe200,00017.6
LGD - Direction générale des Antilles et de l'Amérique latine137,27212.1
GHD - Direction générale des enjeux mondiaux131,62711.6
NAD - Direction générale de l'Amérique du Nord129,02311.4
Toutes les autres directions générales190,75416.8
Somme totale utilisée en vertu de l'autorisation de convertir des fonds au titre du SICE1,135,135100

Les directeurs de directions générales ont déclaré clairement et à l'unanimité que le SICE devrait être présenté et expliqué plus clairement au sein du Ministère. Des suggestions précises ont été proposées, entre autres : inclure un module sur le SICE aux cours de formation et d'orientation continus des agents, utiliser des messages pour diffusion générale pour informer les agents sur le SICE et améliorer les sites intranet où l'on donne des explications sur le SICE et les contributions en général.

Question 4 - Règlements du SCT

Les entrevues ont révélé que SMP a rendu obligatoires les recommandations du SCT sur les pratiques exemplaires concernant les contributions, pour les contributions versées en vertu du SICE. Toutes les contributions au titre du SICE doivent faire l'objet d'accords de contribution approuvés par SMFH. Cette mesure offre une meilleure assurance que les règles et le Règlement du SCT, tels qu'ils sont énoncés dans la Politique sur les paiements de transfert, Appendice C - Exigences sur les accords concernant une contribution, sont appliqués de manière constante. Le centre d'excellence de SMFH possède l'expertise requise pour conseiller et orienter les directions générales sur la formulation de tous les accords de contribution conclus au titre du SICE. Les entrevues avec le gestionnaire de SMFH et d'autres ont fourni l'assurance que les recommandations du SCT sont appliquées de façon constante aux contributions versées dans le cadre du SICE. Ce fait a été corroboré par l'examen des dossiers.

Dans 21 des 29 cas examinés (72 %), les rapports finaux étaient conservés en dossiers ou, dans un cas, disponibles en ligne. Pour les 16 cas où les rapports contenaient des données suffisantes pour faciliter l'analyse (c'est-à-dire qu'un rapport et des copies des demandes de paiement étaient conservées en dossier), le paiement final du Ministère a été effectué sur réception du rapport final du bénéficiaire ultime. Seul un cas sur les 30 cas examinés ne respectait pas le Règlement du SCT.

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Question 5 - Atouts du système de gestion

Le fait que SMP soit le gestionnaire principal du SICE confère au mécanisme une cohérence et une uniformité qui feraient défaut si chaque direction générale avait par elle-même le pouvoir de convertir des fonds du crédit 1er en des fonds du crédit 10. SMP ne fait pas ses propres contributions et n'a aucun intérêt direct dans le SICE en lui-même. Par conséquent, le processus d'approbation est neutre, impartial et permet à SMP de rester objectif en autorisant des propositions fondées sur le but et les critères du SICE plutôt que sur les priorités de la direction générale.

Comme on l'a précisé précédemment, le SICE évite d'avoir à préparer des présentations distinctes au SCT qui, du point de vue administratif, sont plus exigeantes à traiter. D'après les personnes interrogées, les directions générales ont créé une mini-révolution avec ces petites affectations de ressources. En effet, tout en évitant aux directions générales la nécessité de préparer des présentations individuelles au SCT pour chaque petite contribution, le SICE les dissuade d'avoir recours à d'autres modes de réalisation moins appropriés selon les lignes directrices du SCT. Parallèlement, le SICE a des critères d'approbation relativement souples. Les demandes des directions générales sont pratiquement toujours approuvées et ne requièrent qu'occasionnellement une révision importante. Par ailleurs, du fait que l'argent utilisé pour les contributions effectuées au titre du SICE provient des propres fonds de fonctionnement d'une direction générale donnée, cette démarche s'accompagne d'une reddition de compte intrinsèque et d'une tendance naturelle à dépenser les fonds de manière efficace.

Question 6 - Points faibles du système de gestion

L'examen opérationnel a permis de dégager un certain nombre de points faibles du système de gestion actuel du SICE, à savoir : une mauvaise tenue des dossiers; les défis rencontrés par SMP dans son rôle de gestionnaire central; la lourdeur des formalités; un processus d'approbation en plusieurs étapes; des lignes directrices et des documents d'orientation inadéquats concernant le SICE; ainsi que des contributions récurrentes. Ces points sont abordés ci-dessous.

Tenue des dossiers

Pendant l'examen opérationnel, il a été difficile pour les directions générales participantes de retrouver une trace écrite de l'information pour chaque contribution. Par exemple, seuls 10 cas sur les 30 cas de l'échantillon aléatoire utilisé pour l'examen possédaient des dossiers « complets », c'est-à-dire, la capacité de fournir des réponses à cinq questions très élémentaires : la date de présentation de la demande de la direction à SMP; la date d'approbation de SMP; la date d'approbation de SMFH; la ou les dates auxquelles le bénéficiaire a été payé; ainsi que la date à laquelle le rapport final du bénéficiaire ultime a été reçu par la direction générale. Comme le montre le tableau à l'annexe D, même ces données élémentaires ont été difficiles à extraire pendant l'examen. À l'heure actuelle, il n'existe aucun dépôt central pour les dossiers du SICE. Au lieu de cela, différents éléments se trouvent à différents endroits, notamment dans les systèmes de classement personnels de chaque gestionnaire de dossiers; dans les dossiers des directions générales; dans les dossiers des administrateurs de secteurs; et dans les dossiers tenus par SMP, ce qui entrave l'extraction efficace des documents du SICE par SMP.

Rôle et responsabilités de SMP

L'examen a révélé que SMP joue un rôle prépondérant aux premières étapes du processus d'approbation du SICE, lorsqu'il s'agit d'évaluer les demandes d'accès au SICE. Par contre, SMP n'intervient pratiquement pas à l'étape d'utilisation des fonds, laissant cette responsabilité entre les mains de la direction requérante. SMP devrait de nouveau jouer un rôle prédominant à la fin du processus, pour regrouper et compléter les dossiers, et effectuer le paiement final.

SMP établit des conditions pour approuver une contribution mais n'assure pas un suivi adéquat pour vérifier si les conditions sont remplies. Aucune direction n'envoie actuellement à SMP une copie complète de la correspondance relative à chaque contribution, et SMP prend peu de mesures pour encourager le respect de la conformité. En outre, SMP possède très peu de traces écrites de la circulation de l'information concernant le SICE et de nombreux dossiers de SMP portant sur des contributions précises sont incomplets, voire manquants. Les dossiers de SMP sont souvent flous quant aux critères utilisés pour déterminer la raison pour laquelle une demande particulière a été approuvée ou les résultats qui ont été atteints en bout de ligne.

Les entrevues menées auprès des représentants de SMP ont indiqué que la gestion du SICE leur pose problème. Ils ne se sentent pas à l'aise avec le fait de devoir contester l'approbation des directeurs généraux et préféreraient que cette responsabilité incombe aux administrateurs de secteurs. Les personnes interrogées considèrent que leur rôle consiste à gérer le processus du SICE et le transfert de crédit dans les faits, mais pas à gérer ou à surveiller la contribution en elle-même. Ils estiment qu'étant donné que le SICE utilise de l'argent provenant directement du budget de fonctionnement d'une direction générale, la responsabilité devrait incomber en bout de ligne à la direction générale en question, et non à SMP.

L'examen a indiqué que SMP n'a pas pris de mesures suffisantes pour donner suite aux principales questions mentionnées dans le rapport de vérification interne de 2002 du SICE. Pour citer un exemple, la recommandation du vérificateur 3.2.5 (page 5) énonce : SMP doit prendre des mesures additionnelles pour s'assurer que les gestionnaires des autres directions ont une idée claire des rôles et responsabilités qui leur incombent et de ceux qui appartiennent à SMP pour administrer ce programme. Une autre recommandation du vérificateur (3.3.7 à la page 7 du rapport), énonce : SMP doit s'assurer que l'évaluation et la sélection des projets sont documentées de façon appropriée par les gestionnaires des directions concernées.

Bien que SMP ait pris des mesures importantes pour traiter les questions sous-tendant ces deux recommandations, le présent examen révèle clairement que ces questions ne sont toujours pas résolues et qu'elles demeurent problématiques. La gestion du SICE est assurée conjointement avec les directions générales requérantes, et ces dernières conservent la responsabilité principale des contributions individuelles. Par conséquent, les responsables de SMP estiment qu'il est inopportun de leur demander de se prévaloir du rôle de gestionnaire central et d'exécuter ce rôle. En raison d'un manque de personnel, les gestionnaires de SMP ont de la difficulté à justifier l'affectation de leurs rares ressources humaines au traitement de petites contributions pour lesquelles les directions générales requérantes sont principalement responsables.

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Un processus d'approbation laborieux

Le processus d'approbation d'une contribution requiert l'autorisation d'au moins cinq bureaux :

  • Les administrateurs de secteurs donnent le feu vert initial aux directions et leur confirme que le mécanisme du SICE est approprié et que les fonds de fonctionnement sont disponibles au sein de la direction générale (bien qu'ils ne fassent pas partie officiellement du processus d'approbation);
  • Les directeurs généraux approuvent les demandes des directions d'utiliser le SICE pour une contribution particulière;
  • Le directeur de SMP approuve les demandes signées par le directeur général concerné d'utiliser le SICE;
  • SMFH approuve le projet d'accord de contribution avant qu'il ne soit acheminé aux bénéficiaires ultimes à des fins de signature; enfin,
  • Un agent responsable de l'organisation bénéficiaire doit accepter les modalités énoncées dans l'accord de contribution et signer ce dernier.

Les chargés de dossiers, qui sont habituellement responsables d'engager le processus d'établissement d'un accord de contribution, expliquent que ce processus peut être laborieux et embrouillé, et que le nombre d'étapes à suivre peut créer des retards au sein du Ministère et de la frustration parmi les agents et les bénéficiaires ultimes concernés. Le risque de retard semble évident selon les données recueillies dans le cadre de l'examen des dossiers (veuillez vous reporter au point traité dans la section 2.3, question 1). Certaines personnes interrogées ont recommandé l'instauration d'un processus plus rationalisé, ou d'un service à guichet unique. Par exemple, un chargé de dossier devrait être en mesure de demander à son administrateur de secteur l'autorisation d'utiliser le SICE et l'administrateur de secteur devrait ensuite pouvoir obtenir toutes les autres approbations requises, à l'exception de la signature du bénéficiaire ultime.

Lignes directrices et documents d'orientation

De nombreux acteurs participent au processus d'approbation du SICE. Aux dires de la majorité des personnes interrogées, les étapes précises qu'il convient de suivre ne sont pas expliquées assez clairement aux directions générales. À l'heure actuelle, la page Web interne consacrée au SICE est difficile à trouver et présente peu d'information. L'accès à ce site doit être amélioré et le site en lui-même doit être plus instructif, complet et interactif.

Plusieurs personnes interrogées ont déclaré avoir l'impression que les niveaux de dotation au sein du SMP, et probablement au sein de SMFH, ne sont pas suffisants pour pleinement appuyer le SICE. Elles ont indiqué que sans personnel supplémentaire pour traiter la charge de travail additionnelle, les tâches administratives découlant des activités de promotion du SICE risquent de ne pas être exécutées de manière efficace. En revanche, elles ont convenu qu'une plus grande connaissance du SICE, grâce à des cours de formation et un soutien technique disponible sur l'intranet, pourrait améliorer l'efficacité. La plupart du personnel et des gestionnaires des directions générales ont fait valoir des solutions précises, telles que l'établissement d'un bureau du SICE à guichet unique, ainsi que l'amélioration des lignes directrices et des documents d'orientation relatifs au SICE disponibles dans l'intranet.

Contributions récurrentes

Le SICE est souvent utilisé pour des événements récurrents. Bien que ce ne soit pas la règle, cette situation est loin d'être exceptionnelle : sur les 30 cas examinés, et décrits à l'annexe A, environ un tiers montrent des signes d'un financement pluriannuel récurrent; en d'autres termes, une même initiative a été financée pendant deux ans ou plus. Dans un des cas examinés, le même événement - présentant un sujet différent chaque année - a été approuvé tous les ans depuis 1994. Dans de nombreux cas, le financement se poursuit au moins trois ans d'affilée. À l'heure actuelle, les instructions fournies dans les modalités relatives au SICE n'indiquent pas que le SICE doit être utilisé uniquement pour des contributions exceptionnelles. En conséquence, cette condition est appliquée de manière incohérente. Il devrait être clairement stipulé que le SICE n'est pas forcément destiné à fournir une contribution ponctuelle, et que toutes les contributions appuyées par le SICE devraient être justifiées par le fait qu'elles jouent le rôle de catalyseurs, qu'elles permettent d'amorcer des projets ou qu'elles fournissent des capitaux de lancement, et ne sont pas destinées à fournir un financement annuel continu.

3.Conclusions et recommandations

À partir des constatations présentées ci-haut, le présent examen opérationnel permet de tirer les conclusions suivantes, qui sont chacune suivies d'une recommandation précise.

3.1 Pertinence

Conclusion no 1 : Le SICE demeure un outil de gestion pertinent. Il encourage et habilite les gestionnaires d'AEC et de CICan à verser de petites contributions à des initiatives qui, à leur avis, apportent des avantages évidents et importants au Canada. Même si le niveau des fonds de fonctionnement a été réduit, des possibilités continuent de se présenter aux directions générales et nécessite l'autorisation de convertir les fonds relevant du crédit 1er en des contributions du crédit 10. Sans le SICE, certaines initiatives déterminantes pour les intérêts du Canada ne verraient pas le jour.

Recommandation no 1 : Que la catégorie de contributions au titre du SICE soit renouvelée avant la fin de l'exercice 2005.

Réponse de la direction à la recommandation no 1 : Selon la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor (juin 2000), les modalités approuvées des programmes actuels de paiement de transfert valent jusqu'à leur date d'expiration ou jusqu'au 31 mars 2005, selon la première des éventualités. Après cette date, les ministères doivent obtenir l'autorisation du Conseil du Trésor (CT) pour approuver ou renouveler les modalités des programmes. Comme le Soutien des intérêts canadiens à l'étranger (SICE) a été institué en 1993 sans être assorti d'une date d'expiration, il devait être renouvelé le 31 mars 2005 au plus tard. En raison du grand nombre de présentations au CT, y compris celles se rapportant aux programmes de paiements de transfert, AEC a obtenu du CT l'autorisation de prolonger les pouvoirs (modalités) du programme du SICE jusqu'au 31 mars 2006. On prépare actuellement la présentation au CT visant à demander le renouvellement de ce programme. Elle contiendra les modalités actualisées du programme, conformément à la Politique sur les paiements de transfert. Les résultats de l'Examen opérationnel (et de la vérification de 2002) du SICE guideront la formulation du contenu de la présentation au Conseil du Trésor.

Résultats escomptés no 1 : Le renouvellement du programme du SICE permettra au Ministère de continuer à se servir de ce mécanisme souple pour promouvoir les intérêts du Canada à l'étranger.

Centre de responsabilité no 1 : Le programme du SICE est actuellement géré par le Direction de la planification de l'analyse des programmes et des budgets (SMP) d'AEC. Dans le cadre de ses projets de renouvellement, le Ministère cherchera à déterminer s'il ne conviendrait pas mieux de donner la gestion du programme du SICE à une direction générale orientée vers les programmes du Secteur de la politique stratégique et de la diplomatie ouverte (PFM) et à l'intérieur de la Direction générale de la politique stratégique de CICan (CSC/CSS), si une partie du programme était confiée à CICan. Ce changement cadrerait avec la nécessité d'axer le SICE sur les priorités en évolution des deux ministères.

Dates importantes no 1 : On a commencé à se consulter sur la question de la direction générale d'administration de ce programme. La présentation devra être prête à temps pour que le Conseil du Trésor puisse l'approuver en mars 2006 au plus tard.

Conclusion no 2 : Les avantages dont bénéficie le Canada peuvent être attribués à la plupart des contributions versées au titre du SICE. Étant donné que le SICE a été conçu de manière à permettre une certaine souplesse, la justification des contributions individuelles varie très largement. La concordance des contributions individuelles avec des priorités stratégiques établies permettrait d'assurer une cohérence avec les plans d'activités approuvés au niveau des directions générales. Le fait d'établir clairement dans quelle mesure des sommes d'argent non récurrentes et de nature relativement modeste peuvent contribuer de manière importante aux priorités d'une direction stimulerait la reddition de compte et la justification du maintien du SICE.

Recommandation no 2 : Que les lettres de demande d'utilisation du SICE par les directeurs généraux justifient de manière appropriée la contribution extraordinaire proposée, et que cette justification établisse un lien entre les résultats escomptés des dépenses demandées et les objectifs stratégiques précis de la direction concernée.

Réponse de la direction à la recommandation no 2 : Selon le processus de demande actuel, les directions générales doivent montrer comment la contribution proposée permettra de soutenir les intérêts du Canada à l'étranger. Après refonte du programme, il faudra également que les directions générales établissent un lien évident entre la contribution proposée et leurs objectifs stratégiques et ceux du Ministère, en concordance avec leurs plans d'activité respectifs.

Résultats escomptés no 2 : Obtenir que les contributions proposées s'inscrivent dans le sens des priorités des directions générales qui les ont demandées et, par extension, dans le sens des objectifs stratégiques du Ministère.

Centre de responsabilité no 2 : Les directions générales qui cautionnent les demandes de contributions au titre du SICE demeureront responsables et comptables des renseignements figurant dans les demandes. Ces renseignements seront une des conditions d'approbation des demandes.

Dates importantes no 2 : Cette exigence fera partie du nouveau processus de présentation des demandes sous le programme du SICE renouvelé.

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3.2 Bien-fondé

Conclusion no 3 : Le plafond de 50 000 dollars demeure approprié et il n'existe à l'heure actuelle aucune raison impérieuse d'augmenter ce niveau. Le montant annuel de 600 000 dollars actuellement utilisé pourrait changer si le mécanisme du SICE était mieux expliqué et mieux compris.

Recommandation no 3 : Que la prochaine présentation au Conseil du Trésor conserve les mêmes paramètres de base, à savoir, une limite de 50 000 dollars par contribution et une réserve annuelle maximale de 1,5 million de dollars pour le Ministère.

Réponse de la direction à la recommandation no 3 : Même si SMP conserve habituellement dans ses niveaux de référence près de 600 000 $ par an pour ce programme, les modalités actuelles du SICE autorisent des contributions pouvant atteindre 1,5 million de dollars par an. Le même plafond (1,5 million de dollars par an) sera demandé au renouvellement du programme. Le niveau de référence annuel de 600 000 $ restera inchangé. Si une partie du programme du SICE est confiée à CICan, il faudra obtenir des pouvoirs distincts (approuvés par le CT) pour que CICan puisse administrer le programme. Ces pouvoirs feront l'objet de consultations entre CICan et le Secrétariat du Conseil du Trésor, avec le concours de SMP, l'actuel gestionnaire du programme.

Résultats escomptés no 3 : Avec un plafond annuel de 1,5 million de dollars, on continuera d'avoir la souplesse nécessaire pour verser des contributions jusqu'à cette hauteur.

Centre de responsabilité no 3 : SMP, l'actuel gestionnaire du SICE, demandera les mêmes autorités dans la présentation au CT concernant le renouvellement du programme du SICE.

Dates importantes no 3 : Le CT devra approuver la présentation le 31 mars 2006 au plus tard.

3.3 Efficacité

Conclusion no 4 : Les efforts importants déployés depuis la vérification de septembre 2002 pour améliorer la conformité aux exigences du SCT ont eu des répercussions bénéfiques. La catégorie de contributions au titre du SICE est conforme aux modalités approuvées par le SCT, à l'exception des pratiques de tenue de dossiers qui présentent depuis longtemps des lacunes, aussi bien dans les directions et les directions générales requérantes qu'au sein de SMP, qui agit à titre de gestionnaire central. Le maintien d'une trace écrite de l'information concernant les contributions individuelles pourrait être amélioré en utilisant des principes de classement élémentaires et en créant un dépôt central à SMP pour classer les dossiers des projets réalisés. SMP pourrait utiliser une liste de vérification standard pour veiller à ce que chaque contribution approuvée possède un dossier complet dans ce dépôt. Aucune autre conversion de fonds au titre du SICE ne devrait être approuvée pour une direction générale si cette dernière n'a pas soumis un dossier complet pour la contribution précédente. Bien que SMP préférerait ne pas avoir la responsabilité de cette fonction de contrôle, ce n'est pas une responsabilité de laquelle le gestionnaire central devrait se démettre.

Recommandation no 4 : Que pour toutes les contributions approuvées pendant l'exercice en cours, SMP conserve dans ses dossiers un compte-rendu complet de chaque contribution approuvée, depuis la justification ou la proposition initiale, jusqu'au rapport et au paiement finaux.

Réponse de la direction à la recommandation no 4 : En 2005, SMP a mis sur pied un système de classement central des contributions au titre du SICE. Les dossiers complets lui sont envoyés (SMP exige l'envoi des dossiers dans la lettre adressée à la direction générale demandeur, dans laquelle il approuve l'accès au SICE) et classés d'après l'année financière où la contribution au titre du SICE est versée.

On fera d'autres efforts pour améliorer le suivi auprès des directions générales et des directions qui versent les contributions au titre du SICE, et on veillera à ce que tous les documents demandés soient remis à SMP pour qu'il les classe. Une liste de vérification d'une page sera préparée à l'intention de SMP, qui s'en servira pour faire le suivi des dossiers des contributions au titre du SICE.

Résultats escomptés no 4 : Ces mesures rendront plus efficaces le suivi et la conservation des documents concernant les contributions au titre du SICE, ce qui aura pour effet d'inciter à plus de rigueur les directions générales et les directions administrantes, notamment en ce qui concerne leur propre suivi auprès des bénéficiaires (rapports définitifs à remettre, demandes de paiement et évaluation des résultats obtenus grâce aux contributions).

Centre de responsabilité no 4 : SMP, le gestionnaire du programme.

Dates importantes no 4 : Une liste de vérification d'une page sera établie à l'intention de SMP (pour qu'il fasse le suivi des documents à conserver et à classer), de manière à ce qu'il puisse s'en servir d'ici janvier 2006.

Conclusion no5 : Il est possible d'améliorer progressivement l'efficacité de l'administration et de la gestion du SICE. Le mécanisme actuel est laborieux et s'appuie sur un processus d'approbation en plusieurs étapes (administrateur de secteur, DG, SMP, SMFH) dans lequel les directions générales ont tendance à s'embourber. Un guichet unique constituerait une approche davantage axée sur le client. La solution idéale pour les directions générales serait d'utiliser l'administrateur de secteur comme fournisseur de service et cette possibilité devrait être étudiée. Les administrateurs de secteurs sont bien placés pour renforcer la capacité des directions générales à utiliser le SICE de manière efficace.

Recommandation no 5 : Que SMP s'entretienne avec SMFH et les administrateurs de secteurs en vue de simplifier les procédures du SICE, notamment de réduire le nombre d'étapes devant être suivies par les directions générales pour obtenir une approbation, en impartissant aux administrateurs de secteurs un rôle de coordination plus explicite.

Réponse de la direction à la recommandation no 5 : SMP et SMFH ont des rôles distincts. SMP gère l'accès au programme du SICE, tandis que SMFH, centre d'expertise des subventions et des contributions du Ministère, fournit des analyses et des avis indépendants sur le contenu des accords de subventions et de contributions, que ce soit à AEC ou à CICan. Il n'est ni possible ni souhaitable, du point de vue de l'administration du programme, de combiner les fonctions de SMP et de SMFH en ce qui concerne le SICE.

Actuellement, les directions générales soumettent leurs demandes d'accès au SICE directement à SMP. SMP étudie chaque demande et, s'il l'approuve, répond directement à la direction générale qui l'a présentée. Règle générale, les Bureaux de l'administration du secteur reçoivent copie de la correspondance, tout comme SMFH. Si le rôle des administrateurs de secteur est élargi (rôle de coordination), le nombre des étapes d'autorisation ne diminuera pas. Avec ou sans administrateur de secteur, il faudra toujours qu'un directeur général fasse la demande officielle d'accès au SICE. La raison en est que c'est le directeur général qui est responsable, pour la direction générale ou la direction qui fait la demande, de la contribution versée. C'est également la direction générale qui présente les arguments en faveur d'une contribution en se fondant sur ses priorités et ses objectifs stratégiques.

Même si nous convenons que les administrateurs de secteur devraient être davantage présents tout le long du processus de demande de contribution au titre du SICE (confirmer la disponibilité de fonds de fonctionnement, donner à une direction générale ou à une direction des conseils au sujet du processus, confirmer qu'une contribution peut être versée), il n'est pas possible de simplifier le processus davantage (le nombre d'approbations ne peut être réduit). SMP, le gestionnaire du programme, consultera SMFH et les Bureaux d'administration du secteur sur les façons de rehausser le rôle des administrateurs du secteur.

Résultats escomptés no 5 : Grâce aux améliorations dont le programme du SICE bénéficierait en partie à la suite de l'Examen opérationnel, le processus même sera mieux communiqué et mieux compris, ce qui, en retour, le rendra plus efficace.

Centre de responsabilité no 5 : SMP, le gestionnaire du programme, consultera SMFH et les conseillers de l'administration du secteur.

Dates importantes no 5 : Les consultations devront être terminées à temps pour le renouvellement des modalités du programme du SICE, le 31 mars 2006.

Conclusion no 6 : Le but et les modalités du SICE ne sont pas bien connues ni comprises au sein d'AEC et de CICan. De meilleures communications et un appui technique accru permettraient d'augmenter le nombre d'utilisateurs et d'améliorer l'efficacité du mécanisme. Si les agents comprenaient mieux le but du SICE, s'ils savaient comment positionner le SICE parmi le vaste éventail de mécanismes de financement existants à AEC et à CICan, et s'ils disposaient d'un service d'information amélioré et directement accessible via l'intranet, ce mécanisme serait probablement utilisé plus efficacement.

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Recommandation no 6 : Que SMP organise un nouveau lancement du SICE et améliore les communications en utilisant des messages pour diffusion générale, en intégrant un module consacré au SICE à la formation actuellement dispensée aux agents, et en enrichissant la documentation qui se trouve sur l'intranet. Plus précisément :

  • Il convient d'établir un organigramme qui décrive les étapes, la procédure et les autorisations standards qui doivent être suivies ou obtenues du début jusqu'à la fin du processus, y compris les délais d'exécution escomptés à certaines étapes critiques;
  • Il convient de tenir à jour la liste de contacts afin que les chargés de dossiers sachent avec qui communiquer aux différentes étapes du processus;
  • Il convient d'améliorer les pages Web de SMD - qui se trouvent sur le site de la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels, ou qui sont reliées à ce site - consacrées au SICE et reliées à une section générique pour des contributions similaires aux instruments déjà disponibles pour les contrats; enfin,
  • Un court module d'orientation de base sur le SICE devrait être ajouté au cours d'orientation d'une semaine à l'intention du directeur, ainsi qu'au programme de gestion des ressources utilisé pour le cours de gestion financière de base mis au point par l'Institut canadien du service extérieur.

Réponse de la direction à la recommandation no 6 : Même si le SICE est un mécanisme très apprécié qui permet de verser rapidement des contributions importantes servant à promouvoir les intérêts du Canada à l'étranger, on sait que le programme du SICE n'est pas connu de tous à AEC.

Dans le site intranet de SMD (Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels) se trouve un lien qui mène vers la catégorie de contributions au titre du Soutien des intérêts canadiens à l'étranger. Ce lien permet de consulter les lignes directrices les plus récentes au sujet de l'accès au SICE, de la marche à suivre pour demander cet accès, du rôle de SMFH et de la tenue des dossiers. Le lien sera actualisé dès que le Conseil du Trésor approuvera le renouvellement du programme du SICE.

Afin d'améliorer la communication en rapport avec cet important outil qu'est le SICE, le lien intranet comportera des hyperliens conduisant vers le Centre d'expertise SMFH et un lien direct conduisant vers un modèle de contribution normalisé. SMP examinera la possibilité d'ajouter de l'information sur le sujet dans les modules de formation destinés aux employés du Ministère. Il examinera également d'autres possibilités de communication.

Résultats escomptés no 6 : Utilisation plus complète et plus efficace du mécanisme du SICE et amélioration de l'accès à l'information pour les éventuels utilisateurs du SICE, ce qui devrait, en retour, faciliter et accélérer l'application des accords de contribution avec les bénéficiaires.

Dates importantes no 6 : Printemps 2006, annoncer l'approbation du renouvellement du SICE par le CT et les résultats des consultations internes au sujet du futur gestionnaire du programme.

Centre de responsabilité no 6 : SMP, l'actuel gestionnaire du programme, en concertation avec SMFH.

Annexe A - Analyse des tendances de tous les bénéficiaires du SICE

Du 1er avril 2002 à fin décembre 2004 - triées par direction générale et direction
Dir. gén.DateOrganisation bénéficiare ultimeBudgetRéf. SMP
IDD - Direction générale de la sécurité internationale
IDA31/06/2003Eisenhower Institute36,000 $0114
IDA24/05/2002Centre Mountbatten30,000 $0215
IDA29/01/2003Atelier de nov. 2002 Antilles et Amérique du Sud14,500 $0009
IDD08/03/2004Société royale du Canada10,450 $77
IDD10/03/2003Fondation Simons20,000 $0008
IDD18/03/2003Bureau du contrôle financier de l'OTAN50,000 $0076
IDD23/07/2004Centre de vérification, de recherche, de formation et d'informatique47,559 $0129
IDD13/03/2003Atelier infrarégional sur les armements - Nambie20,000 $0010
IDD18/03/2003Société royale du Canada14,000 $0077
IDD18/03/2003PNUD42,000 $0083
IDN10/03/2003Travaux régionaux de l'OIAC à Aruba16,000 $0004
IDN09/08/2002OIAC - University of Surrey21,000 $0327
IDN10/06/2002OIAC pour Fidji5,000 $0258
IDR24/07/2002Société royale du Canada19,050 $0115
Contributions totales au titre du SICE utilisées345,559 $ 
 
LGD - Direction générale des Antilles et de l'Amérique latine
LGD28/08/2002Fondation canadienne pour les Amériques10,000 $0236
LGD18/06/2002Centre Robarts, UniversitéYork10,000 $0266
LGD07/06/2002Capilano College24,000 $0249
LIA30/03/2004Le Conference Board du Canada10,000 $0277
LIA15/09/2004Groupe de suivi du Sommet (OEA)13,300 $151
LIA18/12/2003Secrétariat pour le processus du Sommet (OEA)20,100 $263
LIA04/10/2004Secrétariat pour le processus du Sommet (U du Québec)5,000 $177
LIA31/10/2002OEA15,902 $0453
LIA08/03/2004Traduction française des rapports estivaux7,000 $0043
LIA12/11/2003CISS, Université York21,970 $0160
Contributions totales au titre du SICE utilisées137,272 $ 
 
RWD - Direction générale de l'Union européenne, de l'Europe du Nord et de l'Ouest
REN18/12/2003Réunion annuelle des PDG du FORCCE10,000 $0264
REN09/04/2004Colloque Canada-R.-U.30,000 $0162
RWD16/12/2002Univsersité Queen's30,000 $0103
RWD09/02/2004Collège de l'Europe à Bruges37,000 $162
RWD02/10/2003Colloque Canada-R.-U.30,000 $0205
Contributions totales au titre du SICE utilisées137,000 $ 
 
RBD - Direction générale de l'Europe centrale, de l'Est et du Sud
RBD26/03/2003Base de données des initiatives de réconciliation10,000 $0085
RBD16/04/2003Tribunal pénal international pour l'ex-Yougoslavie5,000 $0303
RBD07/04/2003Tribunal pénal international pour l'ex-Yougoslavie45,000 $inconnu
RBD16/04/2003CDRSEE3,000 $0085
Contributions totales au titre du SICE utilisées63,000 $ 
 
GHD - Direction générale des enjeux humains et mondiaux
GHC05/02/2003Participation de représentants autochtones à l'OEA50,000 $34
GHC24/03/2004Populations autochtones à l'OEA27,000 $0071
GHH29/01/2003CIDEHUM - Droits de l'homme des migrants2,500 $0288
GHH31/01/2003Internet des droits humains30,000 $0028
GHH18/03/2003Formation d'ONG par la Croix-Rouge canadienne3,127 $0082
GHH24/04/2004CIDEHUM - Droits de l'homme des migrants6,000 $0288
GHH12/08/03Internet des droits humains3,000 $0184
GHH14/09/2004Institut pour les droits de l'homme de Genève10,000 $0172
Contributions totales au titre du SICE utilisées131,627 $ 
 
NAD - Direction générale de l'Amérique du Nord
NAD31/07/2002Programme de stages parlementaires du Canada10,000 $0134
NAD18/06/2002Université de Toronto (Centre Munk)25,000 $0196
NAD25/03/2003UQAM17,800 $0070
NAD12/02/2004Programme de stages parlementaires du Canada12,400 $0115
NAD12/01/2003Norman Paterson School of International Affairs7,000 $0116
NMX17/09/2004Conférences Killam à l'Université Dalhousie5,000 $0173
NMX24/03/2004Forum sur l'intégration nord-américaine13,500 $0062
NMX12/02/2004Forum sur l'intégration nord-américaine5,000 $0278
NMX16/07/2004Forum sur l'intégration nord-américaine2,000 $courriel
NUR17/09/2004Programme de stages parlementaires du Canada11,723 $0156
NUR26/07/2004Conférence de l'UQAM13,000 $courriel
NUR22/12/2004Conférence canado-américaine sur le commerce à la frontière7,500 $0220
Contributions totales au titre du SICE utilisées129,923 $ 
 
Autres directions générales
AGC24/03/2004CICTE de l'OEA (anti-terrorisme)49,087 $0070
EBD16/11/2002Politique internationale sur l'agriculture, la nourriture et le commerce5,000 $0477
GGD30/06/2004Conseil canadien pour l'Afrique50,000 $0092
GPX10/06/2004Centre d'études des politiques en Russie6,667 $0093
GPX12/05/2003Centrale nucléaire suédoise10,000 $0189
GPX04/11/2002Conférence européenne pour la conférence de NCDI20,000 $0327
JLO01/12/2004Conférence pour la convention sur le thon du Pacifique50,000 $250
Contributions totales au titre du SICE utilisées190,754 $ 
 
Contributions totales au titre du SICE utilisées1 135 135 $ 

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Annexe B - Échantillons de contributions analysées

Échantillon aléatoire de projets financés par le SICE du 1er avril 2002 au 31 décembre 2004
Cas noTraité dans le IMSOrganisationDir. gén.BudgetNuméro d'autorisation de SMP
124/5/02Centre MountbattenIDA30,000 $215
27/6/02Capilano CollegeLGD24,000 $249
318/6/02Centre Munk, Université de TorontoNAD25,000 $196
431/7/02Programme de stages parlementaires du CanadaNAD10,000 $134
528/8/02Fondation canadienne pour les AmériquesLGD10,000 $236
62/11/02Conférence européenne pour le NCDIGPX20,000 $327
716/12/02Univsersité Queen'sRWD30,000 $103
829/1/03Atelier Antilles et Amérique du SudIDA14,500 $9
95/2/03OEAGHC50,000 $34
1010/3/03Travaux régionaux de l'OIAC à ArubaIDN16,000 $4
1118/3/03Société royale du CanadaIDD14,000 $77
1218/3/03Croix-Rouge canadienneGHH3,127 $82
1325/3/03UQAMNAD17,800 $70
1424/4/03CIDEHUMGHH6,000 $288
1531/5/03Eisenhower InstituteIDA36,000 $114
162/10/03Colloque Canada-R.-U.RWD30,000 $205
1712/11/03CISS, Université YorkLIA21,970 $160
1818/12/03Réunion annuelle des PDG du FORCCEREN10,000 $264
199/2/04Collège de l'Europe à BrugesRWD37,000 $162
2012/2/04Forum sur l'intégration nord-américaineNMX5,000 $278
218/3/04Société royale du CanadaIDD10,450 $77
2224/3/04CICTE de l'OEA (anti-terrorisme)AGC49,087 $70
2330/3/04Le Conference Board du CanadaLIA10,000 $277
2410/6/04Centre d'études des politiques en RussieGPX6,667 $93
2516/7/04Forum sur l'intégration nord-américaineNMX2,000 $courriel
2626/7/04Conférence de l'UQAMNUR13,000 $courriel
2715/9/04Groupe de suivi du Sommet (OEA)LIA13,300 $151
2817/9/04Conférences Killam à l'Université Dal.NMX5,000 $173
2909/04/04Colloque Canada-R.-U.REN/R30,000 $162
3022/12/04Conférence canado-américaine sur le commerce à la frontièreNUR7,500 $220
Valeur monétaire totale557,401 $ 

Annexe C - Quatre catégories de bénéficiaires par pourcentage du total

Catégorie ou typeDescription de la catégorieNb. de cas dans l'échantillonFréquence

4 Des 30 cas examinés, deux concernaient la formation de personnel. Au cours des trois ou quatre premières années où RWD a demandé des fonds du SICE, ceux-ci avaient, en réalité, été utilisés pour financer trois formations de personnel du MAECI. Le gestionnaire supérieur interviewé a reconnu que la formation du personnel n'aurait pas dû être approuvée. Au moment de l'approbation, la direction manquait d'information sur le but du SICE, et la mise en oeuvre de SMFH comme mécanisme de contrôle de deuxième niveau avant l'approbation par SMP n'avait pas été mise en oeuvre.

Catégorie 1
Réunion
Caractérisée par un échange de points de vues et l'établissement d'un consensus (comprend des ateliers, des conférences, des séances d'étude, des tables rondes, des colloques et des processus menant à une réunion de grande envergure).2278,9 %
Catégorie 2
Stage
Caractérisée par le paiement d'une allocation et/ou le remboursement de frais propres à un ou plusieurs stagiaires canadiens ou non canadiens dans le cadre d'un programme de stages intéressant particulièrement le Ministère.310,7 %
Catégorie 3
Formation du personnel(4)
Caractérisée par le paiement de frais de formation directs perçus par un collège ou une autre initiative de formation et engagés par le personnel d'AEC ou d'une autre organisation choisie pour participer à un cours à court terme.27,1 %
Catégorie 4
Conférence universitaire
Caractérisée par une ou plusieurs conférences sur un sujet donné plutôt que par un échange entre divers participants. On ne s'attend pas à ce qu'une diffusion à sens unique de l'information donne lieu à un consensus.13,6 %
Ventilation fondée sur une étude de 28 cas sur un échantillon total de 30 cas. Le cas numéro 10 n'a pas été pris en compte étant donné qu'il a été annulé, ni le cas numéro 13 étant donné qu'aucun dossier n'était disponible à des fins d'examen.

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Annexe D - Données sélectionnées présentées par cas, direction et catégorie

Cas
no
A
Direct.
B
Cat.
C
Date de la
demande
D
SMP
E
(D - C)
F
SMFH
G
(F - C)
H
Demande
de fonds
I
Rapport
J
Payé
K
(J - I)
1IDA115/05/0224/05/029--30 00002/10/0209/01/03226
2LGD2-07/06/02-12/06/02-24 00001/09/0213/09/02-
3NAD108/05/0214/05/026--25 000---
4NAD228/03/0203/04/025--10 000---
5LGD123/05/0204/06/02118/06/022610 00020/06/0225/06/0221
6GPX125/10/0230/10/025--20 000non daté04/03/03125
7RWD109/08/0212/09/0234--30 00001/12/02--
81DA124/11/0209/01/034604/12/021014 50030/01/0329/01/0320
9GHC129/01/0303/02/035--50 00031/03/03--
10ADN1-----0annuléannulé-
11ADD1---07/03/03-14 00029/03/04--
12GHH327/02/03----3 127-19/03/03-
13NAD1-----17 800---
14GHH214/01/0328/01/0314--6 00001/07/0316/07/03169
15IDA103/04/0317/04/031407/04/03436 00009/05/0306/08/03111
16RWD126/08/0329/08/03309/09/031430 00001/12/0331/03/04185
17LIA107/05/0309/06/03208/05/03121 970-11/11/03152
18REN114/11/0317/11/033--10 00008/05/03--
19RWD305/03/04----37 000---
20NMX127/11/0303/12/03619/12/03225 00001/06/0420/07/04227
21IDD1---07/03/03-10 45029/03/0431/03/04-
22AGC112/03/0416/03/044--49 087-26/03/0410
23LIA1-10/03/04---10 00023/03/0431/03/0421
24GPX124/03/0421/04/042817/03/0406 66701/05/0416/07/0486
25NMX108/03/0409/03/041--2 00014/04/0420/07/04133
26NUR129/04/0412/05/041315/06/044713 00023/06/0414/09/04125
27LIA116/07/0419/07/04328/07/041213 300-16/09/0459
28NMX403/09/0408/09/04515/09/04125 00019/11/04non daté-
29RWD106/07/0425/08/045009/11/0412630 000en lignenon payé-
30NUR115/10/0404/11/042027/12/04737 50028/11/0417/01/05105
     277 347539 601  1775

A
Direction au sein du Ministère

B
Catégorie (une des quatre catégories détaillées dans l'annexe D)

C
Date de soumission de la demande de la direction générale à l'approbation de SMP (déterminée par la date figurant dans la lettre de demande de la direction générale à l'intention de SMP)

D
Date d'approbation de SMP (déterminée par la date figurant dans la lettre d'approbation de SMP à l'intention de la direction générale)

E
Nombre de jours civils entre la soumission d'une demande par une direction et l'approbation de SMP (277 jours divisés par 22 cas donnent une moyenne de 12,5 jours pour chaque demande)

F
Date d'approbation de SMFH (déterminée par un examen des copies des courriels envoyés par SMFH à la direction générale qui ont été conservées en dossier)

G
Nombre de jours civils entre la soumission d'une demande par une direction et l'approbation de l'accord de contribution par SMFH (347 jours divisés par 12 cas donnent une moyenne de 28,9 jours pour chaque demande)

H
Demande de fonds (somme d'argent réellement payée au bénéficiaire en se fondant sur le dossier du SDI fourni par SMP)

I
Date à laquelle le rapport final a été reçu (déterminée par l'examen du ou des rapports disponibles dans divers dossiers examinés)

J
Date du paiement final (en fonction de la date du paiement final enregistré dans divers dossiers examinés)

K
Nombre de jours civils entre la date d'approbation de SMP et la date du paiement final (1 775 jours, divisés par16 cas, moyenne de 111 jours pour chaque demande, soit environ 3,6 mois)


1 En raison des dates de l'examen opérationnel, on s'est fondé sur les objectifs de l'ancienne politique étrangère.

2 Le budget du Ministère approuvé par le Parlement se compose de plusieurs tranches destinées à des besoins différents. Chaque tranche ou « crédit » a ses propres modalités qui régissent la façon dont cet argent est dépensé. Les fonds du crédit 1er sont destinés au budget de fonctionnement et couvrent des coûts tels que la dotation en personnel, les voyages du personnel et les fournitures de bureau. Le crédit 10 correspond à des fonds qui peuvent être utilisés pour verser une contribution à des tierces parties en dehors du gouvernement. Les directions générales ne peuvent pas transférer des fonds du budget de fonctionnement (crédit 1er) à des fins de contributions (crédit 10) sans l'autorisation expresse du SCT.

3 Extrait de l'objet du SICE tel qu'il est mentionné dans les pages 9 à 24, annexe A, de la présentation faite au SCT par le MAECI en octobre 1993.

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2012-09-27