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Vérification interne du Fonds de contribution d'Horizon le monde en science et technologie

(Juin 2005)

Sommaire

La Direction de la vérification (ZIV) a entrepris une vérification de la gestion interne du programme de contribution Fonds Horizon le monde en science et technologie (TBR), dans le cadre de son examen des subventions et des contributions du Ministère. Cette vérification avait pour objectif de déterminer jusqu'à quel point la gestion du programme de contribution se faisait dans le respect de saines pratiques de contrôle et se conformait aux exigences législatives et réglementaires.

La vérification englobait le financement total de TBR, qui se chiffrait à 390 000 $ au cours de l'exercice 2004-2005. Au moment de la vérification, 18 accords de contribution avaient été conclus dans le cadre du programme. L'équipe de vérification a examiné un échantillon de huit projets, dont le budget total approuvé était de 117 830 $, soit 30 % du financement accordé par le programme sous forme de contributions.

Selon l'équipe de vérification, la gestion du programme de contribution se fait dans le respect de saines pratiques de contrôle et se conforme aux exigences législatives et réglementaires. Les accords de contribution sont justifiés et ont été correctement autorisés. En outre, ils se conforment aux exigences des politiques du Conseil du Trésor et du Ministère en matière de paiements de transfert. Les pratiques et processus en place à TBR garantissent que les fonds du programme sont gérés de façon prudente et que les paiements sont effectués en vertu des politiques. Les dossiers de contribution contiennent la documentation appropriée et font état des approbations obtenues pour les paiements de contribution. Nous n'avons aucune recommandation à formuler à la suite de la vérification.

L'équipe de vérification a également assuré le suivi des recommandations formulées dans le Rapport de vérification du programme Horizon le monde de novembre 2001. Elle conclut que toutes les recommandations du rapport ont été mises en oeuvre.

Conformément au Cadre de vérification fondé sur le risque (CVFR) approuvé par le Conseil du Trésor, la stratégie de vérification de TBR exige que trois vérifications soient menées tous les ans auprès des bénéficiaires parallèlement à la vérification interne. Au moment de la rédaction du présent rapport de vérification interne, trois vérifications avaient été menées auprès des bénéficiaires pour des projets entrepris au cours de l'année financière 2003-2004.

1.0 Aperçu

1.1 Les membres du Conseil du Trésor ont donné au Ministère (CICan) le pouvoir d'accorder des contributions discrétionnaires aux chercheurs canadiens, dans le but de promouvoir la participation internationale du Canada dans le domaine de la science et de la technologie, grâce à l'établissement de nouvelles initiatives de collaboration internationale en recherche et développement (R et D). L'accent est mis sur les projets qui mettent à profit les priorités du Canada en science et technologie, et en politique étrangère, qui facilitent l'accès des chercheurs canadiens aux grands réseaux de recherches internationaux, et qui veillent à ce que les entreprises canadiennes accèdent aux dernières recherches et technologies non encore offertes au Canada.

1.2 Le programme Horizon le monde en science et technologie appuie des projets qui visent à établir des mécanismes ou des plate-formes de coordination pour l'étude des occasions en R et D avec des partenaires étrangers ou dans le cadre de programmes internationaux.

1.3 Les bénéficiaires pouvant recevoir du financement dans le cadre de Horizon le monde sont des chercheurs non à l'emploi du gouvernement fédéral qui ont besoin d'une aide pour étudier les occasions de projets de collaboration en R et D. Le financement vise à appuyer les efforts que ces chercheurs déploient pour faire démarrer des projets de collaboration en R et D et non pour mener les activités de recherche mêmes. Horizon le monde prendra en charge jusqu'à 50 % des dépenses admissibles dans le cadre du programme, jusqu'à concurrence de 50 000 $. Les dépenses admissibles comprennent les frais de déplacement et d'hébergement, et les dépenses qui ne sont pas liées à la recherche, mais qui ont un lien avec l'établissement des activités de collaboration en R et D.

2.0 Portée, objectifs  et méthodologie

2.1 Portée

2.1.1 La vérification s'est attardée aux pratiques, processus (systèmes) et contrôles administratifs liés à la gestion des contributions accordées dans le cadre du programme Horizon le monde en science et technologie pendant l'exercice 2004-2005. L'équipe de vérification a procédé à la vérification du programme de contribution conformément aux politiques du Conseil du Trésor et du Ministère sur les paiements de transfert.

2.2 Objectifs

2.2.1 L'objectif global consistait à déterminer jusqu'à quel point la gestion du programme de contribution se faisait dans le respect de saines pratiques de contrôle et se conformait aux exigences législatives et réglementaires. À cet effet, la vérification s'est plus particulièrement appliquée à déterminer si :

  • les accords de contribution (AC) étaient justifiés et avaient été correctement autorisés;
  • les AC étaient rédigés conformément à la politique du Ministère en matière de paiements de transfert;
  • les modalités et les méthodes de paiement étaient conformes aux modalités et aux conditions approuvées par le Conseil du Trésor;
  • les agents du programme assuraient le suivi des projets.

2.3 Méthodologie

2.3.1 Les vérificateurs ont examiné les principaux processus administratifs et contrôles associés à la gestion des AC à TBR. Ils ont effectué une analyse exhaustive de la documentation pertinente du programme tout en rencontrant le personnel clé de TBR.

2.3.2 La phase de l'examen a eu lieu en décembre 2004. Des 18 projets en cours ou terminés à ce moment, nous avons choisi un échantillon initial de huit projets terminés, qui totalisaient 117 830 $, soit 30 % du budget du programme.(1) Selon les résultats positifs obtenus, l'échantillon n'a pas été élargi.

2.3.3 L'équipe de vérification a examiné les rapports des vérifications menées sur les bénéficiaires au cours de l'exercice 2004-2005 pour les projets entrepris au cours de l'exercice 2003-2004.

2.3.4 Outre les entrevues et l'examen des dossiers, l'équipe de vérification a également assuré le suivi des recommandations formulées lors de la vérification du programme Horizon le monde en science et technologie en novembre 2001. Elle a conclu que toutes les recommandations avaient été mises en oeuvre de façon appropriée.

3.0 Observations

3.1 Application, évaluation et approbation

3.1.1 Les personnes désireuses d'obtenir du financement présentent une demande en remplissant un formulaire et en l'envoyant à l'administrateur du programme. On communique avec toutes les personnes qui ne remplissent pas le formulaire, pour leur demander de le faire. Lorsque la proposition de projet répond à cette exigence de base, elle est acheminée à un agent de programme pour qu'il l'étudie.

3.1.2 L'agent de programme désigné évalue la proposition de projet selon des critères établis et recommande son approbation ou son rejet. L'évaluation est documentée grâce à un formulaire et conservée dans les dossiers.

3.1.3 La proposition est ensuite présentée à deux directeurs adjoints qui l'étudient et l'approuvent, après quoi elle est acheminée au directeur pour approbation finale. L'approbation est documentée grâce à un formulaire d'approbation de projet et conservée dans les dossiers.

3.2 Accords de contribution (AC)

3.2.1 Les accords de contribution sont conformes au modèle défini par SMD. En outre, ils sont justifiés et correctement autorisés.

3.2.2 L'équipe de vérification a constaté que les clauses des AC, sauf celles relatives à la classe des voyages par avion, respectaient les exigences applicables des politiques du Conseil du Trésor et du Ministère en matière de paiements de transfert. Les AC ont l'approbation de SMFH et, au besoin, des corrections leur sont apportées avant qu'ils ne soient remis aux bénéficiaires.

3.2.3 La clause type qu'utilise TBR pour les voyages par avion ne respecte pas les directives du Conseil du Trésor, puisqu'elle n'oblige pas le bénéficiaire à acheter le billet d'avion le moins cher possible, ce qui comprend les vols nolisés et les autres rabais offerts pour les déplacements, et à le réserver dès l'approbation du contrat pour profiter des meilleurs tarifs. En discutant avec SMFH, l'équipe de vérification a cru comprendre que le modèle utilisé par tous les programmes ne tenait pas compte de la question. Le modèle a donc été révisé pour rendre compte de cette exigence (exercice 2005-2006). En conséquence, aucune recommandation n'est formulée.

3.3 Modalités, méthodes de paiement et suivi

3.3.1 Les pratiques et processus sont en place de manière à garantir que les fonds sont gérés de façon prudente et que les paiements sont effectués en vertu des politiques, modalités et méthodes de paiements des AC. Pour mettre en évidence les bons liens hiérarchiques, TBR voit à ce que toute la documentation et les approbations applicables soient consignées dans ses dossiers pour appuyer l'utilisation des fonds du projet.

3.3.2 De bonnes pratiques sont en place pour assurer le suivi des résultats. Les agents de programme examinent les rapports finaux pour garantir que les bénéficiaires ont répondu aux exigences du programme. L'administrateur de programme étudie quant à lui le rapport financier pour avoir l'assurance que le Ministère ne paie que 50 % des coûts admissibles du projet. On a toutefois observé une exception lors de la vérification d'un bénéficiaire (voir 3.5). L'administrateur de programme consulte, s'il y a lieu, les autorités compétentes avant d'effectuer le paiement. Après l'acceptation des rapports ou autres textes, ces derniers sont acheminés au directeur pour faire approuver le paiement.

3.3.3 Les paiements de contribution sont approuvés par les personnes autorisées, en fonction de l'atteinte des objectifs de rendement établis dans l'accord ou en tant que remboursement des coûts admissibles engagés par le bénéficiaire. Les paiements ne sont effectués qu'une fois tous les rapports nécessaires reçus.

3.4 Gestion des dossiers

3.4.1 Les dossiers relatifs aux contributions sont complets. Même si les dossiers de comptabilité et autres documents pertinents étaient tenus à jour et faisaient état des montants payés aux bénéficiaires, ils n'étaient pas toujours bien organisés. L'administrateur de programme a expliqué à l'équipe de vérification qu'un nettoyage/organisation des dossiers a lieu à la fin de l'exercice.

3.5 Vérifications des bénéficiaires

3.5.1 TBR, en collaboration avec ZIV, a conçu un modèle d'évaluation de la gestion des risques pour les vérifications de bénéficiaires, qui permet :

  • de choisir les bénéficiaires à vérifier;
  • de voir à ce que la portée, la fréquence et l'horaire des vérifications respectent les exigences du programme;
  • de déterminer les mesures de suivi appropriées concernant les conclusions de la vérification.

3.5.2 Comme l'exige le CVFR de TBR, ZIV a effectué trois vérifications sur les bénéficiaires (concernant des projets terminés au cours de l'exercice 2003-2004) au cours de l'exercice 2004-2005.

3.5.3 En général, les bénéficiaires qui ont fait l'objet d'une vérification tiennent à jour des dossiers exhaustifs sur les coûts, dépenses et engagements qui découlent des obligations relatives à l'AC.

3.5.4 Un bénéficiaire a réclamé des dépenses au-delà du montant permis par l'accord de contribution. En raison d'une erreur de calcul, le montant réclamé en trop se chiffrait à 664 $, soit 3 % de la valeur. Le bénéficiaire a par la suite remis l'excédent.

1 L'échantillon initial choisi comprenait des projets de diverses envergures, soit des petits, des moyens et des grands projets. Des 117 830 $ accordés à ces projets, seuls 92 900 $ ont été versés (24 % du budget du programme) en raison du dépassement ou non du budget par les projets.(retour au paragraphe du source)

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2012-09-18