Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada

international.gc.ca

Document archivé

L'information archivée sur le Web est disponible à des fins de consultation, de recherche ou de tenue de dossiers seulement. Elle n’a été ni modifiée ni mise à jour depuis sa date d’archivage. Les pages archivées sur le Web ne sont pas assujetties aux normes Web du gouvernement du Canada. Conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez obtenir cette information dans un format de rechange en communiquant avec nous.

Vérification de la Mission permanente du Canada auprès de l'Organisation des États américains, Washington, D.C.

Version PDF (43 ko) *

(Novembre 2007)

Table des matières

Sommaire

Une vérification de la Mission permanente du Canada auprès de l'Organisation des États américains (PRMOAS) à Washington (siège de l'Organisation des États américains) a été réalisée en mai et en juin 2006, parallèlement à une vérification de la mission bilatérale de Washington. La dernière vérification de ces deux missions remontait à décembre 1999.

L'Organisation des États américains (OEA) compte 34 États membres; le Canada, qui est son deuxième bailleur de fonds en importance, y joue un rôle prépondérant. L'OEA constitue le principal forum multilatéral de l'hémisphère occidental; il permet au Canada et aux autres États membres de promouvoir leurs intérêts fondamentaux dans la région et de discuter d'enjeux bilatéraux et multilatéraux d'intérêt commun, notamment au chapitre de l'économie, de la politique et de l'environnement. En tant que membre de l'OEA, le Canada s'intéresse principalement à la promotion de la démocratie, de la sécurité, de la prospérité et de la qualité de vie au sein de tous les États membres. En règle générale, l'OEA semble efficace dans le règlement de grandes questions régionales, et ses priorités traduisent de plus en plus les intérêts du Canada, notamment le développement démocratique, les droits de la personne, la bonne gouvernance, la sécurité régionale et humaine, l'équité socioéconomique et le développement durable.

Sous la gouverne d'un nouveau secrétaire général, l'OEA déploie des efforts de restructuration afin d'améliorer l'efficacité, la transparence et la coordination de l'ensemble de ses politiques dans les trois principaux domaines de développement intégral suivants : les droits de la personne, la gouvernance démocratique et la sécurité multidimensionnelle dans l'hémisphère. Ce processus de restructuration a des retombées sur les plans stratégiques de la PRMOAS et, de manière générale, accroît la charge de travail du personnel. Cela dit, la Mission est très bien administrée et elle sait tirer son épingle du jeu de façon admirable lorsque vient le temps de faire face aux demandes et aux priorités qui sont en constante évolution.

La PRMOAS est située au même endroit que notre mission bilatérale à Washington, soit dans une chancellerie au coeur du centre-ville de Washington, près du Capitole. Par le truchement de la PRMOAS, le Canada participe activement aux forums de l'OEA, où il est perçu comme un membre influent. Le Canada est considéré comme un « bâtisseur de ponts » et un participant crédible de l'OEA. Dans ce contexte, il travaille activement avec les États-Unis sur des dossiers d'intérêt commun et il s'attaque aux enjeux multilatéraux de concert avec des partenaires régionaux clés et des pays d'optique commune.

Dans l'ensemble, l'équipe de vérification a jugé que la PRMOAS fonctionnait *** et *** une équipe d'employés *** ainsi que sur une stratégie de fonctionnement clairement établie. ***. La Section de l'administration de la mission bilatérale exécute la plupart des tâches administratives de la PRMOAS, conformément à un protocole d'entente (PE) sur les services et les finances conclu entre les deux missions.

Au total, le présent rapport contient trois recommandations relatives à la vérification; deux s'adressent à la mission alors que la troisième a été formulée à l'intention de l'Administration centrale (AC). La direction a répondu à chacune de ces recommandations en indiquant les mesures et les décisions prises à ce jour ainsi que les mesures futures. Elle a aussi indiqué que deux de ces recommandations ont déjà été mises en oeuvre. En ce qui a trait à troisième recommandation, la direction a signalé les initiatives en cours ou les mesures prévues.

Portée, objectifs, ressources de la mission

Portée et objectifs de la vérification

Dans le cadre de la vérification, on a procédé à l'examen des objectifs de la PRMOAS, de leur atteinte et de la gestion de la mission. La mission bilatérale de Washington exécute la plupart des fonctions administratives de la PRMOAS et occupe les mêmes locaux que cette dernière. La vérification avait les objectifs suivants :

  • évaluer les contrôles de gestion, et les systèmes, les procédures et les activités qui composent les programmes;
  • déterminer leur conformité aux lois, aux règlements et aux politiques opérationnelles;
  • évaluer la fiabilité et la justesse de l'information sur laquelle on se fonde pour prendre les décisions et préparer les comptes rendus;
  • veiller à ce que les ressources soient judicieusement utilisées et à ce que le Ministère obtienne la juste contrepartie de l'argent dépensé;
  • formuler des recommandations, le cas échéant, afin d'améliorer la rentabilité, l'efficacité et l'efficience des programmes.

On a déterminé l'objet et l'étendue de la vérification sur place en évaluant l'importance relative et les risques connexes de diverses manières : communications avec des directions générales de l'AC, notamment information des cadres hiérarchiques et des directions générales fonctionnelles, examen de documents pertinents de l'AC et de la mission, conclusions des vérifications antérieures et analyse des tendances et problèmes systémiques récurrents.

En cours de route, on a approfondi les points de vérification et les points à éclaircir en fonction de l'information recueillie durant les entrevues avec le CDM et les gestionnaires, durant les rencontres individuelles avec le personnel et en fonction des conclusions tirées de l'étude d'autres documents.

La portée de la vérification a donc été déterminée à partir de questions et d'informations notées et recueillies à tous les niveaux : AC, direction de la mission et exploitation de la mission.

La méthodologie employée pour effectuer la vérification comprenait des entrevues avec tout le personnel de la mission, l'examen d'un échantillon de documents financiers, de dossiers de subventions et de contributions, de dossiers de représentation de la mission, de rapports d'activités et de plans stratégiques, ainsi que des rencontres avec l'Organisation des États américains à Washington.

Fiche de renseignements sur les ressources de la mission  PRMOAS

Ressources matérielles
BiensLoués par l'ÉtatAppartenant à l'État
Chancellerie (située au même endroit que la mission bilatérale de Washington)
Résidence officielle1
Logement du personnel5
Véhicules1

Information financière 2006-2007

Tableau 2 : Fiche de renseignements sur les ressources Information financière
Information financière 2006-2007
Total1 271 864 $
Budget d'exploitation (N001)467 071 $
Budget des immobilisations (N005)18 300 $
Budget des salaires et des heures supplémentaires des EC (N011)386 387 $
Budget des salaires des ERP (N012)400 106 $

Ressources humaines (ETP)
 ECERPTotal
Bureau du chef de mission (CDM)235
PRMOAS437
Total6612

Gestion de la mission

1.1 Structure, politiques et fonctionnement

1.1.1 La PRMOAS est une mission de petite taille. Elle est dirigée par un chef de mission (EX-03) canadien et emploie quatre employés canadiens (EC) du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) et six employés recrutés sur place (ERP), ainsi qu'un agent canadien de l'Agence canadienne de développement international (ACDI). L'équipe de vérification a constaté que la mission était *** administrée. ***, et le personnel s'est dit *** de l'ensemble de ses tâches. En règle générale, les tâches étaient équitablement réparties entre les membres du personnel. Le travail d'équipe au sein de la mission est *** et axé sur une approche stratégique et horizontale. Les communications entre tous les membres du personnel sont continues, transparentes et efficaces.

1.1.2 Des priorités ont été établies à la mission en se fondant sur des sources de préoccupation actuelles pour l'OEA, telles que des crises politiques ou environnementales dans la région. Étant donné que la PRMOAS est une mission qui travaille au sein de la plus vaste structure de l'OEA, et qu'elle réagit largement à cette structure, les résultats avaient tendance à dépendre principalement du ton donné par l'OEA. Même si le travail de la mission est par nécessité réactif, traduisant les priorités de l'OEA, la PRMOAS avait mis en place une Stratégie pays proactive pour promouvoir les intérêts du Canada au sein de l'organisation. Les exigences en matière d'établissement des rapports et la mesure des résultats étaient clairement exposés dans la Stratégie pays de la mission et liés à des objectifs et activités spécifiques. Toutes les tâches entreprises par le personnel de la mission rejoignaient la Stratégie de la PRMOAS.

1.1.3 Les tâches affectées par la Direction générale de l'Amérique latine et des Antilles (RLD) ont été jugées raisonnables. Toutefois, la PRMOAS s'est vue régulièrement confier de lourdes responsabilités par d'autres ministères en raison d'un vif intérêt suscité par des sujets très variés (environnement, énergie, économie, affaires intergouvernementales, sécurité, etc.), et ces responsabilités se sont traduites par une charge de travail considérable portant sur des missions de haute priorité. Le personnel ressent la pression de ces priorités contradictoires et la nécessité d'être constamment réactif, comme le dicte le modèle de l'OEA.

1.1.4 Le personnel estime que les mécanismes d'établissement des rapports au sein de la mission sont efficaces, mais que les défis associés à l'établissement des rapports et à la mesure des résultats sont la responsabilité de l'OEA. Au moment de la vérification, l'OEA était en train de mettre sur pied le département du suivi, des politiques et des programmes, dont le mandat consiste à accroître la reddition de comptes et la mesure du rendement au sein de l'organisation.

1.1.5 En dépit des défis énoncés ci-dessus, on estime que l'équipe actuelle de la PRMOAS est efficace, notamment grâce aux bonnes relations de travail qui ont été établies avec la mission bilatérale de Washington et *** à des objectifs stratégiques et à des indicateurs de rendement clairs, qui ont été définis dans la Stratégie pays de la mission. Les membres du personnel travaillent *** ensemble et connaissent très bien leurs clients et les principaux intervenants. L'ajout prévu d'un nouveau poste LE-09 au cours de l'été 2006 ainsi que d'un système de soutien des agents pour chaque question thématique renforcera la capacité de l'équipe à atteindre ses objectifs stratégiques. On s'attend à ce que la dotation du nouveau poste LE-09 permette à d'autres agents de se concentrer plus efficacement sur la priorité qu'est la sécurité de l'hémisphère ainsi que sur la nouvelle stratégie de diplomatie ouverte, entre autres priorités stratégiques.

1.1.6 La stratégie de diplomatie ouverte de la PRMOAS est clairement décrite dans la Stratégie pays globale de la mission. Des détails sont fournis sur plusieurs liens entre les objectifs stratégiques liés aux politiques et la stratégie de diplomatie ouverte : on a notamment déterminé les audiences clés ainsi que les messages à cibler et les activités à entreprendre pour atteindre les objectifs stratégiques associés à la stratégie de diplomatie ouverte. Au moment de la vérification, la PRMOAS prévoyait d'accroître ses activités de diplomatie ouverte, notamment d'augmenter le nombre d'activités entreprises avec des organisations non gouvernementales (ONG) dans la région, ainsi qu'avec la section des affaires publiques du Secrétariat de Washington de la mission bilatérale, si possible. L'équipe chargée de la vérification a été informée que, chaque fois qu'elle le peut, la PRMOAS participe à des activités de diplomatie ouverte pertinentes organisées par la mission bilatérale et rend compte de ces activités; toutefois, le processus n'est pas systématique.

Recommandation à l'intention de la mission

1.1.7 Communiquer avec la mission bilatérale de Washington pour coordonner les plans de diplomatie ouverte des deux missions et définir les objectifs et activités de diplomatie ouverte qui justifient la participation des deux missions à ces activités et/ou qui bénéficieraient de leur participation conjointe.

Mesure prise par la mission et échéancier

1.1.7 Cette recommandation n'a pas eu de suite en raison de nouvelles circonstances&nbsp: en effet, la PRMOAS n'a pas reçu le financement prévu pour entreprendre un programme officiel de diplomatie ouverte. Toutefois, la mission communique désormais régulièrement avec les agents responsables de la mission bilatérale de Washington dans le but d'aider la PRMOAS à tirer parti de ses diverses activités prévues en vue de promouvoir les objectifs de la mission.

Administration

2.1 Aperçu

2.1.1 La PRMOAS s'en remet à la mission bilatérale de Washington pour lui fournir la plus grande partie des services administratifs, qui sont financés par un protocole d'entente (PE) fondé sur un partage des coûts. Au moment de la vérification, le PE était en cours de révision, une révision susceptible d'alléger le fardeau administratif d'un agent supérieur de la PRMOAS. La prise en charge de ces tâches par la mission bilatérale pourrait permettre à cet agent de se concentrer davantage sur les activités de programme et de diplomatie ouverte.

2.1.2 À l'heure actuelle, un agent gère tous les programmes de subventions et de contributions qui relèvent de la responsabilité de la mission. Les accords de subventions et de contributions, et les paiements afférents, doivent passer par le MAECI, qui négocie les accords entre les autres ministères et l'OEA. Le rôle de coordinateur accapare une grande partie du temps de cet agent, surtout compte tenu de la taille de la mission et de ses priorités.

Recommandation à l'intention de la mission

2.1.3 Le PE entre la PRMOAS et la mission bilatérale de Washington devrait être achevé et clairement délimiter les responsabilités afférentes à l'ensemble des tâches administratives.

Mesure prise par la mission et échéancier

2.1.3 Le PE a été examiné par les deux parties, et diverses révisions ont été apportées. Le document sera achevé en mars 2007.

Recommandation à l'intention de RLD

2.1.4 Examiner, conjointement avec la mission, la possibilité de gérer les programmes de subventions et de contributions directement à partir de l'Administration centrale.

Mesure prise par RLD et échéancier

2.1.4 Compte tenu des fonctions essentielles de coordination et de supervision qui sont assumées par la mission dans ses relations avec le Secrétariat de l'OEA au regard des contributions, il n'apparaît pas évident  à première vue  que toutes les subventions et contributions versées à l'OEA peuvent être entièrement et directement gérées à partir de l'Administration centrale.

La gestion à partir de l'Administration centrale est réalisable et effectivement assumée dans certains cas, notamment lorsque des contributions importantes sont versées à des organismes de l'OEA, comme dans le cas de la contribution du MAECI à la Commission interaméricaine de lutte contre l'abus des drogues. Toutefois, ce n'est pas toujours réalisable, étant donné que la mission joue un rôle, dans de nombreux cas, pour assurer la coordination des démarches, communiquer avec les interlocuteurs appropriés au sein du Secrétariat de l'OEA et signer les accords au nom du MAECI et du gouvernement du Canada. Pour alléger la pression exercée sur la PRMOAS et réduire la charge de travail de la mission, la Direction des affaires interaméricaines et de la politique régionale (RLA) agira comme centre de liaison et de coordination au sein du MAECI pour les programmes de subventions et de contributions avec l'OEA, en surveillant, conjointement avec d'autres directions compétentes du Ministère, la gestion et les mécanismes de responsabilisation des accords de subventions et de contributions, et en assurant leur suivi. RLD élabore actuellement un plan d'action dans le cadre duquel des activités de consultation et de coordination seront entreprises avec d'autres directions générales et directions à l'Administration centrale, ainsi qu'avec la PRMOAS, pour mettre en oeuvre la fonction de coordination de RLA d'ici le 30 janvier 2008.

2.1.5 La PRMOAS est située dans les bureaux de la chancellerie de la mission bilatérale de Washington. Ses locaux sont bien aménagés et bien entretenus et sont appropriés pour la conduite des activités courantes. Les locaux de la PRMOAS sont gérés au moyen du PE conclu avec la mission bilatérale.

2.1.6 Comme c'est le cas dans les autres missions situées aux États-Unis, il incombe aux employés canadiens de trouver leur propre logement. Les employés à la PRMOAS ont indiqué que cet arrangement offrait des avantages et des inconvénients; toutefois, ils ont été capables de se trouver un logement correspondant à leurs indemnités au moment de leur affectation. La mission bilatérale de Washington offre des services d'aide à la recherche de logement ainsi que des listes d'agents immobiliers et d'entreprises de location; cependant, les employés ont fait savoir que même s'ils appréciaient ce service, ils avaient trouvé leur logement par les journaux locaux, le bouche-à-oreille ou en effectuant des voyages à la recherche d'un logement. Le personnel a indiqué qu'un marché immobilier volatile et des taux de location élevés risqueraient de représenter un obstacle au cours des années à venir pour les employés canadiens qui arrivent dans le pays et qui cherchent un logement abordable à une distance raisonnable de la mission, compte tenu des indemnités actuelles. L'aide au logement offerte par la mission bilatérale risque de devenir de plus en plus indispensable à court et à moyen terme.

2.1.7 Les besoins financiers de la PRMOAS sont gérés par la mission bilatérale de Washington par l'entremise du PE. L'équipe de vérification a constaté que les activités de représentation étaient pertinentes, justifiées et correctement menées. Le personnel a indiqué que les services financiers fournis par la mission bilatérale étaient adéquats.

2.1.8 Des Ententes de gestion du rendement et des Programmes de gestion du rendement ont été établis pour l'ensemble du personnel.

Bureau de l'inspecteur général


* Si vous avez besoin d'un plugiciel ou d'un logiciel tiers pur accéder a ce ficher, veuillez consultez la section formats de rechange de notre page aide.

Pied de page

Date de modification :
2012-10-23