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Vérification de la délégation canadienne à l'Organisation pour la coopération et la sécurité en Europe à Vienne

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(Juin 2007)

Table des matières

Résumé

Une vérification de la délégation canadienne à l'Organisation pour la coopération et la sécurité en Europe à Vienne (VOSCE) a été menée du 23 au 26 janvier 2006. La dernière vérification a eu lieu en octobre 1996. L'ambassade du Canada à Vienne et la Mission permanente du Canada auprès des Nations Unies (VPERM) ont aussi été vérifiées en janvier 2006 et font l'objet d'un autre rapport.

La délégation est composée de six employés canadiens (EC) et d'un employé recruté sur place (ERP). Malgré ses ressources limitées, qui doivent couvrir un grand éventail d'activités, la mission fonctionne bien et affiche une bonne coordination. Les agents ont une charge de travail élevée et font face à des priorités difficiles à concilier. Étant donné que la mission n'a pas la capacité de couvrir tous les aspects du travail de lOrganisation pour la coopération et la sécurité en Europe (OSCE), y compris les nombreuses réunions de comités, il est recommandé d'établir des priorités à cet égard. La mission, en consultation avec l'Administration centrale (AC) et les autres ministères fédéraux, devrait examiner ses divers champs d'activités et établir des priorités en fonction des ressources disponibles.

La délégation bénéficierait d'une représentation ministérielle pendant les réunions annuelles de l'OSCE. La dernière représentation ministérielle du Canada a eu lieu il y a trois ans. Depuis, seulement des hauts fonctionnaires d'Ottawa et la chef de mission (CDM) ont représenté la délégation canadienne à ces réunions.

L'Agence canadienne de développement international (ACDI) est un important collaborateur pour les questions concernant les droits de la personne et la démocratie dans le contexte de l'OSCE. Bien qu'elle verse des contributions financières considérables, elle n'a pas désigné de représentant au sein de la délégation. Compte tenu de son importance et de son incidence sur la charge de travail de VOSCE, il serait profitable à l'Organisation qu'il y ait un représentant de l'ACDI au sein de la délégation.

Le rapport formule deux recommandations à la suite de la vérification, soit une à l'intention de la mission et l'autre à l'intention de l'Administration centrale (AC). La direction a répondu en précisant quelles mesures ou décisions ont déjà été prises en fonction des recommandations, et celles qui sont prévues pour l'avenir. Elle a affirmé que les deux recommandations ont été suivies.

Portée, objectifs, ressources de la mission

Portée et objectifs de la vérification

La portée de la vérification comprenait l'examen des objectifs de VOSCE et de leur atteinte, ainsi que l'examen de la gestion de la mission. Les fonctions administratives de la mission ont en grande partie été exécutées par la mission bilatérale à Vienne, avec laquelle VOSCE partage des locaux.

Les objectifs de la vérification consistaient à :

  • évaluer les contrôles et les systèmes de gestion ainsi que la procédure et les activités qui composent le programme;
  • déterminer le degré de conformité avec les lois, les règlements et les politiques;
  • évaluer la fiabilité et la pertinence des renseignements disponibles en vue de la prise de décisions et de la responsabilisation;
  • s'assurer de l'utilisation judicieuse des ressources et de leur optimisation pour le Ministère;
  • formuler des recommandations, lorsqu'il y a lieu, afin d'améliorer l'économie, l'efficience et l'efficacité des programmes.

Les grands thèmes et la portée du travail sur place ont été basés sur une évaluation de l'importance relative et du risque connexe. Pour ce faire, on a communiqué avec les directions générales de l'Administration centrale (AC), ce qui a inclus des séances d'information avec les cadres hiérarchiques et les directions générales fonctionnelles, l'examen de la documentation pertinente de l'AC et de la mission, ainsi que l'étude des conclusions des vérifications passées et l'analyse des tendances et des questions systémiques.

Les enjeux et les secteurs d'intérêt visés par la vérification ont été précisés davantage grâce aux entretiens avec la chef de mission (CDM), aux entretiens individuels avec les employés et aux résultats notés dans d'autres documents examinés. Le niveau du travail de vérification pour un secteur donné a donc été déterminé en fonction des enjeux définis et des renseignements recueillis à tous les niveaux : AC, direction de la mission et activités de la mission.

Feuille de renseignements sur les ressources de la mission - VOSCE

L'ambassade à Vienne gère les ressources de la mission.

Ressources matérielles
BiensLoué par l'ÉtatPropriété de l'État
Chancellerie (VOSCE voisine de VIENN)1
Logements du personnel6
Véhicules

Information financière 2004-2005

Tableau 2 : Feuille de renseignements sur les ressources Information financière
Information financière 2004-2005
Total505 497 $
Budget de fonctionnement (N001)96 197 $
Budget d'immobilisations (N005)500 $
Budget pour les salaires des EC (N011)349 200 $
Budget pour les salaires des ERP (N012)59 600 $

Organigramme

Organigramme

Délégation canadienne à l'Organisation pour la coopération et la sécurité en Europe

1.1 Aperçu

1.1.1 L'Organisation pour la coopération et la sécurité en Europe (OSCE) emploie quelque 440 personnes dans ses diverses institutions et environ 3 000 personnes pour ses opérations sur le terrain. Le budget de l'OSCE en 2005 s'élevait à environ 168,6 millions d'euros. Près de 73 % de ce budget est consacré aux opérations sur le terrain. Ses membres sont 55 États d'Europe, d'Asie Centrale et d'Amérique du Nord, ce qui fait de l'OSCE la plus grande organisation de sécurité régionale du monde.

1.1.2 La délégation canadienne est composée de six EC, y compris le CDM adjoint, et d'un ERP, l'adjoint à l'enregistrement. Malgré ses ressources limitées, il s'agit d'une mission bien coordonnée qui s'occupe d'un vaste ensemble d'activités. La CDM est responsable de la coordination générale et le conseiller militaire s'occupe des questions militaires. Les trois autres agents sont affectés à l'un des trois piliers du mandat de L'OSCE: la coopération politico-militaire, la protection et la promotion des droits de la personne et des libertés fondamentales ainsi que les dimensions économique et environnementale, qui comprennent le suivi des aspects financiers de la contribution du Canada.

1.1.3 Le Canada est le sixième bailleur de fonds de l'OSCE; il a apporté une contribution de 13,5 millions $ à son budget en 2005. L'ACDI a signé une entente de coopération pour canaliser des fonds supplémentaires (7,28 millions $ en 2004-2005) pour des projets au sein des institutions de l'OSCE et des missions à l'étranger. Chaque secteur couvert par les membres de la délégation est considéré comme un instrument important de la politique internationale du Canada et se situe au premier plan de l'Énoncé de la politique internationale (ÉPI) du Canada.

1.2 Gestion du programme

1.2.1 La délégation travaille très bien, malgré le nombre limité d'agents qui doivent s'investir dans toute une gamme de dossiers. Bien que la charge de travail soit élevée et que les priorités soient difficiles à concilier, l'équipe manifeste ***. La flexibilité fait partie du quotidien, car il arrive souvent que les agents doivent remplacer leurs collègues et assumer leurs responsabilités. Il y a, toutefois, des signes de préoccupations liées à l'épuisement professionnel et à la conciliation travail-vie privée. Les employés manifestaient des niveaux de stress et d'incertitude élevés par rapport à leur capacité de s'acquitter adéquatement de leur tâches, mais ils ont aussi mentionné que *** à l'égard des exigences auxquelles ils doivent répondre.

1.2.2 La CDM est *** et sa communication ouverte. Elle tient à définir les responsabilités individuelles, à régulièrement évaluer le rendement des employés et à organiser des réunions de coordination hebdomadaires ainsi qu'une journée de réflexion annuelle à des fins de planification. Le plan d'activités annuel est également le fruit d'un travail d'équipe.

1.2.3 Bien que le travail de l'OSCE soit une priorité de l'ÉPI du Canada, la mission n'a pas la capacité de couvrir tous les aspects de ce travail, y compris les nombreuses réunions de comités. Il faut établir des priorités à cet égard, en tenant compte des ressources disponibles. L'équipe de vérification croit qu'il revient à la délégation d'établir ces priorités et de les faire approuver par l'AC. C'est à ce moment-là que les besoins en matière de ressources pourront être examinés. La mission est dotée d'agents *** qui, par suite d'un exercice d'établissement de priorités, seront *** leur charge de travail.

Recommandation à l'intention de la mission

1.2.4 La mission devrait examiner ses divers champs d'activités en vue d'établir des priorités raisonnables. Cet exercice devrait être exécuté en consultation avec l'AC et les autres ministères concernés, tout en tenant compte des secteurs d'activités prioritaires de l'OSCE et des objectifs de la politique internationale du Canada.

Mesures prises par la mission et échéancier

1.2.4 VOSCE a accueilli favorablement cette recommandation, et un exercice d'établissement des priorités a déjà été entamé dans la mission. La délégation a tenu une journée de réflexion visant tous les employés le 13 février 2006 (qui avait été planifiée avant la visite de ZIV), et on y a alors établi une version préliminaire des priorités, qui ont par la suite été finalisées. Une ébauche des priorités de VOSCE, qui s'appuient sur l'ÉPI, a été envoyée à notre Direction des relations de sécurité et de défense (IDR) à l'Administration centrale ainsi qu'à la Direction générale de la sécurité internationale (IDD) pour discussion. En outre, la visite de la CDM pour des consultations à Ottawa en mars 2006 a permis d'entreprendre d'autres discussions sur les priorités avec les principaux intervenants à Ottawa. Par ailleurs, le changement de gouvernement signifie que ces priorités ont été examinées au cours de l'année, à mesure que les nouvelles priorités gouvernementales ont été mieux définies. Bien que la charge de travail des employés soit toujours élevée, le temps supplémentaire a diminué considérablement en 2006, grâce à un meilleur examen des priorités et à des discussions continues sur les charges de travail. La seule exception a été la charge de travail créée par la présidence du Canada au Forum pour la coopération en matière de sécurité de l'OSCE, qui a duré de septembre à décembre 2006, mais l'appui soutenu de l'AC, qui a alloué des fonds pour l'embauche d'employés temporaires, a permis d'alléger cette tâche supplémentaire (voir ci-dessous). L'établissement des priorités est un processus continu, et nous poursuivrons les discussions avec IDD, IDR et d'autres intervenants concernés, dans le cadre du processus stratégique de 2007 de la mission. VOSCE tient également des discussions continues avec l'ACDI concernant la possibilité qu'un agent de programme représente l'Agence au sein de la délégation.

1.2.5 Il est important de noter que, pour une aussi petite mission, le Canada arrive quand même à sentir son influence et fait une très bonne impression sur le Secrétariat de l'OSCE et les autres États membres. Une telle présence canadienne pousse la délégation à rester plus engagée qu'il n'est possible de l'être avec un aussi petit nombre d'agents à la mission.

1.2.6 L'OSCE crée des occasions de surveiller les activités en Europe centrale et en Europe de l'Est, qui sont des régions où le Canada n'a pas de représentation diplomatique dans plusieurs pays.

1.2.7 Compte tenu de l'importante contribution du Canada au sein de l'OSCE et de l'intérêt qu'il porte à l'égard de certaines questions clés de l'ÉPI, l'AC devrait déployer des efforts pour accroître la représentation de haut niveau (p. ex. des ministres) lors des futures réunions annuelles de l'OSCE, auxquelles participent plusieurs ministres des autres États membres. La dernière fois que le Canada a été représenté au niveau ministériel était il y a trois ans. Depuis, seulement des hauts fonctionnaires et la CDM ont représenté la délégation à ces réunions.

1.2.8 L'ACDI a versé d'importantes contributions financières pour les questions concernant les droits de la personne et la démocratie qui sont liées à l'OSCE, sans avoir désigné un représentant à la délégation. Des discussions étaient engagées avec l'ACDI afin que l'Agence finance la moitié d'un poste à la délégation, mais rien n'a encore été confirmé à ce sujet. Vu l'intérêt de l'ACDI, sa contribution considérable et, par conséquent, la charge de travail élevée qu'elle impose à VOSCE, il serait très souhaitable qu'elle désigne un représentant à la mission.

1.2.9 Le Canada présidera, en 2006, le Forum pour la coopération en matière de sécurité de l'OSCE où de nombreuses initiatives seront proposées. Afin d'assurer un rôle de leadership efficace pendant cette présidence, il faudrait envisager d'affecter des ressources supplémentaires à la mission. La mission a déjà demandé d'embaucher un stagiaire pour une période de quatre mois. En outre, le ministère de la Défense nationale (MAN) a offert d'envoyer un employé de soutien, à condition que le MAECI accepte de payer les frais de logement et les indemnités journalières. Si aucune option n'est possible, l'AC devrait envisager l'affectation d'un agent temporaire.

Recommandation à l'intention de la Direction des relations de sécurité et de défense (IDR)

1.2.10 Envisager l'affectation de ressources supplémentaires à la délégation pendant la présidence du Canada.

Mesures prises par IDR et échéancier

1.2.10 En vue d'aider VOSCE, IDR a fournit des ressources financières pendant la période d'août à décembre 2006 pour l'affectation temporaire d'un agent du ministère de la Défense nationale et pour l'embauche d'un agent temporaire *** durant la même période. Le MAN a payé le salaire de l'agent. Ces deux nouveaux employés ont permis à VOSCE de s'acquitter *** des tâches créées par la présidence canadienne au Forum pour la coopération en matière de sécurité de l'OSCE, ce qui a permis de rehausser la réputation du Canada concernant les questions politico-militaires.

1.2.11 La Section de l'administration de l'ambassade (Vienne), qui est située au même étage que la délégation, s'occupe de la prestation de services administratifs à VOSCE. Bien que les bureaux des deux missions soient très rapprochés, les membres de VOSCE ont soulevé des préoccupations à l'égard du niveau de services reçus, car, selon eux, il n'est pas comparable à celui que reçoit l'ambassade. Des recommandations pour traiter les questions concernant la capacité, les communications et le moral des employés ont été formulées dans le rapport de vérification de la mission à Vienne et elles devraient permettre d'améliorer la prestation de services à l'ambassade, à la Mission permanente du Canada auprès des organisations internationales (VPERM) et à VOSCE.

Bureau de l'inspecteur général


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Date de modification :
2012-10-24