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Évaluation de l'institut Canadien du service extérieur

(janvier 2007)

(Version PDF, 384 ko) *

Table des matières

Liste d'abréviations et de symboles

ACDI
- Agence canadienne de développement international
AGC
- Agent-gestionnaire consulaire
Agent FS
- Agent du service extérieur
APASE
- Association professionnelle des agents du service extérieur
AT
- Affectation temporaire
BVG
- Bureau du vérificateur général
CAI
- Centre d'apprentissage interculturel
CDM
- Chef de mission
CFP
- Commission de la fonction publique
CFSD
- Centre d'apprentissage en affaires internationales et en gestion
CFSL
- Centre de formation linguistique
CFSM
- Services de gestion, Institut canadien du service extérieur
CFSS
- Centre d'apprentissage des services ministériels
CGM
- Comité de gestion du ministère
CIC
- Citoyenneté et Immigration Canada
CLE
- Cours de langues étrangères
DG
- Directeur général
DES
- Directive sur le service extérieur
DSM
- Direction des services ministériels
DO
- Développement organisationnel
EFPC
- École de la fonction publique du Canada
ERP
- Employés recrutés sur place
ETP
- Équivalent temps plein
FHHT
- Formation hors des heures de travail
FLO
- Formation en langues officielles
FPI
- Formation professionnelle individuelle
GRC
- Gendarmerie royale du Canada
HAM
- Direction générale de l'administration du secteur, Ressources humaines
HCM
- Direction des ressources humaines
IAM
- Initiative d'apprentissage mondiale
ICSE
- Institut canadien du service extérieur
LMFP
- Loi sur la modernisation de la fonction publique
LMS
- Système de gestion de l'apprentissage
MAECI
- Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international
MDN
- Ministère de la Défense nationale
PC
- Personnel canadien à l'étranger
PPSE
- Programme de perfectionnement du service extérieur
SERV
- Centre de services, Division des Services aux employés
SGI
- Système de gestion intégrée
SGRH
- Système de gestion des ressources humaines
SXMT
- Section de la formation de la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie
TI
- Technologie de l'information
TPSGC
- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
ZIE
- Direction de l'évaluation, Bureau de l'inspecteur général

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Résumé

Contexte

L'Institut canadien du service extérieur (ICSE) est le principal fournisseur de services de formation du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI). Le MAECI emploie près de 10 075 personnes à ses bureaux principaux et en missions à l'étranger. Le ministère a établi des relations diplomatiques avec pratiquement tous les 193 États indépendant et il compte 280 missions à l'échelle mondiale dans 150 pays. Le personnel du ministère est constitué à environ 55 p. cent d'employés recrutés sur place (ERP), c'est-à-dire des citoyens du pays hôte qui se consacrent principalement à des tâches administratives et de soutien, mais qui peuvent aussi occuper des fonctions d'agents de commerce, de chargés d'affaires publiques et d'agents d'administration de mission. Les autres 45 p. cent se composent des employés fixes des bureaux principaux ainsi que du personnel canadien à l'étranger (PC) en rotation, soit des employés du gouvernement qui passent une partie de leur carrière aux bureaux principaux et une partie en affectation de deux à quatre ans en mission.

Avant 1992, les employés du MAECI ne recevaient qu'une formation ponctuelle. Une étude effectuée à l'époque avait cerné les avantages potentiels d'établir un programme structuré de formation pour les nouveaux agents du service extérieur. Cela a entraîné la création de l'ICSE, qui a ouvert ses portes le 1er avril 1992.

Le mandat de l'ICSE a été révisé en 1997 et de nouveau en 2002. Son mandat actuel est contenu dans la politique d'apprentissage du sous-ministre, rendue publique en 2002. Parmi les dix services fournis en vertu de l'autorité du mandat révisé, on trouve l'appui à l'apprentissage organisationnel, le partenariat avec d'autres ministères pour des activités d'apprentissage, ainsi que l'élaboration et le contrôle continu de modèles et de programmes de formation au sein du MAECI, ceci afin d'assurer la qualité et la portée internationale du produit livré.

L'Institut est une direction générale du Secteur des ressources humaines du MAECI et se compose de quatre centres :

  • Le Centre d'apprentissage des services ministériels (CFSS) : le CFSS fournit de la formation au personnel du MAECI en matière de services généraux, notamment en ce qui concerne les systèmes de planification des ressources organisationnelles (p. ex., le Système de gestion intégrée et le Système de gestion des ressources humaines), la gestion et la technologie de l'information, l'orientation, la santé et la sécurité au travail, la gestion financière, la gestion du matériel et des immeubles et la gestion du personnel recruté sur place. Le CFSS offre également des services de formation à l'appui du programme de formation au Canada pour les ERP, du programme de la gestion et des affaires consulaires et du programme d'adjoint administratif.
  • Le Centre d'apprentissage en affaires internationales et en gestion (CFSD) : le CFSD dispense de la formation aux nouveaux agents du service extérieur en vertu du Programme de perfectionnement du service extérieur (PPSE) et offre principalement au personnel permutant des cours sur le commerce, la sécurité, la diplomatie et les compétences générales de gestionnaire.
  • Le Centre de formation linguistique (CFSL) : le CFSL enseigne les langues officielles et plus de 50 langues étrangères, principalement aux employés du MAECI.
  • Le Centre d'apprentissage interculturel (CAI) : le CAI offre à plusieurs ministères et organisations non gouvernementales et du secteur privé de la formation et des services d'information et de recherche en rapport avec l'efficacité interculturelle, ce qui inclut la formation préparatoire à l'affectation. Le financement des services du CAI est assuré à près de 90 p. cent par l'Agence canadienne de développement international (ACDI), car les organismes qui reçoivent l'appui financier de l'ACDI ont recours aux services du CAI. Le Centre fournit aussi une formation préalable à l'affectation au personnel du MAECI.

Portée et objet de l'évaluation

En 2005, le sous-ministre des Affaires étrangères a demandé à la Direction de l'évaluation (ZIE) de procéder à une évaluation de l'ICSE. Cette étude constitue la première analyse globale et indépendante de l'ICSE depuis 1995. L'évaluation avait pour but d'établir un profil exact de l'Institut et de répondre à des questions d'ordre stratégique quant à la pertinence, au taux de réussite et à la rentabilité de l'Institut.

Sur le plan de la portée, l'évaluation couvre toute l'existence de l'Institut, avec un examen plus attentif des données disponibles pour le dernier exercice (2004-2005). Près de 100 intervenants ont été interviewés et plus de 240 documents étudiés.

Résultats et conclusions

Les résultats de l'évaluation révèlent une institution mature et bien établie qui offre un éventail complet de cours et de programmes de formation professionnelle généralement caractérisés par leur haut niveau de qualité. L'Institut représente un investissement substantiel pour le MAECI. Au fil des ans, cet investissement a contribué à former un groupe de cadres, d'agents du service extérieur, d'AGC, d'ERP et d'employés fixes aux bureaux principaux qui jouissent d'un haut niveau de connaissances et de compétences standard dans des domaines variés, de la technologie de l'information à la gestion de mission.

Pertinence : Certains membres du personnel du MAECI semblent avoir l'impression que l'ICSE s'est peu à peu éloigné du travail de première ligne du ministère. L'ICSE remplit une fonction importante au sein du ministère et, potentiellement, du gouvernement du Canada; il est donc crucial de redéfinir le mandat de l'Institut et de renforcer son rôle. Les fondements du fonctionnement de l'Institut restent valables pour un service ministériel de formation qui offre des programmes d'éducation par l'entremise d'un guichet unique intégré, comme un centre d'expertise, duquel les autres ministères peuvent également profiter. La responsabilité de cerner les exigences en matière de rendement des employés et d'assurer le perfectionnement des employés incombe aux gestionnaires ministériels. L'ICSE doit répondre aux besoins en apprentissage identifiés par les gestionnaires et se charger de répondre à la demande pour renforcer son utilité et sa pertinence.

L'étude a également démontré que les pratiques de l'ICSE ne s'intègrent pas complètement dans les politiques et pratiques de ressources humaines du MAECI en rapport avec la formation et l'apprentissage (dont les politiques et pratiques de tenue des dossiers d'affectation). Cela affecte la qualité et la rentabilité de l'apprentissage au ministère.

On note le désir de la haute direction du MAECI de continuer à solidifier la position centrale du ministère au sein du gouvernement du Canada par rapport aux affaires internationales en attirant vers l'ICSE du personnel des autres ministères afin de créer un centre d'excellence pour la formation en affaires internationales. Cela dit, jusqu'à présent, l'ICSE n'a pas réussi à adapter ses programmes ni à les promouvoir auprès des autres ministères, pas plus qu'à négocier des ententes de formation en collaboration, même avec des partenaires aussi proches que Citoyenneté et Immigration Canada (CIC).

Réussite : L'Institut offre une gamme impressionnante de services de formation hautement considérés, dont son programme de formation prédépart des chefs de mission (CDM), ses cours sur les affaires internationales, son programme d'agent-gestionnaire consulaire (AGC), son programme de formation au Canada des ERP, ses cours d'initiation aux différences culturelles pour l'ACDI et ses cours de langues étrangères. L'ICSE donne également un bon éventail de cours en ligne, dirigés par un professeur ou en apprentissage autonome, qui lui valent d'être reconnu comme chef de file à l'échelle internationale. Cela dit, on a identifié des lacunes dans les programmes de l'ICSE, aucune formation n'étant actuellement offerte sur certains sujets d'intérêt (p. ex., le présentation de rapports politiques, les nouveaux traités et déclarations et le développement international). Les données recueillies ont démontré des faiblesses dans la capacité de l'ICSE de planifier et d'évaluer systématiquement et rigoureusement la formation.

Rentabilité : L'évaluation a révélé des signes d'inefficacité résultant de l'accumulation de facteurs structurels et stratégiques. Plusieurs des cours de l'ICSE répètent exactement le contenu de cours qui sont déjà offerts aux employés du MAECI par l'école de la fonction publique du Canada (EFPC), et la prestation de certains cours et services connexes (qui fait quoi) est irrégulière. L'ICSE devrait donc harmoniser ses services de formation avec l'ensemble des programmes offerts aux employés du MAECI. Enfin, l'efficacité de l'Institut bénéficierait de certains changements dans divers domaines administratifs, changements qui permettraient d'accomplir plus de choses, d'atteindre un niveau de qualité plus élevé et de toucher un plus grand nombre de gens.

Recommandations

Les recommandations détaillées découlant de notre analyse sont contenues dans le rapport principal. En voici le résumé :

Pertinence :

  1. La redéfinition du mandat de l'ICSE. Responsabilité : Comité de gestion du MAECI et ICSE.
  2. L'adaptation de la structure organisationnelle de l'ICSE en fonction de la redéfinition de son mandat et de ses services de formation, notamment par l'offre de services complémentaires visant la consolidation de l'ensemble de ses activités et l'harmonisation de son image au sein du ministère. Responsabilité : Ressources humaines et ICSE.
  3. La réaffirmation par le MAECI de la responsabilité des gestionnaires ministériels en ce qui concerne la formation professionnelle accordée à leurs employés, y compris la formation fonctionnelle et substantielle, la formation préparatoire pour les affectations, la formation professionnelle individuelle, la formation hors des heures de travail et l'enseignement des langues officielles et étrangères. Responsabilité : Comité de gestion du MAECI.
  4. L'étude par le MAECI de toutes les politiques concernant la formation du personnel et l'examen par L'ICSE de ses activités pour s'assurer de leur conformité avec les politiques du MAECI. Responsabilité : Comité de gestion du MAECI, Ressources humaines et ICSE.
  5. Le renouvellement ou l'établissement par l' ICSE de relations et d'ententes relatives aux activités de formation avec des ministères et organismes gouvernementaux clés afin d'améliorer la coordination et de renforcer les partenariats. Responsabilité : Comité de gestion du MAECI et ICSE.

Réussite :

  1. La conduite par l'ICSE d'une évaluation complète et immédiate des besoins en formation au ministère, évaluation répétée tous les trois à cinq ans. Responsabilité : ICSE.
  2. La prise de mesures par l'ICSE pour assurer la flexibilité et l'accessibilité de ses cours et programmes de formation actuels et futurs, dans une structure fournissant une formation de base commune obligatoire. Responsabilité : ICSE.
  3. La centralisation et le renforcement des capacités de l'ICSE pour la planification et l'évaluation de ses cours et programmes. Responsabilité : ICSE.

Rentabilité :

  1. L'harmonisation des cours de l'ICSE avec l'éventail des possibilités de formation disponibles pour les employés du MAECI et du gouvernement du Canada. Responsabilité : ICSE.
  2. L'accord de la priorité à la rentabilité dans le choix et l'utilisation par l'ICSE des moyens d'enseignement pertinents pour ses cours et programmes, en particulier en ce qui a trait au recours à la formation en ligne. Responsabilité : ICSE.
  3. La consolidation et l'amélioration des fonctions administratives de l'ICSE et l'étude des exigences en matière de ressources humaines afin d'accroître au maximum la rentabilité. Responsabilité : ICSE.
  4. La réunion des divers centres de l'ICSE sous un seul toit. Responsabilité : ICSE.

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1.0 Introduction

1.1 Profil de l'Institut

1.1.1 L'ICSE en bref

Fondé en 1992, l'Institut canadien du service extérieur (ICSE) est le principal fournisseur de services de formation du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI). L'ICSE offre d'importants services de formation aux agents du service extérieur de tous les niveaux, y compris les chefs de mission (CDM), ainsi qu'au reste du personnel du ministère lorsque nécessaire. La formation linguistique offerte par l'Institut couvre une cinquantaine de langues étrangères. Chaque année, on enseigne jusqu'à 15 langues différentes en fonction des besoins. L'ICSE donne également des cours d'initiation aux différences culturelles en prévision des affectations, ainsi que de la formation sur un grand éventail de sujets administratifs et généraux.

Le MAECI emploie près de 10 075 personnes à ses bureaux principaux et missions à l'étranger. Le pays a établi des relations diplomatiques avec pratiquement tous les 193 Etats indépendants et il compte 280 missions à l'échelle mondiale dans 150 pays. Le personnel du ministère est constitué à environ 55 p. cent d'employés recrutés sur place (ERP), c'est-à-dire des citoyens du pays hôte qui se consacrent principalement à des tâches administratives et de soutien, mais qui peuvent aussi occuper des fonctions d'agents de commerce, de chargés d'affaires publiques et d'agents d'administration de mission. Les autres 45 p. cent se composent des employés fixes des bureaux principaux ainsi que du personnel canadien à l'étranger (PC) en rotation, soit des employés du gouvernement qui passent une partie de leur carrière aux bureaux principaux et une partie en affectation de deux à quatre ans en mission.

Avant 1992, les employés du MAECI ne recevaient qu'une formation ponctuelle. Une étude effectuée à l'époque avait cerné les avantages potentiels d'établir un programme structuré de formation pour les nouveaux agents du service extérieur. Cela a entraîné la création de l'ICSE, qui a ouvert ses portes le 1er avril 1992. Un communiqué de presse émis le 30 septembre 1992 décrivait ainsi le rôle de l'ICSE :

« ... appuyer l'objectif du ministère d'établir un environnement de travail qui favorise la formation et le perfectionnement de l'ensemble des employés tout au long de leur carrière, ceci afin d'accroître les compétences, les connaissances et la motivation du personnel du Service extérieur canadien pour mieux promouvoir les intérêts du Canada dans le monde. »

Aujourd'hui, l'Institut offre de l'enseignement en classe dirigé par un professeur, de la formation en ligne en apprentissage autonome et des cours à distance en direct (par branchement téléphonique et informatique entre un professeur à Ottawa et jusqu'à six étudiants en mission). Depuis 1996-1997, l'ICSE publie un rapport annuel, intitulé Rapport sur l'apprentissage, qui décrit les activités de formation ayant eu lieu durant l'année. D'après le Rapport sur l'apprentissage 2004-2005, l'ICSE a dispensé un total de 42 659 jours-étudiant de formation, ce qui représente une croissance importante depuis 1999-2000 (la première année pour laquelle on a relevé des données en la matière), alors que ce total était d'environ 23 000 jours-étudiant. On définit un jour-étudiant comme étant une journée passée en formation par une personne.

1.1.2 Résultats escomptés

La politique d'apprentissage du sous-ministre, annoncée en 2002, précise le mandat actuel de l'Institut canadien du service extérieur :

[L'Institut canadien du service extérieur] s'engage :

  • à constituer un centre d'excellence en apprentissage organisationnel et à collaborer avec [l'École de la fonction publique du Canada] et d'autres partenaires afin d'offrir le meilleur éventail de possibilités d'apprentissage;
  • à conseiller la haute direction quant à l'établissement et l'atteinte des objectifs d'apprentissage du ministère;
  • à fournir de l'information, des services, des outils et des conseils pour appuyer le développement, la conception, la prestation et l'évaluation de programmes formels de formation, d'activités de développement organisationnel et d'initiatives informelles d'apprentissage;
  • à améliorer la compréhension du rôle crucial des gestionnaires (superviseurs, directeurs et directeurs généraux) dans la promotion, le maintien et l'enrichissement des possibilités formelles et informelles d'apprentissage;
  • à fournir aux gestionnaires l'appui nécessaire au développement de plans d'apprentissage pour les sections et les directions générales;
  • à collaborer avec les sections et les directions générales pour systématiquement dégager les leçons ou les pratiques exemplaires des activités et des événements significatifs, ceci afin de faciliter la transmission des connaissances essentielles;
  • à utiliser la technologie comme moyen de promotion de l'apprentissage et de transmission du savoir;
  • à constamment évaluer et améliorer la formation et les services d'appui à l'apprentissage, notamment pour confirmer l'acquisition des compétences à la fin des activités d'apprentissage, lorsqu'approprié;
  • à fournir une « carte de pointage » annuelle pour les événements et activités d'apprentissage ayant eu lieu au sein du ministère;
  • à développer et à entretenir des alliances stratégiques avec d'autres établissements éducatifs gouvernementaux visant le partage d'information, d'expertise, de matériel et d'installations dans leurs domaines communs d'intérêt.

Aucun énoncé de résultats escomptés n'existe actuellement pour l'Institut. On pourrait par contre en dresser un modèle logique simple, comme suit :

modèle logique simple

1.1.3 Structure organisationnelle

L'Institut est une direction générale du Secteur des ressources humaines du MAECI et se compose de quatre centres :

  • Le Centre d'apprentissage des services ministériels (CFSS) : le CFSS fournit de la formation au personnel du MAECI en matière de services généraux, notamment en ce qui concerne les systèmes de planification des ressources organisationnelles (p. ex., le Système de gestion intégrée et le Système de gestion des ressources humaines), la gestion et la technologie de l'information, l'orientation, la santé et la sécurité au travail, la gestion financière, la gestion du matériel et des immeubles et la gestion du personnel recruté sur place. Le CFSS offre également des services de formation à l'appui du programme de formation au Canada pour les ERP, du programme de la gestion et des affaires consulaires et du programme d'adjoint administratif.
  • Le Centre d'apprentissage en affaires internationales et en gestion (CFSD) : le CFSD dispense de la formation aux nouveaux agents du service extérieur en vertu du Programme de perfectionnement du service extérieur (PPSE) et offre principalement au personnel permutant des cours sur le commerce, la sécurité, la diplomatie et les compétences générales de gestionnaire.
  • Le Centre de formation linguistique (CFSL) : le CFSL enseigne les langues officielles et plus de 50 langues étrangères, principalement aux employés du MAECI.
  • Le Centre d'apprentissage interculturel (CAI) : le CAI offre à plusieurs ministères et organisations non gouvernementales et du secteur privé de la formation et des services d'information et de recherche en rapport avec l'efficacité interculturelle, ce qui inclut la formation préparatoire à l'affectation,. Le financement des services du CAI est assuré à près de 90 p. cent par l'Agence canadienne de développement international (ACDI), car les organismes qui reçoivent l'appui financier de l'ACDI ont recours aux services du CAI. Le Centre fournit aussi une formation préalable à l'affectation au personnel du MAECI.

Jusqu'à tout récemment, il existait un cinquième centre, celui des Services de gestion (CFSM), chargé d'offrir certains services généraux, notamment l'entretien des installations, les services financiers, le soutien à la dotation et le soutien au développement commun. Sept des dix postes de ce centre ont été réassignés (deux au HAM et cinq au CFSS), les trois autres étant éliminés (celui du directeur et deux postes de gestionnaires supérieurs).

L'Institut a à sa tête un directeur général (DG) et quatre directeurs, un pour chaque centre. L'orientation de l'ICSE est assurée par un comité de gouvernance récemment formé et constitué de gestionnaires supérieurs réprésentant le MAECI, l'École de la fonction publique du Canada (EFPC), l'ACDI, le ministère de la Défense nationale (MDN) et Citoyenneté et Immigration Canada (CIC).

1.1.4 Investissement financier, matériel et humain

En 2004-2005, l'ICSE a offert un total de 42 659 jours-étudiant de formation. De ce total, 41 972 ont été dispensés à des employés du MAECI et 687 à d'autres personnes (p. ex., conjoints, agents contractuels et employés d'autres ministères, à l'exclusion de l'ACDI).

Tel que le démontre le diagramme ci-dessous, les trois plus importants domaines de formation, selon le nombre de jours-étudiant accordés par l'ICSE aux employés du MAECI, étaient les suivants : la formation ministérielle (20,3 p. cent des jours-étudiant), les langues étrangères (17,9 p. cent) et les langues officielles (22,1 p. cent). Le reste de la formation offerte aux employés du MAECI se divisait comme suit : affaires internationales (9,4 p. cent des jours-étudiant), formation professionnelle individuelle et formation hors des heures de travail (6,0 p. cent réunis), formation en gestion (5,2 p. cent), développement organisationnel (2,5 p. cent) et initiation aux différences culturelles (0,8 p. cent).

Jours-étudiants au MAECI, 2004-2005

Jours-étudiants au MAECI, 2004-2005

D'après les données actuelles du Système de gestion des ressources humaines (SGRH) du MAECI, les employés du ministère ont reçu 8029 jours-étudiant ou plus de formation à l'externe en 2004-2005, ce qui représente 15,7 p. cent du total pour l'année (voir le diagramme ci-dessus). Cela dit, comme ce chiffre ne tient compte que des jours-étudiant rapportés, il est probablement considérablement inférieur à la réalité. La formation à l'externe avait principalement rapport à la gestion de l'information et de la technologie (SXMT), à la Loi sur la modernisation de la fonction publique, à l'Initiative d'apprentissage mondiale (à l'intention des délégués commerciaux, tant aux bureaux principaux qu'en mission), aux services aux employés (SERV), aux affaires consulaires, à la sécurité et à TRIO, en plus de la formation ponctuelle demandée par les gestionnaires aux bureaux principaux et à l'étranger.

L'ICSE a également dispensé en 2004-2005 environ 6 000 jours-étudiant de cours d'initiation aux différences culturelles à 2 723 employés d'organismes financés par l'ACDI.

Les crédits alloués à l'ICSE par le MAECI en 2004-2005 étaient de 13,6 millions de dollars. Comme l'illustre le tableau ci-dessous, les crédits ministériels de l'ICSE ont fluctué au fil des ans, quoiqu'on relève une croissance modérée depuis 1994-1995, alors qu'ils s'élevaient à 10,1 millions. Cela dit, en 1999-2000, le premier exercice pour lequel l'Institut a inclus de telles données dans son rapport annuel, 23 000 jours-étudiant de formation ont été offerts avec des crédits ministériels de 8,8 millions de dollars, tandis qu'en 2004-2005, les crédits de 13,6 millions ont financé 42 659 jours-étudiant de formation.

Crédits ministériels accordés à l'ICSE, de 1994-1995 à 2004-2005 (en millions de dollars)
1994-
1995
1995-
1996
1996-
1997
1997-
1998
1998-
1999
1999-
2000
2000-
2001
2001-
2002
2002-
2003
2003-
2004
2004-
2005
10,19,89,48,87,58,811,611,213,313,413,6

L'ACDI a versé 3,8 millions de dollars à l'ICSE en 2004-2005 pour les cours d'initiation aux différences culturelles offerts aux employés des organismes qu'elle finance. Les dépenses totales de l'ICSE en 2004-2005, avec les crédits accordés par le MAECI et la contribution de l'ACDI, s'élevaient donc à 17,4 millions. Cette somme a servi à couvrir l'équivalent de 87 postes permanents à temps plein, des paiements totaux de 5,2 millions de dollars aux trois plus importants fournisseurs contractuels de cours de langues étrangères, de langues officielles et d'initiation aux différences culturelles de l'ICSE, ainsi que les dépenses de fonctionnement de l'Institut, dont les frais d'équipement et de déplacement et les montants versés aux autres professeurs et fournisseurs contractuels.

Les classes, les bureaux et les autres locaux de l'ICSE occupent un total de 9 204 mètres carrés. La plupart de ces locaux sont situés dans le campus Bisson, à Gatineau, où se donnent pratiquement tous les cours de langues étrangères, de langues officielles et d'initiation aux différences culturelles. Les autres locaux de l'ICSE se trouvent en majorité dans l'édifice Lester B. Pearson, à Ottawa, qui abrite le CFSS, le CFSD et le bureau du directeur général. Le coût pour l'ensemble de l'espace occupé par l'ICSE, coût absorbé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au nom de la Couronne, est actuellement estimé à 2,3 millions de dollars par an.

1.2 Contexte de l'évaluation

1.2.1 Vue d'ensemble et objectifs

Cette étude constitue la première analyse globale et indépendante de l'ICSE depuis 1995. En 2005, le sous-ministre des Affaires étrangères a demandé à la Direction de l'évaluation de procéder à une évaluation de l'ICSE. La Direction de l'évaluation a alors décidé d'effectuer une évaluation en deux étapes. La première consistait principalement à déterminer la portée et la méthode appropriées pour l'évaluation; le plan de projet qui en a résulté a été terminé en décembre 2005. La deuxième étape poursuivait la première, avec la fin de la collecte de données et la production de résultats et de recommandations. Pendant la première étape, une analyse préliminaire a été effectuée afin de déterminer s'il serait rentable pour l'ICSE d'engager des employés permanents au lieu de professeurs contractuels pour les cours de langues étrangères. Le résultat de cette analyse suggère que l'embauche d'employés permanents pourrait s'avérer rentable; le présent rapport en fait état dans ses résultats et recommandations.

L'évaluation couvre toute l'existence de l'Institut, avec un examen plus attentif des données disponibles pour le dernier exercice (2004-2005). Près de 100 intervenants ont été interviewés et plus de 240 documents étudiés dans l'optique de l'analyse de questions d'ordre stratégique concernant le mandat et le fonctionnement de l'Institut.

L'Institut a été soumis à une évaluation en 1995 dans le cadre d'une étude approfondie de la fonction d'enseignement au sein du ministère. Bien que cette étude ne portait pas seulement sur l'ICSE, elle lui accordait une grande place, car il constituait déjà un élément important de la stratégie globale de formation du MAECI. L'étude de 1995 reconnaissait ce qu'avait accompli jusqu'alors l'Institut; le PPSE était bien établi, tout comme les programmes de langues étrangères, de formation ministérielle et d'initiation aux différences culturelles (en partenariat avec l'ACDI), et on offrait également une certaine formation en gestion. L'étude relevait également plusieurs domaines qui nécessitaient des améliorations; elle recommandait entre autres l'accroissement et le renforcement de la capacité de conseiller les directions en matière de formation, le transfert de la responsabilité des budgets de formation aux directions, une plus grande utilisation de la technologie éducative, l'installation d'une plate-forme LMS et le regroupement des cours de l'ICSE par sujet (et non selon le schéma de carrière). Il est à noter que, bien qu'il y ait eu des progrès, toutes ces questions restent à régler, comme l'indique le présent rapport.

Beaucoup de choses ont changé dans le milieu de formation du MAECI depuis 1995. La scène politique mondiale a considérablement évolué, et le mandat du ministère a évolué en conséquence. Ainsi, le MAECI accorde une plus grande priorité au commerce, les préoccupations en matière de sécurité sont plus grandes, et le ministère s'est clairement réorienté vers une approche axée sur les subventions, les accords de contribution et d'autres sortes de partenariats. Certains ministères ont commencé à jouer un plus grand rôle dans les affaires internationales, le MAECI faisant désormais office de coordonnateur.

Les connaissances et les compétences exigées du personnel du MAECI ont aussi évolué parallèlement à tous ces changements, ce qui a eu des conséquences majeures sur la formation au sein du ministère. Non seulement les employés doivent-ils se tenir au courant des tendances et des enjeux internationaux, mais il leur faut aussi suivre l'évolution des politiques, des programmes et des systèmes du ministère et constamment améliorer leur capacité à utiliser Internet pour entrer en contact avec le monde. La volonté accrue du Canada de maintenir une présence à l'étranger exige un accroissement des compétences de ses employés, y compris la maîtrise d'une troisième langue.

Deux politiques récemment annoncées par les organismes centraux du gouvernement empiètent sur la formation au ministère. La Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement, entrée en vigueur le 1er janvier 2006, stipule que tout nouvel employé ou gestionnaire doit suivre la formation obligatoire offerte par l'EFPC. Les experts fonctionnels des finances, des ressources humaines, de la vérification interne, des acquisitions, de la gestion du matériel, des biens immobiliers et de la gestion de l'information doivent soit démontrer leur compétence, soit suivre la formation de l'EFPC en la matière. Pendant de nombreuses années, la Commission de la fonction publique (CFP) offrait la formation en langues officielles aux employés du gouvernement sans frais pour leur ministère d'attache. À partir du 1er avril 2007, la CFP cessera de donner de la formation en langues officielles. Cette fonction sera transférée à l'EFPC, qui ne fournira de formation sans frais pour le ministère d'attache que dans de rares occasions (p. ex., une formation linguistique découlant d'une dotation non impérative). L'application de ces politiques aura diverses conséquences pour le MAECI, notamment : (1) c'est l'EFPC qui donnera la formation requise aux nouveaux employés, aux nouveaux gestionnaires et aux experts fonctionnels du MAECI (formation qui était autrefois en partie offerte par l'ICSE) et (2) le MAECI sera chargé d'assurer la majorité de la formation en langues officielles.

Enfin, soulignons l'évolution des techniques de formation et de perfectionnement. Ainsi, le recours à la technologie et à diverses méthodes de formation en ligne a tellement augmenté qu'il fait maintenant partie des normes.

1.2.2 Approche et portée de l'évaluation

L'évaluation avait pour but d'établir le profil exact de l'Institut et de répondre à des questions d'ordre stratégique sur sa pertinence, son taux de réussite et sa rentabilité, sans constituer une évaluation pédagogique.

Cette analyse a donc une portée plus large qu'une évaluation pédagogique. Elle visait l'examen de programmes complets et d'ensembles de cours plutôt que de cours et de parcours d'études précis. Il est important de souligner qu'on peut mesurer le succès d'un programme de formation par une évaluation pédagogique, en utilisant le modèle d'évaluation de la formation de Kirkpatrick à quatre niveaux(1).

L'évaluation de la rentabilité de l'ICSE et de ses programmes tient compte de l'ensemble des coûts impliqués. Cela comprend les frais de gestion et d'administration, le coût des locaux, le salaire ou le traitement des professeurs et les frais de déplacement. La rentabilité a été évaluée cours par cours, mais aussi pour l'ensemble des opérations de l'Institut.

La question de la pertinence était cruciale, étant donné le temps qui s'est écoulé depuis la dernière évaluation de l'Institut et l'importance des changements survenus au ministère après la création de l'ICSE. La question a été abordée dans le contexte de l'éventail des options disponibles et des autres programmes de formation et activités connexes du MAECI et de ses principaux partenaires gouvernementaux (ministères et organismes).

Les questions utilisées pour l'évaluation ont été énoncées dans le cadre de référence publié le 15 septembre 2005 et précisées dans le plan de projet du 2 décembre 2005, comme suit :

Pertinence :

  • Redéfinition du mandat de l'ICSE. Quel devrait être le mandat stratégique de l'Institut pour les prochaines années, et quelle structure serait la plus appropriée pour l'accomplissement de ce mandat ?

Réussite :

  • Réalisation des objectifs de cours. Dans quelle mesure les objectifs de formation ont-ils été atteints ?
  • Réalisation des objectifs de l'Institut. Dans quelle mesure les objectifs de l'Institut ont-ils été atteints ?

Rentabilité :

  • Rentabilité des cours. Les cours et programmes de l'ICSE sont-ils rentables dans leur forme actuelle ?
  • Rentabilité des centres et de l'Institut. Les modèles de service employés par les centres et l'Institut sont-ils rentables ?
  • Existe-t-il des approches ou des options plus économiques qui permettent d'atteindre les résultats escomptés pour l'ICSE ?
  • Dans quelle mesure les systèmes de gestion et d'information de l'ICSE sont-ils efficaces pour le suivi et le rapport des résultats obtenus ?

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2.0 Méthode

Les moyens employés pour effectuer cette évaluation comprenaient entre autres une analyse documentaire, une étude indépendante d'efficacité, un examen indépendant des cours en ligne de l'ICSE, ainsi que des entrevues avec des employés de divers paliers du ministère, des informateurs externes et d'autres intervenants.

2.1 Description de la méthode d'évaluation

2.1.1 Analyse documentaire

Plus de 240 documents ont été méthodiquement examinés, y compris une gamme complète de documents de l'ICSE : les rapports annuels de 1996-1997 à 2004-2005, les rapports d'évaluation des programmes de l'Institut et autres documents connexes, des évaluations stratégiques aux évaluations de cours (à tous les niveaux), en passant par les bilans et les rapports de vérification, d'autres rapports de l'ICSE et la documentation afférente, le calendrier, le matériel, les descriptions de cours et de programmes d'étude, les documents de promotion, les registres de cours, les contrats des fournisseurs, la documentation financière et le système de contrôle financier. De plus, le ministère a effectué simultanément une vérification des pratiques de l'ICSE en matière de passation des contrats, vérification qui a également servi à l'évaluation.

Parmi les autres documents étudiés, on compte des documents et registres de ressources humaines pertinents, du matériel provenant d'établissements frères au Canada (comme l'EFPC) et à l'étranger, y compris leurs mandats, leurs structures organisationnelles, leurs programmes d'étude, leurs calendriers et divers rapports, ainsi que des articles publiés en rapport avec le domaine.

2.1.2 Entrevues

Un total de 96 personnes ont participé à des entrevues en profondeur ou à des groupes de discussion et de consultation. Dans la plupart des cas, les rencontres avec les interviewés et les autres informants clés se déroulaient en face-à-face, souvent à leur bureau. Certaines entrevues ont cependant été menées au téléphone. Lorsque cela s'est avéré nécessaire, les communications ont eu lieu par courriel. Les interviewés comprenaient :

  • vingt-neuf gestionnaires supérieurs des bureaux principaux du MAECI, dont les deux sous-ministres et tous les sous-ministres adjoints;
  • quatre CDM;
  • sept gestionnaires de l'ICSE, dont le DG et les directeurs et directeurs intérimaires;
  • dix autres membres du personnel supérieur du MAECI;
  • des représentants de dix autres ministères ayant un intérêt confirmé ou potentiel envers les activités de l'ICSE, y compris le président de l'EFPC, le premier vice-président de l'ACDI, le directeur de la formation professionnelle du MDN et le directeur du personnel de CIC;
  • quinze anciens ou actuels participants au PPSE;
  • quatre représentants de l'Association professionnelle des agents du service extérieur (APASE);
  • des cadres supérieurs d'établissements frères aux États-Unis et en Australie;
  • des responsables de la formation au sein d'autres ministères fédéraux.
2.1.3 Analyse de l'efficacité opérationnelle de l'ICSE

En plus de l'examen d'indices comme le coût par jour-étudiant, nous avons procédé à une étude comparative du fonctionnement de l'ICSE et de celui d'établissements privés d'enseignement afin de vérifier l'efficacité opérationnelle de l'Institut (maximisation de l'apprentissage par dollar dépensé). Des représentants du Collège LaSalle ont étudié et commenté les approches pédagogiques, l'administration, la conception des cours et leur prestation pour chacun des quatre centres de l'ICSE, lorsque c'était possible, et pour l'Institut en général. Le Collège LaSalle est un établissement d'enseignement canadien privé qui a des filiales partout dans le monde. Il offre entre autres des programmes de design de mode et de gestion d'établissements de restauration axés sur le marché du travail international. Le Collège LaSalle donne également des cours de langues étrangères. Dans l'ensemble, cette analyse visait à déterminer à quels endroits il serait possible de réaliser des économies importantes.

2.1.4 Analyse de la formation en ligne de l'ICSE

Afin d'évaluer la formation en ligne offerte par l'ICSE, nous avons demandé à un représentant de l'université Athabasca d'étudier et de commenter les cours disponibles sur le portail d'apprentissage en ligne de l'Institut. L'université Athabasca a été la première université au Canada à exploiter pleinement les méthodes de cyberenseignement; elle est d'ailleurs reconnue comme un chef de file en la matière au pays.

2.1.5 Comité de direction

L'évaluation a bénéficié de l'orientation d'un comité de direction à certaines étapes clés du processus. Le comité a examiné et approuvé le plan de travail ainsi que la présentation des résultats et des recommandations que contient le présent rapport. Ce comité était présidé par le sous-ministre délégué aux Affaires étrangères d'alors (l'actuel sous-ministre de Commerce international Canada) et composé de membres du MAECI, de l'ACDI et de l'EFPC.

2.2 Limites de l'évaluation

L'évaluation n'a pas produit de nouvelles données quantitatives, aucune enquête n'ayant été effectuée auprès des employés ou des bénéficiaires de la formation. Par contre, en tant qu'exercice stratégique, l'évaluation s'est principalement inspirée de renseignements de nature qualitative et des opinions exprimées par les interviewés, qui représentaient un éventail complet de points de vue. Toutes les statistiques et données descriptives contenues dans ce rapport, y compris celles présentées dans la première section et celles utilisées lors de l'analyse de l'efficacité opérationnelle, ont été fournies et verifiées par l'ICSE, sans vérification secondaire. Les conclusions et les recommandations constituent la synthèse d'observations qualitatives et non d'une analyse de résultats d'enquête ou d'autres types de données quantitatives.

L'évaluation était limitée à des questions stratégiques générales. Les ressources allouées pour l'étude ne permettaient pas l'examen détaillé de la conception des cours et des méthodes pédagogiques.

Le but de l'analyse de l'efficacité opérationnelle n'était pas d'établir une comparaison directe entre l'ICSE et un établissement d'enseignement privé, étant donné les importantes différences qui les séparent sur les plans de la mission, de la clientèle et du milieu. L'interprétation faite de l'efficacité opérationnelle de l'ICSE à la suite de cette analyse tient donc compte de ces différences.

L'analyse de la formation en ligne offerte par l'ICSE et la comparaison de l'ICSE avec certains établissements frères au gouvernement canadien et à l'étranger étaient limitées par les ressources consacrées à l'étude. Cela dit, nous estimons que chaque exercice était valable et appuyait adéquatement les conclusions et les recommandations dans l'évaluation.

2.3 Rigueur de l'évaluation

À toutes les étapes de l'analyse, nous avons eu recours à diverses sources d'information validée de deux provenances principales : la documentation et les entrevues. Puisque l'évaluation concernait des enjeux stratégiques de haut niveau, nous avons évité de donner des résultats détaillés et des recommandations au sujet de cours ou d'activités particulières (ce qui aurait exigé la récolte de données d'enquête auprès des bénéficiaires de la formation) et avons limité la portée de nos conclusions et de nos recommandations aux programmes et aux approches d'ensemble de l'Institut. Sur ce plan, l'évaluation est considérée rigoureuse.

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3.0 Résultats

3.1 La pertinence de l'ICSE

3.1.1 Mandat

L'analyse des données de l'évaluation indique que l'ICSE a, dans une large mesure, assumé la responsabilité de définir les besoins en apprentissage des employés du ministère. Au fil du temps, les gestionnaires, qui ont autant la responsabilité de décider des activités à entreprendre que celle de déterminer les résultats escomptés et la nature des compétences exigées des employés pour y parvenir, ont en grande partie délégué à l'ICSE la tâche de délimiter les besoins en apprentissage des employés. De son côté, le personnel de l'ICSE a implicitement accepté cette responsabilité en produisant un calendrier annuel de cours. Cette situation accroît le risque d'une distanciation graduelle entre les activités et les programmes de l'ICSE et les besoins en constante évolution du ministère dans son travail de première ligne.

Le mandat officiel de l'Institut n'en clarifie pas particulièrement le rôle. La haute direction de l'ICSE considère que c'est la politique ministérielle de 2002 en matière d'apprentissage qui définit son mandat (tel qu'indiqué dans la première section). Pourtant, le site Web de l'ICSE reprend une déclaration approuvée par le Comité de gestion du MAECI (CGM) en 1997 qui décrit ce mandat comme suit :

L'Institut canadien du service extérieur jouit de l'autorité fonctionnelle en matière de formation au ministère et est chargé :

  1. de recommander au comité exécutif une politique et un cadre de gestion et de coordination de la formation;

  2. d'assurer la conception et la prestation de la formation au sein du ministère;

  3. de contrôler toute la formation au ministère et, avec la participation du Bureau de l'inspecteur général, d'évaluer son efficacité dans ses rapports annuels au comité exécutif. Ces rapports devront être orientés vers l'avenir afin de former la base du plan d'activités annuel de l'ICSE, sujet à l'approbation du comité exécutif;

  4. de conseiller et d'assister les directions générales quant à leurs besoins particuliers en formation; d'étudier les projets de formation des directions générales dont le coût s'élève à 50 000 $ ou plus; de favoriser la coopération entre les directions générales pour maximiser la formation commune;

  5. de soutenir la réalisation des objectifs de politique étrangère 

    1. en offrant de la formation à d'autres organismes selon le principe de la récupération des coûts et 
    2. en organisant à l'occasion des séminaires ou colloques sur des questions de fond.

Les deux énoncés de mission diffèrent, bien qu'ils se recoupent en partie. Un examen critique des objectifs qui y sont énumérés suggère que l'Institut adhère en fait à certains objectifs de chaque énoncé, mais qu'il effectue aussi des activités sans rapport. En résumé, il manque à l'ICSE un énoncé de mission unique et significatif sanctionné par la haute direction du ministère, ce qui l'a obligé à établir soi-même son but et son identité.

Le rôle de l'ICSE est devenu progressivement moins clair au fil des ans, à cause de l'ajout de divers services et responsabilités. L'ICSE contrôle un fonds annuel de 250 000 $ réservé à la FPI et à la formation hors des heures de travail. Les employés du ministère doivent faire eux-mêmes la demande à l'ICSE pour obtenir la formation qu'ils désirent, jusqu'à une valeur de 2 000 $, après avoir obtenu l'approbation de leur directeur. L'Institut peut alors accepter ou rejeter la demande. Plusieurs employés du ministère ont une expérience négative de ce fonds (p. ex., refus de leur demande), quand ils n'en ignorent pas complètement l'existence. Le personnel de l'ICSE, pour sa part, préférerait ne pas avoir à assumer cette responsabilité.

Au milieu des années 1990, le Centre d'apprentissage interculturel (CAI) a été transféré de l'ACDI, où il s'appelait le Centre de préparation des coopérants, au MAECI. De nos jours, la plupart des clients du CAI proviennent toujours de l'ACDI. Les interviewés étaient tous d'avis qu'il est approprié pour l'ICSE de continuer d'héberger le CAI. Cela dit, il s'agit essentiellement d'un organisme distinct de l'Institut, sans lien avec les autres services qui offrent de la formation au ministère, comme le CFSL et SERV (qui dispensent au personnel du MAECI une formation pratique de préparation aux affectations), et qui ne semble pas avoir fait de progrès importants dans l'évaluation et la satisfaction des besoins du personnel du MAECI.

Dans les années 1970, pour pallier le manque de cours de langues officielles à temps partiel à la Commission de la fonction publique (CFP), le MAECI a créé le programme de maintien des langues officielles, qui a ensuite été intégré dans le programme d'étude de l'ICSE. En 1999, à cause de la longue liste d'attente pour les cours de la CFP et de la durée du programme d'étude de celle-ci, l'ICSE a mis sur pied le cours intensif ab initio pour débutants afin de répondre aux besoins en formation du MAECI. Peu à peu, les gestionnaires supérieurs du ministère qui ne pouvaient attendre leur tour pour suivre les cours de la Commission, à la prestation centralisée, ont commencé à fréquenter les cours de langues officielles de l'Institut. Aujourd'hui, le programme de formation en langues officielles est plus achalandé que celui des langues étrangères.

En ce qui a trait aux compétences administratives et générales, l'ICSE et la Direction des services ministériels se partagent la conception, le développement et la prestation des programmes de formation, partiellement en fonction du cadre établi entre les deux parties dans leur protocole d'entente du 20 décembre 1995. Habituellement, lors des premières étapes, l'ICSE participe à la définition des exigences budgétaires et peut collaborer avec des équipes techniques à la création de matériel pédagogique. Par exemple, l'Institut a récemment établi un partenariat avec la DSM pour l'actualisation du Système de gestion intégrée (SGI) et, en 2002, lui a prêté certains de ses employés pendant près de trois ans pour diriger l'équipe de formation sur Signet 3. L'ICSE a déterminé les besoins financiers et dirigé la formation pour le projet de banque d'information interne pendant environ quatre ans. Ces deux projets, la Banque d'information interne et Signet 3, ont remboursé au CFSS le coût des ETP prêtés pour assurer leur réalisation.

Malgré la bonne relation de travail entre l'ICSE et la DSM, la responsabilité concernant un programme donné est déterminée par les fonds dont dispose ou non la DSM pour la formation en rapport avec un système intégré. Par exemple, comme c'est l'ICSE qui a conçu la formation mentionnée plus haut en vue de l'actualisation du SGI, il s'agit essentiellement d'un programme de l'ICSE. Par contre, la formation en rapport avec la Banque d'information interne a été fournie par la DSM et non par l'ICSE, étant donné qu'une somme avait été réservée à cette fin dans son budget pour le projet. SMXT, TRIO, SERV et d'autres secteurs fonctionnels du ministère offrent aussi de la formation aux employés. Il n'existe aucune politique qui détermine systématiquement qui doit fournir la formation sur un sujet donné.

Les services de développement organisationnel de l'ICSE sont nés à la suite d'une série de demandes ponctuelles de la part de gestionnaires familiers avec la formation dispensée par l'Institut. Comme nous l'avons déjà mentionné, ces services sont généralement bien appréciés. Cela dit, ils constituent un domaine d'activité greffé de façon désordonnée au programme de base de formation professionnelle de l'ICSE, sans l'approbation de la direction et sans tentative de coordination avec les services ministériels similaires, comme les services de conseils et de consultation ou d'autres services liés aux ressources humaines.

Enfin, au lieu de reconnaître l'ICSE comme une seule entité (p. ex., un centre gouvernemental d'excellence en formation en Affaires internationales, tel que l'a suggéré un haut fonctionnaire du ministère), on a séparé ses opérations dans quatre centres distincts. Chaque centre a sa propre relation avec les clients, son propre système d'inscription des bénéficiaires et son propre matériel promotionnel, avec un logo et un concept distincts. Cette situation s'est développée avec le temps étant donné le manque d'efforts en vue d'établir clairement une vision et une mission unifiée pour l'Institut. La confusion et l'empiétement caractérisent de plus en partie le fonctionnement des quatre centres. Certains cours et programmes ne sont pas clairement classés et chevauchent divers domaines. Chaque centre organise les cours à sa façon, les uns par sujet, les autres selon la clientèle visée.

Nous pouvons donc conclure que le manque d'un mandat clair approuvé par le ministère et le fonctionnement trop indépendant des centres ont fait de l'ICSE un fourre-tout dont les services de base, axés sur la formation, se mélangent à toutes sortes de responsabilités ajoutées pour répondre aux besoins à mesure qu'ils surviennent, sans cohérence ni logique.

3.1.2 Politiques et pratiques ministérielles

L'efficacité de l'apprentissage dans une organisation dépend en partie de la mesure dans laquelle l'enseignement est intégré dans les pratiques de gestion de l'organisation. L'apprentissage est aussi lié aux politiques et aux procédures de l'organisation, sur lesquelles l'établissement d'enseignement n'a parfois aucun contrôle. Notre analyse a permis de relever plusieurs exemples où le manque d'harmonisation de la formation de l'ICSE avec les politiques et procédures ministérielles avait nui à l'efficacité de l'apprentissage, le cas le plus flagrant étant l'enseignement des langues étrangères.

Bien que la qualité de l'enseignement des langues étrangères et les critères d'évaluation de l'ICSE soient élevés, le ministère est reconnu pour placer à l'étranger des employés qui ne maîtrisent pas suffisamment la langue locale, même lorsque leur poste l'exige. Une analyse effectuée récemment par le Bureau du vérificateur général (BVG) souligne que seulement 30 p. cent des postes du MAECI pour lesquels la maîtrise de la langue est exigée sont remplis par des candidats adéquatement formés. Ce problème est en grande partie imputable aux incohérences apparentes dans le processus d'identification des exigences linguistiques. La désignation linguistique d'un poste à l'étranger ne signifie pas que, dans la pratique, ce poste exige effectivement un tel niveau de maîtrise linguistique, tandis qu'il existe des postes sans désignation linguistique dont le titulaire devrait en fait parler la langue couramment, sans toutefois que cela entre dans les statistiques. Le problème est aussi lié à diverses autres pratiques en matière de ressources humaines. Par exemple, malgré ses efforts passés en ce sens, le ministère a cessé de chercher des candidats à l'embauche qui maîtrisent une troisième langue. L'évaluation a aussi révélé que la maîtrise des langues est employée de façon inconstante comme critère de sélection du personnel permutant pour les affectations. Ces pratiques accroissent considérablement le besoin de formation en langues étrangères au sein du MAECI. En outre, une fois qu'il a été déterminé qu'un employé doit suivre un cours de langue étrangère, il peut s'avérer difficile pour le travailleur de se libérer de ses tâches afin de se consacrer pleinement à sa formation linguistique.

Le manque d'harmonisation des divers systèmes d'inscription et de tenue des dossiers d'étudiants employés à l'Institut avec le système PeopleSoft utilisé au ministère pour les dossiers de ressources humaines donne lieu à un autre problème : il est impossible d'établir un lien entre les indicateurs de compétence linguistique, comme la réussite d'un cours, et le système d'évaluation du rendement du ministère. Cela signifie, entre autres, qu'il n'existe au ministère aucune liste fiable des personnes ayant terminé un cours de langue étrangère et de leur niveau de maîtrise de cette langue.

3.1.3 Concertation interministérielle

La croissance de l'ICSE au fil des ans s'explique en partie par l'ajout à son calendrier de la formation en compétences de gestion et dans diverses spécialités fonctionnelles, dont les acquisitions, les finances et la gestion du matériel. Puisque les cours touchant à ces domaines ont été développés à l'interne, ils sont principalement axés sur les besoins du MAECI et sur les enjeux d'importance pour le ministère. L'EFPC offre aux gestionnaires et aux employés de l'ensemble de la fonction publique des cours qui couvrent presque tous ces sujets. La majorité des cours donnés par l'ICSE sont communs à tous les ministères et sont donc dispensés centralement. En offrant une formation à l'interne dans ces domaines, l'ICSE a tacitement favorisé l'isolement du personnel du MAECI, mettant du coup un frein aux avantages qu'il aurait pu retirer de la « pollinisation croisée ». De plus, en répétant les programmes de formation disponible, l'ICSE dépense inutilement des ressources.

L'ICSE a permis aux employés du MAECI de rester isolés du personnel des partenaires naturels de ce dernier (p. ex., l'ACDI, le MDN et CIC). Bien que des membres du personnel de l'ACDI participent aux programmes d'étude de l'ICSE, ils le font séparément. Rares sont les employés de l'ACDI qui suivent un cours régulier de l'ICSE. Le MDN a un centre de langues étrangères pour attachés militaires dont l'approche et les cours sont pratiquement identiques à ceux de l'Institut, mais les employés des deux ministères ne reçoivent jamais de formation ensemble. Le ministère de la Citoyenneté et de l'Immigration a élaboré son propre programme de perfectionnement pour ses agents du service extérieur, qui est presque identique à celui de l'ICSE.

Enfin, peu d'employés des autres ministères, même ceux qui oeuvrent dans le domaine international, reçoivent une formation de l'ICSE. Les représentants des autres ministères rapportent qu'ils ne sont généralement pas au courant des programmes offerts par l'ICSE, et que ceux qui le sont trouvent qu'ils ne répondent pas assez à leurs besoins.

3.2 Réussite

3.2.1 Présence de l'institution

Il appert que les ministères des Affaires étrangères de pays de même sensibilité, comme le Royaume-Uni et les États-Unis, ont des établissements d'enseignement similaires à l'ICSE. Bien que chacun ait ses particularités, la plupart d'entre eux offrent un programme de perfectionnement aux nouveaux agents du service extérieur, de la formation concernant divers aspects des affaires internationales et du commerce, des études territoriales (des modules éducatifs détaillés concernant des pays ou des régions géographiques précises) et des cours de langues étrangères. L'étude de ces établissements n'a pas permis de conclure qu'un modèle en particulier s'impose comme le meilleur. Aucun d'entre eux n'a par ailleurs une approche qui semble clairement supérieure ou qui mérite d'être imitée par l'ICSE. L'analyse a plutôt confirmé que la diversité des établissements et des méthodes pédagogiques correspond globalement aux normes internationales, et qu'il existe plusieurs façons de répondre aux besoins en formation d'un ministère des Affaires étrangères. Il incombe à chacun de ces établissements d'évaluer les besoins en apprentissage et de mettre au point des approches qui conviennent à sa situation.

L'EFPC fournit au personnel de tous les ministères et organismes du gouvernement du Canada des services centralisés de formation en gestion et dans des spécialités fonctionnelles (finances, ressources humaines, vérification interne, acquisitions, gestion du matériel, biens immobiliers et gestion de l'information) et sur un éventail de sujets dignes d'intérêt (élaboration de politiques, rédaction de notes documentaires et habiletés liées au travail d'équipe) à des fonctionnaires de tous niveaux. Pratiquement chaque ministère et organisme gouvernemental offre une certaine formation, généralement axée sur des thèmes de fond en rapport avec son mandat. Certains ministères et organismes dispensent également de la formation sur ce qu'on peut considérer comme des thèmes d'intérêt général (p. ex., gestion et spécialités fonctionnelles) qu'il faut adapter aux besoins du personnel ministériel ou tout simplement dispenser localement.

Le modèle de formation le plus répandu au ministère est celui d'une section relativement petite qui effectue l'évaluation des besoins en formation, qui offre la formation de base, notamment pour ce qui est de l'orientation, de la santé et la sécurité et des systèmes ministériels de technologie de l'information (TI), et qui assure l'instruction sur des questions de fond sur une base ponctuelle ou régulière. En fin de compte, ce sont les gestionnaires hiérarchiques qui ont la responsabilité de définir quelles sont les connaissances et les compétences nécessaires aux employés pour bien accomplir leur travail. Ces gestionnaires ont également la tâche d'assurer la disponibilité de la formation adéquate. C'est habituellement le gestionnaire qui demande une formation pour un de ses employés qui doit en payer le coût. Plusieurs ministères et organismes gouvernementaux ont de grands établissements d'enseignement officiels pour des emplois spécialisés, notamment ceux de militaire, d'agent de la Gendarmerie royale du Canada, d'agent des douanes, d'agent des pêches, de technicien de vol et de membre de la Garde côtière. Dans ces cas, les employés potentiels doivent d'abord terminer avec succès un long programme de formation de préemploi avant de pouvoir assumer leurs fonctions.

L'ICSE se situe un peu à mi-chemin entre une section typique de formation du ministère et un grand établissement officiel. Le PPSE est un programme de formation de trois ans conçu à l'intention des agents du service extérieur en début de carrière et qui associe l'expérience professionnelle à l'enseignement en classe. Certains programmes et cours de l'ICSE s'apparentent plus à ceux offerts par d'autres ministères importants (comme les cours spécialisés visant l'amélioration de la capacité des employés à effectuer leurs tâches actuelles et éventuelles). En ajoutant les cours de langues étrangères et la formation en langues officielles, l'ICSE constitue un établissement gouvernemental de formation de taille moyenne; le budget de l'ICSE couvre la majorité des dépenses du MAECI pour la formation, et l'Institut offre un grand éventail de cours et de programmes. Il est donc naturel que l'ICSE ait acquis une place importante au sein du ministère.

3.2.2 Qualité de la formation et des services connexes

Les bénéficiaires de la formation de l'ICSE se déclarent satisfaits de plusieurs des sujets traités et de la qualité de l'instruction pour bon nombre de programmes de l'Institut. Les participants apprécient l'enseignement dispensé par des membres du personnel supérieur du MAECI versés dans leur domaine, ainsi que la serviabilité et la compétence du personnel de l'Institut. L'analyse des données recueillies a permis d'identifier divers programmes ou ensembles de cours considérés de haute qualité parmi l'éventail de services de l'ICSE. En voici une liste partielle :

Programme de chefs de mission (et autres cours de gestion). Le programme de formation prédépart des CDM offre une préparation à l'affectation cohérente et pertinente généralement considérée excellente, et ce, autant aux chefs de mission expérimentés qu'à ceux qui en sont à leur première mission. L'Institut donne également de la formation de niveau débutant en rapport avec la gestion de mission, soit par des cours indépendants (p. ex., gestion du personnel ou de programme à l'étranger), soit dans le cadre de ses cours généraux de gestion (p. ex., programme d'orientation des directeurs).

Cours d'affaires internationales. L'ICSE offre des cours qui traitent d'un large éventail de questions de fond en rapport avec la mission du ministère, souvent à l'intention des nouveaux agents du service extérieur, qui les suivent dans le cadre du PPSE. Certains autres cours, comme L'agent de pupitre par excellence, les Techniques de négociation (bilatérale et multilatérale), la Promotion des investissements directs étrangers, le Canada et le conflit au Moyen-Orient, les Mesures à prendre en cas de désastre, la Défense et la promotion des intérêts canadiens et la Gestion de situation, ont été conçus pour des employés d'expérience qui ont besoin d'information sur un sujet précis. L'ICSE continue d'élargir sa gamme de services pour appuyer les priorités ministérielles. En ce moment, l'Institut travaille à étoffer son programme d'affaires internationales en fonction d'un profil de compétences des agents du service extérieur récemment établi pour les quatre niveaux de ce groupe. Le nouveau programme vise non seulement les agents du service extérieur, mais aussi d'autres employés du MAECI et des partenaires du gouvernement dans les affaires internationales.

Formation spécialisée. L'ICSE offre plusieurs programmes complets à d'autres groupes précis d'employés du ministère. Parmi ces programmes, on compte celui de huit mois en gestion et affaires consulaires et le programme d'adjoint administratif, qui ont tous deux obtenu des évaluations positives.

Formation des employés recrutés sur place. Chaque année, de trois à quatre programmes de formation sont dispensés au Canada à des ERP des missions à l'étranger. Le programme de formation au Canada des ERP est non seulement un outil efficace de formation, mais il sert en plus à orienter les employés recrutés à l'étranger quant au MAECI et au Canada en général. Le programme de formation au Canada des ERP vise les employés relativement récents (qui ont d'un à cinq ans d'expérience).

Formation en ligne. En 2004-2005, la formation en ligne représentait approximativement neuf p. cent des jours-étudiant dispensés par l'ICSE. Les services ministériels et administratifs sont les sujets les plus populaires. L'Institut utilise diverses méthodes d'enseignement en ligne, des simples modules interactifs d'apprentissage autonome à la formation à distance dirigée par un professeur, en passant par des modules sophistiqués avec extraits vidéo et autres accessoires.

La formation en ligne de l'ICSE est reconnue par d'autres établissements d'enseignement au Canada, notamment par l'EFPC, mais aussi à l'étranger (entre autres par le Foreign Service Institute états-unien et le congrès annuel des directeurs d'instituts diplomatiques), en tant qu'exemple d'utilisation de la technologie de pointe pour relever les défis associés à la formation du personnel à l'échelle planétaire. Selon la présente analyse, les stratégies d'enseignement et la technologie employée par l'Institut sont parfaitement adaptées à la matière. Les cours en ligne sont conçus en fonction de l'étudiant et adaptés à ses besoins, en plus d'être très rentables.

Cours de langues étrangères. L'ICSE assure la formation en neuf langues étrangères principales et dans une quarantaine de langues additionnelles, en fonction des besoins. Trois niveaux de cours de langues étrangères sont offerts : compétences linguistiques de niveau professionnel général (de six à vingt mois à temps plein), intégration sociale (d'un à trois mois à temps plein ou à temps partiel) et maintien des compétences (deux heures par semaine). En 2004-2005, l'Institut a offert des cours de compétences linguistiques de niveau professionnel général à ses étudiants dans les langues suivantes : espagnol, japonais, russe, mandarin, portugais, arabe, allemand, italien, indonésien et ukrainien. Le nombre moyen de jours-étudiant pour le même exercice était de 91 par élève, les cours de mandarin ayant la moyenne la plus élevée, à 169 jours-étudiant par élève. Toujours en 2004-2005, le nombre moyen de jours-étudiant en intégration sociale était de 22 par élève.

La formation en classe dirigée par un professeur représentait 85 p. cent des jours-étudiant de formation en langues étrangères dispensés par l'ICSE en 2004-2005. Tous les professeurs sont engagés par l'entremise d'un fournisseur central. L'Institut a également des modules de cyberenseignement; en 2004-2005, 479 jours-étudiant de formation ont été dispensés en ligne, soit cinq p. cent du total pour les cours de langues étrangères. L'ICSE permet de plus à ses étudiants à temps plein de langues étrangères de participer à un programme d'immersion de sept semaines au Japon, en Chine, en Jordanie, en Italie, en Allemagne ou au Mexique pour compléter leur apprentissage en classe. En 2004-2005, 25 étudiants ont bénéficié de ce programme d'immersion, recevant ainsi dix p. cent du total des jours-étudiant de formation en langues étrangères.

L'ICSE aide aussi le personnel du MAECI à acquérir des langues étrangères par des moyens externes. En 2004-2005, l'Institut a aidé 16 employés à obtenir des cours privés et quatre autres à s'inscrire à des cours de langue universitaires à l'étranger.

D'autres pays utilisent un modèle mixte similaire, quoiqu'ils aient parfois recours à une plus grande variété d'approches pédagogiques. Par exemple, le Foreign Service Institute des États-Unis emploie un certain nombre de professeurs de langue à temps plein en plus de ses professeurs contractuels. Certains pays sous-traitent une partie importante de leur formation linguistique à des établissements privés, soit à leurs bureaux principaux ou à l'étranger. D'autres envoient leurs employés suivre des cours de langue et se familiariser avec la culture de leur pays d'affectation un an avant le début de leur mission afin de profiter au maximum des avantages de l'immersion.

En général, les étudiants ont une haute estime des cours de langues étrangères de l'ICSE. Leurs résultats d'examens sont habituellement bons par rapport aux normes internationales, sauf dans le cas d'étudiants qui n'assistent pas régulièrement aux cours ou qui sont incapables de consacrer le temps nécessaire à leur formation linguistique.

Cours d'initiation aux différences culturelles. Les cours d'efficacité interculturelle ont été conçus pour améliorer les connaissances et les aptitudes interpersonnelles des employés afin qu'ils aient plus de facilité à vivre et à travailler dans une autre culture. La principale préparation interculturelle consiste en un cours de trois jours. Cette formation est assurée dans le cadre du calendrier normal de l'ICSE, mais aussi selon les besoins des professionnels en poste partout dans le monde, et ce, pour pratiquement n'importe quelle affectation diplomatique ou de développement. Près des trois quarts des bénéficiaires de la formation interculturelle travaillent pour des organismes financés par l'ACDI qui oeuvrent dans le domaine du développement international. En 2004-2005, 14 p. cent des bénéficiaires étaient employés par le MAECI, et 13 p. cent représentaient d'autres ministères ou des organisations non gouvernementales. Le principal client de ce service, l'ACDI, fait état d'un haut taux de satisfaction des bénéficiaires et a renouvelé sa convention de services avec l'ICSE pour 2005-06.

Autres services. L'ICSE fournit des services autres que la formation. Certains de ses services sont considérés efficaces et sont populaires auprès des clients. À l'occasion, l'Institut aide les directions, les directions générales, les sections et les missions à mettre sur pied leurs propres programmes de formation. La mission de Tokyo, par exemple, a récemment élaboré une initiative d'apprentissage avec l'assistance de l'ICSE. L'Institut offre également des services de développement organisationnel.

En 2004-2005, 12 sections des bureaux principaux et 12 missions ont profité des services de développement organisationnel de l'ICSE concernant la gestion des conflits, l'élaboration des plans d'apprentissage, l'indicateur de types psychologiques Myers-Briggs, la gestion du rendement et l'efficacité de la mission. En général, les séances sont dirigées par un ou deux experts-conseils contractuels ou membres du personnel du CFSD. Le ministère a aussi un programme d'aide aux employés et un nouveau système de gestion des conflits qui offrent tous deux des services connexes. Aucune coordination officielle n'existe entre ces unités et les services de développement organisationnel de l'ICSE.

3.2.3 Besoins en développement

Tel que nous l'avons déjà mentionné, l'ICSE offre de la formation sur toute une gamme de sujets. En plus de ses programmes de base, l'ICSE accueille les suggestions des clients du MAECI concernant des thèmes de cours à développer ou d'autres initiatives d'apprentissage, en autant qu'un parrain et un public cible précis soient identifiés. Parmi les cours mis sur pied à la demande de gestionnaires du MAECI, on trouve : Introduction à l'Islam, L'Économie pour les spécialistes de la politique étrangère, La Sécurité personnelle dans des situations difficiles, plusieurs programmes de défense et de promotion des intérêts (en collaboration avec la Direction générale de l'Amérique du Nord du ministère), Droit international, Introduction à l'économie canadienne, Investissements directs étrangers et Science et technologie.

En dépit de la diversité des sujets traités, certains thèmes que le personnel du ministère aimerait voir abordés ne le sont toujours pas. Des gestionnaires supérieurs et d'autres employés on rapporté des lacunes dans l'enseignement requis pour assurer l'efficacité du personnel et sa progression au sein du ministère. Dans le plus récent sondage sur la formation, qui remonte à 2003, seulement 36 p. cent du personnel du MAECI était en accord avec l'affirmation « mes besoins en formation liée au travail sont satisfaits », et 28 p. cent n'avaient pas d'opinion sur la question. Les besoins insatisfaits mentionnés par les interviewés dans le cadre de la présente étude concernaient le commerce (diverses sous-spécialités), la politique étrangère (diverses sous-spécialités), les investissements, la politique économique, la présentation de rapports sur l'économie, l'économie internationale, la présentation de rapports politiques, le droit commercial international, les organismes internationaux, les marchés internationaux de l'énergie, les nouveaux traités et déclarations, des questions régionales (p. ex., commerce et sécurité en Inde et en Chine), les études territoriales, le développement international, ainsi que des questions de ressources humaines relatives à la dotation en personnel, aux relations de travail et à la classification. Soulignons qu'il s'agit pour la plupart de thèmes spécifiques au ministère et non de sujets généraux touchant l'ensemble de la fonction publique.

La gestion de programmes étant de plus en plus importante, notamment pour les programmes de subventions et de contributions établis en vertu de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, la nécessité d'une formation en gestion générale de programmes se fait sentir, tout comme le besoin d'enseigner les connaissances et les compétences relatives aux programmes internationaux.

La pratique de l'ICSE a consisté jusqu'ici à offrir ses services de consultation et ses autres services complémentaires sur demande, en fonction de la disponibilité des ressources. Ainsi, l'ICSE a aidé la Direction générale de l'Europe et celle de l'Asie-Pacifique à élaborer des plans d'apprentissage pour l'ensemble de leurs employés. Cela dit, certains interviewés ont fait part de leurs besoins insatisfaits par rapport aux services complémentaires, dont l'assistance pour l'obtention ou le développement de formation spécialisée, l'aide à la création de plans d'apprentissage individuel et l'assistance du bureau central pour la recherche, la localisation, la sélection et l'accès aux possibilités d'apprentissage à l'externe, notamment en ce qui concerne la formation de niveau international dans des domaines spécialisés, les congrès et d'autres événements d'intérêt.

Enfin, il est important de noter qu'assurer la disponibilité de services de formation homogènes à des employés en poste un peu partout dans le monde constituerait un défi de taille pour n'importe quelle organisation. Ce défi n'en est que plus imposant si on tient compte du nombre de bureaux qu'a le MAECI et de leur situation géographique. L'ICSE n'a pas encore complètement réussi à relever ce défi. Comme plus de la moitié de ses employés travaillent à l'extérieur d'Ottawa, le ministère doit cependant poursuivre ses efforts pour atteindre son objectif de fournir une formation suffisante de qualité relativement uniforme à ses employés en mission.

3.3 Rentabilité

3.3.1 Planification et évaluation

Analyse des besoins. L'ICSE a fait preuve d'un manque de cohérence dans l'évaluation des besoins au fil des ans. L'Institut a été fondé à la suite d'une analyse stratégique démontrant la nécessité d'un programme de formation de base pour les agents du service extérieur du MAECI. Depuis, on a ajouté des cours au calendrier de l'ICSE pour toutes sortes de raisons décrites plus tôt, généralement pour répondre à un besoin nouvellement cerné, soit par un gestionnaire, par le ministère ou par une étude stratégique. L'Institut a aussi entrepris à l'occasion une analyse des besoins à l'échelle du ministère, mais ses efforts se sont habituellement limités à des rencontres informelles avec les équipes de gestion des directions. En 1999, l'ICSE a commencé à procéder à un sondage annuel sur la formation. Bien que ces sondages aient été fort utiles, ils ne suscitaient plus en 2003 qu'un taux de réponse de neuf p. cent, et l'Institut a mis fin à ce type de consultation.

Ce qui semble faire défaut, c'est une procédure d'évaluation systématique du niveau de connaissances et de compétences des employés et de leurs besoins en apprentissage pour répondre à l'évolution des objectifs et des priorités du ministère et effectuer les activités qui y sont associées. Par conséquent, il y a disparité entre les cours offerts par l'ICSE et les compétences essentielles exigées du personnel du ministère. L'Institut n'a jamais formellement analysé les besoins en formation des employés d'autres ministères en matière d'affaires internationales.

Évaluation de la formation. L'ICSE a également fait preuve d'incohérence dans l'évaluation de ses cours et programmes. L'Institut demande à chaque bénéficiaire de remplir un formulaire d'évaluation à la fin d'un cours, ce qui constitue l'évaluation de niveau 1. Pour certains cours, l'ICSE fait aussi passer un test d'acquisition des connaissances, c'est-à-dire une évaluation de niveau 2. Par exemple, tous les cours de langues étrangères sont suivis d'un test de compétence linguistique et de la reconnaissance du niveau de compétence, tandis que les cours généraux comme la formation sur la sécurité et certains cours de TI exigent la réussite d'un examen pour l'accord de l'autorisation ou du mot de passe désiré. Ces procédures permettent aux concepteurs de cours et aux professeurs d'améliorer la prestation des éléments pédagogiques. Malheureusement, ils sont de peu d'utilité pour déterminer l'efficacité et la rentabilité de la formation sur le plan du rendement au travail. Il faut donc pour cela faire effectuer une évaluation de cours indépendante de niveau 3, avec le modèle d'évaluation de la formation de Kirkpatrick décrit plus tôt, qui comprend habituellement un sondage des anciens bénéficiaires et de leurs superviseurs directs. L'Institut a commandé 14 évaluations de ce genre au cours des ans, mais il reste plusieurs cours à évaluer au niveau 3. Fait important, l'ICSE n'a pas de protocole d'évaluation cyclique de niveau 3 de ses cours et programmes.

3.3.2 Normes de service

Flexibilité et orientation des services. En conséquence de sa croissance, l'ICSE a perdu sa flexibilité. La réussite du PPSE, par exemple, comprend certaines exigences; les participants doivent avoir obtenu un minimum de 50 crédits (ce chiffre était de 60 jusqu'à récemment) sur les trois ans du programme pour des cours choisis à partir d'un menu, à défaut de quoi le dossier de l'employé indiquera qu'il n'a pas terminé le programme. Il n'existe pas de mécanisme d'équivalence qui permette aux participants au programme d'obtenir des crédits pour une formation obtenue ailleurs.

Bien que le haut niveau de qualité des cours de langues étrangères de l'ICSE soit reconnu (voir la section précédente), la prestation des cours se fait principalement en classe. Malgré la disponibilité de solutions de rechange, les interviewés ont exprimé le souhait qu'on leur offre un plus grand nombre d'options prévoyant toutes les situations où peuvent se trouver les employés qui ont besoin d'acquérir des compétences en langues étrangères. Ils mentionnent en particulier leur désir d'un plus grand accès à l'enseignement universitaire privé et aux études indépendantes et de possibilités accrues d'immersion à long terme (p. ex., un an) dans le pays d'affectation.

L'ICSE offre des services de consultation limités, comme nous l'avons précédemment mentionné. L'Institut ne dispose pas d'un mécanisme officiel pour conseiller et assister les employés du ministère qui s'intéressent à ses cours, à ses programmes, à ses conférences ou à d'autres événements externes au MAECI. L'ICSE est régi par l'offre et non par la demande; il se concentre sur l'élaboration et la consommation de ses produits, au lieu de chercher à répondre aux besoins du ministère.

Efficacité de la prestation des cours. L'ICSE a recours à tout un éventail de méthodes pour assurer la prestation de sa formation. Les cours en apprentissage autonome, disponibles sur le site Web de l'Institut, se situent au bas de l'échelle des coûts. Une fois ces cours préparés, le coût différentiel associé à leur prestation est modeste, peu importe le nombre d'étudiants par cours. À l'autre extrémité, on trouve les cours en classe dirigés par un professeur. Leur coût élevé est dû au faible rapport élèves-enseignant, au nombre d'enseignants et à la rémunération élevée des professeurs contractuels. Entre les deux, l'ICSE offre toutes sortes de cours dirigés par des professeurs, soit par enseignement à distance pour les missions ou dans des classes relativement grandes aux bureaux principaux.

Le prestataire actuel des cours de langues étrangères de l'ICSE fournit les enseignants au besoin. Ce prestataire de services facture un tarif combiné (temps de préparation et d'enseignement) de 48,09 $ l'heure, ce qui est à peu près égal, voire inférieur, au tarif des établissements privés d'enseignement des langues à Ottawa. Par contre, ces établissements ont généralement leurs propres locaux, tandis que l'ICSE paie les locaux qu'utilisent les professeurs contractuels.

La portée de la présente étude ne prévoyait pas l'évaluation du rapport qualité-prix de chaque cours. Il semble que les méthodes à faibles coûts soient employées pour les matières peu compliquées, et que les méthodes coûteuses servent à la formation supérieure et spécialisée. Toutefois, les données d'étude suggèrent qu'il serait justifié d'adopter une approche systématique de sélection de la méthode de prestation en fonction de la matière enseignée et des besoins du groupe visé, et d'analyser avec un plus grand soin le rapport coûts-avantages de chaque enseignant contractuel. Sinon, l'ICSE pourrait être sujette à des inefficiences liées au coût de ses choix de ressources et d'approches pédagogiques.

Services aux employés des missions. La nature unique du Service extérieur le distingue des autres ministères fédéraux, notamment à cause de la dispersion de son personnel à l'échelle de la planète et de la nécessité pour ses employés de maîtriser une troisième langue. Le fait que plus de la moitié des employés du ministère se trouvent à l'extérieur du Canada présente un défi exceptionnel sur le plan de la formation.

La majorité du personnel canadien à l'étranger (PC) suit les cours de l'ICSE lorsqu'il rentre à Ottawa entre deux affections. Un nombre relativement peu élevé d'employés recrutés sur place (ERP) participent à la formation donnée au Canada chaque année. Outre cela, les possibilités d'apprentissage du PC et des ERP sont limitées aux cours en ligne, à la formation à distance dirigée par un professeur et, à l'occasion, à la formation en personne dans la région de l'affectation (p. ex., quand un nouveau système est mis en place, comme le SGI). Certaines missions préfèrent donc assurer elles-mêmes la formation de leurs employés, ce qui a notamment donné lieu à l'initiative d'apprentissage de Tokyo. Quoi qu'il en soit, les chefs de mission et le reste du personnel à l'étranger font état du manque de possibilités de formation dans les missions par rapport aux bureaux principaux.

Formation des agents du service extérieur. Le taux de satisfaction des agents du service extérieur envers le PPSE est inégal. En général, les agents apprécient l'attention qu'ils reçoivent au début de leur carrière lorsqu'ils suivent le PPSE. Ils sont aussi heureux d'avoir la chance de connaître leurs collègues, de rencontrer des hauts fonctionnaires du ministère et d'acquérir la plupart des connaissances et des compétences enseignées au cours du programme.

Cela dit, les participants au PPSE et les gestionnaires ont plusieurs griefs. D'après certains interviewés, le commerce n'occupe pas une place assez importante dans le programme. Plusieurs trouvent d'ailleurs celui-ci trop rigide (approche uniforme  voir la Section 3.3.2 du présent rapport sur les normes de service), car ils les obligent à étudier des matières dont ils ont déjà une excellente connaissance ou qui leur seront peu utiles. Les participants disent également que l'horaire des cours est parfois mal construit; ainsi, certains modules de cours sont offerts soit trop tard, après que les employés ont acquis la compétence visée en effectuant leur travail, soit trop tôt, et les bénéficiaires oublient alors leurs nouvelles connaissances avant de pouvoir les appliquer. Les participants craignent que le programme vise de plus en plus à encourager une mentalité de « succès ou la sortie » qui forcent les agents du service extérieur à réussir divers cours, sinon l'avancement de leur carrière est à risque. Enfin, des participants au PPSE ont manifesté le souhait qu'on intègre dans le programme des affectations temporaires en mission.

Citoyenneté et Immigration Canada offre à ses agents du service extérieur un programme similaire au PPSE de l'ICSE. Les fonctionnaires de CIC se sont montrés intéressés à la fusion des deux programmes. Essentiellement, les agents du service extérieur de CIC participeraient à une version adaptée du PPSE à l'ICSE. Ce projet n'a toutefois pas encore abouti.

3.3.3 Efficacité administrative

Comme nous le mentionnions plus tôt, l'ICSE a soit hérité, créé ou acquis de son propre gré toute une gamme de services et de programmes. De plus, l'ICSE, autrefois un organisme unique, se compose maintenant de quatre entités distinctes (ses quatre centres, le CFSD, le CFSS, le CFSL et le CAI). Outre les questions « d'identité multiple » dont nous avons déjà parlé, cette situation a suscité des inefficiences et des redoublements dans les systèmes et le personnel. Une récente analyse des systèmes informatiques de l'Institut a révélé le manque de cohésion et de compatibilité entre les systèmes utilisés dans les quatre centres, sans parler des coûts supplémentaires qu'entraînent l'achat ou la conception de quatre systèmes au lieu d'un.

Même s'il a plusieurs systèmes, l'ICSE ne dispose pas d'une plate-forme LMS, qui constitue la tendance actuelle dans les collèges et autres centres de formation. Une plate-forme LMS automatise et relie les tâches administratives comme l'inscription des bénéficiaires, l'affectation des tâches d'enseignement, l'affectation des classes, la facturation, le contrôle du rendement des étudiants jusqu'à l'achèvement du programme, ainsi que les équivalences de cours. Une plate-forme LMS est capable de produire des rapports à jour sur l'utilisation des classes, sur la proportion élèves-enseignant et sur le coût par professeur. En ce moment, faute d'un tel outil, il est difficile pour l'ICSE de recueillir tous ces renseignements. Il nous a été étonnamment difficile, lors de la présente évaluation, d'effectuer la collecte de données sur les éléments factuels de base du fonctionnement de l'ICSE; de plus, dans certains domaines, aucun chiffre fiable n'était disponible.

Durant l'exercice financier 2004-2005, l'ICSE employait 87 ETP : 10 dans des postes de gestion, 25 au soutien administratif et 52 dans des postes de nature pédagogique ou responsables de certains groupes de cours et des examens. Il restait 21 postes à pourvoir. La majorité des employés de l'ICSE n'enseignent pas. Presque tous les enseignants de l'ICSE travaillent à contrat, leur salaire provenant du budget de fonctionnement de l'Institut. L'exception à cette règle est le Centre d'apprentissage des services ministériels (CFSS), où certains membres du personnel pédagogique donnent des cours en plus de gérer des programmes. Notre analyse a démontré qu'il serait tout aussi rentable de faire enseigner certaines des langues étrangères les plus populaires par des ETP. En outre, on peut réaliser des économies si les employés permanents donnent certains cours, car cela réduit le besoin de sous-traitance.

3.3.4 Implantation et systèmes

Les activités de l'ICSE sont actuellement réparties entre trois endroits. Le bureau du DG et le CFSD sont situés au niveau B2 de l'édifice Lester B. Pearson. Le CFSS se trouve au niveau B0 de l'édifice Lester B. Pearson. Le CFSL et le CAI sont tous deux au campus Bisson. Cette séparation contribue à l'isolement des quatre centres, ainsi que la répétition inutile des services (en empêchant la prestation commune de services pour les quatre centres). La distance qui sépare le campus Bisson de l'édifice Lester B. Pearson génère aussi des inefficiences, car elle entraîne de longs déplacements pour les étudiants et pour le personnel de l'ICSE.

De plus, certains des locaux occupés par l'ICSE semblent parfois sous-utilisés. Selon notre analyse, les locaux du campus Bisson on un taux d'occupation quotidienne moyenne de 78,8 p. cent. Les classes de cet édifice restent d'ailleurs parfois vides pendant de longues heures à cause des pratiques actuelles d'affectation des classes.

Le coût des locaux ne figurant pas dans le budget annuel de l'ICSE, il se peut qu'on ait tendance à l'oublier au moment d'évaluer le coût total que représente l'Institut. Pourtant, notre analyse suggère qu'il est possible de réaliser des économies sur ce plan. Le regroupement des activités de l'ICSE sous un même toit constituerait une amélioration marquée par rapport à la situation actuelle.

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4.0 Conclusions et recommandations

Les résultats de l'évaluation révèlent une institution mature et bien établie qui offre un éventail complet de cours et de programmes de formation professionnelle généralement caractérisés par leur haut niveau de qualité. L'Institut représente un investissement substantiel pour le MAECI. Au fil des ans, cet investissement a contribué à former un groupe de cadres, d'agents du service extérieur, d'AGC, d'ERP et d'employés fixes aux bureaux principaux qui jouissent d'un haut niveau de connaissances et de compétences standard dans des domaines variés, de la technologie de l'information à la gestion de mission.

L'Institut a élaboré plusieurs programmes particulièrement efficaces et hautement considérés, dont son programme de formation des chefs de mission, ses cours sur les affaires internationales, son programme d'agent-gestionnaire consulaire (AGC), son programme de formation au Canada des ERP, ses cours d'initiation aux différences culturelles pour l'ACDI et ses cours de langues étrangères, programmes qu'il offre dans une gamme toujours croissante de possibilités d'apprentissage en ligne autonome ou dirigé par un professeur.

D'un autre côté, les données indiquent des lacunes sur le plan des services, de l'inflexibilité, des inefficiences et de la confusion quant au rôle de l'Institut au sein du ministère. À cause d'un manque important d'orientation de la part de la direction, l'ICSE s'est peu à peu éloigné du travail de première ligne du ministère. Les gestionnaires ministériels s'attendent à ce que l'ICSE délimite l'ensemble requis de sujets de formation, et ils ont donc rejeté leur responsabilité de définir les besoins en apprentissage au sein du ministère. L'ICSE a conçu son programme de cours pour qu'il comprenne la formation offerte ailleurs (p. ex., formation en gestion, formation d'expert fonctionnel de la fonction publique). Par contre, l'évaluation de la formation et des besoins en formation fait actuellement défaut à l'ICSE, et des inefficiences affectent certains aspects de son fonctionnement.

L'ICSE ne sera jamais la seule source de formation pour le ministère ni ne devrait-il chercher à le devenir. Une organisation moderne valorise la multiplicité des moyens et des types de formation. Il existe d'autres possibilités d'apprentissage à l'extérieur du ministère, notamment celles offertes par l'EFPC. Compte tenu du fait que l'ICSE est la principale source de formation du ministère, il est en grande partie responsable de favoriser la culture d'apprentissage. L'ICSE est un organisme bien établi dont la plupart des éléments fondamentaux sont déjà en place; il suffit uniquement de le consolider et de l'améliorer par un programme systématique de renouvellement et de rajeunissement.

4.1 Pertinence

L'ICSE remplit une fonction importante au sein du ministère et, potentiellement, du gouvernement du Canada; il est donc crucial de redéfinir et de renforcer vigoureusement le mandat de l'Institut. Les fondements de l'Institut restent valables pour un service ministériel de formation qui offre des programmes d'éducation par l'entremise d'un guichet unique au fonctionnement cohérent, comme un centre d'expertise, duquel les autres ministères peuvent également profiter. Une organisation de bonne taille accroît sa rentabilité par des économies d'échelle et est capable d'établir soi-même sa crédibilité et sa réputation en tant qu'organisme-ressource en matière de formation professionnelle au ministère, dans le cas qui nous intéresse.

L'ICSE peut et doit rester fidèle à son objectif original de constituer la principale source de formation au ministère et au gouvernement dans le domaine des affaires internationales. L'Institut doit de plus accepter et promouvoir sa fonction première, celle d'assurer la formation au ministère, comme le font d'autres ministères et organismes gouvernementaux. À la lumière des résultats qui indiquent un relâchement du respect de la mission de l'ICSE, il est essentiel de clarifier le rôle de l'Institut. L'obligation de cerner les exigences en matière de rendement des employés et d'assurer le perfectionnement des employés incombe aux gestionnaires ministériels. Cette obligation exige bien sûr la responsabilité financière et le contrôle, du moins partiel, des ressources (c'est-à-dire le budget de formation). Le rôle de l'ICSE est de satisfaire les besoins en apprentissage qui découlent des directives des gestionnaires (en ce sens, ses activités sont régies par la demande) et de permettre et faciliter l'apprentissage des employés tel que le désire le ministère.

L'étude a démontré que les pratiques de l'ICSE ne s'intègrent pas complètement dans les politiques et pratiques du MAECI concernant la formation et l'apprentissage, ce qui affecte la qualité et la rentabilité de l'apprentissage au ministère. Il est toutefois possible de résoudre le problème en révisant les politiques en la matière afin d'implanter des changements qui permettront d'harmoniser les pratiques.

On note le désir de la haute direction du MAECI de continuer à solidifier la position centrale du ministère au sein du gouvernement du Canada par rapport aux affaires internationales en attirant vers l'ICSE du personnel des autres ministères afin de créer un centre d'excellence pour la formation en affaires internationales. Le MAECI et l'ICSE disposent de la base de connaissances et de compétences nécessaires pour la création d'un tel centre. Malheureusement, il y a eu très peu d'échanges entre le MAECI et les autres ministères et organismes gouvernementaux, outre quelques cas isolés. C'est peut-être dû au manque d'efforts du MAECI pour favoriser ces échanges. Seul un nombre limité d'employés du MAECI suit des cours à l'EFPC en compagnie d'autres membres du personnel du gouvernement. L'ICSE n'a pas non plus tenté d'adapter ses programmes ni de les promouvoir auprès des autres ministères, pas plus que de négocier des ententes de formation en collaboration, même avec ses partenaires naturels.

Recommandation n° 1 : La redéfinition du mandat de l'ICSE.

Responsabilité : Comité de gestion du MAECI et ICSE.

Ce mandat devrait comprendre les éléments suivants :

  1. L'ICSE est le principal instrument d'appui à la formation professionnelle continue des employés du MAECI.

  2. L'ICSE est un centre d'excellence dans la formation relative aux affaires internationales au sein du gouvernement du Canada.

  3. L'ICSE répond aux besoins en formation du MAECI définis par la mission du ministère, par les directives des gestionnaires ministériels et par les besoins d'apprentissage du personnel du ministère.

  4. L'ICSE offre des programmes de formation de base continuellement actualisés en affaires internationales, en langues officielles et étrangères, en efficacité interculturelle et en compétences générales.

  5. L'ICSE assure la plus grande qualité et pertinence possible de sa formation par sa rigueur dans la planification, dans l'évaluation et dans l'analyse des besoins.

  6. L'ICSE assure la plus grande rentabilité possible de sa formation à l'aide d'une gamme complète d'approches pédagogiques et de modèles de formation, dont l'utilisation de la technologie d'apprentissage en ligne et à distance.

  7. L'ICSE offre des services complémentaires, comme faciliter l'accès à l'EFPC et aux possibilités d'apprentissage à l'externe, ainsi que des conseils et une infrastructure de formation (comprenant les plans d'apprentissage individuel, l'analyse des besoins en formation, la conception et la prestation ou la sous-traitance des cours, les services d'inscription, les locaux et l'évaluation des cours) aux bureaux de formation de la direction générale et des directions et pour les initiatives ponctuelles de formation, ceci afin de satisfaire les besoins pédagogiques globaux du ministère.

Recommandation n° 2 : L'adaptation de la structure organisationnelle de l'ICSE en fonction de la redéfinition de son mandat et de ses services de formation, notamment par l'offre de services complémentaires visant la consolidation de l'ensemble de ses activités et l'harmonisation de son image au sein du ministère.

Responsabilité : Ressources humaines et ICSE.

  1. Conserver le Comité de gouvernance dans sa forme actuelle afin d'assurer la pertinence de l'ICSE et la correspondance entre ses activités et le travail du ministère.

  2. Nommer pour une période d'au moins trois ans un DG avec de solides compétences de direction et de gestion d'un établissement de formation professionnelle dans le domaine du service extérieur.

  3. Créer une ou plusieurs sections pédagogiques chargées de la prestation de la formation, avec des cours et des programmes regroupés par thème général.

  4. Former une unité commune de services administratifs responsable de la planification et de l'évaluation, ainsi que des services complémentaires pour le ministère, notamment :

    • de l'assistance aux directions fonctionnelles et autres prestataires de formation au MAECI, dont SXMT et SERV, en ce qui a trait à l'analyse, à la conception et à la prestation de la formation, à la sous-traitance, à l'inscription des bénéficiaires, aux locaux et à l'évaluation des cours;
    • de l'assistance aux directions en ce qui a trait à l'élaboration de plans d'apprentissage individuel et des plans de formation des sections, des directions et des directions générales;
    • des services de consultation de haute qualité (p. ex., aider des individus et des groupes à identifier et à profiter de possibilités d'apprentissage de pointe à l'extérieur du MAECI).
  5. Évaluer de façon systématique le besoin de services continus de développement organisationnel et, s'il est justifié, établir en consultation avec les Ressources humaines une capacité de développement organisationnel au sein de l'ICSE ou sous l'égide des services de conseils et de consultation ou de toute autre section appropriée.

  6. Uniformiser le matériel publicitaire et les points d'accès de l'ICSE de sorte que, quel que soit le type de formation ou de service complémentaire désiré, les clients puissent reconnaître l'Institut comme un organisme unique et unifié.

Recommandation n° 3 : La réaffirmation par le MAECI de la responsabilité des gestionnaires ministériels en ce qui concerne la formation professionnelle accordée à leurs employés, y compris la formation fonctionnelle et substantielle, la formation préparatoire pour les affectations, la formation professionnelle individuelle, la formation hors des heures de travail et l'enseignement des langues officielles et étrangères.

Responsabilité : Comité de gestion du MAECI.

  1. Faire refléter dans les examens de rendement des gestionnaires leur responsabilité envers la formation professionnelle des employés.

  2. Céder aux gestionnaires des directions la responsabilité de déterminer comment sont dépensées les ressources pour la formation au moyen d'ententes de partage des coûts (entre l'ICSE et les directions), des affectations aux directions à même l'enveloppe budgétaire de l'ICSE, du transfert des sommes réservées à la formation du budget de l'ICSE à celui des directions et d'autres méthodes, particulièrement en ce qui concerne la formation en langues officielles et étrangères, la formation professionnelle et en gestion, la formation préparatoire à l'affectation et la formation générale non obligatoire.

  3. Réaffirmer la responsabilité de l'ICSE par rapport à la qualité de la formation fournie aux employés du MAECI.

Recommandation n° 4 : L'étude par le MAECI de toutes les politiques concernant la formation du personnel et l'examen par L'ICSE de ses activités pour s'assurer de leur conformité avec les politiques du MAECI.

Responsabilité : Comité de gestion du MAECI, Ressources humaines et ICSE.

  1. Assurer l'intégration et la coordination totales des politiques et pratiques du MAECI et l'atteinte d'une plus grande capacité et rentabilité, ce qui comprend la satisfaction totale des exigences linguistiques pour les postes à l'étranger. Les politiques à être étudiées :

    • la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada;
    • les politiques et pratiques du gouvernement du Canada concernant l'apprentissage de la deuxième langue officielle;
    • les politiques et pratiques actuelles d'embauche au ministère (notamment par rapport à l'exigence de la maîtrise d'une troisième langue);
    • les politiques et pratiques ministérielles de rotation et d'affectation;
    • les politiques et pratiques associées à la désignation linguistique des postes en mission;
    • toute autre politique et pratique ministérielle pertinente concernant la formation.
Recommandation n° 5 : Le renouvellement ou l'établissement par l' ICSE de relations et d'ententes relatives aux activités de formation avec des ministères et organismes gouvernementaux clés afin d'améliorer la coordination et de renforcer les partenariats.

Responsabilité : Comité de gestion du MAECI et ICSE.

  1. Négocier une entente de coopération avec l'EFPC en vue de la conception et de la prestation d'une formation en affaires internationales au personnel des autres ministères lorsque justifié.

  2. Renouveler l'entente actuelle avec l'ACDI pour la formation interculturelle, les cours de langues étrangères et les autres types de formation préparatoire à l'affectation.

  3. Négocier avec CIC une entente en vue de la prestation d'une version adaptée du PPSE à ses agents du service extérieur.

  4. Négocier avec le MDN une entente en vue de la prestation de cours de langues étrangères à ses attachés militaires.

  5. Collaborer avec l'ACDI et CIC afin de concevoir et de développer un cours d'affaires internationales à l'intention de leur personnel, pour s'ajouter aux cours d'initiation aux différences culturelles.

4.2 Réussite

L'Institut offre une gamme impressionnante de services de formation hautement considérés, dont son programme de formation prédépart des chefs de mission (CDM), ses cours sur les affaires internationales, son programme d'AGC, son programme de formation au Canada des ERP, ses cours d'initiation aux différences culturelles pour l'ACDI et ses cours de langues étrangères. L'ICSE donne également un bon éventail de cours en ligne, soit dirigés par un professeur, soit en apprentissage autonome, qui lui valent d'être reconnu comme chef de file à l'échelle internationale. Cela dit, on a identifié des lacunes dans les programmes de l'ICSE, aucune formation n'étant actuellement offerte sur certains sujets d'intérêt. Les données recueillies ont démontré des faiblesses dans la capacité de l'ICSE de planifier et d'évaluer systématiquement et rigoureusement la formation. Il est nécessaire de renforcer cette capacité.

Recommandation n° 6 : La conduite par l'ICSE d'une évaluation complète et immédiate des besoins en formation au ministère, évaluation répétée tous les trois à cinq ans.

Responsabilité : ICSE.

  1. Créer de nouveaux cours lorsque nécessaire, selon l'évaluation systématique des besoins en apprentissage.

  2. Charger le Comité de gouvernance de l'ICSE de superviser l'évaluation des besoins.

  3. Étudier le besoin et la demande pour des cours préparatoires à l'affectation d'initiation aux différences culturelles pour les employés du MAECI.

  4. Effectuer une nouvelle analyse exhaustive des exigences en matière de langues étrangères pour toutes les missions afin de déterminer le besoin de cours de langues étrangères.

  5. Évaluer systématiquement le besoin et la demande pour une formation en affaires internationales chez les employés des autres ministères et créer de nouveaux cours lorsque nécessaire.

Recommandation n° 7 : La prise de mesures par l'ICSE pour assurer la flexibilité et l'accessibilité de ses cours et programmes de formation actuels et futurs, dans une structure fournissant une formation de base commune obligatoire.

Responsabilité : ICSE.

  1. Assurer l'orientation professionnelle des agents du service extérieur dans le cadre du PPSE, notamment en leur expliquant le programme et la fonction des missions. Le PPSE doit de plus continuer d'exiger que les bénéficiaires assistent à un nombre précis d'heures de cours. Cela dit, l'ICSE devrait reconnaître l'équivalence de la formation similaire reçue à l'externe par ses bénéficiaires et imposer un minimum de restrictions quant au choix de cours hors du tronc commun de cours obligatoires. Il faudrait également envisager des façons de diversifier les méthodes de prestation de la formation aux nouveaux agents du service extérieur, y compris la possibilité d'affectation temporaire optionnelle en mission dans le cadre du PPSE.

  2. Pour tout programme futur concernant les affaires internationales, n'appliquer aucune restriction ni exigence outre celles formulées par les gestionnaires des directions.

  3. Accroître la diversité de moyens d'enseignement des langues étrangères aux employés, entre autres par l'embauche de professeurs à temps plein, la facilitation de l'accès à l'enseignement universitaire privé et la possibilité d'immersion à long terme dans le pays d'affectation.

Recommandation n° 8 : La centralisation et le renforcement des capacités de l'ICSE pour la planification et l'évaluation de ses cours et programmes afin d'assurer l'évaluation systématique, rigoureuse et régulière de niveau 3 de la formation ainsi que celle des besoins en formation.

Responsabilité : ICSE.

  1. Créer au moins un poste de gestionnaire supérieur à l'ICSE pour remplir cette fonction.

4.3 Rentabilité

L'évaluation a révélé des signes d'inefficacité résultant de l'accumulation de facteurs structurels et stratégiques. Plusieurs des cours de l'ICSE répètent exactement le contenu de cours qui sont déjà offerts aux employés du MAECI par l'EFPC (p. ex., la formation en gestion et celle des experts fonctionnels), et la prestation de certains cours et services connexes (qui fait quoi) est irrégulière. L'ICSE devrait donc harmoniser ses services de formation avec l'ensemble des programmes offerts aux employés du MAECI. Essentiellement, il faut procéder pour chaque cours de l'ICSE à un examen du plan de cours et de la matière enseignée. Il arrive que des cours répètent en partie la matière donnée ailleurs, tandis que d'autres portions des cours sont propres au MAECI. Cet exercice permettra d'établir un lien avec l'évaluation des besoins en formation à l'échelle du ministère. Enfin, l'efficacité de l'Institut bénéficierait de certains changements dans divers domaines administratifs, changements qui permettraient d'accomplir plus de choses, d'atteindre un niveau de qualité plus élevé et de toucher un plus grand nombre de gens.

Recommandation n° 9 : L'harmonisation des cours de l'ICSE avec l'éventail des possibilités de formation disponibles pour les employés du MAECI et du gouvernement du Canada.

Responsabilité : ICSE.

  1. Assurer que l'approche globale du MAECI en matière de formation est compatible avec les nouvelles politiques du gouvernement du Canada concernant l'apprentissage et la maîtrise de la deuxième langue officielle. Les nouveaux employés, les nouveaux superviseurs et, lorsque nécessaire, les experts fonctionnels devront suivre une formation auprès de l'EFPC.

  2. Cerner les besoins additionnels du MAECI en matière d'apprentissage de la gestion auxquels pourrait répondre l'EFPC (p. ex., la majorité de la matière couverte dans les cours de l'ICSE à l'intention des superviseurs, des directeurs, des directeurs adjoints et des directeurs généraux, ainsi que dans les cours de gestion du rendement et de gestion axée sur les résultats), retirer ces cours du programme d'étude de l'ICSE, informer les gestionnaires qu'ils doivent désormais suivre les cours de l'EFPC et les assister à cette fin. Regrouper les autres cours dans un programme général d'affaires internationales avec ceux de gestion du personnel et des programmes à l'étranger, avec le cours prédépart de formation des CDM et avec tous les cours et programmes professionnels concernant les affaires internationales.

  3. Cerner les besoins du MAECI en apprentissage des compétences générales at autres auxquels pourrait répondre l'EFPC (p. ex., gestion des contrats, finances), retirer ces cours du programme d'étude de l'ICSE, informer les gestionnaires qu'ils doivent désormais suivre les cours de l'EFPC et les assister à cette fin. Identifier le reste de la formation que SERV et les directions fonctionnelles du ministère sont mieux placées pour accorder, retirer ces cours du programme d'étude de l'ICSE, informer les gestionnaires qu'ils doivent désormais suivre les cours de ces directions fonctionnelles et les assister à cette fin. Regrouper les autres cours dans un programme de compétences générales.

Recommandation n° 10 : L'accord de la priorité à la rentabilité dans le choix et l'utilisation par l'ICSE des moyens d'enseignement pertinents pour ses cours et programmes, en particulier en ce qui a trait au recours à la formation en ligne.

Responsabilité : ICSE.

  1. Élaborer et appliquer une formule objective globale pour cerner la méthode d'apprentissage la plus rentable en fonction des exigences et du public visé.

  2. Accroître au maximum le recours à l'enseignement en ligne, en particulier l'apprentissage autonome et la formation à distance avec enseignant, afin d'assurer l'augmentation substantielle de la proportion de la formation de l'ICSE dispensée en ligne et l'amélioration des services pour les missions.

  3. Augmenter le rapport élèves-enseignant en classe et pour toute autre forme d'enseignement dirigé par un professeur.

  4. Accroître au maximum l'utilisation du personnel à temps plein de l'ICSE pour l'enseignement et la facilitation de la formation.

  5. Recourir aux services d'enseignants contractuels uniquement lorsque nécessaire afin d'assurer le contrôle du coût par jour-étudiant et la pleine transparence en la matière.

  6. Offrir plus de formation en personne dans les missions en prévoyant la formation de formateurs préalablement à leur affectation pour qu'ils enseignent au personnel permutant en mission.

Recommandation n° 11 : La consolidation et l'amélioration des fonctions administratives de l'ICSE et l'étude des exigences en matière de ressources humaines afin d'accroître au maximum la rentabilité.

Responsabilité : ICSE.

  1. Créer une unité commune de services administratifs responsable de l'inscription des bénéficiaires, des finances, de la sous-traitance et de toute autre tâche administrative connexe.

  2. Installer une plate-forme LMS automatisée, reliée aux dossiers et aux systèmes de gestion des Ressources humaines du ministère, y compris les dossiers du personnel, les dossiers d'évaluation du rendement et ceux qui concernent la maîtrise des langues étrangères et des autres compétences fondamentales.

  3. Effectuer une analyse des ressources humaines dans le but de déterminer le nombre et le niveau requis d'employés de l'ICSE afin d'accroître la proportion du personnel d'enseignement à temps plein et, éventuellement, des ETP assurant la prestation des cours de langues étrangères les plus populaires, tout en réduisant l'effectif global de l'ICSE.

Recommandation n° 12 : La réunion des divers centres de l'ICSE sous un seul toit.

Responsabilité : ICSE.

  1. Choisir ou construire des installations matérielles qui correspondent à la redéfinition des besoins en effectifs et en locaux de l'Institut et qui sont dotées des caractéristiques spécifiques aux établissements professionnels d'enseignement.

  2. Dépendamment du choix d'endroit, avoir recours à des mesures complémentaires ingénieuses, comme établir un comptoir de services de l'ICSE dans l'édifice Lester B. Pearson.

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5.0 Stratégie d'exécution

Voici une série de conseils en vue de l'élaboration d'un plan d'action pour l'application des recommandations du présent rapport.

Mesures immédiates :

  • Approbation des recommandations, en tout ou en partie, par le Comité de gestion du MAECI.
  • Une fois les recommandations approuvées, former un comité spécial de transition présidé par le DG de l'Institut et comprenant tous ses directeurs, ainsi que le directeur de HAM et d'autres membres, selon les besoins.
  • Élaborer un plan de cheminement critique afin d'assurer le respect des délais de transition.
  • Établir un fonds de transition pour couvrir les frais ponctuels associés à l'application des recommandations.

Mesures à court terme (d'un à six mois après l'approbation des recommandations par le CGM) :

  • Formuler un nouveau mandat pour l'ICSE et le faire approuver par le Comité de gestion du MAECI (recommandation n° 1).
  • Modifier les politiques et pratiques concernant la responsabilité en matière de gestion afin de transférer aux gestionnaires la responsabilité de la formation professionnelle des employés (recommandation n° 3).
  • Revoir les politiques ministérielles touchant à la formation professionnelle (recommandation n° 4) et les modifier au besoin.
  • Faire l'achat et l'installation d'une plate-forme LMS (recommandation n° 11).
  • Développer et établir la capacité de recherche (recommandation n° 8).
  • Procéder à un exercice de rationalisation (recommandation n° 9). Pendant cette période, il pourrait être nécessaire de prendre des mesures provisoires pour assurer la continuité du service pendant la transition de l'ancien programme d'études de l'ICSE au nouveau.
  • Effectuer une évaluation complète des besoins en formation à l'échelle du ministère (recommandation n° 6).
  • Procéder à une analyse de rentabilité au sujet des cours restants (recommandation n° 10).
  • Restructurer l'ICSE, y compris les services complémentaires et administratifs; effectuer une analyse des ressources humaines de l'Institut et en appliquer les conclusions (recommandations nos 2 et 11).
  • Prendre des mesures pour assurer la flexibilité maximale des services de l'ICSE (recommandation n° 7).

Mesures à moyen terme (de trois à douze mois après l'approbation des recommandations par le CGM) :

  • Assurer le transfert des responsabilités de l'ICSE aux directions et celui de la responsabilité de la formation professionnelle des employés aux gestionnaires (recommandation n° 3).
  • Négocier des accords et des arrangements de formation avec les autres ministères (recommandation n° 5).
  • Réunir les divers centres de l'ICSE sous un seul toit (recommandation n° 12).

Mesures à long terme (de 12 à 18 mois après l'approbation des recommandations par le CGM) :

  • Effectuer une évaluation des besoins en formation en partenariat avec des ministères choisis (recommandation n° 6).

Annexe A - Réponse de la Gestion

Recommandation 1 : La redéfinition du mandat de l'ICSE.

Responsabilité : Comité de gestion du MAECI et ICSE.

Ce mandat devrait comprendre les éléments suivants :

  1. L'ICSE est le principal instrument d'appui à la formation professionnelle continue des employés du MAECI;

  2. L'ICSE est un centre d'excellence dans la formation relative aux affaires internationales au sein du gouvernement du Canada;

  3. L'ICSE répond aux besoins en formation du MAECI définis par la mission du ministère, par les directives des gestionnaires ministériels et par les besoins d'apprentissage du personnel du ministère;

  4. L'ICSE offre des programmes de formation de base continuellement actualisée en affaires internationales, en langues officielles et étrangères, en efficacité interculturelle et en compétences générales;

  5. L'ICSE assure la plus grande qualité et pertinence possible de sa formation par sa rigueur dans la planification, dans l'évaluation et dans l'analyse des besoins;

  6. L'ICSE assure la plus grande rentabilité possible de sa formation à l'aide d'une gamme complète d'approches pédagogiques et de modèles de formation, dont l'utilisation de la technologie d'apprentissage en ligne et à distance;

  7. L'ICSE offre des services complémentaires, comme faciliter l'accès à l'EFPC et aux possibilités d'apprentissage à l'externe, ainsi que des conseils et une infrastructure de formation (comprenant les plans d'apprentissage individuel, l'analyse des besoins en formation, la conception et la prestation ou la sous-traitance des cours, les services d'inscription, les locaux et l'évaluation des cours) aux bureaux de formation de la direction générale et des directions et pour les initiatives ponctuelles de formation, ceci afin de satisfaire les besoins globaux du ministère en matière de formation.

Réponse de la Gestion :

L'ICSE a entamé les démarches nécessaires pour obtenir l'approbation du sous-ministre concernant le nouveau mandat de l'ICSE. Le dossier a été présenté au sous-ministre adjoint, au Comité de gestion des ressources humaines (HCM), au Comité consultatif des ressources humaines, au Conseil d'administration de l'ICSE, à l'ancien Comité de gestion et au sous-ministre du Commerce international (DMT). Le mandat a été présenté aux fins d'approbation en mai 2007.

Recommandation n° 2 : L'adaptation de la structure organisationnelle de l'ICSE en fonction de la redéfinition de son mandat et de ses services de formation, notamment par l'offre de services complémentaires visant le regroupement de l'ensemble de ses activités et l'harmonisation de son image au sein du ministère.

Responsabilité : Ressources humaines et ICSE.

  1. Conserver le Comité de gouvernance dans sa forme actuelle afin d'assurer la pertinence de l'ICSE et la correspondance entre ses activités et le travail du ministère.

  2. Nommer pour une période d'au moins trois ans un DG avec de solides compétences de direction et de gestion d'un établissement de formation professionnelle dans le domaine du service extérieur.

  3. Créer une ou plusieurs sections pédagogiques chargées de la prestation de la formation, avec des cours et des programmes regroupés par thème général.

  4. Former une unité commune de services administratifs responsable de la planification et de l'évaluation, ainsi que des services complémentaires pour le ministère, notamment :

    • de l'assistance aux directions fonctionnelles et autres prestataires de formation au MAECI, dont SXMT et SERV, en ce qui a trait à l'analyse, à la conception et à la prestation de la formation, à la sous-traitance, à l'inscription des bénéficiaires, aux locaux et à l'évaluation des cours;
    • de l'assistance aux directions en ce qui a trait à l'élaboration de plans d'apprentissage individuel et des plans de formation des sections, des directions et des directions générales;
    • des services de consultation de haute qualité (p. ex., aider des individus et des groupes à identifier et à profiter de possibilités d'apprentissage de pointe à l'extérieur du MAECI).
  5. Évaluer de façon systématique le besoin de services continus de développement organisationnel et, s'il est justifié, établir en consultation avec les Ressources humaines une capacité de développement organisationnel au sein de l'ICSE ou sous l'égide des services de conseils et de consultation ou de toute autre section appropriée.

  6. Uniformiser le matériel publicitaire et les points d'accès de l'ICSE de sorte que, quel que soit le type de formation ou de service complémentaire désiré, les clients puissent reconnaître l'Institut comme un organisme unique et unifié.

Réponse de la Gestion :

Le personnel de l'ICSE est entièrement voué à la conception, à l'établissement, à l'administration et à la prestation d'une gamme étendue de plusieurs centaines de cours et de programmes. L'Institut a l'intention de créer une unité centralisée, qui assurera la prestation de services de consultation sur l'apprentissage et l'évaluation des besoins, et de fournir de services de consultation sur l'apprentissage. Un tel centre de service aux clients pourrait être un guichet unique pour les employés et les gestionnaires à partir duquel ils pourront avoir accès à des possibilités d'apprentissage spécialisé, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du ministère, et pourront aider le personnel à évaluer leurs besoins en apprentissage et conseiller les gestionnaires sur le plan d'apprentissage de la division ou de la direction. L'élaboration de la nouvelle structure organisationnelle a débuté en février 2007. La date cible d'achèvement est en 2007-2008. L'unité aurait, de préférence, un comptoir de service, comme SERV dans le hall d'entrée de l'édifice Pearson. Les discussions sont en cours avec la Direction générale des opérations (SPD) pour obtenir un espace dans un hall d'entrée.

Recommandation n° 3 : La réaffirmation par le MAECI de la responsabilité des gestionnaires ministériels en ce qui concerne la formation professionnelle accordée à leurs employés, y compris la formation fonctionnelle et substantielle, la formation préparatoire pour les affectations, la formation professionnelle individuelle, la formation hors des heures de travail et l'enseignement des langues officielles et étrangères.

Responsabilité : Comité de gestion du MAECI et ICSE.

  1. Faire refléter dans les examens de rendement des gestionnaires leur responsabilité envers la formation professionnelle des employés.

  2. Céder aux gestionnaires des directions la responsabilité de déterminer comment sont dépensées les ressources pour la formation au moyen d'ententes de partage des coûts (entre l'ICSE et les directions), des affectations aux directions à même l'enveloppe budgétaire de l'ICSE, du transfert des sommes réservées à la formation du budget de l'ICSE à celui des directions et d'autres méthodes, particulièrement en ce qui concerne la formation en langues officielles et étrangères, la formation professionnelle et en gestion, la formation préparatoire à l'affectation et la formation générale non obligatoire.

  3. Réaffirmer la responsabilité de l'ICSE par rapport à la qualité de la formation fournie aux employés du MAECI.

Réponse de la Gestion :

Ce message a été transmis à la haute direction lors de discussions portant sur la redéfinition du mandat de l'ICSE et fera partie des conseils fournis à la haute direction et au personnel qui élaboreront des plans d'apprentissage individuel et des plans de formation des directions et des directions générales. C'est un élément intrinsèque du processus PMP du MAECI.

La formation de partenariats et le partage des coûts sont des pratiques employées depuis un certain temps, par exemple dans le domaine des services ministériels (la mise à niveau du SGI en 2002, les projets InfoBanque et Signet 3). Les ententes de partage des coûts sont conclues avec les secteurs clients en fonction des projets. En ce qui concerne les examens du rendement, le secteur des ressources humaines compte inclure dans le processus d'entente de gestion du rendement (EGR) de 2007-2008, une exigence selon laquelle les examens de rendement des gestionnaires reflètent leur responsabilité envers la formation professionnelle des employés. Des consultations et diverses présentations sur la redéfinition de l'ICSE sont en cours.

Recommandation n° 4 : L'étude par le MAECI de toutes les politiques concernant la formation du personnel et l'examen par l'ICSE de ses activités pour s'assurer de leur conformité avec les politiques du MAECI.

Responsabilité : Comité de gestion du MAECI, Ressources humaines et ICSE.

  1. a. Assurer l'intégration et la coordination totales des politiques et pratiques du MAECI et l'atteinte d'une plus grande capacité et rentabilité, ce qui comprend la satisfaction totale des exigences linguistiques pour les postes à l'étranger. Les politiques devant être étudiées sont les suivantes :

    • la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada;
    • les politiques et pratiques du gouvernement du Canada concernant l'apprentissage de la deuxième langue officielle;
    • les politiques et pratiques actuelles d'embauche au ministère (notamment par rapport à l'exigence de la maîtrise d'une troisième langue);
    • les politiques et pratiques ministérielles de rotation et d'affectation;
    • les politiques et pratiques associées à la désignation linguistique des postes dans les missions;
    • toute autre politique et pratique ministérielle pertinente concernant la formation.

Réponse de la Gestion :

Les travaux préliminaires ont déjà débuté à l'ICSE : les politiques sont actualisées dans le cadre de la démarche de mise à jour de l'information affichée actuellement sur l'intranet. De plus, l'ICSE compte élaborer un cadre de politique qui régira l'ajout ou le retrait de cours. Par ailleurs, des discussions sont en cours avec la direction des ressources humaines (HCM) afin de veiller à la complémentarité des politiques de ressources humaines et des politiques de formation. La date d'achèvement prévue est en automne 2007.

Recommandation n° 5 : Le renouvellement ou l'établissement par l' ICSE de relations et d'ententes relatives aux activités de formation avec des ministères et organismes gouvernementaux clés afin d'améliorer la coordination et de renforcer les partenariats.

Responsabilité : Comité de gestion du MAECI et ICSE.

  1. Négocier une entente de coopération avec l'EFPC en vue de la conception et de la prestation d'une formation en affaires internationales au personnel des autres ministères lorsque justifié.

  2. Renouveler l'entente actuelle avec l'ACDI pour la formation interculturelle, les cours de langues étrangères et les autres types de formation préparatoire à l'affectation.

  3. Négocier avec CIC une entente en vue de la prestation d'une version adaptée du PPSE à ses agents du service extérieur.

  4. Négocier avec le MDN une entente en vue de la prestation de cours de langues étrangères à ses attachés militaires.

  5. Collaborer avec l'ACDI et CIC afin de concevoir et de développer un cours d'affaires internationales à l'intention de leur personnel, qui viendra s'ajouter aux cours d'initiation aux différences culturelles.

Réponse de la Gestion :

L'ICSE négocie déjà avec l'École de la fonction publique du Canada en vue de conclure un protocole d'entente qui reconnaîtra leurs rôles et leur expertise respectifs en ce qui a trait à la formation. Il a déjà conclu une nouvelle entente administrative quinquennale avec l'ACDI portant sur la formation en efficacité interculturelle. Cette entente a été signée en avril 2007. En outre, CIC a manifesté un intérêt pour établir une collaboration plus étroite visant la formation dispensée à son personnel du service extérieur. Le Comité de gouvernance de l'ICSE a entamé des consultations avec d'autres ministères clés en février 2007. La date d'achèvement prévue est en automne 2007.

Recommandation n° 6 : La conduite par l'ICSE d'une évaluation complète et immédiate des besoins en formation au ministère, évaluation répétée tous les trois à cinq ans.

Responsabilité : ICSE.

  1. Créer de nouveaux cours lorsque nécessaire, selon l'évaluation systématique des besoins en apprentissage.

  2. Charger le Comité de gouvernance de l'ICSE de superviser l'évaluation des besoins.

  3. Étudier le besoin et la demande pour des cours préparatoires à l'affectation d'initiation aux différences culturelles pour les employés du MAECI.

  4. Effectuer une nouvelle analyse exhaustive des exigences en matière de langues étrangères pour toutes les missions afin de déterminer le besoin de cours de langues étrangères.

  5. Évaluer systématiquement le besoin et la demande pour une formation en affaires internationales chez les employés des autres ministères et créer de nouveaux cours lorsque nécessaire.

Réponse de la Gestion :

Les besoins en formation et les évaluations relèveront de la nouvelle unité centralisée qui sera créée avec l'ICSE. La date d'achèvement prévue est en 2009.

Recommandation n° 7 : La prise de mesures par l'ICSE pour assurer la flexibilité et l'accessibilité de ses cours et programmes de formation actuels et futurs, dans une structure fournissant une formation de base commune obligatoire.

Responsabilité : ICSE.

  1. Assurer l'orientation professionnelle des agents du service extérieur dans le cadre du PPSE, notamment en leur expliquant le programme et la fonction des missions. Le PPSE doit de plus continuer d'exiger que les bénéficiaires assistent à un nombre précis d'heures de cours. Cela dit, l'ICSE devrait reconnaître l'équivalence de la formation similaire reçue à l'externe par ses bénéficiaires et imposer un minimum de restrictions quant au choix de cours hors du tronc commun de cours obligatoires. Il faudrait également envisager des façons de diversifier les méthodes de prestation de la formation aux nouveaux agents du service extérieur, y compris la possibilité d'affectation temporaire optionnelle dans le cadre du PPSE.

  2. Pour tout programme futur concernant les affaires internationales, n'appliquer aucune restriction ni exigence outre celles formulées par les gestionnaires des directions.

  3. Accroître la diversité de moyens d'enseignement des langues étrangères aux employés, entre autres par l'embauche de professeurs à temps plein, la facilitation de l'accès à l'enseignement universitaire privé et la possibilité d'immersion à long terme dans le pays d'affectation.

Réponse de la Gestion :

L'examen des cours de l'ICSE se poursuit. L'ICSE essaie, dans la mesure du possible, d'offrir une plus grande souplesse dans ses cours et programmes; il accorde par exemple des équivalences aux personnes ayant suivi une formation dans le cadre du PPSE. Même si l'ICSE est favorable à l'idée des affectations temporaires, selon les consultations effectuées jusqu'à présent avec la direction des HCM, qui est responsable des affectations au PPSE, les affectations temporaires sont peu probables dans le contexte fiscal actuel. L'ICSE ne reçoit pas de financement pour les affectations au PPSE. La date d'achèvement prévue est en 2008.

Recommandation n° 8 : La centralisation et le renforcement des capacités de l'ICSE pour la planification et l'évaluation de ses cours et programmes afin d'assurer l'évaluation systématique, rigoureuse et régulière de niveau 3 de la formation ainsi que celle des besoins en formation.

Responsabilité : ICSE.

  1. Créer au moins un poste de gestionnaire supérieur à l'ICSE pour remplir cette fonction.

Réponse de la Gestion :

La supervision pédagogique ainsi que la fonction de planification et évaluation seront assumées par le personnel professionnel de l'unité centralisée qui est proposée. Cette unité établira le contexte au sein de l'Institut pour prendre des décisions touchant la formation et d'autres services dans le cadre financier. Ce projet sera lancé au début de 2007-2008.

Recommandation n° 9 : L'harmonisation des cours de l'ICSE avec l'éventail des possibilités de formation disponibles pour les employés du MAECI et du gouvernement du Canada.

Responsabilité : ICSE.

  1. Assurer que l'approche globale du MAECI en matière de formation est compatible avec les nouvelles politiques du gouvernement du Canada concernant l'apprentissage et la maîtrise de la deuxième langue officielle. Les nouveaux employés, les nouveaux superviseurs et, lorsque nécessaire, les experts fonctionnels devront suivre une formation auprès de l'EFPC.

  2. Cerner les besoins additionnels du MAECI en matière d'apprentissage de la gestion auxquels pourrait répondre l'EFPC (p. ex., la majorité de la matière couverte dans les cours de l'ICSE à l'intention des superviseurs, des directeurs, des directeurs adjoints et des directeurs généraux, ainsi que dans les cours de gestion du rendement et de gestion axée sur les résultats), retirer ces cours du programme d'étude de l'ICSE, informer les gestionnaires qu'ils doivent désormais suivre les cours de l'EFPC et les assister à cette fin. Regrouper les autres cours dans un programme général d'affaires internationales avec ceux de gestion du personnel et des programmes à l'étranger, avec le cours prédépart de formation des CDM et avec tous les cours et programmes professionnels concernant les affaires internationales.

  3. Cerner les besoins du MAECI en apprentissage des compétences générales et autres auxquels pourrait répondre l'EFPC (p. ex., gestion des contrats, finances), retirer ces cours du programme d'étude de l'ICSE, informer les gestionnaires qu'ils doivent désormais suivre les cours de l'EFPC et les assister à cette fin. Identifier le reste de la formation que SERV et les directions fonctionnelles du ministère sont mieux placées pour accorder, retirer ces cours du programme d'étude de l'ICSE, informer les gestionnaires qu'ils doivent désormais suivre les cours de ces directions fonctionnelles et les assister à cette fin. Regrouper les autres cours dans un programme de compétences générales.

Réponse de la Gestion :

L'ICSE a entrepris un examen complet des cours qu'il offre et de ceux qu'offre l'École de la fonction publique du Canada (EFPC). Selon les premiers résultats, il semble, curieusement, qu'il y ait peu de chevauchement : l'École offrant de bons survols des politiques à l'échelon du gouvernement, et, l'ICSE fournissant une formation spécialisée pour le MAECI qui reflète les priorités et les pratiques commerciales du ministère. Les cours de compétences générales et les cours offerts à l'échelle du gouvernement sont transférés à l'EFPC. Cet examen de l'ICSE tire à sa fin. La date d'achèvement prévue est en 2007.

Recommandation n° 10 : L'accord de la priorité à la rentabilité dans le choix et l'utilisation par l'ICSE des moyens d'enseignement pertinents pour ses cours et programmes, en particulier en ce qui a trait au recours à la formation en ligne.

Responsabilité : ICSE.

  1. Élaborer et appliquer une formule objective globale pour cerner la méthode d'apprentissage la plus rentable en fonction des exigences et du public visé.

  2. Accroître au maximum le recours à l'enseignement en ligne, en particulier l'apprentissage autonome et la formation à distance avec enseignant, afin d'assurer l'augmentation substantielle de la proportion de la formation de l'ICSE dispensée en ligne et l'amélioration des services pour les missions.

  3. Augmenter le rapport élèves-enseignant en classe et pour toute autre forme d'enseignement dirigé par un professeur.

  4. Accroître au maximum l'utilisation du personnel à temps plein de l'ICSE pour l'enseignement et la facilitation de la formation.

  5. Recourir aux services d'enseignants contractuels uniquement lorsque cela est nécessaire afin d'assurer le contrôle du coût par jour-étudiant et la pleine transparence en la matière.

  6. Offrir plus de formation en personne dans les missions en prévoyant la formation de formateurs préalablement à leur affectation pour qu'ils enseignent au personnel permutant en mission.

Réponse de la Gestion :

La formation en ligne est un domaine où l'ICSE est en général reconnu comme un chef de file international; des plans sont à l'étude pour étendre l'enseignement en ligne. De plus, l'ICSE explore et élargit l'accès à d'autres sources de formation, telles que l'apprentissage intégré. Cet examen tire à sa fin. Pour ce qui est de l'élaboration d'une formule globale pour cerner la méthode d'apprentissage la plus rentable, on utilise l'approche systémique à la formation (ASF) pour élaborer tous les nouveaux cours. L'analyse de l'ASF sert en partie à déterminer la méthodologie appropriée pour la prestation efficace du contenu du cours au public cible. Cet examen tire à sa fin. La date d'achèvement prévue est en 2007.

Recommandation n° 11 : La consolidation et l'amélioration des fonctions administratives de l'ICSE et l'étude des exigences en matière de ressources humaines afin d'accroître au maximum la rentabilité.

Responsabilité : ICSE.

  1. Créer une unité commune de services administratifs responsable de l'inscription des étudiants, des finances, de la sous-traitance et de toute autre tâche administrative connexe.

  2. Installer une plate-forme LMS automatisée, reliée aux dossiers et aux systèmes de gestion des Ressources humaines du ministère, y compris les dossiers du personnel, les dossiers d'évaluation du rendement et ceux qui concernent la maîtrise des langues étrangères et des autres compétences fondamentales.

  3. Effectuer une analyse des ressources humaines dans le but de déterminer le nombre et le niveau requis d'employés de l'ICSE afin d'accroître la proportion du personnel d'enseignement à temps plein et, éventuellement, des ETP assurant la prestation des cours de langues étrangères les plus populaires, tout en réduisant l'effectif global de l'ICSE.

Réponse de la Gestion :

La Gestion de l'ICSE travaille depuis plusieurs mois à la conception de la restructuration de l'Institut. Elle a créé un groupe de travail ministériel pour examiner les conditions nécessaires à l'installation d'une plate-forme LMS automatisée. Dirigé par l'EFPC, ce groupe établira sa propre plate-forme LMS qui devrait répondre également aux besoins d'autres ministères. Dans le cadre de la redéfinition et de la restructuration de l'ICSE, l'équipe de Gestion passe en revue tous les ETP. La nouvelle structure organisationnelle et sa mise en oeuvre attendent l'approbation de HCM et l'attribution d'un espace.

Recommandation n° 12 : La réunion des divers centres de l'ICSE sous un seul toit.

Responsabilité : ICSE.

  1. Choisir ou construire des installations matérielles qui correspondent à la redéfinition des besoins en effectifs et en locaux de l'Institut et qui sont dotées des caractéristiques spécifiques aux établissements professionnels d'enseignement.

  2. Selon le choix d'endroit, avoir recours à des mesures complémentaires ingénieuses, comme établir un comptoir de services de l'ICSE dans l'édifice Lester B. Pearson.

Réponse de la Gestion :

L'ICSE occupe trois locaux différents dans deux édifices. Des discussions ont déjà eu lieu entre la SPD et l'ICSE pour repérer des nouveaux locaux pouvant abriter l'Institut; la réunion des divers centres sous un seul toit est un engagement à plus long terme. Quoi qu'il en soit, l'ICSE est persuadé que le centre de services de consultation en apprentissage, qui sera créé dans le cadre de l'unité centralisée, aura une présence visible, tout comme SERV, en étant situé au rez-de-chaussée. L'étude de cas a été rédigée en mai 2007.

Processus de consultation :

En ce qui concerne le processus de consultation qui a mené à l'élaboration du nouveau mandat de l'ICSE, l'équipe de Gestion s'est, initialement, inspirée des recommandations formulées par les évaluateurs. L'orientation à suivre pour procéder à la redéfinition et à la restructuration de l'Institut a été présentée au sous-ministre adjoint, au comité de gestion des ressources humaines (HCM) et au comité de gestion ministériel, et il en a été question lors de la réunion bilatérale avec le sous-ministre du Commerce international (DMT). L'Institut continue ses consultations sur son orientation proposée; récemment, dans le contexte de l'étude stratégique, des présentations ont été faites au conseil des ressources humaines, au groupe de travail sur les services centraux et au groupe de travail sur les services aux clients.


1 Le modèle de Donald Kirkpatrick (1959) reste encore aujourd'hui le cadre d'évaluation de la formation le plus répandu; il suggère quatre niveaux d'évaluation pour les programmes de formation:

  • réaction des participants (satisfaction des clients);
  • apprentissage (ampleur du changement d'attitude ou de l'accroissement des connaissances et des compétences des participants);
  • comportement (étendue des changements au comportement);
  • résultats (incidence de la participation au programme d'étude).

Bureau de l'inspecteur général

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Date de modification :
2012-11-04