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Direction générale du Partenariat mondial (IGX), vérification de suivi
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(Octobre 2007)
Table des matières
- Résumé
- 1.0 Contexte
- 2.0 Portée, objectif, méthode et moment de la vérification
- 3.0 Résultats de la vérification de suivi
Résumé
La Direction de la vérification interne (ZIV) a publié un rapport sur la vérification interne de la Direction générale du Programme de partenariat mondial (IGX) menée en avril 2006. (Ce rapport est désigné ci-après sous le nom de rapport de vérification de IGX.) En 2006-2007, ZIV a effectué une vérification de suivi du rapport de vérification de IGX, conformément au plan de vérification 2005-2007 de la Direction.
La vérification de suivi portait sur les 28 recommandations contenues dans le rapport de vérification de IGX et visait à déterminer si IGX ou la Direction des services aux programmes (IXS) avait progressé dans la mise en oeuvre des recommandations. Elle ne portait pas, toutefois, sur l'efficacité de la mise en oeuvre. La vérification de suivi a été réalisée entre le 5 décembre 2006 et le 4 mai 2007.
Le tableau ci-dessous illustre les résultats de la vérification de suivi.
| Recommandation - État de la mise en oeuvre | Nombre de recommandations |
|---|---|
| Total | 26(1) (100 %) |
| Niveau 1 : Pas de mise en oeuvre ou progrès quasi nul | 0 (0 %) |
| Niveau 2 : Mise en oeuvre perceptible | 7 (27 %) |
| Niveau 3 : Mise en oeuvre en grande partie | 3 (11 %) |
| Niveau 4 : Mise en oeuvre complète | 16 (62 %) |
Sur les 10 recommandations dont la mise en oeuvre est complète, sept se rapportent aux services stratégiques et de soutien du secteur. Les initiatives dans ces domaines sont complexes. De plus, elles ont une grande incidence sur la culture organisationnelle et nécessitent un plan de mise en oeuvre s'échelonnant d'habitude sur plusieurs années. Ainsi, la cote de niveau 2 est compréhensible, car seulement 13 mois se sont écoulés depuis que ZIV a publié le rapport de vérification de IGX.
Aussi, l'équipe de vérification estime que IGX et IXS ont réalisé des progrès satisfaisants quant à la mise en oeuvre des 26 recommandations, car 19 (73 %) d'entre elles ont été mises en oeuvre en grande partie ou au complet. Elle n'exprime, toutefois, aucune opinion quant à l'efficacité des mesures de mise en oeuvre, car tel n'était pas l'objectif visé. IGX et IXS ont présenté à ZIV un excellent plan d'action quant aux étapes qu'exigent les 10 recommandations dont la mise en oeuvre n'est pas encore terminée. Les dates fixées pour la réalisation du plan d'action ont également été précisées.
1.0 Contexte
1.1 La Direction de la vérification interne (ZIV) a publié un rapport sur la vérification interne de la Direction générale du Programme de partenariat mondial (IGX) menée en avril 2006. (Ce rapport est désigné ci-après sous le nom de rapport de vérification de IGX.) En 2006-2007, ZIV a effectué une vérification de suivi du rapport de vérification de IGX, conformément au plan de vérification 2005-2007 de la Direction.
2.0 Portée, objectif, méthode et moment de la vérification
2.1 Portée de la vérification
2.1.1 La vérification de suivi portait sur les 28 recommandations(2) contenues dans le rapport de vérification de IGX.
2.2 Objectif de la vérification
2.2.1 La vérification de suivi visait à déterminer si IGX ou la Direction des services aux programmes (IXS) avait progressé dans la mise en oeuvre des 28 recommandations(3) découlant de la vérification. Elle ne portait pas, toutefois, sur l'efficacité de la mise en oeuvre, ce genre d'évaluation ayant été jugé prématuré(4). La vérification de suivi ne consistait donc pas en une vérification supplémentaire, se limitant strictement à évaluer les progrès de IGX et de IXS pendant la mise en oeuvre des 28 recommandations de la vérification.
2.3 Méthode et moment de la vérification
2.3.1 La vérification consistait à interroger des représentants de IGX et de IXS, à examiner des documents et à suivre des procédures de vérification précises. Les renseignements colligés ont été analysés en vue d'utiliser l'échelle ci-dessous pour évaluer les progrès de la mise en oeuvre des 28 recommandations :
| Vérification de suivi de IGX | Recommandation - Échelle d'évaluation de la mise en oeuvre |
|---|---|
| Niveau | Définition |
| Sans objet | La recommandation n'est plus pertinente en raison de changements de situation opérationnelle ou environnementale. |
| Niveau 1 : Pas de mise en oeuvre ou progrès quasi nul | IGX ou IXS n'a pas mis en oeuvre la recommandation ou n'a pas réalisé de progrès important en ce sens. |
| Niveau 2 : Mise en oeuvre perceptible | IGX ou IXS a progressé de façon perceptible quant à la mise en oeuvre de la recommandation. |
| Niveau 3 : Mise en oeuvre en grande partie | IGX ou IXS a réalisé des progrès importants quant à la mise en oeuvre de la recommandation. |
| Niveau 4 : Mise en oeuvre complète | IGX ou IXS a complètement mis en oeuvre la recommandation. |
2.3.2 L'examen de la vérification de suivi s'est déroulé pendant la période du 5 décembre 2006 au 4 mai 2007, tandis que la rédaction du rapport a eu lieu du 5 mai au 13 septembre 2007.
3.0 Résultats de la vérification de suivi
3.1 Voici un tableau qui résume les progrès de IGX et de IXS quant à la mise en oeuvre des recommandations contenues dans le rapport de vérification de IGX, selon l'échelle d'évaluation illustrée plus haut.
| Vérification de suivi de IGX - Résumé des résultats | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Responsable de IFM | Total de recomm. | Recommandation - État de la mise en oeuvre | |||||||
| Niveau 1 | Niveau 2 | Niveau 3 | Niveau 4 | ||||||
| Nbre | % | Nbre | % | Nbre | % | Nbre | % | ||
| IGX | 15 | 0 | 0 % | 0 | 0 % | 3 | 25 % | 12 | 75 % |
| IXS | 11 | 0 | 0 % | 7 | 64 % | 0 | 0 % | 4 | 36 % |
| Total | 26(5) | 0 | 0 % | 7 | 27 % | 3 | 11 % | 16 | 62 % |
3.2 Selon les résultats de la vérification de suivi :
- 16 (62 %) des 26 recommandations ont été mises en oeuvre au complet (niveau 4);
- 3 (11 %) des 26 recommandations ont été mises en oeuvre en grande partie (niveau 3);
- 7 (27 %) des 26 recommandations ont présenté des progrès perceptibles (niveau 2).
3.3 Certaines situations environnementales ont eu une incidence sur les niveaux de mise en oeuvre des recommandations indiquées plus haut. Cela s'applique notamment aux recommandations pour lesquelles IXS a joué un rôle directeur dans la mise en oeuvre. Voici les principales situations environnementales :
- Treize mois se sont écoulés depuis que ZIV a publié le rapport de vérification de IGX, de sorte que IGX et IXS ont eu peu de temps pour agir.
- IXS n'a pas toujours disposé des niveaux de ressources actuels (15 postes pourvus). De fait, on constate une augmentation graduelle du nombre de postes pourvus depuis la création de la Direction, en septembre 2005 (passage graduel de 5 postes pourvus à 15).
- La nouvelle équipe de haute direction (un sous-ministre adjoint et cinq directeurs généraux) est entrée en fonction au Secteur de la sécurité internationale (IFM) en septembre 2006. Elle a donc dû commencer par se familiariser avec le rôle, les responsabilités et le pouvoir de IXS et faire accepter le mandat et les services de la direction.
- Les directions générales chargées de l'exécution de programmes de IFM sont à divers niveaux de leur évolution. Aussi, IXS dessert des clients ayant toutes sortes de besoins et d'exigences, ce qui accroît la complexité de la prestation de services, notamment en raison de son rôle consultatif.
- IXS répond aux besoins de IFM et de ses directions générales chargées de l'exécution de programmes, mais coordonne aussi la suite à donner par IFM aux exigences « ministérielles » (plan d'activités, stratégies par pays, Architecture des activités de programme, plans et priorités ministériels). Par conséquent, la mise en oeuvre des recommandations de ZIV n'est pas la seule priorité de IXS, et ce, en raison de sa charge de travail diversifiée.
- ZIV a recommandé que IXS offre des services stratégiques axés sur la planification stratégique, la gestion axée sur les résultats, la gestion de risque et les services d'information. Les initiatives dans ces domaines sont complexes. De plus, elles ont une grande incidence sur la culture organisationnelle et nécessitent un plan de mise en oeuvre plan s'échelonnant d'habitude sur plusieurs années.
- IXS n'a pas une emprise complète sur la chronologie des initiatives stratégiques sectorielles adoptées à la suite du rapport de vérification de IGX. La participation et la coopération du personnel des programmes de IFM et, parfois, des intervenants du Ministère(6) sont nécessaires.
- Même si IXS a eu des rapports avec des intervenants du Ministère afin d'accomplir son mandat, la Direction signale que le rôle et les responsabilités des parties respectives ne sont pas toujours clairement définis, si bien qu'il subsiste une ambiguïté quant à la responsabilité de chacune pour ce qui est de l'intérêt commun.
- Au Ministère, la planification stratégique, la gestion axée sur les résultats et la gestion de risque intégrée sont à divers degrés de maturité et ne cessent d'évoluer. Par conséquent, IXS ne se limite pas simplement à adapter et à appliquer des méthodes et des normes ministérielles établies dans ces domaines au sein de IFM. De fait, la Direction a dû commencer par déterminer les structures et les pratiques de gouvernance avant de procéder à une mise en oeuvre détaillée(7).
3.4 L'équipe de vérification estime, compte tenu du contexte environnemental décrit plus haut, que IGX et IXS ont réalisé des progrès satisfaisants quant à la mise en oeuvre des 26 recommandations, car 19 (73 %) d'entre elles ont été mises en oeuvre en grande partie ou au complet. Elle n'exprime, toutefois, aucune opinion pour ce qui est de l'efficacité des mesures de mise en oeuvre, car tel n'était pas l'objectif visé. On trouvera à l'annexe A un plan d'action et un calendrier à jour en ce qui a trait aux recommandations jugées avoir atteint le niveau 2 ou 3.
Annexe A - Plan d'action et calendrier à jour
| Vérification de suivi de IGX Plan d'action et calendrier à jour | ||
|---|---|---|
| Recommandation | État de mise en oeuvre | Plan d'action et calendrier à jour |
4.1.6 IFM doit créer une direction générale, dirigée par un DG relevant du SMA, dotée des ressources requises par deux paliers d'activités de gestion et de soutien :
| ||
| Services stratégiques | ||
| Planification stratégique | 2 | En 2006-2007, IXS a coordonné et, dans bien des cas, préparé la participation du secteur à la planification ministérielle du MAECI en collaboration avec les cinq directions générales, de même que les responsabilités en matière de planification stratégique liées à l'orientation des programmes du secteur IFM dans son ensemble. Cela comprenait le plan d'activités 2007-2008 de IFM, le Rapport sur les plans et les priorités, le Rapport ministériel sur le rendement 2005-2006, l'Architecture des activités de programme 2008-2009 et la participation aux évaluations du cycle IV du CRG (2006). HSP-IXS a en outre élaboré le Plan stratégique des ressources humaines 2007-2010. Ces documents ministériels servent de base à la planification stratégique de IFM et témoignent à la haute direction et au Conseil du Trésor de l'engagement de IFM quant à la planification stratégique axée sur les résultats. Comme on l'a vu plus haut, IXS a beaucoup progressé en ce qui a trait à la suite à donner à cette recommandation, par sa vaste participation à la planification stratégique courante du MAECI. À notre avis, la cote 2, mise en oeuvre perceptible, ne témoigne pas fidèlement des réalisations au titre de la planification stratégique. |
| Gestion axée sur les résultats | 2 | IXS a fait appel, en 2006-2007, aux Services de consultation du gouvernement (SCG) de TPSGC pour élaborer des recommandations visant à améliorer les pratiques de gestion axée sur les résultats du Secteur, fondées sur les cadres de gestion du Conseil du Trésor, un examen des bonnes pratiques des autres ministères et les besoins de la clientèle. En s'appuyant sur les recommandations, IXS a ensuite déterminé les diverses façons possibles d'implanter la gestion axée sur les résultats au sein du Secteur. Plan d'action et calendrier d'exécution Selon le rapport de vérification de suivi (3.3.f) de IGX, « les initiatives de gestion axée sur les résultats sont complexes. De plus, elles ont une grande incidence sur la culture organisationnelle et nécessitent un plan de mise en oeuvre s'échelonnant d'habitude sur plusieurs années. » IFM, de concert avec IXS et en collaboration avec les intervenants ministériels, examinera les recommandations et les possibilités cernées, élaborera un plan d'action, obtiendra l'adhésion à celui-ci et adoptera l'approche convenue pour la mise en oeuvre de la gestion axée sur les résultats (automne 2007). |
| Gestion de risque | 2 | IXS a fait appel, en 2006-2007, aux Services de consultation du gouvernement (SCG) de TPSGC pour adopter une stratégie sectorielle de gestion de risque. Le plan de mise en oeuvre comportait divers éléments, dont :
Le plan de mise en oeuvre devra être soumis à l'examen et à l'approbation de la haute direction de IFM. Il est prévu d'achever les mesures d'ici le 31 mars 2008. La vérification de programme de IGX a recommandé l'implantation d'une plate-forme de système pour la gestion intégrée des risques et de la lier au système de gestion de projet et des finances. (Remarque : aucune plate-forme de système pour la gestion de projet n'a encore été déterminée pour le secteur.) Plan d'action et calendrier d'exécution Lancement : le 1er avril 2007. Achèvement : le 31 mars 2008. |
| Politiques et lignes directrices en matière de programmes et de projets | 2 | De concert avec les directions générales chargées de l'exécution de programmes de IFM, IXS a élaboré une feuille couverture d'approbation de projet et un cadre d'exécution de programmes. Le modèle de feuille couverture vise à uniformiser l'information sur les projets entre les programmes. Le cadre d'exécution de programmes de IFM a été dressé pour décrire le cadre politique, réglementaire et procédural des programmes de subventions et de contributions du Secteur. Plan d'action et calendrier d'exécution
|
| Services de soutien | ||
| Finances | 2 | La haute direction a décidé, en juin 2007, d'examiner le rôle et le mandat de IXS. Cette décision se fondait en partie sur les facteurs environnementaux mentionnés dans la vérification de suivi de IGX : 3.0 b) - IXS n'a pas toujours disposé des niveaux de ressources actuels (5 à 15). c) - Une nouvelle équipe de direction est entrée en fonction à IFM en 2006. d) - Les directions générales chargées de l'exécution de programmes de IFM sont à divers stades de leur évolution. e) - IXS répond aux besoins de IFM et de ses directions générales chargées de l'exécution de programmes, mais coordonne aussi la suite à donner aux exigences ministérielles. IXS a dû préciser son mandat. La haute direction décidera, au moment de l'examen, de la pertinence d'offrir des services de soutien financier, dont l'instauration de pratiques sectorielles en matière de finances au sein de IXS. Plan d'action et calendrier d'exécution Précision du mandat de IXS d'ici la fin de l'automne 2007. Si IXS doit offrir des services de soutien financier à la suite de l'examen de son mandat, le rôle, les responsabilités et les procédures de services seront élaborés d'ici mars 2008. |
| Gestion de l'information | 2 | En 2006, IXS a conclu avec SXKI un protocole d'entente portant sur des services de gestion des documents dans les directions générales chargées de l'exécution de programmes de IFM. En vertu du protocole, SXKI a élaboré pour IGX une structure de gestion des documents, qui a été appliquée avec succès au registre de dossiers de IGX. Deux postes de commis à l'enregistrement (CR-04) ont été créés à IXS pour centraliser la gestion du registre de IGX et du registre de dossiers prévu pour le GTSR. Étant donné, toutefois, que IXS et le GTSR se trouvent au 125, promenade Sussex, et que IGX et son registre sont au 111, promenade Sussex, il est difficile d'avoir un registre central, car les employés des deux programmes doivent le consulter quotidiennement. Le poste lié au registre de IGX a donc été transféré à IGX le 1er avril 2007. L'élaboration d'une structure de gestion des documents semblable pour le GTSR est en cours Plan d'action et calendrier d'exécution Une analyse plus poussée, dont des discussions avec les intervenants du Ministère, permettra de déterminer si IXS doit continuer d'offrir du soutien à la gestion de l'information (gestion des documents) aux directions générales chargées de l'exécution de programmes. Précision du mandat de IXS d'ici la fin de l'automne 2007. Mise à jour du protocole d'entente conclu entre SXKI et IXS, fin de l'automne 2007. |
| Systèmes d'information | 2 | Selon le rapport de vérification de suivi (3.3.f) de IGX, « les initiatives de gestion axée sur les résultats sont complexes. De plus, elles ont une grande incidence sur la culture organisationnelle et nécessitent un plan de mise en oeuvre s'échelonnant d'habitude sur plusieurs années. » IXS et les intervenants ministériels ont mené trois grandes initiatives en vue d'offrir un soutien pour les systèmes d'information aux directions générales chargées de l'exécution de programmes.
IFM, de concert avec IXS et en collaboration avec les intervenants ministériels et les directions générales chargées de l'exécution de programmes, va examiner les recommandations et envisager la possibilité d'implanter un système de gestion des finances complet et fiable, intégré à la gestion de programme, répondant aux besoins du Secteur. Systèmes d'information (système sectoriel commun) - Examiner les possibilités - été 2007. Système intégré de gestion des finances et de gestion de programme et |
| 5.1.7 Chaque année, IGX doit entreprendre un examen documenté officiel des priorités et des objectifs d'origine du PPM, en tenant compte de l'ensemble des changements et du contexte canadien dans lequel s'inscrit le PPM. L'examen doit être mené de concert et convenu avec la haute direction d'AEC. | 3 | L'examen annuel des priorités de IGX a eu lieu le 9 mars 2007. Le DG a présenté ses résultats à la réunion du 11 avril 2007 du Groupe consultatif sur le Partenariat mondial (GCPM) et a obtenu son accord. Le Groupe consultatif sur les sciences, le commerce et la technologie (GCSCT) en a également été informé à sa réunion du 12 avril 2007. L'envoi du résultat de l'examen au sous-ministre des Affaires étrangères, en vue de son approbation, est en cours. La stratégie de communication a été révisée pour rendre compte du résultat de l'examen. Plan d'action et calendrier d'exécution IGX a obtenu l'approbation du sous-ministre des Affaires étrangères le 24 août 2007. |
| 5.1.8 IGX doit trouver une façon de gérer les résultats en rendant opérationnels son CGRR et son CVAR, notamment en intégrant un calendrier complet de planification, de programmation, de contrôle et de rapport de ses activités. La responsabilité de mener à bien chaque élément du calendrier doit être indiquée, et le personnel en être informé. | 3 | Afin de rendre pleinement opérationnels le CVAR et le CGRR et d'améliorer la planification, IGX a adopté un certain nombre de mesures pendant l'exercice en cours : plans de travail annuels aux échéanciers précis, calendriers, étapes importantes, rapports d'étapes bimensuels pour chaque domaine de programme, mises à jour mensuelles du risque, rapport mensuel de planification des finances du Ministère et rapport des prévisions (FINSTAT). Le rapport semestriel au Conseil du Trésor sert à présenter les activités et les résultats du programme. Plan d'action et calendrier d'exécution L'opérationnalisation du CGRR et du CVAR de IGX est en cours. Le processus a commencé par une étude d'experts-conseils qui a donné lieu à la création d'un cadre de responsabilisation, de résultats et de vérification (CRRV), fin mars 2007. Le document sert de base à un CRRV unique pour tous les domaines de programme. Le CRRV est nécessaire pour la soumission des présentations au CT en vue d'obtenir les autorisations requises pour la deuxième moitié du Programme de partenariat mondial (de 2008 à 2013), qui est prévue d'ici décembre 2007. On y trouvera de l'information sur les obligations et les calendriers de contrôle et de rapport. IGX veillera à ce qu'ils soient respectés et utilisera l'information pour la gestion de programme (de 2008 à 2013). |
| 5.3.11 Afin de permettre aux employés d'obtenir de la rétroaction quant à leur rendement, IGX doit mettre en oeuvre intégralement le nouveau programme de gestion du rendement (PGR) d'AEC. | 3 | La plupart des employés de IGX avaient, en 2006-2007, un PGR et un plan d'apprentissage personnel. L'évaluation du PGR est en cours. Plan d'action et calendrier d'exécution Au cours de 2007-2008, tous les employés de IGX auront un PGR et, d'ici septembre 2007, un plan d'apprentissage personnel. Le PGR de chaque employé indiquera les résultats obtenus en 2007-2008 et l'on en discutera avec eux d'ici juin 2008. |
1 La direction de IFM n'étant pas d'accord avec l'une des 28 recommandations, à savoir que IXS doit mener les activités de communication et de sensibilisation au nom de toutes les directions générales chargées de l'exécution de programmes, elle a donc préféré que ces activités soient menées par les directions générales individuelles. ZIV a accepté cette façon de faire, conforme à l'essentiel de la recommandation. De plus, ZIV a estimé qu'une autre recommandation n'était plus pertinente en raison d'un changement de situation opérationnelle ou environnementale. Elle a donc évalué le niveau de mise en oeuvre des 26 autres recommandations.
2 Le rapport de vérification de IGX comportait 18 recommandations. La recommandation 4.1.6 portait sur 12 éléments individuels considérés comme des recommandations distinctes pour le suivi. De plus, la recommandation 5.8.4 a été exclue de l'examen, étant essentiellement couverte par d'autres recommandations comprises dans la vérification de suivi, qui, en tant que telle, comportait donc 28 recommandations (18 + 12 - 2 [recommandations 4.1.6 et 5.8.4]).
3 La suite donnée par la direction aux recommandations contenues dans le rapport de vérification de IGX montre que IGX ou la Direction des services aux programmes (IXS) vont mettre en oeuvre le plan d'action lié aux recommandations.
4 En attendant, ZIV a prévu de tenir, en 2008-2009, une vérification quant à l'efficacité du plan de mise en oeuvre. Une évaluation de risque officielle, au cours de l'exercice 2008-2009, permettra de déterminer la priorité relative de la vérification.
5 La direction de IFM n'étant pas d'accord avec l'une des 28 recommandations, à savoir que IXS doit mener les activités de communication et de sensibilisation au nom de toutes les directions générales chargées de l'exécution de programmes, elle a donc préféré que ces activités soient menées par les directions générales individuelles. ZIV a accepté cette façon de faire, conforme à l'essentiel de la recommandation. De plus, ZIV a estimé qu'une autre recommandation n'était plus pertinente en raison d'un changement de situation opérationnelle ou environnementale. Elle a donc évalué le niveau de mise en oeuvre des 26 autres recommandations.
6 Parmi les intervenants du Ministère, il y a SMD, SXD, PDR et d'autres organisations, s'il y a lieu.
7 Pour la gestion de risque, on a élaboré un profil de risque ministériel lorsque IXS a chargé un expert-conseil d'élaborer le profil de risque sectoriel de IFM.
Bureau de l'inspecteur général
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