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ÉVALUATION DE L'INITIATIVE DE RENOUVEAU POLITIQUE ÉCONOMIQUE ET DES AFFAIRES PUBLIQUES

(Mai 2010)

(Version PDF, 544 ko) *


ABRÉVIATIONS, ACRONYMES ET SYMBOLES

ACAdministration centrale
AGCAgent-gestionnaire consulaire
APEPAgent politique et économique principal
CCEComité consultatif d'évaluation
CDMChef de mission
CEMComité d'évaluation du Ministère/ministériel
ECEmployé canadien
ERPEmployé recruté sur place
ÉTPÉquivalent temps plein
GLBStratégie et services
MAECIMinistère des Affaires étrangères et du Commerce international
NGMSecteur de l'Amérique du Nord
ONGOrganisation non gouvernementale
PAEPrestations aux employés
PPSEProgramme de perfectionnement du service extérieur
REPAPProgramme des relations économiques et politiques et des affaires publiques
RPERelations politiques et économiques
SCTSecrétariat du Conseil du Trésor
SMSous-ministre
SMASous-ministre adjoint
UARPEUnité d'appui au renouveau politique et économique
ZIDBureau de l'inspecteur général
ZIEDirection de l'évaluation
ZIVDirection de l'inspection

 


RÉSUMÉ

Introduction

L'initiative de renouveau politique et économique a été élaborée afin d'identifier le Programme des relations politiques et économiques et des affaires publiques (REPAP) comme fournisseur désigné de sept services de base, ou essentiels. Le renouveau est harmonisé au Programme de transformation du Ministère. Son objectif stratégique consiste à renouveler le modèle de prestation de service du REPAP, lequel contribue au programme international, qui est modelé sur les bénéfices et les avantages du Canada, conformément aux valeurs et aux intérêts du pays. Le renouveau politique et économique vise à influencer le programme REPAP qui est, par définition, de nature transversale ou horizontale, et a des répercussions positives sur l'atteinte des priorités du Ministère en Afghanistan, aux États-Unis et dans l'hémisphère, et sur l'élargissement des perspectives économiques pour le Canada.

L'évaluation du renouveau politique et économique visait à fournir au Comité d'évaluation du MAECI une évaluation neutre et fondée sur des faits de la pertinence et du rendement de l'Initiative ainsi que sur les progrès réalisés.

Les objectifs spécifiques de l'évaluation sont les suivants :

  1. Évaluer la pertinence de l'Initiative de renouveau politique et économique et déterminer dans quelle mesure elle répond aux besoins des agents politique et économique et si elle est harmonisée aux priorités du gouvernement et aux objectifs stratégiques du MAECI;
  2. Évaluer le rendement de l'Initiative et si elle atteint ses objectifs de façon efficace et efficiente avec les ressources allouées.

Principales constatations

Le renouveau a offert un bon départ pour harmoniser la pertinence des activités du REPAP aux priorités du Ministère, et répondre aux besoins de la collectivité politique et économique. Cependant, l'équipe d'évaluation a constaté que des lacunes subsistent. Les travaux des missions dans les pays et les régions non prioritaires ont besoin d'être précisés davantage afin d'établir des rapports plus pertinents. En outre, le Ministère doit définir une vision pour orienter les activités du REPAP.

Le renouveau politique et économique a permis de fournir des orientations aux missions, particulièrement en ce qui concerne la gestion des visites. Même si le personnel des missions peut rationaliser la gestion des visites en faisant exécuter certains aspects par d'autres fournisseurs de service, le futur rôle du REPAP, en ce qui concerne l'établissement de rapports politiques et économiques et d'autres services de base comme la promotion et l'élaboration de politiques, doit être déterminé et communiqué. L'étiquette « Relations générales » du REPAP semble continuer de porter atteinte à son orientation et à son efficacité.

Le renouveau a également permis de communiquer les activités de base du REPAP et de définir des normes de service pour gérer les attentes des clients en ce qui concerne les services fournis. Les outils pratiques et l'orientation fournis au personnel du REPAP ont été très utiles pour exécuter les activités quotidiennes. La clarification des rôles et des responsabilités des agents politiques et économiques est un pas important vers l'avant. Cependant, il n'en a pas résulté une meilleure gestion des priorités dans les missions. Il est encore difficile de lier les activités du REPAP aux priorités du MAECI.

Par ailleurs, le Ministère doit établir un dialogue avec les SM et les SMA pour discuter du rôle de l'agent politique et économique principal (APEP) et du leadership des SM et des SMA pour appuyer le renouveau au sein du Ministère et auprès des partenaires externes et des clients. Les personnes interrogées aimeraient connaître la vision des cadres supérieurs à l'égard du REPAP, comment la fonction contribue-t-elle au mandat du MAECI, et comment relever les défis à venir.

Afin de pouvoir évaluer les progrès continus du renouveau politique et économique , il faut élaborer des outils de mesure du rendement et d'établissement de rapports pour démontrer de quelle façon les activités du REPAP contribuent au mandat et aux priorités du Ministère et du gouvernement du Canada. Des renseignements sur le rendement du REPAP sont essentiels pour mieux établir les priorités et les gérer efficacement.

Il ressort de l'évaluation que le plein potentiel du renouveau politique et économique n'a pas été réalisé en raison de son profil limité et du manque d'attention et de ressources. Le ressourcement trop modeste et trop ponctuel du renouveau politique et économique n'a pas permis à l'Initiative d'avoir un impact transformationnel. La communauté estime que le leadership collectif du renouveau et des cadres supérieurs devrait être amélioré.

Recommandations

Recommandation 1 :Il est recommandé de définir plus clairement la vision politique et économique et de mieux la communiquer dans le contexte du Programme de transformation du MAECI qui vise à le moderniser.

 

L'évaluation du renouveau politique et économique a révélé la nécessité, dans le contexte du Programme de transformation et de modernisation du Ministère, de mieux définir et de mieux communiquer la vision du REPAP au personnel pour guider la communauté. L'énoncé de vision sera important, particulièrement pour les missions des pays non prioritaires, pour contribuer au mandat et aux priorités du Ministère.

Les travaux du personnel politique et économique et de relations publiques seraient mieux ciblés avec des priorités et des objectifs stratégiques plus clairement définis. Les efforts actuels du Ministère en vue d'améliorer les processus opérationnels dans les missions devraient également contribuer à l'efficacité opérationnelle des services de base.

Recommandation 2 :Il est recommandé que l'AC, en consultation avec les missions, définisse un cadre pour faciliter l'utilisation plus efficace des services de base du REPAP et réaliser les objectifs du Ministère et du gouvernement du Canada.

 

L'un des résultats du renouveau qui nécessite plus d'attention est l'amélioration de l'établissement des priorités du REPAP et de la gestion. L'adoption et la mise en oeuvre cohérentes d'un cadre axé sur les résultats aiderait à améliorer la pertinence des activités du REPAP, à réaliser les priorités et à démontrer la contribution de la fonction REPAP.

Recommandation 3 :Il est recommandé d'encourager la démonstration du leadership de l'agent politique et économique principal (APEP), du SM et du SMA afin d'appuyer le processus de renouveau.

 

La plupart des personnes interrogées dans les missions ont indiqué qu'elles aimeraient avoir l'occasion de rencontrer en personne l'agent politique et économique principal (APEP), le SM et les SMA pour discuter des questions d'intérêt pour la communauté REPAP. Puisque les résultats du REPAP sont moins concrets de par leur nature que ceux du Commerce, par exemple, un dialogue avec les cadres supérieurs est important afin de comprendre les possibilités et les défis auxquels le personnel du REPAP fait face.

Recommandation 4 :Il est recommandé d'affecter des ressources à l'Initiative de renouveau du REPAP en tenant compte des objectifs établis et des résultats escomptés.

 

Comme il a été mentionné précédemment dans le présent rapport, le renouveau politique et économique a été entrepris avec des ressources modestes et ponctuelles, ce qui a quelque peu ralenti les progrès. La question du ressourcement comprend également le temps consacré par les cadres supérieurs pour démontrer un leadership dans le cadre de ce processus . Les ressources et l'infrastructure du renouveau du Service des délégués commerciaux pourraient être utilisées de façon plus créative afin de contribuer à la mise en oeuvre du renouveau du REPAP.

Recommandation 5 :Il est recommandé d'élaborer un système de mesure du rendement et d'établissement de rapports pour gérer et démontrer de façon probante la contribution du REPAP.

 

La mesure et l'établissement de rapports sur la contribution du REPAP et du renouveau du REPAP continuent d'être un défi, encore plus que pour d'autres du Ministère. La mesure efficace du rendement et l'établissement de rapports sur les résultats du REPAP sont toutefois essentiels au succès de la fonction pour mieux répondre aux besoins des clients et pour la reddition de compte.


1.0 INTRODUCTION

La Direction de l'évaluation (ZIE) du Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) fait partie du Bureau de l'inspecteur général (ZID) et elle a été mandatée par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), par l'entremise de la Politique sur l'évaluation (en vigueur depuis le 1er avril 2009), pour évaluer toutes les dépenses de programme directes pour le Ministère (dont les subventions et les contributions).

La Direction de l'évaluation présente des rapports trimestriels au Comité d'évaluation du Ministère (CEM), qui est coprésidé par les sous-ministres du Ministère. L'évaluation de l'Initiative du renouveau du REPAP a été effectuée aux termes du plan quinquennal d'évaluation du Ministère. Elle est appuyée par l'agent principal politique et économique (APEP) du Ministère et par le Secrétariat d'appui du renouveau politique et économique. L'évaluation est destinée principalement au Ministère, puisqu'elle fait partie de ses efforts pour appuyer les représentants économiques clés du Canada comme le Premier ministre du Canada et ses ministres. Les résultats de l'évaluation profiteront également aux Canadiens, y compris l'industrie privée et le secteur public, à titre de clients du Ministère.

1.1 Contexte

Au cours des deux dernières décennies, le Ministère a été proactif dans son étude des effets de la mondialisation sur le commerce international; il a examiné plus particulièrement comment cette tendance a influé sur l'exécution du programme économique et politique et souligné la nécessité d'énoncer clairement son orientation (Hunter et Halstead, 1991, Bureau de l'inspecteur général, 1996 et 2000, Duxbury et Higgins, 2004). Les objectifs de ces études consistaient à décrire et à définir les activités politiques et économiques du Ministère qui serviraient de base à la mesure du rendement, à déterminer les forces et les faiblesses de sa culture et à régler les problèmes de gestion qui ont des répercussions sur la prestation de ses programmes.

Les recommandations formulées à la suite de ces études ont servi à démontrer officiellement la nécessité de mettre en oeuvre une Initiative de renouveau politique et économique en 2005, et de son secteur opérationnel, le Secrétariat, en 2008. Le renouveau visait à transformer le programme REPAP, à identifier les partenaires, et à définir et à cibler les sept services de base, ou essentiels : information et analyse, élaboration des politiques, promotion des intérêts, mise en oeuvre des programmes et conseils pour les visites. La définition du rôle central, ou de base, de l'agent du service extérieur a été la clé de cette transformation.

L'établissement d'une structure centralisée et normalisée qui établirait la légitimité des demandes de service des clients à qui le Ministère est tenu, par obligation professionnelle, de fournir des services, par opposition aux personnes-ressources, à qui le Ministère a le choix d'offrir des services ou non, habituellement en vue d'une éventuelle réciprocité (Comité de e3 sur la clientèle et les services des relations politiques, 2002; Peck, 2003) était la deuxième raison qui sous-tendait cette transformation. La délimitation de la prestation des services s'imposait afin d'harmoniser les travaux des Affaires étrangères aux services de base qui font progresser les intérêts du Canada, concordent avec les priorités du gouvernement et du Ministère et contribuent à un meilleur sentiment de la valeur personnelle des agents désignés aux Affaires étrangères. On considérait que la rationalisation de la prestation des services selon le principe « répondre aux demandes ou les rediriger » était essentielle pour aider l'agent du service extérieur lorsqu'il doit faire face à des défis souvent concurrentiels.

1.2 Objectifs de programme

L'Initiative reposait sur deux importants moteurs de changement. L'un était externe, et visait à satisfaire à la demande pour un renouveau politique et économique qui moderniserait le service extérieur afin qu'il soit en mesure de répondre aux défis actuels en matière de politique étrangère. L'autre moteur de changement était interne et devait établir un équilibre entre les efforts de rationalisation et de renouveau du Ministère sur le plan de la prestation de services politiques et économiques et ceux du Service des délégués commerciaux du Ministère.

L'Unité d'appui au renouveau politique et économique (UARPE), établie en 2008, fait partie du Secrétariat chargé de la mise en oeuvre de l'Initiative de renouveau politique et économique. Le Secrétariat contribue à l'exécution du mandat de cette initiative en fonction des objectifs suivants :

  • Donner une interprétation des nouvelles définitions des sept services de base du Programme des relations politico-économiques et des affaires publiques (REPAP);
  • Aider les agents politique et économique dans l'examen des demandes complexes des clients;
  • Recommander des réponses appropriées pour assurer une prestation de services cohérente à l'échelle internationale;
  • Faire des économies d'échelle et promouvoir des pratiques exemplaires au sein des agents politiques et économiques;
  • Appuyer la nouvelle fonction d'agent politique et économique principal (APEP).

1.3 Gouvernance

Le Secrétariat du renouveau des relations politiques et économiques relève directement du sous-ministre adjoint, qui joue le rôle d'agent politique et économique principal (APEP). Au Ministère, la structure de gouvernance du renouveau politique et économique repose sur un Comité directeur et un Comité consultatif, et un groupe des communications Ginger a également apporté du support à l'étape préalable à la mise en oeuvre.

La composition du Comité directeur est représentative et comprend des cadres supérieurs des directions fonctionnelles, géographiques et des ressources humaines du Ministère, ainsi que des représentants des missions de petite, de moyenne et de grande taille. Le Comité est présidé par l'agent politique et économique principal (APEP) et il a pour mandat de fournir une orientation stratégique globale en ce qui concerne le renouveau du PE, de discuter d'initiatives précises et de proposer des approches de mise en oeuvre, d'évaluer périodiquement les progrès réalisés sur le plan du renouveau, de fournir des conseils sur le plan en matière de communication, d'harmoniser le renouveau aux autres initiatives et de contribuer à la diffusion des messages clés.

La composition du Comité consultatif est représentative et comprend des directeurs et d'autres gestionnaires des directions fonctionnelles et géographiques du Ministère. Le Comité est présidé par un directeur membre du comité, nommé par l'agent politique et économique principal (APEP), et il a pour mandat de fournir d'une manière plus efficace des services de base et par conséquent plus gérables, en mettant en oeuvre des projets ciblés pour établir des procédures normales d'exploitation et fournir des outils et des ressources pour faciliter la mise en oeuvre des obligations diplomatiques, politiques, économiques et publiques.

Le groupe des communications Ginger a surtout été actif dans les quelques mois préalables à la mise en oeuvre du renouveau politique et économique, alors que les efforts de communication étaient essentiels à la réussite du lancement de l'Initiative. Ce groupe était présidé par le directeur général des Communications et il était composé d'agents et de gestionnaires du Bureau des communications et de politique et économique du Ministère.

Les deux principales activités du Secrétariat du renouveau du REPAP consistent à donner de l'information aux agents REPAP sur la meilleure façon de servir leur clientèle et à servir de principal point de liaison entre l'Administration centrale et les missions en ce qui concerne le nouveau modèle de prestation de services du REPAP. Pour plus de détails, veuillez consulter le modèle logique.

1.3.1 Partenaires

Même si le renouveau politique et économique est antérieur au lancement officiel et à l'approche du Programme de transformation du Ministère, son mandat et ses objectifs sont indispensables à celui-ci. Le renouveau du REPAP est étroitement lié aux travaux et aux clients de la communauté REPAP. Le Secrétariat ne fonctionne pas à partir de partenariats officiels conclus avec ses partenaires/clients dans le cadre de mécanismes comme des protocoles d'entente. Il travaille indirectement avec les clients externes du REPAP, et directement avec ses principaux partenaires, notamment les directions internes du Ministère, les collègues du REPAP concernés par le truchement des structures de consultation, les comités directeurs, les comités consultatifs et les envoyés du renouveau du REPAP. Le Secrétariat s'est associé à l'Institut canadien du service extérieur pour l'apprentissage et la formation et à la Direction des services de soutien en TI pour élaborer et diffuser de la formation en ligne. Le Secrétariat collabore avec ZIV (Direction de l'inspection) à l'examen du REPAP pendant qu'elle inspecte les missions.

1.3.2 Clients

Le Ministère est le principal client du Secrétariat du renouveau politique et économique, mais il appuie également les agents REPAP et les gestionnaires (EC et ERP), d'autres ministères, les gestionnaires (pour la mise en oeuvre) et les organisations non gouvernementales (ONG) ou associations. Compte tenu de la nature des travaux, les décisions prises en matière de prestation de services touchent invariablement tous ceux qui comptent sur le REPAP ou qui communiquent avec le Programme REPAP.

1.4 Ressources

L'Initiative de renouveau politique et économique est une initiative ministérielle financée à l'aide d'affectations ministérielles. Le financement initial de 336 K, pour 2005-2006, a été obtenu de la réserve pour éventualité du Ministère, et d'autres fonds ont été fournis par la Direction générale de l'Amérique du Nord, qui a géré les fonds de cette Initiative jusqu'en septembre 2008. Le Ministère a par la suite établi un niveau de référence pour l'Initiative et lui a accordé un budget annuel de 557 K jusqu'en 2010-2011. Ce financement comprenait le salaire (incluant le RASE) de quatre ETP, pour un total de 460 K et un budget opérationnel de 97 K pour 2008-2009, 2009-2010 et 2010-2011. Cette Initiative n'est donc pas assujettie à une présentation au Conseil du Trésor.

Depuis sa création, quatre ETP effectuent les tâches du Secrétariat, et le budget opérationnel annuel est d'environ 97 K. Les fonds de fonctionnement ont servi principalement à la TI pour la formation en ligne, la publication de communications, la traduction de documents et certains déplacements modestes pour faire connaître les objectifs du renouveau du REPAP dans certaines missions sélectionnées depuis la mise en oeuvre.

Le profil de l'effectif (FS-04, FS-03, FS-02 et AS-02) du Secrétariat est resté sensiblement le même à quelques exceptions près. En 2008-2009, le poste de niveau AS-03 a été reclassifié AS-02 pour tenir compte des tâches que doit effectuer le Secrétariat, et un directeur de niveau EX-01 a été ajouté au milieu de l'exercice 2009-2010 (surclassement du poste de niveau FS-04).


2.0 PORTÉE ET OBJECTIFS DE L'ÉVALUATION

L'évaluation du renouveau du REPAP vise à fournir au Comité d'évaluation du MAECI une évaluation neutre et bien étayée sur la pertinence et le rendement de l'Initiative ainsi que sur les progrès réalisés.

Les objectifs spécifiques de l'évaluation sont les suivants :

  1. Évaluer la pertinence de l'Initiative de renouveau politique et économique en déterminant dans quelle mesure elle répond aux besoins des agents politique et économique et d'affaires publiques et si elle est harmonisée aux priorités du gouvernement et aux objectifs stratégiques du MAECI;
  2. Évaluer le rendement de l'Initiative et déterminer si elle atteint ses objectifs de façon efficace et efficiente avec les ressources allouées.

3.0 COMPLEXITÉ DE L'ÉVALUATION ET LIENS STRATÉGIQUES

L'Initiative de renouveau politique et économique a été élaborée afin d'établir le programme REPAP du Ministère comme fournisseur désigné de sept services de base ou essentiels. Elle est en lien avec le Programme de transformation du Ministère et son objectif stratégique vise à ce que le nouveau modèle de prestation de services du REPAP contribue au programme international modelé sur les bénéfices et les avantages du Canada, conformément aux valeurs et aux intérêts du pays. L'Initiative de renouveau politique et économique a été élaborée afin d'exercer une influence sur le programme politique et économique, qui est, par définition, de nature transversale ou horizontale et a des répercussions positives sur l'atteinte des principales priorités du Ministère en Afghanistan, aux États-Unis et dans l'hémisphère, et de rechercher les meilleures opportunités économiques pour le Canada.


4.0 CONSIDÉRATIONS CLÉS

L'évaluation devait tenir compte de deux considérations clés : a) la disponibilité de renseignements fiables sur le rendement des activités, les extrants et les résultats du renouveau; et b) le calendrier serré dans lequel l'évaluation devait être réalisée.

Puisque les évaluations servent maintenant à prouver la pertinence et le rendement des programmes et des stratégies dans le cadre du processus d'examen stratégique, l'évaluation du renouveau politique et économique doit formuler des constatations qui prouvent la pertinence continue, et la réalisation de résultats immédiats et intermédiaires. L'attribution des résultats aux activités politique et économique dépendait de la disponibilité des renseignements de qualité sur le rendement. L'absence de ces renseignements a été un défi pour les évaluateurs.

L'évaluation a été exécutée dans des délais très serrés. Un grand nombre d'entrevues (~100) ont été effectuées par téléphone ou en personne, conformément au plan de travail de l'évaluation.


5.0 APPROCHE ET MÉTHODE

L'évaluation de l'incidence du renouveau politique et économique sur l'exécution du Programme REPAP visait à comprendre :

  • Les besoins de la mission et comment ces besoins sont touchés par la situation géographique, la taille de la mission et la portée des services REPAP qu'elles fournissent;
  • Les forces et les faiblesses du renouveau politique et économique;
  • Le rôle des agents du service extérieur dans le renouveau politique et économique et l'incidence du renouveau sur leur perception de la prestation de services à valeur ajoutée;
  • La réussite du renouveau politique et économique à fournir des services aux clients et aux partenaires du Ministère;
  • L'effet du principe « répondre ou rediriger » sur la prestation de services politiques et économiques.

5.1 Conception de l'évaluation

L'évaluation a été conçue pour recueillir des renseignements auprès de sources multiples afin d'évaluer la pertinence et le rendement du renouveau politique et économique. Ces sources comprenaient des documents(1) et des entrevues effectuées auprès des représentants du REPAP dans les missions et à l'AC. La collecte des données a été exécutée de novembre 2009 à mars 2010.

5.2 Échantillonnage

La sélection des missions à inclure dans l'évaluation s'est faite à partir de deux critères clés. L'un était la taille de la mission (le nombre d'ETP servant à déterminer la taille de la mission : petite, moyenne ou grande) et la composition des travaux (bilatéraux, multilatéraux). Les membres du CCE ont également proposé des missions susceptibles d'être des candidates appropriées. Par exemple, la sélection a pris en compte les missions qui avaient participé au projet pilote de janvier 2008 sur le renouveau du REPAP(2) et qui avaient reçu de la formation pratique sur place sur le renouveau. Au total, 16 missions ont été sélectionnées.

5.3 Sources de données

Examen des documents

Les documents sur le renouveau politique et économique du Comité directeur du Ministère, du Comité consultatif, et du groupe de communication Ginger ont été examinés relativement aux décisions qui ont été prises concernant l'orientation de l'Initiative. Les rapports d'activité du REPAP ont été examinés pour déterminer la nature et l'étendue de la planification et de la surveillance du rendement, qui comprend les principaux jalons franchis et les activités planifiées. Les rapports de planification et d'activité du Centre international canadien pour la région de l'Arctique ont également été examinés, puisque ce Centre fonctionne avec des ressources affectées par le REPAP axées sur la politique/le programme.

Entrevues effectuées auprès des principaux informateurs

Des entrevues ont été effectuées auprès de cent (100) informateurs clés dans les missions, à l'AC et auprès des représentants d'autres ministères des Affaires étrangères. Au total, 78 entrevues ont été effectuées auprès des missions, dont 15 à l'AC, avec des intervenants du REPAP, et sept auprès des représentants d'autres ministères des Affaires étrangères.

Des représentants du REPAP et du Commerce du Ministère ont été interrogés au sujet de leur expérience du modèle renouvelé du Service des délégués commerciaux et de la rationalisation des services auprès d'autres ministères, ONG et autres associations pertinentes. Les entrevues avec les principaux informateurs ont été effectuées en personne ou par téléphone. Des questions d'entrevues non structurées et ouvertes ont été élaborées pour demander des renseignements sur les activités et la gestion des questions d'évaluation.

Visites sur place

Des visites sur place ont été effectuées dans quatre missions qui représentaient différentes expériences par rapport au renouveau, qui en étaient à divers niveaux de mise en oeuvre ou d'adoption, et qui étaient situées dans différentes régions géographiques. Les visites sur place avaient été déterminées en fonction du volume des visites du personnel PE à la mission, de la composition du travail REPAP et de leur disponibilité pour une visite.

Les 17 missions qui avaient participé au projet pilote de janvier 2008 sur le renouveau du REPAP faisaient partie du groupe à partir duquel l'échantillonnage a été sélectionné pour les visites sur place. Les missions de Budapest, Vienne, Washington, D. C., et Oslo ont été sélectionnées pour ces visites.

5.4 Analyse des données

Une synthèse des données recueillies lors des entrevues a été faite et elles ont été validées dans la mesure du possible par rapport aux données disponibles. Les résultats obtenus ont permis de cerner des thèmes ou modèles, qui ont été contextualisés par rapport aux questions de l'évaluation, et des constatations ont ensuite été dégagées.


6.0 LIMITES DE LA MÉTHODE

Les entrevues ont été la principale source de renseignements pour l'évaluation. Ces données, fondées sur des opinions, varient selon les répondants et sont teintées par leurs perceptions; elles ne reflètent donc pas forcément les points de vue de la communauté REPAP. Peu de renseignements étaient disponibles sur le rendement du REPAP ou sur le renouveau du REPAP, ce qui a limité la capacité d'analyser objectivement les efforts de renouveau du REPAP en raison de l'absence de normes établies pour faire les comparaisons. Compte tenu des variations des programmes politiques et économiques des missions, il a également été difficile d'effectuer des analyses comparatives.


7.0 CONSTATATIONS DE L'ÉVALUATION

Dans l'évaluation du renouveau politique et économique, plusieurs questions ont été examinées concernant la pertinence et le rendement de l'Initiative, conformément à la Politique sur l'évaluation du Conseil du Trésor.

PERTINENCE

7.1 Question 1 sur la pertinence : Besoin continu de l'Initiative de renouveau du REPAP

Constatation 1 :En général, le renouveau politique et économique répond au besoin de cibler les travaux du REPAP, et d'établir des limites en ce qui concerne les services offerts. Cependant, la pertinence du renouveau politique et économique dans les missions varie en fonction de la taille, de la situation géographique et des services fournis par la mission.

 

Le renouveau politique et économique répondait à un besoin généralisé de moderniser le service extérieur afin qu'il puisse relever les défis actuels en matière de politique étrangère. Le renouveau visait à transformer le programme REPAP en identifiant les partenaires et en définissant et en ciblant la prestation de sept services de base : information et analyse, élaboration des politiques, promotion des intérêts, mise en oeuvre des programmes et conseils pour les visites. La clé de cette transformation a été la définition du rôle central, ou de base, de l'agent du service extérieur. Le renouveau visait également à équilibrer les efforts de rationalisation et de renouveau du Ministère sur le plan de la prestation de services politiques et économiques et ceux du Service des délégués commerciaux du Ministère.

En général, il ressort de l'évaluation que la rationalisation de la prestation de services selon le principe « répondre ou rediriger » est toujours pertinente aux besoins de la fonction REPAP dans les missions. La plupart des personnes interrogées ont indiqué que la définition des sept services de base a clarifié les services auxquels on peut s'attendre des agents politiques, économiques et d'affaires publiques. Cette précision est essentielle pour mieux établir et gérer les priorités dans les missions.

L'un des outils fourni par le renouveau pour rationaliser les services politiques et économiques a été l'établissement de normes de service pour gérer les visites. Elles sont perçues comme un outil précieux et la plupart des missions les utilisent. Cependant, certains CDM utilisent leur pouvoir discrétionnaire et excèdent ces normes et vont jusqu'à accueillir personnellement les fonctionnaires à l'aéroport. Ces missions estiment qu'il faut un certain niveau de souplesse dans l'application des normes, puisque les misions fonctionnent dans des contextes très différents, et que leurs besoins sont par conséquent différents. Par exemple, les plus petites missions dans des régions non prioritaires ne reçoivent pas beaucoup de dignitaires. Quand elles en reçoivent, le CDM peut aller accueillir la personne à l'aéroport et profiter de l'occasion pour discuter de questions stratégiques importantes pour le Ministère et le gouvernement.

Il est important de souligner que même si le renouveau politique et économique a été pertinent et a répondu aux besoins de la plupart des missions, il a eu une incidence limitée sur les missions multilatérales. Les personnes interrogées dans ces missions ont signalé que leurs travaux portent en grande partie sur des activités de promotion des intérêts - saisir des occasions pour le Canada dans une tribune et un environnement multilatéraux. Dans les missions multilatérales, les demandes de conseils pour les visites sont moins nombreuses que celles adressées au personnel REPAP des missions bilatérales. Certains fonctionnaires des missions multilatérales forment un partenariat avec des collègues des missions bilatérales quand ils aident aux visites de visiteurs importants du Canada.

Enfin, l'évaluation a reçu de la rétroaction variée sur la nécessité de resserrer la définition de la prestation de services du REPAP. Même si elle n'est pas dominante, la perception de certaines personnes interrogées, dans les missions de plus grande taille comme Washington, croient qu'elles ont eu suffisamment de précisions sur les paramètres des services à fournir, et sur les attentes des clients. L'Initiative de renouveau politique et économique semble avoir eu une moins grande incidence dans ces missions.

Constatation 2 :Même si le renouveau a été efficace et a fourni aux agents et aux gestionnaires REPAP les outils nécessaires pour gérer efficacement les attentes en matière de visites, les intervenants du MAECI ne semblent pas savoir exactement quel est le niveau de service attendu du REPAP dans les missions suite au renouveau. La communauté doit examiner les répercussions découlant d'une prestation de services inégale sur le plan de la gestion des visites.

 

Il ressort de l'évaluation que l'utilisation du pouvoir discrétionnaire pour dépasser les normes de service a eu pour résultat une prestation de services inégale aux intervenants dans les missions. Par exemple, des hauts fonctionnaires en visite peuvent être dirigés vers un autre fournisseur de service dans une mission, tandis que dans d'autres missions, ils peuvent recevoir des services du personnel de la mission. Cette situation crée de la confusion et du mécontentement chez les clients et les intervenants.

Un autre facteur qui semble avoir contribué au manque de clarté sur le plan des niveaux de service est le fait que les autres ministères et les partenaires externes ne sont pas tous au courant des nouvelles normes de service et des services de base. Le manque de sensibilisation des autres ministères a soulevé des questions concernant les attentes. Les entrevues ont révélé la nécessité de mieux communiquer aux partenaires gouvernementaux et externes les objectifs du renouveau du REPAP et ses répercussions.

7.2 Question 2 sur la pertinence : Harmonisation aux priorités gouvernementales

Pour déterminer si l'Initiative était harmonisée aux priorités gouvernementales, la question suivante a été posée : Dans quelle mesure le mandat du renouveau du REPAP s'harmonise-t-il aux priorités du gouvernement fédéral et aux objectifs stratégiques du MAECI?

Constatation 3 :La définition des sept services de base dans le cadre du renouveau du REPAP a favorisé l'harmonisation des travaux du REPAP aux priorités du gouvernement fédéral et aux priorités stratégiques du MAECI, mais d'autres travaux s'imposent pour harmoniser le REPAP au programme politique du gouvernement du Canada.

 

L'évaluation a confirmé qu'en général, la définition des sept services de base dans le cadre du renouveau a permis une meilleurs harmonisation du REPAP aux priorités du gouvernement fédéral. En fait, la plupart des personnes interrogées ont indiqué que le renouveau avait contribué de façon importante à clarifier les rôles et les responsabilités du personnel politique et économique, et que d'importants progrès ont été réalisés à cet égard. Une meilleure compréhension des rôles et des responsabilités du REPAP a également aidé à définir les activités quotidiennes et la prestation de services aux clients. Les activités politiques et économiques du REPAP semblent mieux ciblées depuis la mise en oeuvre de l'Initiative de renouveau.

L'un des objectifs du renouveau consistait à améliorer l'établissement des priorités par le personnel REPAP. Au cours des entrevues, les répondants ont reconnu que l'établissement des priorités constitue toujours un défi dans le contexte des travaux du REPAP. C'est particulièrement le cas dans les pays où les priorités du gouvernement ne sont pas des questions prédominantes. Pour que les travaux du REPAP soient plus stratégiques, il faudrait fournir plus d'orientation, ce qui permettrait aux missions de mieux lier leurs activités aux priorités et objectifs du Ministère.

On a constaté au cours de l'évaluation que les ententes sur l'établissement de rapports politiques et économiques à l'AC ont fourni un cadre précieux pour définir stratégiquement les enjeux et planifier les travaux. Les ententes sont suffisamment générales pour accorder aux missions la souplesse nécessaire pour répondre au fur et à mesure aux questions et aux priorités opérationnelles. Toutefois, les missions ne semblent pas toutes avoir conclu des ententes sur l'établissement de rapports pour guider leurs travaux.

Un exemple d'harmonisation efficace du REPAP est l'intégration de la politique thématique du Centre international canadien pour la région de l'Arctique. Le personnel du Centre collabore avec les missions, l'AC et les ministères et organismes partenaires pour faire avancer le volet international de la Stratégie pour le Nord à l'aide d'activités de rayonnement auprès d'organisations comme la Commission de l'UE.

En général, la plupart des personnes interrogées estiment que le renouveau est un ouvrage inachevé et qu'il faudra fournir d'autres efforts pour harmoniser le REPAP au programme politique du gouvernement. Il est encore plus essentiel actuellement de maintenir l'élan du renouveau du programme REPAP, compte tenu du Nouveau modèle opérationnel, qui a transformé les rôles et les responsabilités du Groupe Géo de l'AC à l'égard des missions.

7.3 Question 3 sur la pertinence : Conformité aux rôles et aux responsabilités fédérales

Pour déterminer l'harmonisation aux rôles et aux responsabilités fédérales, la question d'évaluation suivante à été posée : Sur le plan de la prestation des services et de l'exercice de ses activités, l'Initiative de renouveau politique et économique remplit-elle un rôle approprié?

Constatation 4 :Dans le contexte du Programme de transformation et du Nouveau modèle opérationnel, il est maintenant temps d'examiner et de déterminer l'équilibre optimal des services de base du REPAP afin d'optimiser leur pertinence et de mieux affecter les ressources.

 

Comme il a été mentionné précédemment, le renouveau et la définition des sept services de base ont grandement contribué à mieux comprendre les rôles et les responsabilités du personnel REPAP. Il faut maintenant redéfinir la combinaison et l'équilibre des services de base pour optimiser la pertinence de la fonction et répondre aux besoins des clients internes et externes. Des facteurs ministériels, comme les pressions budgétaires et le Programme de transformation du MAECI ont créé un environnement favorable pour envisager les changements stratégiques à apporter aux services de base afin de permettre au REPAP de contribuer plus efficacement aux priorités gouvernementales.

Les entrevues ont révélé toute une gamme de points de vue au Ministère sur la façon de redéfinir les services de base. Par exemple, plusieurs répondants estiment que les rapports politiques sont moins pertinents maintenant, compte tenu de la facilité d'accéder à l'information à l'aide des médias, dont l'Internet. D'autres croient cependant que les rapports ont toujours une valeur stratégique, et qu'ils donnent un point de vue canadien unique sur des questions ou des événements et sur les répercussions pour le Canada. Un autre exemple est la promotion des intérêts canadiens, et la possibilité de mettre plus d'accent sur cette activité. L'évaluation a révélé que la rationalisation des services de conseils pour les visites permettrait de réaffecter plus de ressources pour promouvoir les intérêts du Canada.

Dans le contexte du Programme de transformation et du Nouveau modèle opérationnel, il est important d'examiner le rôle des employés recrutés sur place (ERP) dans le cadre du renouveau du programme REPAP. Les agents recrutés sur place et les agents canadiens font partie de l'équipe qui exécute le programme REPAP dans les missions. L'un des objectifs du Programme de transformation consiste à faire jouer un plus grand rôle aux ERP, dans le renouveau et l'exécution du REPAP.

RENDEMENT

L'évaluation portait sur quatre questions clés :

  1. L'Initiative de renouveau du REPAP, sa conception, ses processus et ses activités ont-ils contribués à l'atteinte de résultats à court et à moyen terme?'
  2. Les moyens les plus appropriés et les plus efficients sont-ils utilisés pour atteindre les objectifs du programme? Le renouveau politique et économique est-il concrétisé. avec les ressources additionnelles actuelles?
  3. Quelle est la structure de gouvernance du REPAP? Le modèle de gouvernance est-il efficace?
  4. Comment le Ministère gère-t-il et surveille-t-il les progrès de l'Initiative de renouveau politique et économique?

7.4 Question 1 sur le rendement : Atteinte des résultats stratégiques

Constatation 5 :Le renouveau politique et économique a obtenu un grand succès et produit des résultats clés avec des ressources limitées.

 

Il ressort de l'évaluation que le renouveau du REPAP, avec un budget de fonctionnement annuel relativement peu élevé de 97 K pour 2008-2009, 2009-2010 et 2010-2011, a réalisé plusieurs résultats stratégiques clés au cours de cette même période. Le fonds de fonctionnement ont servi à fournir un appui TI pour de la formation en ligne, publier des communications, traduire des documents et à financer quelques déplacements dans certaines missions sélectionnées pour communiquer les objectifs du renouveau du REPAP depuis sa mise en oeuvre. Ces activités ont permis d'établir les sept fonctions de base, de disséminer de la formation en ligne sur le renouveau politique et économique, de fournir de la formation en personne pour les postes de PPSE, et d'accroître les communications pour une meilleure sensibilisation aux services de base (p. ex. calendrier, guide sur la prestation de services accessible à tous les employés).

Le profil de dotation (FS-04, FS-03, FS-02 et AS-02) du Secrétariat est demeuré sensiblement le même, à quelques exceptions près, au cours de la même période de temps. En 2008-2009, le poste de niveau AS a été reclassifié de AS-03 à AS-02 afin de tenir compte des tâches à effectuer pour le Secrétariat et un directeur de niveau EX-01 a été ajouté au milieu de l'exercice 2009-2010 (surclassement du poste de niveau FS-04. Essentiellement, l'empreinte du renouveau du REPAP a été établie par un nombre relativement peu élevé de personnes à GEMX.

Constatation 6 :Des progrès ont été réalisés dans le cadre du renouveau politique et économique en ce qui concerne l'atteinte de résultats immédiats notamment : une meilleure sensibilisation et une meilleure connaissance des services de base du REPAP, une meilleure harmonisation des ressources REPAP dans les missions, une mise en oeuvre accrue des lignes directrices du REPAP sur les services de base et un examen en temps opportun des demandes REPAP par le Secrétariat.

 

Les entrevues effectuées dans le cadre de l'évaluation ont révélé que plusieurs agents REPAP étaient au courant du renouveau, qu'ils connaissaient leurs rôles et responsabilités en ce qui concerne les services fournis par le programme REPAP, et la délimitation des sept services de base, qui a aidé les agents REPAP à décrire leurs travaux. Cependant, il y a moins de consensus en ce qui concerne la façon dont les services de base sont liés aux plans d'activités du programme REPAP et aux objectifs du Ministère. Par exemple, certains agents REPAP ont indiqué que leurs rapports sur les enjeux spécifiques d'un pays n'étaient pas considérés pertinents quand ils étaient liés aux intérêts stratégiques du Ministère. Par conséquent, cela supposait une insuffisance de rapports sur les activités liées au REPAP. Il a également été proposé que le Ministère ajoute une catégorie générale dans laquelle seraient regroupés les rapports sur les questions qui ne sont pas directement liées aux macros priorités stratégiques mais qui ont une importance à un niveau micro, ou qui sont susceptibles de devenir des enjeux émergents.

Très peu d'agents REPAP interrogés consultaient le Secrétariat. Plusieurs ont indiqué qu'ils n'avaient pas besoin de contacter le groupe pour des orientations et ceux qui consultaient le Secrétariat ont indiqué qu'il donnait des réponses utiles et en temps opportun. Quand le Secrétariat a été consulté, c'était pour discuter de la nature et de la portée du niveau de participation disons, par exemple, des agents REPAP principaux (FS-03) pour planifier des visites non ministérielles ou des délégations de cadres supérieurs. Cependant, le Secrétariat et l'APEP étaient actifs dans les discussions sur le rôle de la présence diplomatique canadienne aux réunions lors des visites ministérielles et des visites des délégations des ministères provinciaux.

Constatation 7 :Le renouveau a connu un succès mitigé en ce qui concerne la réalisation de résultats immédiats mais il a permis de clarifier les rôles et les responsabilités du REPAP et de rationaliser et d'améliorer la prestation de services REPAP à partir du principe « répondre aux demandes ou les rediriger ».

 

L'évaluation a révélé qu'il serait bénéfique d'harmoniser le renouveau du REPAP au renouveau du Service des délégués commerciaux pour créer des synergies, optimiser les ressources existantes et réduire le chevauchement des efforts. En outre, cette harmonisation favoriserait une meilleure gestion des priorités du Ministère et du gouvernement du Canada. Même si le renouveau du REPAP a déjà adopté le principe « répondre aux demandes ou les rediriger » du Service des délégués commerciaux quand un autre fournisseur de services peut se charger de la prestation de services non essentiels, l'évaluation n'a pas trouvé de preuve substantielle pour appuyer l'hypothèse selon laquelle l'agent REPAP dispose de plus de temps maintenant pour s'occuper des activités de base ou essentielles du REPAP. En d'autres termes, l'évaluation n'a pas trouvé de preuves solides à l'effet que les agents REPAP ont plus de temps pour préparer des rapports sur les enjeux, promouvoir les intérêts ou analyser les politiques. Toutefois, les agents REPAP interrogés ont indiqué qu'ils examinent maintenant les services qu'ils offrent pour déterminer ceux qu'ils doivent fournir et ceux qu'ils peuvent faire exécuter par d'autres fournisseurs de services.

Constatation 8 :Il faudrait utiliser plus efficacement les ressources REPAP pour optimiser les influences au sein de la communauté REPAP.

 

Les efforts du Secrétariat sur le plan de la formation, de prestation de services éducatifs et d'élaboration d'outils de sensibilisation (p. ex. l'annuaire « qui fait quoi » de Géo Concerto), ont été utiles et pratiques, mais plusieurs des personnes interrogées estiment qu'ils n'ont pas été beaucoup utilisés par la communauté politique et économique. Un pourcentage relativement faible des membres de la communauté politique et économique dans les missions et à l'AC ont suivi la formation en ligne (504 employés se sont enregistrés; de ce nombre 50 % ont suivi la formation). Ces résultats semblent indiquer que la formation en ligne a un impact limité, compte tenu du nombre d'agents REPAP à l'échelle mondiale. Parmi ceux qui ont suivi la formation en ligne depuis qu'elle est disponible, 62 % étaient des agents REPAP FS, 29 % étaient des ERP permutants, et 9 % étaient non permutants. La plupart des participants qui ont suivi la formation l'ont trouvé facile mais trop axée sur la gestion des visites.

Certaines des personnes interrogées estiment que le REPAP devrait être intégré à une plateforme plus solide, comme le Programme de transformation, qui a pour mandat le changement organisationnel, l'harmonisation des missions et la reddition de compte. Même si la difficulté de mesurer les résultats du REPAP a souvent été soulignée, la plusieurs des personnes interrogées estiment que le REPAP doit être mesuré quantitativement (p. ex. nombre de contacts, temps consacré à chaque activité, heures supplémentaires, influence dans les réunions, satisfaction des clients), puisque l'un des objectifs du REPAP est une l'utilisation efficace de l'argent des contribuables.

7.5 Question 2 sur le rendement : Efficience et économie

Constatation 9 :Même avec des ressources modestes, l'Initiative de renouveau politique et économique a fait d'importants progrès en vue de réaliser ses extrants.

 

Plusieurs missions ont indiqué que les outils pratiques fournis par le Secrétariat (particulièrement les lignes directrices sur les normes de service dans le calendrier à feuilles mobiles et le napperon laminé) les ont aidés à cibler rapidement la prestation de services aux clients. L'évaluation a également déterminé que le renouveau du REPAP satisfaisait aux normes de service en matière de gestion des visites au même titre que les trois autres principaux programmes du Ministère (REPAP, délégués commerciaux et AGC). Cette approche met l'accent sur la coordination des services pour les visites en vue d'accroître l'efficacité.

Il ressort également que le renouveau politique et économique a dû composer avec les effets des programmes et des examens en cours au niveau du Ministère, dont la transformation du Groupe Géo, ce qui peut voir eu des répercussions sur la réussite optimale du renouveau. Certaines des personnes interrogées ont indiqué qu'il y a trop d'exercices de transformation simultanés au Ministère, qu'ils sèment de la confusion au niveau des résultats et réduisent les possibilités de réussite.

Constatation 10 :Les ressources allouées au renouveau sur une base ad hoc ont eu des répercussions négatives sur sa durabilité.

 

Le budget de fonctionnement limité du renouveau ne permettait que des visites sur place dans certaines missions ciblées pour informer et éduquer les agents au sujet du renouveau du REPAP. Même si l'utilité de l'interaction en personne a été remise en question par certaines missions, compte tenu de leur niveau de satisfaction relative à l'égard du REPAP, plusieurs des personnes interrogées estimaient que l'interaction en personne avait été efficace. Certains ont exprimé le besoin d'une interaction permanente accrue avec le Secrétariat et de plus de communications avec l'APEP afin de mieux comprendre leur rôle. La discussion informelle tenue par l'APEP en janvier 2010 est perçue comme un exemple de communication efficace; une plus grande communication interactive de ce genre encouragerait la durabilité des efforts de renouveau du REPAP.

Constatation 11 :La communauté du REPAP a moins l'impression d'être un groupe « fourre-tout ».

 

Les efforts du renouveau pour établir des services de base ont permis d'atténuer l'identité « fourre-tout » du REPAP. Plusieurs des personnes interrogées estiment qu'il s'agit d'une réalisation importante, de connaître les services sont offerts par le Programme REPAP et ceux qui peuvent être effectués par d'autres fournisseurs de services. Toutefois, certaines missions étaient neutres, puisque pour elles, le REPAP était déjà défini. D'autres estiment que les travaux pour le renouveau politique et économique étaient exigeants, compte tenu des divers niveaux de compréhension et des travaux exécutés par les missions dans le cadre du REPAP, mais que l'effort de renouveau était nécessaire. Le renouveau politique et économique avait aussi besoin d'une solide direction de la part de l'APEP pour appuyer la prise de décisions fermes. D'autres variables ont également eu des répercussions sur l'application des normes de service REPAP dans le réseau des missions, dont la relation des gestionnaires REPAP avec les chefs de missions. Plusieurs des agents REPAP interrogés ont indiqué que le ton de la relation entre le REPAP et le chef de mission peut influer grandement sur les demandes de service.

Constatation 12 :L'APEP ne semble pas jouer un rôle dominant ou ne pas avoir les ressources adéquates pour le renouveau. Les SMA régionaux et fonctionnels doivent faire preuve d'un leadership plus actif afin d'appuyer le renouveau.

 

Plusieurs des agents REPAP interrogés ont indiqué qu'ils aimeraient que l'APEP ait une plus grande visibilité, qu'il soit plus actif et qu'elle soit une championne plus engagée envers la communauté. Même si les nombreux rôles et responsabilités de l'APEP étaient bien compris, ce qui provoque des contraintes de temps conflictuelles, plusieurs aimeraient que le rôle de l'APEP soit clarifié et qu'elle joue un rôle plus prépondérant. Plusieurs des personnes interrogées croient également que les SMA régionaux et fonctionnels devraient appuyer l'APEP et promouvoir le renouveau dans les missions, être plus présents et discuter activement de l'engagement du REPAP quand ils visitent les missions.

L'importance des chefs de mission a été soulignée dans l'évaluation, de même que le rôle et le leadership des chef de mission adjoints et des cadres supérieurs dans les missions de plus grande taille, comme Washington, Beijing et Londres, car ils prêchent par l'exemple et veillent à ce que la mise en oeuvre du renouveau et l'exécution du programme REPAP soient réussis, non seulement dans la section REPAP de la mission, mais dans l'ensemble de la mission.

Constatation 13 :Le rôle du Secrétariat n'est pas bien compris par toutes les personnes interrogées.

 

Bon nombre des personnes interrogées estiment que l'accent accru qui a été mis récemment sur le Programme de transformation du Ministère a compromis l'efficacité de l'effort de renouveau ainsi que le rôle du Secrétariat. Selon ces personnes, la visibilité et la présence du renouveau ont diminué graduellement au cours des derniers mois, et une attention accrue a été accordée au Programme de transformation (p. ex. plus de messages pour diffusion générale sur la transformation, plus de publicité). Ce manque de visibilité aurait donné lieu à une certaine confusion au sein de la collectivité politique et économique en ce qui concerne le lien entre le renouveau du programme REPAP et le Programme de transformation. Plusieurs avaient l'impression que le politique et économique avait été abandonné et n'était plus actif.

Constatation 14 :Le Secrétariat doit être identifié dans l'organigramme du MAECI et être mieux positionné en ce qui concerne sa fonction.

 

Pendant les entrevues d'évaluation, il y a eu des discussions sur le meilleur endroit pour situer le Secrétariat afin d'optimiser son efficacité et sa capacité de générer du changement. Certaines des personnes interrogées ont proposé de l'intégrer à la Direction des politiques et de la planification stratégiques tandis que d'autres estiment qu'il devrait faire partie de la Direction du renouveau du Service des délégués commerciaux (afin de refléter le modèle intégré du Ministère); d'autres encore estiment que le Secrétariat devrait faire partie du bureau de l'APEP, ce qui assurerait son harmonisation à l'APEP mais pourrait être une cause difficile à défendre pour lui.

Constatation 15 :Différentes opinions ont été exprimées concernant la pertinence et l'efficacité du rôle des chargés de dossiers.

 

Il ressort de l'évaluation que la perception de la valeur ajoutée du rôle du chargé de dossier varie parmi les missions, et dépend souvent de la relation avec l'agent désigné. Il n'y a pas de consensus concernant le meilleur endroit pour intégrer le « chargé de dossier » dans le contexte du renouveau du Groupe Géo, et son incidence sur toute future orientation en matière de rapports politiques et économiques. Il n'y avait pas de consensus non plus quant à l'endroit où il devrait être situé (p. ex. dans les missions, ou faire du télétravail à partir d'Ottawa). Parmi les missions interrogées, certaines croient que le rôle du chargé de dossier ne devrait pas être modifié, tandis que d'autres aimeraient discuter de la possibilité de le redéfinir. Par exemple, quand la possibilité de transférer la responsabilité du chargé de dossier de l'AC aux missions a été examinée, la capacité a été prise en compte, puisque les petites missions dans les régions les plus instables du monde seraient moins en mesure d'assumer les responsabilités de l'agent de dossiers en plus des autres fonctions qui leur ont été dévolues par mandat. Par conséquent, toute redéfinition devra faire l'objet d'un examen stratégique, en consultation avec les missions.

Constatation 16 :Il n'y a pas de suivi systématique des activités politique et économique et des extrants.

 

L'évaluation a déterminé que les missions n'avaient pas conclu systématiquement d'ententes sur l'établissement de rapports, ce qui fait que les rapports politiques et économiques des missions ne sont pas directement liés aux priorités ministérielles. Il n'y a pas non plus de renseignements systématiques sur le rendement en ce qui concerne l'impact du renouveau du REPAP, ni de rétroaction des clients. La capacité de gérer et de surveiller de façon proactive les activités du renouveau politique et économique ou du Programme REPAP est donc limitée. Le Ministère (GLB) élabore actuellement des outils normalisés de planification et d'établissement de rapports pour faciliter l'établissement de rapports sur les activités REPAP liées aux priorités ministérielles. Une fois la collecte de renseignements terminée à l'aide de ces modèles, ils pourraient être regroupés pour faire rapport sur le REPAP.

Constatation 17 :La vision du REPAP et les résultats à atteindre doivent être mieux définis et mieux communiqués au personnel.

 

En l'absence d'une vision et d'extrants clairement définis, les efforts de renouveau n'ont pas connu le succès anticipé. L'absence d'un énoncé de vision et d'un cadre de résultats a particulièrement gêné la contribution potentielle au mandat et aux priorités du Ministère des missions dans les pays non prioritaires.

L'évaluation a relevé des variations considérables entre les missions en ce qui concerne la nature et la portée des travaux exécutés par les agents REPAP. Les missions aux États-Unis, par exemple, semblent avoir une perspective plus stratégique en ce qui concerne la prestation des services REPAP, y compris l'intégration du REPAP et des activités commerciales. Ces activités sont fondées sur des priorités claires et intégrées qui semblaient concrètes et réalisables pour les agents interrogés. D'autres missions fournissent un autre effort pour mieux définir et établir des rapports sur les résultats du REPAP. Au niveau ministériel, une initiative visant à élaborer un outil de planification et d'établissement de rapports en ligne faciliterait l'établissement de rapports sur les activités politiques et économiques en permanence.


8.0 CONCLUSIONS DE L'ÉVALUATION

Conclusion 1 :Le renouveau a été un bon départ pour harmoniser la pertinence des activités du REPAP aux priorités du Ministère, et répondre aux besoins de la collectivité REPAP. Cependant, des lacunes subsistent. Les missions dans les pays et les régions non prioritaires aimeraient plus de précisions sur les travaux à exécuter pour établir des rapports plus pertinents. La vision du REPAP et la cible de ses activités doivent être mieux définies.

 

Conclusion 2 :Le renouveau politique et économique a fourni des orientations aux missions, particulièrement en ce qui concerne la gestion des visites. Le personnel des missions peut renvoyer les clients vers d'autres fournisseurs de service et rationaliser la prestation de services à cet égard. Le futur rôle du REPAP, dont l'établissement de rapports politiques et économiques et la prestation de services de base comme la promotion et l'élaboration de politiques, doit être précisé et communiqué. L'étiquette « Relations générales » du REPAP semble continuer de porter atteinte à son orientation et à son efficacité.

 

Conclusion 3 :Le renouveau a permis de communiquer les activités de base du REPAP et de définir des normes de service pour gérer les attentes des clients en ce qui concerne les services fournis. Les outils pratiques et l'orientation fournis au personnel politique et économique ont été très utiles dans l'exécution des activités quotidiennes. La clarification des rôles et des responsabilités du REPAP a été un pas important vers l'avant. Cependant, il n'en a pas résulté une meilleure gestion des priorités dans les missions. Il est encore difficile d'établir des liens entre les activités du REPAP et les priorités du MAECI.

 

Conclusion 4 :L'agent politique et économique principal (APEP) doit jouer un plus grand rôle et le leadership des SM et des SMA doit être renforcé pour appuyer le renouveau au sein du Ministère et auprès des partenaires externes et des clients. Les personnes interrogées aimeraient savoir quelle est la vision des cadres supérieurs à l'égard du REPAP, comment la fonction contribue-t-elle au mandat du MAECI, et comment relever les défis à venir.

 

Conclusion 5 :Il faut élaborer des outils de mesure du rendement et d'établissement de rapports pour démontrer de quelle façon les activités du REPAP contribuent au mandat et aux priorités du Ministère et du gouvernement du Canada. Des renseignements sur le rendement du REPAP sont également essentiels pour mieux établir les priorités et les gérer efficacement.

 

Conclusion 6 :Le plein potentiel du renouveau du REPAP n'a pas été réalisé en raison de son profil limité et du manque d'attention et de ressources. Le ressourcement trop modeste et trop ponctuel du renouveau politique et économique n'a pas permis à l'Initiative d'avoir un impact transformationnel. La communauté estime que le leadership collectif du renouveau et des cadres supérieurs doit être amélioré.

 


9.0 RECOMMANDATIONS

Recommandation 1 :Il est recommandé de définir plus clairement la vision u REPAP et de mieux la communiquer dans le contexte du Programme de transformation du MAECI qui vise à le moderniser.

 

L'évaluation du renouveau politique et économique a révélé la nécessité, dans le contexte du Programme de transformation et de modernisation du Ministère, de mieux définir et de mieux communiquer la vision du REPAP au personnel afin de guider la communauté. L'énoncé de vision sera important, particulièrement pour les missions dans des pays non prioritaires, pour contribuer au mandat et aux priorités du Ministère.

Les travaux du personnel REPAP seraient mieux ciblés avec des priorités et des objectifs stratégiques plus clairement définis. Les efforts ministériels en cours visant à améliorer les processus d'affaires dans les missions devraient également contribuer à l'efficacité opérationnelle des services de base.

Recommandation 2 :Il est recommandé que l'AC, en consultation avec les missions, définisse un cadre pour faciliter l'utilisation plus efficace des services de base du REPAP et réaliser les objectifs du Ministère et du gouvernement du Canada.

 

L'un des résultats du REPAP à améliorer est l'établissement des priorités et la gestion du REPAP. L'adoption et la mise en oeuvre cohérente d'un cadre axé sur les résultats permettrait d'améliorer la pertinence des activités du REPAP, la réalisation des priorités et la contribution de la fonction REPAP.

Recommandation 3 :Il est recommandé d'améliorer le leadership au niveau de l'agent politique et économique principal (APEP), du SM et du SMA afin d'appuyer le processus de renouveau.

 

La plupart des personnes interrogées dans les missions ont indiqué qu'elles aimeraient avoir l'occasion de rencontrer en personne l'agent politique et économique principal (APEP), le SM et les SMA pour discuter des questions d'intérêt pour la communauté politique et économique et d'affaires publiques. Puisque les résultats du REPAP sont moins concrets de par leur nature que ceux du Commerce, par exemple, un dialogue avec les cadres supérieurs est important afin de comprendre les possibilités et les défis que le personnel du REPAP aura à relever.

Recommandation 4 :Il est recommandé d'affecter des ressources à l'Initiative de renouveau du REPAP en tenant compte des objectifs établis et des résultats escomptés.

 

Comme il a été mentionné précédemment dans le présent rapport, le renouveau du REPAP a été entrepris avec des ressources modestes et ponctuelles, ce qui a ralenti les progrès, jusqu'à un certain point. Le ressourcement comprend également le temps consacré par les cadres supérieurs pour fournir un leadership dans le cadre du processus de renouveau. Les ressources et l'infrastructure du renouveau du Commerces pourraient être utilisées de façon plus créative afin d'aider à la mise en oeuvre du renouveau du REPAP.

Recommandation 5 :Il est recommandé d'élaborer un système de mesure du rendement et d'établissement de rapports économique pour gérer et démontrer de façon probante la contribution du REPAP.

 

La mesure et l'établissement de rapports sur la contribution du REPAP et du renouveau politique et économique continuent d'être un défi, encore plus que pour d'autres secteurs de programme du Ministère. La mesure efficace du rendement et l'établissement de rapports sur les résultats du REPAP sont toutefois essentiels au succès de la fonction pour mieux répondre aux besoins des clients et aux fins de responsabilisation.


10.0 RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D'ACTION

RECOMMANDATION # 1
Il est recommandé de définir plus clairement la vision du REPAP et de mieux la communiquer dans le contexte du Programme de transformation du MAECI qui vise à le moderniser.

Constatations connexes : 17, 3, 4, 11

Réponse de la direction et plan d'actionCentre de responsabilitéCalendrier
D'accord. La mise en oeuvre du Nouveau modèle opérationnel (NMO) et d'autres initiatives de transformation aura des répercussions réelles sur les travaux quotidiens du personnel du REPAP dans tout le Ministère.GEMX1 an*

Conditionnel au lancement du NMO

Au moment de son lancement en février 2008, la vision de l'initiative La nouvelle voie consistait à rendre le Programme politique et économique plus stratégique, efficace et efficient. L'initiative visait à mettre sur pied une équipe politique et économique des plus dynamiques et des plus efficaces et à établir les normes de qualité les plus élevées dans le but de répondre aux priorités et d'atteindre les objectifs de politique étrangère du Canada. Le Secrétariat de La nouvelle voie (GEMX) continue de communiquer cette vision.GEMX 
Nous examinerons les objectifs de La nouvelle voie dans le contexte du NMO. Nous évaluerons le rôle que GEMX peut jouer, soit en travaillant en autonomie ou de concert avec d'autres directions, pour clarifier et communiquer le rôle du REPAP, à l'AC et dans les missions, dans ce contexte. Une fois cette évaluation terminée, les changements seront mis en oeuvre et communiqués à l'aide d'un plan de communication.GEMX - BCF4 mois*

Conditionnel au lancement du NMO

 

* La mise en oeuvre des recommandations est assujettie au financement des activités de base qui sera établi.

RECOMMANDATION # 2
Il est recommandé que l'AC, en consultation avec les missions, définisse un cadre pour faciliter l'utilisation plus efficace des services de base du REPAP et réaliser les objectifs du Ministère et du gouvernement du Canada.

Constatations connexes : 1, 3, 4

Réponse de la direction et plan d'actionCentre de

responsabilité

Calendrier
D'accord. GEMX continuera d'encourager l'utilisation des services de base du REPAP comme ils sont définis actuellement. Dans le contexte du NMO, il faudra peut-être revoir et mettre à jour les services de base. Toute révision des services de base sera effectuée en consultation avec la communauté PE du réseau.GEMX - FXITAu cours de la prochaine année*

Des consultations devront être effectuées une fois que le NMO sera mis en oeuvre

L'outil de planification et de rapport, qui sera mis en oeuvre au cours du présent exercice, et qui a été élaboré en consultation avec l'AC et les missions, pourrait servir de point de départ pour mesurer les travaux politiques, économiques et de promotion des intérêts.GEMX - GLD
Il est prévu que le mandat du Comité de coordination des opérations comprendra un examen des services de base et des discussions sur les moyens de mesurer l'efficacité des activités PE liées aux priorités du Ministère et du gouvernement du Canada.GEMX - GLD

 

RECOMMANDATION 3
Il est recommandé d'améliorer le leadership de l'agent politique et économique principal (APEP), du SM et du SMA afin d'appuyer le processus de renouveau.

Constatations connexes : 11, 12, 1

Réponse de la direction et plan d'actionCentre de

responsabilité

Calendrier
D'accord. La communauté PE a exprimé, à plusieurs occasions, qu'elle aimerait un plus grand niveau d'engagement des cadres supérieurs à l'égard de cette initiative.APEP 
L'agent politique et économique principal (APEP), un champion au niveau SMA, a été le principal moteur de La nouvelle voie jusqu'à présent. Pour exécuter son mandat, il est appuyé par le Comité directeur de La nouvelle voie, un groupe composé en grande partie de SMA et de CDM.GEMX/BCFAu cours des six prochains mois*
Pour réussir à atteindre ces objectifs, un plan d'action sera élaboré pour que les cadres supérieurs transmettent des messages pour appuyer les objectifs de La nouvelle voie et du NMO. Ce plan définira également le rôle de l'APEP en vue d'assurer la visibilité de l'Initiative. Un plan de communication sera élaboré pour appuyer cette campagne.SM, SMA 
Un engagement envers le renouveau PE dans le contexte du Programme de transformation et du Nouveau modèle opérationnel (NMO) sera une exigence obligatoire et sera ajoutée aux EGR pour l'exercice en cours.PDSAu cours des deux prochains mois

 

RECOMMANDATION 4
Il est recommandé d'affecter des ressources à l'Initiative de renouveau du REPAP en tenant compte des objectifs établis et des résultats escomptés.

Constatations connexes : 10, 5

Réponse de la direction et plan d'actionCentre de responsabilitéCalendrier
Le renouveau PE a été lancé officiellement en février 2008. Il n'y a pas de financement des activités de base pour cette initiative. Les coûts relatifs aux cinq ETP et le budget de fonctionnement de 90 K $ ont été absorbés jusqu'à présent par le Groupe Géo comme étant des pressions.

Si la direction détermine que l'Initiative devrait se poursuivre, des ressources devront être affectées. Un plan d'action serait élaboré au cours des deux prochaines années d'activité et comprendrait :

  • L'identification des synergies avec le NMO et une collaboration avec d'autres initiatives de renouveau.
  • La mise à jour et pénétration accrue des services de base.
  • Formation : accroissement du nombre de participants au cours en ligne sur le renouveau PE et aux séances du PPSE.
  • Élaboration d'un plan de communication.
  • Engagement des cadres supérieurs à l'égard du renouveau PE.
  • Étape de rayonnement II : Séances d'information pour les autres ministères et les provinces.
  • Intégration des activités PE aux mesures (p. ex. EGR, AAP, outil de planification et de rapport) .
  • Élaboration d'un outil de gestion des contacts qui reflète la communauté du personnel PE, des partenaires et des interlocuteurs.
  • Appui à la communauté PE pour développer un esprit de corps.

Quoi qu'il en soit, des attentes ont été crées dans la communauté PE. Cet élément devra être pris en compte dans le processus décisionnel.

GEMXAu cours des deux prochaines années, si un budget pour cinq ETP et le fonctionnement est alloué*

 

RECOMMANDATION 5
Il est recommandé d'élaborer un système de mesure du rendement et d'établissement de rapports économique pour gérer et démontrer de façon probante la contribution du REPAP.

Constatations connexes : 16, 2

Réponse de la direction et plan d'actionCentre de

responsabilité

Calendrier
Nous souscrivons entièrement aux recommandations de l'évaluation et nous amorcerons leur mise en oeuvre.GEMXAu cours de l'année prochaine*
La mesure des activités PE pourrait se fonder sur les travaux entrepris par GLD concernant l'outil de planification et de rapport des missions ainsi que sur les travaux de PDS pour élaborer un système similaire pour les directions de l'AC.

On demandera la collaboration de l'unité ministérielle responsable de la mesure du rendement pour prendre en compte et inclure les activités PE au rendement ministériel.

Tout système d'examen du rendement devrait s'assurer que La nouvelle voie et le nouveau modèle opérationnel sont appuyés efficacement par les hauts fonctionnaires, y compris les CDM.

GEMX, GLD, PDSEn cours

ANNEXE A : MODÈLE LOGISTIQUE DE RENOUVEAU DE REPAP

Modèle logistique de renouveau de REPAP (PDF 214 ko)*


1. La prise de pouls de GEMX 2009, les activités de planification et les rapports de planification du Centre international canadien pour la région de l'Arctique, les rapports de décision et les rapports de réunion du Comité directeur du Ministère et du Comité consultatif.

2. Bruxelles, Canberra, Harare, Pretoria, Vienne (VIENN, VPERM, VOSCE), Warsaw, Yaoundé, Le Caire, Dallas, Jakarta, Mexico, Minneapolis, Nairobi, Paris, Santiago.

Bureau de l'inspecteur général


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Date de modification :
2013-01-08