Note d’orientation no 3 : Information sur les demandes conjointes d’examen présentées dans le cadre du processus d’examen

Accessible, efficace, indépendant, prévisible, réceptif, transparent

Bureau du conseiller en responsabilité sociale des entreprises (RSE) de l’industrie extractive
Gouvernement du Canada

Les opinions exprimées dans le présent document sont celles du Bureau du conseiller en RSE de l’industrie extractive.

Le Bureau assume la responsabilité de toute erreur ou omission.

Octobre 2012


Qu’est-ce que le Bureau du conseiller en RSE de l’industrie extractive?

Le Bureau du conseiller en RSE est un nouveau bureau, établi dans le cadre de la stratégie de responsabilité sociale des entreprises du gouvernement du Canada pour les sociétés canadiennes menant des activités à l’étranger dans les secteurs minier, pétrolier et gazier. Le processus d’examen du Bureau appuie le règlement des différends, le dialogue et la résolution efficace des problèmes entre une entreprise extractive canadienne et les personnes touchées par le projet d’extraction à l’étranger.

En quoi consiste le processus d’examen?

Le Bureau du conseiller en RSE de l’industrie extractive est une ressource à laquelle les personnes peuvent avoir recours pour réduire et régler de façon constructive les conflits entre les communautés touchées par les projets et les entreprises extractives canadiennes à l’étranger. Le Bureau offre une nouvelle option pour le règlement constructif des différends entre les entreprises canadiennes et les communautés à l’extérieur du Canada. Notre outil de résolution des problèmes, appelé « processus d’examen », met l’accent sur le dialogue et la résolution constructive des problèmes. Il permet aux personnes ayant des opinions et des intérêts différents de collaborer pour trouver des solutions mutuellement acceptables en vue de régler des différends ou des questions.

Règles de procédure :

« Le conseiller en RSE accueille les demandes conjointes présentées par deux participants ou plus qui souhaitent régler une même question constituant pour eux un sujet de préoccupation. »

Comment fonctionne le processus d’examen?

Le processus d’examen est une plateforme permettant aux personnes, groupes et communautés touchés de collaborer avec les entreprises canadiennes. Les projets de l’industrie extractive sont complexes, et les attentes sociales pourraient être plus dynamiques que le cadre juridique ou réglementaire à ce sujet. Cela pourrait créer des tensions dans les relations entre les communautés et les entreprises. Le processus d’examen offre un espace sûr pour le dialogue et la résolution créative des problèmes, ce qui pourrait appuyer les relations de travail.

Dès que nous recevons une demande d’examen, nous confirmons qu’elle est complète. Si cela est le cas, nous effectuons une évaluation initiale. Cette évaluation ne constitue pas un jugement du bien-fondé de la demande ni une évaluation de l’information contenue dans la demande. Cette évaluation ne sert qu’à déterminer si la demande répond au mandat légal du Bureau. Nous rencontrons ensuite les participants en personne, ou communiquons avec eux par téléphone, pour leur indiquer comment le processus fonctionne, ce à quoi ils peuvent s’attendre et leur faire mieux comprendre les problèmes.

Normalement, le Bureau effectue une évaluation de la situation sur le terrain. L’objectif de cette évaluation consiste à aider tous les participants à mieux comprendre le contexte, les questions et si cette approche de résolution des problèmes est appropriée et est susceptible d’être utile pour le règlement des questions. Parmi certains autres outils que le conseiller en RSE peut utiliser dans le cadre du processus d’examen, notons : le partage de l’information, la convocation, la facilitation, la conception des processus et la recherche conjointe des données. Le conseiller en RSE peut aussi aider les parties, si elles le souhaitent, à mettre en place un processus de médiation officiel.

Le processus d’évaluation initiale

Étapes dans le processus d’évaluation initiale, description complète suivant l'image.
  1. Le Bureau reçoit la demande
    • En avise l’autre partie dans un dé de 24 heures
  2. Le Bureau effectue l’évaluation initiale
    • Vérifie la demande pour s’assurer qu’elle est complète et répond au critères
  3. Le Bureau amorce l’évaluation de la situation

Il ya un maximum de 40 jours ouvrables entre le Bureau reçoit la demande et effectue l’évaluation initiale

En quoi consiste une demande conjointe d’examen?

Normalement, une demande d’examen est présentée au Bureau du conseiller en RSE par les parties touchées par un projet ou une entreprise canadienne. Toutefois, les règles de procédure du processus d’examen acceptent les demandes conjointes. Cela signifie qu’une entreprise et des parties touchées par un projet peuvent solliciter ensemble la participation du conseiller en RSE pour le règlement des différends ou des questions. Cela pourrait s’avérer utile quand les deux parties estiment que leurs discussions ou interactions pourraient profiter de l’aide d’une partie tierce neutre, comme le conseiller en RSE. À titre de partie tierce neutre, nous aidons les personnes à trouver des solutions, mais nous ne prenons pas parti.

Quelle forme prend l’aide du conseiller en RSE?

Le Bureau du conseiller en RSE est une tierce partie neutre dans le règlement des différends entre les entreprises et les personnes touchées par un projet de l’industrie extractive. Le conseiller en RSE agit en tant que rassembleur et facilitateur. Dans de nombreux cas, une partie tierce neutre peut aider les personnes à mieux collaborer. Le conseiller utilise un processus de règlement des différends fondé sur les intérêts et les gains mutuels. Cela signifie que le conseiller cherche à découvrir la raison ou motivation véritable derrière le différend et à trouver ce qui est important pour les participants dans la recherche d’une solution. Le conseiller en RSE peut collaborer avec les parties pour établir un cadre servant à l’échange de renseignements, la communication bilatérale et le dialogue structuré.

Il n’en coûte rien pour utiliser le processus.

Quels sont les résultats possibles?

Le processus est conçu pour aider les participants, travaillant de bonne foi, à parvenir à des solutions viables à leurs différends. Puisque les deux parties ont l’occasion de façonner activement la résolution, le résultat final peut être plus durable ou mieux répondre à leurs besoins.

La participation au processus d’examen peut procurer des avantages avant la résolution du problème. Vous serez en mesure d’expliquer la situation selon votre point de vue tout en entendant directement comment l’autre partie la perçoit. Ce processus peut vous aider à mieux comprendre le litige sous-jacent, à être mieux informé de la situation sur le terrain et à démontrer votre capacité de réaction face à la situation.

L’approche conjointe de résolution des problèmes utilisée par le conseiller en RSE peut aider les parties de diverses façons. Parmi l’éventail des résultats possibles, notons :

  • des solutions réalisables et durables permettant aux parties de préserver un contrôle et un apport dans un processus;
  • l’amélioration de la confiance et des relations de travail;
  • une confiance accrue dans les renseignements scientifiques – au-delà du « duel d’experts »;
  • une meilleure compréhension de la situation et la détermination de la cause fondamentale des conflits ou des problèmes;
  • une compréhension commune de la façon de mettre en œuvre une norme de rendement d’une façon qui répond le mieux aux intérêts.

Comment pouvons-nous savoir si le processus pourrait nous convenir?

Le processus d’examen n’est pas approprié ou efficace dans toutes les circonstances. Il a de meilleures chances de fonctionner lorsque :

  • les participants ont la motivation et la volonté de participer;
  • les questions sont hautement prioritaires pour tous les participants;
  • la relation à long terme revêt une grande importance.