Les règles de procédure pour le mécanisme d'examen du Bureau du conseiller en responsabilité sociale des entreprises (RSE) de l'industrie extractive

20 octobre 2010

Valide jusqu'en octobre 2012

Le bureau du conseiller en responsabilité sociale des entreprises de l'industrie extractive
1 rue Front ouest
Suite 5110
Toronto (Ontario) M5J 2X5 Canada

Le Bureau du conseiller en responsabilité sociale des entreprises (RSE) pour l'industrie extractive a été créé en octobre 2009 dans le cadre de la stratégie du gouvernement du Canada sur la RSE. Le conseiller en RSE a pour mandat d'examiner les pratiques de responsabilité sociale des entreprises canadiennes de l'industrie extractive qui œuvrent à l'étranger, et de donner aux parties intéressées des conseils sur le respect des lignes directrices (les Critères de performance de la Société financière internationale, les Principes volontaires sur la sécurité et les droits de l'homme, l'Initiative mondiale sur les rapports de performance, et les Principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales). En effectuant ces examens, le conseiller en RSE vise à favoriser une collaboration et un dialogue fructueux. Le mécanisme décrit dans les présentes règles de procédure est inhérent à la fonction d'examen du conseiller.

Définitions

  • 1.Les définitions suivantes s'appliquent aux présentes règles de procédure :
    • a) « accès à la médiation officielle » Les activités entreprises par le conseiller en RSE en vue d'amener les participants à s'engager dans un processus auquel contribue un médiateur externe indépendant et impartial qui aide à régler le différend.
    • b) « entreprise canadienne de l'industrie extractive » Toute entreprise pétrolière, gazière ou minière qui a été constituée en personne morale au Canada ou dont le siège social est situé au Canada.
    • c) « conseiller en RSE » Le conseiller en responsabilité sociale des entreprises (RSE) pour l'industrie extractive.
    • d) « date d'entrée en vigueur » Le 20 octobre 2010.
    • e) « enquête » Les activités entreprises par le conseiller en RSE, les tiers ou les participants afin de mieux comprendre les questions soulevées dans la demande d'examen ou au cours du processus d'examen.
    • f) « médiation informelle » Les activités entreprises par le conseiller en RSE, à l'exception de la médiation officielle, en vue d'aider les participants à régler leur différend.
    • g) « évaluation préliminaire » Le processus visant à déterminer l'admissibilité à une demande d'examen, processus dont est chargé le conseiller en RSE.
    • h) « lettre d'intention » Le document écrit produit à la suite de l'accord des participants sur les paramètres d'un dialogue structuré ou d'une médiation officielle.
    • i) « ministre » Le ministre du Commerce international.
    • j) « PCN » Le point de contact national du Canada en ce qui a trait aux Principes directeurs de l'OCDE.
    • k) « principes directeurs de l'OCDE » Les Principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales.
    • l) « Bureau » Le Bureau du conseiller en responsabilité sociale des entreprises (RSE) pour l'industrie extractive.
    • m) « participants » Le demandeur et la partie visée.
    • n) « lignes directrices » Les Critères de performance de la Société financière internationale, les Principes volontaires sur la sécurité et les droits de l'homme, la Global Reporting Initiative et les Principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales, tels qu'ils figurent à la date d'entrée en vigueur des présentes règles de procédure.
    • o) « rapport » Les activités entreprises par le conseiller en RSE dans le cadre d'une demande d'examen aux fins de la préparation des documents écrits à publier sur le site Web du Bureau, qui pourraient comprendre les informations suivantes : un résumé de la demande d'examen; les raisons du rejet d'une demande d'examen; les activités entreprises par le conseiller en RSE et les participants pour régler le différend; les engagements pris par les participants dans le cadre du processus d'examen. Le rapport peut être présenté au cours du processus d'examen (rapport provisoire) et à la fin de l'examen (rapport final).
    • p) « demande d'examen » La demande par écrit qu'un demandeur soumet au conseiller en RSE.
    • q) « demandeur » L'auteur ou les auteurs de la demande écrite soumise au conseiller en RSE.
    • r) « partie visée » Le participant que vise la demande d'examen.
    • s) « processus d'examen » Le processus auquel participe le conseiller en RSE dans le cadre d'une demande d'examen.

Examens

  • 2. Rôle du conseiller en RSE :En effectuant les examens, le conseiller en RSE tente d'encourager une collaboration et un dialogue fructueux entre les participants. Le conseiller en RSE peut :
    • a) refuser d'étudier une demande d'examen;
    • b) choisir les modalités de l'examen;
    • c) décider à quelle étape conclut l'examen;
    • d) décider s'il convient de mettre fin à l'examen avant de l'avoir terminé.
  • 3. Restrictions :Le conseiller en RSE ne peut accepter les demandes d'examen suivantes :
    • a) demandes relatives à des événements ayant eu lieu avant le 19 octobre 2009;
    • b) demandes ayant déjà été présentées au Bureau et pour lesquelles il n'y a aucune nouvelle information;
    • c) demandes anonymes (se rappeler que les demandes de confidentialité sont acceptées);
    • d) demandes qui, dans un sens large, ne font pas partie des attributions des lignes directrices;
    • e) demandes qui se rapportent uniquement aux Principes directeurs de l'OCDE. Le PCN et le Bureau ont établi un protocole en vue de régir les demandes d'examen qui se rattachent à la fois aux Principes directeurs de l'OCDE et aux autres lignes directrices.
  • 4. Étapes du processus d'examen : Le processus d'examen comprend les étapes suivantes : l'évaluation préliminaire, la médiation informelle, l'enquête, l'accès à la médiation officielle et le rapport.
  • 5. Qui peut présenter une demande d'examen?
    • a)Une demande d'examen peut être présentée par un individu, un groupe ou une collectivité qui :
      • i)a des motifs raisonnables de croire qu'il subit ou pourrait subir des effets indésirables des activités d'une entreprise canadienne de l'industrie extractive dans le cadre de ses opérations à l'extérieur du Canada;
      • ii) croit que les activités visées au sous-alinéa (i) ne sont pas conformes aux lignes directrices.
      Aux fins de la présentation d'une demande d'examen, un individu, un groupe ou une collectivité peuvent autoriser un individu ou une organisation à les aider. Une preuve de cette autorisation doit alors être fournie au conseiller en RSE au moment de la présentation de la demande. L'individu ou l'organisation qui apporte son concours est lié par les présentes règles de procédure.
    • b) Une demande d'examen peut être présentée par une entreprise canadienne de l'industrie extractive qui croit faire l'objet d'allégations non fondées concernant sa conduite à l'extérieur du Canada à la lumière des lignes directrices.

      La partie visée doit être nommée clairement dans la demande d'examen d'une entreprise canadienne de l'industrie extractive.
    • c) Le conseiller en RSE accueille les demandes conjointes présentées par deux participants ou plus qui souhaitent régler une même question constituant pour eux un sujet de préoccupation.
  • 6. Présentation d'une demande d'examen au Bureau : Les demandes d'examen doivent être transmises par écrit, par voie électronique ou par télécopieur au Bureau :

    Le conseiller en responsabilité sociale des entreprises (RSE) de l'industrie extractive
    1, Front Street West, bureau 5110
    Toronto (Ontario)
    Canada
    Tél. : +14169732064
    Téléc. : +14169732104
    Courriel : csr-counsellor@international.gc.ca
  • 7. Format de la demande d'examen : Les demandes d'examen n'ont pas à être présentées dans un format particulier.
  • 8. Renseignements requis :Les demandes d'examen doivent comprendre les renseignements suivants :
    • a) les motifs de la présentation de la demande d'examen;
    • b) l'information accessible au public qui appuie les affirmations;
    • c) le nom ou des renseignements relatifs à l'identité de la partie visée;
    • d) la confirmation que le demandeur comprend les présentes règles de procédure;
    • e) la confirmation que le demandeur est disposé à établir une collaboration et un dialogue fructueux avec la partie visée;
    • f) les mesures déjà prises par le demandeur pour régler la question;
    • g) les résultats du processus d'examen escomptés par le demandeur.
    Il faut comprendre que plus le demandeur fournit de renseignements au Bureau, plus il est facile pour le conseiller en RSE d'évaluer convenablement la demande d'examen.
  • 9. Langue : Les demandes doivent être présentées dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada, soit l'anglais ou le français.
  • 10. Aide du Bureau : Le Bureau est disposé en tout temps à répondre aux questions concernant la présentation d'une demande d'examen. Toutefois, il se réserve le droit de ne pas donner de conseils si une telle aide risquait de mettre son impartialité en jeu.
  • 11. Enregistrement de la demande d'examen : Le Bureau ouvre un dossier interne et assigne un numéro à la demande d'examen dès la réception de cette dernière.
  • 12. Accusé de réception : Le Bureau envoie un accusé de réception au demandeur dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la demande.
  • 13. Transmission de la demande à la partie visée : Le Bureau transmet la demande d'examen à la partie visée au moment où il en accuse réception auprès du demandeur.
  • 14. Renseignements publiés :À tout moment après les cinq jours ouvrables suivant la réception de la demande d'examen, le Bureau publie les renseignements suivants sur son site Web :
    • a) le nom du demandeur, qui peut faire l'objet d'une demande de confidentialité;
    • b) le nom de la partie visée;
    • c) la date à laquelle la demande d'examen a été reçue par le Bureau;
    • d) un résumé de la demande d'examen, déterminé approprier.

A. L'évaluation préliminaire

  • 15. Objet : Le conseiller en RSE évalue l'admissibilité de la demande d'examen selon les critères d'admissibilité énoncés dans la présente section, tout en ayant comme objectif d'encourager une collaboration et un dialogue fructueux.
  • 16. Nature de l'évaluation préliminaire : La nature et la portée de l'évaluation préliminaire sont établies par le conseiller en RSE et à la seule discrétion de ce dernier, en fonction des questions soulevées dans la demande d'examen. Le conseiller en RSE peut demander des renseignements supplémentaires aux participants à tout moment.
  • 17. Durée : L'évaluation préliminaire doit être effectuée en un maximum de 40 jours ouvrables.
  • 18. Critères d'admissibilité :Pour déterminer l'admissibilité de la demande d'examen, le conseiller en RSE doit tenir compte des points suivants, et ce, en visant l'utilisation efficace des ressources du Bureau :
    • a) le temps écoulé depuis que l'activité alléguée a eu lieu;
    • b) le temps écoulé depuis que le demandeur a pris connaissance de la question en litige;
    • c) la nature et la gravité de la question en litige;
    • d) la question de savoir si la demande d'examen a été faite de bonne foi;
    • e) la mesure dans laquelle d'autres mécanismes de secours ont été épuisés;
    • f) le bien-fondé du problème.
  • 19. Résultats de l'évaluation préliminaire
    • a) Inadmissible : Si la demande est jugée inadmissible, le conseiller en RSE doit en aviser le demandeur par écrit, en lui fournissant les raisons de sa décision. La partie visée doit également être informée de la décision. Le conseiller en RSE peut mettre fin au processus d'examen à cette étape.
    • b) Admissible : Si la demande est jugée admissible, le conseiller en RSE informe les participants par écrit, et le processus d'examen progresse à l'étape de la médiation informelle.
  • 20. Détermination et publication des résultats : Le conseiller en RSE met à jour le dossier selon les résultats de l'évaluation préliminaire et publie ces derniers sur le site Web du Bureau. Il peut alors produire un rapport provisoire, puis le publier également sur le site Web.

B. La médiation informelle

  • 21. Objet : Cette étape du processus d'examen permet de mieux comprendre les questions soulevées dans la demande d'examen afin de faire ressortir les enjeux sous-jacents importants et de poser les fondements pour l'établissement d'un dialogue structuré.
  • 22. Nature de la médiation informelle : Les mesures prises au cours de cette étape sont adaptées à la demande d'examen selon certains facteurs, comme le degré d'urgence, les principaux intervenants, les résultats escomptés et la probabilité de résoudre le différend rapidement. Cette étape peut comprendre les mesures suivantes : le recueil de renseignements accessibles au public, la coopération d'experts indépendants, l'incitation des participants à trouver des solutions mutuellement acceptables au moyen du dialogue et la participation à des activités de collaboration plus dynamiques, comme la facilitation et la conciliation.

    L'étape de la médiation informelle se divise en deux phases : l'établissement d'un climat de confiance et le dialogue structuré.

B.1. Établissement d'un climat de confiance

  • 23. Objet : La phase de l'établissement d'un climat de confiance permet aux participants et au conseiller en RSE de voir si un dialogue structuré constitue une solution appropriée.
  • 24. Nature de l'établissement d'un climat de confiance : Au cours de cette phase, les participants ont l'occasion d'éclaircir les questions soulevées dans la demande d'examen et d'exprimer leurs préoccupations. Le conseiller en RSE aide les participants à surmonter certains obstacles de façon à ce qu'ils puissent engager un dialogue structuré.
  • 25. Durée : En général, la durée maximale de cette phase est de 120 jours ouvrables. À la discrétion du conseiller en RSE, elle peut être prolongée de 90 jours ouvrables à la fois.
  • 26. Résultats de l'établissement d'un climat de confiance
    • a) Aucun progrès : Si le conseiller en RSE estime qu'il est peu probable que des progrès soient réalisés pour régler le différend en question, il peut, à sa discrétion, mettre fin au processus d'examen.
    • b) Quelques progrès : Si le conseiller en RSE estime que des progrès raisonnables ont été réalisés pour régler le différend en question, il poursuit le processus de la manière appropriée.
    • c) Progrès : Si, en consultation avec le conseiller en RSE, les participants croient qu'il y a lieu de poursuivre les discussions, le processus d'examen passe à la phase du dialogue structuré.
  • 27. Détermination et publication des résultats : Si le conseiller en RSE détermine qu'aucun progrès n'a été réalisé pour régler le différend ou si les participants décident de se retirer du processus d'examen, le conseiller ferme le dossier et prépare un rapport final, qu'il publie ensuite sur le site Web du Bureau.

    Si le conseiller en RSE estime que certains progrès ont été réalisés ou que le processus d'examen passera au dialogue structuré, il met le dossier à jour et peut préparer un rapport provisoire, qu'il publie ensuite sur le site Web du Bureau.
  • 28. Consentement : Pour pouvoir entreprendre le dialogue structuré, les participants doivent donner leur consentement écrit.
  • 29. Abandon : Si un participant désire retirer son consentement, il doit en aviser le conseiller en RSE, qui l'aide ensuite à surmonter les obstacles l'empêchant de participer au processus.
  • 30. Définition des paramètres : En collaboration avec le conseiller en RSE, les participants négocient les paramètres de leurs discussions futures, lesquels sont ensuite consignés dans une lettre d'intention.
  • 31. Limites : Le conseiller en RSE ne peut appuyer des paramètres qui encouragent un participant à aller à l'encontre des politiques ou des codes d'éthique pertinents du gouvernement du Canada ou à enfreindre des lois canadiennes ou internationales.

B.2. Dialogue structuré

  • 32. Objet : Cette phase constitue une occasion pour les participants de régler leur différend d'une manière structurée, déterminée par le conseiller en RSE.
  • 33. Nature du dialogue structuré : Le conseiller en RSE aide les participants à s'entendre sur les paramètres de leur participation et encourage une collaboration et un dialogue fructueux visant à obtenir le règlement de leur différend.
  • 34. Durée : En général, la durée maximale de cette phase est de 120 jours ouvrables. À la discrétion du conseiller en RSE, elle peut être prolongée de 90 jours ouvrables à la fois.
  • 35. Résultats du dialogue structuré
    • a) Pas de résolution : Si le conseiller en RSE estime qu'il est peu probable que des progrès soient réalisés pour régler le différend en question, il peut, à sa discrétion, mettre fin au processus d'examen.
    • b) Recours à la médiation officielle : Si, en collaboration avec le conseiller en RSE, les participants estiment que la médiation officielle constitue la solution appropriée, le processus d'examen passe à l'étape de l'accès à la médiation officielle.
    • c) Résolution : Si les participants s'entendent sur des façons de régler leur différend, le processus d'examen est considéré comme complété. Le conseiller en RSE peut devoir assurer un suivi de la mise en œuvre des engagements pris par les participants.
    À tout moment au cours de la médiation informelle, les participants peuvent décider ensemble d'entreprendre une collaboration et un dialogue fructueux sans l'aide du conseiller en RSE et, ainsi, de mettre fin au processus d'examen.
  • 36. Détermination et publication des résultats : Si le différend est réglé à la fin de la médiation informelle ou si l'un ou l'autre des participants met fin au processus d'examen à cette étape, le conseiller en RSE ferme le dossier et prépare le rapport final, qu'il publie ensuite sur le site Web du Bureau.

    Si les participants décident d'avoir recours à la médiation officielle, le conseiller en RSE met le dossier à jour et peut préparer un rapport provisoire, qu'il publie ensuite sur le site Web du Bureau.

C. L'enquête

  • 37. Objet :L'enquête sert de complément aux efforts déployés par les participants pour résoudre leur différend.
  • 38. Nature de l'enquête : L'enquête peut être effectuée par le conseiller en RSE, des parties tierces indépendantes ou les participants, et ce, dans le but de mieux comprendre les questions faisant l'objet du différend. L'enquête sert à éclaircir les points de désaccord, à mieux comprendre le point de vue des divers intervenants et à aider à déterminer comment résoudre le différend au moyen d'une collaboration et d'un dialogue fructueux, par exemple en trouvant différentes solutions au différend.
  • 39. Durée : L'enquête est censée être une activité souple et n'est donc pas limitée à une période de temps particulière.

    Elle peut se dérouler à n'importe quel moment du processus d'examen.

D. L'accès à la médiation officielle

  • 40. Objet : Dans certains cas, la participation d'un médiateur indépendant peut aider les participants à résoudre leur différend. Conformément à l'entente décrite dans la lettre d'intention, un processus de médiation officielle est établi dès que l'on fait appel à un médiateur externe.
  • 41. Nature de l'accès à la médiation officielle : Le conseiller en RSE facilite l'organisation d'un processus de médiation officielle et aide les participants à trouver un médiateur approprié, selon des critères d'impartialité et d'indépendance, ainsi que les compétences culturelles et linguistiques que possède le médiateur et qui lui permettent de travailler de façon efficace avec les intervenants locaux.
  • 42. Durée : La durée de cette étape est déterminée par les participants, en collaboration avec le médiateur externe.
  • 43. Résultats de la médiation officielle
    • a) Pas de résolution : Si les participants ne s'entendent pas sur une solution à la suite de la médiation officielle, le conseiller en RSE peut, à sa discrétion, mettre fin au processus d'examen.
    • b) Processus de médiation officielle : Le processus d'examen du Bureau se poursuit tout au long de la médiation officielle, et ce, jusqu'à ce que les participants informent le conseiller en RSE des résultats de la médiation officielle.
    • c) Résolution : Si les participants s'entendent sur des façons de régler leur différend, le processus d'examen est considéré comme complété. Le conseiller en RSE peut devoir assurer le suivi de la mise en œuvre des engagements pris par les participants.
  • 44. Détermination et publication des résultats : À la fin de cette étape ou si l'un ou l'autre des participants met fin au processus d'examen, le conseiller met le dossier à jour et prépare le rapport final, qu'il publie ensuite sur le site Web du Bureau.

E. Le rapport

  • 45. Objet : L'permet de consigner les activités du conseiller en RSE et des participants en ce qui a trait à la demande d'examen.
  • 46. Nature de l'établissement de rapports : Le conseiller en RSE peut préparer des rapports provisoires à différents moments du processus d'examen et doit produire un rapport final à la fin. Les rapports provisoires et le rapport final peuvent comprendre des renseignements concernant, entre autres, le demandeur et la partie visée, les questions soulevées dans la demande d'examen, l'évaluation d'admissibilité, les activités menées par les participants pour régler leur différend, ainsi que les engagements pris par les participants.
  • 47. Publication des rapports provisoires et du rapport final : Les rapports produits par le conseiller en RSE sont accessibles au public et sont publiés sur le site Web du Bureau.

Dispositions générales

  • 48. Confidentialité : Le conseiller en RSE et les personnes agissant en son nom ne peuvent communiquer les renseignements qu'ils ont obtenus dans le cadre de leurs responsabilités sans le consentement des personnes visées, sauf en conformité avec les lois fédérales.
  • 49. Approbation : Les présentes règles de procédure sont soumises à l'approbation du Ministre.
  • 50. Période de mise en œuvre : La période de mise en œuvre des présentes règles de procédure se situe entre la date d'approbation par le Ministre et la date d'entrée en vigueur. Au cours de cette période, le conseiller en RSE n'accepte et n'évalue aucune demande d'examen.
  • 51. Examen et modification : Les présentes règles de procédure peuvent faire l'objet d'examens à compter de deux ans suivant la date d'entrée en vigueur.