Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information - 2009-2010

Introduction

Le présent Rapport annuel au Parlement concerne l'exercice financier 2009-2010, conformément aux paragraphes 72(1) et 72(2) de la Loi sur l'accès à l'information (LAI).

But de la Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l’accès à l’information confère aux citoyens et aux résidents permanents canadiens, de même qu’aux sociétés et aux personnes présentes au Canada, le droit de demander accès à l’information et aux dossiers relevant du gouvernement fédéral.

Mandat du Ministère

Au nom du gouvernement du Canada, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est le porte-parole du pays dans le monde, et œuvre en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d'appliquer l'expérience canadienne pour contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, L.R.C. (1985), ch. E-22, consiste à :

  • diriger toutes les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
  • assurer les communications officielles entre le gouvernement du Canada, d'une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d'autre part;
  • mener et gérer les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
  • coordonner les relations économiques du Canada;
  • stimuler le commerce international du Canada;
  • coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada et gérer ces missions;
  • administrer le Service extérieur;
  • encourager le développement du droit international et son application dans les relations extérieures du Canada.

De plus, Passeport Canada, lequel est un organisme de service spécial d’Affaires étrangères et Commerce international Canada, est responsable de la délivrance, du refus de délivrance, de la révocation et de la retenue des passeports canadiens, ainsi que de leur utilisation et de leur récupération. Passeport Canada orchestre tous les aspects relatifs aux documents de voyage canadiens et donne des conseils aux bureaux du gouvernement du Canada à l’étranger pour leur permettre de délivrer des passeports. Passeport Canada offre non seulement des services directement au public, mais il collabore également avec les autorités policières nationales et internationales, les agents de sécurité, les autorités frontalières ainsi que les autorités fédérales, provinciales et territoriales qui délivrent des documents d’identité.

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l'application de la Loi sur les licences d'exportation et d'importation, L.R.C. (1985), ch. E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, 40-41 Elizabeth II, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace sérieuse à la paix et à la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres ministères qui ont du personnel à l'étranger.

En 2009-2010, le Ministère employait 13 623 équivalents temps plein, dans ses effectifs qui sont composés de trois groupes : en premier lieu, les employés canadiens permutants, composés principalement d’agents du service extérieur, d’employés de soutien administratif et de spécialistes des technologies de l'information, régulièrement réaffectés entre l'Administration centrale et les missions canadiennes à l'étranger; en deuxième lieu, les employés non permutants, qui travaillent surtout à l'Administration centrale; et en troisième lieu, le personnel recruté sur place, qui travaille dans les missions à l'étranger.

Les priorités clés du Ministère en 2009-2010

L’élargissement des perspectives économiques du Canada, surtout dans les marchés émergents ou en croissance

Contribution au redressement et à la possibilité économiques par la mise en œuvre de la Stratégie commerciale mondiale et l’accroissement de l’engagement commercial du Canada dans le monde, en particulier en Chine, en Inde et au Brésil; présentation des avantages qu’offre le Canada en tant que lieu d’investissement; accroissement des partenariats mondiaux de recherche et développement (R-D) en vue de commercialiser l’innovation; mise en valeur du Canada comme lieu d’études; promotion de l’infrastructure de la porte d’entrée et du corridor du Canada. Promotion de la libéralisation du commerce et des investissements ainsi que des intérêts à l’égard de l’accès au marché, à l’échelle bilatérale et dans le cadre du cycle de Doha. Élaboration d’un partenariat économique Canada-Union européenne. Conclusion et mise en œuvre d’accords de libre-échange avec de nouveaux partenaires stratégiques. Accent mis sur les ententes en matière de services aériens; négociations sur la promotion et la protection de l’investissement étranger.

États-Unis et les Amériques

Mise en œuvre d’une stratégie globale sur les relations avec les États-Unis, notamment sur la compétitivité et l’économie mondiale; la paix et la sécurité; les échanges commerciaux; la facilitation et la gestion des passages frontaliers; l’énergie et le changement climatique; l’Afghanistan et l’Arctique. Réduction de façon décisive des effets de la loi « Buy American » sur les exportateurs canadiens. Renforcement des relations avec le Mexique. Utilisation du Sommet des dirigeants nord-américains afin de promouvoir les objectifs du Canada en matière d’économie, de sécurité et d’environnement. Mise en œuvre de la stratégie pour les Amériques, surtout des initiatives visant à favoriser la prospérité économique, à accroître la sécurité et à améliorer la gouvernance démocratique, où le leadership du Canada est renforcé grâce à un engagement bilatéral et multilatéral relativement à des questions comme Haïti et le Honduras.

L’Afghanistan, notamment dans le contexte des pays voisins

Adoption d’une approche intégrée au regard des priorités stratégiques relatives à l’Afghanistan qui incombent au Ministère : gestion de la frontière entre l’Afghanistan et le Pakistan; appui à la Police nationale afghane, à la justice et au service correctionnel dans la province de Kandahar; soutien à la réconciliation menée par les Afghans. Mise en place de tous les aspects diplomatiques de la mission en Afghanistan. Mise au point de l’élaboration d’une stratégie intégrée visant la transition de la mission du Canada en Afghanistan jusqu’en 2011.

Affirmation du leadership canadien dans la nouvelle gouvernance mondiale

En plus d’accroître la visibilité du Canada au Conseil de sécurité des Nations Unies, achever les préparatifs du G8, du G20 ainsi que de la réunion des ministres des Affaires étrangères de 2010 et en assurer la présidence à notre avantage, faire valoir le leadership canadien dans la nouvelle gouvernance mondiale et susciter des réponses novatrices à l’échelle internationale quant à des enjeux mondiaux dans les secteurs de la reprise économique, de la réforme financière, de la paix et la sécurité, du développement, de l’énergie ainsi que du changement climatique; présenter le Canada comme un partenaire dynamique du milieu des affaires et en matière d’innovation. Exploiter de façon efficace les activités internationales pour présenter le Canada comme un chef de file mondial en matière de politique en ce qui concerne des questions relatives à la sécurité, comme la sécurité nucléaire, les États fragiles et la lutte contre le terrorisme. Positionner le Canada comme un pays-chef de file dans l’Arctique, qui fait preuve de collaboration avec les autres États de l’Arctique et par l’intermédiaire du Conseil de l’Arctique.

La transformation du Ministère

Harmonisation avec les priorités gouvernementales; renforcement de notre plateforme internationale; amélioration des services aux Canadiens; concentration sur des secteurs d'activité clés; reddition de comptes et gestion financière plus rigoureuses; renouvellement de nos ressources humaines; concentration accrue sur la transformation dans les missions et les bureaux régionaux; renforcement de la capacité en matière de politiques; rationalisation des pratiques opérationnelles. Amélioration de la sécurité des missions à l’étranger par l’intermédiaire de nouvelles approches pangouvernementales axées sur le risque. Révision du modèle opérationnel dans une optique d’économie et d’efficacité.

Pouvoirs délégués

En vertu de l'article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre est délégué afin que le Ministère soit en mesure de satisfaire aux exigences législatives et d'exercer ses pouvoirs. Durant les premiers six mois de la période de référence du présent rapport, la responsabilité relative à tous les articles de la Loi était déléguée aux sous-ministres, au secrétaire des Services intégrés et au directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Ensuite, en octobre 2009, le MAECI a apporté une mise à jour de son instrument de délégation pour l’harmoniser avec sa structure administrative actuelle et pour déléguer des pouvoirs d’approbation des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) au niveau des directeurs adjoints. (voir l'annexe A)

En outre, Passeport Canada à titre d'organisme de service spécial, au moment de la rédaction de l’ébauche de ce rapport, se préparait toujours à mettre en place sa propre pleine délégation de pouvoirs relative à l'AIPRP, afin de pouvoir administrer tous les dossiers relatifs à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels ayant trait aux renseignements de passeport.

Structure organisationnelle

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (« Bureau de l'AIPRP ») est chargée de l'administration de la Loi sur l’accès à l’information, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur du Bureau de l'AIPRP relève du secrétaire des Services intégrés, qui relève à la fois du sous-ministre des Affaires étrangères et du sous-ministre du Commerce international. En 2009-1010 la direction avait cinq équipes d'analystes relevant de deux directeurs adjoints. Les directeurs adjoints et le gestionnaire des Pratiques et Systèmes opérationnels relevaient du directeur (voir la figure 1).

Figure 1 : Structure organisationnelle

Structure organisationnelle

Les changements récents apportés à la capacité du Bureau de l’AIPRP seront inscrits dans le prochain Rapport annuel au Parlement, en 2010-2011.

Défis actuels

En raison de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le MAECI joue un rôle consultatif clé en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, au nom des autres ministères fédéraux. Le graphique de la figure 2 montre le nombre toujours croissant de demandes de tous genres incluant les consultations des autres ministères en vertu des deux lois.

Figure 2 : Nombre de demandes d’AIPRP reçues par exercice financier

Nombre de demandes d'AIPRP reçues en vertu des deux Lois par année fiscale

Parmi les autres défis, mentionnons :

  • Le niveau de complexité et de sensibilité toujours plus élevé des demandes d’AIPRP présentées au MAECI, auxquelles s’ajoutent les cas contentieux parallèles.
  • Le MAECI a des responsabilités uniques en vertu des deux Lois dont le Ministère doit s’acquitter au nom d’autres ministères et en conformité avec les politiques connexes du SCT. Le MAECI consulte des organismes étrangers pour le compte d’autres ministères fédéraux qui traitent les demandes d’information provenant de l’étranger. En fait, l'an dernier, le MAECI a traité encore plus de demandes de consultations en matière d'accès à l'information provenant des autres ministères (812) que de demandes d'accès à l'information portant sur des documents sous son contrôle (638). Ce rôle primordial ajoute encore au fardeau des ressources déjà limitées du Bureau de l'AIPRP.
  • Il existe un bassin limité d’analystes de l’AIPRP chevronnés dans la communauté fédérale de l’AIPRP et le Ministère doit consacrer beaucoup de temps et d’argent à former lui-même ses propres analystes de l’AIPRP.
  • Des défis importants dans le domaine de la gestion d’information et des technologies de l’information (GI/TI) se posent au MAECI, lesquels sont actuellement à l’étude.

Principales considérations

Améliorer la conformité à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) a continué d’être une priorité ministérielle, surtout en présence du nombre croissant de cas accumulés touchant les demandes d'information adressées au Ministère sur les priorités internationales clés du gouvernement, comme l'Afghanistan. Par contre, les restrictions budgétaires auxquelles le MAECI a fait face en 2009-2010 ont empêché le Bureau de l’AIPRP d’obtenir la capacité supplémentaire.

Depuis 1998, le rendement du MAECI en vertu de la Loi sur l’accès à l’information est soumis à un examen minutieux du Commissariat à l’information du Canada du fait de la mauvaise performance du Ministère en termes de respect des délais prévus par la Loi. En outre, un plus grand respect de ces responsabilités législatives a été identifié comme une priorité du gouvernement du Canada, comme le manifestent les instruments suivants :

  • Loi fédérale sur la responsabilité — engagements en matière d'ouverture, de transparence et de reddition de comptes en ce qui concerne ses activités de programme, en vertu de ses obligations au titre de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Efficacité de la gestion de l’information (indicateur numéro 12) : « Gouvernance et gestion de l’information et des documents de manière à soutenir les résultats des programmes et des services, les besoins et les responsabilités opérationnels ainsi que l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’information. »
  • Les politiques du SCT sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels font état du rôle « quasi constitutionnel » joué par l'AIPRP et de l'importance de la conformité pour la responsabilité du gouvernement et le processus démocratique.
  • La Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT a été mise en place en mai 2002 et le MAECI doit mettre en place les ressources nécessaires pour veiller à s'y conformer. De plus, en raison des exigences de la Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) instaurée en 2005 par le SCT, le MAECI doit assurer la sécurité des actifs en matière de sécurité de l'information et de technologies de l'information (TI), ce qui englobe l'obligation de préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour la plupart de ces systèmes.

Les services aux Canadiens comprennent l'un des trois résultats stratégiques de l'architecture d’activités de programmes (AAP) du Ministère. L'AIPRP est l'un des services essentiels offerts par le Ministère au public général au Canada, et un service amélioré exige une plus grande conformité aux lois pertinentes. Qui plus est, compte tenu de la fonction supplémentaire du bureau ministériel de l'AIPRP qui est de consulter les gouvernements étrangers sur la diffusion de l'information qui en émane, un des principaux éléments de la mise en œuvre de l'AIPRP consiste à gérer les relations internationales et garantir à nos partenaires que l’information en émanant est gérée de manière appropriée.

Administration des demandes

La section suivante explique plus en détail le rapport statistique du SCT figurant à l'annexe B.

Demandes d'accès à l'information

Entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010, le Ministère a reçu six cent trente-huit (638) demandes d'information en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Il faut ajouter à ces nouvelles demandes trois cent quatre-vingt-sept (387) demandes reportées de l'exercice financier précédent, pour un total de mille vingt-cinq (1 025) demandes.

Durant la période de référence, six cent trente-six (636) demandes ont été traitées et trois cent quatre-vingt-neuf (389) dossiers toujours en cours ont été reportés à la prochaine période de rapport.

Origine des demandes

Les demandes d’accès à l’information reçues durant la période de référence du présent rapport se répartissent comme suit (voir la figure 3) :

Figure 3 : Origine des demandes
Les demandes d'accès à l'informationNombre de demandes reçues
Médias320
Secteur universitaire16
Secteur commercial86
Organismes50
Public166
Total638
Origine des demandes

Disposition des demandes traitées

La répartition des demandes traitées est la suivante (voir la figure 4) :

Figure 4 : Disposition des demandes traitées

Disposition des demandes traitées

Exemptions et exclusions

Les exemptions les plus courantes utilisées par le Ministère au cours de l'exercice relèvent des paragraphes 15(1) [affaires internationales et défense] et 19(1) [renseignements personnels] ainsi que des alinéas 21(1)a) [conseils] et 21(1)b) [consultations et délibérations]. Elles ont été invoquées pour 269, 250, 164 et 134 demandes, respectivement. Le Ministère a également utilisé des exclusions 100 fois en vertu du sous-paragraphe 69(1) [documents confidentiels du Cabinet].

Prorogations de délais

Durant la période de référence, le nombre de fois que le Ministère a demandé des prorogations de délais en vertu des alinéas 9(1)a), 9(1)b) et 9(1)c) a été de 248, 188 et 13 fois respectivement (voir la figure 5).

Figure 5 : Nombre de prorogations demandées

Nombre de prorogations demandées en vertu des paragraphes 9(1)(a), 9(1)(b) et 9(1)(c)

Frais et coûts

Durant la période de référence, le Ministère a perçu des frais de 9 359,32 $, et renoncé à 1 467,90 $ de frais.

Consultations reçues d'autres institutions

Lorsqu'une demande renferme des documents qui présentent un intérêt plus grand pour une autre institution, le bureau de l'AIPRP de l'institution concernée est consulté.

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le MAECI joue un rôle clé en vertu de la LAI au nom des autres ministères. Plus précisément, le MAECI consulte des organismes à l'étranger pour le compte d’autres institutions fédérales qui traitent les demandes de documents provenant de l'étranger.

Entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010, le Ministère a reçu huit cent douze (812) consultations provenant d’autres institutions gouvernementales. En fait, comme l’an dernier, le MAECI a même reçu plus de demandes de consultations (812) que de demandes d’AI visant l’accès à des documents placés sous sa garde (638). La plupart de ces demandes proviennent d’institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information. Toutefois, un faible pourcentage de consultations provient d’institutions provinciales et de gouvernements étrangers.

Durant la période de référence, neuf cent vingt-deux (922) consultations ont été effectuées, représentant 86 096 pages.

Consultations auprès d'autres institutions

Le MAECI a consulté à son tour d'autres institutions gouvernementales durant la période de référence, selon la répartition suivante :

Figure 6 : Consultations auprès d'autres institutions
Institutions gouvernementalesNombre de fois
Autres institutions du gouvernement fédéral603
Bureau du Conseil privé (documents confidentiels du Cabinet)127
Institutions provinciales ou municipalités13
Gouvernements ou institutions étatiques de l'étranger47
Total790

Plaintes et enquêtes

Plaintes reçues et traitées

Durant la période de référence, cent quarante-deux (142) plaintes à l'encontre du Ministère ont été déposées auprès du Commissariat à l'information du Canada.

Figure 7 : Plaintes reçues et traitées
Motif des plaintesNombre de plaintes
Retard5
Prorogation86
Frais11
Divers15
Refus - Exemptions13
Refus - Général12

Cent quinze (115) enquêtes ont été complétées durant la période de référence.

Figure 8 : Enquêtes terminées
ConclusionNombre de conclusionRésultatNombre de résultat
Interrompue17Aucune mesure requise113
Non justifiée17Mesure corrective prise2
Résolue71  
Légitime1  
Non-légitime9  

Cour fédérale

Aucune procédure nouvelle n’a été intentée devant la Cour fédérale durant la période de référence.

Attaran v. le Ministre des Affaires étrangères

En 2007-2008, le professeur Amir Attaran avait saisi la Cour fédérale d’une plainte contre le MAECI (T-2257-07) concernant les exemptions invoquées en vertu de la Loi sur l'accès information pour un rapport interne intitulé « Afghanistan 2006 : Bonne gouvernance, démocratie et droits de la personne ». Le demandeur n'était pas satisfait du bien-fondé de l’argument avancé par le MAECI pour justifier la non-divulgation de certaines parties du rapport ni des conclusions du Commissariat à l'information de novembre 2007 qui étayaient la plupart des prélèvements invoqués dans le cadre des articles 13, 15 et 17 de la LAI.

À la fin de l’année fiscale 2008-2009 la Cour avait fini de délibérer mais le jugement a été apporté au début de la période de référence le 2 avril 2009. Le Ministère a bien justifié la majorité des exemptions invoquées au motif que la divulgation de renseignements sur différents organismes et directeurs du gouvernement de l’Afghanistan et des alliés du Canada pourrait porter préjudice aux relations internationales du Canada. Effectivement, pour ce cas-ci, la Cour a établi que l’exemption était justifiée parce que :

… le Canada a noué des relations avec les autorités politiques et policières, ainsi qu’avec les autorités en matière de sécurité d’Afghanistan, des relations cruciales sans lesquelles le Canada ne pourrait être en mesure d’accomplir sa mission en Afghanistan; les références négatives ou les critiques à l’égard desdites autorités afghanes risquent de porter préjudice à ces relations et, par le fait même, de nuire aux représentants du gouvernement canadien qui se trouvent en Afghanistan ([38]).

La Cour a ordonné de divulguer certaines parties du rapport, quelques lignes semblables à celles que les médias et le Parlement possédaient déjà. Les parties en question ont été divulguées.

L’avocat du professeur Attaran a déposé en mai 2009 un avis d’appel relatif à l’examen judiciaire de la divulgation des rapports afghans de RH en vertu de la LAI, dans le cadre duquel le MAECI avait eu gain de cause dans une large mesure. Le processus d’appel était toujours en cours à la fin de la période de référence du présent rapport.

Aussi, il est important de souligner qu’on observe depuis quelques années une augmentation du nombre de demandes d’AIPRP et de litiges parallèles. Cela impose un fardeau de travail additionnel important au Bureau de l’AIPRP, à cause de l’obligation d’évaluer les exemptions invoquées en vertu des clauses d’AIPRP en conjonction avec les rédactions faites en vertu de l’article 38 de la Loi sur la preuve au Canada.

Questions soulevées par les agents du Parlement

Le MAECI était l’une des 24 institutions choisies par la Commissaire à l’information du Canada pour sa fiche de rendement 2008-2009. Dans son rapport intitulé « Hors délais » présenté en avril 2010, la Commissaire s’est dite une fois de plus préoccupée par l’incapacité du MAECI de se conformer à la Loi sur l’accès à l’information ainsi que sur les répercussions qu’il a sur l’ensemble du gouvernement fédéral en raison des délais de réponse aux consultations d’AIPRP sur les affaires de relations internationales (article 15 de la LAI).

Effectivement, la fiche de rendement 2008-2009 du Commissariat affirme que le « rendement d’Affaires étrangères et Commerce international Canada était trop faible pour être évalué en fonction des critères établis »; de plus, elle accorde au Ministère un rendement global de « Alerte rouge ». Toutefois, la Commissaire signale également que le MAECI fait face à des difficultés uniques présentées par les consultations internes et externes en matière de sécurité nationale, ainsi que par les intérêts des relations internationales du pays. De plus, elle estime que « l’écrasante charge de travail du MAECI (…) a lourdement entravé » son rendement. Elle note aussi que les demandes et consultations connexes deviennent de plus en plus complexes, et que le roulement du personnel permutant pose un défi supplémentaire. La Commissaire a recommandé des mesures correctives particulières, notamment de « consacrer sans tarder les ressources humaines et financières nécessaires ».

Depuis, quelques changements positifs ont été apportés pour répondre aux recommandations. En juin 2010, des fonds de réaffectation interne de 2,7 millions de dollars ont été approuvés pour l’AIPRP; les détails des améliorations seront inscrits dans le prochain Rapport annuel au Parlement, en 2010-2011.

Le MAECI n’a pas fait l’objet de vérifications ou d’examen de la part d’autres agents du Parlement en ce qui concerne l’administration de la LAI durant la période de référence.

Opérations internes

Formation et perfectionnement

En 2009-2010, le Bureau de l'AIPRP a continué à veiller à ce que tous les analystes de l'AIPRP, indépendamment de leurs années d'expérience, reçoivent la formation et les outils nécessaires pour accomplir efficacement leur travail. De plus, chaque analyste au Bureau de l’AIPRP dispose d’un mentor ou d’un encadreur particulier (aussi appelé chef d’équipe) dont les principales responsabilités consistent à offrir aux spécialistes de l’AIPRP un milieu d’apprentissage continu positif propice à leur perfectionnement. En outre, les plans d'apprentissage individuel ont été élaborés en collaboration avec chaque employé du Bureau de l'AIPRP de manière à ce que tous les besoins en matière de formation et de perfectionnement soient satisfaits.

Le Bureau de l’AIPRP a également continué son programme de perfectionnement professionnel afin de former ses propres analystes de l’AIPRP au sein du MAECI, étant donné que la collectivité fédérale de l’AIPRP a grandement besoin d'analystes expérimentés. Un programme de ce type a également permis d'améliorer l’embauche, la conservation du personnel et la planification de la relève.

Même si des séances de sensibilisation à l’AIPRP ont été dispensées aux fonctionnaires du Ministère au fil des ans, le Bureau de l’AIPRP a continué de mettre en œuvre un programme de sensibilisation panministériel mieux structuré pour veiller à ce que les fonctionnaires de l’ensemble du Ministère comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d’AIPRP. Le Bureau de l'AIPRP a également mis au point un programme de formation pratique plus approfondi à l'intention des agents de liaison de l'AIPRP du Ministère.

En tout, trois cent sept (307) séances de formation sur l’AIPRP ont été données par les bureaux d’AIPRP du MAECI et de Passeport Canada pendant la période de référence. Elles ont ainsi touché près de 1500 employés, y compris :

  • ses propres analystes de l’AIPRP;
  • les nouveaux agents de liaison de l’AIPRP et leurs suppléants;
  • les spécialistes faisant partie des bureaux de première responsabilité (BPR);
  • les représentants des programmes consulaires et ceux qui se préparent à aller travailler à des missions à l’étranger; ainsi que
  • plusieurs représentants ministériels, incluant à Passeport Canada.

Processus ministériel

Comme de nouveaux processus rationalisés avaient été présentés en 2008, aucun changement important n’a été apporté aux processus internes d’AIPRP en 2009-2010. Par contre, on a consacré beaucoup d’efforts pour mettre les fonctionnaires du Ministère au courant de leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP et pour veiller à ce qu’ils s’en acquittent efficacement.

Politiques internes sur l'application de la Loi

Durant la période de référence du présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a terminé la révision et amélioration des Lignes directrices en matière d’AIPRP adaptées pour le traitement des demandes faites au MAECI. Ces Lignes directrices sont une consolidation de toutes les politiques et procédures du MAECI ayant trait à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Améliorations continues

Voici une liste des améliorations apportées depuis le dernier rapport, de même que les initiatives en cours visant à améliorer la fonction globale de l’AIPRP au MAECI :

  • Le site intranet de l’AIPRP du MAECI a été remanié et mis à jour afin de fournir de nouveaux outils de sensibilisation à l’AIPRP aux représentants ministériels.
  • A continuer de mettre en œuvre un programme de sensibilisation à l’AIPRP panministériel structuré de manière à ce que les employés du Ministère comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d’AIPRP.
  • À la fin de la période de référence précédente, le Secrétariat des Services intégrés avait embauché deux experts-conseils, respectivement spécialisés dans l’AIPRP et dans les processus administratifs, qui examineraient la fonction AIPRP au MAECI afin de formuler des recommandations visant à apporter de nouvelles améliorations au programme d’activités de l’AIPRP dans son ensemble. Le rapport de mai 2009 arrivait à la conclusion que le MAECI devait accorder davantage d’attention à ses obligations législatives en matière d’AIPRP et fournir plus de ressources à la fonction. Certaines améliorations ont été apportées (et sont toujours apportées) aux processus opérationnels au sein du MAECI, mais une amélioration globale de la conformité législative est impossible sans l’attribution de ressources supplémentaires à la fonction.
  • Le Bureau de l’AIPRP a aussi produit une autre analyse de rentabilisation dans l’espoir d’obtenir des fonds additionnels afin d’assurer que les ressources permanentes nécessaires sont en place,ce qui se traduirait par :
    • des capacités ministérielles durables en matière d'AIPRP pour appuyer les obligations législatives et celles découlant des politiques du SCT;
    • une conformité accrue à l'égard des lois sur l’AIPRP et un meilleur rendement (c’est-à-dire des réponses opportunes, soit 80 % ou plus);
    • une réduction importante du recours à long terme à des consultants en AIPRP, dont les services coûtent cher;
    • une source stable et fiable d'expertise en AIPRP permettant aux fonctionnaires du Ministère d'être mieux informés et créant une culture qui comprend et apprécie à sa juste valeur l'engagement du Ministère à l'égard de l'ouverture et de la transparence;
    • une planification de la relève efficace grâce à l'obtention et la conservation d'une expertise interne en AIPRP;
    • des consultations externes en matière d’AIPRP plus rapides auprès des autres institutions gouvernementales et des autres administrations;
    • un meilleur service aux intervenants et aux clients;
    • un cadre de travail moins stressant et moins pénible pour le personnel dont l’effectif est actuellement insuffisant; et,
    • un processus d'AIPRP simplifié, plus efficace et plus efficient, au sein du MAECI.

Le Bureau de l’AIPRP est heureux d’annoncer qu’en juin 2010, le MAECI a été en mesure de réaffecter 2,7 millions de dollars en financement supplémentaire pour l’AIPRP. Ces nouveaux fonds permettront entre autres au Ministère de se débarrasser d’ici l’été 2011 des dossiers d’AIPRP accumulés, ainsi que d’obtenir une capacité permanente supplémentaire en vue de répondre aux demandes prévues. Les améliorations seront décrites en détail dans le prochain Rapport annuel au Parlement, en 2010-2011.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Annexe B : Rapport Statistique 2009-2010