Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels - 2009-2010

Table des matières

Introduction

Le présent Rapport annuel au Parlement concerne l'exercice financier 2009-2010, conformément aux paragraphes 72(1) et 72(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP).

But de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux citoyens canadiens et aux personnes vivant au Canada le droit d'avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent et que détient le gouvernement fédéral. Elle régit aussi la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et l'élimination des renseignements personnels.

Mandat du Ministère

Au nom du gouvernement du Canada, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est le porte-parole du pays dans le monde, et œuvre en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d'appliquer l'expérience canadienne pour contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, L.R.C. (1985), ch. E-22, consiste à :

  • diriger toutes les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
  • assurer les communications officielles entre le gouvernement du Canada, d'une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d'autre part;
  • mener et gérer les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
  • coordonner les relations économiques du Canada;
  • stimuler le commerce international du Canada;
  • coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada et gérer ces missions;
  • administrer le Service extérieur;
  • encourager le développement du droit international et son application dans les relations extérieures du Canada.

Passeport Canada, lequel est un organisme de service spécial d'Affaires étrangères et Commerce international Canada, est responsable de la délivrance, du refus de délivrance, de la révocation et de la retenue des passeports canadiens, ainsi que de leur utilisation et de leur récupération. Passeport Canada orchestre tous les aspects relatifs aux documents de voyage canadiens et donne des conseils aux bureaux du gouvernement du Canada à l'étranger pour leur permettre de délivrer des passeports. Passeport Canada offre non seulement des services directement au public, mais il collabore également avec les autorités policières nationales et internationales, les agents de sécurité, les autorités frontalières ainsi que les autorités fédérales, provinciales et territoriales qui délivrent des documents d'identité.

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l'application de la Loi sur les licences d'importation et d'exportation, L.R.C. (1985), ch. E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, 40-41 Elizabeth II, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace sérieuse à la paix et à la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres ministères qui ont du personnel à l'étranger.

En 2009-2010, le Ministère employait 13 623 équivalents temps plein, dans ses effectifs qui sont composés de trois groupes : en premier lieu, les employés canadiens permutants, composés principalement d'agents du service extérieur, d'employés de soutien administratif et de spécialistes des technologies de l'information, régulièrement réaffectés entre l'Administration centrale et les missions canadiennes à l'étranger; en deuxième lieu, les employés non permutants, qui travaillent surtout à l'Administration centrale; et en troisième lieu, le personnel recruté sur place, qui travaille dans les missions à l'étranger.

Les priorités clés du Ministère en 2009-2010

L'élargissement des perspectives économiques du Canada, surtout dans les marchés émergents ou en croissance

Contribution au redressement et à la possibilité économiques par la mise en œuvre de la Stratégie commerciale mondiale et l'accroissement de l'engagement commercial du Canada dans le monde, en particulier en Chine, en Inde et au Brésil; présentation des avantages qu'offre le Canada en tant que lieu d'investissement; accroissement des partenariats mondiaux de recherche et développement (R-D) en vue de commercialiser l'innovation; mise en valeur du Canada comme lieu d'études; promotion de l'infrastructure de la porte d'entrée et du corridor du Canada. Promotion de la libéralisation du commerce et des investissements ainsi que des intérêts à l'égard de l'accès au marché, à l'échelle bilatérale et dans le cadre du cycle de Doha. Élaboration d'un partenariat économique Canada-Union européenne. Conclusion et mise en œuvre d'accords de libre-échange avec de nouveaux partenaires stratégiques. Accent mis sur les ententes en matière de services aériens; négociations sur la promotion et la protection de l'investissement étranger.

États-Unis et les Amériques

Mise en œuvre d'une stratégie globale sur les relations avec les États-Unis, notamment sur la compétitivité et l'économie mondiale; la paix et la sécurité; les échanges commerciaux; la facilitation et la gestion des passages frontaliers; l'énergie et le changement climatique; l'Afghanistan et l'Arctique. Réduction de façon décisive des effets de la loi « Buy American » sur les exportateurs canadiens. Renforcement des relations avec le Mexique. Utilisation du Sommet des dirigeants nord-américains afin de promouvoir les objectifs du Canada en matière d'économie, de sécurité et d'environnement. Mise en œuvre de la stratégie pour les Amériques, surtout des initiatives visant à favoriser la prospérité économique, à accroître la sécurité et à améliorer la gouvernance démocratique, où le leadership du Canada est renforcé grâce à un engagement bilatéral et multilatéral relativement à des questions comme Haïti et le Honduras.

L'Afghanistan, notamment dans le contexte des pays voisins

Adoption d'une approche intégrée au regard des priorités stratégiques relatives à l'Afghanistan qui incombent au Ministère : gestion de la frontière entre l'Afghanistan et le Pakistan; appui à la Police nationale afghane, à la justice et au service correctionnel dans la province de Kandahar; soutien à la réconciliation menée par les Afghans. Mise en place de tous les aspects diplomatiques de la mission en Afghanistan. Mise au point de l'élaboration d'une stratégie intégrée visant la transition de la mission du Canada en Afghanistan jusqu'en 2011.

Affirmation du leadership canadien dans la nouvelle gouvernance mondiale

En plus d'accroître la visibilité du Canada au Conseil de sécurité des Nations Unies, achever les préparatifs du G8, du G20 ainsi que de la réunion des ministres des Affaires étrangères de 2010 et en assurer la présidence à notre avantage, faire valoir le leadership canadien dans la nouvelle gouvernance mondiale et susciter des réponses novatrices à l'échelle internationale quant à des enjeux mondiaux dans les secteurs de la reprise économique, de la réforme financière, de la paix et la sécurité, du développement, de l'énergie ainsi que du changement climatique; présenter le Canada comme un partenaire dynamique du milieu des affaires et en matière d'innovation. Exploiter de façon efficace les activités internationales pour présenter le Canada comme un chef de file mondial en matière de politique en ce qui concerne des questions relatives à la sécurité, comme la sécurité nucléaire, les États fragiles et la lutte contre le terrorisme. Positionner le Canada comme un pays-chef de file dans l'Arctique, qui fait preuve de collaboration avec les autres États de l'Arctique et par l'intermédiaire du Conseil de l'Arctique.

La transformation du Ministère

Harmonisation avec les priorités gouvernementales; renforcement de notre plateforme internationale; amélioration des services aux Canadiens; concentration sur des secteurs d'activité clés; reddition de comptes et gestion financière plus rigoureuses; renouvellement de nos ressources humaines; concentration accrue sur la transformation dans les missions et les bureaux régionaux; renforcement de la capacité en matière de politiques; rationalisation des pratiques opérationnelles. Amélioration de la sécurité des missions à l'étranger par l'intermédiaire de nouvelles approches pangouvernementales axées sur le risque. Révision du modèle opérationnel dans une optique d'économie et d'efficacité.

Pouvoirs délégués

En vertu de l'article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre est délégué afin que le Ministère soit en mesure de satisfaire aux exigences législatives et d'exercer ses pouvoirs. Durant les premiers six mois de la période de référence du présent rapport, la responsabilité relative à tous les articles de la Loi était déléguée aux sous-ministres, au secrétaire des Services intégrés, au directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, ainsi qu'aux chefs de mission mais dans leur cas uniquement en ce qui a trait à la divulgation dans l'intérêt public en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ensuite, en octobre 2009, le MAECI a apporté une mise à jour de son instrument de délégation pour l'harmoniser avec sa structure administrative actuelle et pour déléguer des pouvoirs d'approbation des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) au niveau des directeurs adjoints. (voir l'annexe A)

En outre, Passeport Canada à titre d'organisme de service spécial, au moment de la rédaction de l'ébauche de ce rapport, se préparait toujours à mettre en place sa propre pleine délégation de pouvoirs relative à l'AIPRP, afin de pouvoir administrer tous les dossiers relatifs à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels ayant trait aux renseignements de passeport.

Structure organisationnelle

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (« Bureau de l'AIPRP ») est chargée de l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur du Bureau de l'AIPRP relève du secrétaire des Services intégrés, qui relève à la fois du sous-ministre des Affaires étrangères et du sous-ministre du Commerce international. En 2009-2010 la direction avait cinq équipes d'analystes relevant de deux directeurs adjoints. Les directeurs adjoints et le gestionnaire des Pratiques et Systèmes opérationnels relèvent du directeur (voir la figure 1).

Figure 1 : Structure organisationnelle

Structure organisationnelle

Les changements récents apportés à la capacité du Bureau de l'AIPRP seront inscrits dans le prochain Rapport annuel au Parlement, en 2010-2011.

Défis actuels

En raison de son mandat et de ses diverses responsabilités à l'échelle internationale, le MAECI joue un rôle consultatif clé en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, au nom des autres ministères fédéraux. Le graphique de la figure 2 montre le nombre toujours croissant de demandes de tous genres incluant les consultations des autres ministères en vertu des deux lois.

Figure 2 : Nombre de demandes d'AIPRP reçue par exercice financier

Nombre de demandes d'AIPRP reçue par exercice financier

Parmi les autres défis, mentionnons :

  • Le niveau de complexité et de sensibilité toujours plus élevé des demandes d'AIPRP présentées au MAECI, auxquelles s'ajoutent les cas contentieux parallèles.
  • Le MAECI a des responsabilités uniques en vertu des deux Lois dont le Ministère doit s'acquitter au nom d'autres ministères et en conformité avec les politiques connexes du SCT. Le MAECI consulte des organismes étrangers pour le compte d'autres ministères fédéraux qui traitent les demandes d'information provenant de l'étranger. En fait, l'an dernier, le MAECI a traité encore plus de demandes de consultations en matière d'accès à l'information provenant des autres ministères (812) que de demandes d'accès à l'information portant sur des documents sous son contrôle (638). Ce rôle primordial ajoute encore au fardeau des ressources déjà limitées du Bureau de l'AIPRP.
  • Il existe un bassin limité d'analystes de l'AIPRP chevronnés dans la communauté fédérale de l'AIPRP et le Ministère doit consacrer beaucoup de temps et d'argent à former lui-même ses propres analystes de l'AIPRP.
  • Des défis importants dans le domaine de la gestion d'information et des technologies de l'information (GI/TI) se posent au MAECI, lesquels sont actuellement à l'étude.

Principales considérations

Améliorer la conformité à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) a continué d'être une priorité ministérielle, surtout en présence du nombre croissant de cas accumulés touchant les demandes d'information adressées au Ministère sur les priorités internationales clés du gouvernement, comme l'Afghanistan. Par contre, les restrictions financières auxquelles le MAECI a fait face en 2009-2010 ont empêché le Bureau de l'AIPRP d'obtenir la capacité supplémentaire.

Un plus grand respect de ces responsabilités législatives d'AIPRP a été identifié comme une priorité du gouvernement du Canada, comme le manifestent les instruments suivants :

  • Loi fédérale sur la responsabilité - engagements en matière d'ouverture, de transparence et de reddition de comptes en ce qui concerne ses activités de programme, en vertu de ses obligations au titre de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Efficacité de la gestion de l'information (indicateur numéro 12) : « Gouvernance et gestion de l'information et des documents de manière à soutenir les résultats des programmes et des services, les besoins et les responsabilités opérationnels ainsi que l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information. »
  • Les politiques du SCT sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels font état du rôle « quasi constitutionnel » joué par l'AIPRP et de l'importance de la conformité pour la responsabilité du gouvernement et le processus démocratique.
  • La Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT a été mise en place en mai 2002 et le MAECI doit mettre en place les ressources nécessaires pour veiller à s'y conformer. De plus, en raison des exigences de la Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) instaurée en 2005 par le SCT, le MAECI doit assurer la sécurité des actifs en matière de sécurité de l'information et de technologies de l'information (TI), ce qui englobe l'obligation de préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour la plupart de ces systèmes.

Les services aux Canadiens comprennent l'un des trois résultats stratégiques de l'architecture d'activités de programmes (AAP) du Ministère. L'AIPRP est l'un des services essentiels offerts par le Ministère au public général au Canada, et un service amélioré exige une plus grande conformité aux lois pertinentes. Qui plus est, compte tenu de la fonction supplémentaire du bureau ministériel de l'AIPRP qui est de consulter les gouvernements étrangers sur la diffusion de l'information qui en émane, un des principaux éléments de la mise en œuvre de l'AIPRP consiste à gérer les relations internationales et garantir à nos partenaires que l'information en émanant est gérée de manière appropriée.

Administration des demandes

La section suivante explique plus en détail le rapport statistique du SCT figurant à l'annexe B.

Demandes de communication des renseignements personnels

Entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010, le Ministère a reçu trois cent cinquante-neuf (359) demandes d'information en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il faut ajouter à ces nouvelles demandes quarante-neuf (49) demandes reportées de l'exercice financier précédent, pour un total de quatre cent-huit demandes (408). Durant la période de référence, trois cent soixante-deux (362) demandes ont été traitées et quarante-six (46) toujours en cours ont été reportés à la prochaine période de rapport.

Disposition des demandes traitées

La répartition des demandes traitées est la suivante (voir la figure 3) :

Figure 3 : Mesures prises à l'égard des demandes traitées
Disposition des demandes traitéesNombre de demandes traitées
Communication totale45
Communication partielle193
Aucune communication (exclusion)0
Aucune communication (exemption)2
Traitement impossible77
Abandon de la demande37
Transmission8
Total362
Mesures prises à l'égard des demandes traitées

Exemptions et exclusions

L'exemption la plus courante utilisée par le Ministère au cours de l'exercice financier relève de l'article 26 [Renseignements concernant un autre individu] en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle a été invoquée cent quatre-vingt-cinq (185) fois. Le Ministère n'a pas appliqué des exclusions en vertu du paragraphe 70(1) [documents confidentiels du Cabinet] pendant cette période.

Consultations reçues d'autres institutions

Lorsqu'une demande renferme des documents qui présentent un intérêt plus grand pour une autre institution, le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution concernée est consulté. Entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010, le Ministère a reçu de d'autres institutions du gouvernement fédéral cent une (101) consultations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements.

Durant la période de référence, cent huit (108) consultations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été traitées, représentant 2 912 pages.

Consultations auprès d'autres institutions

Le Ministère a consulté à son tour d'autres institutions gouvernementales durant la période de référence, selon la répartition suivante :

Figure 4 : Consultations auprès d'autres institutions
Institutions gouvernementalesNombre de demandes
Autres institutions du gouvernement fédéral68
Bureau du Conseil privé (documents confidentiels du Cabinet)10
Institutions provinciales ou municipalités1
Gouvernements ou institutions étatiques de l'étranger13
Total92

Communication de renseignements personnels

Le paragraphe 8(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que « les renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale ne peuvent être communiqués, à défaut du consentement de l'individu qu'ils concernent, que conformément au présent article ».

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que « la communication des renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale peut être autorisée » dans certains cas (voir la figure 5).

Figure 5 : Communication des renseignements personnels

Communication des renseignements personnels

Alinéa 8(2)b)

Les renseignements personnels peuvent être communiqués « aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication ».

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, douze (12) demandes ont été reçues et traitées.

Alinéa 8(2)d)

Les renseignements personnels peuvent être communiqués « au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral ».

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une (1) demande a été reçue et traitée.

Alinéa 8(2)e)

Les renseignements personnels peuvent être communiqués « à un organisme d'enquête […] en vue de faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d'enquêtes licites (…) ».

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministère a reçu et traité quatre cent cinquante-sept (457) demandes. La plupart des demandes reçues en vertu de l'alinéa 8(2)e) proviennent de la GRC et du SCRS qui demandent d'avoir accès à des dossiers de demandes de passeport. À ce titre, l'équipe de l'AIPRP de Passeport Canada traite la plupart de ces demandes au nom du bureau d'AIPRP du MAECI.

Alinéa 8(2)f)

Les renseignements personnels peuvent être communiqués « aux termes d'accords ou d'ententes conclus d'une part entre le gouvernement du Canada et le gouvernement d'une province [ou d'un territoire] [...]en vue de l'application des lois ou pour la tenue d'enquêtes licites ».

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministère a reçu et traité quatre cent quatre-vingt-quatorze (494) demandes. La plupart des demandes au titre de l'alinéa 8(2)f) proviennent de la Sûreté du Québec qui demande d'avoir accès à des dossiers de demandes de passeport. Comme dans les cas des demandes au titre de l'alinéa 8(2)e), l'équipe d'AIPRP de Passeport Canada traite la plupart de ces demandes au nom du bureau d'AIPRP du MAECI.

Alinéa 8(2)g)

Les renseignements personnels peuvent être communiqués « à un parlementaire fédéral en vue d'aider l'individu concerné par les renseignements à résoudre un problème ».

Le Bureau d'AIPRP n'a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de cet alinéa durant la période de référence du présent rapport.

Alinéa 8(2)l)

Les renseignements personnels peuvent être communiqués « à toute institution fédérale en vue de joindre un débiteur ou un créancier de Sa Majesté du chef du Canada ».

Le Bureau d'AIPRP n'a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de cet alinéa durant la période de référence du présent rapport.

Alinéa 8(2)m)

Les renseignements personnels peuvent être communiqués « à toute autre fin dans les cas où, de l'avis du responsable de l'institution :

(i) des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée,

(ii) l'individu concerné en tirerait un avantage certain ».

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministère a reçu et traité trente-cinq (35) demandes durant la période de référence. La majorité de ces demandes ont été présentées par l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC), en vertu de l'alinéa 8(2)m)ii) de la Loi. L'Agence avait besoin des coordonnées de personnes identifiées comme ayant occupé dans un avion commercial des places assises dans le voisinage immédiat d'une personne atteinte de tuberculose infectieuse latente pendant plus de huit heures d'affilée. Cette communication est présumée nécessaire pour prévenir les autorités provinciales/territoriales concernées qui mettront cette personne au courant du risque de contamination provenant de la tuberculose infectieuse latente. Le MAECI n'a aucune objection à communiquer ces renseignements personnels en l'absence du consentement de l'individu en question, car l'information sera clairement utile aux personnes à qui elle s'applique. Dans tous les cas, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada est avisé de la divulgation au moment même où l'information est communiquée à l'ASPC en raison du caractère d'urgence des questions de cette nature.

Plaintes et enquêtes

Plaintes reçues et traitées

Durant la période de référence, six (6) plaintes à l'encontre du Ministère ont été déposées auprès du Commissariat à la protection de la vie privée.

Figure 6 : Plaintes reçues et traitées
Motif des plaintesNombre de plaintes
Retard2
Prorogation0
Refus - Exemptions1
Refusal - Général1
Divers0
Utilisation et divulgation2

Treize (13) enquêtes ont été effectuées durant la période de référence.

Figure 7 : Investigations completed
ConclusionNombre de conclusionRésultatNombre de résultat
Interrompue2Aucune mesue requise11
Non justifiée4Légitime2
Résolus2  
Légitime5  

Atteintes à la vie privée

Durant la période de référence, Passeport Canada a traité vingt-deux (22) incidents d'atteintes à la vie privée, touchant la perte ou le vol de demandes de passeports. Toutes les personnes concernées ont été avisées par écrit de l'infraction et de leur droit de déposer une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP). Le CPVP a été avisé directement par PPTC à trois occasions différentes et a été satisfait de ses procédures et de ses mesures correctives.

Le Bureau de l'AIPRP du MAECI n'a relevé aucun autre type de violation de la vie privée durant la période de référence.

Cour fédérale

Durant la période de référence, le MAECI a fait l'objet d'un recours judiciaire auprès de la Cour fédérale dans le cadre d'une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Abousfian Abdelrazik et le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international du Canada

En septembre 2009, l'avocat de M. Abdelrazik a déposé une requête (T-1581-09) relative à l'article 41 de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour obtenir une ordonnance en vue de la production de renseignements personnels au sujet du demandeur dans le cadre d'une requête faite en novembre 2008.

Le demandeur était inquiet avec raison du délai de réponse à sa requête; effectivement, la Commissaire à la protection de la vie privée du Canada a conclu que sa plainte était fondée. En vérité, le dossier a pris particulièrement beaucoup de temps à traiter en raison de son volume (environ 15 000 pages), de la complexité du cas (et des litiges), du besoin de mener diverses consultations (y compris pour des documents confidentiels du Cabinet), ainsi que de plusieurs autres facteurs découlant du manque de capacité du Bureau de l'AIPRP. À la fin de la période couverte par le présent rapport, le Bureau de l'AIPRP attendait toujours les réponses des dernières consultations; il a réussi à terminer le traitement de la demande au début août 2010.

Aussi, il est important de souligner qu'on observe depuis quelques années une augmentation du nombre de demandes d'AIPRP et de litiges parallèles. Cela impose un fardeau de travail additionnel important au Bureau de l'AIPRP, à cause de l'obligation d'évaluer les exemptions invoquées en vertu des clauses d'AIPRP en conjonction avec les rédactions faites en vertu de l'article 38 de la Loi sur la preuve au Canada.

Questions soulevées par les agents du Parlement

Le MAECI n'a pas fait l'objet de vérifications ou d'examens menés par les agents du Parlement (y compris le Commissariat à la protection de la vie privée) relativement à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période de référence.

Administration des renseignements personnels

La Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), qui a été mise en place par le SCT en mai 2002, constitue une évaluation progressive de la circulation des renseignements personnels détenus dans le cadre d'un programme ou d'un service donné. Ce processus permet au Ministère de déterminer si les nouvelles technologies, les systèmes d'information, les initiatives et les programmes ou politiques proposés respectent les exigences du gouvernement en matière de protection des renseignements personnels. Une EPFVP est une Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée.)

De plus, par suite des exigences de la Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) instaurée en 2005 par le SCT, le MAECI doit assurer la sécurité de ses actifs d'information et de ses technologies de l'information (TI), ce qui englobe l'obligation de préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour la plupart de ses systèmes.

Dès le début d'une EFVP jusqu'au produit final, le Bureau de l'AIPRP fournit une orientation stratégique en matière de protection des renseignements personnels aux secteurs des programmes du Ministère.

Pendant la période de référence, le MAECI a entrepris une (1) nouvelle EPFVP et onze (11) EFVP. Il a également soumis une (1) EPFVP et huit (8) EFVP au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) pour examen. Enfin, il a conclu et publié sur son site Internet une (1) EPFVP et neuf (9) EFVP. Le sommaire et l'état des différentes EPFVP et EFVP se trouvent à Publication - Accès à l'information et protection des renseignements personnels.

Notons également que vingt (20) autres projets liés aux activités de programme du MAECI ont été examinés par le Bureau de l'AIPRP pendant la période de référence. Le Bureau a toutefois estimé que lesdits projets n'avaient pas besoin d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Les renseignements suivants concernent les EPFVP et des EFVP menées en 2009-2010. Pour faciliter leur consultation, ils sont indiqués en ordre alphabétique :

Évaluation préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP)

Portail de gestion des urgences

Le portail de gestion des urgences est un outil Web de reddition de comptes qui offre à la haute direction et aux équipes opérationnelles de l'Administration centrale et des missions un aperçu centralisé des urgences touchant nos missions dans le monde entier. Il permettra d'unir toutes les activités et tous les renseignements liés à la gestion des urgences pour la surveillance, la gestion et la reddition de comptes en matière d'urgences internationales et de crises humanitaires, consulaires, sanitaires, environnementales, technologiques, politiques et économiques, ainsi que de crises liées à la sécurité. Avec le portail, les utilisateurs pourront connaître et analyser les situations en temps réel, ainsi que voir les leçons apprises en vue d'améliorer la gestion des urgences et des crises.

Une EPFVP a été entreprise pendant la période de référence; le Bureau de l'AIPRP en affichera le sommaire sur le site Web du MAECI une fois qu'elle aura pris fin.

Système de gestion intégrée (SGI)

Le Système de gestion intégrée (SGI) est l'outil ministériel de planification des ressources de l'organisation employé pour la comptabilité, notamment pour l'affichage des transactions de relevé salarial, le contrôle, l'établissement du budget, la gestion des stocks, l'approvisionnement et la comptabilité des immobilisations. Toutes les transactions relatives aux finances et à la gestion du matériel y sont inscrites.

L'EPFVP a été terminée et transmise au CPVP pendant la période de référence; le Bureau de l'AIPRP a affiché plus tard son sommaire sur le site Web du MAECI. Toutefois, pendant que le Bureau attendait les commentaires du CPVP à l'égard de l'EPFVP, la Direction des systèmes financiers ministériels l'a informé qu'un nouveau module (l'outil de prévisions salariales) allait être ajouté au SGI. Elle a avisé le CPVP en conséquence et, ainsi, une EFVP entière a été entreprise pour le Système (nouveau module compris). Une fois que l'EFVP entière sera terminée, les mêmes renseignements seront affichés sur le site Web du MAECI.

Formulaire en ligne pour le Service à la clientèle des missions et site Web d'Innovation

Le Service à la clientèle des missions et Innovation a lancé un nouveau site Web axé sur les missions. Ce site contient deux formulaires qui, tous les deux, recueillent l'opinion personnelle de personnes au sujet des services qu'ils ont obtenus et aussi leur point de vue personnel sur le site Web.

Une EPFVP a été amorcée en février 2009. Toutefois, il a plus tard été confirmé que seuls les points de vue et les opinions des employés donnés en cours d'emploi étaient recueillis, ce qui ne constitue pas des renseignements personnels. Par conséquent, l'EPFVP n'est pas nécessaire et elle ne sera pas terminée.

Enregistrement en direct des missions commerciales du Canada

Le rôle principal de la Direction des missions commerciales internationales consiste à assurer la planification, la coordination et le bon déroulement des missions commerciales à l'étranger.

Une EPFVP a tout d'abord été soumise au CPVP le 14 août 2007. Le Commissariat a donné ses recommandations à son sujet et le Bureau de l'AIPRP y a répondu pendant la période de référence. Pendant qu'il examinait la réponse du Bureau, le CPVP a posé d'autres questions, auxquelles le Bureau a alors répondu. Vers la fin de la période de référence, le Bureau de l'AIPRP attendait toujours les commentaires du CPVP.

Le Bureau de l'AIPRP a également été avisé par la Direction que certains changements avaient été apportés à la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels. À la fin de la période de référence, le Bureau de l'AIPRP attendait toujours des commentaires sur les changements. Le Bureau a avisé la Direction qu'il allait probablement falloir une EFVP, mais qu'elle devait transmettre tous les renseignements et détails pour que ce soit confirmé. S'il s'avère que l'évaluation est nécessaire, elle sera entreprise et présentée au cours de la prochaine période de référence.

Bourses d'études - Financement d'études en diplomatie publique

Le Programme de relations académiques du gouvernement du Canada est géré par le MAECI. L'objectif du programme est de promouvoir les valeurs et l'identité du Canada partout dans le monde, en vue de consolider les relations internationales du pays. Par l'entremise de ses bourses internationales, qui comprennent des bourses offertes aux Canadiens par des gouvernements étrangers (Programme d'échanges universitaires Canada-Chine, Programme de bourses de l'Organisation des États américains (OEA), Programme canadien des bourses d'études du Commonwealth), ainsi que des bourses offertes aux non-Canadiens par le gouvernement du Canada (Programme d'échanges universitaires Canada-Chine, Programme canadien des bourses d'études du Commonwealth, Bourses du gouvernement du Canada), le MAECI gagne des alliés pour le Canada qui pourraient occuper des postes de pouvoir dans leurs pays respectifs, resserrant ainsi les liens internationaux et l'influence du Canada. Dans les pays en développement, ces bourses sont conçues pour contribuer au développement du capital humain. Le Programme des bourses du Commonwealth, qui figure parmi les premiers programmes de bourses internationales à être établis, a vu le jour en 1959, alors que les pays du Commonwealth, le Canada en tête, ont mis en place un régime de bourses visant à renforcer les liens les unissant et à encourager les études supérieures. Le Canada est le pays qui contribue le plus aux bourses du Commonwealth après le Royaume-Uni.

L'EFPVP a été soumise au CPVP en novembre 2006. Le CPVP a recommandé la tenue d'une EFVP complète. À la fin de la période de référence, l'EFVP n'avait pas encore débuté; mais il a été confirmé que l'EFVP sera initiée dans la prochaine année fiscale.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Blackberry, téléphone cellulaire et services de courriel

Le Blackberry est un outil précieux pour le MAECI, car il permet aux employés de réagir plus rapidement et de rester en contact avec leur bureau. Les Blackberries assurent la liaison téléphonique, la navigation sur Internet, l'accès aux boîtes de courriel ministérielles, les minimessages et certaines autres fonctions propres à l'appareil (par exemple, caméra).

Une EFVP a été effectuée, puis transmise au CPVP pendant la dernière période de référence. À la fin de la période couverte par le présent rapport, le Bureau de l'AIPRP attendait toujours les recommandations du Commissariat.

Système de gestion des affaires consulaires (COSMOS)

La Direction générale des affaires consulaires fournit des renseignements et des services aux Canadiens qui vivent ou qui voyagent à l'étranger. Quand une personne demande des services ou de l'aide à la Direction générale, une affaire consulaire est créée. Le Ministère a créé COSMOS afin de mieux gérer les affaires et activités consulaires : le système offre un ensemble complet d'outils conçus pour faciliter la gestion des affaires, la délivrance de passeports d'urgence et de passeports ordinaires aux Canadiens à l'étranger, ainsi que l'enregistrement des Canadiens qui se trouvent dans d'autres pays. Ainsi, avec le système COSMOS, les missions parviennent à mieux aider les Canadiens en voyage.

Une EFVP a été lancée pendant l'année fiscale 2007-2008, mais il a fallu attendre la période couverte par le présent rapport pour qu'elle soit terminée et envoyée au CPVP. Le Bureau de l'AIPRP attend actuellement les recommandations du Commissariat. Notons également que le Bureau a depuis affiché le sommaire de l'EFVP terminée sur le site Web du MAECI.

Application Dialogue

Dialogue est une application Internet permettant au Centre d'apprentissage en affaires internationales et en gestion (CFSD) de préparer des questionnaires et des rapports en ligne personnalisés de rétroaction partielle et tous azimuts.

Cette EFVP a été envoyée au CPVP le 14 août 2007. Le CPVP a formulé des recommandations. Plusieurs réunions ont été organisées avec le CFSD afin de préparer une réponse aux recommandations du CPVP. Ladite réponse a été finalisée et transmise au Commissariat pendant la période de référence.

Cybercollaboration

La cybercollaboration est une suite de solutions de Web 2.0 qui offriront de nouveaux outils à des utilisateurs qui appartiennent à la plateforme internationale du gouvernement du Canada, soit wiki, blogues, profils, communautés, activités, repérage social, lecture de nouvelles et recherches intégrées. Elle permettra aux employés fédéraux de collaborer, de partager et de communiquer plus vite et plus à temps.

Pendant la période de référence, on a décidé que, plutôt que d'élaborer une EFVP globale pour la stratégie de cybercollaboration ministérielle, le MAECI élaborerait des EFVP au besoin pour chacun des outils sous son égide, comme Lotus Connections et le wiki du Ministère.

Lotus Connections donne au personnel du MAECI une nouvelle façon de réaliser ses projets et remplir ses tâches en lui offrant un moyen de collaborer électroniquement. Le système d'information permet à des collègues qui travaillent sur un même projet mais dans des lieux différents de partager l'information de manière dynamique, de sorte que tous disposent de l'information la plus à jour. Les utilisateurs pourront localiser des collègues qui ont les bonnes compétences pour un projet donné en faisant une recherche avec des mots clés qui décrivent leur expertise. Une EFVP a été entreprise au cours de la période de référence précédente. À la fin de la période couverte par le présent rapport, le Bureau de l'AIPRP attendait toujours l'EFVP finale, parce que le cadre politique connexe n'était pas prêt.

Le wiki du MAECI est employé par les représentants du Ministère et permet de simplifier leur collaboration, tout en offrant un média électronique qui capture les connaissances ministérielles; le wiki ne recueille toutefois que des renseignements personnels limités. Une EFVP a été amorcée pendant la période de référence. Le Bureau de l'AIPRP en affichera le sommaire sur le site Web du MAECI une fois que l'évaluation sera terminée.

Systèmes des Contrôles des exportations en direct (CEED)

La plupart des contrôles à l'exportation du Canada existent parce que le Canada est partenaire dans des accords internationaux visant à limiter le mouvement de marchandises stratégiques. Ces règlements sont conçus pour prévenir les mouvements de certaines marchandises qui pourraient aller à l'encontre des intérêts stratégiques du Canada ou de ses alliés ou qui pourraient contrevenir aux engagements bilatéraux et multilatéraux du Canada.

Il appartient à la Direction des contrôles à l'exportation de la Direction générale des contrôles à l'exportation et à l'importation du MAECI d'évaluer et d'autoriser les demandes d'autorisation de licences d'exportations de marchandises et de technologies contrôlées et stratégiques. Il lui incombe également de délivrer des permis d'exportation pour les marchandises contrôlées, de faire le suivi des marchandises exportées par rapport au permis autorisé, et d'appuyer les autres processus d'importation et d'exportation comme la vérification des livraisons. Le processus de délivrance et de gestion des permis d'exportation est conçu de façon à ce que les exportations canadiennes ne contribuent pas à la production ou à l'utilisation d'armes nucléaires, chimiques ou biologiques.

Au début de 2006, la Direction générale a mis en place le système des Contrôles des exportations en direct (CEED) pour remplacer l'ancien système de licences sur papier qui était en vigueur depuis 1988. Le CEED est une application interactive et informatisée qui permet aux clients de présenter des demandes et des certificats d'exportation en ligne au moyen du Réseau de la voie de communication protégée.

L'EFVP a été envoyée au CPVP en août 2007. Le CPVP a alors formulé des recommandations. Le Bureau de l'AIPRP a répondu auxdites recommandations et attend toujours les commentaires du Commissariat.

Système des contrôles à l'exportation et à l'importation

Le MAECI assume la responsabilité première en ce qui concerne la promotion et la protection des intérêts du Canada à l'étranger et la conduite des relations du Canada avec les autres pays. La Loi sur les licences d'exportation et d'importation (LLEI) accorde au Ministère le pouvoir de délivrer des permis et d'apporter son assistance aux exportateurs et importateurs canadiens.

Le système des contrôles à l'exportation et à l'importation (SCEI) est un système crucial pour les missions qui permet aux courtiers en douanes canadiens agréés de présenter une demande en ligne en vue d'obtenir les licences nécessaires pour l'importation et l'exportation de certaines marchandises à destination et en provenance du Canada. Dans le cadre de la délivrance des licences et de la conduite des contrôles à l'exportation et à l'importation par l'utilisation du SCEI, le Ministère recueille, accumule et gère des renseignements personnels. Le SCEI offre une interface Web sécurisée et une interface d'échange de données électroniques pour gérer les demandes, l'approbation et le traitement des licences d'importation et d'exportation. Il comporte également des fonctions de gestion des contingents d'importation et d'exportation.

L'EFVP a été effectuée et soumise au CPVP. Le Bureau de l'AIPRP a reçu quelques recommandations de la part du CPVP. Il a alors préparé sa réponse et la lui a envoyée pendant la période de référence. Il attend actuellement les commentaires du Commissariat sur sa réponse aux recommandations.

Programme de soutien au commerce mondial (PSCM)

Le 11 décembre 2008, le Conseil du Trésor a approuvé la présentation au Conseil du Trésor déposée par le Ministère et visant à établir un programme de contributions à une catégorie de bénéficiaires, soit le Programme de soutien au commerce mondial (PCSM) qui incorpore trois programmes existants refondus en trois volets : a) Investissement Canada - Initiatives des communautés (ICIC) (antérieurement Programme d'appui à l'investissement dans les communautés); b) Visée mondiale en innovation (VMI), (antérieurement Fonds Horizon le monde en science et technologie); c) Opportunités mondiales pour les associations (OMA) (antérieurement Programme de développement des marchés d'exportation - Associations).

Le but du PSCM est de bâtir une capacité canadienne plus forte et plus concurrentielle pour être en mesure de se livrer à une concurrence efficace dans l'économie mondiale conformément à la Stratégie commerciale mondiale (SCM), lancée en 2007.

Investissement Canada - Initiatives des communautés (ICIC) (antérieurement Programme d'appui à l'investissement dans les communautés) a été mis en œuvre à l'origine en 1998 comme Programme de développement des marchés d'exportation - Investissement (PDME-I). Il vise à soutenir les efforts des communautés canadiennes visant à atteindre le but ultime de création d'emplois par l'attraction, la rétention et l'expansion de l'investissement étranger direct (IED). Grâce au programme ICIC, les communautés bénéficient d'une aide pour élaborer et exécuter des stratégies localisées d'attraction des investissements, ce qui constitue un élément critique de la capacité d'une communauté à innover.

Opportunités mondiales pour les associations (OMA) favorisera la prospérité et la compétitivité canadiennes dans les marchés internationaux grâce â un soutien financier national au commerce sectoriel ou à des associations industrielles (ou à une association sectorielle régionale qui a une perspective nationale) ou un organisme multisectoriel horizontal national qui se lance dans des activités internationales nouvelles, ou élargit son activité actuelle d'expansion d'entreprises au profit de toute son industrie (sociétés membres et non membres). Comme moyen de s'aligner et de se focaliser sur les priorités internationales du Ministère qui sont définies dans la Stratégie commerciale mondiale, le volet OMA intègre le marché stratégique ministériel et les priorités sectorielles dans ses politiques de programmation. En outre, alors que le PDME-A visait surtout le développement des marchés et d'exportation des ventes à l'exportation, l'OMA est plutôt axée sur une définition plus vaste de l'expansion internationale des entreprises qui permet l'intégration de certaines activités commerciales, entre autres des activités liées à la chaîne mondiale de valeurs, ce qui rend ce volet plus pertinent dans l'économie et la concurrence mondiale d'aujourd'hui. L'OMA vise à établir des relations d'affaires et un potentiel de marché pour l'industrie canadienne dans les secteurs et marchés stratégiques, par le partage des risques et des coûts d'activités que les associations ne pourraient normalement pas entreprendre par elles-mêmes. De ce fait, les risques inhérents au développement international des entreprises sont réduits.

Une EFVP englobant principalement ICIC et OMA a été amorcée pour le Programme de soutien au commerce mondial, puis achevée et envoyée au CPVP pendant la période de référence. À la fin de ladite période, le Bureau de l'AIPRP attendait toujours les commentaires du Commissariat à l'égard de l'EFVP; il a depuis affiché le sommaire de l'évaluation achevée sur le site Web du MAECI.

Visée mondiale en innovation (VMI) est conçu pour promouvoir et améliorer les efforts de collaboration internationale du Canada par un soutien aux chercheurs canadiens dans leur quête de projets de recherche et développement (R et D) internationaux par l'établissement de partenariats avec des chercheurs clés dans d'autres pays ou économies. Le programme soutient des projets qui visent à approfondir des relations ciblées entre des sociétés et/ou des chercheurs canadiens et des intervenants importants dans d'autres pays afin que ces relations évoluent vers des discussions officielles qui se traduiront par des initiatives de R et D internationales à venir et pouvant éventuellement déboucher sur une commercialisation en aval.

Pendant l'élaboration de l'EFVP pour le Programme de soutien au commerce mondial (PSCM) susmentionné, on a conclu qu'il allait falloir une EFVP distincte pour VMI. Par conséquent, une autre évaluation a été amorcée pendant la période de référence; le Bureau de l'AIPRP en affichera le sommaire sur le site Web du MAECI une fois qu'elle sera achevée.

Système de gestion des ressources humaines (SGRH)

Comme beaucoup d'autres ministères, le MAECI utilise le Système de gestion des ressources humaines pour traiter toutes les questions reliées aux ressources humaines, par exemple, la donation, les congés, etc.

Une EFVP a été entreprise pour le SGRH. Elle a été terminée et envoyée au CPVP pendant la période de référence. Le Bureau de l'AIPRP attend actuellement les recommandations du Commissariat à l'égard de l'EFVP; il en a depuis affiché le sommaire sur le site Web du MAECI.

Application Information Export Warehouse (Info Ex)

Le MAECI offre la possibilité aux gens de demander ou de commander les publications gouvernementales au moyen de l'application Catalogue de publications. Les publications ministérielles sont actuellement stockées par un fournisseur de services privé d'Ottawa (Wills Transfer) qui peut les expédier pour le compte du Ministère.

Il ne s'est pas avéré nécessaire de faire une EFVP pour l'application Catalogue de publications. Par contre, une évaluation a été entreprise pour Info Ex. À la fin de la période de référence, le Bureau de l'AIPRP attendait toujours la première ébauche de l'EFVP.

Système de gestion de la Bibliothèque (SGB)

Le Système de gestion de la Bibliothèque est employé pour l'enregistrement des usagers et pour la circulation des documents des collections de la bibliothèque.

Pendant la période de référence, une EFVP a été amorcée à l'égard du SGB. Le Bureau de l'AIPRP affichera le sommaire de l'évaluation sur le site Web du MAECI une fois qu'elle sera achevée.

MITNET/SIGNET D

Le MAECI s'est doté d'un réseau informatique sécurisé appelé SIGNET-D. Ce réseau est principalement utilisé pour traiter, stocker et gérer des informations non sécurisées ainsi que pour la transmission de messagerie non sécurisée. Le réseau a presque 15 ans et a déjà subi plusieurs révisions. SIGNET D est le réseau opérant les protocoles d'exploitation et protocoles connexes qui se greffe par-dessus le système MITNET lequel constitue une infrastructure de réseau unique pour l'ensemble du Ministère pour la prise en charge des applications de transmission des données et de la voix. Tandis que SIGNET D est un environnement réseau de plus haut niveau et offre une connexion opérationnelle aux utilisateurs, le système MITNET fournit des protocoles de connexion au réseau de bas niveau et une infrastructure matérielle. Il relie les réseaux locaux aux 160 missions canadiennes établies dans 111 pays, et il dessert directement plus de 10 000 personnes, dont plus de 6 000 travaillent à l'extérieur du Canada.

Une EFVP a été réalisée. Elle reflète les nombreuses révisions subies par le système. Elle a ensuite été envoyée au CPVP au cours de la dernière période de référence. À la fin de la période couverte par le présent rapport, le Bureau de l'AIPRP attendait toujours les recommandations du Commissariat à l'égard de l'EFVP. Notons également que le Bureau a depuis affiché le sommaire de l'évaluation révisée sur le site Web du MAECI.

Outil de collaboration pour la gestion de projet en ligne

La Direction générale des biens appuie les objectifs et programmes internationaux du Canada en offrant des services efficaces et économiques d'aménagement des bureaux et du personnel, de gestion des biens, d'entretien ainsi que des services matériels à sa clientèle. Depuis un certain temps, un service de collaboration en ligne pour la gestion de projet est employé à titre expérimental. Ce service s'est avéré très efficace et le Ministère prépare donc sa mise en œuvre complète. Le service de collaboration en ligne sera hébergé par un fournisseur de services dans ses installations. Certains renseignements (le nom, l'adresse électronique, le numéro de téléphone, etc.) seront alors recueillis.

Une EFVP a été amorcée au cours de la période de référence. Le Bureau de l'AIPRP affichera le sommaire de l'évaluation sur le site Web du MAECI une fois qu'elle sera terminée.

Passeport Canada - Services correctionnels Canada

L'objectif de ce projet étant d'établir un outil électronique protégé pour le partage des renseignements personnels des contrevenants relevant de la compétence du SCC avec Passeport Canada. Cette mesure permet à Passeport Canada de connaître les contrevenants qui relèvent de la juridiction fédérale et lui permet d'honorer plus efficacement son mandat de délivrance et de révocation de passeports. En vertu des modalités du protocole d'entente, le SCC fournit à Passeport Canada l'information actuelle relative aux individus (incarcérés et libérés sous conditions) relevant de sa compétence fédérale. Dans le cas où l'individu en question fait une demande de passeport ou en détient un, Passeport Canada informe le SCC de la situation et communique sa décision en matière d'émission, de refus, de maintien ou de révocation du passeport.

Une EFVP a été effectuée et soumise ensuite au CPVP en 2006. En avril 2007, le CPVP a émis des recommandations. Le Bureau de l'AIPRP a répondu au CPVP qui, par la suite, a confirmé qu'il était satisfait de la réponse. Le Bureau et le Commissariat ont tous deux clos le dossier à ce sujet.

Passeport Canada - passeport électronique pilote

Faisant suite à certaines résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme, l'Organisation de l'aviation civile internationale a adopté de nouvelles caractéristiques en matière de passeports qui prévoyaient un plan détaillé global pour l'intégration des renseignements d'identification biométrique dans les passeports et dans les autres documents de voyage lisibles à la machine. Ces nouvelles caractéristiques exigent l'insertion d'un microcircuit intégré sur lequel sera conservée la photo d'identité du détenteur du passeport. En 2004, le gouvernement canadien a instauré sa Politique de sécurité nationale et présenté un plan de mise en œuvre en vue de poursuivre les initiatives de renforcement de la sécurité aux frontières.

On a envoyé cette EFVP au CPVP le 19 mars 2008. Le CPVP a ensuite fourni des recommandations, puis on lui a répondu le 29 décembre 2008. En octobre 2009, le Commissariat a fait savoir au Bureau de l'AIPRP qu'il était satisfait de sa réponse et qu'il allait clore le dossier du projet pilote en attendant les prochains rapports de PPTC à l'égard de la mise en œuvre à l'échelle nationale. Peu avant la fin de la période de référence, PPTC a avisé le Bureau que la phase de planification du projet de déploiement national du passeport électronique était en cours. Les documents de l'approbation effective de projet étaient en train d'être finalisés aux fins d'approbation par le SCT. PPTC a également annoncé qu'un rapport périodique sur l'EFVP (et non une nouvelle EFVP) allait être transmis au CPVP au cours de la prochaine période de référence pour décrire les mesures à prendre et leur état.

Passeport Canada - Reconnaissance faciale

Passeport Canada a la responsabilité de délivrer des documents de voyage sûrs et reconnus à l'échelle internationale. Donc, Passeport Canada délivre à ses clients, les détenteurs de documents de voyage, un instrument qui facilite les déplacements à travers les frontières internationales. Parmi ces documents de voyage, mentionnons les passeports (délivrés aux citoyens), les certificats d'identité (délivrés aux immigrants reçus) et les titres de voyage pour réfugiés (délivrés aux personnes qui demandent le statut de réfugié.).

On a rédigé une EFPV qui a été envoyée au CPVP en 2004. En février 2009, PPTC a avisé le Bureau de l'AIPRP qu'en raison d'importants changements, l'EFVP finale était en cours de révision. À la fin de la période de référence, le Bureau a appris que la révision de l'évaluation était presque terminée. Le Bureau attend toujours la première ébauche de l'EFVP révisée. Une fois qu'elle sera finalisée, son sommaire sera affiché sur le site Web du MAECI.

Passeport Canada - politique sur les répondants et directive sur la politique relative à la perte de citoyenneté

Passeport Canada a lancé deux nouvelles politiques qu'on retrouve dans ses formulaires de demande de passeport : la politique sur les répondants et la perte de citoyenneté canadienne selon l'article 8 de la politique de la Loi sur la citoyenneté.

La nouvelle politique sur les répondants permet aux détenteurs d'un passeport canadien (mais pas à tous) d'être le répondant d'un demandeur de passeport au Canada et aux États-Unis.

La directive sur la politique relative à la perte de citoyenneté demande à la fonction publique d'informer les Canadiens touchés par l'article 8 de la Loi sur la citoyenneté de 1977. Cet article stipule que : « La personne qui, née à l'étranger après le 14 février 1977, possède la citoyenneté canadienne en raison de la qualité de citoyen reconnue, à sa naissance, à son père ou sa mère au titre de l'alinéa 3(1)b) ou e), la perd à l'âge de vingt-huit ans sauf si : a) d'une part, elle demande à conserver sa citoyenneté; b) d'autre part, elle se fait immatriculer comme citoyen et soit réside au Canada depuis un an à la date de la demande, soit démontre qu'elle a conservé avec le Canada des liens manifestes. ».

Une EFVP a été lancée, terminée et transmise au CPVP pendant la période de référence.

Le Bureau de l'AIPRP a depuis affiché le sommaire de l'évaluation finale sur le site Web du MAECI.

Passeport Canada - Système de suivi du courrier

Passeport Canada traite un volume élevé de demandes de passeports. Actuellement, les demandes ne font l'objet d'un suivi qu'à partir du moment où elles sont entrées dans le système IRIS. À cause du volume, il arrive que des demandes ne soient pas entrées dans le système avant parfois trois mois. Le retard dans le traitement des demandes se traduit aussi par une hausse des demandes d'information provenant du public concernant leur demande. Quand une personne présente une demande d'information au sujet de sa demande, Passeport Canada doit retrouver la demande et agir en conséquence. Étant donné le volume des demandes et l'incapacité d'assurer un suivi efficace de chaque demande qui parvient dans les locaux de Passeport Canada, il peut arriver qu'une semaine soit nécessaire pour retrouver le dossier de cette personne. Le personnel de Passeport Canada pourrait devoir effectuer une recherche physique dans un grand nombre de demandes.

Passeport Canada a élaboré un système pour enregistrer/suivre toutes les demandes de passeport reçues jusqu'à leur enregistrement dans IRIS.

Une EFVP a été entreprise pour le système de suivi de courrier. Pendant la période de référence, l'évaluation a été terminée et envoyée au CPVP pour qu'il l'examine et qu'il fournisse ses commentaires à son sujet. Le Bureau de l'AIPRP attend actuellement les recommandations du Commissariat; il a depuis affiché le sommaire de l'EFVP finale sur le site Web du MAECI.

Passeport Canada - Système N-III

La base de connaissances en sécurité publique est en expansion constante. Aujourd'hui, des dizaines de milliers d'utilisateurs comptent sur le Centre d'information de la police canadienne dans le cadre de leurs activités quotidiennes. Mais, cette réserve d'information a une utilité limitée sans une manière efficace de découvrir et d'avoir accès à l'information qu'elle contient. N-III améliore le partage de l'information dans le secteur de la sécurité publique en rendant possible les demandes d'information auprès de diverses sources d'exécution de la loi. Le système N-III, comporte un Outil de recherché intégré (ORI) qui élargit la capacité des ministères et agences fédéraux, comme Passeport Canada.

La Direction générale de la sécurité de Passeport Canada prévoit utiliser les capacités ORI du système N-III et les renseignements de la police qui l'aideront à prendre ses décisions sur le droit et la délivrance d'un passeport et à faire enquête sur les activités suspectes reliées à la fraude des passeports ou d'autres infractions.

À l'origine, la GRC devait diriger l'EFVP, mais il a plus tard été décidé que Sécurité publique allait prendre sa place. Sécurité publique a alors élaboré une EFVP globale, tandis que PPTC n'avait qu'à y fournir un addenda. PPTC a alors amorcé ledit addenda, qu'il a terminé et envoyé à Sécurité publique au cours de la période de référence. Pendant cette même période, Sécurité publique a envoyé l'EFVP ainsi que l'addenda au CPVP pour qu'il lui donne ses recommandations. À la fin de la période de référence, le Bureau de l'AIPRP attendait toujours les recommandations du Commissariat à l'égard de l'addenda de PPTC; il a depuis affiché le sommaire dudit addenda sur le site Web du MAECI.

Passeport Canada - Projet d'agents réceptionnaires des demandes de passeport

En 2004, trois centres de Service Canada ont été sélectionnés pour participer au projet pilote d'agent réceptionnaire. En 2005, on a ajouté 30 autres emplacements. Une troisième expansion a suivi en 2007 qui a vu le nombre total d'emplacements passer à 101 en octobre de la même année. Passeport Canada a obtenu un décret modifiant le Décret sur les passeports canadiens (décret) pour inclure les pouvoirs nécessaires pour augmenter le nombre de sites qui deviennent agents réceptionnaires des demandes de passeport. En outre, le DPC a considérablement modifié la nature des pouvoirs de RHDCC (Service Canada) d'exercer des activités reliées aux passeports, depuis que l'EFVP originale de 2005 a été rédigée et approuvée. Depuis mai 2008, RHDCC n'est plus légalement autorisé à agir comme « agent » de Passeport Canada, mais assure la prestation de services de passeports, sous l'autorité directe du CPVP. En outre, depuis l'approbation de l'EFVP d'origine, en juin 2005, la structure du Ministère a été considérablement modifiée.

Une EFVP dirigée par Service Canada a été menée; PPTC n'avait qu'à fournir au Ministère un addenda à son évaluation. Le Bureau de l'AIPRP a examiné l'addenda et fourni ses commentaires à son sujet : il a alors été retourné à PPTC qui l'a transmis à Service Canada, qui a à son tour intégré les changements proposés et soumis l'évaluation globale et l'addenda de PPTC au CPVP. A la fin de la période de référence le Bureau de l'AIPRP attendait toujours les commentaires du CPVP. Le Bureau de l'AIPRP a depuis affiché le sommaire de l'addenda de PPTC sur le site Web du MAECI.

Passeport Canada - Système de gestion des cas de renseignement et de sécurité (SGCRS)

La mission de Passeport Canada consiste à délivrer des passeports respectés à l'échelle internationale. Grâce au processus d'examen de l'admissibilité, l'ancien système effectuait plusieurs étapes importantes, notamment un processus et examen d'alerte de sécurité. Le Système de gestion des cas de renseignement et de sécurité (SGCRS) offre à la Direction générale de la sécurité de Passeport Canada un outil systématique pour la gestion des cas, l'administration du processus d'alerte, ainsi que la détermination et l'analyse des tendances. Le SGCRS ne modifie aucunement la manipulation des renseignements personnels au cours du processus d'examen de l'admissibilité, mais il automatise le processus d'alerte ainsi que plusieurs autres fonctions de sécurité qui devaient auparavant être faites manuellement par le personnel autorisé de Passeport Canada.

Une EFVP a été entreprise pour le SGCRS; elle a été terminée, puis envoyée au CPVP pendant la période de référence. Le Bureau de l'AIPRP attend actuellement les recommandations du Commissariat à l'égard de l'évaluation; il a depuis affiché le sommaire de l'EFVP terminée sur le site Web du MAECI.

Passeport Canada - Formulaires de demandes et outils de saisie du code à barres bidimensionnel (2D) simplifiés

La mission de Passeport Canada est la délivrance de documents de voyage reconnus internationalement. Les passeports canadiens sont délivrés dans le cadre de l'exercice de la prérogative royale. En vertu du Décret sur les passeports canadiens (le décret), le Ministre donne à Passeport Canada le pouvoir de délivrer, de refuser de délivrer, de révoquer, de retenir et de recouvrer les passeports en plus d'en surveiller l'utilisation. Le Ministre a clairement pour fonction d'assurer la sécurité et l'intégrité du processus de délivrance, de même que la sécurité, l'intégrité et la valeur du passeport canadien pour son détenteur.

Passeport Canada (PPTC) a comme objectif de fournir aux Canadiens des services de passeport de qualité, pratiques et exhaustifs de manière opportune, sécuritaire et économique. Afin d'améliorer l'exactitude de l'information et d'accroître l'efficience, Passeport Canada (PPTC) a adopté un code à barres bidimensionnel (code à barres 2D) sur les formulaires de demande de passeport. Les formulaires de demande de passeport en ligne comportent maintenant un espace pour un code à barres dans le coin supérieur droit de la première page du formulaire. Le code à barres est généré dynamiquement lorsque le formulaire électronique PDF est rempli à l'écran par le requérant.

Une EFVP a été entreprise, finalisée et transmise au CPVP, qui a alors communiqué ses recommandations. Le Bureau de l'AIPRP lui a répondu au nom de PPTC. Pendant la période de référence, le Commissariat a fait savoir qu'il était satisfait de la réponse à ses recommandations et que l'affaire était close.

Générateur de plans d'urgence personnels (PEPGen)

Le Générateur de plans d'urgence personnels est une application logicielle Web dont on se sert pour créer, modifier et communiquer les plans d'urgence de la mission (PUM) et les autres documents de gestion des urgences du MAECI au sein de cet organisme géographiquement dispersé. L'application offre à l'utilisateur une interface frontale qui l'aide à saisir les renseignements nécessaires pour produire le PUM d'une mission au sein de sa région d'accréditation. Une fois qu'elle a recueilli les renseignements nécessaires sur le personnel de la mission, les dangers locaux et les autres sources de données du MAECI, elle entre l'information dans un moteur de production de documents. Elle l'assemble alors pour en faire un plan de gestion des urgences normalisé à l'échelle internationale avec, notamment, un plan pour les opérations d'urgence, des sous-plans propres aux différents dangers et des onglets de référence rapide. Comme le PUM est un document évolutif et adapté aux différentes missions canadiennes dans chaque pays hôte, le Générateur de plans d'urgence personnels offre un emplacement centralisé pour la consolidation des sources de données, un format normalisé accepté par l'industrie que les utilisateurs du MAECI du monde entier peuvent employer pour produire et partager leurs plans de gestion des urgences.

Dans le cadre du nouveau programme de gestion des urgences du MAECI, le Générateur de plans d'urgence personnels sert d'outil d'atténuation, de planification, de réponse et de rétablissement. Il permet aux utilisateurs d'ouvrir une session, de choisir l'une des régions d'accréditation auxquelles ils ont le droit d'accéder, puis de choisir et de produire les documents du PUM de la région en question. On peut aussi bien choisir de voir la totalité des documents du PUM que de n'en voir qu'une partie.

Une EFVP a été entreprise au cours de la période de référence. Le Bureau de l'AIPRP affichera son sommaire sur le site Web du MAECI une fois qu'elle sera terminée.

Application du SIGBM

Le SIGBM est la base de données officielle sur les biens du Ministère : c'est un outil crucial pour les directives de l'AC, car il permet de créer et de mettre en œuvre des plans de gestion des biens, de transmettre des renseignements dans l'important Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF) et de faciliter la gestion de l'administration des biens à l'échelle internationale. L'application permet également au Ministère de respecter ses exigences en matière de reddition de comptes pour la gestion environnementale; les données environnementales sont utilisées par le comité de gestion de l'environnement dans le cadre de la surveillance de la mise en œuvre du système de gestion environnementale et des programmes, politiques et initiatives qui l'accompagnent.

Une EFVP a été amorcée au cours de la période de référence. Le Bureau de l'AIPRP attend actuellement la première ébauche de l'évaluation.

SIGNET C5

Le Ministère s'est doté d'un réseau informatique sécurisé appelé SIGNET-C4. Ce réseau est utilisé surtout aux fins de traitement sécurisé des textes et des messages. Ce système existe depuis près de dix ans et devrait bientôt être remplacé par SIGNET-C5. Le système C5 présente des fonctionnalités semblables à celles de C4, prises en charge néanmoins par un matériel et des logiciels récents.

L'EFVP a été envoyée au CPVP en 2007 et le CPVP a présenté ses recommandations en février 2008. Le Bureau de l'AIPRP a eu de nombreuses discussions avec le personnel du programme. La réponse aux recommandations du CPVP a été finalisée pendant la période de référence et le Commissariat s'en est dit satisfait, il a donc clos le dossier.

Sommets

Le Ministère a participé à de nombreux sommets au cours des dernières années et continuera à faire de même. Quel qu'en soit le type (G7, G8, G20, Francophonie, etc.), les sommets englobent tous les mêmes genres de processus et d'éléments : contrôles de sécurité, médias, sites Web, transport, hébergement, etc. Puisqu'ils ont lieu chaque année, le Bureau de l'AIPRP a décidé de diriger l'élaboration d'une EFVP qui couvre tous les aspects des sommets en tous genres. L'évaluation était élaborée en consultation avec les différentes directions générales du MAECI qui participent à la collecte, à l'utilisation et à la diffusion des renseignements personnels pour la préparation de ces conférences.

Une EFVP a été amorcée au cours de la période de référence; le Bureau de l'AIPRP en affichera le sommaire sur le site Web du MAECI une fois qu'elle sera terminée.

Application Sylvia / Ganzu

L'application Sylvia est un système reposant sur Microsoft Access qui permet de faire le suivi des clients qui font une demande de services consulaires dans certaines missions, de leur entrée dans la salle d'attente à l'entrée de leurs renseignements dans COSMOS, le système de gestion des affaires consulaires du Ministère. On utilise également Sylvia pour faire le suivi des transactions financières pour les fins de la vérification, ainsi que pour imprimer des reçus pour les clients qui ont demandé les services.

Une EFVP a été lancée au cours de la période de référence; le Bureau de l'AIPRP en affichera le sommaire sur le site Web du MAECI une fois qu'elle sera terminée.

Système de téléphonie et de messagerie - Voix, alarmes et communications sans fil

Le MAECI représente le Canada partout dans le monde au moyen d'un réseau d'ambassades, de consulats et de bureaux diplomatiques. Ces entités sont communément appelées des missions. Toutes les missions et l'administration centrale sont reliées par des communications de voix et de données par le truchement Réseau multiutilisateur intégré de communications (MITNET).

Une EFVP a été menée et transmise au CPVP. Pendant la période de référence, le Commissariat a fourni ses commentaires généraux à son égard et mentionné qu'il allait peut-être donner des recommandations plus tard. Le Bureau de l'AIPRP a répondu à la lettre du CPVP pendant la même période et attend depuis ses commentaires.

Transfert du Programme de coopération industrielle (PCI de l'ACDI) au MAECI

Le 1er octobre 2009, le transfert du Programme de coopération industrielle de l'Agence canadienne de développement international (PCI de l'ACDI) au Ministère et sa restructuration ont été approuvés. Le 4 janvier 2010, le nouveau programme est alors devenu opérationnel après avoir reçu un nouveau nom, le Programme de coopération pour l'investissement (PCI), ainsi que de nouvelles modalités. Le PCI est géré par le nouveau Programme de coopération pour l'environnement, qui relève du Service des délégués commerciaux - Opérations.

Une EFVP a été amorcée pendant la période de référence; le Bureau de l'AIPRP en affichera le sommaire sur le site Web du MAECI une fois qu'elle sera terminée.

Couplage et partage des données

Durant la période de référence du rapport précédent, le Bureau de l'AIPRP a entamé des discussions avec le Bureau du Protocole pour la mise en œuvre d'un nouvel accord de partage de l'information avec la province de Québec qui porte sur le système d'inscription des diplomates. Toutefois, pendant la période couverte par le présent rapport, le Bureau du Protocole a avisé le Bureau de l'AIPRP que la mise en œuvre dudit accord était abandonnée. Par conséquent, il n'y aura pas d'EFVP sur les activités de couplage de données que l'entente aurait comprises entre les gouvernements fédéral et provincial.

Les nouveaux protocoles d'entente et accords de partage de l'information suivants ont été signés pendant la période de référence :

  • Le 1er avril 2009, la Société canadienne des postes et Passeport Canada ont signé un protocole d'entente sur le transport, la distribution et l'envoi postal des passeports.
  • Le 15 juillet 2009, Passeport Canada a signé un protocole d'entente avec TPSGC à l'égard du partage du Système d'information des ressources humaines (SIRH). Le SIRH est une initiative des systèmes partagés par l'État qui a été conçue afin de combler les besoins en ressources humaines des petits et moyens ministères et organismes du gouvernement du Canada. Ce système entièrement bilingue permet de gérer l'information relative aux ressources humaines; les organisations qui en sont membres orientent son développement en fonction des besoins, des priorités et des moyens disponibles.
  • Le 11 août 2009, Passeport Canada et la GRC ont signé un protocole d'entente pour la conservation et la mise en lieu sûr des passeports spéciaux et diplomatiques.
  • Le 11 décembre 2009, Passeport Canada a signé un protocole d'entente avec le MAECI sur les initiatives de collaboration pour la prestation du programme de passeport canadien à l'étranger.
  • Le 23 février 2010, une modification d'un protocole d'entente relatif à la convention de mandat d'avril 2004 entre PPTC et Service Canada sur la prestation de services d'Agent réceptionnaire de passeport à titre expérimental a été signée. La modification de février 2010 énonce les dispositions financières et les mises à jour procédurales pour la validation des preuves documentaires de la citoyenneté dans sept emplacements d'agents réceptionnaires de Service Canada. À la fin de la période de référence, PPTC et Service Canada étaient en cours de négociation sur certains détails pour poursuivre leur association.
  • Le 22 mars 2010, le protocole d'entente entre PPTC et la Société canadienne des postes qui était en vigueur du 1er janvier 2004 au 31 décembre 2009 a été prolongé jusqu'au 31 décembre 2010. PPTC avait trois options consécutives pour renouveler le PE pour des périodes supplémentaires d'un an chacune à partir du 1er janvier 2011. Postes Canada agit à titre d'agent réceptionnaire pour les demandes de passeport dans les endroits précisés et le protocole d'entente a été prolongé afin d'assurer la prestation continue des services dans le réseau. En plus de modifier la date de fin de l'entente, la modification comprend des mises à jour procédurales qui permettent à la Société canadienne des postes de recueillir, de conserver et de divulguer certains renseignements personnels des demandeurs afin de permettre à Passeport Canada d'aviser ceux dont la demande a possiblement été perdue à l'un des emplacements de Postes Canada, lors du transport aux centres de traitement de Passeport Canada ou après sa réception à l'un desdits centres. Les changements respectent les lignes directrices du Conseil du Trésor sur les atteintes à la vie privée et la ligne directrice de Passeport Canada sur les atteintes à la vie privée.

Opérations internes

Formation et perfectionnement

En 2009-2010, le Bureau de l'AIPRP a continué à veiller à ce que tous les analystes de l'AIPRP, indépendamment de leurs années d'expérience, reçoivent la formation et les outils nécessaires pour accomplir efficacement leur travail. De plus, chaque analyste au Bureau de l'AIPRP dispose d'un mentor ou d'un encadreur particulier (aussi appelé chef d'équipe) dont les principales responsabilités consistent à offrir aux spécialistes de l'AIPRP un milieu d'apprentissage continu positif propice à leur perfectionnement. En outre, les plans d'apprentissage individuel ont été élaborés en collaboration avec chaque employé du Bureau de l'AIPRP de manière à ce que tous les besoins en matière de formation et de perfectionnement soient satisfaits.

Le Bureau de l'AIPRP a également continué son programme de perfectionnement professionnel afin de former ses propres analystes de l'AIPRP au sein du MAECI, étant donné que la collectivité fédérale de l'AIPRP a grandement besoin d'analystes expérimentés. Un programme de ce type a également permis d'améliorer l'embauche, la conservation du personnel et la planification de la relève.

Même si des séances de sensibilisation à l'AIPRP ont été dispensées aux fonctionnaires du Ministère au fil des ans, le Bureau de l'AIPRP a continué de mettre en œuvre un programme de sensibilisation panministériel mieux structuré pour veiller à ce que les fonctionnaires dans l'ensemble du Ministère comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d'AIPRP. Le Bureau de l'AIPRP a également mis au point un programme de formation pratique plus approfondi à l'intention des agents de liaison de l'AIPRP du Ministère.

En tout, trois cent sept (307) séances de formation sur l'AIPRP ont été données par les bureaux d'AIPRP du MAECI et de Passeport Canada pendant la période de référence. Elles ont ainsi touché près de 1500 employés, y compris :

  • ses propres analystes de l'AIPRP;
  • les nouveaux agents de liaison de l'AIPRP et leurs suppléants;
  • les spécialistes faisant partie des bureaux de première responsabilité (BPR);
  • les représentants des programmes consulaires et ceux qui se préparent à aller travailler à des missions à l'étranger; ainsi que
  • plusieurs représentants ministériels, incluant à Passeport Canada.

Processus ministériel

Comme de nouveaux processus rationalisés avaient été présentés en 2008, aucun changement important n'a été apporté aux processus internes d'AIPRP en 2009-2010. Par contre, on a consacré beaucoup d'efforts pour mettre les fonctionnaires du Ministère au courant de leurs rôles et responsabilités en matière d'AIPRP et pour veiller à ce qu'ils s'en acquittent efficacement.

Politiques internes sur l'application de la Loi

Durant la période de référence du présent rapport, le Bureau de l'AIPRP a terminé la révision et amélioration des Lignes directrices en matière d'AIPRP adaptées pour le traitement des demandes faites au MAECI. Ces Lignes directrices sont une consolidation de toutes les politiques et procédures du MAECI ayant trait à l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Améliorations continues

Voici une liste des améliorations apportées depuis le dernier rapport, de même que les initiatives en cours visant à améliorer la fonction globale de l'AIPRP au MAECI :

  • Le site intranet de l'AIPRP du MAECI a été remanié et mis à jour afin de fournir de nouveaux outils de sensibilisation à l'AIPRP aux représentants ministériels.
  • A continuer la mise en œuvre un programme de sensibilisation à l'AIPRP panministériel structuré de manière à ce que les employés du Ministère comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d'AIPRP.
  • À la fin de la période de référence précédente, le Secrétariat des Services intégrés avait embauché deux experts-conseils, respectivement spécialisés dans l'AIPRP et dans les processus administratifs, qui examineraient la fonction AIPRP au MAECI afin de formuler des recommandations visant à apporter de nouvelles améliorations au programme d'activités de l'AIPRP dans son ensemble. Le rapport de mai 2009 arrivait à la conclusion que le MAECI devait accorder davantage d'attention à ses obligations législatives en matière d'AIPRP et fournir plus de ressources à la fonction. Certaines améliorations ont été apportées (et sont toujours apportées) aux processus opérationnels au sein du MAECI, mais une amélioration globale de la conformité législative est impossible sans attribution de ressources supplémentaires à la fonction.
  • Le Bureau de l'AIPRP a produit une autre analyse de rentabilisation dans l'espoir d'obtenir des fonds additionnels afin d'assurer que les ressources permanentes nécessaires sont en place,ce qui se traduirait par :
    • des capacités ministérielles durables en matière d'AIPRP pour appuyer les obligations législatives et celles découlant des politiques du SCT;
    • une conformité accrue à l'égard des lois sur l'AIPRP et un meilleur rendement (c'est-à-dire des réponses opportunes, soit 80 % ou plus);
    • une réduction importante du recours à long terme à des consultants en AIPRP, dont les services coûtent cher;
    • une source stable et fiable d'expertise en AIPRP permettant aux fonctionnaires du Ministère d'être mieux informés et créant une culture qui comprend et apprécie à sa juste valeur l'engagement du Ministère à l'égard de l'ouverture et de la transparence;
    • une planification de la relève efficace grâce à l'obtention et la conservation d'une expertise interne en AIPRP;
    • des consultations externes en matière d'AIPRP plus rapides auprès des autres institutions gouvernementales et des autres administrations;
    • un meilleur service aux intervenants et aux clients;
    • un cadre de travail moins stressant et moins pénible pour le personnel dont l'effectif est actuellement insuffisant;
    • un processus d'AIPRP simplifié, plus efficace et plus efficient, au sein du MAECI.

Le Bureau de l'AIPRP est heureux d'annoncer qu'en juin 2010, le MAECI a été en mesure de réaffecter 2,7 millions de dollars en financement supplémentaire pour l'AIPRP. Ces nouveaux fonds permettront entre autres au Ministère de se débarrasser d'ici l'été 2011 des dossiers d'AIPRP accumulés, ainsi que d'obtenir une capacité permanente supplémentaire en vue de répondre aux demandes prévues. Les améliorations seront décrites en détail dans le prochain Rapport annuel au Parlement, en 2010-2011.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Annexe B : Rapport statistique 2009-2010