Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information - 2010-2011

Table des matières

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) pour l'exercice 2010-2011, conformément aux paragraphes 72(1) et 72(2) de la Loi.

But de la Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information confère aux citoyens et aux résidents permanents canadiens, de même qu'aux sociétés et aux personnes présentes au Canada, le droit de demander accès à l'information et aux dossiers relevant du gouvernement fédéral.

Mandat du Ministère

Au nom du gouvernement du Canada, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est le porte-parole du pays dans le monde, et œuvre en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d'appliquer l'expérience canadienne pour contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, L.R.C. (1985), ch. E-22, consiste à :

  • diriger toutes les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
  • assurer les communications officielles entre le gouvernement du Canada, d'une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d'autre part;
  • mener et gérer les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
  • coordonner les relations économiques du Canada;
  • stimuler le commerce international du Canada;
  • coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada et gérer ces missions;
  • gérer le service extérieur;
  • encourager le développement du droit international et son application dans les relations extérieures du Canada.

En outre, Passeport Canada, un organisme de service spécial d'Affaires étrangères et Commerce international Canada, est responsable de la délivrance, du refus de délivrance, de la révocation et de la retenue des passeports canadiens, ainsi que de leur utilisation et de leur récupération. Passeport Canada orchestre tous les aspects relatifs aux documents de voyage canadiens et donne des conseils aux bureaux du gouvernement du Canada à l'étranger pour leur permettre de délivrer des passeports. Passeport Canada offre non seulement des services directement au public, mais il collabore également avec les autorités policières nationales et internationales, les agents de sécurité, les autorités frontalières ainsi que les autorités fédérales, provinciales et territoriales qui délivrent des documents d'identité.

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l'application de la Loi sur les licences d'importation et d'exportation, L.R.C. (1985), ch. E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, 40-41 Elizabeth II, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace sérieuse à la paix et à la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres ministères qui ont du personnel à l'étranger.

En 2010-2011, le Ministère employait 13 259 équivalents temps plein, et ses effectifs étaient composés de trois groupes. On compte tout d'abord le personnel canadien permutant, principalement des agents du service extérieur, de même que des employés de soutien administratif et des spécialistes des technologies de l'information, qui sont régulièrement déplacés entre l'Administration centrale et les missions canadiennes à l'étranger. Ensuite, les employés non permutants, qui travaillent principalement à l'Administration centrale. Enfin, les employés recrutés sur place qui travaillent dans les missions à l'étranger.

Priorités clés du Ministère en 2010-2011

Créer de plus grands débouchés économiques pour le Canada, en mettant l'accent sur les marchés en croissance et émergents

La reprise durable de l'économie et la compétitivité à long terme du Canada sont intrinsèquement liées à la participation de ce dernier dans l'arène mondiale. C'est pourquoi la recherche de possibilités économiques demeure une priorité absolue du MAECI. Compte tenu de son système financier et bancaire de calibre mondial, de sa possibilité de devenir une superpuissance du secteur de l'énergie, de sa main-d'œuvre hautement qualifiée et de ses taux d'imposition des sociétés concurrentiels, le Canada est bien placé pour réussir sur les marchés mondiaux et pour attirer l'investissement étranger. Cependant, il y a des développements internationaux qui pourraient nuire au Canada, notamment la reprise économique inégale et potentiellement fragile des principaux partenaires commerciaux du Canada, les déséquilibres financiers mondiaux persistants, la conclusion plus lente que prévue des négociations du cycle de Doha de l'Organisation mondiale du commerce et la menace du protectionnisme dans beaucoup de pays. Dans ce contexte, on attache une grande importance à la promotion et à la défense efficaces des intérêts économiques du Canada. À l'appui de la stratégie du gouvernement pour améliorer la compétitivité nationale (Avantage Canada) et du Plan d'action économique, le MAECI a entrepris les initiatives suivantes en 2010-2011 :

  • Par le truchement de la nouvelles initiative concernant le modèle du commerce d'intégration, les délégués commerciaux du MAECI ont offert des solutions intégrées et novatrices aux clients, en fonction de leurs besoins et en accord avec les priorités officielles, en exploitant la valeur combinée du réseau commercial du MAECI et en renforçant la capacité du réseau dans les secteurs clés.
  • Le MAECI a accéléré ses efforts pour saisir les possibilités économiques dans les marchés prioritaires identifiés dans la Stratégie commerciale mondiale du gouvernement. Continuant de mettre l'accent sur les marchés émergents, le Ministère s'efforce de rendre pleinement opérationnels les nouveaux bureaux commerciaux du Canada en Inde, en Chine et au Brésil.
  • Le MAECI a poursuivi les négociations en vue de conclure l'Accord économique et commercial global avec l'Union européenne et a cherché à conclure ou à faire avancer des accords de libre-échange avec d'autres partenaires (p. ex. avec la Corée, les 15 pays des Caraïbes qui constituent la Caricom, la République dominicaine et les pays d'Amérique centrale).
  • Le MAECI s'est efforcé de faire du Canada une destination de choix pour les investissements et de promouvoir les partenariats commerciaux entre les entreprises canadiennes et internationales dans le domaine de la commercialisation de l'innovation.
  • Le MAECI s'est efforcé de conclure des accords de promotion et de protection des investissements étrangers ainsi que des accords de partenariats scientifiques et technologiques avec des pays clés.
  • Le MAECI a collaboré avec ses partenaires de portefeuille, soit Exportation et développement Canada (EDC) et la Corporation commerciale canadienne (CCC), pour faire en sorte que les entreprises canadiennes aient accès à des produits financiers concurrentiels et novateurs leur permettant d'assurer leur réussite.
  • Le sommet du G20 organisé au Canada a offert une occasion inestimable de s'attaquer à des enjeux comme la réforme financière et le protectionnisme, entre autres, ainsi que de faire valoir le Canada comme partenaire commercial de choix.

Les États-Unis et les Amériques

Les États-Unis demeurent le plus important partenaire du Canada sur le plan économique et de la sécurité, compte tenu des produits et services d'une valeur de quelque deux milliards de dollars qui franchissent la frontière quotidiennement. La sécurité et la prospérité du Canada sont inextricablement liées à la gestion efficace des relations avec les États-Unis sur un vaste éventail de questions économiques bilatérales, régionales et mondiales. Voici quels sont les projets les plus importants :

  • Le Ministère continue d'œuvrer par l'intermédiaire du réseau des missions du Canada aux États-Unis pour aider davantage ses clients canadiens à accéder aux chaînes de valeur mondiales.
  • Le MAECI continue de collaborer avec les États-Unis, en utilisant une approche fondée sur les risques, pour établir une frontière sûre qui facilite le commerce et les voyages.
  • Le Ministère table également sur l'accord conclu en février 2010 qui permettra aux entreprises canadiennes de participer aux projets d'infrastructure aux États-Unis financés dans le cadre de la loi américaine Recovery and Reinvestment Act.

L'engagement du Canada dans les Amériques est fondé sur une approche pangouvernementale qui sert les principaux thèmes de la gouvernance démocratique, de la prospérité et de la sécurité dans la région. Le Ministère continue de donner au Canada le rôle de pilier fiable de la règle démocratique, de partenaire commercial privilégié ainsi que d'acteur principal dans la lutte contre les menaces à la sécurité. Voici quelques exemples de projets clés liés aux activités du MAECI dans les Amériques :

  • Le MAECI a élargi sa coopération avec des partenaires clés et s'emploie à renforcer la capacité des institutions régionales, comme l'Organisation des États américains (OEA), dans des domaines tels que la lutte contre la criminalité, la prévention des conflits et les opérations de paix.
  • Le MAECI a accru la participation du Canada aux efforts internationaux pour aider Haïti à se rétablir et à se reconstruire, à la suite du séisme de janvier 2010. Le Canada a déjà fait preuve de leadership en étant l'hôte de la Conférence préparatoire ministérielle du Groupe des amis d'Haïti, qui s'est tenue à Montréal à la fin janvier 2010.

L'Afghanistan, notamment dans le contexte des pays voisins

La mission dirigée par l'OTAN demeure la priorité du Canada. La stabilité et le développement de l'Afghanistan sont essentiels à la stabilité régionale et à la propre sécurité du Canada. Un consensus international sur les prochaines étapes, qui s'inscrit dans le prolongement de la nouvelle stratégie du président Obama annoncée à la fin de 2009 et des conclusions issues de la Conférence de Londres de janvier 2010, engage toutes les parties à réaliser d'autres progrès. Voici quels étaient les projets les plus importants :

  • Le Canada a continué d'œuvrer en faveur de la démocratie, de l'autonomie et de la stabilité en Afghanistan. L'un des objectifs consistait à renforcer la sécurité et à améliorer la gouvernance à Kandahar, et à lui assurer le soutien d'un gouvernement national mieux en mesure d'offrir des services de base à ses citoyens.
  • Le MAECI a dirigé l'élaboration et la mise en œuvre d'une stratégie intégrée pour la transition opérée en 2011 de la mission canadienne en Afghanistan. On a mis l'accent sur l'analyse du rôle civil au-delà de 2011, les efforts diplomatiques et de développement pour aider à accroître la capacité des forces de sécurité nationale afghanes, et renforcer la gouvernance et le respect des droits de la personne.
  • Pour ce qui est des pays voisins, le MAECI continue son travail en vue de renforcer l'engagement international vis-à-vis le Pakistan, au moyen du processus multilatéral des Amis du Pakistan démocratique, de même qu'avec les principaux alliés et intervenants régionaux, y compris la Chine, le Japon, la Corée du Sud, l'Australie et l'Inde.

Affirmation du leadership canadien dans la nouvelle gouvernance mondiale

L'émergence d'un monde multipolaire a radicalement mis à l'épreuve la capacité des administrations publiques classiques du monde entier d'aborder les enjeux planétaires. Le besoin pressant de s'attaquer aux enjeux découlant de la récession mondiale, comme la réforme du système financier international, ainsi qu'aux enjeux horizontaux, comme les changements climatiques, explique en partie l'intérêt grandissant que suscite le G20 et l'influence de ce dernier. En tant qu'hôte du G8 et du G20, le Canada a bénéficié d'une occasion sans pareille d'exercer son influence pour trouver des solutions ingénieuses à un éventail de problèmes mondiaux. Voici certains des principaux projets :

  • Le Ministère a fourni un soutien intensif à la tenue des sommets du G8 et G20 au Canada en juin 2010, non seulement en veillant à l'efficacité de l'organisation et de la logistique, mais aussi en définissant des résultats novateurs et significatifs sur un éventail d'enjeux.
  • Le Canada a profité de son mandat à la présidence du G8 pour soutenir les objectifs en matière de développement, comme la santé des mères et des enfants dans les pays en développement, et pour dégager un consensus sur les difficultés communes au chapitre de la paix et de la sécurité.
  • Le MAECI a continué la campagne du Canada visant l'obtention d'un siège au Conseil de sécurité de l'ONU pour 2011-2012.

Dans l'ensemble, le MAECI a poursuivi ses efforts pour veiller à ce que les valeurs et les intérêts du Canada soient pris en compte dans les tribunes multilatérales, y compris celles de l'ONU, du G8 et du G20, de la Francophonie, de l'OTAN ainsi que des organisations régionales. Le MAECI produit des résultats liés à ses priorités par le truchement de la diplomatie et de la défense d'intérêts, sur les plans bilatéral et multilatéral. Les efforts du Canada en faveur des droits de la personne, de la gouvernance démocratique et de la responsabilité sociale des entreprises partout dans le monde servent à protéger les Canadiens et leurs intérêts à l'intérieur du pays et à l'étranger.

En ce qui concerne l'Arctique, une région suscitant un intérêt mondial grandissant à l'égard du commerce, des ressources et du transport, le MAECI a continué d'élaborer et de promouvoir la politique étrangère du Canada pour l'Arctique — volet international de la Stratégie pour le Nord du gouvernement du Canada. Le Ministère a collaboré sur le plan bilatéral avec d'autres partenaires de l'Arctique, au sein du Conseil de l'Arctique, avec les cinq États côtiers de l'Arctique et dans d'autres tribunes multilatérales pour affirmer la souveraineté du Canada dans l'Arctique et favoriser la collaboration en matière d'environnement, de développement socioéconomique et de gouvernance.

La transformation du Ministère

En raison de l'évolution rapide du contexte international, le Ministère a dû prendre des mesures exhaustives pour moderniser tous les aspects de ses activités. Le MAECI doit être capable de s'adapter autant que possible afin de pouvoir affronter les risques et tirer profit des possibilités offertes par les nouvelles réalités mondiales. C'est dans ce contexte qu'en 2008 le Ministère a lancé un programme de transformation global pour moderniser ses activités, un effort qui s'est poursuivi en 2010-2011.

  • Le MAECI a continué à améliorer sa structure de gouvernance, la prestation de ses services commerciaux, consulaires et de passeport ainsi que sa gestion du réseau des missions du Canada pour le compte du gouvernement dans son ensemble.
  • Conformément à son projet de Modèle axé sur le commerce d'intégration, le MAECI a commencé à créer des postes de délégués commerciaux au sein de 10 associations industrielles nationales d'un bout à l'autre du Canada pour amorcer l'élaboration de stratégies mondiales pour les secteurs clés. Ce projet traduit l'attachement du MAECI envers le renforcement de son partenariat avec le secteur privé en vue d'aider à accroître la compétitivité mondiale des entreprises canadiennes.
  • Le MAECI a poursuivi son ambitieux projet de réaffectation des ressources humaines à l'étranger qu'il a entrepris en 2007-2008. D'ici la fin de 2011-2012, 400 postes au total auront été déplacés dans des missions situées dans des pays prioritaires et des marchés émergents ainsi que dans des bureaux régionaux d'un bout à l'autre du Canada. Parallèlement, le nombre de postes à l'Administration centrale sera réduit de 400.
  • Ce changement comprend la réaffectation de certains postes au Centre de services régionaux du MAECI pour l'Europe, le Moyen-Orient et l'Afrique, qui a été créé à l'automne 2009 dans le but d'améliorer l'agilité opérationnelle et le service au client. Au cours de la période de planification, le MAECI a conçu et commencé à mettre en place deux autres de ces centres, pour les Amériques et les États-Unis, respectivement.
  • En renouvelant son modèle organisationnel, le MAECI visait à augmenter sa rentabilité et son efficacité tout en renforçant sa capacité d'exécution de politiques et de programmes.
  • Enfin, il a apporté des améliorations continues à sa gestion des ressources humaines et financières et a renforcé sa reddition de comptes.

Pouvoirs délégués 

En vertu de l'article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre est délégué afin que le Ministère soit en mesure de satisfaire aux exigences législatives et d'exercer ses pouvoirs. Depuis octobre 2009, la responsabilité relative à tous les articles de la Loi était déléguée aux sous-ministres, au secrétaire des Services intégrés, au directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, aux directeurs adjoints du Bureau de l'AIPRP ainsi qu'aux chefs de mission, mais dans leur cas uniquement en ce qui a trait à la divulgation dans l'intérêt public en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. (Voir l'annexe A.)

En outre, Passeport Canada, à titre d'organisme de service spécial, a obtenu sa propre délégation de pouvoirs relative à l'AIPRP pour répondre aux demandes ayant trait aux renseignements de passeport en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La délégation de pouvoirs est entrée en vigueur le 1er avril 2011. Toutefois, aux fins d'établissement de rapports, le Bureau de l'AIPRP du MAECI continuera d'inclure PPTC dans ses rapports annuels au Parlement ainsi que dans ses rapports statistiques au SCT.

Structure organisationelle

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l'AIPRP) est chargée de l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur du Bureau de l'AIPRP relève du secrétaire des Services intégrés, qui relève pour sa part du sous-ministre délégué des Affaires étrangères.

En 2010-2011, outre l'ajout de 10 nouveaux équivalents temps plein, la direction avait quatre équipes d'analystes relevant de deux directeurs adjoints. Par ailleurs, l'équipe chargée du traitement de l'arriéré, qui se compose principalement de consultants et de personnel de soutien, relevait directement du troisième directeur adjoint de la direction. Les directeurs adjoints, le gestionnaire des Pratiques et Systèmes opérationnels ainsi que l'équipe des Politiques et gouvernance relevaient du directeur (voir la figure 1).

Figure 1 : Structure organisationelle

Structure organisationelle

Les récents changements apportés à la structure et à la capacité du Bureau de l'AIPRP (53 ETP), dont la nouvelle équipe de consultation accélérée et l'unité de réception, seront inscrits dans le prochain rapport annuel au Parlement en 2011-2012.

Défis Actuels

Le graphique de la figure 2 montre le nombre toujours croissant de demandes (de tous genres) reçues par le MAECI en vertu des deux lois. Pendant la période de référence, le MAECI (y compris Passeport Canada) a reçu en tout quatre mille cent soixante-trois demandes (4 163), pour un total de deux cent quarante-sept mille sept cent trente-huit (247 738) pages. Cela représente une hausse de 24 p. 100 par rapport à l'exercice précédent. Les demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les consultations demandées par d'autres ministères en vertu des deux lois ainsi que les demandes adressées principalement à Passeport Canada par des organismes d'enquête en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels figurent parmi les types de demandes dont le nombre a augmenté.

Figure 2 : Nombre de demandes d'AIPRP reçues par exercice financier

Nombre de demandes d'AIPRP reçues par exercice financier

En raison de son mandat et de ses diverses responsabilités à l'échelle internationale, le MAECI joue un rôle consultatif clé en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, au nom des autres ministères fédéraux.

Parmi les autres défis actuels, mentionnons :

  • Le niveau de complexité et de sensibilité des demandes d'AIPRP présentées au MAECI, auxquelles s'ajoutent les cas contentieux parallèles.
  • Les responsabilités uniques du MAECI en vertu des deux lois dont le Ministère doit s'acquitter au nom d'autres ministères et en conformité avec les politiques connexes du SCT. Le MAECI consulte des organismes étrangers pour le compte d'autres ministères fédéraux qui traitent les demandes d'information provenant de l'étranger. En fait, à l'instar des périodes de référence antérieures, le MAECI a même reçu plus de demandes de consultations de la part d'autres ministères (1 049) que de demandes visant l'accès à des documents placés sous sa garde (798). Ce rôle primordial ajoute encore au fardeau des ressources du Bureau de l'AIPRP.
  • Il existe un bassin limité d'analystes de l'AIPRP chevronnés dans la communauté fédérale de l'AIPRP, et le Ministère doit consacrer beaucoup de temps et d'argent à former lui-même ses propres analystes de l'AIPRP.
  • Des défis importants dans le domaine de la gestion d'information et des technologies de l'information (GI/TI) se posent au MAECI, lesquels font encore l'objet d'un examen en vue de trouver des solutions électroniques.

Principales considérations

Depuis 1998, le rendement du MAECI en vertu de la Loi sur l'accès à l'information a fait l'objet d'un examen minutieux de la part du Commissariat à l'information du Canada du fait que le Ministère n'observait que très médiocrement les délais prescrits par la Loi. De plus, un engagement et un respect accrus à l'égard de ces responsabilités législatives constituent une priorité du gouvernement du Canada dont rendent compte les instruments suivants : 

  • Loi fédérale sur la responsabilité. Engagement en matière d'ouverture, de transparence et de reddition de comptes en ce qui concerne ses activités de programme, en vertu de ses obligations au titre de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Efficacité de la gestion de l'information (indicateur numéro 12) : « Gouvernance et gestion de l'information et des documents de manière à soutenir les résultats des programmes et des services, les besoins et les responsabilités opérationnels ainsi que l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information. »
  • Les politiques du SCT sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels font état du rôle « quasi constitutionnel » joué par l'AIPRP et de l'importance de la conformité pour la responsabilité du gouvernement et le processus démocratique.
  • La Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT est entrée en vigueur en mai 2002, et le MAECI a dû mettre en place les ressources nécessaires pour veiller à s'y conformer. De plus, en raison des exigences de la Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) instaurée en 2005 par le SCT, le MAECI doit assurer la sécurité des actifs en matière de sécurité de l'information et de technologies de l'information (TI), ce qui englobe l'obligation de préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour la plupart de ces systèmes.

Les services aux Canadiens comprennent l'un des trois résultats stratégiques de l'architecture d'activités de programmes (AAP) du Ministère. L'AIPRP est l'un des services essentiels offerts par le Ministère au public général au Canada, et un service amélioré exige une plus grande conformité aux lois pertinentes. Qui plus est, compte tenu de la fonction supplémentaire du bureau ministériel de l'AIPRP qui est de consulter les gouvernements étrangers sur la diffusion de l'information qui en émane, un des principaux éléments de la mise en œuvre de l'AIPRP consiste à gérer les relations internationales et garantir à nos partenaires que l'information en émanant est gérée de manière appropriée. 

L'amélioration de la conformité à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels a continué d'être une priorité ministérielle, surtout en présence du nombre croissant de cas accumulés touchant les demandes d'information sur les priorités internationales clés du gouvernement, comme l'Afghanistan. Cela est d'autant plus vrai qu'en dépit des contraintes financières subies par le MAECI en 2010-2011, le Bureau de l'AIPRP a tout de même réussi à renforcer ses capacités par l'injection de fonds supplémentaires de 2,7 millions de dollars dans l'AIPRP en juin 2010. 

Administration des demandes

La section suivante explique plus en détail le rapport statistique du SCT figurant à l'annexe B.

Demandes d'accès à l'information

Entre le 1er avril 2010 et le 31 mars 2011, le Ministère a reçu sept cent quatre-vingt-dix-huit (798) demandes d'information en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, ce qui marque une hausse de 25 p. 100 par rapport à l'exercice précédent. Il faut ajouter à ces nouvelles demandes trois cent quatre-vingt-neuf (389) demandes reportées de l'exercice précédent, pour un total de mille cent quatre-vingt-sept (1 187) demandes.

Au cours de la période de référence, sept cent soixante-six (766) demandes ont été traitées et quatre cent vingt et un (421) dossiers toujours en cours ont été reportés à la prochaine période de rapport.

Origine des demandes

Les demandes d'accès à l'information reçues lors de la période de référence du présent rapport se répartissent comme suit (voir la figure 3) :

Figure 3 : Origine des demandes
DemandesNombre de demandes
Médias250
Secteur universitaire152
Secteur commercial97
Organismes40
Population259
Total798
Origine des demandes

Répartition des demandes traitées

La répartition des demandes traitées est la suivante (voir la figure 4) :

Figure 4 : Répartition des demandes traitées

Répartition des demandes traitées

Exemptions et exclusions

Les exemptions les plus courantes utilisées par le Ministère au cours de l'exercice relèvent des paragraphes 15(1) [affaires internationales] et 19(1) [renseignements personnels] ainsi que des alinéas 21(1)a) [conseils] et 21(1)b) [consultations et délibérations]. Elles ont été invoquées pour 330, 363, 207 et 233 demandes, respectivement. Le Ministère a également utilisé des exclusions 100 fois en vertu du sous-paragraphe 69(1) [documents confidentiels du Cabinet].

Prorogations de délais

Au cours de la période de référence, le Ministère a demandé des prorogations en vertu des paragraphes 9(1)(a), 9(1)(b) et 9(1)(c), à 197, 209 et 68 reprises, respectivement.

Figure 5 : Nombre de prorogations demandées

Nombre de prorogations demandées

Frais et coûts

Durant la période de référence, le Ministère a perçu des frais de 5 850,62 $ et a renoncé à 3 079,13 $ de frais.

Consultations reçues d'autres institutions

Lorsqu'une demande renferme des documents qui présentent un intérêt plus grand pour une autre institution, le bureau de l'AIPRP de l'institution concernée est consulté.

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l'échelle internationale, le MAECI joue un rôle clé en vertu de la LAI au nom des autres ministères. Plus précisément, le MAECI consulte des organismes à l'étranger pour le compte d'autres institutions fédérales qui traitent les demandes de documents provenant de l'étranger.

Entre le 1er avril 2010 et le 31 mars 2011, le Ministère a reçu mille quarante-neuf (1 049) consultations en vertu de la LAI provenant d'autres institutions gouvernementales, ce qui représente une augmentation de 29 p. 100 par rapport à la dernière période de référence. En fait, comme l'an dernier, le MAECI a reçu plus de demandes de consultations que de demandes d'AI visant l'accès à des documents placés sous sa garde (798). La plupart des demandes provenaient d'institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information. Toutefois, un faible pourcentage de consultations provenait d'institutions provinciales et de gouvernements étrangers.

Au cours de la période de référence, mille cinquante-deux (1 052) consultations ont été effectuées, représentant soixante-dix-huit mille quatre cent soixante-dix-neuf (78 479) pages.

Consultations auprès d'autres institutions

Le MAECI a consulté à son tour d'autres institutions gouvernementales pendant la période de référence, selon la répartition suivante :

Figure 6 : Consultations auprès d'autres institutions
Institutions gouvernementalesNombre de consultations
Autres institutions du gouvernement fédéral794
Bureau du Conseil privé (documents confidentiels du Cabinet)210
Institutions provinciales ou municipalités21
Gouvernements ou institutions étatiques de l'étranger293
Total1 318

Plaintes et enquêtes

Plaintes reçues et traitées

Au cours de la période de référence, vingt-huit (28) plaintes à l'encontre du Ministère ont été déposées auprès du Commissariat à l'information du Canada. Il s'agit d'une diminution considérable (moins d'un quart) du nombre total de plaintes par rapport aux années précédentes.

Figure 7 : Plaintes reçues et traitées
Motif des plaintesNombre de plaintes
Retard1
Prorogation7
Frais1
Divers10
Refus - Exemptions8
Refus - Généralités1

Soixante-sept (67) enquêtes ont été effectuées durant la période de référence.

Figure 8 : Conclusions et résultats
ConclusionNombre de conclusionsRésultatNombre de résultats
Interrompue3Aucune mesure requise11
Non justifiée0Mesure corrective prise0
Résolue40  
Légitime10  
Non légitime14  

Cour fédérale

Aucune procédure nouvelle en vertu de la LAI n'a été intentée devant la Cour fédérale durant la période de référence.

Attaran c. le Ministre des Affaires étrangères

En 2007-2008, le professeur Amir Attaran avait saisi la Cour fédérale d'une plainte contre le MAECI (T-2257-07) concernant les exemptions invoquées en vertu de la Loi sur l'accès information pour un rapport interne intitulé « Afghanistan 2006 : Bonne gouvernance, démocratie et droits de la personne ». Le demandeur n'était pas satisfait du bien-fondé de l'argument avancé par le MAECI pour justifier la non-divulgation de certaines parties du rapport, ni des conclusions du Commissariat à l'information de novembre 2007 qui étayaient la plupart des prélèvements invoqués dans le cadre des articles 13, 15 et 17 de la LAI.

À la fin de l'exercice 2008-2009, la Cour avait fini de délibérer, mais le jugement a été apporté au début de la période de référence le 2 avril 2009. Le Ministère a bien justifié la majorité des exemptions invoquées au motif que la divulgation de renseignements sur différents organismes et directeurs du gouvernement de l'Afghanistan et des alliés du Canada pourrait porter préjudice aux relations internationales du Canada. Effectivement, pour ce cas-ci, la Cour a établi que l'exemption était justifiée parce que :

…le Canada a noué des relations avec les autorités politiques et policières, ainsi qu'avec les autorités en matière de sécurité d'Afghanistan, des relations cruciales sans lesquelles le Canada ne pourrait être en mesure d'accomplir sa mission en Afghanistan; les références négatives ou les critiques à l'égard desdites autorités afghanes risquent de porter préjudice à ces relations et, par le fait même, de nuire aux représentants du gouvernement canadien qui se trouvent en Afghanistan ([38]).

La Cour a ordonné de divulguer certaines parties du rapport, quelques lignes semblables à celles que les médias et le Parlement possédaient déjà. Les parties en question ont été divulguées.

L'avocat du professeur Attaran a déposé en mai 2009 un avis d'appel relatif à l'examen judiciaire de la divulgation des rapports afghans de RH en vertu de la LAI, dans le cadre duquel le MAECI avait eu gain de cause dans une large mesure. L'appel, qui a été entendu en décembre 2010, visait principalement à déterminer si le ministre avait usé correctement de son pouvoir discrétionnaire en ne divulguant pas certains renseignements en vertu de l'article 15 de la Loi.

En avril 2011, l'avocat a présenté des observations supplémentaires sur la question du fardeau de la preuve. Du point de vue du MAECI, le ministre a exercé son pouvoir discrétionnaire dans l'application de l'article 15, car il y a eu de vastes consultations de même qu'un examen approfondi concernant la probabilité de préjudice à la conduite des affaires internationales en cas de divulgation.

En mai 2011, l'appel a été reçu, et l'issue de ce dernier sera inscrite dans le prochain rapport annuel au Parlement.

Questions soulevées par les agents du parlement

Même si le MAECI ne figurait pas parmi les institutions choisies par la commissaire à l'information du Canada pour sa fiche de rendement 2009-2010, il a tout de même présenté au Commissariat un rapport d'étape des plus prometteurs en octobre 2010 au sujet de la fiche de rendement 2008-2009 intitulée « Hors délais ». La Commissaire s'était dite préoccupée par l'incapacité du MAECI de se conformer à la Loi sur l'accès à l'information ainsi que sur les répercussions qu'il a sur l'ensemble du gouvernement fédéral en raison des délais de réponse aux consultations d'AIPRP sur les affaires de relations internationales (article 15 de la LAI). Les améliorations sont présentées de façon plus détaillée dans la prochaine section du présent rapport.

Au cours de la période de référence, le directeur du Bureau de l'AIPRP a comparu deux fois devant le Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique (« Comité ETHI »). En juin 2010, sa comparution se rapportait à des allégations d'ingérence ministérielle à la suite d'un incident à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Celle de novembre 2010 visait à présenter au Comité ETHI le rapport d'étape du MAECI sur l'AIPRP depuis la parution de la fiche de rendement 2008-2009 de la commissaire à l'information.

De plus, en 2010-2011, le Commissariat à l'information a mené un examen sur le processus de consultation des organisations étrangères, et le Ministère étudie actuellement des recommandations visant à améliorer certaines procédures afin d'alléger le fardeau administratif et d'éliminer les retards qui en découlent. Par exemple, l'une des recommandations formulées à la suite de cet examen était que le Bureau de l'AIPRP du MAECI consulte directement les ambassades étrangères au Canada plutôt que de transmettre les consultations aux gouvernements étrangers par l'intermédiaire des missions diplomatiques canadiennes. Le Bureau de l'AIPRP se penche sur les répercussions et les avantages liés à un tel changement de procédure.

Opérations internes

Projet relatif au traitement de l'arriéré 

Grâce aux nouveaux fonds octroyés pour l'AIPRP en juin 2010, le Bureau de l'AIPRP a non seulement ajouté dix (10) équivalents temps plein à son effectif, mais a aussi lancé un projet relatif au traitement de l'arriéré en juillet 2010 afin de traiter l'ensemble des dossiers en retard d'ici l'été 2011. Ce projet a été un franc succès. Au moment où le présent rapport a été rédigé, 360 des 405 dossiers relatifs à l'AIPRP avaient été clos, ce qui représente 216 373 pages sur les 275 056 pages à traiter. On s'attend à ce que les 45 dossiers restants (58 683 pages), dont certains doivent faire l'objet de consultations externes, soient clos d'ici le début de l'automne 2011.

Politiques et gouvernance 

En 2010-2011, le Bureau de l'AIPRP a mis sur pied une équipe spécialisée en matière de politiques et de gouvernance, dont les principales responsabilités sont de fournir des conseils stratégiques sur l'AIPRP ainsi que de concevoir et d'offrir une formation sur l'AIPRP, qui s'adresse tant aux employés du Bureau de l'AIPRP qu'aux employés du Ministère en général.

L'équipe des politiques et de la gouvernance est aussi chargée de tenir à jour les lignes directrices des analystes de l'AIPRP en ce qui concerne le traitement des demandes d'AIPRP; de répondre aux questions de nature générale des clients internes; de fournir des conseils, de l'aide et des orientations sur la protection des renseignements personnels, la nécessité des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), des énoncés de confidentialité, des avertissements et des formulaires de consentement, et la conception ou la révision de tels documents; d'aider à la conception des rapports statistiques au SCT et à la préparation des rapports annuels au Parlement au titre de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L'équipe des politiques et de la gouvernance est aussi chargée de tenir à jour les lignes directrices des analystes de l'AIPRP en ce qui concerne le traitement des demandes d'AIPRP; de répondre aux questions de nature générale des clients internes; de fournir des conseils, de l'aide et des orientations sur la protection des renseignements personnels, la nécessité des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), des énoncés de confidentialité, des avertissements et des formulaires de consentement, et la conception ou la révision de tels documents; d'aider à la conception des rapports statistiques au SCT et à la préparation des rapports annuels au Parlement au titre de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L'équipe est également chargée de mettre à jour le chapitre du MAECI dans la publication Info Source du SCT, d'enregistrer les banques de renseignements personnels auprès du SCT et de donner des séances d'information, de sensibilisation et de formation sur Info Source. Il convient de souligner que le travail dans ce secteur de politique a augmenté d'au moins 50 pour cent depuis la dernière période de référence, conséquence directe de ce qui suit :

Examen complet d'Info Source : Pour la première fois, le Bureau de l'AIPRP a passé au peigne fin les fonds d'information de tous les secteurs de programme au MAECI. La coordination de cette activité a été une entreprise complexe; il a fallu préparer une trousse de formation détaillée, donner de multiples séances de formation, tenir des rencontres individualisées avec les bureaux de première responsabilité (BPR) de même que réviser et mettre à jour la chapitre du Ministère dans Info Source. Environ 80 % des BPR ont pris part à cette activité.

Nouvelle politique concernant Internet et l'intranet : Dans le cadre du nouveau processus en vigueur, le Bureau de l'AIPRP devait approuver tous les formulaires, nouveaux ou mis à jour, à publier dans les sites Internet et intranet du Ministère. La quantité de travail a augmenté de façon spectaculaire lorsque l'examen d'un formulaire a fait ressortir d'autres implications au chapitre de la protection des renseignements personnels; il a donc fallu établir une catégorie de documents, une catégorie de renseignements personnels, un fichier de renseignements personnels (FRP), un énoncé de confidentialité et une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Il convient de souligner que le travail augmentera encore davantage lorsqu'on mettra en œuvre un processus semblable pour tous les formulaires PDF.

Formation et perfectionnement

En 2010-2011, le Bureau de l'AIPRP a continué de veiller à ce que tous les analystes de l'AIPRP, indépendamment de leurs années d'expérience, reçoivent la formation et les outils nécessaires pour accomplir efficacement leur travail. En effet, des séances de formation ont été mises au point pour répondre aux besoins du Bureau et chaque analyste a accès à un mentor ou un encadreur particulier (aussi appelé chef d'équipe). Les responsabilités des chefs d'équipe consistent à offrir aux employés un milieu d'apprentissage continu qui soit positif et propice à leur perfectionnement en tant que spécialistes de l'AIPRP. En outre, on a continué d'élaborer des plans d'apprentissage en collaboration avec chaque employé du Bureau de l'AIPRP afin de bien cerner leurs besoins en matière de formation et de faire le nécessaire pour y répondre.

Le Bureau de l'AIPRP a aussi continué de profiter de son programme de perfectionnement professionnel en matière d'AIPRP, qui permet au MAECI de former ses propres analystes de l'AIPRP, en raison de la pénurie d'analystes d'expérience au sein de la communauté de l'AIPRP fédérale. Ce programme a connu beaucoup de succès à résoudre des questions de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève.

La mise sur pied de la nouvelle équipe des politiques et de la gouvernance a permis au Bureau de l'AIPRP de répondre à ses propres besoins de formation et à ceux du MAECI en général, de former les nouveaux employés dès qu'ils commencent à travailler au Ministère ainsi que de faire en sorte que le MAECI se conforme à tous les autres aspects et règlements liés à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le site intranet de l'AIPRP du MAECI est continuellement mis à jour et accessible aux personnes qui se posent des questions au sujet du processus d'AIPRP au MAECI. Le Bureau de l'AIPRP a aussi ajouté de nombreux outils de référence, par exemple des questionnaires personnalisés sur l'incidence de la protection des renseignements personnels et des directives pour le traitement des demandes d'AIPRP.

Le Bureau de l'AIPRP a mis en œuvre un programme panministériel de sensibilisation à l'AIPRP structuré de manière à ce que les employés du Ministère comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d'AIPRP. De plus, le MAECI a diversifié le type d'instances au cours desquelles il offre une formation sur l'AIPRP, par exemple les réunions des spécialistes faisant partie des bureaux de première responsabilité (BPR) et le cours MAECI 101, qui s'adresse aux nouveaux employés du Ministère. L'AIPRP est aussi l'un des sujets abordés lors des diverses séances de formation données aux employés qui quittent le Canada afin de mieux les préparer au travail dans une mission à l'étranger. Le formateur du Bureau de l'AIPRP offre également des séances de formation aux spécialistes, au cours desquelles ils examinent des documents afin de sensibiliser les employés à l'exercice du pouvoir discrétionnaire lorsqu'ils recommandent des prélèvements.

Par ailleurs, de nouveaux types de séances de formation ont été conçus à l'aide de nouvelles technologies afin que le Bureau de l'AIPRP soit en mesure de joindre un plus grand public et que les employés des missions puissent eux aussi recevoir la formation nécessaire. Mentionnons, à titre d'exemple, que des séances de formation sur la Loi sur l'accès à l'information et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels sont données au personnel des missions (employés recrutés sur place, agent des affaires commerciales, politiques et consulaires et adjoints administratifs) soit par vidéoconférence, soit par téléconférence.

En outre, un didacticiel interactif en ligne a été préparé en collaboration avec l'Institut canadien du service extérieur. Il comprend un module de sensibilisation à l'AIPRP, et d'autres modules seront ajoutés dans un avenir rapproché. Il s'agit d'un outil important, car il permet aux employés de recevoir de la formation sans que l'on y consacre des ressources supplémentaires. Le MAECI a partagé cet outil avec d'autres ministères dans l'espoir d'aider la collectivité fédérale de l'AIPRP.

De plus, des séances de formation ont été offertes avec le concours d'agents de gestion de l'information dans le but d'évaluer le pour et le contre de la tenue de séances conjointes, étant donné l'étroite relation entre l'AIPRP et la gestion de l'information. D'autres discussions auront lieu afin d'élaborer un plan plus structuré en vue de tenir d'autres séances du genre à l'avenir.

Un nouvel exposé didactique sur l'article 15 de la Loi (préjudice à la conduite des affaires internationales) est en cours de préparation et sera présenté à la collectivité fédérale de l'AIPRP lors des séances de formation et des rencontres du Secrétariat du Conseil du Trésor. Il permettra de sensibiliser les autres ministères aux responsabilités du MAECI à l'égard des deux lois lorsqu'il est question de dossiers ayant des répercussions internationales. Les ministères pourront donc se faire une meilleure idée pour ce qui est de savoir quand ils devraient consulter le MAECI. Ainsi, le volume élevé de consultations reçues par le MAECI diminuera, et il sera plus facile pour les autres ministères de déterminer le type de renseignements ou de documents à envoyer au MAECI à des fins consultatives.

Le Bureau de l'AIPRP a aussi amélioré le programme de formation destiné aux agents de liaison de l'AIPRP et aux spécialistes des bureaux de première responsabilité (BPR) à la grandeur du Ministère. On a fait connaître ces programmes de formation parallèlement à tous les autres programmes de formation offerts par l'Institut canadien du service extérieur, et des messages ont été envoyés périodiquement à tous les employés pour leur faire part des possibilités de formation. Les employés ont pu ensuite s'inscrire à ces cours au moyen d'un service automatisé en ligne, ce qui a renforcé la capacité du Bureau de l'AIPRP en matière de formation.

En tout, cent trente-sept (137) séances de sensibilisation à l'AIPRP ont été données par les bureaux d'AIPRP du MAECI et de Passeport Canada pendant la période de référence. Elles ont ainsi touché environ mille trois cent trente-sept (1 337) employés, y compris :

  • les propres analystes du Ministère en matière d'AIPRP, au sujet des deux lois et de certaines exonérations ainsi que des systèmes utilisés pour traiter les demandes que reçoit le Ministère;
  • les nouveaux agents de liaison de l'AIPRP et leurs suppléants;
  • les spécialistes faisant partie des bureaux de première responsabilité (BPR);
  • les représentants des programmes consulaires et ceux qui se préparent à aller travailler à des missions à l'étranger;
  • plusieurs représentants ministériels, y compris ceux à Passeport Canada.

Parmi tous les participants qui ont évalué les séances de formation données par le Bureau de l'AIPRP du MAECI aux agents de liaison et à leurs suppléants ainsi que les séances offertes aux spécialistes faisant partie des bureaux de première responsabilité (BPR), 89 p. 100 des participants se sont dits très satisfaits de la qualité de la formation en général, 90 p. 100 des participants se sont dits très satisfaits de la clarté de l'information et 91 p. 100 des participants estimaient que le formateur a présenté l'information de façon claire. Enfin, 87 p. 100 des participants ayant rempli une évaluation étaient d'avis qu'il y avait suffisamment de temps consacré à la bonne présentation de la matière.

Au cours de la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a également revu en profondeur son document de formation sur Info Source et a donné des séances de formation et de sensibilisation sur Info Source aux agents de liaison et à leurs suppléants. Par ailleurs, des séances de questions et réponses ont été organisées, de même que des rencontres individualisées avec les cadres supérieurs des bureaux de première responsabilité (BPR). Quatorze (14) séances de formation sur Info Source ont été organisées, et environ 75 agents de liaison y ont participé. Parmi les 46 personnes qui ont rempli l'évaluation du cours, 43 p. 100 estimaient que la qualité de la formation en général était “excellente”, 54 p. 100 étaient d'avis que la qualité allait de “bonne à très bonne” et 0,02 p. 100 ont affirmé qu'elle était “insatisfaisante”.

Le Bureau de l'AIPRP du MAECI s'efforce continuellement d'améliorer ses outils didactiques et il est très ouvert aux commentaires des employés qui ont pris part aux diverses séances de formation offertes. Il a d'ailleurs mis en place de nombreux plans pour accroître l'efficacité des programmes actuels et élaborer de nouveaux programmes.

Processus ministériel et politiques internes

Depuis la présentation des nouveaux processus rationalisés en 2008, aucun changement important n'a été apporté aux politiques ou aux processus internes d'AIPRP en 2010-2011. Par contre, on consacre beaucoup d'efforts pour mettre les fonctionnaires du Ministère au courant de leurs rôles et responsabilités en matière d'AIPRP et pour veiller à ce qu'ils s'en acquittent efficacement.

L'équipe des politiques et de la gouvernance a toutefois apporté des révisions aux actuels instruments de politique liés à la vie privée et a entrepris la rédaction de nouveaux instruments qui cadrent mieux avec les politiques nouvelles ou révisées du SCT concernant l'AIPRP. Les instruments de politique dont il est question sont : le protocole des EFVP, la liste de vérification des EFVP, le code des pratiques équitables de traitement de l'information, le guide des énoncés de confidentialité, le guide des avertissements, etc. Certains de ces instruments sont achevés, certains ont encore besoin d'être révisés et d'autres seront commencés ou achevés dès que possible.

Améliorations

Voici une liste des améliorations apportées depuis le dernier rapport (2010-2011), de même que les initiatives en cours visant à améliorer la fonction globale de l'AIPRP au MAECI : 

  • Le Bureau de l'AIPRP a préparé un plan d'activités triennal et a réaffecté des ressources pour que les équipes se consacrent aux dossiers qui sont à temps et au projet relatif à l'arriéré. Il a embauché des consultants pour éliminer l'arriéré, créé 10 nouveaux ETP, réaménagé la structure organisationnelle pour mieux répondre aux demandes d'AIPRP et remanié les équipes tout au long de l'année pour régler les affaires urgentes et à risque élevé.
  • Le budget salarial a été stabilisé; cependant, compte tenu des problèmes de recrutement et de maintien en poste à l'échelle de la collectivité fédérale de l'AIPRP, il n'a pas été possible de pourvoir tous les postes vacants. Néanmoins, plusieurs activités se poursuivent dans ce sens, y compris la participation à des processus de dotation collective. Le Programme de perfectionnement professionnel en matière d'AIPRP continue de prouver sa valeur, surtout puisque le Bureau de l'AIPRP a pu recruter et promouvoir plusieurs candidats faisant partie du bassin de personnes qualifiées.
  • Dans le cadre des initiatives de perfectionnement de la collectivité de l'AIPRP du SCT, le Bureau de l'AIPRP a collaboré étroitement avec le SCT et d'autres bureaux de l'AIPRP du gouvernement fédéral pour établir des modèles organisationnels génériques et des descriptions de travail, et il a aussi pris part à la conception d'initiatives de dotation collective pour la collectivité fédérale de l'AIPRP.
  • En outre, le Bureau de l'AIPRP a adopté des normes de service pour tout le personnel des directions.
  • En 2010-2011, le Bureau de l'AIPRP a :
    • examiné/traité 370 000 pages liées à des demandes d'AIPRP;
    • réduit le nombre de nouvelles demandes auxquelles on a répondu en retard;
    • amélioré le temps de réponse aux demandes de consultations (il est passé de 110 jours à une moyenne de 60 jours);
    • réduit considérablement l'arriéré des demandes d'AIPRP (soit de plus de 216 000 pages);
    • réduit considérablement le nombre de plaintes liées à l'AIPRP, soit de plus du quart par rapport aux années précédentes.
  • Naturellement, l'équipe s'est efforcée de combler un énorme retard, ce qui l'a empêché d'atteindre l'objectif de répondre à temps à 85 p. 100 des demandes. En conséquence, les délais prescrits par la loi ont été observés dans 68,5 p. 100 des cas, ce qui constitue tout de même une amélioration appréciable (plus de 20 p. 100) comparativement à l'an dernier, où 45,9 p. 100 des échéances ont été respectées.
  • Le Bureau de l'AIPRP a pris soin de satisfaire à toutes les exigences du SCT en matière de politiques et de rapports. Trois analystes principaux se sont consacrés à temps plein au dossier des politiques et de la gouvernance, lequel comprend les rapports annuels au Parlement, la publication Info Source du SCT, les rapports statistiques du SCT, la tenue à jour des lignes directrices sur l'AIPRP, la réalisation d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et la fourniture permanente d'avis et de conseils stratégiques en matière d'AIPRP. Le Bureau de l'AIPRP a donné des séances de sensibilisation à l'AIPRP dont on avait grand besoin à la grandeur du MAECI, il a mis à jour le site intranet de la direction générale consacré à l'AIPRP, il a veillé à ce que toutes les recrues de l'AIPRP reçoivent une formation pratique afin qu'ils soient le plus productif possible peu de temps après leur arrivée et il a lancé le nouveau didacticiel en ligne sur l'AIPRP.
  • Pendant la période de référence, l'équipe des politiques et de la gouvernance a collaboré étroitement avec l'équipe du projet Interwoven de la Direction des systèmes d'information ministériels pour élaborer et mettre en œuvre un processus panministériel afin de revoir les formulaires actuels en cours de révision ou les nouveaux formulaires en cours d'élaboration. Le nouveau processus a été mis en œuvre pour permettre au Bureau de l'AIPRP d'examiner et d'évaluer les incidences que ces deux catégories de formulaires ont sur la protection des renseignements personnels et de veiller à ce que ces formulaires satisfassent aux exigences liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels, aux politiques et directives du SCT en matière d'AIPRP et aux principes de protection des renseignements personnels.
  • Au cours de la même période, le MAECI a apporté d'importantes améliorations à son chapitre dans la publication Info Source du SCT. Voici de quoi il s'agit :
    • Il a suivi la nouvelle présentation matérielle d'Info Source en fonction des nouvelles exigences du SCT et de l'architecture d'activités de programmes (AAP) du Ministère.
    • Il a créé ou révisé seize (16) fichiers de renseignements personnels propres à des institutions, et sept (7) nouveaux fichiers inscrits ont été intégrés au chapitre du MAECI.
    • Il a inscrit treize (13) nouveaux fichiers de renseignements personnels normalisés.
    • Il a intégré une (1) nouvelle catégorie de renseignements personnels au chapitre du MAECI.
    • Il a précipitamment entrepris un examen minutieux des fonds d'information du Ministère pour les intégrer au chapitre du MAECI l'année suivante.
  • Le Bureau de l'AIPRP continue en outre d'étudier les différentes possibilités de fournir un outil de suivi des demandes d'AIPRP pour les secteurs de programme du MAECI ainsi que des moyens de recueillir les documents par voie électronique. Ainsi, les secteurs de programme verraient leur fardeau s'alléger considérablement en matière d'AIPRP, et le MAECI se situerait à l'avant-plan des modèles d'AIPRP.

Ces réalisations ont permis au Ministère d'obtenir la cote « acceptable » à la suite de l'évaluation menée lors de la ronde VII du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG); il s'agit de la plus haute note obtenue par le MAECI depuis l'adoption du CRG. De plus, le Ministère a obtenu la note « forte » en ce qui concerne la gouvernance et la capacité en matière d'AIPRP.

Annexes :

Annexe A : Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Loi sur l'accès à l'information

Ministre des Affaires étrangères

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, le ministre des Affaires étrangères délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par la Loi. Le présent document remplace et annule celui daté du 11 mars 1998.

L'Honorable Lawrence Cannon, c.p., député

Ottawa, le 2 octobre 2009

Annexe

Articles de la loi sur l'accès à l'information

Tableau 1 : Articles de la loi sur l'accès à l'information
Articles de la Loi sur l'accès à l'informationPouvoirs, attributions ou fonctionsPoste
4(2.1)Responsible de l'institution fédérale
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
7(a)Aviser l'auteur de la demande d'accès
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
7(b)Autoriser l'accès à un document
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
8(1)Transmettre la demande à une autre institution
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
9Prorogation du délai
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
11(2), (3), (4), (5), (6)Frais supplémentaires
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
12(2)(b)Langue de communication des renseignements
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
12(3)(b)Accès aux renseignements sur un support de substitution
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
13Exception – Renseignements obtenus à titre confidentiel
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
14Exception – Affaires fédéro-provinciales
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
15Exception – Affaires internationales et défense
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
16Exception – Application de la loi et enquêtes
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
16.5Exception – Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
17Exception – Sécurité des personnes
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
18Exception – Intérêts économiques du Canada
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
18.1Exceptions – Intérêts économiques de la Société canadienne des postes, d'Exportation et développement Canada, de l'Office d'investissement des régimes de pensions du secteur public et de VIA Rail Canada Inc.
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
19Exception - Renseignements personnels
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
20Exception – Renseignements de tiers
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
21Exception – Activités du gouvernement
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
22Exception – Procédures de vérification
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
22.1Exception – Documents de travail relatifs à la vérification et ébauche des rapports de vérification
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
23Exception – Secret professionnel des avocats
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
24Exception – Interdictions réglementaires
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
25Prélèvements
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
26Exception – Renseignements devant être publiés
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
27(1),(4)Avis aux tiers
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
28(1)(b), (2), (4)Avis aux tiers
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
29(1)Recommandation du Commissaire à l'information
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
33Avis au Commissaire à l'information de la participation d'un tiers
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
35(2)(b)Droit de présenter des observations
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
37(1)Avis des mesures pour la mise en oeuvre des recommandations du Commissaire
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
37(4)Accès accordé au plaignant
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
43(1)Avis au tiers (demande de révision par la Cour fédérale)
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
44(2)Avis à l'auteur de la demande (demande de révision par la Cour fédérale, présentée par un tiers)
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
52(2)(b), (3)Règles spéciales concernant les audiences
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
71(1)Salles publiques de consultation des manuels
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
72Rapport annuel au Parlement
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères

Section des règlements sur la Loi sur l'accès à l'information

Tableau 2 : Section des règlements sur la Loi sur l'accès à l'information
Section des Règlements sur la Loi sur l'accès à l'informationPouvoirs, attributions ou fonctionsPoste
6(1)Transmettre une demande
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
7(2)Frais liés à la recherche et à la préparation
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
7(3)Frais liés à la production et aux programmes
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
8Donner accès aux documents
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
8.1Restrictions applicables au support
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Institution : Affaires étrangères et du Commerce international Canada
Tableau 3 : Source et nombre de demandes
SourceNombre de demandes
Médias250
Secteur universitaire152
Secteur commercial97
Organisme40
Public259
Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Tableau 4 : Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Type de demandesNombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport798
En suspens depuis la période antérieure389
Total1187
Traitées pendant la période visée par le rapport766
Reportées421
Disposition à l'égard des demandes traitées
Tableau 5 : Disposition à l'égard des demandes traitées
Disposition des demandesNombre de demandes
Communication totale91
Communication partielle447
Aucune communication (exclusion)11
Aucune communication (exemption)4
Transmission19
Traitement impossible99
Abandon de la demande95
Traitement non officiel0
Total766
Exemptions invoquées
Tableau 6 : Exemptions invoquées
ArticleNombre de fois
13(1)(a)160
13(1)(b)54
13(1)(c)22
13(1)(d)5
1444
15(1) Affaires internationals330
15(1) Défense13
15(1) Activités subversives5
16(1)(a)13
16(1)(b)27
16(1)(c)28
16(1)(d)2
16(2)62
16(3)0
1743
18(a)8
18(b)23
18(c)0
18(d)19
19(1)363
20(1)(a)14
20(1)(b)122
20(1)(c)126
20(1)(d)41
21(1)(a)207
21(1)(b)233
21(1)(c)97
21(1)(d)13
224
23126
2414
261
Exclusions citées
Tableau 7 : Exclusions citées
ArticleNombre de fois
68(a)4
68(b)0
68(c)0
69(1)(a)16
69(1)(b)0
69(1)(c)2
69(1)(d)8
69(1)(e)41
69(1)(f)2
69(1)(g)81
Délai de traitement
Tableau 8 : Délai de traitement
PériodeNombre de demandes
30 jours ou moins283
De 31 à 60 jours88
De 61 à 120 jours91
121 jours ou plus304
Prorogations
Tableau 9 : Prorogations
Type de prorogations30 jours ou moins31 jours ou plus
Recherche81185
Consultation18232
Tiers0361
Total102478
Traduction
Tableau 10 : Traductions
Traductions préparéesNombre de demandes
Anglais à Français0
Français à Anglais0
Méthode de consultation
Tableau 11 : Méthode de consultation
MéthodeNombre de demandes
Copies de l'original583
Examen de l'original0
Copies et examen0
Frais
Frais net perçus
Tableau 12 : Frais net perçus
Types de fraisMontants
Frais de la demande$13,709.01
Reproduction$0.00
Recherche$639.31
Préparation$0.00
Traitement informatique$0.00
Total$14,348.32
Dispense de frais
Tableau 13 : Dispense de frais
Dispense de fraisNombre de foisMontants
$25.00 et moins23$123.88
De plus de $25.0014$7,417.55
Coûts
Tableau 14 : Coûts
Financiers (raisons)Coûts ($)
Années-personnes utilisées (raisons)
Années-personnes (nombre décimal) : 27.68
Traitement$2,019,430.95
Administration (fonctionnement et maintien)$3,852,761.11
Total$3,852,761.11

Exigences additionnelles en matière d'établissement de rapports – Loi sur l'accès à l'information

Partie III – Exceptions invoquées
  • Paragraphe 13(1)(a) : 160
  • Paragraphe 13(1)(b) : 54
  • Paragraphe 13(1)(c) : 22
  • Paragraphe 13(1)(d) : 5
  • Paragraphe 14 : 44
  • Paragraphe 15(1) Affaires internationales : 330
  • Paragraphe 15(1) Défense : 13
  • Paragraphe 15(1) Activités subversives : 5
  • Paragraphe 16(1)(a) : 13
  • Paragraphe 16(1)(b) : 27
  • Paragraphe 16(1)(c) : 28
  • Paragraphe 16(1)(d) : 2
  • Paragraphe 16(2) : 62
  • Paragraphe 16(3) : 0
  • Paragraphe 17 : 43
  • Paragraphe 18(a) : 8
  • Paragraphe 18(b) : 23
  • Paragraphe 18(c) : 0
  • Paragraphe 18(d) : 19
  • Paragraphe 19(1) : 363
  • Paragraphe 20(1)(a) : 14
  • Paragraphe 20(1)(b) : 122
  • Paragraphe 20(1)(c) : 126
  • Paragraphe 20(1)(d) : 41
  • Paragraphe 21(1)(a) : 207
  • Paragraphe 21(1)(b) : 233
  • Paragraphe 21(1)(c) : 97
  • Paragraphe 21(1)(d) : 13
  • Paragraphe 22 : 4
  • Paragraphe 23 : 126
  • Paragraphe 24 : 14
  • Paragraphe 26 : 1
Partie IV – Exclusions citées
  • Paragraphe 68(a) : 4
  • Paragraphe 68(b) : 0
  • Paragraphe 68(c) : 0
  • Paragraphe 69(1)(a) : 16
  • Paragraphe 69(1)(b) : 0
  • Paragraphe 69(1)(c) : 2
  • Paragraphe 69(1)(d) : 8
  • Paragraphe 69(1)(e) : 41
  • Paragraphe 69(1)(f) : 2
  • Paragraphe 69(1)(g) : 81