Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels - 2010-2011

Table des matières

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice 2010-2011, conformément aux paragraphes 72(1) et 72(2) de la Loi.

Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux citoyens canadiens et aux personnes vivant au Canada le droit d’avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent et que détient le gouvernement fédéral. Elle régit aussi la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et l’élimination des renseignements personnels.

Mandat du Ministère

Au nom du gouvernement du Canada, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est le porte-parole du pays dans le monde, et œuvre en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d'appliquer l'expérience canadienne pour contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, L.R.C. (1985), ch. E-22, consiste à :

  • diriger toutes les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
  • assurer les communications officielles entre le gouvernement du Canada, d'une part, et les gouvernements étrangers ou les organisations internationales, d’autre part;
  • mener et gérer les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
  • coordonner les relations économiques du Canada;
  • stimuler le commerce international du Canada;
  • coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada et gérer ces missions;
  • gérer le service extérieur;
  • encourager le développement du droit international et son application dans les relations extérieures du Canada.

En outre, Passeport Canada, un organisme de service spécial d’Affaires étrangères et Commerce international Canada, est responsable de la délivrance, du refus de délivrance, de la révocation et de la retenue des passeports canadiens, ainsi que de leur utilisation et de leur récupération. Passeport Canada orchestre tous les aspects relatifs aux documents de voyage canadiens et donne des conseils aux bureaux du gouvernement du Canada à l’étranger pour leur permettre de délivrer des passeports. Passeport Canada offre non seulement des services directement au public, mais il collabore également avec les autorités policières nationales et internationales, les agents de sécurité, les autorités frontalières ainsi que les autorités fédérales, provinciales et territoriales qui délivrent des documents d’identité.

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l’application de la Loi sur les licences d’importation et d’exportation, L.R.C. (1985), ch. E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, 40-41 Elizabeth II, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace sérieuse à la paix et à la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres ministères qui ont du personnel à l'étranger.

En 2010-2011, le Ministère employait 13 259 équivalents temps plein, et ses effectifs étaient composés de trois groupes. On compte tout d'abord le personnel canadien permutant, principalement des agents du service extérieur, de même que des employés de soutien administratif et des spécialistes des technologies de l'information, qui sont régulièrement déplacés entre l'Administration centrale et les missions canadiennes à l'étranger. Ensuite, les employés non permutants, qui travaillent principalement à l'Administration centrale. Enfin, les employés recrutés sur place qui travaillent dans les missions à l'étranger.

Priorités clés du Ministère en 2010-2011

Créer de plus grands débouchés économiques pour le Canada, en mettant l’accent sur les marchés en croissance et émergents

La reprise durable de l'économie et la compétitivité à long terme du Canada sont intrinsèquement liées à la participation de ce dernier dans l'arène mondiale. C'est pourquoi la recherche de possibilités économiques demeure une priorité absolue du MAECI. Compte tenu de son système financier et bancaire de calibre mondial, de sa possibilité de devenir une superpuissance du secteur de l'énergie, de sa main-d'œuvre hautement qualifiée et de ses taux d'imposition des sociétés concurrentiels, le Canada est bien placé pour réussir sur les marchés mondiaux et pour attirer l'investissement étranger. Cependant, il y a des développements internationaux qui pourraient nuire au Canada, notamment la reprise économique inégale et potentiellement fragile des principaux partenaires commerciaux du Canada, les déséquilibres financiers mondiaux persistants, la conclusion plus lente que prévue des négociations du cycle de Doha de l'Organisation mondiale du commerce et la menace du protectionnisme dans beaucoup de pays. Dans ce contexte, on attache une grande importance à la promotion et à la défense efficaces des intérêts économiques du Canada. À l'appui de la stratégie du gouvernement pour améliorer la compétitivité nationale (Avantage Canada) et du Plan d’action économique, le MAECI a entrepris les initiatives suivantes en 2010-2011 :

  • Par le truchement de la nouvelles initiative concernant le modèle du commerce d'intégration, les délégués commerciaux du MAECI ont offert des solutions intégrées et novatrices aux clients, en fonction de leurs besoins et en accord avec les priorités officielles, en exploitant la valeur combinée du réseau commercial du MAECI et en renforçant la capacité du réseau dans les secteurs clés.
  • Le MAECI a accéléré ses efforts pour saisir les possibilités économiques dans les marchés prioritaires identifiés dans la Stratégie commerciale mondiale du gouvernement. Continuant de mettre l'accent sur les marchés émergents, le Ministère s’efforce de rendre pleinement opérationnels les nouveaux bureaux commerciaux du Canada en Inde, en Chine et au Brésil.
  • Le MAECI a poursuivi les négociations en vue de conclure l'Accord économique et commercial global avec l'Union européenne et a cherché à conclure ou à faire avancer des accords de libre-échange avec d'autres partenaires (p. ex. avec la Corée, les 15 pays des Caraïbes qui constituent la Caricom, la République dominicaine et les pays d'Amérique centrale).
  • Le MAECI s'est efforcé de faire du Canada une destination de choix pour les investissements et de promouvoir les partenariats commerciaux entre les entreprises canadiennes et internationales dans le domaine de la commercialisation de l'innovation.
  • Le MAECI s'est efforcé de conclure des accords de promotion et de protection des investissements étrangers ainsi que des accords de partenariats scientifiques et technologiques avec des pays clés.
  • Le MAECI a collaboré avec ses partenaires de portefeuille, soit Exportation et développement Canada (EDC) et la Corporation commerciale canadienne (CCC), pour faire en sorte que les entreprises canadiennes aient accès à des produits financiers concurrentiels et novateurs leur permettant d'assurer leur réussite.
  • Le sommet du G20 organisé au Canada a offert une occasion inestimable de s'attaquer à des enjeux comme la réforme financière et le protectionnisme, entre autres, ainsi que de faire valoir le Canada comme partenaire commercial de choix.

Les États-Unis et les Amériques

Les États-Unis demeurent le plus important partenaire du Canada sur le plan économique et de la sécurité, compte tenu des produits et services d'une valeur de quelque deux milliards de dollars qui franchissent la frontière quotidiennement. La sécurité et la prospérité du Canada sont inextricablement liées à la gestion efficace des relations avec les États-Unis sur un vaste éventail de questions économiques bilatérales, régionales et mondiales. Voici quels sont les projets les plus importants :

  • Le Ministère continue d'œuvrer par l’intermédiaire du réseau des missions du Canada aux États-Unis pour aider davantage ses clients canadiens à accéder aux chaînes de valeur mondiales.
  • Le MAECI continue de collaborer avec les États-Unis, en utilisant une approche fondée sur les risques, pour établir une frontière sûre qui facilite le commerce et les voyages.
  • Le Ministère table également sur l'accord conclu en février 2010 qui permettra aux entreprises canadiennes de participer aux projets d'infrastructure aux États-Unis financés dans le cadre de la loi américaine Recovery and Reinvestment Act.

L’engagement du Canada dans les Amériques est fondé sur une approche pangouvernementale qui sert les principaux thèmes de la gouvernance démocratique, de la prospérité et de la sécurité dans la région. Le Ministère continue de donner au Canada le rôle de pilier fiable de la règle démocratique, de partenaire commercial privilégié ainsi que d'acteur principal dans la lutte contre les menaces à la sécurité. Voici quelques exemples de projets clés liés aux activités du MAECI dans les Amériques :

  • Le MAECI a élargi sa coopération avec des partenaires clés et s'emploie à renforcer la capacité des institutions régionales, comme l'Organisation des États américains (OEA), dans des domaines tels que la lutte contre la criminalité, la prévention des conflits et les opérations de paix.
  • Le MAECI a accru la participation du Canada aux efforts internationaux pour aider Haïti à se rétablir et à se reconstruire, à la suite du séisme de janvier 2010. Le Canada a déjà fait preuve de leadership en étant l’hôte de la Conférence préparatoire ministérielle du Groupe des amis d’Haïti, qui s'est tenue à Montréal à la fin janvier 2010.

L’Afghanistan, notamment dans le contexte des pays voisins

La mission dirigée par l'OTAN demeure la priorité du Canada. La stabilité et le développement de l'Afghanistan sont essentiels à la stabilité régionale et à la propre sécurité du Canada. Un consensus international sur les prochaines étapes, qui s'inscrit dans le prolongement de la nouvelle stratégie du président Obama annoncée à la fin de 2009 et des conclusions issues de la Conférence de Londres de janvier 2010, engage toutes les parties à réaliser d'autres progrès. Voici quels étaient les projets les plus importants :

  • Le Canada a continué d'œuvrer en faveur de la démocratie, de l'autonomie et de la stabilité en Afghanistan. L'un des objectifs consistait à renforcer la sécurité et à améliorer la gouvernance à Kandahar, et à lui assurer le soutien d'un gouvernement national mieux en mesure d’offrir des services de base à ses citoyens.
  • Le MAECI a dirigé l'élaboration et la mise en œuvre d'une stratégie intégrée pour la transition opérée en 2011 de la mission canadienne en Afghanistan. On a mis l’accent sur l’analyse du rôle civil au-delà de 2011, les efforts diplomatiques et de développement pour aider à accroître la capacité des forces de sécurité nationale afghanes, et renforcer la gouvernance et le respect des droits de la personne.
  • Pour ce qui est des pays voisins, le MAECI continue son travail en vue de renforcer l'engagement international vis-à-vis le Pakistan, au moyen du processus multilatéral des Amis du Pakistan démocratique, de même qu'avec les principaux alliés et intervenants régionaux, y compris la Chine, le Japon, la Corée du Sud, l'Australie et l'Inde.

Affirmation du leadership canadien dans la nouvelle gouvernance mondiale

L'émergence d'un monde multipolaire a radicalement mis à l'épreuve la capacité des administrations publiques classiques du monde entier d'aborder les enjeux planétaires. Le besoin pressant de s'attaquer aux enjeux découlant de la récession mondiale, comme la réforme du système financier international, ainsi qu'aux enjeux horizontaux, comme les changements climatiques, explique en partie l'intérêt grandissant que suscite le G20 et l'influence de ce dernier. En tant qu'hôte du G8 et du G20, le Canada a bénéficié d'une occasion sans pareille d'exercer son influence pour trouver des solutions ingénieuses à un éventail de problèmes mondiaux. Voici certains des principaux projets :

  • Le Ministère a fourni un soutien intensif à la tenue des sommets du G8 et G20 au Canada en juin 2010, non seulement en veillant à l'efficacité de l'organisation et de la logistique, mais aussi en définissant des résultats novateurs et significatifs sur un éventail d'enjeux.
  • Le Canada a profité de son mandat à la présidence du G8 pour soutenir les objectifs en matière de développement, comme la santé des mères et des enfants dans les pays en développement, et pour dégager un consensus sur les difficultés communes au chapitre de la paix et de la sécurité.
  • Le MAECI a continué la campagne du Canada visant l'obtention d'un siège au Conseil de sécurité de l'ONU pour 2011-2012.

Dans l'ensemble, le MAECI a poursuivi ses efforts pour veiller à ce que les valeurs et les intérêts du Canada soient pris en compte dans les tribunes multilatérales, y compris celles de l'ONU, du G8 et du G20, de la Francophonie, de l'OTAN ainsi que des organisations régionales. Le MAECI produit des résultats liés à ses priorités par le truchement de la diplomatie et de la défense d'intérêts, sur les plans bilatéral et multilatéral. Les efforts du Canada en faveur des droits de la personne, de la gouvernance démocratique et de la responsabilité sociale des entreprises partout dans le monde servent à protéger les Canadiens et leurs intérêts à l'intérieur du pays et à l'étranger.

En ce qui concerne l'Arctique, une région suscitant un intérêt mondial grandissant à l’égard du commerce, des ressources et du transport, le MAECI a continué d'élaborer et de promouvoir la politique étrangère du Canada pour l'Arctique — volet international de la Stratégie pour le Nord du gouvernement du Canada. Le Ministère a collaboré sur le plan bilatéral avec d'autres partenaires de l'Arctique, au sein du Conseil de l'Arctique, avec les cinq États côtiers de l'Arctique et dans d'autres tribunes multilatérales pour affirmer la souveraineté du Canada dans l'Arctique et favoriser la collaboration en matière d'environnement, de développement socioéconomique et de gouvernance.

La transformation du Ministère

En raison de l'évolution rapide du contexte international, le Ministère a dû prendre des mesures exhaustives pour moderniser tous les aspects de ses activités. Le MAECI doit être capable de s'adapter autant que possible afin de pouvoir affronter les risques et tirer profit des possibilités offertes par les nouvelles réalités mondiales. C'est dans ce contexte qu'en 2008 le Ministère a lancé un programme de transformation global pour moderniser ses activités, un effort qui s'est poursuivi en 2010-2011.

  • Le MAECI a continué à améliorer sa structure de gouvernance, la prestation de ses services commerciaux, consulaires et de passeport ainsi que sa gestion du réseau des missions du Canada pour le compte du gouvernement dans son ensemble.
  • Conformément à son projet de Modèle axé sur le commerce d'intégration, le MAECI a commencé à créer des postes de délégués commerciaux au sein de 10 associations industrielles nationales d'un bout à l'autre du Canada pour amorcer l’élaboration de stratégies mondiales pour les secteurs clés. Ce projet traduit l'attachement du MAECI envers le renforcement de son partenariat avec le secteur privé en vue d'aider à accroître la compétitivité mondiale des entreprises canadiennes.
  • Le MAECI a poursuivi son ambitieux projet de réaffectation des ressources humaines à l'étranger qu'il a entrepris en 2007-2008. D'ici la fin de 2011-2012, 400 postes au total auront été déplacés dans des missions situées dans des pays prioritaires et des marchés émergents ainsi que dans des bureaux régionaux d'un bout à l'autre du Canada. Parallèlement, le nombre de postes à l'Administration centrale sera réduit de 400.
  • Ce changement comprend la réaffectation de certains postes au Centre de services régionaux du MAECI pour l'Europe, le Moyen-Orient et l'Afrique, qui a été créé à l'automne 2009 dans le but d'améliorer l'agilité opérationnelle et le service au client. Au cours de la période de planification, le MAECI a conçu et commencé à mettre en place deux autres de ces centres, pour les Amériques et les États-Unis, respectivement.
  • En renouvelant son modèle organisationnel, le MAECI visait à augmenter sa rentabilité et son efficacité tout en renforçant sa capacité d'exécution de politiques et de programmes.
  • Enfin, il a apporté des améliorations continues à sa gestion des ressources humaines et financières et a renforcé sa reddition de comptes.

Pouvoirs délégués

En vertu de l'article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre est délégué afin que le Ministère soit en mesure de satisfaire aux exigences législatives et d'exercer ses pouvoirs. Depuis octobre 2009, la responsabilité relative à tous les articles de la Loi était déléguée aux sous-ministres, au secrétaire des Services intégrés, au directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, aux directeurs adjoints du Bureau de l'AIPRP ainsi qu'aux chefs de mission, mais dans leur cas uniquement en ce qui a trait à la divulgation dans l'intérêt public en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. (Voir l'annexe A.)

En outre, Passeport Canada, à titre d'organisme de service spécial, a obtenu sa propre délégation de pouvoirs relative à l'AIPRP pour répondre aux demandes ayant trait aux renseignements de passeport en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La délégation de pouvoirs est entrée en vigueur le 1er avril 2011. Toutefois, aux fins d'établissement de rapports, le Bureau de l'AIPRP du MAECI continuera d'inclure PPTC dans ses rapports annuels au Parlement ainsi que dans ses rapports statistiques au SCT.

Structure organisationnelle 

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l'AIPRP) est chargée de l'administration de la Loi sur l’accès à l’information, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur du Bureau de l'AIPRP relève du secrétaire des Services intégrés, qui relève pour sa part du sous-ministre délégué des Affaires étrangères.

En 2010-2011, outre l'ajout de 10 nouveaux équivalents temps plein, la direction avait quatre équipes d'analystes relevant de deux directeurs adjoints. Par ailleurs, l'équipe chargée du traitement de l'arriéré, qui se compose principalement de consultants et de personnel de soutien, relevait directement du troisième directeur adjoint de la direction. Les directeurs adjoints, le gestionnaire des Pratiques et Systèmes opérationnels ainsi que l'équipe des Politiques et gouvernance relevaient du directeur (voir la figure 1).

Figure 1 : Structure organisationnelle du Bureau de l'AIPRP

Structure organisationnelle du Bureau de l'AIPRP

Les récents changements apportés à la structure et à la capacité du Bureau de l'AIPRP (53 ETP), dont la nouvelle équipe de consultation accélérée et l'unité de réception, seront inscrits dans le prochain rapport annuel au Parlement en 2011-2012.

Défis actuels

Le graphique de la figure 2 montre le nombre toujours croissant de demandes (de tous genres) reçues par le MAECI en vertu des deux lois. Pendant la période de référence, le MAECI (y compris Passeport Canada) a reçu en tout quatre mille cent soixante-trois demandes (4 163), pour un total de deux cent quarante-sept mille sept cent trente-huit (247 738) pages. Cela représente une hausse de 24 p. 100 par rapport à l'exercice précédent. Les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les consultations demandées par d'autres ministères en vertu des deux lois ainsi que les demandes adressées principalement à Passeport Canada par des organismes d'enquête en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels figurent parmi les types de demandes dont le nombre a augmenté.

Figure 2 – Nombre de demandes d’AIPRP reçues par exercice financier

Nombre de demandes d'AIPRP reçues par exercice financier

En raison de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le MAECI joue un rôle consultatif clé en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, au nom des autres ministères fédéraux.

Parmi les autres défis actuels, mentionnons :

  • Le niveau de complexité et de sensibilité des demandes d'AIPRP présentées au MAECI, auxquelles s'ajoutent les cas contentieux parallèles.
  • Les responsabilités uniques du MAECI en vertu des deux lois dont le Ministère doit s'acquitter au nom d'autres ministères et en conformité avec les politiques connexes du SCT. Le MAECI consulte des organismes étrangers pour le compte d’autres ministères fédéraux qui traitent les demandes d’information provenant de l’étranger. En fait, à l'instar des périodes de référence antérieures, le MAECI a même reçu plus de demandes de consultations de la part d'autres ministères (1 049) que de demandes visant l'accès à des documents placés sous sa garde (798). Ce rôle primordial ajoute encore au fardeau des ressources du Bureau de l'AIPRP.
  • Il existe un bassin limité d’analystes de l’AIPRP chevronnés dans la communauté fédérale de l’AIPRP, et le Ministère doit consacrer beaucoup de temps et d’argent à former lui-même ses propres analystes de l’AIPRP.
  • Des défis importants dans le domaine de la gestion d'information et des technologies de l'information (GI/TI) se posent au MAECI, lesquels font encore l'objet d'un examen en vue de trouver des solutions électroniques.

Principales considérations

Depuis 1998, le rendement du MAECI en vertu de la Loi sur l’accès à l’information a fait l'objet d'un examen minutieux de la part du Commissariat à l'information du Canada du fait que le Ministère n'observait que très médiocrement les délais prescrits par la Loi. De plus, un engagement et un respect accrus à l'égard de ces responsabilités législatives constituent une priorité du gouvernement du Canada dont rendent compte les instruments suivants : 

  • Loi fédérale sur la responsabilité. Engagement en matière d'ouverture, de transparence et de reddition de comptes en ce qui concerne ses activités de programme, en vertu de ses obligations au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Efficacité de la gestion de l’information (indicateur numéro 12) : « Gouvernance et gestion de l’information et des documents de manière à soutenir les résultats des programmes et des services, les besoins et les responsabilités opérationnels ainsi que l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’information. »
  • Les politiques du SCT sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels font état du rôle « quasi constitutionnel » joué par l'AIPRP et de l'importance de la conformité pour la responsabilité du gouvernement et le processus démocratique.
  • La Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT est entrée en vigueur en mai 2002, et le MAECI a dû mettre en place les ressources nécessaires pour veiller à s'y conformer. De plus, en raison des exigences de la Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) instaurée en 2005 par le SCT, le MAECI doit assurer la sécurité des actifs en matière de sécurité de l'information et de technologies de l'information (TI), ce qui englobe l'obligation de préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour la plupart de ces systèmes.  

Les services aux Canadiens comprennent l'un des trois résultats stratégiques de l'architecture d’activités de programmes (AAP) du Ministère. L'AIPRP est l'un des services essentiels offerts par le Ministère au public général au Canada, et un service amélioré exige une plus grande conformité aux lois pertinentes. Qui plus est, compte tenu de la fonction supplémentaire du bureau ministériel de l'AIPRP qui est de consulter les gouvernements étrangers sur la diffusion de l'information qui en émane, un des principaux éléments de la mise en œuvre de l'AIPRP consiste à gérer les relations internationales et garantir à nos partenaires que l’information en émanant est gérée de manière appropriée.

L'amélioration de la conformité à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels a continué d'être une priorité ministérielle, surtout en présence du nombre croissant de cas accumulés touchant les demandes d'information sur les priorités internationales clés du gouvernement, comme l'Afghanistan. Cela est d'autant plus vrai qu'en dépit des contraintes financières subies par le MAECI en 2010-2011, le Bureau de l'AIPRP a tout de même réussi à renforcer ses capacités par l'injection de fonds supplémentaires de 2,7 millions de dollars dans l'AIPRP en juin 2010.

Administration des demandes

La section suivante explique plus en détail le rapport statistique du SCT figurant à l'annexe B.

Demandes de communication des renseignements personnels

Entre le 1er avril 2010 et le 31 mars 2011, le Ministère a reçu trois cent vingt (320) demandes d'information en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il faut ajouter à ces nouvelles demandes quarante-six (46) demandes reportées de l'exercice financier précédent, pour un total de trois cent soixante-six demandes (366). Durant la période de référence, trois cent trente-trois (333) demandes ont été traitées et trente-trois (33) toujours en cours ont été reportées à la prochaine période de rapport.

Répartition des demandes traitées

Figure 3 : Répartition des demandes traitées
DemandesNombre de demandes
Communication totale32
Communication partielle217
Aucune communication (exclusion)0
Aucune communication (exemption)1
Traitement impossible41
Abandon de la demande29
Transmission13
Total333
Mesures prises à l'égard des demandes traitées

Exemptions et exclusions

L'exemption la plus courante utilisée par le Ministère au cours de l'exercice financier relève de l'article 26 [Renseignements concernant un autre individu] en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle a été invoquée deux cent onze (211) fois. Le Ministère a utilisé des exclusions cinq (5) fois en vertu du sous-paragraphe 70(1) [documents confidentiels du Cabinet] au cours de la période de référence.

Prorogations de délais

Au cours de la période de référence, le Ministère a demandé des prorogations en vertu des paragraphes 15a)(i) et 15a)(ii), à 22 et 13 reprises, respectivement.

Consultations reçues d'autres institutions

Lorsqu'une demande renferme des documents qui présentent un intérêt plus grand pour une autre institution, le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l’institution concernée est consulté. Entre le 1er avril 2010 et le 31 mars 2011, le Ministère a reçu d'autres institutions du gouvernement fédéral cent une (101) consultations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements.

Au cours de la période de référence, cent vingt-six (126) consultations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été traitées, représentant trois mille cinq cent deux (3 502) pages.

Consultations auprès d'autres institutions

Figure 4 : Consultations auprès d'autres institutions
Institutions gouvernementalesNombre de consultations
Autres institutions du gouvernement fédéral80
Bureau du Conseil privé (documents confidentiels du Cabinet)5
Institutions provinciales ou municipalités2
Gouvernements ou institutions étatiques de l'étranger14
Total101

Communication de renseignements personnels

Le paragraphe 8(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que « les renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale ne peuvent être communiqués, à défaut du consentement de l'individu qu'ils concernent, que conformément au présent article ».

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que « la communication des renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale est autorisée » dans certains cas (voir la figure 4).

Figure 4 : Communication de renseignements personnels en vertu de l’article 8(2)

Communication des renseignements personnels en vertu de l'article 8(2)

Alinéa 8(2)b)

Les renseignements personnels peuvent être communiqués « aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication ».

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, huit (8) demandes ont été reçues et traitées.

Alinéa 8(2)c)

La communication de renseignements personnels peut être exigée « par subpoena, mandat ou ordonnance d'un tribunal, d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de renseignements".

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une (1) demande a été reçue et traitée.

Alinéa 8(2)d)

Les renseignements personnels peuvent être communiqués “au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral”.

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, deux (2) demandes ont été reçues et traitées.

Alinéa 8(2)e)

Les renseignements personnels peuvent être communiqués “à un organisme d'enquête […] en vue de faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d'enquêtes licites”.

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sept cent quarante-deux (742) demandes ont été reçues et traitées. La plupart des demandes reçues en vertu de l’alinéa 8(2)e) proviennent de la GRC et du SCRS, qui demandent d’avoir accès à des dossiers de demandes de passeport. À ce titre, l’équipe de l’AIPRP de Passeport Canada traite l’ensemble de ces demandes au nom du Bureau de l’AIPRP du MAECI.

Alinéa 8(2)f)

Les renseignements personnels peuvent être communiqués “aux termes d'accords ou d'ententes conclus d'une part entre le gouvernement du Canada et le gouvernement d'une province [ou d'un territoire] […] en vue de l'application des lois ou pour la tenue d'enquêtes licites”.

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministère a reçu et traité neuf cent soixante-six (966) demandes. La plupart des demandes au titre de l’alinéa 8(2)f) proviennent de la Sûreté du Québec, qui demande d’avoir accès à des dossiers de demandes de passeport. Comme dans les cas des demandes au titre de l’alinéa 8(2)e), l’équipe d’AIPRP de Passeport Canada traite l’ensemble de ces demandes au nom du Bureau de l’AIPRP du MAECI.

Alinéa 8(2)g)

Les renseignements personnels peuvent être communiqués “à un parlementaire fédéral en vue d'aider l'individu concerné par les renseignements à résoudre un problème”.

Le Bureau de l’AIPRP n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de cet alinéa durant la période de référence du présent rapport.

Alinéa 8(2)l)

Les renseignements personnels peuvent être communiqués “à toute institution fédérale en vue de joindre un débiteur ou un créancier de Sa Majesté du chef du Canada”.

Le Bureau de l’AIPRP n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de cet alinéa durant la période de référence du présent rapport.

Alinéa 8(2)m)

Les renseignements personnels peuvent être communiqués “à toute autre fin dans les cas où, de l'avis du responsable de l'institution :

(i) des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée,

(ii) l’individu concerné en tirerait un avantage certain”.

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministère a reçu et traité trente-cinq (35) demandes durant la période de référence. La majorité de ces demandes ont été présentées par l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC), en vertu de l’alinéa 8(2)m)(ii) de la Loi. L’Agence avait besoin des coordonnées de personnes identifiées comme ayant occupé dans un avion commercial des places assises dans le voisinage immédiat d’une personne atteinte de tuberculose infectieuse latente pendant plus de huit heures d’affilée. Cette communication est présumée nécessaire pour prévenir les autorités provinciales/territoriales concernées qui mettront cette personne au courant du risque de contamination provenant de la tuberculose infectieuse latente. Le MAECI n’a aucune objection à communiquer ces renseignements personnels en l’absence du consentement de l’individu en question, car l’information sera clairement utile aux personnes à qui elle s’applique. Dans tous les cas, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada est avisé de la divulgation au moment même où l’information est communiquée à l’ASPC en raison du caractère d’urgence des questions de cette nature.

Plaintes et enquêtes

Plaintes reçues et traitées

Figure 6 : Plaintes reçues et traitées
Motif des plaintesNombre de plaintes
Retard2
Prorogation0
Frais0
Refus - Exemptions0
Refus - Généralités1
Utilisation et divulgation diverse0
Figure 7 : Conclusions et résultats
ConclusionNombre de ConclusionRésultatNombre de Résultat
Interrompue0Aucune mesure requise2
Non justifiée0Mesure corrective prise0
Non légitime1  
Résolue1  
Légitime0  

À la suite d'une plainte concernant le traitement des documents consulaires, le Bureau de l'AIPRP a collaboré étroitement avec le Programme consulaire pour :

  • réviser la politique sur l'utilisation et la communication des renseignements personnels du Programme consulaire;
  • réviser le formulaire Consentement de divulgation de renseignements personnels;
  • réviser les Procédures normalisées de fonctionnement pour ce qui est des communications relatives aux cas consulaires;
  • ajouter un nouveau chapitre sur la protection des renseignements personnels et l'accès à l'information dans le Manuel des politiques consulaires;
  • ajouter une déclaration sur la protection des renseignements personnels dans le Guide d'utilisateur de CAMANT;
  • aider le Programme consulaire à concevoir son propre didacticiel de formation en ligne sur les affaires consulaires, y compris sur les dispositions liées à l'AIPRP.

Atteintes à la vie privée

Au cours de la période de référence, Passeport Canada a traité trente-trois (33) incidents d'atteintes à la vie privée, touchant la perte ou le vol de demandes de passeports ou une divulgation indue. Toutes les personnes concernées ont été avisées par écrit de l’infraction et de leur droit de déposer une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP). Selon le cas, PPTC a avisé le CPVP directement, qui s'est dit satisfait de ses procédures et de ses mesures correctives.

Le Bureau de l’AIPRP du MAECI n’a relevé aucun autre type de violation de la vie privée durant la période de référence.

Cour fédérale

Au cours de la période de référence, le MAECI a fait l'objet d'un recours judiciaire auprès de la Cour fédérale dans le cadre d'une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Abousfian Abdelrazik et le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international

En septembre 2009, l’avocat de M. Abdelrazik a déposé une requête (T-1581-09) conformément à l’article 41 de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour obtenir une ordonnance en vue de la production de renseignements personnels au sujet du demandeur dans le cadre d’une requête faite en novembre 2008. Le demandeur était inquiet avec raison du délai de réponse à sa requête; effectivement, la Commissaire à la protection de la vie privée du Canada a conclu que sa plainte était fondée. En vérité, le dossier a pris particulièrement beaucoup de temps à traiter en raison de son volume (environ 15 000 pages), de la complexité du cas (et des litiges), du besoin de mener diverses consultations (y compris pour des documents confidentiels du Cabinet), ainsi que de plusieurs autres facteurs découlant du manque de capacité du Bureau de l’AIPRP. À la suite de très longues consultations, le Bureau de l'AIPRP a réussi à terminer le traitement en août 2010.

Questions soulevées par les agents du Parlement

Le MAECI n’a pas fait l’objet de vérifications ou d’examens menés par les agents du Parlement (y compris le Commissariat à la protection de la vie privée) relativement à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période de référence.

Administration des renseignements personnels

La Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) qui a été mise en place par le SCT en mai 2002 a été remplacée par la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT le 1er avril 2010. Cette nouvelle directive fait en sorte que la protection des renseignements personnels soit prise en compte et que les conséquences sur la protection des renseignements personnels soient bien cernées, évaluées et contrôlées avant la mise en œuvre d'un programme, d'une activité ou d'un service nouveau ou considérablement modifié faisant intervenir des renseignements personnels. Il s'agit d'une évaluation progressive de la circulation des renseignements personnels détenus dans le cadre d'un programme, d'une activité ou d’un service donné. Plus précisément, ce processus permet au Ministère de déterminer si les nouvelles technologies, les systèmes d'information, les initiatives et les programmes ou politiques proposés respectent les exigences du gouvernement en matière de protection des renseignements personnels. Depuis l’entrée de la nouvelle directive, une évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP) n'est plus entamée.

De plus, en raison des exigences de la Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) instaurée en 2005 par le SCT, le MAECI doit assurer la sécurité des actifs en matière de sécurité de l'information et de technologies de l'information (TI), ce qui englobe l'obligation de préparer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour la plupart de ces systèmes.

Dès le début d'une EFVP jusqu'au produit final, le Bureau de l'AIPRP fournit conseils et orientations stratégiques en matière de protection des renseignements personnels aux secteurs des programmes du Ministère.

Au cours de la période de référence et conformément à la nouvelle directive ci-dessus, le MAECI n'a pas entamé de nouvelle EPFVP. Pendant la même période, le MAECI a entrepris huit (8) nouvelles EFVP et il a également soumis une (1) EPFVP et une (1) EFVP au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) pour examen. Enfin, il a conclu une (1) EFVP et l’a publié sur son site Internet.

Notons également que quinze (15) autres projets liés aux activités de programme du MAECI ont été examinés par le Bureau de l'AIPRP pendant la période de référence. Le Bureau a toutefois estimé que lesdits projets n'avaient pas besoin d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Les renseignements suivants concernent les EPFVP et des EFVP menées en 2010-2011. Pour faciliter leur consultation, ils sont indiqués en ordre alphabétique :

Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (EFRVP)

Portail de gestion des urgences

Le portail de gestion des urgences est un outil Web de reddition de comptes qui offre à la haute direction et aux équipes opérationnelles de l’Administration centrale et des missions un aperçu centralisé des urgences touchant nos missions dans le monde entier. Il permettra d’unir toutes les activités et tous les renseignements liés à la gestion des urgences pour la surveillance, la gestion et la reddition de comptes en matière d’urgences internationales et de crises humanitaires, consulaires, sanitaires, environnementales, politiques et économiques, ainsi que de crises liées à la sécurité. Avec le portail, les utilisateurs pourront connaître et analyser les situations en temps réel, ainsi que voir les leçons apprises en vue d’améliorer la gestion des urgences et des crises.

Une EPFVP a été entamée auparavant. Elle a été terminée et transmise au CPVP pendant la période de référence. Le résumé de l'EPFVP sera affiché sur le site Web du MAECI sous peu, mais il figurera dans le prochain rapport. Le résumé se trouvera à l'adresse suivante : Publication - Accès à l'information et protection des renseignements personnels.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

ccmMercury

En 2001, le MAECI a mis en service ccmMercury, un système destiné à ses agents. À l'époque, un système unique avait été mis au point pour gérer la correspondance ministérielle. Au fil des ans, d'autres systèmes ont été déployés par l'intermédiaire de ccmMercury selon les besoins du Ministère. Chaque système est indépendant des autres dans l'environnement ccmMercury. ccmMercury est une application de base de données qui permet à ses utilisateurs de suivre le cheminement d'un document, y compris de ses pièces jointes dans de nombreux formats de fichier. La fonction d'imagerie intégrée dans le système permet aux utilisateurs de numériser des documents et, grâce à des modèles, il leur est possible de créer automatiquement des documents (par exemple des réponses normalisées et des bordereaux de transmission). Les fonctions de recherche et d'établissement de rapports permettent aux utilisateurs de trouver facilement des données dans le système et de produire des rapports.

Une EFVP a été entamée auparavant. Pendant la période de référence, l'évaluation a été terminée et envoyée au CPVP. À la fin de la période de référence, le Bureau de l'AIPRP attendait toujours les commentaires du Commissariat à l'égard de l'EFVP. Au cours de la même période, le résumé de l'EFVP a été diffusé sur le site Internet du MAECI, à l'adresse suivante : Publication - Accès à l'information et protection des renseignements personnels.

Fonds pour l'assistance aux Canadiens en difficulté (FACD)

Composé de deniers publics, ce fonds sert à offrir une aide financière aux Canadiens en difficulté à l'étranger.

Une EFVP était nécessaire et a été entamée pendant la période de référence. Une fois l'EFVP terminée, le résumé se trouvera sur le site Internet du MAECI à l'adresse suivante : Publication - Accès à l'information et protection des renseignements personnels.

Élargissement du programme Inscription des Canadiens à l'étranger (ROCA) par l'intermédiaire de Facebook

Le ROCA est un service auquel les Canadiens qui voyagent ou vivent à l'étranger peuvent s'inscrire afin d'être contactés par des représentants du gouvernement et d'obtenir leur aide en cas d'urgence, par exemple une catastrophe naturelle, agitation civile, ou une urgence dans leur famille.

Au cours de la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a appris que le Ministère cherchait à élargir le ROCA par l'intermédiaire de Facebook. Une EFVP était nécessaire pour un projet de la sorte; elle a été entamée au cours de la même période. Une fois l'EFVP terminée, le résumé se trouvera sur le site Internet du MAECI à l'adresse suivante : Publication - Accès à l'information et protection des renseignements personnels.

Conseiller en responsabilité sociale des entreprises (RSE) de l'industrie extractive

Le Bureau du conseiller en RSE de l'industrie extractive a été fondé en 2009 dans le cadre de la Stratégie de RSE du gouvernement du Canada pour les sociétés extractives présentes à l'étranger. Cette stratégie vise à aider les sociétés canadiennes du secteur minier, pétrolier et gazier à s’acquitter de leurs responsabilités sociales et environnementales à l’étranger. Le Bureau du conseiller en RSE a le mandat d'examiner les pratiques de RSE des entreprises canadiennes qui œuvrent à l'étranger et de conseiller les intervenants au sujet des pratiques exemplaires reconnues et des normes de rendement approuvées.

Une EFVP était nécessaire et a été entamée au cours de la période de référence. Une fois l'EFVP terminée, le résumé sera affiché sur le site Internet du MAECI à l'adresse suivante : Publication - Accès à l'information et protection des renseignements personnels.

Portail des Directives sur le service extérieur (DSE)

Les DSE offrent des indemnités et conditions d'emploi qui, combinées au traitement, permettent aux ministères et organismes de recruter, de conserver et d'affecter les fonctionnaires compétents qu'il leur faut pour appuyer les divers programmes du gouvernement à l'étranger.

Le Portail des DSE est une application qui servira à gérer les clients dans les missions canadiennes à l'étranger. Il recevra des données du Système de gestion des ressources humaines pour tous les clients du MAECI. Des renseignements sur les clients d'autres ministères seront saisis manuellement dans le Portail. Le Portail des DSE fournira également au Système de gestion intégrée du MAECI les renseignements nécessaires pour faire en sorte que les clients soient payés en temps opportun.

Une EFVP était nécessaire pour le Portail et a été entamée au cours de la période de référence. Une fois l'EFVP terminée, le résumé sera affiché sur le site Internet du MAECI à l'adresse suivante : Publication - Accès à l'information et protection des renseignements personnels.

Système de gestion des ressources humaines (SGRH) et mise en œuvre du module Recrutement

Comme beaucoup d'autres ministères, le MAECI utilise le Système de gestion des ressources humaines pour traiter toutes les questions liées aux ressources humaines, par exemple les nominations, les congés, etc.

Une EFVP a été entamée auparavant, terminée et transmise au CPVP. Au cours de la période de référence, le CPVP a fait savoir qu'il n'allait pas formuler de recommandations sur l'EFVP, mais qu'il pourrait choisir de le faire ultérieurement. Au cours de la même période, le MAECI a également décidé de mettre en service le module Recrutement du SGRH. Une EFVP a été entamée pour ledit module. Dès que l'EFVP sera terminée, elle sera affichée sur le site Internet du MAECI à l'adresse suivante : Publication - Accès à l'information et protection des renseignements personnels.

Logiciel IPL pour le personnel du Japon

Le logiciel IPL est une application de gestion de la paye dont les missions se servent pour produire chaque mois la paye des employés recrutés sur place au Japon (comprend les missions de Tokyo, Kyushu, Nagoya et Sapporo).

Une EFVP était nécessaire et a été entamée au cours de la période de référence. Une fois l'EFVP terminée, le résumé sera affiché sur le site Internet du MAECI à l'adresse suivante : Publication - Accès à l'information et protection des renseignements personnels.

Outil de collaboration pour la gestion de projet en ligne

La Direction générale des biens appuie les objectifs et programmes internationaux du Canada en offrant des services efficaces et économiques d’aménagement des bureaux et du personnel, de gestion des biens, d’entretien ainsi que des services matériels à sa clientèle. Pendant un certain temps, un service de collaboration en ligne pour la gestion de projet a été employé à titre expérimental. Ce service s'est avéré très efficace. Le Ministère prépare donc sa mise en œuvre complète. Le service de collaboration en ligne sera hébergé par un fournisseur de services dans ses installations.

Une EFVP a été entamée auparavant. Au cours de la période de référence, des renseignements supplémentaires ont été transmis au Bureau de l'AIPRP. Il a été confirmé que les renseignements recueillis ne constituent pas des renseignements personnels au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par conséquent, une EFVP n'est pas nécessaire et ne sera pas effectuée.

Inscription en ligne des missions commerciales du Canada

Le rôle principal de la Direction des missions commerciales internationales consiste à assurer la planification, la coordination et le bon déroulement des missions commerciales à l’étranger.

Une EPFVP a tout d’abord été soumise au CPVP le 14 août 2007. Le CPVP a formulé certaines recommandations, mais il avait d'autres questions. Le Bureau de l'AIPRP a répondu au CPVP et, à la fin de la période de référence, il attendait toujours la réponse du CPVP. Le Bureau de l'AIPRP a également été avisé par la Direction des missions commerciales que certains changements avaient été apportés à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation des renseignements personnels recueillis. Le Bureau de l'AIPRP a discuté de la question de façon plus approfondie avec la Direction. Peu de temps après la fin de la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a confirmé auprès de la Direction qu'une EFVP était nécessaire pour tenir compte des changements. Une EFVP a été entamée et figurera dans le prochain rapport. Une fois l'EFVP terminée, le résumé sera affiché sur le site Internet du MAECI à l'adresse suivante : Publication - Accès à l'information et protection des renseignements personnels.

Passeport Canada – Addenda à l’EFVP annexée à l’évaluation globale du ministère de la Justice relativement aux changements concernant le partage de l’information entre le ministère de la Justice, PPTC et la GRC

Il existe une entente relative au partage de l’information entre PPTC, le ministère de la Justice et la GRC, qui porte sur la suspension d’un passeport ou le refus de délivrer un passeport ainsi que sur la levée de la suspension ou du refus. Des modifications devaient être apportées à l’entente étant donné que l’information ne sera plus communiquée à la GRC.

Au cours de la période de référence, le ministère de la Justice a préparé une évaluation globale pour tenir compte des changements relatifs au processus de partage de l’information faisant l’objet de l’entente susmentionnée et pour évaluer ces changements. PPTC a amorcé la rédaction d’un addenda à l’EFVP, qui sera soumis au ministère de la Justice en tant qu’annexe à son évaluation globale. Une fois que l’addenda à l’EFVP sera prêt, le résumé sera affiché sur le site Internet du MAECI à l’adresse suivante : Publication - Accès à l'information et protection des renseignements personnels.

Passeport Canada – projet pilote concernant le passeport électronique

Donnant suite à certaines résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme, l'Organisation de l'aviation civile internationale (OACI) a adopté de nouvelles caractéristiques en matière de passeports qui prévoyaient un plan détaillé global pour l'intégration des renseignements d'identification biométrique dans les passeports et dans les autres documents de voyage lisibles à la machine. Ces nouvelles caractéristiques exigent l'insertion d'un microcircuit intégré sur lequel sera conservée la photo d'identité du titulaire du passeport. En 2004, le gouvernement canadien a instauré sa Politique de sécurité nationale et présenté un plan de mise en œuvre en vue de mener des initiatives de renforcement de la sécurité aux frontières.

On a envoyé l’EFVP au CPVP le 19 mars 2008. Le CPVP a ensuite présenté des recommandations, puis une réponse a été envoyée le 29 décembre 2008. En octobre 2009, le Commissariat a fait savoir au Bureau de l’AIPRP qu’il était satisfait de sa réponse et qu’il allait clore le dossier en attendant les prochains rapports de PPTC à l’égard de la mise en œuvre à l’échelle nationale. Ultérieurement, PPTC a informé le Bureau de l’AIPRP que la phase de planification du projet de mise en œuvre à l’échelle nationale du passeport électronique avait été lancée. Au cours de la période de référence, PPTC a mis la dernière main à la mise à jour du rapport sur l’EFVP (il ne s’agit pas d’une nouvelle EFVP), qui décrit les mesures et leur état d’avancement, et l’a envoyé au CPVP. À la fin de la période de référence, le Bureau de l’AIPRP n’avait toujours pas reçu les commentaires du CPVP sur le rapport de mise à jour de l’EFVP et le plan d’action.

Passeport Canada – Politique sur les répondants et directive sur la politique relative à la perte de citoyenneté

Passeport Canada a lancé deux nouvelles politiques qu’on retrouve dans ses formulaires de demande de passeport : la politique sur les répondants et la politique relative à la perte de citoyenneté canadienne selon l’article 8 de la Loi sur la citoyenneté.

La nouvelle politique sur les répondants permet aux titulaires d’un passeport canadien (mais pas à tous) d’être le répondant d’un demandeur de passeport au Canada et aux États-Unis.

La directive sur la politique relative à la perte de citoyenneté exige que la fonction publique informe les Canadiens touchés par l’article 8 de la Loi sur la citoyenneté de 1977. Cet article stipule ce qui suit : « La personne qui, née à l’étranger après le 14 février 1977, possède la citoyenneté canadienne en raison de la qualité de citoyen reconnue, à sa naissance, à son père ou sa mère au titre de l’alinéa 3(1)b) ou e), la perd à l’âge de vingt-huit ans sauf si : a) d’une part, elle demande à conserver sa citoyenneté; b) d’autre part, elle se fait immatriculer comme citoyen et soit réside au Canada depuis un an à la date de la demande, soit démontre qu’elle a conservé avec le Canada des liens manifestes. »

Une EFVP avait été amorcée, terminée et envoyée au CPVP. Pendant la période de référence, le CPVP a présenté des recommandations concernant l’EFVP, et le Bureau de l’AIPRP y a réagi. À la fin de la période de référence, le Bureau de l’AIPRP attendait toujours les commentaires du CPVP sur sa réponse.

Bourses d’études – Financement d’études en diplomatie publique

Le Programme de relations académiques du gouvernement du Canada est géré par le MAECI. L’objectif du programme est de promouvoir les valeurs et l’identité canadiennes partout dans le monde, en vue de consolider les relations internationales du pays. Grâce aux programmes de bourses internationales, qui comprennent des bourses offertes aux Canadiens par des gouvernements étrangers (Programme d’échanges universitaires Canada-Chine, Programme de bourses de l’Organisation des États américains (OEA), Programme canadien des bourses d’études du Commonwealth), ainsi que des bourses offertes aux non-Canadiens par le gouvernement du Canada (Programme d’échanges universitaires Canada-Chine, Programme canadien des bourses d’études du Commonwealth, Bourses du gouvernement du Canada), le MAECI gagne des alliés pour le Canada qui pourraient occuper des postes d’autorité dans leurs pays respectifs, resserrant ainsi les liens internationaux et l’influence du Canada. Dans les pays en développement, ces bourses sont censées contribuer au développement du capital humain. Le Programme des bourses du Commonwealth, qui figure parmi les premiers programmes de bourses internationales à être établis, a vu le jour en 1959, alors que les pays du Commonwealth, le Canada en tête, ont mis en place un régime de bourses visant à renforcer les liens les unissant et à encourager les études supérieures. Le Canada est le principal bailleur de fonds des bourses du Commonwealth, après le Royaume-Uni.

L’EFVP a été soumise au CPVP en novembre 2006. Le CPVP a recommandé la réalisation d’une EFVP complète. Cette EFVP a été amorcée pendant la période de référence. Dès qu’elle sera achevée, le résumé sera affiché sur le site Web du MAECI à l’adresse suivante : Publication - Accès à l'information et protection des renseignements personnels.

Couplage et partage des données

Aucun nouveau protocole d’entente ni aucune nouvelle entente sur le partage de l’information n’ont été signés au cours de la période de référence. Toutefois, Passeport Canada (PPTC) a travaillé en étroite collaboration avec le ministère de la Justice pour réviser l’entente relative au partage de l’information entre PPTC, le ministère de la Justice et la GRC, qui porte sur la suspension d’un passeport ou le refus de délivrer un passeport ainsi que sur la levée de la suspension ou du refus. Des modifications doivent être apportées à l’entente étant donné que l’information ne sera plus communiquée à la GRC.

Au cours de la même période, PPTC a mis en œuvre le « projet pilote sur le parent connu » à son bureau régional de Kitchener. PPTC voulait trouver un moyen sûr et efficace d’utiliser les dossiers existants pour confirmer l’identité tant du parent qui présente la demande que de l’autre parent dont la signature est requise sur la demande de passeport de l’enfant. Cette initiative a renforcé l’intégrité des passeports des enfants et a aidé à prévenir de possibles enlèvements d’enfants. En outre, PPTC a amélioré le service à la clientèle en consultant la base de données plutôt que demander aux clients de lui fournir des documents additionnels pour confirmer leur identité, ce qui occasionne un dérangement. Lorsque PPTC n’a pas trouvé une signature comparable dans la base de données, des vérifications additionnelles ont été faites pour confirmer l’identité du parent connu.

Opérations internes

Project relatif au traitement de l'arriéré

Grâce aux nouveaux fonds octroyés pour l’AIPRP en juin 2010, le Bureau de l’AIPRP a non seulement ajouté dix (10) équivalents temps plein à son effectif, mais a aussi lancé un projet relatif au traitement de l’arriéré en juillet 2010 afin de traiter l’ensemble des dossiers en retard d’ici l’été 2011. Ce projet a été un franc succès. Au moment où le présent rapport a été rédigé, 360 des 405 dossiers relatifs à l’AIPRP avaient été clos, ce qui représente 216 373 pages sur les 275 056 pages à traiter. On s’attend à ce que les 45 dossiers restants (58 683 pages), dont certains doivent faire l’objet de consultations externes, soient clos d’ici le début de l’automne 2011.

Politiques et gouvernance

En 2010-2011, le Bureau de l’AIPRP a mis sur pied une équipe spécialisée en matière de politiques et de gouvernance, dont les principales responsabilités sont de fournir des conseils stratégiques sur l’AIPRP ainsi que de concevoir et d’offrir une formation sur l’AIPRP, qui s’adresse tant aux employés du Bureau de l’AIPRP qu’aux employés du Ministère en général.

L'équipe des politiques et de la gouvernance est aussi chargée de tenir à jour les lignes directrices des analystes de l'AIPRP en ce qui concerne le traitement des demandes d'AIPRP; de répondre aux questions de nature générale des clients internes; de fournir des conseils, de l'aide et des orientations sur la protection des renseignements personnels, la nécessité des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), des énoncés de confidentialité, des avertissements et des formulaires de consentement, et la conception ou la révision de tels documents; d'aider à la conception des rapports statistiques au SCT et à la préparation des rapports annuels au Parlement au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L'équipe des politiques et de la gouvernance est aussi chargée de tenir à jour les lignes directrices des analystes de l'AIPRP en ce qui concerne le traitement des demandes d'AIPRP; de répondre aux questions de nature générale des clients internes; de fournir des conseils, de l'aide et des orientations sur la protection des renseignements personnels, la nécessité des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), des énoncés de confidentialité, des avertissements et des formulaires de consentement, et la conception ou la révision de tels documents; d'aider à la conception des rapports statistiques au SCT et à la préparation des rapports annuels au Parlement au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L'équipe est également chargée de mettre à jour le chapitre du MAECI dans la publication Info Source du SCT, d'enregistrer les banques de renseignements personnels auprès du SCT et de donner des séances d'information, de sensibilisation et de formation sur Info Source. Il convient de souligner que le travail dans ce secteur de politique a augmenté d'au moins 50 pour cent depuis la dernière période de référence, conséquence directe de ce qui suit :

Examen complet d'Info Source : Pour la première fois, le Bureau de l'AIPRP a passé au peigne fin les fonds d'information de tous les secteurs de programme au MAECI. La coordination de cette activité a été une entreprise complexe; il a fallu préparer une trousse de formation détaillée, donner de multiples séances de formation, tenir des rencontres individualisées avec les bureaux de première responsabilité (BPR) de même que réviser et mettre à jour la chapitre du Ministère dans Info Source. Environ 80 % des BPR ont pris part à cette activité.

Nouvelle politique concernant Internet et l'intranet : Dans le cadre du nouveau processus en vigueur, le Bureau de l'AIPRP devait approuver tous les formulaires, nouveaux ou mis à jour, à publier dans les sites Internet et intranet du Ministère. La quantité de travail a augmenté de façon spectaculaire lorsque l'examen d'un formulaire a fait ressortir d'autres implications au chapitre de la protection des renseignements personnels; il a donc fallu établir une catégorie de documents, une catégorie de renseignements personnels, un fichier de renseignements personnels (FRP), un énoncé de confidentialité et une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Il convient de souligner que le travail augmentera encore davantage lorsqu'on mettra en œuvre un processus semblable pour tous les formulaires PDF.

Formation et perfectionnement

En 2010-2011, le Bureau de l'AIPRP a continué de veiller à ce que tous les analystes de l'AIPRP, indépendamment de leurs années d'expérience, reçoivent la formation et les outils nécessaires pour accomplir efficacement leur travail. En effet, des séances de formation ont été mises au point pour répondre aux besoins du Bureau et chaque analyste a accès à un mentor ou un encadreur particulier (aussi appelé chef d'équipe). Les responsabilités des chefs d'équipe consistent à offrir aux employés un milieu d’apprentissage continu qui soit positif et propice à leur perfectionnement en tant que spécialistes de l'AIPRP. En outre, on a continué d'élaborer des plans d'apprentissage en collaboration avec chaque employé du Bureau de l'AIPRP afin de bien cerner leurs besoins en matière de formation et de faire le nécessaire pour y répondre.

Le Bureau de l’AIPRP a aussi continué de profiter de son programme de perfectionnement professionnel en matière d'AIPRP, qui permet au MAECI de former ses propres analystes de l’AIPRP, en raison de la pénurie d’analystes d’expérience au sein de la communauté de l’AIPRP fédérale. Ce programme a connu beaucoup de succès à résoudre des questions de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève.

La mise sur pied de la nouvelle équipe des politiques et de la gouvernance a permis au Bureau de l'AIPRP de répondre à ses propres besoins de formation et à ceux du MAECI en général, de former les nouveaux employés dès qu'ils commencent à travailler au Ministère ainsi que de faire en sorte que le MAECI se conforme à tous les autres aspects et règlements liés à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le site intranet de l'AIPRP du MAECI est continuellement mis à jour et accessible aux personnes qui se posent des questions au sujet du processus d'AIPRP au MAECI. Le Bureau de l'AIPRP a aussi ajouté de nombreux outils de référence, par exemple des questionnaires personnalisés sur l'incidence de la protection des renseignements personnels et des directives pour le traitement des demandes d'AIPRP.

Le Bureau de l'AIPRP a mis en œuvre un programme panministériel de sensibilisation à l'AIPRP structuré de manière à ce que les employés du Ministère comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d'AIPRP. De plus, le MAECI a diversifié le type d'instances au cours desquelles il offre une formation sur l'AIPRP, par exemple les réunions des spécialistes faisant partie des bureaux de première responsabilité (BPR) et le cours MAECI 101, qui s'adresse aux nouveaux employés du Ministère. L'AIPRP est aussi l'un des sujets abordés lors des diverses séances de formation données aux employés qui quittent le Canada afin de mieux les préparer au travail dans une mission à l'étranger. Le formateur du Bureau de l'AIPRP offre également des séances de formation aux spécialistes, au cours desquelles ils examinent des documents afin de sensibiliser les employés à l'exercice du pouvoir discrétionnaire lorsqu'ils recommandent des prélèvements.

Par ailleurs, de nouveaux types de séances de formation ont été conçus à l'aide de nouvelles technologies afin que le Bureau de l'AIPRP soit en mesure de joindre un plus grand public et que les employés des missions puissent eux aussi recevoir la formation nécessaire. Mentionnons, à titre d'exemple, que des séances de formation sur la Loi sur l’accès à l’information et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels sont données au personnel des missions (employés recrutés sur place, agent des affaires commerciales, politiques et consulaires et adjoints administratifs) soit par vidéoconférence, soit par téléconférence.

En outre, un didacticiel interactif en ligne a été préparé en collaboration avec l'Institut canadien du service extérieur. Il comprend un module de sensibilisation à l'AIPRP, et d'autres modules seront ajoutés dans un avenir rapproché. Il s'agit d'un outil important, car il permet aux employés de recevoir de la formation sans que l'on y consacre des ressources supplémentaires. Le MAECI a partagé cet outil avec d'autres ministères dans l'espoir d'aider la collectivité fédérale de l'AIPRP.

De plus, des séances de formation ont été offertes avec le concours d'agents de gestion de l'information dans le but d'évaluer le pour et le contre de la tenue de séances conjointes, étant donné l'étroite relation entre l'AIPRP et la gestion de l'information. D'autres discussions auront lieu afin d'élaborer un plan plus structuré en vue de tenir d'autres séances du genre à l'avenir.

Un nouvel exposé didactique sur l'article 15 de la Loi (préjudice à la conduite des affaires internationales) est en cours de préparation et sera présenté à la collectivité fédérale de l'AIPRP lors des séances de formation et des rencontres du Secrétariat du Conseil du Trésor. Il permettra de sensibiliser les autres ministères aux responsabilités du MAECI à l'égard des deux lois lorsqu'il est question de dossiers ayant des répercussions internationales. Les ministères pourront donc se faire une meilleure idée pour ce qui est de savoir quand ils devraient consulter le MAECI. Ainsi, le volume élevé de consultations reçues par le MAECI diminuera, et il sera plus facile pour les autres ministères de déterminer le type de renseignements ou de documents à envoyer au MAECI à des fins consultatives.

Le Bureau de l'AIPRP a aussi amélioré le programme de formation destiné aux agents de liaison de l'AIPRP et aux spécialistes des bureaux de première responsabilité (BPR) à la grandeur du Ministère. On a fait connaître ces programmes de formation parallèlement à tous les autres programmes de formation offerts par l'Institut canadien du service extérieur, et des messages ont été envoyés périodiquement à tous les employés pour leur faire part des possibilités de formation. Les employés ont pu ensuite s'inscrire à ces cours au moyen d'un service automatisé en ligne, ce qui a renforcé la capacité du Bureau de l'AIPRP en matière de formation.

En tout, cent trente-sept (137) séances de sensibilisation à l'AIPRP ont été données par les bureaux d'AIPRP du MAECI et de Passeport Canada pendant la période de référence. Elles ont ainsi touché environ mille trois cent trente-sept (1 337) employés, y compris :

  • les propres analystes du Ministère en matière d'AIPRP, au sujet des deux lois et de certaines exonérations ainsi que des systèmes utilisés pour traiter les demandes que reçoit le Ministère;
  • les nouveaux agents de liaison de l’AIPRP et leurs suppléants;
  • les spécialistes faisant partie des bureaux de première responsabilité (BPR);
  • les représentants des programmes consulaires et ceux qui se préparent à aller travailler à des missions à l’étranger;
  • plusieurs représentants ministériels, y compris ceux à Passeport Canada.

Parmi tous les participants qui ont évalué les séances de formation données par le Bureau de l'AIPRP du MAECI aux agents de liaison et à leurs suppléants ainsi que les séances offertes aux spécialistes faisant partie des bureaux de première responsabilité (BPR), 89 p. 100 des participants se sont dits très satisfaits de la qualité de la formation en général, 90 p. 100 des participants se sont dits très satisfaits de la clarté de l'information et 91 p. 100 des participants estimaient que le formateur a présenté l'information de façon claire. Enfin, 87 p. 100 des participants ayant rempli une évaluation étaient d'avis qu'il y avait suffisamment de temps consacré à la bonne présentation de la matière.

Au cours de la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a également revu en profondeur son document de formation sur Info Source et a donné des séances de formation et de sensibilisation sur Info Source aux agents de liaison et à leurs suppléants. Par ailleurs, des séances de questions et réponses ont été organisées, de même que des rencontres individualisées avec les cadres supérieurs des bureaux de première responsabilité (BPR). Quatorze (14) séances de formation sur Info Source ont été organisées, et environ 75 agents de liaison y ont participé. Parmi les 46 personnes qui ont rempli l'évaluation du cours, 43 p. 100 estimaient que la qualité de la formation en général était “excellente”, 54 p. 100 étaient d'avis que la qualité allait de “bonne à très bonne” et 0,02 p. 100 ont affirmé qu'elle était “insatisfaisante”.

Le Bureau de l'AIPRP du MAECI s'efforce continuellement d'améliorer ses outils didactiques et il est très ouvert aux commentaires des employés qui ont pris part aux diverses séances de formation offertes. Il a d'ailleurs mis en place de nombreux plans pour accroître l'efficacité des programmes actuels et élaborer de nouveaux programmes.

Processus ministériel et politiques internes

Depuis la présentation des nouveaux processus rationalisés en 2008, aucun changement important n’a été apporté aux politiques ou aux processus internes d’AIPRP en 2010-2011. Par contre, on consacre beaucoup d’efforts pour mettre les fonctionnaires du Ministère au courant de leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP et pour veiller à ce qu’ils s’en acquittent efficacement.

L'équipe des politiques et de la gouvernance a toutefois apporté des révisions aux actuels instruments de politique liés à la vie privée et a entrepris la rédaction de nouveaux instruments qui cadrent mieux avec les politiques nouvelles ou révisées du SCT concernant l'AIPRP. Les instruments de politique dont il est question sont : le protocole des EFVP, la liste de vérification des EFVP, le code des pratiques équitables de traitement de l'information, le guide des énoncés de confidentialité, le guide des avertissements, etc. Certains de ces instruments sont achevés, certains ont encore besoin d'être révisés et d'autres seront commencés ou achevés dès que possible.

Améliorations

Voici une liste des améliorations apportées depuis le dernier rapport (2010-2011), de même que les initiatives en cours visant à améliorer la fonction globale de l'AIPRP au MAECI :

  • Le Bureau de l'AIPRP a préparé un plan d'activités triennal et a réaffecté des ressources pour que les équipes se consacrent aux dossiers qui sont à temps et au projet relatif à l'arriéré. Il a embauché des consultants pour éliminer l'arriéré, créé 10 nouveaux ETP, réaménagé la structure organisationnelle pour mieux répondre aux demandes d'AIPRP et remanié les équipes tout au long de l'année pour régler les affaires urgentes et à risque élevé. 
  • Le budget salarial a été stabilisé; cependant, compte tenu des problèmes de recrutement et de maintien en poste à l'échelle de la collectivité fédérale de l'AIPRP, il n'a pas été possible de pourvoir tous les postes vacants. Néanmoins, plusieurs activités se poursuivent dans ce sens, y compris la participation à des processus de dotation collective. Le Programme de perfectionnement professionnel en matière d’AIPRP continue de prouver sa valeur, surtout puisque le Bureau de l'AIPRP a pu recruter et promouvoir plusieurs candidats faisant partie du bassin de personnes qualifiées. 
  • Dans le cadre des initiatives de perfectionnement de la collectivité de l'AIPRP du SCT, le Bureau de l'AIPRP a collaboré étroitement avec le SCT et d'autres bureaux de l'AIPRP du gouvernement fédéral pour établir des modèles organisationnels génériques et des descriptions de travail, et il a aussi pris part à la conception d'initiatives de dotation collective pour la collectivité fédérale de l'AIPRP. 
  • En outre, le Bureau de l'AIPRP a adopté des normes de service pour tout le personnel des directions. 
  • En 2010-2011, le Bureau de l'AIPRP a :
    • examiné/traité 370 000 pages liées à des demandes d'AIPRP;
    • réduit le nombre de nouvelles demandes auxquelles on a répondu en retard;
    • amélioré le temps de réponse aux demandes de consultations (il est passé de 110 jours à une moyenne de 60 jours);
    • réduit considérablement l'arriéré des demandes d'AIPRP (soit de plus de 216 000 pages);
    • réduit considérablement le nombre de plaintes liées à l'AIPRP, soit de plus du quart par rapport aux années précédentes.
  • Naturellement, l'équipe s'est efforcée de combler un énorme retard, ce qui l'a empêché d'atteindre l'objectif de répondre à temps à 85 p. 100 des demandes. En conséquence, les délais prescrits par la loi ont été observés dans 68,5 p. 100 des cas, ce qui constitue tout de même une amélioration appréciable (plus de 20 p. 100) comparativement à l'an dernier, où 45,9 p. 100 des échéances ont été respectées.
  • Le Bureau de l'AIPRP a pris soin de satisfaire à toutes les exigences du SCT en matière de politiques et de rapports. Trois analystes principaux se sont consacrés à temps plein au dossier des politiques et de la gouvernance, lequel comprend les rapports annuels au Parlement, la publication Info Source du SCT, les rapports statistiques du SCT, la tenue à jour des lignes directrices sur l'AIPRP, la réalisation d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et la fourniture permanente d'avis et de conseils stratégiques en matière d'AIPRP. Le Bureau de l'AIPRP a donné des séances de sensibilisation à l'AIPRP dont on avait grand besoin à la grandeur du MAECI, il a mis à jour le site intranet de la direction générale consacré à l'AIPRP, il a veillé à ce que toutes les recrues de l'AIPRP reçoivent une formation pratique afin qu'ils soient le plus productif possible peu de temps après leur arrivée et il a lancé le nouveau didacticiel en ligne sur l'AIPRP.
  • Pendant la période de référence, l'équipe des politiques et de la gouvernance a collaboré étroitement avec l'équipe du projet Interwoven de la Direction des systèmes d'information ministériels pour élaborer et mettre en œuvre un processus panministériel afin de revoir les formulaires actuels en cours de révision ou les nouveaux formulaires en cours d'élaboration. Le nouveau processus a été mis en œuvre pour permettre au Bureau de l'AIPRP d'examiner et d'évaluer les incidences que ces deux catégories de formulaires ont sur la protection des renseignements personnels et de veiller à ce que ces formulaires satisfassent aux exigences liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels, aux politiques et directives du SCT en matière d'AIPRP et aux principes de protection des renseignements personnels.
  • Au cours de la même période, le MAECI a apporté d'importantes améliorations à son chapitre dans la publication Info Source du SCT. Voici de quoi il s'agit :
    • Il a suivi la nouvelle présentation matérielle d'Info Source en fonction des nouvelles exigences du SCT et de l'architecture d’activités de programmes (AAP) du Ministère. 
    • Il a créé ou révisé seize (16) fichiers de renseignements personnels propres à des institutions, et sept (7) nouveaux fichiers inscrits ont été intégrés au chapitre du MAECI. 
    • Il a inscrit treize (13) nouveaux fichiers de renseignements personnels normalisés. 
    • Il a intégré une (1) nouvelle catégorie de renseignements personnels au chapitre du MAECI. 
    • Il a précipitamment entrepris un examen minutieux des fonds d'information du Ministère pour les intégrer au chapitre du MAECI l'année suivante.
  • Le Bureau de l'AIPRP continue en outre d'étudier les différentes possibilités de fournir un outil de suivi des demandes d'AIPRP pour les secteurs de programme du MAECI ainsi que des moyens de recueillir les documents par voie électronique. Ainsi, les secteurs de programme verraient leur fardeau s'alléger considérablement en matière d'AIPRP, et le MAECI se situerait à l'avant-plan des modèles d'AIPRP.

Ces réalisations ont permis au Ministère d'obtenir la cote « acceptable » à la suite de l'évaluation menée lors de la ronde VII du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG); il s'agit de la plus haute note obtenue par le MAECI depuis l'adoption du CRG. De plus, le Ministère a obtenu la note « forte » en ce qui concerne la gouvernance et la capacité en matière d'AIPRP.

Annexes :

Annexe A : Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Ministre des Affaires étrangères

Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre des Affaires étrangères délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale investi par les articles de la Loi mentionnés dans l'annexe en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule celui daté du 11 mars 1998.

L'Honorable Lawrence Cannon, c.p., député

Ottawa, le 2 octobre 2009

Annexe

Articles de la loi sur la protection des renseignements personnels
Tableau 1 : Articles de la loi sur la protection des renseignements personnels
Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnelsPouvoirs, attributions ou fonctionsPoste
8(2)(j)Communication à des fins de recherche
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
8(2)(m)Communication dans l'intérêt du public ou d'une personne
  • Chefs des missions diplomatiques/consulaires
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
8(4)Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)(e)
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
8(5)Avis de communication en vertu de 8(2)(m)
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
9(1)Conservation d'un relevé des cas d'usage
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
9(4)Usages compatibles
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
10Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
14Notification lors de demande communication
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
15Prorogation du délai
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
17(2)(b)Version de la communication
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
17(3)(b)Communication sur support de substitution
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
18(2)Exception (fichiers inconsultables) – authorisation de refuser
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
19(1)Exception – Renseignements obtenus à titre confidentiel
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
19(2)Exception – Cas où la divulgation est autorisée
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
20Exception – Affaires fédéro-provinciales
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
21Exception – Affaires internationales et défense
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
22Exception – Application de la loi et enquêtes
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
22.3Exception – Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
23Exception – Enquêtes de sécurité
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
24Exception – Individus condamnés pour une infraction
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
25Exception – Sécurité des individus
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
26Exception – Renseignements concernant un autre individu
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
27Exception – Secret professionnel des avocats
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
28Exception – Dossiers médicaux
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
31Avis d'enquête
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
33(2)Droit de presenter ses observations
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
35(1)Avis des mesures pour la mise en oeuvre des recommandations du Commissaire
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
35(4)Communication accordée
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
36(3)Avis des mesures pour la mise en oeuvre des recommandations du Commissaire au sujet des fichiers inconsultables
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
51(2)(b)Règles spéciales (auditions)
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
51(3)Présentation d'arguments en l'absence d'une partie
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
72(1)Rapports au Parlement
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
Section des Règlements sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Tableau 2 : Section des Règlements sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Section des Règlements sur la Loi sur la protection des renseignements personnelsPouvoirs, attributions ou fonctionsPoste
9Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
11(2)Avis que les corrections demandées ont été effectuées
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
11(4)Avis que les corrections demandées ont été refusées
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
13(1)Le cas échéant, autoriser la communication des renseignements personnels concernant son état physique ou mental à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice.
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères
14Le cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à l'individu en la présence d'un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice.
  • Directeurs adjoints de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  • Directeur général du Secrétariat des services intégrés
  • Sous-ministre du Commerce international
  • Sous-ministre des Affaires étrangères

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Institution : Affaires étrangères et Commerce international Canada

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Tableau 3 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Type de demandeNombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport320
En suspens depuis la période antérieure46
Total366
Traitées pendant la période visée par le rapport333
Reportées33
Disposition à l'égard des demandes traitées
Tableau 4 : Disposition à l'égard des demandes traitées
Disposition des demandesNombre de demandes
Communication totale32
Communication partielle217
Aucune communication (exclusion)0
Aucune communication (exemption)1
Traitement impossible41
Abandon de la demande29
Transmission13
Total333
Exemptions invoquées
Tableau 5 : Exemptions invoquées
SectionNombre de fois
18(2)0
19(1)(a)16
19(1)(b)5
19(1)(c)1
19(1)(d)2
201
2124
22(1)(a)3
22(1)(b)10
22(1)(c)1
22(2)0
23(a)0
23(b)0
240
255
26211
2712
280
Exclusions citées
Tableau 6 : Exclusions citées
SectionNombre de fois
69(1)(a)0
69(1)(b)0
70(1)(a)2
70(1)(b)0
70(1)(c)1
70(1)(d)1
70(1)(e)1
70(1)(f)0
Délai de traitement
Tableau 7 : Délai de traitement
PériodeNombre de demandes
30 jours ou moins272
31 à 60 jours33
61 à 120 jours11
121 days ou plus17
Prorogations des délais
Tableau 8 : Prorogations des délaist
Type de Prorogations30 jours ou moins31 jours ou plus
Interruption des operations220
Consultation130
Traduction00
Total350
Traduction
Tableau 9 : Traduction
Traductions préparéesNombre de demandes
De l'anglais au français2
Du français à l'anglais2
Méthode de consultation
Tableau 10 : Méthode de consultation
MéthodeNombre de demandes
Copies de l'original249
Examen de l'original0
Copies et examen0
Corrections et mention
  • Corrections demandées : 1
  • Corrections effectuées : 0
  • Mention annexe : 1
Coûts
Tableau 11 : Coûts
Financiers (raisons)Coût ($ 000)

Années-personnes utilises (raisons)

Années-personnes (nombre decimal) : 2.91

Traitement$212,264.05
Administration (fonctionnement et maintien)$192,702.84
Total$404,966.89

Exigences additionnelles en matière d'établissement de rapports – Loi sur la protection des renseignements personnels

Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : 0

Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée completes : 1

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : 8

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : 1

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée acheminées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) : 1

Partie III – Exceptions invoquées
  • Paragraphe 18(2) : 0
  • Paragraphe 19(1)(a) : 16
  • Paragraphe 19(1)(b) : 5
  • Paragraphe 19(1)(c) : 1
  • Paragraphe 19(1)(d) : 2
  • Paragraphe 20 : 1
  • Paragraphe 21 : 24
  • Paragraphe 22(1)(a) : 3
  • Paragraphe 22(1)(b) : 10
  • Paragraphe 22(1)(c) : 1
  • Paragraphe 22(2) : 0
  • Paragraphe 23(a) : 0
  • Paragraphe 23(b) : 0
  • Paragraphe 24 : 0
  • Paragraphe 25 : 5
  • Paragraphe 26 : 211
  • Paragraphe 27 : 12
  • Paragraphe 28 : 0
Part IV – Exclusions cited
  • Paragraphe 69(1)(a) : 0
  • Paragraphe 69(1)(b) : 0
  • Paragraphe 70(1)(a) : 2
  • Paragraphe 70(1)(b) : 0
  • Paragraphe 70(1)(c) : 1
  • Paragraphe 70(1)(d) : 1
  • Paragraphe 70(1)(e) : 1
  • Paragraphe 70(1)(f) : 0