Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information - 2011-2012

Table des matières

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) pour l'exercice 2011-2012, conformément aux paragraphes 72(1) et 72(2) de la Loi.

But de la Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l’accès à l’information confère aux citoyens et aux résidents permanents canadiens, de même qu’aux sociétés et aux personnes présentes au Canada, le droit de demander accès à l’information et aux dossiers relevant du gouvernement fédéral.

Mandat du Ministère

Au nom du gouvernement du Canada, Affaires étrangères et Commerce international Canada est le porte-parole du pays dans le monde, et déploie des efforts en vue de promouvoir les intérêts politiques et économiques du Canada au sein de la communauté internationale et d'appliquer l'expérience canadienne afin de contribuer à résoudre les enjeux mondiaux.

Le mandat du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, L.R.C. (1985), ch. E-22, consiste à :

  • diriger toutes les relations diplomatiques et consulaires du Canada;
  • assurer les communications officielles entre, d'une part, le gouvernement du Canada et, d'autre part, les gouvernements étrangers ou les organisations internationales;
  • mener et gérer les négociations internationales auxquelles le Canada participe;
  • coordonner les relations économiques du Canada;
  • stimuler le commerce international du Canada;
  • coordonner les orientations données par le gouvernement du Canada aux chefs des missions diplomatiques et consulaires du Canada et gérer ces missions;
  • assurer la gestion du service extérieur;
  • encourager le développement du droit international et son application dans les relations extérieures du Canada.

En outre, Passeport Canada, qui est un organisme de service spécial d’Affaires étrangères et Commerce international Canada, est responsable de la délivrance, du refus de délivrance, de la révocation et de la retenue des passeports canadiens, ainsi que de leur utilisation et de leur récupération. Passeport Canada orchestre tous les aspects relatifs aux documents de voyage canadiens et donne des conseils aux bureaux du gouvernement du Canada à l’étranger pour leur permettre de délivrer des passeports. Passeport Canada offre non seulement des services directement au public, mais il collabore également avec les autorités policières nationales et internationales, les agents de sécurité, les autorités frontalières ainsi que les autorités fédérales, provinciales et territoriales qui délivrent des documents d’identité. Pour de plus amples renseignements, voir la section sur les pouvoirs délégués.

Le ministre des Affaires étrangères est également responsable de l’application de la Loi sur les licences d’importation et d’exportation, L.R.C. (1985), ch. E-19, qui autorise le gouvernement à surveiller et à réglementer le passage à la frontière de certaines marchandises, et de la Loi sur les mesures économiques spéciales, 40-41 Elizabeth II, ch. 17, qui autorise le gouvernement à appliquer des sanctions économiques en réponse à une menace sérieuse à la paix et à la sécurité internationales.

Le Ministère fournit également un soutien administratif aux autres ministères qui ont du personnel à l'étranger.

Structure organisationelle

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l'AIPRP) est chargée de l'application de la Loi sur l’accès à l’information, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur du Bureau de l'AIPRP relève du secrétaire des Services intégrés, qui relève pour sa part du sous-ministre délégué des Affaires étrangères.

I En 2011-2012, l’effectif du Bureau de l’AIPRP variait de 45 à 53 employés, ce qui comprenait les entrepreneurs. À compter de septembre 2011, le Bureau disposait de 45 employés pour assumer les obligations du MAECI selon la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Bureau de l’AIPRP se compose du directeur, de quatre directeurs adjoints, de six chefs d’équipe, de vingt-deux analystes de différents niveaux, de cinq employés de soutien et de six consultants. Le travail consiste à traiter des demandes complexes ou volumineuses autant que des demandes routinières plus simples et à répondre à des demandes de consultations venant d’autres ministères, ainsi qu’à fournir des conseils à des intervenants internes ou externes et à donner de la formation à des employés du Ministère.

Les récents changements apportés à la structure du Bureau de l’AIPRP comprennent une nouvelle équipe de consultation accélérée et une unité de réception. Ces changements ont été mis en œuvre pendant la période de rapport 2011-2012.

Certaines mesures de dotation ont été achevées pendant cette période de rapport, dont un processus de dotation externe qui a été reporté à 2012-2013.

Pouvoirs délégués

En vertu de l'article 73 de la Loi, le pouvoir du ministre est délégué afin que le Ministère soit en mesure de satisfaire aux exigences législatives et d'exercer ses pouvoirs. Depuis octobre 2009, la responsabilité relative à tous les articles de la Loi était déléguée aux sous-ministres, au secrétaire des Services intégrés, au directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ainsi qu'aux directeurs adjoints du Bureau de l'AIPRP. (Voir l'annexe A.)

En outre, Passeport Canada, à titre d'organisme de service spécial, a obtenu sa propre délégation de pouvoirs relative à l'AIPRP pour répondre aux demandes ayant trait aux renseignements de passeport en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. La délégation de pouvoirs est entrée en vigueur le 1er avril 2011. Toutefois, aux fins d'établissement de rapports, le Bureau de l'AIPRP du MAECI continuera d'inclure PPTC dans ses rapports annuels au Parlement ainsi que dans ses rapports statistiques au SCT. 

Administration des demandes

La section suivante explique plus en détail le rapport statistique du SCT figurant à l'annexe B.

Demandes d'accès à l'information

Entre le 1er avril 2011 et le 31 mars 2012, le Ministère a reçu 892 demandes d'information en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, ce qui marque une hausse de 12 p. 100 par rapport à l'exercice précédent. Il faut ajouter à ces nouvelles demandes 427 demandes reportées de l'exercice précédent, pour un total de 1 319 demandes.

Durant la période de rapport, 962 demandes ont été traitées et 357 dossiers toujours en cours ont été reportés à la prochaine période de rapport.

Origine des demandes

Les demandes d'accès à l'information reçues durant la période de référence du présent rapport se répartissent comme suit :

Tableau 1 : Origine des demandes
Les demandes d'accès à l'information reçuesNombre de demandes
Médias443
Secteur universitaire41
Secteur commercial114
Organismes99
Population195
Total892

Répartition des demandes traitées

La répartition des demandes traitées est la suivante :

Tableau 2 : Répartition des demandes traitées
Les demandes d'accès à l'information reçuesNombre de demandes
Communication totale96
Communication partielle443
Aucune communication
(exclusion)
55
Aucune communication
(exemption)
23
Transfert19
Traitement impossible178
Abandon de la demande145
Traitement informel3

Exemptions et exclusions

Les exemptions les plus courantes utilisées par le Ministère au cours de l'exercice relèvent des paragraphes 15(1) [affaires internationales] et 19(1) [renseignements personnels] ainsi que des alinéas 21(1)a) [conseils] et 21(1)b) [consultations et délibérations]. Elles ont été invoquées pour 367, 364, 218 et 264 demandes, respectivement. Le Ministère a également utilisé des exclusions 173 fois en vertu du sous-paragraphe 69(1) [documents confidentiels du Cabinet].

Prorogations

Au cours de la période de rapport, le Ministère a demandé des prorogations en vertu des paragraphes 9(1)a), 9(1)b) et 9(1)c), à 240, 271 et 40 reprises, respectivement.

Frais et coûts

Durant la période de rapport, le Ministère a perçu des frais de 9 415 $ et a renoncé à 3 307 $ de frais.

Consultations reçues d'autres institutions

Lorsqu'une demande renferme des documents qui présentent un intérêt plus grand pour une autre institution, le bureau de l'AIPRP de l'institution concernée est consulté.

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le MAECI joue un rôle clé en vertu de la LAI au nom des autres ministères (AM). Plus précisément, le MAECI consulte des organismes à l'étranger pour le compte d'autres institutions fédérales qui traitent les demandes de documents provenant de l'étranger.

Entre le 1er avril 2011 et le 31 mars 2012, le Ministère a reçu 1 339 consultations en vertu de la LAI provenant d'autres institutions gouvernementales, ce qui représente une augmentation de 28% par rapport à la dernière période de rapport. En fait, comme l'an dernier, le MAECI a reçu plus de demandes de consultations que de demandes d'AI visant l'accès à des documents placés sous sa garde (892). La plupart des demandes provenaient d'institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information. Toutefois, un petit pourcentage de consultations provenait d’autres organisations.

Pendant la période de rapport, 958 consultations ont été reçues, ce qui a représenté 57 953 pages.

Plaintes et autres enquêtes

Plaintes reçues et traitées

Au cours de la période de rapport, 52 plaintes à l'encontre du Ministère ont été déposées auprès du Commissariat à l'information du Canada

Tableau 3 : Plaintes reçues et traitées
Motif des plaintesNombre de plaintes
Retard7
Prorogation6
Frais6
Divers4
Refus - Exemptions25
Refus - Généralités4

Douze (12) enquêtes ont été effectuées au cours de l’exercice.

Tableau 4 : Conclusions et résultats
ConclusionNombre de conclusionsRésultatNombre de résultats
Interrompue6Aucune mesure requise12
Non justifiée0Mesure corrective prise0
Résolue0  
Légitime5  
Non légitime1  

Cour fédérale

Aucune nouvelle procédure en vertu de la LAI n’a été intentée devant la Cour fédérale durant la période de rapport.

Amir Attaran c. le ministre des Affaires étrangères (2009 CF 339; 2011 CAF 182; demande d’autorisation d’interjeter appel devant la Cour suprême du Canada rejetée le 29 mars 2012)

Le 24 janvier 2007, M. Attaran demande accès aux rapports annuels sur les droits de la personne en Afghanistan pour les années 2002 à 2006 préparés par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI).

Initialement, le demandeur a reçu des versions qu’il a qualifiées de lourdement censurées des rapports demandés. Il a ensuite porté plainte auprès du Commissariat à l’information le 25 avril 2007. À la mi-novembre 2007, après l’enquête du commissaire à l’information, le MAECI a fourni au demandeur une version moins censurée des rapports, puisque ces versions avaient été présentées à la Cour fédérale dans le cadre d’une autre affaire non connexe. Le commissaire a conclu que le niveau de censure des versions présentées en deuxième lieu correspondait à la définition du paragraphe 15(1) de la Loi sur l’accès à l’information (LAI).

Le 28 décembre 2007, le demandeur a déposé une demande de contrôle judiciaire auprès de la Cour fédérale au sujet de l’application de l’article 15 de la LAI par le MAECI. En l’espèce, le demandeur affirme qu’il cherchait uniquement à obtenir la divulgation des passages du rapport relatifs à la torture et qu’il convenait que la divulgation des références aux personnes, aux organismes ou aux alliés en Afghanistan était exclue aux termes de la LAI.

Le 2 avril 2009, la Cour fédérale a refusé la demande de contrôle judiciaire, à l’exception du matériel qui avait déjà été publié par les médias. Le 1er mai 2009, le demandeur a interjeté appel auprès de la Cour d’appel fédérale.

Dans sa décision datée du 27 mai 2011, la Cour d’appel fédérale a retenu la position du procureur général selon laquelle la divulgation du matériel en question était bel et bien exclue aux termes de l’article 15 de la LAI. Cependant, la Cour a accueilli l’appel en partie, uniquement en raison du fait que la preuve dont elle disposait ne démontrait pas que le MAECI avait correctement évalué l’intérêt du public au moment d’exercer son pouvoir discrétionnaire au sujet de la divulgation des renseignements en l’espèce. Par conséquent, la question a été renvoyée aux agents du MAECI pour qu’ils réexaminent la justification de l’exercice de leur pouvoir discrétionnaire.

En août 2011, le procureur général du Canada a présenté une requête demandant l'autorisation d'interjeter appel de la décision de la Cour d’appel fédérale auprès de la Cour suprême du Canada au motif qu'il existe une incertitude au sujet de la question visant à savoir à laquelle des parties incombe la charge de prouver le caractère raisonnable des décisions discrétionnaires de ne pas divulguer de l’information qui est exemptée en vertu de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le 29 mars 2012, la Cour suprême du Canada a rejeté la requête demandant l’autorisation d’interjeter appel avec dépens.

Amir Attaran c. le procureur général du Canada (T-582-12)

Le 29 mars 2007, M. Attaran a présenté une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) en vue d’obtenir toute la correspondance entre le MAECI et le MDN, de décembre 2005 à mars 2007, au sujet de l’applicabilité, en Afghanistan, de la Convention de Genève relative à la surveillance des détenus transférés par le Comité international de la Croix-Rouge.

Le 4 juillet 2008, le MAECI a informé le demandeur qu’un droit de préparation de 210 $ sera perçu en vertu du paragraphe 7(2) du Règlement sur l’accès à l’information (le Règlement). Le montant est calculé en fonction d’une estimation chiffrant à 26 heures le temps nécessaire pour préparer les documents concernés.

Le 29 juillet 2008, le demandeur a présenté une plainte auprès du Commissariat à l’information au sujet du droit de préparation exigé par le MAECI. Le Commissariat à l’information a entrepris une enquête en l’espèce.

Dans un rapport daté du 17 février 2012, le commissaire à l’information estime que la plainte du demandeur était fondée pour deux raisons. Premièrement, le commissaire à l’information s’est dit en désaccord avec la façon dont le MAECI interprète l’expression document « pas informatisé ». Le commissaire estime que l’expression du paragraphe 7(2) du Règlement doit s’appliquer à des documents qui n’existent pas en version électronique. Deuxièmement, le commissaire à l’information affirme que la pratique du MAECI consistant à automatiquement exiger des droits dans les cas où la réponse à une demande comprend plus de 500 pages ne cadre pas avec l’exercice éclairé du pouvoir discrétionnaire accordé au chef de l’organisme par la LAI.

Le 20 mars 2012, M. Attaran a présenté une demande de contrôle judiciaire auprès de la Cour fédérale. Il visait à obtenir : 1) une déclaration interdisant au MAECI d’exiger des droits en vertu du paragraphe 7(2) du Règlement pour les documents informatisés, soit ceux qui sont créés ou tenus électroniquement, notamment les courriels et les documents créés à l’aide de logiciels de traitement de texte; et 2) une déclaration interdisant au MAECI d’exiger automatiquement des droits en vertu du Règlement pour les dossiers volumineux, comme ceux qui excèdent 500 pages. Le 30 mai 2012, le demandeur a retiré sa demande de contrôle judiciaire.

Opérations internes

Projet relatif au traitement de l'arriéré

Grâce aux nouveaux fonds octroyés pour l'AIPRP en juin 2010, le Bureau de l'AIPRP a créé dix nouveaux équivalents temps plein et a lancé un projet relatif au traitement de l'arriéré en juillet 2010 afin de traiter l'ensemble des dossiers en retard. On s’attend à ce que le projet relatif au traitement de l’arriéré ait un énorme succès, avec seulement trois dossiers restants, qui doivent faire l’objet de consultations avec d’autres ministères.

Politiques et gouvernance

L’équipe des politiques et de la gouvernance (P et G) du Bureau de l’AIPRP du MAECI fournit des conseils stratégiques en matière d’AIPRP au Ministère et conçoit et donne de la formation sur l’AIPRP aux employés du Ministère, aux employés d’autres ministères et aux nouveaux membres du Bureau de l’AIPRP.

Les responsabilités de l’équipe spécialisée en politiques et en gouvernance comprennent ce qui suit : tenir à jour les lignes directrices des analystes de l’AIPRP en ce qui concerne le traitement des demandes d’AIPRP; fournir aux employés du Ministère des conseils, de l’aide et de l’orientation au moment de la création de composantes touchant la politique en matière de protection des renseignements personnels; fournir des avis et de l’aide pour l’établissement des rapports statistiques au SCT et des rapports annuels au Parlement relativement à la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (les lois); demeurer au fait des nouvelles politiques ou des politiques mises à jour; participer à des groupes d’intérêts spéciaux au bénéfice de la communauté de l’AIPRP; examiner les instruments et les outils stratégiques conformément aux lois, ainsi que les politiques du SCT en matière d’AIPRP, et poursuivre l’élaboration de nouveaux instruments stratégique afin d’aider le Ministère à respecter ses obligations en matière de protection de la vie privée.

L'équipe est également chargée de mettre à jour le chapitre du MAECI dans la publication Info Source du SCT, d'enregistrer les banques de renseignements personnels auprès du SCT et de donner des séances de formation, de sensibilisation et de questions et réponses sur Info Source.

Info Source : À la suite de l’examen approfondi effectué l’année dernière, le Bureau de l’AIPRP poursuit ses efforts en vue de garantir que le chapitre du Ministère est tenu à jour et est conforme aux exigences du SCT, en apportant de nombreux changements afin que ce chapitre corresponde à la structure et aux activités toujours changeantes du Ministère.

Processus lié à l’Internet/intranet : Au cours du dernier exercice, un nouveau processus a été lancé selon lequel tous les formulaires nouveaux ou mis à jour destinés aux sites Internet et intranet du Ministère doivent être approuvés par le Bureau de l’AIPRP. En raison de la complexité de la politique en matière de protection de la vie privée et de ses nombreuses composantes (catégorie de dossiers, catégorie de renseignements personnels, Banque de renseignements personnels (BRP), énoncé de confidentialité ou Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée EFVP, ou les deux), l’équipe spécialisée en politiques et en gouvernance s’efforce d’examiner en détail toutes les composantes dans un délai opportun.

Comme prévu, à la suite de l’entrée en vigueur de cette nouvelle obligation d’obtenir une autorisation, le nombre de formulaires reçus et examinés par le Bureau de l’AIPRP a considérablement augmenté pendant la période de rapport. Le Bureau est d’avis que ce nombre augmentera encore lorsqu’un processus similaire sera en place pour les formulaires PDF.

À noter que ce processus profite aussi au Ministère, aux missions et aux bureaux régionaux parce qu’il constitue un autre moyen et une autre possibilité de sensibilisation à l’AIPRP.

Formation et perfectionnement

En 2011-2012, le Bureau de l'AIPRP a continué de veiller à ce que tous les analystes de l'AIPRP reçoivent la formation nécessaire pour accomplir efficacement leur travail. En effet, des séances de formation ont été mises au point pour répondre aux besoins du Bureau et chaque analyste a un mentor ou un encadreur particulier (aussi appelé chef d'équipe). Les responsabilités des chefs d'équipe consistent à offrir aux employés un milieu d'apprentissage continu qui soit positif et propice à leur perfectionnement en tant que spécialistes de l'AIPRP. En outre, des plans d’apprentissage sont élaborés en consultation avec chaque employé afin de cerner efficacement les besoins de formation.

Le Bureau de l'AIPRP a aussi continué de profiter de son programme de perfectionnement professionnel en matière d'AIPRP, qui permet au MAECI de former ses propres candidats, en raison de la pénurie d'analystes d'expérience au sein de la communauté de l'AIPRP fédérale. Ce programme a connu beaucoup de succès à résoudre des questions de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève.

L’Équipe des politiques et de la gouvernance répond aux besoins de formation du Ministère et du Bureau de l’AIPRP à temps plein et forme les nouveaux employés dès leur entrée en fonction au Ministère, et s’assurer que le MAECI se conforme à tous les autres aspects et règlements de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le site intranet de l’AIPRP du MAECI est accessible à tous les employés du Ministère parce qu’il s’agit d’une nouvelle page wiki. Cette page wiki est encore en élaboration au stade du projet pilote. Elle devrait être entièrement opérationnelle en 2012-2013.

Le Bureau de l'AIPRP a mis en œuvre un programme panministériel de sensibilisation à l'AIPRP structuré de manière à ce que les employés du Ministère comprennent leurs rôles et leurs responsabilités. En outre, le MAECI a diversifié le type d’instances au cours desquelles il offre une formation sur l’AIPRP, par exemple les réunions du personnel et le cours MAECI 101, qui s’adresse aux nouveaux employés du Ministère. L'AIPRP est aussi l'un des sujets abordés dans les diverses séances de formation données aux employés qui quittent le Canada afin de mieux les préparer au travail dans une mission à l'étranger.

Le Bureau de l’AIPRP offre également des séances avec des spécialistes, au cours desquelles des dossiers sont examinés afin de sensibiliser les employés à l’exercice de la discrétion au moment de formuler des recommandations dans les cas de cessation d’emploi, d’obstruction et de préjudice.

Afin de garantir que les employés des missions reçoivent aussi la formation nécessaire, des séances sont offertes aux employés recrutés sur place, aux agents des affaires commerciales, politiques et consulaires et aux adjoints administratifs, soit par vidéoconférence, soit par technologie Webinar. Pendant cette période de report, 11 missions ont reçu de la formation par vidéoconférence. En outre, un tutoriel interactif en ligne sur l’AIPRP élaboré en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur est maintenant disponible. Il comprend un module de sensibilisation à l'AIPRP, et d'autres modules seront ajoutés dans un avenir rapproché. Il s'agit d'un outil important, car il permet aux employés de recevoir de la formation sans que l'on y consacre des ressources supplémentaires. Le MAECI partage cet outil avec d’autres ministères afin d’aider la communauté fédérale de l’AIPRP.

Comme indiqué dans le Rapport annuel au Parlement 2010-2011, un nouveau programme de formation sur l’article 15 de la Loi sur l’accès à l’information (préjudice aux affaires internationales) a été élaboré et réalisé pendant la période de rapport à la communauté fédérale de l’AIPRP par le biais de réunions des communautés du SCT et de différentes séances de formation. Ce programme donne de l’information sur les responsabilités du MAECI relativement aux deux lois lorsqu’il est question de dossiers ayant des répercussions internationales et fournit à d’autres institutions fédérales une orientation claire des cas où elles devraient consulter le MAECI. On espère qu’une telle formation facilitera le traitement du nombre élevé de consultations reçues par le Ministère et aidera d’autres ministères fédéraux à déterminer les types de renseignements ou de dossiers, ou les deux, pour lesquels ils devraient consulter le MAECI.

Comme indiqué dans le Rapport annuel au Parlement 2010-2011, un nouveau programme de formation sur l’article 15 de la Loi sur l’accès à l’information (préjudice aux affaires internationales) a été élaboré et réalisé pendant la période de rapport à la communauté fédérale de l’AIPRP par le biais de réunions des communautés du SCT et de différentes séances de formation. Ce programme donne de l’information sur les responsabilités du MAECI relativement aux deux lois lorsqu’il est question de dossiers ayant des répercussions internationales et fournit à d’autres institutions fédérales une orientation claire des cas où elles devraient consulter le MAECI. On espère qu’une telle formation facilitera le traitement du nombre élevé de consultations reçues par le Ministère et aidera d’autres ministères fédéraux à déterminer les types de renseignements ou de dossiers, ou les deux, pour lesquels ils devraient consulter le MAECI.

Le Bureau de l'AIPRP a aussi restructuré et amélioré le programme de formation pour les agents de liaison de l'AIPRP et les spécialistes au sein des bureaux de première responsabilité (BPR) à l’échelle du Ministère. Les employés peuvent maintenant s'inscrire à ces cours au moyen d'un service automatisé en ligne, ce qui a renforcé la capacité du Bureau de l'AIPRP de donner de la formation.

En tout, 67 séances de formation à l’AIPRP ont été données pendant la période de rapport, à 916 employés, dont :

  • les nouveaux agents de liaison de l’AIPRP et leurs suppléants;
  • les spécialistes faisant partie des bureaux de première responsabilité (BPR);
  • les représentants des programmes consulaires et ceux qui se préparent à aller travailler dans des missions à l’étranger comme agents des affaires consulaires, agents du service extérieur et consuls honoraires;
  • différents représentants de programmes du Ministère.

Le Bureau de l'AIPRP du MAECI s'efforce continuellement d'améliorer ses outils didactiques et il est très ouvert aux commentaires des employés qui ont pris part aux diverses séances de formation offertes. Il a d'ailleurs mis en place de nombreux plans pour accroître l'efficacité des programmes actuels et élaborer de nouveaux programmes.

Politiques, lignes directrices et procédures

Depuis le 1er janvier 2012, le Bureau de l’AIPRP affiche tous les mois des résumés des demandes d’accès à l’information sur le site Web du Ministère afin de promouvoir la transparence dans la conformité aux lignes directrices du SCT. Un processus interne a été établi pour les affichages mensuels, ainsi que pour le traitement des demandes informelles de renseignements déjà communiqués.

Aucun changement important n’a été apporté aux politiques ou aux processus internes liés à la Loi sur l’accès à l’information en 2011-2012. Par contre, on consacre beaucoup d’efforts à mettre les fonctionnaires du Ministère au courant de leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP et à veiller à ce qu’ils s’en acquittent efficacement.

Pendant la période de rapport, l’équipe des politiques et de la gouvernance a continué à réviser ses instruments liés à la vie privée actuels et a entrepris la rédaction de nouveaux instruments qui cadrent mieux avec les politiques nouvelles ou révisées du SCT concernant l’AIPRP. Les instruments de politique dont il est question comprennent un nouveau modèle d’EFVP, le Protocole de la protection de la vie privée, etc. Ces instruments étaient presque achevés à la fin de la période de rapport. D’autres instruments sont envisagés et seront créés pendant le prochain exercice financier.

Améliorations

Voici une liste des améliorations apportées depuis le dernier rapport (2011-2012), de même que les initiatives en cours visant à améliorer la fonction globale de l'AIPRP au MAECI :

  • Le Bureau de l'AIPRP a mis en œuvre son plan d'activités triennal et a réaffecté les ressources pour que les équipes se consacrent aux dossiers qui sont à temps et au projet relatif à l'arriéré. Il a embauché des consultants pour éliminer l'arriéré, créé dix nouveaux ETP, réaménagé la structure organisationnelle pour mieux répondre aux demandes d'AIPRP et remanié les équipes tout au long de l'année pour régler les affaires urgentes et à risque élevé.
  • En raison des problèmes de recrutement et de maintien en poste à l'échelle de la communauté fédérale de l'AIPRP, il n'a pas été possible de pourvoir tous les postes vacants. Néanmoins, les efforts en ce sens se poursuivent, y compris la participation à des processus de dotation collective et la tenue d’un processus de dotation externe exclusif au Ministère. Le Programme de perfectionnement professionnel en matière d’AIPRP continue de prouver sa valeur, surtout puisque le Bureau de l'AIPRP a pu recruter et promouvoir plusieurs candidats faisant partie du bassin de personnes qualifiées.
  • Le Bureau de l’AIPRP s’est efforcé de satisfaire à toutes les exigences du SCT en matière de politiques et de rapports. Actuellement, trois analystes sont affectés à temps plein à l’équipe des politiques et de la gouvernance de l’AIPRP. Cette équipe est chargée de tenir à jour les lignes directrices sur l’AIPRP, de donner des séances de sensibilisation à l’AIPRP dans l’ensemble du MAECI de mettre à jour les sites Internet et intranet du Bureau de l’AIPRP, de voir à ce que les nouvelles recrues de l’AIPRP reçoivent de la formation pratique, de lancer le nouveau tutoriel en ligne sur l’AIPRP et de rédiger les rapports annuels au Parlement, les rapports statistiques du SCT, Info Source du GC, de revoir les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et de fournir régulièrement de l’orientation et des conseils stratégiques sur l’AIPRP aux dirigeants du Ministère.
  • Pendant la période de rapport, l’équipe des politiques et de la gouvernance a continué à consacrer du temps et des efforts au processus relatif à l’Internet/intranet décrit dans une section précédente. Ce processus a été mis en œuvre dans le cadre de l’engagement du MAECI à s’assurer que la protection de la vie privée est une priorité dans l’administration des programmes, des activités et des services qui font intervenir des renseignements personnels. Ce processus efficient a également contribué à assurer la conformité aux exigences législatives en matière de protection de la vie privée et à d’autres obligations connexes liées à la gouvernance, ainsi qu’à accroître la sensibilisation aux politiques de protection de la vie privée dans l’ensemble du MAECI.
  • Pendant la période de rapport, une nouvelle équipe de consultation accélérée et une unité des arrivages ont été mises en place.
  • Au cours de la période de rapport, le MAECI a apporté d’importantes améliorations à la mise à jour de son chapitre dans la publication Info Source. Voici en quoi elles consistent :
    • Création de trois nouveaux fichiers de renseignements personnels propres à des institutions, qui ont été enregistrés et intégrés au chapitre du MAECI.
    • Élaboration de cinq fichiers supplémentaires de renseignements personnels propres à des institutions, fichiers qui étaient encore au stade de la conception à la fin de la période de rapport.
    • Mise à jour de deux catégories existantes de renseignements personnels et intégration de deux nouvelles catégories au chapitre du MAECI.

Annexes

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, le ministre des Affaires étrangères délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d’une institution fédérale investi par les articles de la Loi mentionnés dans l’annexe au regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule celui daté du 11 mars 1998.

The Honourable Lawrence Cannon, P.C., M.P.
Ottawa, October 2nd, 2009

Annexe

Tableau 5 : Annexe
PositionSections de la Loi sur l’accès à l’information
1. Sous-ministre des Affaires étrangèresTous les articles
2. Sous-ministre du Commerce internationalTous les articles
3. Directeur général, Secrétariat ministérielTous les articles
4. Directeur, Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnelsTous les articles
5. Directeurs adjoints, Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnelsTous les articles
6. Heads of diplomatic/consular missionsParagraphe 8(2)(m)

Annexe B : Rapport statistique 2011-2012

Période visée par le rapport : 2011/04/01 au 2012/03/31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes
Tableau 6 : Nombre de demandes
SourceNombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport892
En suspens à la fin de la période de rapport précédente427
Total1319
Fermées pendant la période visée par le rapport962
Reportées à la prochaine période de rapport357
1.2 Source des demandes
Tableau 7 : Source des demandes
SourceNombre de demandes
Médias443
Secteur universitaire41
Secteur commercial (secteur privé)114
Organisme99
Public195
Total892

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Tableau 8 : Disposition et délai de traitement
DispositionDélai de traitement
1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 à 120 jours121 à 180 jours181 à 365 joursPlus de 365 joursTotal
Communication totale643301223096
Communication partielle27705498388373443
Tous exemptés820190323
Tous exclus31422615455
Aucun document n’existe341112012100178
Demande transmise1630000019
Demande abandonnée41711231512145
Traitement informel30000003
Total138314118152529692962

2.2 Exemptions

Tableau 9 : Exemptions
ArticleNombre de demandes
* I.A.: International Affairs Def.: Defence of Canada S.A.: Subversive Activities
13(1)(a)126
13(1)(b)32
13(1)(c)13
13(1)(d)4
13(1)(e)0
14(a)21
14(b)16
15(1) - I.A.*367
15(1) - Def.*25
15(1) - S.A.*8
16(1)(a)(i)8
16(1)(a)(ii)2
16(1)(a)(iii)0
16(1)(b)4
16(1)(c)6
16(1)(d)0
16(2)(a)2
16(2)(b)1
16(2)(c)25
16(3)0
16.1(1)(a)0
16.1(1)(b)0
16.1(1)(c)0
16.1(1)(d)0
16.2(1)0
16.30
16.4(1)(a)0
16.4(1)(b)0
16.50
1722
18(a)10
18(b)16
18(c)1
18(d)15
18.1(1)(a)0
18.1(1)(b)0
18.1(1)(c)0
18.1(1)(d)0
19(1)364
20(1)(a)7
20(1)(b)135
20(1)(b.1)1
20(1)(c)121
20(1)(d)34
20.10
20.20
20.40
21(1)(a)218
21(1)(b)264
21(1)(c)89
21(1)(d)19
225
22.1(1)0
23105
24(1)4
261
2.3 Exclusions
Tableau 10 : Exclusions
ArticleNombre de demandes
68(a)3
68(b)0
68(c)1
68.10
68.2(a)0
68.2(b)0
69(1)(a)10
69(1)(b)0
69(1)(c)1
69(1)(d)5
69(1)(e)41
69(1)(f)0
69(1)(g) re (a)21
69(1)(g) re (b)0
69(1)(g) re (c)47
69(1)(g) re (d)3
69(1)(g) re (e)40
69(1)(g) re (f)1
69.1(1)0
2.4 Support des documents divulgués
Tableau 11 : Support des documents divulgués
DispositionPapierÉlectroniqueAutres
Communication totale8745
Communication partielle369740
Total456785
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Tableau 12 : Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandesNombre de pages traitéesNombre de pages divulguéesNombre de demandes
Communication totale8636863696
Communication partielle12867074112443
Tous exemptés2433023
Tous exclus9628055
Demande abandonnée43710145
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes
Tableau 13 : Pages traitées et divulguées par la taille
DispositionMoins de 100 pages traitées101 à 500 pages traitées501 à 1 000 pages traitées
Nombre de demandesPages divulguéesNombre de demandesPages divulguéesNombre de demandesPages divulguées
Communication totale891242572000
Communication partielle2309104138220684515772
Tous exemptés10013000
Tous exclus5302000
Demande abandonnée14001010
Total52210346159227884615772
Tableau 14 : Disposition et pages traitées
Disposition1 001 à 5 000 pages traitéesPlus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandesPages divulguéesNombre de demandesPages divulguées
Communication totale2667400
Communication partielle302716800
Tous exemptés0000
Tous exclus0000
Demande abandonnée3000
Total353384200
2.5.3 Autres complexités
Tableau 15 : Autres complexités
DispositionConsultation requiseEstimation des fraisAvis juridiqueAutresTotal
Communication totale1460020
Communication partielle1803100211
Tous exemptés820010
Tous exclus3910040
Demande abandonnée19300049
Total2607000330
2.6 Retards
2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Tableau 16 : Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retardRaison principale
Charge de travailConsultation externeConsultation interneAutres
21911010900
2.6.2 Nombre de jours de retard
Tableau 17 : Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retardNombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogéNombre de demandes en retard où le délai a été prorogéTotal
1 à 15 jours11516
16 à 30 jours71421
31 à 60 jours10919
61 à 120 jours82028
121 à 180 jours102232
181 à 365 jours92635
Plus de 365 jours185068
Total73146219
2.7 Demandes de traduction
Tableau 18 : Demandes de traduction
Demandes de traductionAcceptéesRefuséesTotal
De l’anglais au français000
Du français à l’anglais000
Total000

Partie 3 – Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Tableau 19 : Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation9(1)(a) Entrave au fonctionnement9(1)(b) Consultation9(1)(c) Avis à un tiers
Article 69Autres
Communication totale150142
Communication partielle1777610436
Tous exemptés6170
Tous exclus47320
Aucun document n’existe180111
Demande abandonnée208111
Total2409217940
3.2 Durée des prorogations
Tableau 20 : Durée des prorogations
Durée des prorogations9(1)(a) Entrave au fonctionnement9(1)(b) Consultation9(1)(c) Avis à un tiers
Article 69Autres
30 jours ou moins701161
31 à 60 jours74127213
61 à 120 jours72225217
121 à 180 jours2153259
181 à 365 jours34140
Plus de 365 jours0000
Total2409217940

Partie 4 – Frais

Tableau 21 : Frais
Type de fraisFrais perçusFrais dispensés ou remboursés
Nombre de demandesMontantNombre de demandesMontant
Présentation891$4,4551$5
Recherche17$3,54211$2,754
Production0$00$0
Programmation0$00$0
Préparation10$1,4184$548
Support de substitution0$00$0
Reproduction0$00$0
Total918$9,41516$3,307

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes
Tableau 22 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes
ConsultationsAutres institutions fédéralesNombre de pages à traiterAutres organismesNombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport11348028423
En suspens à la fin de la période de rapport précédente2051552400
Total13399580823
Fermées pendant la période visée par le rapport9585795311
Reportées à la prochaine période de rapport3813785512
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
Tableau 23 : Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
RecommandationNombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 à 120 jours121 à 180 jours181 à 365 joursPlus de 365 joursTotal
Communiquer en entier496110095991324
Communiquer en partie211445514461278460
Exempter en entier730300013
Exclure en entier00000000
Consulter une autre institution31000004
Autre56222547250157
Total13623118028972419958
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes
Tableau 24 : Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes
RecommandationNombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours16 à 30 jours31 à 60 jours61 à 120 jours121 à 180 jours181 à 365 joursPlus de 365 joursTotal
Communiquer en entier10000001
Communiquer en partie00000000
Exempter en entier00000000
Exclure en entier00000000
Consulter une autre institution00000000
Autre00000000
Total10000001

Partie 6 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Tableau 25 : Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de joursNombre de réponses reçuesNombre de réponses reçues après l’échéance
1 à 15112
16 à 30221
31 à 60217
61 à 1202312
121 à 180824
181 à 36509
Plus de 365 jours04
Total8559

Partie 7 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

7.1 Coûts
Tableau 26 : Coûts
DépensesMontant
Salaires$2,144,516
Heures supplémentaires$8,522
Biens et services$1,726,072
Marchés de services professionnels$1,618,296 
Autres$107,776
Total$3,879,110
7.2 Ressources humaines
Tableau 27 : Resouces humaines
RessourcesVoués à l’AI à temps pleinVoués à l’AI à temps partielTotal
Employés à temps plein39.100.0039.10
Employés à temps partiel et occasionnels3.400.003.40
Employés régionaux0.000.000.00
Experts-conseils et personnel d’agence26.350.0026.35
Étudiants0.000.000.00
Total68.850.0068.85