Avis aux coopérants et aux agences d’exécution employant des conseillers au sujet des modifications apportées au Guide de l’assistance technique

Étant donné les changements récemment apportés aux lois pertinentes, des modifications ont également été apportées au Guide de l’assistance technique pour les coopérants et les conseillers. À moins d’indication contraire, ces modifications sont entrées en vigueur le 1er avril 2009.

Les modifications exposées ci après sont apportées en attendant l’examen complet auquel le Guide de l’assistance technique pour les coopérants du MAECD et les agences d’exécution sera soumis. Elles font partie du contrat des coopérants et peuvent s’appliquer aux conseillers, si le contrat que l’agence d’exécution a conclu avec l’ACDI prévoit que les dispositions du Guide s’appliquent au personnel affecté à l’étranger.

Ne sont décrits ici que les ajouts, changements et suppressions. Les autres dispositions du Guide demeurent valides.

Modifications apportées au Guide de l’assistance technique

Chapitre 4 : Voyage - Réinstallation

4.2 Coûts de transport liés à la réinstallation

Ajout

L’indemnité de voyage et de réinstallation (IVR) comprend désormais une nouvelle indemnité de transport local de 75 $, pour la réinstallation à l’étranger et une fois de retour au Canada. Les autres frais de transport local au Canada ne sont pas remboursés.

4.3.2 Frais de subsistance temporaire à l’arrivée dans le pays d’affectation – Logement non disponible

Changement

Indemnités de repas et de faux frais

Du premier au quatrième jour :

  • Les indemnités de repas et de faux frais sont incluses dans l’IVR (deux jours à l’adresse figurant au contrat, avant le départ du Canada, et les deux premiers jours dans le pays d’affectation).

Du cinquième au trentième jour :

  • Logement commercial : Cent pour cent (100 %) de l’indemnité de repas quotidienne consentie au coopérant/conseiller et à chaque personne à charge qui l’accompagne et cent pour cent (100 %) de l’indemnité de faux frais consentie au coopérant/conseiller.
  • Logement indépendant ou privé : Soixante-quinze pour cent (75 %) de l’indemnité de repas quotidienne consentie au coopérant/conseiller et à chaque personne à charge qui l’accompagne et soixante-quinze pour cent (75 %) de l’indemnité de faux frais consentie au coopérant/conseiller.

Du trente et unième au trente-cinquième jour :

  • Logement indépendant ou privé seulement. Aucune indemnité de repas ou de faux frais n’est accordée.

Chapitre 5 : Voyages

5.4 Allocation de déplacement pour fins de vacance vacances (ADV)

Ajout
  • Pour la période allant du 1er juin au 31 mai de chaque année, l’ADV est calculée en fonction des tarifs aériens proposés en date du 1er mai de la période précédente. L’agent d’administration doit établir ce tarif en choisissant le tarif le plus abordable de deux offres indépendantes l’une de l’autre.
  • Les taux de change en vigueur le 1er mai doivent être utilisés aux fins de conversion des tarifs aériens proposés.
  • L’ADV peut être appliquée à plusieurs déplacements.
  • Tous les déplacements décrits dans la demande concernant l’ADV (voir le nouvel appendice 5) doivent être effectués à l’extérieur de la ville d’affectation.
  • Une seule ADV est versée par période d’application, en fonction de la demande concernant l’ADV.
  • L’ADV consentie pour la totalité de la période s’applique aux personnes à charge qui accompagnent le coopérant/conseiller au moment de la présentation de la demande concernant l’ADV, c’est-à-dire que l’ADV n’est pas rajustée si une personne à charge rejoint le coopérant/conseiller à la mission après la présentation de la demande. Si le coopérant/conseiller a droit à une nouvelle ADV au cours de sa période d’affectation, cette nouvelle personne à charge pourra alors être incluse dans la demande présentée relativement à la période suivante.
  • Le coopérant/conseiller et les personnes à charge qui l’accompagnent ne sont pas tenus de voyager en même temps.
  • Voir le nouvel appendice 12, Attestation d’utilisation de l’allocation de déplacement pour fins de vacance
  • Voir le nouvel appendice 11, Attestation d’utilisation de l’indemnité de voyage, qui continuera de s’appliquer aux indemnités de déplacement pour réunion de famille, pour fins éducatives et pour événements familiaux malheureux.
Changement
  • Le coopérant/conseiller n’est pas tenu de prendre dix jours consécutifs de congé.
  • Le coopérant doit rendre compte de soixante-quinze pour cent (75 %) des dépenses de voyage auxquelles l’ADV a été consacrée pour chaque personne qui voyage.
  • Aucune proportion minimale de l’ADV n’est fixée pour le transport (cinquante pour cent [50 %] auparavant).

Chapitre 9 : Indemnité de service à l’étranger

9.2 Indemnité de subsistance de mission (ISM)

Changement

Le Conseil du Trésor a rappelé aux ministères que le traitement nominal servant à calculer cette indemnité aurait dû être plafonné à 100 000 $ à la suite de l’examen cyclique de 2001. Le traitement nominal sera donc plafonné à 100 000 $ à compter du 1er avril 2009.

  • Exemple :
    • Un traitement (honoraires) de 120 350 $ entre dans la fourchette salariale de 100 000 $ et 100 000 $ et plus, pour laquelle le traitement nominal/point médian a été fixé à 100 000 $. Le pourcentage de rajustement connexe est de 0,422. Si l’indice de l’ACDI est de 130, l’équation est la suivante :
    • ISM annuelle = (100 000 X 0,422 X (130 - 100)) / 100
    • ISM annuelle = 12 660 $
  • À compter du 1er juin 2009, la méthode de calcul sera modifiée de manière à tenir compte de l’inflation annuelle, calculée en fonction de l’indice des prix à la consommation de l’année civile précédente. En outre, le pourcentage servant au calcul de l’ISM se fondera sur le niveau de revenu et sera modifié en fonction de l’évolution de ce niveau de revenu.
  • Les tableaux en vigueur au 1er avril 2009 et au 1er juin 2009 seront publiés dans les Annexes au guide de l’assistance technique.

9.3 Indemnité différentielle de mission

Ajout

Dans certaines villes, des taux spéciaux peuvent s’ajouter pour cette indemnité en raison des conditions difficiles telles que des hostilités ou des catastrophes naturelles. Le cas échéant, les taux spéciaux qui s’appliquent à des lieux particuliers sont indiqués à la section 9.3 dans les Annexes au guide de l’assistance technique.

Changement

Dans le cas de cette indemnité, les dispositions relatives à la situation familiale ont été modifiées. Des catégories ont été ajoutées : accompagné de trois personnes à charge; accompagné d’au moins quatre personnes à charge (le maximum valait auparavant pour au moins deux personnes à charge). Voir la section 9.3 dans les Annexes au guide de l’assistance technique, datés du 1er avril 2009, pour connaître les nouveaux taux applicables aux familles.

9.4 Prime de service extérieur

Changement

Dans le cas de cette indemnité, les dispositions relatives à la situation familiale ont été modifiées. Des catégories ont été ajoutées : accompagné de trois personnes à charge; accompagné d’au moins quatre personnes à charge (le maximum valait auparavant pour au moins deux personnes à charge). Voir la section 9.4 dans les Annexes au guide de l’assistance technique, datés du 1er avril 2009, pour connaître les nouveaux taux applicables aux familles.

Chapitre 10 : Affectation de courte durée et réinstallation de courte durée

10.2 Réinstallation de courte durée

10.2.2 Affectation à l’étranger

Ajout

10.2.2 a) La prime de service extérieur s’applique désormais aux réinstallations de courte durée, conformément à la section 9.4.

Un remboursement est accordé pour les coûts réels de blanchissage des coopérants/conseillers qui habitent dans un logement non équipé d’installations de blanchissage, sur présentation des reçus originaux (les installations de blanchissage sont constituées d’une laveuse et d’une sécheuse).

Si l’agent d’administration juge que les coûts de nettoyage à sec payés dans la ville d’affectation sont considérablement supérieurs à ceux que le coopérant/conseiller aurait payés à l’adresse figurant au contrat, un remboursement de cinquante pour cent (50 %) des coûts réels de nettoyage à sec est accordé, sur présentation des reçus originaux.

Substitution

10.2.2 b) Indemnité de repas

À l'arrivée à la ville d'affectation, l'indemnité de repas quotidienne au lieu d'affectation prévue dans la Directive du Conseil du Trésor sur les voyages (voir l'adresse Internet à la section 1.10) est versée pour les trente premiers jours. Il n’y a pas d’indemnité de faux frais.

Du trente et unième au cent vingt et unième jour consécutif :

  • i) dans un logement indépendant, le coopérant/conseiller reçoit, pour la durée de l'affectation, une indemnité de repas quotidienne correspondant à soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de repas quotidienne prévue pour le lieu d'affectation. Il n’y a pas d’indemnité de faux frais.
  • ii) dans un logement commercial, et seulement s'il n'est pas possible de se préparer un repas et si un logement indépendant ne peut être obtenu, le coopérant/conseiller reçoit une indemnité de repas quotidienne correspondant à soixante quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de repas quotidienne prévue pour le lieu d'affectation. Il n’y a pas d’indemnité de faux frais.

Du cent vingt et unième jour à la fin de réinstallation de courte durée :

  • iii) dans un logement indépendant ou privé, cinquante pour cent (50 %) de l’indemnité de repas quotidienne. Il n’y a pas d’indemnité de faux frais.

Circonstances particulières

Lorsqu'en raison de circonstances particulières, par exemple s'il est difficile de trouver de la nourriture et un logement privé ou si les restaurants sont peu nombreux et que le gestionnaire de projet estime que l'indemnité de repas mentionnée ci-dessus est insuffisante, une indemnité de repas jugée raisonnable peut être autorisée par l'agent d'administration. Cette indemnité ne doit pas excéder l'indemnité de repas quotidienne pour le lieu d’affectation. Il n’y a pas d’indemnité de faux frais.

Suppression

10.2.2 a) L'indemnité de subsistance de mission disparaît.

Chapitre 12 : Indemnités de déplacement non soumises à une justification – Vérification et rapports

Utilisation des indemnités

Vérification des indemnités Substitution

Utilisation des indemnités

Les exigences pour ce qui est de rendre compte des différentes indemnités varient. Par exemple, l'allocation de déplacement pour fins de vacance (ADV) est une indemnité qui doit être consacrée aux voyages et aux dépenses de voyage, et elle peut s’appliquer à plusieurs déplacements. Le coopérant/conseiller est tenu de démontrer à l'agent d'administration qu'au moins soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité pour chaque personne admissible est consacrée au voyage et aux dépenses de voyage, ce qui comprend le transport, l'hébergement, les repas et les faux frais rattachés aux déplacements comme les excursions, les droits d’entrée, etc.

Les documents justificatifs doivent prouver que les dépenses ont été faites à l’extérieur de la ville d’affectation, et ce, pour chaque déplacement.

Changement

Vérification des indemnités

b), c) et d) : l’expression « appendice 11 » est remplacée par « appendice 11 ou 12 ».
c) : « conseiller » est remplacé par « agence d’exécution ».
c) : la mention « (voir l’exemple no 2 ci-dessous) » est supprimée.
e) : Sauf indication contraire dans la présente section, le coopérant/conseiller doit présenter une preuve du déplacement dans l’un des délais suivants, selon la première éventualité :

  • i) dans les trente (30) jours qui suivent la fin du voyage,
  • ii) à la fin du contrat.

Retrait

ADV – Exemples 1 et 2.