Politique de compensation de frais généraux touchant les accords de contribution conclus avec des organisations canadiennes en vertu du programme d’aide au développement international

Modification de la version de janvier 2008

1. Objectif de la politique

Il est reconnu que les coûts indirects ou frais généraux sont inhérents au fonctionnement d’une organisation et que celle-ci a le droit d’être compensée pour une partie de ces coûts dans le cadre d’un accord de contribution conclu avec Affaires mondiales Canada en vertu de son programme d’aide au développement international.

La présente politique vise à informer les organisations canadiennes sur la façon dont Affaires mondiales Canada contribuera à leurs coûts indirects ou frais généraux lorsqu’elles signent un accord de contribution avec Affaires mondiales Canada en vertu du programme d’aide au développement international. La politique fournit des directives pour déterminer quels sont les coûts admissibles à la compensation. Elle vise à assurer l’uniformité de l’application en vue d’être équitable à l’égard de toutes les organisations.

2. Énoncés de politique

En vertu de sa politique, Affaires mondiales Canada prévoit verser une contribution pour couvrir les coûts indirects ou frais généraux engagés par l’organisation pendant la période visée par l’accord de contribution conclu avec Affaires mondiales Canada en vertu du programme d’aide au développement international.

La présente politique s’applique une fois qu’Affaires mondiales Canada a convenu des coûts auxquels contribuer en vertu d’un accord de contribution particulier.

3. Application

3.1. Date d'entrée en vigueur

La version modifiée de la présente politique entre en vigueur le 15 mai 2016.

La présente politique s’applique à tous les nouveaux accords de contribution qui entrent en vigueur le 15 mai 2016 ou après cette date.

La présente politique sera examinée cinq ans après la date de mise en œuvre et périodiquement par la suite.

3.2. Portée

Ce document d’Affaires mondiales Canada fournit des détails de la politique en ce qui a trait à la compensation des coûts indirects ou frais généraux engagés par des organisations canadiennes mettant en œuvre des projets d’aide au développement international qui font l’objet d’un accord de contribution avec Affaires mondiales Canada.

Cette politique s’applique à tous les accords de contribution conclus par Affaires mondiales Canada et des organisations canadiennes, en vertu du programme d’aide au développement international.

La présente politique ne s’applique pas aux administrations provinciales, territoriales et municipales canadiennes, y compris leurs institutions, leurs organismes et leurs agences, ni à aucun autre ministère fédéral et société d’État.

La politique s’applique uniquement aux accords de contribution dont la valeur est égale ou inférieure à 20 millions de dollars. La compensation des frais généraux applicable aux accords de contribution dont la valeur est supérieure à 20 millions de dollars sera déterminée au cas par cas.

4. Définitions

On trouvera à l'annexe I les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente politique.

5. Exigences de la politique

5.1 Taux de frais généraux

Cette contribution est calculée en appliquant :

  • un taux fixe de compensation de frais généraux de 12 p. 100 de la contribution versée par Affaires mondiales Canada applicable sur les coûts directs admissibles du programme ou projet pour l’application du taux de compensation de frais généraux; et
  • un taux fixe de compensation de frais généraux de 12 p. 100 à une valeur non financière estimative de 200 dollars par jour de travail par volontaire canadien (peu importe la valeur estimée par l’organisation) à des fins directement liées au programme ou projet. L’organisation doit tenir des registres vérifiables afin de prouver l’envoi de volontaires canadiens à l’étranger et le temps consacré au programme ou projet.  

On trouvera aux annexes II et III des exemples d’application et les critères d’admissibilité pour les volontaires.

5.2 Coûts indirects ou frais généraux couverts par le taux de compensation de frais généraux de 12 p. 100

Le taux de compensation de frais généraux de 12 p. 100 est une indemnité visant à couvrir les coûts indirects ou frais généraux du bureau de l’organisation au Canada. On ne peut réclamer le remboursement de ces types de dépenses en tant que coûts directs du programme ou projet dans l’accord de contribution. Voici des exemples de coûts indirects:

  1. publicité et promotion (non liées à un programme ou projet précis);
  2. amortissement et dépréciation;
  3. frais bancaires (non liés à un programme ou projet précis);
  4. activités du conseil;
  5. activités de développement de l’organisation;
  6. impôt sur le capital;
  7. communications à l’exclusion des appels interurbains liés à la mise en œuvre du programme ou projet;
  8. dépenses liées à la maintenance informatique;
  9. coûts de financement tels que les frais d’intérêt et les frais encourus pour obtenir une lettre de crédit irrévocable;
  10. formation générale du personnel;
  11. assurance (p. ex. bureau, conseil d’administration, responsabilité);
  12. vérifications internes ou externes de l’organisation;
  13. fournitures et équipement de bureau;
  14. coûts de restructuration de l’organisation;
  15. honoraires liés à l’administration de l’organisation (p. ex. avocats, comptables, etc.);
  16. activités de préparation de propositions;
  17. loyer et services publics;
  18. dépenses liées aux réparations et à l’entretien;
  19. examen et négociation des accords;
  20. salaires et avantages sociaux liés à l’administration de l’organisation;
  21. recrutement de personnel;
  22. activités de planification stratégique;
  23. déplacements (non liés à un programme ou projet précis);
  24. postes de travail, y compris les ordinateurs;
  25. autres types de coûts indirects ou frais généraux ayant trait au bureau de l’organisation au Canada.

5.3 Coûts directs du programme ou projet

Le taux de compensation de frais généraux s’applique aux coûts directs admissibles du programme ou projet. La compensation de frais généraux sera versée à l’organisation selon le même calendrier que les autres coûts couverts par l’accord de contribution.

5.3.1 Coûts directs d’un programme ou projet admissibles pour l’application du taux de compensation de frais généraux

  1. Salaires effectivement versés par l’organisation à ses employés (canadiens, locaux ou tout autre employé d’un autre pays accepté par Affaires mondiales Canada) dans le cadre du programme ou projet ainsi que les avantages sociaux afférents alloués dans le cadre de l’accord;
  2. Honoraires des consultants ou des sous-traitants;
  3. Coûts liés aux déplacements, à l’hébergement, aux indemnités quotidiennes et aux faux frais (les coûts effectifs ne doivent pas dépasser les montants permis par la Directive sur les voyageset les Autorisations spéciales de voyagerdu Conseil du Trésor) dans le cadre du programme ou projet;
  4. Frais engagés à l’étranger pour la mise en œuvre du programme ou projet (p. ex. loyer, améliorations locatives, services publics, dépenses de bureau, ordinateurs du bureau, entretien général);
  5. Frais de virements bancaires liés à la mise en œuvre du programme ou projet;
  6. Coûts associés à la préparation des rapports de programme ou projet et à la production de documents (p. ex. reproduction, traduction);
  7. Coûts des appels interurbains, d’envois postaux et de services de messagerie liés à la mise en œuvre du programme ou projet;
  8. Coûts d’assistance technique et de réunions directement liés à la mise en œuvre du programme ou projet, à l’exception de ceux ayant trait aux fonds de transfert (voir la définition à l’annexe I);
  9. Coûts d’approvisionnement en biens liés directement à la mise en œuvre du programme ou projet (excluant ceux non autorisés au point 5.3.2 ci-dessous) et les coûts d’expédition connexes (p. ex. emballage, conteneurs, fret, assurance du fret);
  10. Coûts de construction (c’est-à-dire matériel, équipement et coûts en main-d’œuvre liés à la construction) dont le total des coûts de construction est normalement inférieur à 20 p. 100 de la contribution d’Affaires mondiales Canada au projet;
  11. Avantages et dépenses admissibles pour le personnel affecté sur le terrain pour une longue période et en cas de réinstallation à court terme, sans dépasser ceux stipulés dans le Guide de l’assistance technique du programme d’aide au développement international d’Affaires mondiales Canada;
  12. Coûts autorisés en vertu du manuel intitulé Gestion des boursiers et boursières au Canada (à l’exclusion de ceux non autorisés au point 5.3.2 ci-dessous);
  13. Tout autre coût direct nécessaire à la mise en œuvre du programme ou projet qui est vérifiable et ne figure pas au point 5.2 ou qui n’est pas jugé inadmissible au point 5.3.2 ci-dessous. L’approbation écrite préalable d’Affaires mondiales Canada doit être obtenue pour que le coût soit admissible.

5.3.2 Coûts directs du programme ou projet inadmissible pour l'application du taux de frais généraux

  1. Les fonds de transfert sont inadmissibles pour l’application du taux de compensation de frais généraux. (voir la définition à l’annexe I)
  2. Bien qu’étant liées à la mise en œuvre du programme ou projet, les dépenses suivantes sont inadmissibles à l’application du taux de compensation de frais généraux:
    • Dépenses élevées en capital ou contrats de location de machines et d’équipement médical directement liées à la mise en œuvre du programme ou projet où chaque élément coûte 100 000 $ ou plus.
    • Tout autre coût justifié par l’organisation et qu’Affaires mondiales Canada considère être, en vertu de l’accord de contribution, un coût direct inadmissible pour l’application du taux de compensation de frais généraux.

5.3.3 Coûts directs du programme ou projet assujettis à une négociation pour l’application du taux de compensation de frais généraux

  1. Coûts de construction incluant matériel, équipement et main-d’œuvre liés à la construction (voir la définition à l’annexe I).
    • Lorsque le total des coûts de construction est supérieur à 20 p. 100 de la contribution d’Affaires mondiales Canada au projet, tous les coûts de construction seront assujettis à un taux négocié au cas par cas.
  2. Les achats en vrac de biens identiques, comme du matériel, des aliments et des fournitures médicales, en une ou en plusieurs transactions, seront assujettis à un taux négocié au cas par cas.

6. Références

La Politique de compensation de frais généraux fait référence aux documents suivants :

7. Surveillance

La politique peut être évaluée dans le cadre d’une vérification interne officielle effectuée par la fonction de vérification interne d’Affaires mondiales Canada.

L’Unité de la conformité financière (SGFF) surveillera la mise en œuvre de la présente politique dans le contexte des vérifications régulières qu’elle effectue.

Les calculs ayant trait à l’application du taux de compensation de frais généraux devront être documentés adéquatement par le personnel de l’organisation et d’Affaires mondiales Canada.

8. Demandes de renseignements

Toute demande de précisions ou d’interprétation devrait être adressée au gestionnaire de projet du programme d’aide au développement international d’Affaires mondiales Canada.

Annexe I : Définitions

Assumer les risques liés à l’exécution : L’organisation est responsable des résultats ultimes et si ces résultats ne sont pas obtenus, elle a l’obligation financière de rectifier la situation. AMC ne remboursera pas les coûts de rectification de la situation ni les coûts initiaux si la situation n’est pas rectifiée. La responsabilité de l’organisation concernant les risques liés à l’exécution doit être clairement énoncée dans l’accord de contribution. 

Coûts de constructionNote de bas de page 1 : La construction comprend la main-d’œuvre, le matériel et l’équipement nécessaires aux activités de construction liées au projet. Pour plus d’information, veuillez consulter la structure détaillée et la note explicative des Nations Unies.

Coûts directs du programme ou projet : Les coûts directs du programme ou projet sont les coûts qui sont effectivement engagés et qui sont directement liés et jugés nécessaires à la mise en œuvre du programme ou projet.

Coûts indirects et frais généraux : Les coûts indirects sont les coûts qui, de toute évidence, ne peuvent être attribués à un programme ou projet précis. Il s’agit de tous les coûts indirects associés au(x) bureau(x) canadien(s) de l’organisation.

Fonds de transfert : Les fonds de transfert sont définis par Affaires mondiales Canada comme les sommes figurant dans l’accord de contribution uniquement dans le but d’attribuer au transfert des fonds un mécanisme administratif, dont la responsabilité administrative et financière appartient à l’organisation avec laquelle Affaires mondiales Canada a conclu l’accord de contribution, sans que cette organisation ne soit tenue d’assumer les risques liés à l’exécution.

Organisation : Dans ce contexte, le terme « organisation » désigne les organisations canadiennes sans but lucratif ou à but lucratif constituées en personne morale, les sociétés de personnes, les entreprises à propriétaire unique, les universités, les collèges et les hôpitaux.  

Organisation canadienne : Une organisation est considérée comme canadienne si elle est incorporée en personne morale au Canada.

Volontaire canadien : Détenteur de la citoyenneté canadienne, immigrant reçu ou résident permanent qui satisfait aux critères d’admissibilité pour les volontaires établis à l’annexe II.

Annexe II : Critères d'admissibilité pour les volontaires

Le droit à la compensation de frais généraux repose sur les critères suivants :

  • le volontaire est un citoyen canadien, un immigrant reçu ou un résident permanent au Canada;
  • le volontaire est envoyé à l’étranger;
  • le volontaire n’est pas rémunéré (p. ex. salaire, honoraires) par l’organisation qui a conclu l’accord de contribution avec Affaires mondiales Canada;
  • les services du volontaire sont essentiels à la réussite du programme ou projet, sont admissibles en vertu des modalités et conditions du programme ou projet, et auraient autrement été rendus par un employé ou un contractuel rémunéré afin d’obtenir les résultats visés par le projet;
  • le recours à des volontaires s’appuie sur un engagement de l’organisation et est clairement indiqué dans l’accord de contribution;
  • les services du volontaire doivent être clairement déterminés et vérifiables du début à la fin du programme ou du projet et après son achèvement.

    Exemples de pièces vérifiables acceptables :

    • liste des volontaires travaillant au programme ou au projet;
    • billet d’avion original et facture de l’agent de voyages à l’appui de la dépense dont le remboursement est réclamé et indiquant le prix du billet;
    • carte d’embarquement ou information corroborante (notes de frais, reçus de taxes d’aéroport et factures d’hôtel) indiquant que le voyage a été effectué;
    • factures et reçus originaux pour les hôtels et d’autres dépenses afin de prouver que le volontaire travaillait au projet pendant la période faisant l’objet de la réclamation;
    • feuilles de temps signées et approuvées indiquant le programme ou le projet, l’emplacement et les heures réclamées par projet par jour.

Annexe III : Application du taux de compensation de frais généraux de 12 p. 100

Budget du programme ou projet

Tableau 1: Coûts directs du programme ou projet admissible pour l'application du taux de frais généraux
 Contribution d’Affaires mondiales CanadaContribution de l'organisationTotal
Personnel au Canada et affectations de courte durée sur le terrain (4 mois consécutifs ou moins)610 000 $ 610 000 $
Personnel canadien affecté pour une longue période sur le terrain (au moins 12 mois consécutifs)250 000 $ 250 000 $
Employés locaux600 000 $ 600 000 $
Volontaires canadiens envoyés à l'étranger (25 volontaires 100 jours de travail) 875 000 $875 000 $
Déplacements, hébergement et indemnités quotidiennes et faux frais – conformément à la Directive sur les voyages et aux Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor420 000 $ 420 000 $
Location, dépenses du bureau et sécurité sur le terrain313 300 $ 313 300 $
Coûts de communication (appels interurbains liés à la mise en oeuvre du programme ou projet)110 000 $ 110 000 $
Véhicules125 000 $ 125 000 $
Éducation et formation641 450 $267 907 $909 357 $
Sous-total – Coûts directs du programme ou projet admissibles pour l’application du taux de compensation de frais généraux3 069 750 $1 142 907 $4 212 657 $
Compensation de frais généraux pour les coûts directs admissibles du programme ou projet(3 069 750 $ à 12 %)368 370 $-368 370 $
Compensation de frais généraux pour la valeur non financière des volontaires canadiens ([25 volontaires x 100 jours de travail x 200 $] @ 12 %)60 000 $-60 000 $
Tableau 2: Coûts directs du programme ou projet non admissibles pour l’application du taux de compensation de frais généraux
 Contribution d’Affaires mondiales CanadaContribution de l'organisationTotal
Fonds de transfert358 973 -$ 358 973 $
Total3 857 093 $1 142 907 $5 000 000 $

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Les dépenses élevées en capital où chaque élément coûte 100 000 $ ou plus ne sont pas admissibles à l’application du taux de compensation de frais généraux.

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