Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers pour 2009-2010

Sommaire de l'évaluation de l'efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d'action de l'Agence canadienne de développement international pour l'exercice 2009 2010

Note au lecteur

Depuis l'entrée en vigueur, le 1er avril 2009, de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, les ministères sont tenus de démontrer qu'ils ont pris des mesures pour se doter et maintenir un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, les ministères doivent évaluer annuellement leur système de CIRF, établir un plan d'action pour apporter les ajustements qui s'imposent et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un sommaire des résultats de l'évaluation et du plan d'action.

Des systèmes efficaces de CIRF visent à obtenir des états financiers fiables et à fournir l'assurance que :

  • les opérations sont dûment autorisées;
  • les dossiers financiers sont adéquatement maintenus;
  • les actifs sont protégés contre les risques comme le gaspillage, les abus, les pertes, la fraude et la mauvaise gestion; et
  • les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Il importe de noter que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer complètement les risques mais plutôt pour les atténuer à un niveau raisonnable. En effet, les contrôles doivent être équilibrés et définis en proportion des risques qu'ils visent à atténuer.

Le maintien d'un système efficace de CIRF est un processus continu dont le but est de cerner, d'évaluer et d'apporter les ajustements nécessaires aux risques clés et contrôles clés associés, et aussi de surveiller son rendement à des fins d'amélioration constante. Par conséquent, la portée, le rythme et l'état d'avancement des évaluations de l'efficacité du système de CIRF des ministères varieront d'une organisation à l'autre, compte tenu des risques et des situations qui leur sont propres.

En somme, le système de contrôle interne en matière de rapports financiers est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés qui leur sont associés et à y apporter les ajustements nécessaires.

1. Introduction

Le présent document est annexé à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers de l'Agence canadienne de développement international (ACDI) pour l'année 2009‑2010. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, en vigueur depuis le 1er avril 2009, le document présente pour la première fois des renseignements sommaires sur les mesures prises par l'ACDI pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit de l'information sur les évaluations menées par l'ACDI jusqu'au 31 mars 2010, incluant des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d'action connexes ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l'environnement de contrôle propre à l'agence.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités du programme

Il est possible d'obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités du programme de l'ACDI en consultant son Rapport ministériel sur le rendement le plus récent, et son Rapport sur les plans et priorités le plus récent.

1.2 Principales données financières

Les états financiers (non vérifiés) du dernier exercice financier de l'Agence canadienne de développement international sont disponibles. Il est également possible d'obtenir de l'information pertinente sur l'ACDI dans les plus récents Comptes publics du Canada. Pour l'année financière 2009-2010, voici les principales données financières:

  • Les dépenses totales de l'ACDI ont atteint 3 909 milliards de dollars. Les paiements de transfert ont constitué la majorité des dépenses (89 % ou 3 474 milliards de dollars) suivis des salaires et avantages sociaux (5 % ou 196 millions de dollars pour 1 891 employés).
  • Les revenus totaux de l'ACDI se sont chiffrés à 189 millions de dollars, provenant largement des gains qui ont découlé de la réévaluation des passifs libellés en devises étrangères en fin d'exercice.
  • Les charges payées d'avance de l'ACDI équivalaient à 182 millions de dollars au 31 mars tandis que le solde de ses prêts aux pays en développement et institutions financières internationales s'élevait à 137 millions de dollars; ils représentaient respectivement 43 % et 33 % des actifs ministériels totaux (421 millions de dollars). Les placements et avances cumulatifs aux institutions financières internationales sont aussi très significatifs à 6 150 milliards de dollars, mais leur valeur de réalisation nette a été réduite à zéro puisque l'ACDI n'anticipe pas recouvrer ces placements et avances à l'avenir.
  • Les créditeurs et charges à payer de l'ACDI s'élevaient à 865 millions de dollars et représentaient 79 % des passifs totaux de l'Agence (1 092 milliards de dollars).
  • Bien qu'elle compte décentraliser beaucoup plus ses opérations au cours des prochaines années, l'ACDI possède actuellement une présence limitée dans divers pays qui bénéficient de ses programmes de développement. En 2009-2010, les dépenses encourues directement sur le terrain ont seulement représenté approximativement 2 % (94 millions de dollars) des dépenses totales de l'agence. Ces dépenses du terrain sont initiées et approuvées par le personnel de l'ACDI qui est situé dans les missions étrangères, tandis que les paiements reliés sont traités et enregistrés par le personnel financier et administratif du Ministère des affaires étrangères et du commerce international (MAECI). Les détails des dépenses encourues sur le terrain sont transférés régulièrement du système financier du MAECI au système comptable et financier de l'ACDI.
  • L'agence se sert d'un système comptable et financier intégré qui est basé sur l'application SAP. Il est critique à ses opérations et à ses capacités de générer des rapports financiers.

1.3 Ententes de services pertinentes aux états financiers

L'agence a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont consignées dans ses états financiers:

  • L'administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) gère le paiement des salaires et l'acquisition des biens et des services.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à l'agence l'information nécessaire pour calculer diverses charges à payer et provisions, par exemple celle liée aux indemnités de départ courues des employés.
  • Le MAECI fournit des services de traitements des paiements et de comptabilité ainsi que des services bancaires à tous les bureaux de l'ACDI qui sont localisés dans les hauts commissariats canadiens ou ambassades canadiennes à l'étranger. Le MAECI prépare aussi, à l'intention des employés de l'ACDI, des rapports financiers périodiques qui détaillent les dépenses de l'agence encourues directement sur le terrain.

1.4 Changements importants au cours de l'exercice 2009-2010

À part une rotation au poste de Dirigeant principal des finances (DPF), aucun changement ministériel important et pertinent pour le contexte de gestion financière et/ou les états financiers de l'agence ne s'est produit en 2009-2010.

Le poste de DPF a été occupé par les individus suivants au cours de l'année:

  • Mme Christine Walker, du 1er avril au 30 octobre 2009;
  • M. Jim Quinn, du 12 janvier au 31 mars 2010.

2. Environnement de contrôle à l'agence facilitant le contrôle interne en matière de rapports financiers

L'ACDI reconnaît qu'il incombe à la haute direction de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d'un système efficace de CIRF et qu'ils soient en mesure d'exercer leurs responsabilités à cet égard avec compétence. L'agence a pour priorité de s'assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle qui peut s'adapter, qui est axé sur le risque, et qui permet des améliorations ainsi qu'une innovation constantes.

2.1 Positions, rôles et responsabilités clés

Les membres ou les titulaires des principaux comités et postes clés de l'ACDI énumérés ci-dessous sont chargés de maintenir et d'examiner l'efficacité du système de CIRF :

Présidente — À titre d'agent comptable, la présidente de l'agence assume la responsabilité générale et le leadership des mesures prises en vue de maintenir l'efficacité du système de contrôle interne. En cette qualité, la présidente se fie aux recommandations reçues du Comité de vérification ministériel et aux conseils obtenus des autres membres du Conseil de gestion.

Dirigeant principal des finances (DPF) — Le DPF de l'ACDI relève directement de la présidente et il exerce un leadership afin de soutenir la coordination, la cohérence et l'orientation de la conception et du maintien d'un système de CIRF efficace et intégré, ce qui comprend aussi l'évaluation annuelle du système.

Cadres supérieurs ministériels — Les cadres supérieurs ministériels de l'ACDI chargés d'administrer les programmes ou les directions générales corporatives sont responsables d'assurer et d'examiner l'efficacité des portions du système de CIRF qui s'inscrivent dans leur mandat.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) — Le DPV de l'ACDI relève directement de la présidente et il fournit une assurance au moyen de vérifications internes périodiques, lesquelles sont essentielles au maintien de l'efficacité du système de CIRF.

Comité de vérification ministériel (CVM) — Le CVM est un comité consultatif qui présente des points de vue objectifs sur les cadres de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance de l'agence. Il est composé de quatre membres externes et de quatre membres internes, et a été ré-établi en 2009 pour se conformer à toutes les exigences de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Dans le cadre de son mandat, il examine le profil de risque ministériel de l'agence et son système de contrôle interne, incluant l'évaluation annuelle et les plans d'action relatifs au système de CIRF. 

Conseil de gestion — À titre d'organisme décisionnel central de l'agence, le Conseil de gestion examine, approuve et surveille le profil de risque ministériel et le système ministériel de contrôle interne, notamment l'évaluation annuelle et les plans d'action relatifs au système de CIRF.

2.2 Mesures clés prises par l'ACDI

L'environnement de contrôle de l'ACDI prévoit en outre un ensemble de mesures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu'au perfectionnement de leurs compétences. Parmi les principales mesures, mentionnons:

  • la présence d'un Champion des valeurs et éthique à l'ACDI; 
  • l'implantation d'un « Plan d'action visant l'excellence en gestion des ressources humaines »;
  • une section relevant du DPF qui se consacre au contrôle interne;
  • un programme de formation et des communications au personnel visant les principaux secteurs de la gestion financière;
  • l'intégration de l'ensemble des agents financiers et de la majorité des agents de contrats sous le leadership du DPF;
  • des politiques ministérielles adaptées au contexte d'affaires et à l'environnement de contrôle de l'agence;
  • la documentation des principaux processus d'affaires ainsi que des risques et points de contrôle clés pour soutenir la gestion et la surveillance du système de CIRF;
  • l'examen continu des systèmes de traitement de la TI visant à accroître la sécurité, l'intégrité, l'efficience et l'efficacité.

3. Évaluation du système de contrôles internes en matière de rapports financiers de l'ACDI

3.1 Base d'évaluation

En 2004, le gouvernement du Canada a lancé une initiative visant à déterminer la capacité des ministères à soutenir des vérifications de leurs états financiers fondées sur les contrôles, lesquelles dépendent de l'efficacité des systèmes de contrôles internes. C'est pourquoi depuis 2006 les plus grands ministères, dont l'ACDI, ont commencé à formaliser leur approche pour gérer leur système de CIRF, en évaluant leur état de préparation et en préparant des plans d'action.

Que ce soit pour appuyer des vérifications d'états financiers basées sur les contrôles ou les exigences de la Politique sur le contrôle interne, un système ministériel de CIRF efficace doit être en place avec l'objectif de fournir l'assurance raisonnable que : a) les opérations sont dûment autorisées, b) les dossiers financiers sont adéquatement maintenus, c) les actifs sont protégés, et d) les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Au fil du temps, cela comporte une évaluation initiale de l'efficacité de laconception et de l'efficacité opérationnelle du système de CIRF, qui mène éventuellement à l'implantation d'une surveillance et d'une amélioration continues de ce système.

L'évaluation del'efficacité de la conception signifie qu'on s'est assuré que les principaux points de contrôle sont définis, consignés et mis en place et qu'ils sont proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer, que les faiblesses ont été identifiées et que tous les correctifs nécessaires ont été apportés. Cela inclut la schématisation des systèmes de la TI clés et des sous-processus avec leurs principaux dossiers et comptes financiers et ce, par site opérationnel s'il y a lieu.

L'évaluation de l'efficacité opérationnelle signifie qu'on s'est assuré que les principaux contrôles ont fait l'objet de tests d'application au cours d'une période déterminée, que les faiblesses ont été identifiées et que tous les correctifs nécessaires ont été apportés.

Ces tests couvrent tous les niveaux de contrôles ministériels, tant au niveau de l'entité (ou corporatif) qu'au niveau des systèmes généraux de TI et des processus d'affaires.

3.2 Méthode d'évaluation adoptée par l'ACDI

Dans le cadre de son cheminement pour se préparer à des vérifications d'états financiers basées sur les contrôles, l'agence a initié des mesures pour évaluer son système de CIRF. Elle a utilisé ses états financiers annuels comme point de départ pour identifier les comptes ou processus d'affaires significatifs suivants qui requièrent une documentation améliorée de leurs contrôles financiers :

  • Dépenses de paiements de transfert, incluant les approches de contributions directive et réactive, l'approche de subventions du multilatéral et les approches-programmes;
  • Dépenses de salaires et avantages sociaux;
  • Dépenses de services professionnels;
  • Dépenses encourues directement sur le terrain (i.e. coûts locaux);
  • Placements et avances dans les institutions financières internationales (IFIs);
  • Prêts aux pays en développement et IFIs;
  • Fonds canadien d'investissement pour l'Afrique;
  • Charges payées d'avance;
  • Créditeurs et charges à payer généraux;
  • Charge à payer pour les programmes de fonds d'équivalence;
  • Indemnités de départ courues des employés;
  • Gains et pertes sur taux de change;
  • Obligations contractuelles;
  • Passifs éventuels;
  • Événements postérieurs à la fin de l'exercice;
  • Clôture de l'exercice et préparation des états financiers;
  • Écritures de journal;
  • Règlements interministériels.

Pour chacun de ces principaux comptes ou processus d'affaires, et sur une période de trois ans, l'agence préparera des descriptions de système, des matrices de contrôles financiers, et testera l'efficacité de la conception ainsi que l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés qui y sont incorporés, identifiera les faiblesses de contrôle et prendra les mesures correctives appropriées.

Au 31 mars 2010, l'ACDI avait déjà pleinement documenté et évalué ses contrôles au niveau de l'entité (corporatifs) et ses contrôles généraux de la TI (infrastructure de TI). L'agence avait aussi complété un projet-pilote sur la documentation des contrôles financiers qui sont incorporés à quelques processus de paiements de transfert spécifiques. Le projet-pilote comportait les étapes suivantes :

  • recueillir l'information pertinente reliée à ces processus de paiements de transfert, aux risques et contrôles pertinents au CIRF en matière de paiements de transfert, y compris les politiques et procédures appropriées de même que les résultats de vérifications internes récentes;
  • schématiser ces processus de paiements de transfert tout en identifiant et documentant leurs risques et points de contrôle clés;
  • évaluer l'efficacité de la conception de ces processus de paiements de transfert, et remédier les faiblesses de contrôle décelées.

De plus, au 31 mars 2010, l'ACDI avait commencé à rassembler de l'information et à préparer les descriptions de système des processus d'affaires relatifs aux placements et avances dans les IFIs et au Fonds canadien d'investissement pour l'Afrique.

Enfin, des évaluations de contrôles financiers des opérations effectuées par deux bureaux étrangers de l'ACDI ont été complétées avant le 31 mars 2010. Elles visaient à obtenir une connaissance et une compréhension accrues des contrôles financiers qui sont incorporés au processus des dépenses encourues sur le terrain de l'ACDI, à tester l'efficacité de leur conception et à obtenir un degré d'assurance sur l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés, ainsi qu'à identifier des faiblesses de contrôle et recommander des mesures correctives appropriées.

4. Résultats de l'évaluation de l'ACDI

Étant donné l'approche d'évaluation décrite ci-haut, l'ACDI est en voie de développer une architecture de base pour tous ses points de contrôle clés par principal compte et/ou processus d'affaires.

À part l'évaluation des contrôles au niveau de l'entité (corporatifs) et des contrôles généraux de la TI ainsi que les évaluations de contrôles financiers effectuées au sein de deux bureaux étrangers de l'ACDI en 2009-2010 qui couvraient à la fois l'efficacité de leur conception et leur efficacité opérationnelle, l'agence s'est entièrement concentrée sur l'efficacité de la conception des contrôles pour l'instant, ce qui constitue un pré-requis aux tests d'efficacité opérationnelle des contrôles clés.

4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés

Afin d'effectuer les tests d'efficacité de la conception des processus d'affaires évalués avant le 31 mars 2010, l'agence a complété toute la documentation des processus (incluant leur validation par les responsables de ces processus) et vérifié la mesure dans laquelle les contrôles au niveau de l'entité, les contrôles généraux de la TI et les contrôles détaillés des processus étaient en place et correspondaient à la pratique actuelle. Les exigences de rectification des contrôles ont été rencontrées peu de temps après que les ajustements nécessaires aient été identifiés. Les tests d'efficacité de la conception cherchaient aussi à établir si les contrôles sont proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer

Contrôles au niveau de l'entité

Lorsqu'évalués, les contrôles au niveau de l'entité (corporatifs) ont été jugés satisfaisants, en ce sens qu'ils n'empêcheraient pas un vérificateur d'émettre une opinion sans réserve sur les états financiers de l'ACDI. Quelques opportunités d'améliorations ont néanmoins été identifiées et implantées dans les secteurs suivants : l'ajout de membres externes au Comité de vérification ministériel, la formalisation de l'engagement des employés d'adhérer au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, et le développement de lignes directrices et d'outils pour faciliter la gestion axée sur les résultats.

Contrôles généraux de la TI

L'évaluation des contrôles généraux de la TI a conclu que des faiblesses existaient dans l'environnement de la TI, et a permis à l'ACDI de prendre des mesures correctives appropriées afin de régler ces faiblesses. Plus spécifiquement, des améliorations nécessaires avaient été relevées dans les secteurs suivants :

  • Une documentation améliorée reliée à la sécurité de la TI, au développement et au maintien des applications (i.e. processus de gestion des changements de programme), aux opérations de la TI, au soutien des bases de données, des logiciels et du réseau ainsi qu'aux services de TI fournis par des tiers;
  • Une surveillance formelle des activités de contrôle exercées par des tiers fournissant des services de TI à l'agence;
  • Le développement d'une politique formelle sur la sécurité de l'information, la désactivation des comptes d'usagers conférant un accès à toutes les fonctionnalités du système financier ainsi qu'un suivi plus rigoureux sur les accès réels au système;
  • Le besoin de pistes de vérification accrues relatives à divers contrôles de la TI, telles que des feuilles de contrôle qui supportent la revue des registres de contrôle d'accès à l'information du système.

Contrôles liés aux processus d'affaires

En 2007-2008, une évaluation initiale de la documentation des contrôles liés aux processus d'affaires a conclu que pour la plupart des processus d'affaires significatifs de l'ACDI, des améliorations étaient requises à la documentation afin qu'elle soit axée davantage sur les liens existant entre les activités de contrôle et leurs objectifs sous-jacents. Cela permettrait à des vérificateurs externes d'effectuer des vérifications potentielles plus efficientes des états financiers de l'agence. Ainsi, en planifiant la préparation de descriptions plus complètes de ses processus d'affaires, l'ACDI a développé des gabarits qui mettent l'emphase sur les liens existant entre les objectifs de contrôle et les activités de contrôle qui sont exercées pour les rencontrer.

En particulier, un enjeu complexe à l'échelle du gouvernement existe à l'égard de la pertinence des données actuarielles utilisées pour calculer les indemnités de départ courues des employés qui sont divulguées dans les états financiers de chacun des ministères. Au cours des prochaines années, l'ACDI continuera de travailler avec le Secrétariat du Conseil du Trésor afin d'obtenir un niveau d'assurance approprié sur la pertinence de ces données actuarielles.

En 2008-2009, quand l'ACDI a mené un projet pilote sur la documentation des contrôles financiers qui sont incorporés à quelques processus de paiements de transfert spécifiques, les opportunités d'amélioration de conception suivantes ont été identifiées :

  • la meilleure documentation de l'autorisation des réallocations budgétaires entre les années fiscales pour les projets de subventions et de contributions;
  • une surveillance améliorée de la pertinence de l'information contenue dans le fichier maître des fournisseurs;
  • l'inclusion de pistes de vérification pour prouver que certains documents financiers ont été révisés par les gestionnaires compétents;
  • des modifications à plusieurs profils d'usagers du système financier en vue d'assurer une séparation de fonctions adéquate à l'intérieur de ces profils.

Toutes les suggestions d'améliorations ont été implantées par le personnel de l'agence à l'égard de ces processus de paiements de transfert spécifiques.

En 2009-2010, lorsque l'ACDI a piloté des évaluations de contrôles financiers à deux de ses bureaux étrangers, des opportunités d'amélioration de la conception du processus d'affaires des dépenses ont été décelées dans les secteurs suivants:

  • une meilleure documentation ainsi qu'une séquence plus optimale des procédures de validation des comptes qui sont mises en œuvre pour supporter les approbations de dépenses;
  • une meilleure documentation des vérifications ponctuelles qui sont effectuées sur les documents de paiement avant l'émission des paiements;
  • une séparation accrue de fonctions incompatibles existant au sein de certains profils d'usagers du système financier.

Les deux bureaux étrangers implanteront les améliorations nécessaires dans ces secteurs au cours de la prochaine année.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

Les tests d'efficacité de la conception des contrôles demeurent un pré-requis aux tests d'efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés qui sont intégrés à tout processus d'affaires. Aussi, lorsque possible, les tests d'efficacité opérationnelle des contrôles sont plus efficients s'ils sont accomplis pour plus d'un processus d'affaires à la fois, puisque certains des contrôles clés (par exemple, les contrôles préalables à l'émission des paiements) sont communs à tous les processus.

En 2009-2010, l'agence a entamé son évaluation de l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés en testant ceux qui sont incorporés au processus d'affaires des dépenses des deux bureaux étrangers de l'ACDI qui ont été évalués. En complétant ses tests d'efficacité opérationnelle, l'agence s'est assurée que les contrôles clés avaient bien fonctionné sur une période de 12 mois ou au cours d'une période de temps spécifique durant l'année fiscale basée sur le risque. Des opportunités d'améliorations relatives à l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés ont été relevées dans deux secteurs: la validation des comptes avant paiement et les rapprochements des données de dépenses entre les rapports générés par les employés du terrain et le siège social de l'ACDI. Les mesures de rectification nécessaires sont en voie d'être implantées par chacun des deux bureaux concernés.

5. Plan d'action de l'ACDI

5.1 Progrès réalisés en date du 31 mars 2010

Au cours de l'exercice 2009‑2010, l'ACDI a continué de réaliser de solides progrès dans l'évaluation et l'amélioration de ses contrôles clés. Vous trouverez ci bas un sommaire des principaux progrès accomplis par l'agence.

l'ACDI a terminé les travaux liés aux modifications nécessaires suivantes:

  • Achèvement de la documentation relative à la sécurité de l'information, au développement et au maintien des applications (i.e. processus de gestion des changements de programmes), aux opérations de la TI, au soutien des bases de données, des logiciels et du réseau ainsi qu'aux services de TI fournis par des tiers;
  • Désactivation des comptes d'usagers conférant un accès à toutes les fonctionnalités du système financier;
  • Accroissement des pistes de vérification démontrant l'exercice de certains contrôles clés de la TI ou la révision de documents financiers;
  • Développement de gabarits de descriptions des processus d'affaires qui mettent l'emphase sur les liens entre les objectifs de contrôle et les activités de contrôle qui sont exercées pour les rencontrer;
  • Surveillance accrue de la pertinence de l'information contenue dans le fichier maître des fournisseurs.

L'ACDI a beaucoup progressé dans les travaux liés aux modifications nécessaires suivantes :

  • Développement d'une politique formelle sur la sécurité de l'information;
  • Suivis réguliers sur les registres de contrôle d'accès à l'information du système.

L'ACDI a entrepris ou a, en partie, réalisé les travaux liés aux modifications nécessaires suivantes :

  • Modifications à plusieurs profils d'usagers du système financier afin d'assurer une séparation de fonctions complète et adéquate à l'intérieur de ces profils;
  • Surveillance formelle des activités de contrôle de la TI mises en oeuvre par des tiers fournissant des services de TI;
  • Dans les opérations effectuées sur le terrain, une meilleure documentation ainsi qu'un ordre plus optimal des procédures de validation des comptes qui sont mises en œuvre pour supporter les approbations de dépenses;
  • Dans les opérations effectuées sur le terrain, une meilleure documentation des vérifications ponctuelles qui sont effectuées sur les documents de paiement avant l'émission des paiements.

5.2 Plan d'action pour la prochaine année fiscale et les années subséquentes

Que ce soit pour appuyer les vérifications potentielles de leurs états financiers fondées sur les contrôles ou satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, les ministères doivent être en mesure de maintenir un système de CIRF efficace avec l'objectif de fournir l'assurance raisonnable que : a) les opérations sont dûment autorisées, b) les dossiers financiers sont adéquatement maintenus, c) les actifs sont protégés, et d) les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

À partir des progrès réalisés à ce jour, l'agence se positionne pour compléter l'évaluation de son système de CIRF en 2012-2013. Au 31 mars 2010, la phase des tests d'efficacité de la conception des contrôles financiers avait été entamée pour les processus d'affaires significatifs, tandis que très peu de tests d'efficacité opérationnelle des contrôles clés n'avaient encore été réalisés.   

D'ici la fin de l'année 2010-2011, l'ACDI planifie :

  • Avoir complété la documentation de tous ses principaux comptes ou processus d'affaires significatifs restants, englobant des descriptions de système complètes, des matrices de contrôles financiers et des tests d'efficacité de la conception des processus;
  • Avoir commencé à tester l'efficacité opérationnelle des contrôles clés qui sont incorporés aux processus d'affaires significatifs, afin de s'assurer qu'ils fonctionnent adéquatement et de façon continue; et
  • Avoir effectué des évaluations de contrôles financiers d'autres bureaux étrangers de l'ACDI, en soutien à la décentralisation accrue des opérations de l'agence.

D'ici la fin de l'année 2011-2012, l'ACDI planifie :

  • Avoir complété les tests initiaux de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés qui sont incorporés aux processus d'affaires significatifs, afin de s'assurer qu'ils fonctionnent adéquatement et de façon continue.

D'ici la fin de l'année 2012-2013, l'ACDI planifie :

  • Avoir implanté un programme de surveillance continue de l'efficacité du système ministériel de CIRF. Ce programme va soutenir le développement d'un plan de tests d'efficacité de la conception et d'efficacité opérationnelle qui identifie les contrôles clés à tester sur une période de temps définie, incluant le choix des emplacements, la période couverte par les tests ainsi que la méthode et la fréquence des tests réalisés. Le programme incorporera également de la formation et des communications pour accroître la sensibilisation et les connaissances du personnel sur les contrôles internes en matière de rapports financiers et sur les responsabilités connexes à l'agence.