Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers

Sommaire de l'évaluation de l'efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d'action pour l'exercice 2011-2012

Note au lecteur

Depuis l'entrée en vigueur, le 1er avril 2009, de la Politique sur le contrôle interne (PCI) du Conseil du Trésor, les ministères sont tenus de démontrer qu'ils ont pris des mesures pour se doter et maintenir un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, les ministères doivent évaluer annuellement leur système de CIRF, établir un plan d'action pour apporter les ajustements qui s'imposent et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un sommaire des résultats de l'évaluation et du plan d'action.

Des systèmes efficaces de CIRF visent à obtenir des états financiers fiables et à fournir l'assurance que :

  • les opérations sont dûment autorisées;
  • les dossiers financiers sont adéquatement maintenus;
  • les actifs sont protégés contre les risques comme le gaspillage, les abus, les pertes, la fraude et la mauvaise gestion; et
  • les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Il importe de noter que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer totalement les risques mais plutôt pour les atténuer à un niveau raisonnable, les contrôles étant équilibrés et définis en proportion des risques qu'ils visent à atténuer.

Le système de contrôle interne en matière de rapports financiers est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable et est fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés qui leur sont associés et à y apporter les ajustements nécessaires, ainsi qu'à surveiller le rendement du système à des fins d'amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l'état d'avancement des évaluations de l'efficacité du système de CIRF des ministères peuvent varier d'une organisation à l'autre, compte tenu des risques et des situations qui leur sont propres.

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1. Introduction

Le présent document est annexé à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le CIRF de l'Agence canadienne de développement international (ACDI ou l'Agence) pour l'année 2011-2012. Tel que l'exige la PCI du Conseil du Trésor, le document présente des renseignements sommaires sur les mesures prises par l'Agence pour maintenir un système efficace de CIRF. Plus particulièrement, il fournit de l'information sur les évaluations menées par l'ACDI jusqu'au 31 mars 2012, incluant des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d'action connexes ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l'environnement de contrôle propre à l'Agence. Il s'agit du troisième sommaire annuel produit par l'ACDI.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités du programme

L'ACDI est désignée comme ministère pour les fins de la Loi sur la gestion des finances publiques (annexe I.1) par le Décret C.P. 1968-923 du 8 mai 1968. Les pouvoirs pour le programme de l'ACDI et les objectifs en découlant se retrouvent dans la Loi du Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, dans la Loi de crédits annuels et dans la Loi d'aide au développement international (institutions financières).

Le mandat de l'ACDI est de gérer les ressources que le Canada consacre au développement international de façon efficace et responsable en vue d'obtenir des résultats durables et significatifs, ainsi que de participer à l'élaboration de politiques de développement au Canada et sur la scène internationale, pour que les efforts déployés par le Canada permettent de concrétiser ses objectifs de développement.

L'ACDI remplit son mandat par l'intermédiaire de six secteurs d'activités principaux :

  • Pays fragiles et collectivités touchées par des crises;
  • Pays à faible revenu;
  • Pays à revenu intermédiaire;
  • Engagement à l'échelle mondiale et politiques stratégiques;
  • Engagement canadien;
  • Services internes.

Le Rapport sur les plans et priorités et le Rapport ministériel sur le rendement fournissent des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités du programme de l'ACDI.

1.2 Principales données financières

L'information financière de l'Agence se retrouve principalement dans les états financiers (non vérifiés) de l'Agence canadienne de développement international pour l'exercice financier 2011-2012, dans la section Rapports. Il est également possible d'obtenir de l'information financière pertinente sur l'ACDI dans les comptes publics du Canada.

Pour l'année financière 2011-2012, voici les principales données financières :

  • Les dépenses totales de l'ACDI ont atteint 3,6 milliards de dollars. Les paiements de transfert ont constitué 93% des dépenses, suivi des salaires et avantages sociaux représentant 5%.
  • Les revenus gagnés par l'ACDI au nom du gouvernement ont été de 38,9 millions de dollars, composés principalement du gain sur taux de change (22 millions de dollars).
  • Les actifs financiers étaient principalement constitués du montant à recevoir du Trésor (75%) suivi des prêts aux pays en voie de développement et aux institutions financières internationales (22%). Les placements et avances aux institutions financières internationales étaient significatifs à 6,8 milliards de dollars, mais leur valeur de réalisation nette a été réduite à zéro puisque l'ACDI n'anticipe pas recouvrer ces placements et avances à l'avenir.
  • Les actifs non financiers, notamment composés de charges payées d'avance, représentaient 12% du total des actifs de 1,8 milliards de dollars.
  • Les créditeurs et charges à payer de l'ACDI représentaient 97% du total des passifs totaux de 1,3 milliards de dollars.

En 2011-2012, les dépenses traitées et enregistrées directement sur le terrain par l'entremise du Ministère des affaires étrangères et du commerce international (MAECI) ont représenté approximativement 2% (80 millions de dollars) des dépenses totales de l'Agence. Le détail des dépenses encourues sur le terrain est transféré régulièrement du système financier du MAECI au système comptable et financier de l'ACDI (SAP). L'ACDI accroîtra sa présence sur le terrain au cours des prochaines années dans le cadre d'une initiative de décentralisation dont l'implantation est prévue d'ici 2014-2015. L'initiative de décentralisation risque d'avoir un impact sur le niveau de dépenses encourues sur le terrain.

L'Agence utilise un système financier intégré basé sur l'application SAP. Ce système est crucial dans le cadre des opérations de l'ACDI et permet de générer des rapports financiers.

1.3 Ententes de services pertinentes aux états financiers

Le système financier de l'ACDI est hébergé et supporté par Agriculture et Agroalimentaire Canada et Services Partagés Canada (SPC).

L'Agence a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont consignées dans ses états financiers :

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada administre centralement le paiement des salaires et avantages sociaux, l'acquisition de certains biens et services, et fournit des installations à l'Agence.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) assume les cotisations de l'Agence à titre d'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires. Le SCT fournit également l'information nécessaire pour calculer diverses charges à payer et provisions, par exemple celle liée aux indemnités de départ courues des employés.
  • Le Ministère de la Justice du Canada fournit des services juridiques à l'ensemble des ministères, dont l'ACDI.
  • Le MAECI fournit des services de traitement des paiements et de comptabilité ainsi que des services bancaires à tous les bureaux de l'ACDI qui sont localisés dans les hauts-commissariats canadiens ou ambassades canadiennes à l'étranger. Le MAECI prépare aussi, à l'intention des employés de l'ACDI, des rapports financiers périodiques qui détaillent les dépenses de l'Agence encourues directement sur le terrain.

1.4 Changements importants au cours de l'exercice 2011-2012

Changements ayant une incidence sur les ressources financières

  • Dans le plan d'action économique du Canada, les fonds additionnels suivants ont été alloués pour 2011-2012 :
    • Contribution du Canada à l'initiative du G-8 visant à accroître la santé des mères, des nouveau-nés et des enfants : 38,1 millions de dollars;
    • Fonds du compte de crises de l'enveloppe de l'aide internationale pour permettre à l'ACDI d'intervenir rapidement en cas de catastrophes ou de crises : 50 millions de dollars.
  • Le plan d'action économique du Canada a également annoncé un vaste examen des coûts de programme et de fonctionnement à l'échelle de l'administration publique en 2011-2012. Dans le cadre de cet exercice, les activités de l'ACDI sont passées en revue en fonction de l'amélioration de la productivité, de l'efficacité et de la pertinence des programmes. Par suite de cet examen, les budgets des trois exercices à venir seront réduits à compter de 2012-2013.
  • SPC a été créé le 4 août 2011 dans le but de regrouper, d'uniformiser et d'améliorer l'infrastructure de la technologie de l'information (TI) du gouvernement, en particulier le courrier électronique, les centres de données et les services de réseaux de 43 ministères et organismes fédéraux. À compter du 15 novembre 2011, la responsabilité du courrier électronique, des centres de données et des services de réseaux, y compris les ressources connexes, ont été transférées de l'ACDI à SPC. L'administration et la prestation de ces services ont été mises en commun au cours de la période de transition 2011-2012 pendant la mise en place de SPC.

Changement dans la haute direction

Madame Greta Bossenmaier a été nommée première vice-présidente exécutive de l'ACDI le 30 janvier 2012.

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2. Environnement de contrôle à l'ACDI facilitant le CIRF

Les contrôles au niveau de l'entité établissent la ligne de conduite de la direction, de sorte que les employés de tous les paliers de l'ACDI comprennent l'objet et l'importance du maintien de systèmes de contrôle interne efficaces et axés sur les risques, ainsi que leurs rôles et leurs responsabilités en ce qui a trait au soutien d'une saine gestion des ressources publiques et de rapports financiers fiables.

À l'ACDI, les principaux éléments des contrôles au niveau de l'entité ont pour but d'assurer une solide gouvernance et une gestion des risques efficace à l'échelle ministérielle, ainsi que le maintien d'autres contrôles applicables aux entités, afin de soutenir le personnel avec efficacité grâce à des mesures de sensibilisation et à l'acquisition de connaissances, de compétences et d'outils appropriés. Le but ultime est de bien gérer les risques tout en assurant le maintien d'un environnement de contrôle adapté aux besoins des employés de tous les niveaux et propice à l'innovation et à l'amélioration continue.

Les principaux contrôles au niveau de l'entité actuellement en place à l'ACDI et se rapportant au CIRF sont décrits ci-après.

2.1 Positions, rôles et responsabilités clés

Les membres des comités ou les titulaires des postes clés de l'ACDI énumérés ci-dessous sont chargés de maintenir et d'examiner l'efficacité du CIRF :

Présidente — À titre d'agent comptable, la présidente de l'Agence assume la responsabilité générale et le leadership des mesures prises en vue de maintenir l'efficacité du système de contrôle interne. En cette qualité, elle préside le comité de vérification ministériel et le conseil de gestion et reçoit des conseils et recommandations de la part des membres.

Dirigeante principale des finances (DPF) — La DPF de l'ACDI relève directement de la présidente et elle exerce un leadership afin de soutenir la coordination, la cohérence et l'orientation de la conception et du maintien d'un CIRF efficace et intégré, ce qui comprend aussi l'évaluation annuelle du système.

Cadres supérieurs ministériels — Les cadres supérieurs ministériels de l'ACDI chargés d'administrer les programmes ou les directions générales corporatives sont responsables d'assurer le maintien et d'examiner l'efficacité des portions du système de CIRF qui s'inscrivent dans leur mandat.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) — Conformément à la PCI du Conseil du Trésor, l'ACDI emploie un DPV compétent qui établit des plans et effectue des vérifications internes axées sur les risques. Ces vérifications sont nécessaires pour produire un rapport d'assurance annuel indépendant à l'intention de l'administrateur général sur le caractère adéquat et l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'Agence et sont essentielles au maintien de l'efficacité du CIRF.

Comité de vérification ministériel (CVM) — Le comité de vérification ministériel est un comité consultatif qui présente des conseils objectifs à la présidente sur les cadres de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance de l'Agence. Il est composé de quatre membres externes et d'un membre interne, la présidente de l'Agence. Dans le cadre de son mandat, le comité examine le profil de risque organisationnel de l'Agence et son système de contrôle interne, incluant l'évaluation annuelle et les plans d'action relatifs au CIRF.

Conseil de gestion (CG) — À titre d'organisme décisionnel central de l'Agence, le Conseil de gestion examine, approuve et surveille le profil de risque organisationnel et le système ministériel de contrôle interne.

2.2 Mesures clés prises par l'ACDI

L'environnement de contrôle de l'ACDI prévoit une série de mesures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, ainsi qu'à l'apport des connaissances et des outils nécessaires au développement de leurs compétences. L'ACDI met l'accent sur les principales mesures suivantes :

  • Gouvernance — L'Agence maintient une structure de gouvernance bien établie et reçoit une orientation stratégique de la part du CG et des comités permanents.
  • Plan de gestion stratégique — L'Agence dispose d'un plan de gestion stratégique détaillé fournissant une orientation claire aux gestionnaires et à leur personnel.
  • Profil de risque organisationnel — Mis à jour régulièrement, le profil de risque organisationnel de l'ACDI est un processus proactif et systématique permettant de comprendre, de gérer et de communiquer les risques à l'échelle de l'Agence. Il fournit une évaluation constante du risque et une réponse systématique aux menaces et aux opportunités rencontrés par l'Agence en tenant compte de son mandat, ses objectifs et ses ressources.
  • Valeurs et éthique — L'ACDI se conforme au code de valeurs et d'éthique du secteur public et est en voie de finaliser son propre code de conduite interne. L'Agence travaille activement à la mise en œuvre de son plan d'action en matière de valeurs et d'éthique (2008-2013), qui prévoit des mécanismes pour l'écoute des préoccupations des employés, assurant une formation générale sur les questions de valeurs et d'éthique, tout en reliant les valeurs et l'éthique à la gestion intégrée des risques. Les notions de valeurs et d'éthique doivent être reflétées à toutes les activités et à tous les niveaux, y compris dans le domaine de la gestion financière.
  • Gestion des ressources humaines — Les responsabilités en matière de gestion financière sont systématiquement énoncées et considérées obligatoires dans les ententes de rendement annuelles des cadres supérieurs de l'Agence. L'ACDI réalise la planification des activités intégrées et des ressources humaines, y compris la planification des besoins en matière de gestion financières pour les gestionnaires et les experts financiers au sein de l'Agence.
  • Communication et formation — L'ACDI bénéficie d'une série de formations en gestion financière et en passation des marchés conçues pour les gestionnaires et les spécialistes, dont certains sont fournis par l'École de la fonction publique du Canada. Certaines formations sont obligatoires, particulièrement pour les gestionnaires ainsi que le personnel des finances et de l'approvisionnement. Des cours sont également offerts à l'interne afin d'offrir aux gestionnaires une formation tenant compte du contexte financier particulier de l'ACDI, des politiques financières internes, des rapports et pratiques de gestion budgétaire, y compris l'instrument de délégation des pouvoirs financiers et contractuels. Un exercice de planification de l'apprentissage est réalisé annuellement afin d'identifier les besoins en formation et d'utiliser les méthodes d'apprentissage appropriés. L'ACDI a également établi des parcours d'apprentissage à l'intention des gestionnaires et des spécialistes financiers afin de s'assurer que leurs besoins en perfectionnement professionnel soient identifiés et planifiés de façon appropriée dans le cadre de l'exercice annuel de planification de l'apprentissage.
  • Environnement de la gestion des TI — Les systèmes relatifs au traitement des TI sont constamment revus afin d'en renforcer la sécurité, l'intégrité des données, l'efficience et l'efficacité. Une meilleure gouvernance est également favorisée par la création de comités au sein de l'Agence, tels le comité consultatif supérieur de la gestion de l'information et des TI et le comité de gestion de données, qui favorisent l'engagement des responsables des processus opérationnels et autres intervenants. Une attention particulière a également été apportée aux risques reliés aux systèmes et processus opérationnels par la mise en place du programme d'accréditation et de certification. Finalement, en plus de divers efforts entrepris pour sensibiliser à une gestion responsable, l'Agence a mis en place un outil en ligne - « L'ACDI au travail », qui est la principale source d'information pour les employés concernant les règles et outils à utiliser pour les guider dans l'exercice de leurs fonctions.
  • Lois, règlements et politiques — Les exigences impératives découlant des lois, des règlements et des politiques sont systématiquement communiquées aux employés, et leur importance est périodiquement confirmée par le biais de différentes mesures de sensibilisation et d'activités d'apprentissage. Les politiques ministérielles sont adaptées au contexte d'affaires et à l'environnement de contrôle de l'Agence.
  • Plan de vérification interne — L'ACDI élabore un plan de vérification sur trois ans, axé sur les risques, qui est mis à jour annuellement en consultation avec la haute gestion à travers l'Agence. Ce plan, qui est transmis au Bureau du Contrôleur général, est développé en s'assurant que les projets de vérification mettent l'accent sur la gouvernance, la gestion des risques et les contrôles de l'organisation, en se concentrant sur les secteurs à risques élevés et d'importance pour l'Agence. En 2011-2012, l'ACDI a lancé huit projets de vérification interne et finalisé trois rapports de vérification interne. Ces rapports ont été revus par les membres du CVM et parfois modifiés suite à leurs commentaires. Le CVM recommande à la Présidente l'approbation des rapports de vérification et ceux-ci sont ensuite publiés sur le site web de l'Agence. Le CVM assure un suivi régulier des progrès réalisés par la direction pour la mise en œuvre de son plan d'action pour répondre aux recommandations soulevées dans les rapports de vérification.
  • Systèmes de contrôle interne — L'ACDI dispose de ressources dédiées au contrôle interne, afin de documenter les principaux processus opérationnels de l'Agence et les risques et contrôles clés connexes afin d'appuyer la gestion et la surveillance de son système de CIRF, y compris l'évaluation de l'efficacité de la conception définit ci-dessous. Cette documentation est fondamentale pour accroître la sensibilisation et la compréhension des employés de tous les paliers à l'égard des risques et des contrôles clés, ainsi que pour appuyer la recherche continue d'améliorations.

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3. Évaluation du système de CIRF de l'ACDI

3.1 Approche d'évaluation

À l'appui de la Politique sur le contrôle interne, un système de CIRF efficace doit être en place avec l'objectif de fournir l'assurance raisonnable que :

  • les opérations sont dûment autorisées;
  • les dossiers financiers sont adéquatement maintenus;
  • les actifs sont protégés;
  • les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Au fil du temps, cela comporte une évaluation de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle du CIRF, la surveillance et l'amélioration continues de ce système.

L'évaluation de l'efficacité de la conception signifie que les principaux points de contrôle sont définis, consignés et mis en place et qu'ils sont adaptés aux risques qu'ils visent à atténuer, que les faiblesses ont été identifiées et que les correctifs nécessaires ont été apportés. Cela inclut la schématisation des processus et systèmes de la TI avec leurs principaux comptes financiers et autres processus, par site opérationnel s'il y a lieu.

L'évaluation de l'efficacité opérationnelle signifie que les principaux contrôles ont fait l'objet de tests d'application au cours d'une période déterminée, que les faiblesses ont été identifiées et que tous les correctifs requis ont été apportés. Ces tests couvrent tous les niveaux de contrôles ministériels, tant au niveau de l'entité qu'au niveau des systèmes généraux de TI et des processus d'affaires.

La surveillance continue signifie qu'une approche de surveillance systématique et intégrée est en place, incluant des évaluations périodiques axées sur le risque et des mesures correctives effectuées en temps opportun.

3.2 Portée de l'évaluation ministérielle à l'ACDI durant l'exercice 2011-2012

Dans le cadre de la mise en œuvre de la PCI, l'Agence a initié des mesures afin d'évaluer son système de CIRF, en identifiant ses principaux comptes aux états financiers, processus d'affaires et autres processus reliés.

Au cours des dernières années, 14 processus incluant les risques et contrôles afférents au CIRF ont été documentés, et les contrôles au niveau de l'entité et contrôles de systèmes généraux de la TI ont été évalués. En 2011-2012, l'Agence a poursuivi la documentation et l'évaluation de l'efficacité de la conception de son système de CIRF, en particulier pour les processus suivants :

  • Dépenses de salaires et avantages sociaux;
  • Clôture de l'exercice et préparation des états financiers;
  • Dépenses encourues directement sur le terrain à quatre bureaux étrangers de l'ACDI.

De plus, l'ACDI a commencé à rassembler de l'information et à préparer les descriptions de système des processus d'affaires suivants, incluant l'identification des risques et des contrôles clés :

  • Dépenses de paiements de transfert selon l'approche de contributions réactive et l'approche-programmes;
  • Prêts aux pays en développement et aux institutions financières internationales (IFIs);
  • Gestion budgétaire et prévisions.

En 2011-2012, l'Agence a entrepris l'évaluation de l'efficacité opérationnelle. Au 31 mars 2012, cette évaluation a été complétée pour neuf processus, tel qu'indiqué dans le sommaire du plan d'action de l'ACDI à la page 12.

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4. Résultats de l'évaluation de l'ACDI durant l'exercice 2011-2012

Un résumé des constatations les plus importantes des évaluations susmentionnées figure ci-dessous.

4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés

En 2011-2012, l'ACDI a poursuivi l'évaluation de la conception des contrôles clés n'ayant pas été examinés au cours des années précédentes, tel que mentionné dans la section 3.2 ci-dessus. Pour ce faire, l'Agence a complété la documentation des processus et vérifié la mesure dans laquelle des contrôles appropriés étaient en place et correspondaient à la pratique actuelle.

L'existence de contrôles financiers pertinents et forts a été confirmée par l'entremise de cette évaluation. Les principaux objectifs de contrôle reliés à chaque processus d'affaires étaient généralement bien supportés par des activités de contrôle appropriées. À la suite de ces évaluations, l'Agence a adopté ou a identifié les mesures nécessaires pour répondre aux lacunes mineures identifiées ci-dessous :

  • Contrôles de systèmes généraux de la TI (droits d'accès des utilisateurs, séparation des tâches);
  • Revue et preuve de la revue effectuée préalable à l'approbation de certains documents;
  • Documentation de l'approbation appropriée en fonction de l'autorité déléguée;
  • Revue et conciliation de l'information financière.

Lorsque possible, les exigences de rectification des contrôles ont été rencontrées peu de temps après que les ajustements nécessaires aient été identifiés. Autrement, des plans d'action de la direction ont soit été ou sont en voie d'être développés pour remédier pleinement aux faiblesses de contrôle identifiées dans un délai raisonnable. Un suivi sera apporté à chacune des mesures correctives en 2012-2013 pour s'assurer qu'elles ont bien été implantées tel que prévu.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

Au cours de l'exercice financier 2011-2012, des tests d'efficacité opérationnelle ont été réalisés pour neuf processus d'affaires, tel qu'indiqué à la section 3.2. L'Agence a également évalué l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés qui sont incorporés au processus des dépenses encourues sur le terrain au sein de quatre bureaux étrangers de l'ACDI.

Pour ce faire, l'Agence a élaboré des plans d'évaluation axés sur les risques. Bien qu'aucune faiblesse importante n'ait été identifiée, les tests effectués ont permis d'identifier des opportunités d'amélioration à apporter au niveau de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés.

Lorsque possible, les exigences de rectification des contrôles ont été rencontrées peu de temps après que les ajustements nécessaires aient été identifiés. Autrement, des plans d'action de la direction sont en voie d'être développés pour remédier pleinement aux faiblesses de contrôle identifiées dans un délai raisonnable. Un suivi sera apporté à chacune des mesures correctives en fonction d'un programme de surveillance qui sera établi au cours des deux prochaines années.

4.3 Programme de surveillance continue

Un plan pour l'implantation de la PCI, incluant un échéancier pour la mise en œuvre d'un programme de surveillance continu et de tests, a été mis à jour et présenté au CVM en 2011-2012.

En 2011-2012, l'Agence a élaboré un projet de stratégie pour la surveillance continue des contrôles financiers. Ce document décrit la raison d'être et la fréquence des tests à effectuer sur les principaux contrôles financiers, pour chaque processus important. Le programme de surveillance continue sera affiné au cours des prochains exercices et devrait être mis en œuvre en 2014-2015.

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5. Plan d'action de l'ACDI

5.1 Progrès réalisés en date du 31 mars 2012

Durant l'exercice 2011-2012, l'Agence a considérablement progressé dans l'évaluation et l'amélioration de ses principaux contrôles financiers. Voici un aperçu des principaux progrès accomplis par l'ACDI.

L'Agence a complété les travaux dans les domaines suivants, tel que prévu dans son plan de 2010-2011 :

  • L'ACDI a quasi complété la documentation de tous ses principaux comptes ou processus d'affaires significatifs, englobant des descriptions de systèmes complètes, des matrices, ainsi que l'évaluation de la conception des contrôles clés associés à ces processus. En 2011-2012, ce travail a été complété pour les processus d'affaires suivants :
    • Salaires et avantages sociaux;
    • Clôture de l'exercice et préparation des états financiers.
  • L'ACDI a considérablement progressé dans l'évaluation de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés pour neuf processus d'affaires suivants en 2011-2012 - l'état d'avancement est indiqué entre (parenthèses) :
    • Dépenses de paiements de transfert pour les subventions du multilatéral (terminé);
    • Gains et pertes sur taux de change (terminé);
    • Placements et avances aux IFIs (terminé);
    • Créditeurs et charges à payer (terminé);
    • Obligations contractuelles (terminé);
    • Passifs éventuels (terminé);
    • Clôture d'exercice et préparation des états financiers (terminé);
    • Écritures de journal (terminé);
    • Règlements interministériels (terminé);
    • Dépenses de services professionnels (partiellement terminé);
    • Indemnités de départ courues des employés (partiellement terminé).
  • L'ACDI a réalisé l'évaluation des contrôles financiers reliés aux dépenses encourues sur le terrain, au sein de quatre bureaux étrangers, de concert avec la décentralisation accrue des opérations de l'Agence.

L'Agence a mené les travaux suivants, ayant un impact sur les contrôles internes et fournissant des mesures correctives à la suite des observations soulevées dans le cadre de l'évaluation de la conception et de l'efficacité des contrôles — l'état d'avancement est indiqué entre (parenthèses):

  • Un procédé amélioré a été établi pour l'examen et l'approbation des écritures de journal. L'ACDI a également envoyé un rappel à l'ensemble des utilisateurs concernant les procédures d'approbation des entrées de journal. (terminé)
  • L'ACDI a réitéré l'importance de maintenir des documents de support appropriés, pistes de vérification et preuves lors de l'exécution des contrôles financiers internes. (terminé, continu)
  • L'Agence a lancé l'initiative «L'ACDI au travail », qui est une source d'information pour les employés de l'ACDI concernant les règles et les outils dont ils ont besoin pour les guider dans l'exercice de leurs fonctions. Cet outil présente les processus, règles et outils (politiques, stratégies, directives, lignes directrices, gabarits, etc.) appliqués à l'échelle de l'Agence pour les processus d'affaires de l'ACDI. (terminé, continu)
  • L'accès des utilisateurs aux systèmes financiers de l'Agence sont en cours de révision et de mise à jour afin d'assurer une meilleure ségrégation des tâches. La liste des utilisateurs ayant accès aux règlements interministériels a été revue et mise à jour pour que l'accès soit restreint aux employés exerçant ces fonctions spécifiques. (partiellement terminé)
  • L'ACDI est en train de développer une nouvelle approche de prestation de l'aide : le processus de programmation de l'Agence (PPA). Cette nouvelle approche, dont la mise en place est prévue à l'hiver 2013, fournira au personnel de l'ACDI des procédures claires et normalisées concernant les paiements de transfert. (commencé)

5.2 Plan d'action pour la prochaine année fiscale et les années subséquentes

À partir des progrès réalisés à ce jour, l'Agence se positionne pour compléter l'évaluation de son système de CIRF en 2013-2014 et mettre en œuvre son programme de surveillance continue.

En 2012-2013, l'ACDI planifie :

  • Avoir complété l'évaluation de l'efficacité de la conception de tous ses principaux comptes ou processus d'affaires significatifs restants : les dépenses de paiements de transfert selon l'approche réactive et l'approche-programmes, les prêts aux pays en développement et IFIs, ainsi que la gestion budgétaire et prévisions.
  • Poursuivre l'évaluation de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés, en particulier pour les processus suivants : dépenses de services professionnels, fonds d'investissement canadien pour l'Afrique, charge à payer pour les programmes de fonds d'équivalence et indemnités de départ courues des employés.
  • Effectuer des évaluations de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers reliés aux dépenses encourues sur le terrain.
  • Énoncer un cadre de contrôle interne, qui précise, en particulier, les rôles et les responsabilités ainsi que l'environnement de contrôle.
  • Réévaluer les contrôles au niveau de l'entité.

En 2013-2014, l'ACDI planifie :

  • Compléter l'évaluation de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés restants incorporés aux processus d'affaires significatifs, en particulier pour les processus d'affaires des paiements de transfert.
  • Poursuivre les évaluations de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers reliés aux dépenses encourues sur le terrain.
  • Entamer l'implantation d'un programme de surveillance continue de l'efficacité du système ministériel de CIRF. Ce programme va soutenir un plan pour l'évaluation de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle, qui identifie les contrôles clés à tester sur une période de temps définie, incluant le choix des emplacements, la période couverte par les tests ainsi que la méthode et la fréquence des tests réalisés. Le programme incorporera également la formation et communication à mettre en place pour accroître la sensibilisation et les connaissances du personnel sur les CIRF et sur les responsabilités connexes à l'Agence.

En 2014-2015 et au cours des années futures, l'ACDI planifie :

  • Mettre à jour les évaluations relatives aux paiements de transferts, lesquels font l'objet d'une réingénierie dans le cadre du PPA, tel qu'indiqué à la section 5.1.
  • Poursuivre l'implantation et maintenir le programme de surveillance continue tel que décrit précédemment, compte tenu que l'évaluation initiale de l'efficacité de la conception et l'efficacité opérationnelle des contrôles clés aura été complétée pour tous les processus principaux de l'Agence.

L'ACDI est pleinement engagée dans la mise en œuvre de ce plan d'action. Cependant, l'atteinte des jalons identifiés ci-haut dépendra de la capacité de l'Agence de maintenir son niveau de ressources actuel pour implanter les exigences de la PCI. Tout changement majeur à la structure ministérielle pourrait certainement avoir des répercussions sur les échéanciers reliés. L'ACDI poursuivra la mise à jour son plan d'action sur une base annuelle.

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Sommaire du plan d'action de l'ACDI

Sommaire du plan d'action de l'ACDI
Éléments du plan d'actionDocumentation et évaluation de la conception des contrôles clésÉvaluation de l'efficacité opérationnelle des contrôles clésPlan initial de surveillance continue de l'efficacité des systèmes de CIFR
ComplétéPlanifiéComplétéPlanifiéDate de début prévue (fréquence)
Paiements de transfert : subventions du multilatéral2010-20112011-20122013-2014 (2 ans)
Paiements de transfert : approche directive2010-20112013-20142015-2016 (2 ans)
Paiements de transfert : approche réactive2012-20132013-20142015-2016 (2 ans)
Paiements de transfert : approche-programmes2012-20132013-20142015-2016 (2 ans)
Salaires et avantages sociaux2011-2012Note Note de bas de page 12014-2015 (3 ans)
Dépenses de services professionnels2010-20112012-20132014-2015 (2 ans)
Gains et pertes sur taux de change2010-20112010-20112013-2014 (1 an)
Prêts aux pays en développement et IFIs2012-20132013-20142015-2016 (2 ans)
Placements et avances aux IFIs2010-20112011-20122014-2015 (3 ans)
Fonds d'investissement canadien pour l'Afrique2010-20112012-20132014-2015 (2 ans)
Charges payées d'avance2010-2011Note Note de bas de page 2Note Note de bas de page 3
Créditeurs et charges à payer2010-20112011-20122013-2014 (1 an)
Charges à payer pour le programme de fonds d'équivalence2010-20112012-20132015-2016 (3 ans)
Indemnités de départ courues des employés2010-20112012-20132013-2014 (1 an)
Obligations contractuelles2010-20112011-20122013-2014 (1 an)
Passifs éventuels2010-20112011-20122013-2014 (1 an)
Clôture d'exercice et préparation des états financiers2011-20122011-20122013-2014 (1 an)
Écritures de journal2010-20112011-20122013-2014 (1 an)
Règlements interministériels2010-20112011-20122014-2015 (2 ans)
Gestion budgétaire et prévisions2012-20132013-20142015-2016 (3 ans)
Dépenses encourues sur le terrainLes évaluations des contrôles financiers reliés aux dépenses encourues sur le terrain sont réalisées sur une base de rotation
Contrôles au niveau de l'entité2009-2010Note Note de bas de page 4Note Note de bas de page 52012-2013 (5 ans)
Contrôle des systèmes généraux de la TI2009-2010Note Note de bas de page 6Note Note de bas de page 72013-2014 (3 ans)

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

En 2010-2011, le bureau du Dirigeant principal de la vérification de l'ACDI a effectué une vérification interne sur les dépenses salariales. Les résultats de cette vérification ont été considérés comme évaluation initiale de l'efficacité du fonctionnement des contrôles clés.

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Note de bas de page 2

En raison de modifications apportées à la norme 3410 du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (PS 3410 - Paiements de transfert) à compter du 1er avril 2012, le montant des charges payées d'avance sera considérablement réduit et par conséquent ce processus ne sera plus considérée comme significatif.

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Note de bas de page 3

En raison de modifications apportées à la norme 3410 du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (PS 3410 - Paiements de transfert) à compter du 1er avril 2012, le montant des charges payées d'avance sera considérablement réduit et par conséquent ce processus ne sera plus considérée comme significatif.

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Note de bas de page 4

L'efficacité opérationnelle des contrôles au niveau de l'entité et des contrôles des systèmes généraux de la TI sont intégrés dans le cadre de l'évaluation de tous les processus d'affaires de l'Agence.

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Note de bas de page 5

L'efficacité opérationnelle des contrôles au niveau de l'entité et des contrôles des systèmes généraux de la TI sont intégrés dans le cadre de l'évaluation de tous les processus d'affaires de l'Agence.

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Note de bas de page 6

L'efficacité opérationnelle des contrôles au niveau de l'entité et des contrôles des systèmes généraux de la TI sont intégrés dans le cadre de l'évaluation de tous les processus d'affaires de l'Agence.

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Note de bas de page 7

L'efficacité opérationnelle des contrôles au niveau de l'entité et des contrôles des systèmes généraux de la TI sont intégrés dans le cadre de l'évaluation de tous les processus d'affaires de l'Agence.

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