Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers

Sommaire de l'évaluation de l'efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d'action pour l'exercice 2012-2013

1. Introduction

Le présent document présente de l'information sommaire sur les mesures prises par l'Agence canadienne de développement international (ACDI ou l'Agence) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne et les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs de l'Agence, son mandat et ses activités de programme se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement et dans le Rapport sur les plans et priorités.

Avertissement

Le 26 juin 2013, la Loi no 1 sur le plan d'action économique 2013 a reçu la sanction royale fusionnant l'ancien Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) et l'ancienne Agence canadienne de développement international (ACDI), créant ainsi le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD). Cette annexe présente l'environnement de contrôle, les résultats de l'évaluation et les engagements des années subséquentes de l'ACDI, nonobstant la fusion. Les engagements des années subséquentes seront réévalués en 2013-2014 en ligne avec les processus, l'environnement de contrôle et les risques du MAECD.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

L'Agence est dotée d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne ministériel (CIRF), est en place qui comprend :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités de la haute direction dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
  • un code de valeurs et d'éthique;
  • des activités continues de communication et de formation sur les exigences législatives, les politiques et les procédures de saine gestion financière et de contrôle;
  • des moyens de surveillance et des mises à jour régulières sur la gestion du contrôle interne en plus de rapports sur les résultats d'évaluation et du plan d'action à l'intention du sous-ministre, de la haute gestion et du comité de vérification (CV).

La portée du CIRF s'étend bien au-delà de la Direction générale du Dirigeant principal des finances et aborde des aspects importants de la technologie de l'information de l'Agence, des services juridiques et des autres secteurs d'activité. Tous les membres de l'Agence ont une responsabilité pour le contrôle interne.

Sous-ministre – Dans l'administration fédérale Canadienne, les administrateurs généraux ont toujours été responsables d'assurer que les contrôles internes soient examinés régulièrement dans le contexte des risques, en veillant à ce que ces contrôles internes soient pondérés et proportionnels aux risques qu'ils atténuent.  À titre d'agent comptable, le sous-ministre de l'Agence assume la responsabilité générale et le leadership des mesures prises en vue de maintenir l'efficacité du système de contrôle interne. En cette qualité, il préside le comité de vérification et le conseil de gestion et reçoit des conseils et recommandations de la part des membres.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Le DPF de l'ACDI relève directement du sous-ministre et il exerce un leadership afin de soutenir la coordination, la cohérence et l'orientation de la conception et du maintien d'un CIRF efficace et intégré, ce qui comprend aussi l'évaluation annuelle du système.

Cadres supérieurs – Les cadres supérieurs de l'ACDI chargés d'administrer les programmes ou les directions générales corporatives sont responsables d'établir et de maintenir un système de contrôle interne dans leurs domaines de responsabilité et au sein du système de contrôle interne de l'Agence.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Conformément à la Politique sur le contrôle interne (PCI), l'ACDI emploie un DPV compétent qui établit des plans et effectue des vérifications internes axées sur les risques. Ces vérifications sont nécessaires pour produire un rapport d'assurance annuel indépendant à l'intention de l'administrateur général sur le caractère adéquat et l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'Agence et sont essentielles au maintien de l'efficacité du CIRF.

Comité de vérification (CV) – Le comité de vérification est un comité consultatif qui présente des conseils objectifs au sous-ministre sur la pertinence des cadres de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance de l'Agence. Il est composé de trois membres externes et d'un membre interne, le sous-ministre de l'Agence. Dans le cadre de son mandat, le comité examine le profil de risque organisationnel de l'Agence et son système de contrôle interne, incluant l'évaluation annuelle et les plans d'action relatifs au CIRF.

Conseil de gestion (CG) - L'engagement et l'appui de la haute direction sont impératifs considérant que le cadre du CIRF aura des répercussions sur plusieurs directions générales de l'Agence. À titre d'organisme décisionnel central de l'Agence, le Conseil de gestion examine, approuve et surveille le profil de risque organisationnel et le système ministériel de contrôle interne.

Groupe des Rapports ministériels et contrôles financiers – Le groupe des rapports ministériels et contrôles financiers joue un rôle important dans la gestion du cadre du CIRF compte tenu de son domaine de responsabilité.  Le groupe est responsable de gérer le cadre du CIRF et de coordonner la documentation et l'évaluation des processus financiers clés et des contrôles internes.

2.2 Mesures clés prises par l'ACDI

L'environnement de contrôle de l'ACDI prévoit une série de mesures visant à aider les employés à gérer les risques grâce à une sensibilisation accrue, ainsi qu'à l'apport des connaissances et des outils nécessaires au développement de leurs compétences. L'ACDI met l'accent sur les principales mesures suivantes :

  • Gouvernance - L'Agence maintient une structure de gouvernance bien établie et reçoit une orientation stratégique de la part du CG et des comités permanents.
  • Plan de gestion stratégique – L'Agence dispose d'un plan de gestion stratégique détaillé fournissant une orientation claire aux gestionnaires et à leur personnel.
  • Profil de risque organisationnel – Mis à jour régulièrement, le profil de risque organisationnel de l'ACDI est un processus proactif et systématique permettant de comprendre, de gérer et de communiquer les risques à l'échelle de l'Agence. Il fournit une évaluation continue du risque et une réponse systématique aux menaces et aux opportunités rencontrés par l'Agence en tenant compte de son mandat, ses objectifs et ses ressources.
  • Valeurs et éthique – L'ACDI se conforme au code de valeurs et d'éthique du secteur public et a mis en place son propre code de conduite interne, qui prévoit des mécanismes pour l'écoute des préoccupations des employés, assurant une formation générale sur les questions de valeurs et d'éthique, tout en reliant les valeurs et l'éthique à la gestion intégrée des risques.
  • Gestion des ressources humaines - Les responsabilités en matière de gestion financière sont systématiquement énoncées et considérées obligatoires dans les ententes de rendement annuelles des cadres supérieurs de l'Agence. L'ACDI réalise la planification des activités intégrées et des ressources humaines, y compris la planification des besoins en matière de gestion financières pour les gestionnaires et les experts financiers au sein de l'Agence.
  • Communication et formation - L'ACDI bénéficie d'une série de formations en gestion financière et en passation des marchés conçues pour les gestionnaires et les spécialistes, dont certains sont fournis par l'École de la fonction publique du Canada. Certaines formations sont obligatoires, particulièrement pour les gestionnaires ainsi que le personnel des finances et de l'approvisionnement. Des cours sont également offerts à l'interne afin d'offrir aux gestionnaires une formation tenant compte du contexte financier particulier de l'ACDI, des politiques financières internes, des rapports et pratiques de gestion budgétaire, y compris l'instrument de délégation des pouvoirs financiers et contractuels. Un exercice de planification de l'apprentissage est réalisé annuellement afin d'identifier les besoins en formation et d'utiliser les méthodes d'apprentissage appropriés. L'ACDI a également établi des parcours d'apprentissage à l'intention des gestionnaires et des spécialistes financiers afin de s'assurer que leurs besoins en perfectionnement professionnel soient identifiés et planifiés de façon appropriée dans le cadre de l'exercice annuel de planification de l'apprentissage. 

    En plus de divers efforts entrepris pour sensibiliser à une gestion responsable, l'Agence a mis en place un outil en ligne - « L'ACDI au travail », qui est la principale source d'information pour les employés concernant les règles et outils à utiliser pour les guider dans l'exercice de leurs fonctions.
  • Environnement de la gestion des TI - Les systèmes relatifs au traitement des TI sont constamment revus afin d'en renforcer la sécurité, l'intégrité des données, l'efficience et l'efficacité. Une meilleure gouvernance est également favorisée par la création de comités au sein de l'Agence, tels le comité consultatif supérieur de la gestion de l'information et des TI et le comité de gestion de données, qui favorisent l'engagement des responsables des processus opérationnels et autres intervenants. Une attention particulière a également été apportée aux risques reliés aux systèmes et processus opérationnels par la mise en place du programme d'accréditation et de certification.
  • Lois, règlements et politiques – Les exigences impératives découlant des lois, des règlements et des politiques sont systématiquement communiquées aux employés, et sont périodiquement confirmée par le biais de différentes mesures de sensibilisation et d'activités d'apprentissage. Les politiques ministérielles sont adaptées au contexte d'affaires et à l'environnement de contrôle de l'Agence.
  • Plan de vérification interne - L'ACDI élabore un plan de vérification sur trois ans, axé sur les risques, qui est mis à jour annuellement en consultation avec la haute gestion à travers l'Agence. Ce plan, qui est transmis au Bureau du Contrôleur général, est développé en s'assurant que les projets de vérification mettent l'accent sur la gouvernance, la gestion des risques et les contrôles de l'organisation, en se concentrant sur les secteurs à risques élevés et d'importance pour l'Agence. En 2012-2013, l'ACDI a lancé quatre projets de vérification interne et finalisé cinq rapports de vérification interne. Ces rapports ont été revus par les membres du CV et parfois modifiés suite à leurs commentaires. Le CV recommande au sous-ministre l'approbation des rapports de vérification et ceux-ci sont ensuite publiés sur le site web de l'Agence. Le CV assure un suivi régulier des progrès réalisés par la direction pour la mise en œuvre de son plan d'action pour répondre aux recommandations soulevées dans les rapports de vérification.

2.3  Ententes de services pertinentes aux états financiers

L'Agence a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers des façons suivantes :

Ententes courantes :

  • Le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux du Canada (TPSGC) exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l'acquisition de biens et services, ainsi que des services reliés aux locaux;
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit au ministère les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
  • Le ministère de la Justice fournit les services juridiques à l'ACDI; et
  • Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure à l'ACDI dans les domaines des centres de données et des services de réseau. La portée et les responsabilités sont abordées dans l'accord interministériel entre la SPC et l'ACDI.

Ententes particulières :

  • Le ministère de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire fournit à l'Agence une plateforme financière du système SAP pour saisir et déclarer toutes les transactions financières;
  • Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) a fourni des services de traitement des paiements et de comptabilité ainsi que des services bancaires à tous les bureaux de l'ACDI qui sont localisés dans les hauts-commissariats canadiens ou ambassades canadiennes à l'étranger. Le MAECI a aussi préparé, à l'intention des employés de l'ACDI, des rapports financiers périodiques qui détaillent les dépenses de l'Agence encourues directement sur le terrain.

3. Résultats de l'évaluation ministérielle au cours de l'exercice 2012-2013

À l'appui de la Politique sur le contrôle interne, un système de CIRF efficace doit être en place avec l'objectif de fournir l'assurance raisonnable que :

  • les opérations sont dûment autorisées;
  • les dossiers financiers sont adéquatement maintenus;
  • les actifs sont protégés;
  • les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Cela comporte une évaluation de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle du CIRF, la surveillance et l'amélioration continues de ce système.

L'évaluation de l'efficacité de la conception signifie que les principaux points de contrôle sont définis, consignés et mis en place et qu'ils sont adaptés aux risques qu'ils visent à atténuer, que les faiblesses ont été identifiées et que les correctifs nécessaires ont été apportés. Cela inclut la schématisation des processus et systèmes de la TI avec leurs principaux comptes financiers et autres processus, par site opérationnel s'il y a lieu.

L'évaluation de l'efficacité opérationnelle signifie que les principaux contrôles ont fait l'objet de tests d'application au cours d'une période déterminée, que les faiblesses ont été identifiées et que tous les correctifs requis ont été apportés. Ces tests couvrent tous les niveaux de contrôles ministériels, tant au niveau de l'entité qu'au niveau des systèmes généraux de TI et des processus d'affaires.

La surveillance continue signifie qu'une approche de surveillance systématique et intégrée est en place, incluant des évaluations périodiques axées sur le risque et des mesures correctives effectuées en temps opportun.

Au cours de 2012-2013, l'Agence a terminé la plupart des tests d'efficacité de la conception et des tests d'efficacité opérationnelle dans les secteurs de contrôle clés. Un cadre de contrôle interne a été établi qui spécifie, notamment, les rôles et responsabilités et l'environnement de contrôle.

La surveillance continue a été mise en œuvre en 2012-2013 conformément au plan.

3.1 Tests d'efficacité de la conception des contrôles clés

Au cours de l'année, l'Agence a terminé les tests d'efficacité de la conception des derniers éléments de processus d'affaires restants :

  • Dépenses de paiements de transfert selon l'approche réactive et l'approche-programmes;
  • Prêts aux pays en développement et aux institutions financières internationales (IFIs);
  • Gestion budgétaire et prévisions.

Les mesures correctives des lacunes de contrôle ont pour la plupart été adressées dans ces secteurs de contrôle. Lorsque possible, les exigences de rectification des contrôles ont été rencontrées peu de temps après que les ajustements nécessaires aient été identifiés. Autrement, des plans d'action de la direction ont soit été ou sont en voie d'être développés pour remédier pleinement aux faiblesses de contrôle identifiées dans un délai raisonnable. Un processus de suivi est en place pour chacune des mesures correctives afin de s'assurer qu'elles ont bien été implantées tel que prévu.

En conséquence des tests d'efficacité de la conception, l'existence de contrôles financiers pertinents et forts a été confirmée. Les principaux objectifs de contrôle reliés à chaque processus d'affaires étaient généralement bien supportés par des activités de contrôle appropriées.

L'Agence a pu déterminer les mesures correctives requises suivantes :

  • une plus grande uniformité dans la qualité et la disponibilité de la documentation sur les contrôles; et
  • des éléments de preuve plus évidents de la revue effectuée au préalable à l'approbation de certains documents.

3.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

En 2012-2013, l'Agence a terminé les tests d'efficacité opérationnelle des derniers éléments de processus d'affaires restants :

  • Dépenses de services professionnels;
  • Fonds d'investissement canadien pour l'Afrique (FICA);
  • Charges à payer pour le programme de fonds d'équivalence;
  • Indemnités de départ courues des employés.

Les mesures correctives requises ont été mises en place pour FICA et les indemnités de départ courues des employés et des mesures correctives sont en voie d'être apportées aux dépenses de services professionnels et aux charges à payer pour le programme de fonds d'équivalence.

Lorsque possible, les exigences de rectification des contrôles ont été rencontrées peu de temps après que les ajustements nécessaires aient été identifiés. Autrement, des plans d'action de la direction sont en voie d'être développés pour remédier pleinement aux faiblesses de contrôle identifiées dans un délai raisonnable. Un suivi sera apporté à chacune des mesures correctives en fonction d'un programme de surveillance qui sera établi au cours de la prochaine année.

Suite aux tests d'efficacité opérationnelle, bien qu'aucune lacune importante n'a été identifiée, l'Agence a pu déterminer les mesures correctives requises suivantes :

  • une plus grande uniformité dans la qualité et la disponibilité de la documentation sur les contrôles et les procédures, et des éléments de preuve plus évidents de la revue effectuée au préalable à l'approbation de certains documents;
  • lacunes mineures de droits d'accès des utilisateurs et la séparation des tâches (contrôles généraux de la TI); et
  • améliorations possibles pour accroître l'efficacité opérationnelle des contrôles clés.

3.3 Programme de surveillance continue

En 2012-2013, l'Agence a élaboré un projet de stratégie pour la surveillance continue des contrôles financiers. Ce document décrit la raison d'être et la fréquence des tests à effectuer sur les principaux contrôles financiers, pour chaque processus important. Le programme de surveillance continue sera affiné au cours des prochains exercices et devrait être mis en œuvre en 2014-2015.

Au cours de l'année, l'Agence a terminé la surveillance continue des contrôles au niveau de l'entité. En règle générale, les objectifs de contrôles au niveau de l'entité ont été atteints et les activités à l'appui ont adressées les risques clés en matière de rapports financiers.

Suite à la surveillance continue, l'Agence a pu déterminer les mesures correctives requises suivantes :

  • Clarifier les rôles, responsabilités et le processus concernant la divulgation d'actes répréhensibles et l'évaluation des risques de fraude;
  • L'ACDI a réitéré l'importance de maintenir des documents support appropriés, pertinents, pistes de vérification et preuves lors de l'exécution des contrôles financiers internes.

4. Plan d'action de l'ACDI

4.1 Progrès au cours de l'exercice 2012-2013

Au cours de 2012-2013, l'Agence a continué de réaliser des progrès importants à l'égard de l'évaluation et de l'amélioration de ses contrôles clés.

Les principaux progrès réalisés par l'Agence d'après les plans identifiés dans l'annexe de l'exercice précédent sont résumés ci-dessous :
Élément dans le plan d'action de l'exercice précédentÉtat

Les dépenses de paiements de transfert selon l'approche réactive et l'approche-programmes, les prêts aux pays en développement et IFIs, ainsi que la gestion budgétaire et prévisions - tests d'efficacité de la conception et correction des lacunes.

Effectuer des évaluations additionnelles de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés reliés aux dépenses encourues sur le terrain, à l'appui de la décentralisation des opérations de l'Agence.

Les tests d'efficacité de la conception sont terminés et la correction des lacunes de conception est avancée pour les prêts aux pays en voie de développement et les IFIs.

Des mesures correctives ont commencé pour les paiements de transfert selon l'approche réactive et l'approche-programmes ainsi que pour la gestion budgétaire et prévisions.

L'évaluation des contrôles financiers reliés aux dépenses encourues sur le terrain n'a pas eu lieu dû aux délais avec l'initiative de la décentralisation.

Dépenses de services professionnels, fonds d'investissement canadien pour l'Afrique, charges à payer pour les programmes de fonds d'équivalence et indemnités de départ courues des employés - tests d'efficacité de la conception et opérationnelle et correction des lacunes.

Les tests d'efficacité opérationnelle sont terminés et la correction des lacunes est très avancée en ce qui concerne les fonds d'investissement canadien pour l'Afrique, les programmes de fonds d'équivalence et indemnités de départ courues des employés.

Des mesures correctives ont commencé pour les dépenses de services professionnels.

Contrôles au niveau de l'entité - Surveillance continue

La réévaluation des contrôles au niveau de l'entité est terminée et les mesures correctives ont commencé.

Cadre de contrôle interne, qui précise, notamment, les rôles et les responsabilités ainsi que l'environnement de contrôle.

Un cadre de contrôle interne est établi.

4.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices suivants

Grâce aux progrès réalisés à ce jour, l'Agence serait en mesure de terminer l'évaluation de son système de CIRF en 2013-2014. À ce moment, l'Agence aurait appliqué son plan cyclique de surveillance continue afin de réévaluer le rendement des contrôles selon le risque dans tous les secteurs de contrôle.

L'état et le plan d'action pour l'achèvement des secteurs de contrôle clés identifiés pour le prochain exercice (2013-2014) et exercices suivants sont :
Secteurs de contrôle clésÉléments de l'évaluation
Tests d'efficacité de la conception et correctifsTests d'efficacité opérationnelle et correctifsSurveillance continue cyclique Note de bas de page 1
Contrôles au niveau de l'entitéTerminésNote 2Terminé
Contrôles généraux de TI gérés par l'AgenceTerminésNote 2Note 1
Paiements de transfert : subventions du multilatéralTerminésTerminésNote 1
Paiements de transfert : approche directiveTerminésNote 1Note 1
Paiements de transfert : approche réactiveTerminésNote 1Note 1
Paiements de transfert : approche-programmesTerminésNote 1Note 1
Paie et avantages sociauxTerminésTerminésNote 1
Dépenses de services professionnels et spéciauxTerminésTerminésNote 1
Gains et pertes sur taux de changeTerminésTerminésNote 1
Prêts aux pays en développement et IFIsTerminésTerminésNote 1
Placements et avances aux IFIsTerminésTerminésNote 1
Fonds d'investissement canadien pour l'AfriqueTerminésTerminésNote 1
Charges payées d'avanceTerminésTerminésNote 1
Créditeurs et charges à payerTerminésTerminésNote 1
Charges à payer pour le programme de fonds d'équivalenceTerminésTerminésNote 1
Indemnités de départ courues des employésTerminésTerminésNote 1
Obligations contractuellesTerminésTerminésNote 1
Passifs éventuelsTerminésTerminésNote 1
Clôture d'exercice et préparation des états financiersTerminésTerminésNote 1
Écritures de journalTerminésTerminésNote 1
Règlements interministérielsTerminésTerminésNote 1
Gestion budgétaire et prévisionsTerminésNote 1Note 1
Dépenses encourues sur le terrainLes évaluations des contrôles financiers reliés aux dépenses encourues sur le terrain sont réalisées sur une base de rotation

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

La fréquence de la surveillance continue des secteurs de contrôle clés est fondée sur le risque et peut se faire sur un cycle de plusieurs années.

Retour à la référence de la note de bas de page 1

Note 1 : À partir du 26 juin 2013, le gouvernement a fusionné le Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) et l'Agence canadienne de développement international (ACDI), créant ainsi le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD). Cette fusion aura un impact sur la réalisation de la Politique sur le contrôle interne et particulièrement les engagements des exercices subséquents. L'impact potentiel sera réévalué par MAECD en 2013-2014.

Note 2 :: L'efficacité opérationnelle des contrôles au niveau de l'entité et des contrôles généraux de TI sont intégrés dans le cadre de l'évaluation de tous les processus d'affaires de l'Agence.