États financiers 2011-2012

Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

La responsabilité de l’intégrité et de l’objectivité des états financiers ci-joints pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2012 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du Ministère. Ces états financiers ont été préparés par la direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s’appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La direction est responsable de l’intégrité et de l’objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l’importance relative des postes en question. Pour s’acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l’enregistrement centralisé des opérations financières du Ministère. Les renseignements financiers présentés aux fins de l’établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement du Ministère concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l’information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d’autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l’objectivité et l’intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du Ministère sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l’efficacité des contrôles clés associés, et à apporter les ajustements nécessaires.

Une évaluation fondée sur le risque du système de CIRF pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2012 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et ses résultats ainsi que les plans d’action qui en découlent sont résumés en annexe.

L'efficacité et le caractère adéquat du système de contrôle interne s'appuie sur le personnel de la vérification interne, qui mène des audits de divers secteurs des opérations du Ministère ainsi que des travaux de vérification spécifiques à la production des rapports financiers annuels. La direction reçoit aussi l'appui du Comité ministériel de vérification (CMV). Le rôle fondamental du CMV consiste à fournir aux sous-ministres des conseils objectifs et des recommandations sur la pertinence des processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques du Ministère. Le CMV examine les domaines essentiels de la gestion de base du Ministère, les processus de contrôle et de responsabilisation, y compris l'établissement des états financiers consolidés ainsi que toutes les estimations et décisions comptables importantes qu'ils contiennent, avec la direction et informe les sous-ministres de toute préoccupations matérielles apparentes. De plus, le dirigeant principal de la vérification interne a un accès complet et sans restriction, et se réunit régulièrement avec le CMV.

Les états financiers consolidés du Ministère n'ont pas fait l'objet d'un audit.

Original signé par :

Louis Lévesque, Sous-ministre du Commerce international

Morris Rosenberg, Sous-ministre des Affaires étrangères

Nadir Patel, Dirigeant principal des Finances et sous-ministre adjoint

Ottawa, Canada
31 août, 2012

État consolidé de la situation financière (non audité)

Tableau 1 : État consolidé de la situation financière
au 31 mars (en milliers de dollars)20122011
Passifs
Créditeurs et charges à payer (note 4)330 438306 443
Indemnités de vacance et congés compensatoires40 28843 684
Revenus reportés130439
Avantages sociaux futurs (note 5)162 655178 536
Total des passifs533 511529 102
Actifs financiers
Montant à recevoir du Trésor240 598215 140
Débiteurs et avances (note 6)102 72495 987
Stocks destinés à la revente (note 7)5 3517 130
Total des actifs financiers nets348 673318 257
Dette nette ministérielle (note 14)184 838210 845
Actifs non financiers
Charges payées d'avance14 18331 801
Stocks de matières consommables (note 7)3 0406 087
Immobilisations corporelles (note 8)1 233 5101 213 584
Total des actifs non financiers1 250 7331 251 472
Situation financière nette ministérielle1 065 8951 040 627

Obligations contractuelles (note 9)
Passif éventuel (note 10)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers consolidés.

État consolidé des résultats et de la situation financière nette ministérielle (non audité)

Tableau 2 : État consolidé des résultats et de la situation financière nette ministérielle
pour l'exercice terminé le 31 mars (en milliers de dollars)Résultats prévus redressés 20122012Restated (Note 12 / Note 14) 2011
Charges
Diplomatie et défense des intérêts1 234 2221 083 3781 215 542
Gouvernance, orientations stratégiques et prestation des services communs728 288666 786781 817
Passeport Canada323 562331 469284 546
Prestations du gouvernement du Canada147 340210 610149 663
Services internes157 539193 435165 328
Commerce international170 508173 735165 325
Conseils stratégiques et intégration des politiques internationales139 744101 484135 894
Services consulaires et de gestion des urgences63 06772 52861 583
Total des charges2 964 2702 833 4252 959 698
Revenus
Vente de biens et de services449 728461 912426 543
Gain sur l'aliénation des immobilisations corporelles(net)-44 003475
Gain net sur les opérations en devises-3 772-
Autres revenus non fiscaux3 6091 158776
Intérêt sur les revenus non fiscaux-256833
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement (note 14)-(184 862)(137 595)
Total des revenus453 337326 239291 032
Coût net des activités poursuivies (Plus de détails à propos des éléments présentés ci-haut se trouvent à la note 13, information sectorielle.)2 510 9332 507 1862 668 666
Activités transférées (note 12)
Charges87 39141 80487 391
Revenus---
Coût net des activités transférées87 39141 80487 391
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts2 598 3242 548 9902 756 057
Financement du gouvernement et transferts (note 14)
Encaisse nette fournie par le gouvernement2 475 8992 675 694
Variations des montants à recevoir du Trésor25 45814 332
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 11)79 70997 332
Éléments d'actif et de passif transférés entre ministères (note 12)(6 808)(44)
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts(25 268)(31 257)
Situation financière nette ministérielle – début de l'exercice1 040 6271 009 370
Situation financière nette ministérielle – fin de l'exercice1 065 8951 040 627

La méthode de présentation de l'état consolidé des résultats et de la situation financière nette ministérielle est détaillée à la note 1.

Les résultats prévus et ceux de 2011 ont été redressés afin de tenir compte des activités transférées (note 12) et de la mise-en-oeuvre de la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor - États financiers des ministères et des organismes (note 14).

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers consolidés.

État de la variation de la dette nette ministérielle (non audité)

Tableau 3 : État de la variation de la dette nette ministérielle
pour l'exercice terminé le 31 mars (en milliers de dollars)20122011
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts(25 268)(31 257)
Variation due aux immobilisations corporelles
Acquisition d'immobilisations corporelles132 478150 289
Amortissement des immobilisations corporelles(91 511)(91 845)
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles(56 138)(14 055)
Gain net sur l'aliénation d'immobilisations corporelles incluant les ajustements44 003475
Transferts entre ministères(8 906)(44)
Total de la variation due aux immobilisations corporelles19 92644 820
Variation due aux stocks(17 618)(10 369)
Variation due aux charges payées d'avance(3 047)1 077
Augmentation (diminution) nette de la dette nette ministérielle(26 007)4 271
Dette nette ministérielle – début de l'exercice210 845206 574
Dette nette ministérielle – fin de l'exercice184 838210 845

Cet état remplace l'état de l'avoir, tel que requis par le mise-en-oeuvre de la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor - États financiers des ministères et des organismes (note 14).

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers consolidés.

État consolidé des flux de trésorerie (non audité)

Tableau 4 : État consolidé des flux de trésorerie
pour l'exercice terminé le 31 mars (en milliers de dollars)2012Redressé (note 12) 2011
Activités de fonctionnement
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts2 548 9902 756 057
Éléments n'affectant pas l'encaisse :
Amortissement des immobilisations corporelles (note 8)(91 511)(91 845)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 11)(79 709)(97 332)
Gain sur l'aliénation des immobilisations corporelles (net)44 003475
Variations de l'état de la situation financière :
Augmentation des débiteurs et avances6 73720 394
Augmentation (diminution) des stocks destinés à la revente(1 779)1 951
Diminution des charges payées d'avance(17 618)(10 369)
Augmentation (diminution) des stocks de matières consommables(3 047)1 077
Augmentation des créditeurs et charges à payer(23 995)(34 325)
Diminution des indemnités de vacances et congés compensatoires3 3961 954
Diminution (augmentation) des revenus reportés309(243)
Diminution (augmentation) des avantages sociaux futurs15 881(8 378)
Transferts de passifs entre ministères (note 12)(2 098)-
Encaisse utilisée pour les activités de fonctionnement2 399 5592 539 416
Activités d'investissement en immobilisations
Acquisition d'immobilisations corporelles (note 8)132 478150 289
Produit de l’aliénation d’immobilisations corporelles(56 138)(14 055)
Transferts entre ministères-44
Encaisse utilisée pour les activités d'investissement en immobilisations76 340136 278
Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada2 475 8992 675 694

Pour plus de détails sur cet état, se référer à la note 3, autorisations parlementaires.

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers consolidés.

Notes aux états financiers consolidés (non auditées)

pour l'exercice terminé le 31 mars

1. Pouvoirs et objectifs

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (ci-après appelé « le Ministère ») exerce son activité en vertu de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, LRC 1985, ch. E 22.

Le Rapport sur les plans et priorités (RPP) de 2011-2012 a été établi d’après l'Architecture des activités de programme (AAP) du Ministère tel qu'approuvée par le Conseil du Trésor (CT). L'information financière contenue dans le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de 2010-2011 a aussi été rapportée à partir de cette AAP. L’AAP présente les trois résultats stratégiques du Ministère qui sont énoncés comme des objectifs. Les résultats stratégiques sont soutenus par une matrice en cascade des activités, des sous-activités et des sous-sous-activités de programme.

  • Résultat stratégique no 1 :Le programme international du Canada: Le programme international du Canada est modelé sur les bénéfices et avantages du Canada, conformément aux valeurs et aux intérêts du pays.
    • Activité de programme no 1 : Conseils stratégiques et intégration des politiques internationales – Fournir l'orientation stratégique, des renseignements et des conseils, y compris l'intégration et la coordination de la politique étrangère et de la politique économique internationale du Canada.
    • Activité de programme no 2 : Diplomatie et défense des intérêts – Mobiliser et influencer les acteurs internationaux et exécuter les programmes et les fonctions diplomatiques sur la scène internationale.
  • Résultat stratégique no 2: Les services internationaux destinés aux Canadiens: Les Canadiens sont satisfaits des services commerciaux, consulaires et de passeport.
    • Activité de programme no 3 : Commerce international – Les exportateurs, les innovateurs et les investisseurs canadiens ont intensifié leurs activités de développement du commerce international. Les investissements étrangers directs dans des secteurs proactifs et en provenance des principaux marchés auxquels contribue le MAECI ont augmenté en nombre et en valeur. Des services de commerce international de toute première qualité ont été offerts aux exportateurs, aux importateurs, aux investisseurs et aux innovateurs canadiens.
    • Activité de programme no 4 : Services consulaires et gestion des urgence – Les Canadiens ont voyagé de façon sûre et responsable. Les Canadiens à l’étranger ont reçu des services consulaires d’urgence.
    • Activité de programme no 5 : Passeport Canada – Les Canadiens ont reçu des services de passeport novateurs, fiables, homogènes et accessibles.
  • Résultat stratégique no 3:La plateforme internationale du Canada : Le Ministère entretient un réseau de missions offrant une infrastructure et des services qui permettent au gouvernement du Canada d'atteindre ses priorités internationales.
    • Activité de programme no 6 : Gouvernance, orientations stratégiques et prestation des services communs : Un cadre approuvé a été établi de façon à fournir des services communs efficients et économiques et un soutien à la représentation du Canada à l’étranger. La représentation du Canada à l’étranger a bénéficié de services communs et d’un soutien efficaces et économiques.
    • Activité de programme no 7 : Prestations du gouvernement du Canada - Les paiements étaient exacts et effectués conformément aux lois et aux règlements canadiens et locaux.

Les services internes étaient la combinaison d'activités liées aux processus et services qui ont rendu possible l'ensemble des opérations du Ministère. Dans l'ensemble, les services internes ont permis au Ministère de s'acquitter de ses fonctions statutaires et de faire progresser ses résultats stratégiques.

La note 13 portant sur l'information sectorielle présente les dépenses encourues et les revenus générés des activités poursuivies, par résultat stratégique et activité de programme, ainsi que par poste important de dépense et revenu.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Au cours de l'année 2011, des changements ont été apportés à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor - États financiers des ministères et des organismes afin d'améliorer la présentation de l'information financière. Les changements s'appliquent à la publication de l'information financière de l'exercice terminé le 31 mars 2012. Ces changements ont été appliqués rétroactivement et l'information comparative pour 2010-11 a été redressée. La dette nette ministérielle (représentant la différence entre la somme de tous les passifs et la somme des actifs financiers) est maintenant présentée dans l'état consolidé de la situation financière. Accompagnant ce changement, le Ministère présente maintenant un état de la variation de la dette nette ministérielle et ne présente plus d'état de l'avoir. L'état consolidé des résultats et de la situation financière nette ministérielle présente maintenant les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépensés à nouveaux en réduction du montant brut des revenus de l’entité. La note 14 sur les modifications comptables présente ces changements plus en détail.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

a) Autorisations parlementaires : Le Ministère est financé par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties au Ministère ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle ainsi que dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers. Les montants des résultats prévus inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle correspondent aux montants rapportés dans les états financiers prospectifs intégrés au Rapport sur les plans et les priorités 2011-2012.

b) Consolidation : Ces états financiers consolidés incluent les comptes du fonds renouvelables de Passeport Canada qui est la responsabilité de l'administrateur général. Les comptes de Passeport Canada ont été consolidés avec ceux du Ministère, et toutes les opérations et tous les soldes interorganisationnels ont été éliminés.

Exportation et développementCanada (EDC) est une société d’État mentionnée à la Partie 1 de l’Annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques et relève du Parlement par l’intermédiaire du ministre du Commerce international. Ce dernier, par le biais d’une fiducie au nom de Sa Majesté, est le seul actionnaire d’EDC. Étant donné que le Ministère ne possède pas d’actions d’EDC, cet investissement n’apparaît pas sur ses états financiers. Conformément aux politiques comptable du gouvernement, les transactions entre EDC et le gouvernement ne sont pas consignées aux états financiers consolidés du Ministère.

Le Ministère effectue des paiements au nom du gouvernement du Canada à trois autres sociétés d’État : la Corporation commerciale canadienne (CCC), la Commission de la capitale nationale (CCN) et le Centre de recherches pour le développement international (CRDI). Conformément aux Normes comptables du Conseil du Trésor (NCCT), il exclut ces transactions de ses états financiers puisque l'administrateur général du Ministère n'est pas redevable pour les sociétés d'État et puisque ces fonds ne sont pas reliés aux activités du Ministère. Le Ministère agit simplement comme un agent de transfert à des fins administratives afin que les société d'État puisse recevoir ses autorisations parlementaires.

c) Encaisse nette fournie par le gouvernement : Le Ministère fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le Ministère est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par leMinistère sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

d) Montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser) Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser) découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations du Ministère et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que le Ministère a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.

e) Revenus :

  1. Les revenus provenant de droits réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.
  2. Les fonds reçus de tiers de l'extérieur à des fins précises sont comptabilisés à leur réception comme revenus reportés. Ils sont constatés dans l'exercice au cours duquel les charges connexes sont engagées.
  3. Les fonds qui ont été reçus sont comptabilisés comme revenus reportés dans la mesure où le Ministère a une obligation envers d'autres parties de fournir des biens, des services, ou des actifs qui seront utilisés à une date future.
  4. Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.
  5. Les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépensés à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs du Ministère. Bien que l'on s’attend à ce que l’administrateur général maintienne le contrôle comptable, il n’a pas l’autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau. Par conséquent, les revenus non disponibles à dépenser à nouveau sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus de l'entité.

f) Charges : Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d’exercice.

  1. Les paiements de transfert sont comptabilisés à titre de charges lorsque les autorisations de paiement existent et que le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions d'admissibilité établies dans le cadre du programme. En ce qui concerne les paiements de transfert ne faisant pas partie d'un programme existant, la charge est constatée lorsque le gouvernement annonce la décision d'effectuer un transfert ponctuel, dans la mesure où le Parlement a approuvé la loi habilitante ou l'autorisation de paiement avant que les états financiers ne soient achevés. Les paiements de transfert, qui deviennent remboursables lorsque les conditions spécifiées entrent en vigueur, sont comptabilisés en réduction des charges de transfert et comme montant à recevoir.
  2. Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi.
  3. Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, les services juridiques et les indemnités des accidentés de travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.

g) Avantages sociaux futurs :

  1. Prestations de retraite : Les employés canadiens (EC) participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multiemployeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du Ministère au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale du Ministère découlant du régime. La responsabilité du Ministère relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime. Les employés recrutés sur place (ERP), personnel engagé à l'étranger, admissibles participent à divers régimes conçus et administrés d’après les lois et les pratiques locales, ou à un régime de retraite mondial qui est administré par le Ministère. Puisque le gouvernement du Canada est le répondant des régimes de retraite des ERP, les crédits liés aux contributions sont fournis au Ministère (vote 17).
  2. Indemnités de départ : Les employés (EC et ERP) ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Ces avantages sociaux s’accumulent à mesure que les employés accomplissent le service nécessaire pour y avoir droit. L’obligation se rapportant aux EC est calculée à l’aide de l’information provenant des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle relativement aux indemnités de départ pour l’ensemble du gouvernement. L'obligation se rapportant aux des ERP est établie en fonction des exigences opérationnelles de la mission, des lois et des pratiques locales et est calculée selon le nombre d'employés admissibles multiplié par l'indemnité de départ estimée, établie en fonction de l'historique de paiement.

h) Fonds en transit : L’argent comptant du Ministère se compose de fonds en transit en provenance des missions et de fonds reçus, mais non encore déposés, partiellement compensés par les crédits aux comptes d’avances temporaires. Cet argent comptant sert à faciliter les opérations. Tous les comptes en devises étrangères sont évalués au cours affiché le 31 mars.

i) Débiteurs : Les débiteurs sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation. Une provision est établie pour les débiteurs et les prêts dont le recouvrement est incertain.

j) Passif éventuel : Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.

k) Charges payées d’avance : Les charges payées d’avance du Ministère sont principalement composées de loyers. Les charges payées d’avance sont comptabilisées comme des actifs non financiers jusqu’à ce que les services connexes soient rendus, les biens consommés ou les modalités de l’accord contractuel satisfaites.

l) Stocks : Les stocks se composent de pièces, de matériel et de fournitures conservés pour l'exécution de programmes à une date ultérieure et non destinés à la revente, ainsi que des stocks destinés à la vente. Les stocks de matières et fournitures sont évalués au plus faible du coût (selon le coût moyen) ou de la valeur de réalisation nette.

m) Opérations en devises étrangères : Les opérations en devises sont converties en dollars canadiens aux taux de change en vigueur à la date des opérations. Les actifs et les passifs monétaires libellés en devises sont convertis en dollars canadiens au taux de change en vigueur en date de fin d'exercice. Les gains et les pertes résultant d’opérations en devises étrangères sont inclus dans les charges ou dans les revenus de l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle (ainsi que dans la note 13), selon qu'il s’agit d’une perte ou d’un gain. Le Ministère a négocié un arrangement avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et le ministère des Finances stipulant qu'il est exempt du risque de change sur devises étrangère quant aux dépenses de fonctionnement (crédit 1) à l'étranger.

n) Immobilisations corporelles : Toutes les immobilisations corporelles et améliorations locatives d’un coût initial de 10 000 dollars et plus sont comptabilisées à leur coût d’achat. Le Ministère n’inscrit pas aux actifs immobiliers les biens incorporels, les oeuvres d’art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique.

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :

Tableau 5 : Amortissement des immobilisations corporelles
Catégorie d’immobilisationsPériode d’amortissement
Bâtimentsde 20 à 25 ans
Travaux et infrastructure30 ans
Matériel et outillagede 5 à 25 ans
Matériel informatiquede 3 à 15 ans
Logiciels informatiquesde 3 à 10 ans
Véhiculesde 5 à 10 ans
Améliorations locativesLa durée du bail ou 25 ans

Les immobilisations en construction sont comptabilisées dans la catégorie applicable dans l'exercice au cours duquel elles deviennent utilisables et ne sont amorties qu'à partir de cette date.

o) Incertitude relative à la mesure : La préparation des états financiers exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, le passif au titre d'avantages sociaux futurs, la provision pour créances douteuses et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Autorisations parlementaires

Le Ministère reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles. La note 3 fourni trois réconciliations des autorisations utilisées au cours de l'exercice. La section 3 b) présente la portion des autorisations fournies ayant été utilisées, la section 3 c) montre combien de ces autorisations utilisées l'ont été à partir de l'encaisse, tandis que 3 a) rapproche les autorisations utilisées (comptabilité de caisse) au coût net de fonctionnement (comptabilité d'exercice, provenant de l'état des résultats). Les éléments comptabilisés dans l'état consolidé des résultats et de la situation financière nette ministérielle et dans l'état consolidé de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été approuvées au cours d'un exercice précédent, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets du Ministère pour l'exercice diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

Tableau 6 : Autorisations parlementaires - Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l’exercice en cours utilisés
Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l’exercice en cours utilisés (en milliers de dollars)2012Redressé (Note 12) 2011
Activités de fonctionnement2 548 9902 756 057
Éléments n'affectant pas l'encaisse :
Services fournis gratuitement par d’autres ministères(79 709)(97 332)
Amortissement des immobilisations corporelles(91 511)(91 845)
Remboursement de charges des exercices antérieurs20 75914 210
Prestations de cessation d’emploi - coût de réaménagement des effectifs(37 600)-
Gain sur l'aliénation des immobilisations corporelles (net)44 003475
Gain sur la vente de biens immobiliers(52 729)(12 439)
Dépense pour mauvaises créances(330)(1 102)
Diminution des indemnités de vacances et congés compensatoires3 2391 954
Diminution (augmentation) des avantages sociaux futurs15 881(8 378)
Autres230(160)
 2 371 2232 561 440
Ajustements pour les éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations :
Acquisition d'immobilisations corporelles132 478150 289
Dépense des produits de la vente de biens excédentaires1 209749
Diminution des charges payées d'avance(17 618)(10 369)
Augmentation (diminution) des stocks destinés à la revente(1 779)1 951
Augmentation (diminution) des stocks de matières consommables(3 047)1 077
Autorisations de l'exercice en cours utilisées2 482 4662 705 137

Étant donné que les autorisations sont principalement fondés sur les besoins de trésorerie et que le coût de fonctionnement net est établi selon la comptabilité d’exercice, les deux montants seront toujours différents. La variance s’explique essentiellement par les régularisations et le revenu non disponible pour dépenser qui n’ont aucune incidence sur les autorisations, mais sont inclus dans le coût de fonctionnement net. La variance s’explique également par divers éléments classifiés en tant qu’actifs dans l’état consolidé de la situation financière (ex.: les stocks, charges payées d’avance, immobilisations corporelles) qui influent sur les autorisations, mais ne sont pas inclus dans le coût de fonctionnement net.

Tableau 7 : Autorisations parlementaires - Autorisations fournies et utilisées
Autorisations fournies et utilisées (en milliers de dollars)20122011
Autorisations fournies :
Crédit 1 – Dépenses de fonctionnement1 455 4821 692 749
Crédit 5 – Dépenses en capital227 740234 346
Crédit 10 – Subventions et contributions899 459963 886
Crédit 17 – Paiements au titre des programmes de pension, d’assurance et de sécurité sociale ou d’autres ententes pour les ERP70 140-
Autorisation législative – Passeport Canada158 349133 000
Autres autorisations législatives95 67598 413
Total2 906 8453 122 394
Moins :
Autorisations disponibles pour emploi au cours des exercices ultérieurs138 98232 141
Autorisations annulées : Fonctionnement97 031149 452
Autorisations annulées : Capital60 45843 704
Autorisations annulées : Subventions et contributions117 609106 960
Autorisations annulées : Paiements au titre des programmes de pension, d’assurance et de sécurité sociale ou d’autres ententes pour les ERP10 299-
Autorisations annulées : Dépenses en capital de Passeport Canada-85 000
Total424 379417 257
Autorisations de l’exercice en cours utilisées2,482,4662,705,137

Les autorisations parlementaires fournies (c.-à-d. les autorisations disponibles des exercices antérieurs de Passeport Canada et des produits de la vente de biens excédentaires de l'État, de même que les autorisations de l’exercice courant provenant du Budget principal des dépenses et des Budgets supplémentaires des dépenses) sont rapprochées aux autorisations parlementaires de l’exercice en cours utilisées et correspondent aux montants indiqués sous les rubriques «Disponible pour emploi» et «Employés au cours de l’exercice courant» tel qu’il est indiqué dans le «Sommaire de la provenance et de l'utilisation des autorisations» du volume II des Comptes publics. La différence entre le Crédit 5 – Dépenses en capital des autorisations fournies, moins les autorisations annulées en capital, et l’acquisition d’immobilisations corporelles est attribuable à l’autorisation de dépenses en capital utilisées pour couvrir des dépenses qui n’avaient pas été capitalisées, conformément à la Politique ministérielle sur les immobilisations.

Tableau 8 : Autorisations parlementaires - Rapprochement de l’encaisse nette fournie par le gouvernement et des crédits de l’exercice en cours utilisés
Rapprochement de l’encaisse nette fournie par le gouvernement et des crédits de l’exercice en cours utilisés (en milliers de dollars)2012Redressé (note 14) 2011
Encaisse nette fournie par le gouvernement2 475 8992 675 694
Remboursement de dépenses d'exercices antérieurs20 75914 210
Revenus provenant de l’aliénation d’immobilisations corporelles56 13814 055
Gain sur la vente de biens immobiliers(52 729)(12 439)
Diminution des débiteurs et avances(6 737)(20 394)
Augmentation des créditeurs et charges à payer23 99534 325
Transferts de passifs entre ministères2 098-
Prestations de cessation d’emploi à payer incluses dans les créditeurs et charges à payer(37 600)-
Augmentation des revenus reportés(309)243
Autres ajustements952(438)
Crédits de l’exercice en cours utilisés2 482 4662 705 256

L’encaisse nette fournie par le gouvernement est rapprochée avec les autorisations de l’exercice en cours utilisées en incluant le remboursement de dépenses d'exercices antérieurs, les revenus et autres gains provenant de biens immobiliers et les modifications à l’état de la situation financière. Seuls sont inclus les postes de l’état qui ont trait aux montants alloués soit par encaisse nette fournie par le gouvernement soit par des autorisations utilisées. Les dettes encourues, comme les passifs éventuels et les prestations de départ des employés, n'y figurent pas puisqu’elles n’ont aucun effet sur l’encaisse nette ou sur les autorisations.

4. Créditeurs et charges à payer

Le tableau ci-dessous donne le détail des créditeurs et des charges à payer du Ministère :

Tableau 9 : Créditeurs et charges à payer
Créditeurs et charges à payer (en milliers de dollars)20122011
Créditeurs - parties externes199 305176 830
Créditeurs - autres ministères et organismes32 29942 428
 231 604219 258
Charges à payer98 83487 185
 330 438306 443

Dans le Plan d’action économique du Canada de 2012 (budget 2012), le gouvernement a annoncé des mesures d’économie devant être mise-enplace par les ministères au cours des trois prochains exercices et ce à compter de 2012-2013. Par conséquent, le Ministère a enregistré au 31 mars 2012, une obligation au titre des prestations de cessation d’emploi pour un montant de 37 600 000$ dans les charges à payer afin de refléter l’estimation du coût de réaménagement des effectifs.

5. Avantages sociaux futurs

a) Prestations de retraite : Les employés canadiens (EC) du Ministère participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services validables multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées en fonction de l'inflation.

Tant les employés que le Ministère versent des cotisations couvrant le coût du régime. Les charges s’élèvent à 81 889 950 $ pour 2011-2012 (81 498 595 $ pour 2010-2011), ce qui représente environ1.8 fois ( 1.9 fois en 2010-2011) les cotisations des employés.

La responsabilité du Ministère relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

Pour les employés recrutés sur place (ERP), le gouvernement du Canada participe, lorsque possible, aux régimes de retraite conçus et administrés d’après les lois et les pratiques locales. Là où le Canada ne participe pas à un régime local donnant droit à des prestations de retraite, ou participe au régime local et qu’en plus, un régime de retraite offert par l’employeur est normalement fourni dans ce pays, le gouvernement du Canada fourni des avantages complémentaires de retraite via une combinaison de divers régimes de retraite locaux développés et administrés conformément aux lois et pratiques locales. Sinon, les avantages de retraite sont offerts par le régime de pension des employés du gouvernement du Canada recrutés sur place, lequel est administré par le Ministère. Chaque régime local est financé au préalable et peut être à cotisations ou à prestations déterminées. Le régime de pension est un régime de retraite à prestations déterminées fourni selon la méthode de financement par répartition. À compter de l’exercice 2011-2012, le Ministère est devenu responsable quant aux dépenses relatives aux paiements au titre des programmes de pension, d’assurance et de sécurité sociale ou d’autres ententes pour les ERP (crédit 17). La contribution de l’employeur en 2011-2012 s’élève à 47 870 000$ (22 392 158$ en 2010-2011, financé par le Conseil du Trésor). La responsabilité du Ministère à l’égard du régime se limite à ses contributions. Le gouvernement du Canada, à titre de parrain du régime, est responsable pour les surplus ou déficits.

b) Indemnités de départ : Le Ministère verse des indemnités de départ à ses employés en fonction de leur admissibilité, de leurs années de service et du salaire à la cessation d'emploi. Le passif au titre des indemnités de départ pour les EC est fondé sur un taux fournis par le SCT et est affecté sur la masse salariale totale au 31 mars. Le SCT détermine le taux selon une évaluation actuarielle du passif futur pour l’ensemble des employés admissibles du gouvernement. Dans le cadre des négociations de conventions collectives avec certains groupes d'employés et les changements apportés aux conditions d'emploi des cadres et de certains employés non représentés, l'accumulation des indemnités de départ au titre du programme de paie des employés a cessé à compter de 2012. Les employés visés par ces changements ont eu la possibilité d'être payés immédiatement la valeur totale ou partielle des prestations accumulées à ce jour ou de percevoir la valeur totale ou restante de prestations à la cessation d'emploi dans la fonction publique. Ces modifications ont été intégrées dans le calcul de l'obligation d'indemnités de départ courus.

Pour les ERP, l'obligation est basée sur des données historiques à partir desquelles une indemnité de départ moyenne par ERP est calculée. Ce coût est multiplié par le nombre total d'ERP et le taux de roulement. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d’avance. Les prestations seront payées à même les crédits futurs.

Les données relatives aux indemnités de départ au 31 mars étaient les suivantes :

Tableau 10 : Avantages sociaux futurs - Indemnités de départ
Indemnités de départ (en milliers de dollars)20122011
Obligation au titre des prestations constituées, au début de l’exercice178 536170 158
Transferts à d'autres ministères (note 12)(1 941)119
 176 595170 277
Charges pour l’exercice40 45622 427
Prestations versées au cours de l’exercice(54 396)(14 168)
Obligation au titre des prestations constituées, en fin de l’exercice162 655178 536

Le passif au titre des indemnités de départ des EC s’élève à 71 millions de dollars, alors que celui des ERP sur place est de 92 millions de dollars.

c) Prestations d'assurance des employés recrutés sur place : Depuis 2011-2012, le Ministère est responsable pour les dépenses (primes à des régimes garantis locaux et avantages de régimes locaux autoassurés) reliées aux prestations d'assurance des employés recrutés sur place, lesquelles incluent les régimes de soins de santé et de soins dentaires, l'assurance-invalidité et l'assurance-vie (via le crédit 17). Les dépenses pour 2011-2012 se sont élevées à 11 971 000$ (12 135 000 en 2010-2011, lesquels ont été défrayés par le Conseil du Trésor).

6. Débiteurs et avances

Le tableau suivant donne le détail des débiteurs et des avances :

Tableau 11 : Débiteurs et avances
Débiteurs et avances (en milliers de dollars)20122011
Avances aux missions à l'étranger40 57438 931
Avances aux employés
Avances d'affectation22 09521 804
Autres771778
 22 86622 582
Débiteurs - autres ministères et organismes18 18218 361
Débiteurs - parties externes21 33016 598
Fonds en transit7 4597 017
Autres avances6 5866 586
 116 997110 075
Provision pour créances douteuses sur les débiteurs des
parties externes
(14 273)(14 088)
Débiteurs bruts102 72495 987

7. Stocks

Le tableau ci-dessous donne le détail des stocks de Passeport Canada évalués selon la méthode du coût moyen :

Tableau 12 : Stocks
Stocks (en milliers de dollars)20122011
Matériel pour passeports3 0406 050
Autres-37
Inventaire de fournitures3 0406 087
Stocks de passeports destinés à la revente5 3517 130
 8 39113 217

Le coût des stocks utilisés, constaté comme une charge à l'état consolidé des résultats, se chiffre à 24 160 360 $ pour 2011-2012 (21 991 544 $ pour 2010-2011).

8. Immobilisations corporelles

Tableau 13 : Immobilisations corporelles
Immobilisations corporelles (en milliers de dollars)Solde d’ouvertureAcquisitionsAjustements*Aliénations, radiations & transfertsSolde de clôture
* Les ajustements inclus les actifs en construction de 23 405 $ qui ont été transférés à d'autres catégories à la suite de l'achèvement de l'actif. Le 15 novembre 2011, le Ministère a transféré à Services partagés Canada des logiciels et du matériel informatiques dont la valeur comptable nette s'établit à 8 917 399 $; ce transfert est inclus à la colonne ajustement (voir la note 12 pour plus de détail sur le transfert).
Coût
Terrains232 754--(1 270)231 484
Bâtiments1 235 0116 831535(4 378)1 237 999
Travaux et infrastructures1 452---1 452
Matériel et outillage51 1143 139(2 231)(1 914)50 108
Matériel informatique81 3282 217(38 734)(24 844)19 967
Logiciels informatiques51 050315 781(607)56 255
Véhicules46 5195 4831 176(3 427)49 751
Améliorations locatives221 3122 2786 722(1 319)228 993
Actifs en construction257 130112 499(23 405)(6 346)339 878
 2 177 670132 478(50 156)(44 105)2 215 887
Amortissement cumulé
Bâtiments686 44252 758-(2 641)736 559
Travaux et infrastructures18149--230
Matériel et outillage40 0532 570(2 565)(3 421)36 637
Matériel informatique70 8803 148(33 814)(22 740)17 474
Logiciels informatiques23 87112 551(2 490)48834 420
Véhicules25 6155 243(63)(3 069)27 726
Améliorations locatives117 04415 192(2 318)(587)129 331
 964 08691 511(41 250)(31 970)982 377
Tableau 14 : Immobilisations corporelles - Valeur comptable nette
Valeur comptable nette (en milliers de dollars)20112012
Terrains232 754231 484
Bâtiments548 569501 440
Travaux et infrastructures1 2711 222
Matériel et outillage11 06113 471
Matériel informatique10 4482 493
Logiciels informatiques27 17921 835
Véhicules20 90422 025
Améliorations locatives104 26899 662
Actifs en construction257 130339 878
 1 213 5841 233 510

9. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités du Ministère peuvent donner lieu à des contrats et des obligations en vertu desquels le Ministère sera tenu d'effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour mettre en oeuvre ses programmes de paiements de transfert ou pour l'acquisition de biens ou de services. Il y a un nombre significatif de baux de bureaux et de résidences à l'étranger dont la valeur en dollars est minime. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

Tableau 15 : Obligations contractuelles
Obligations contractuelles (en milliers de dollars)20132014201520162017 et exercices ultérieursTotal
Bail de la chancellerie à Moscou4 3004 4004 6004 700158 800176 800
Achat de matériel pour la production de passeports49 00045 39940 10638 006-172 511
Baux de locaux pour bureaux pour Passeport Canada34 00813 2268 3657 41411 96174 974
Bail de la chancellerie à Madrid1 9002 0002 1002 20021 20029 400
Bail de la chancellerie à Hong Kong7 5008 5009 000--25 000
Bail de la chancellerie à Dublin55055055055013 60015 800
Bail du consulat général à New York1 5003 1003 1003 1004 62015 420
Bail de la chancellerie à Sao Paulo2 7003 0003 2003 5002 60015 000
Bail de la chancellerie Mission permanente du Canada auprès des Nations Unies à New York1 6001 6001 7001 7004 40011 000
Bail de la chancellerie à Shanghai2 1602 1602 1602 1601 0809 720
 105 21883 93574 88163 330218 261545 625

10. Passif éventuel

Le Ministère est impliqué dans diverses actions en justice dans le cours normal de ses activités, et à titre d’administrateur du traité de l'Accord de libre-échange nord-amécicain (ALÉNA). Ces réclamations comprennent des montants déterminés et d'autres pour lesquels aucun montant n'est indiqué. Selon l'évaluation du Ministère, les poursuites pour réclamations en suspens au 31 mars 2012 sont estimées à 18 500 000 000 $ (17 000 000 000 $ au 31 mars 2011). De ce montant, trois cas spécifiques représentent 16 500 000 000 $, dont un évalué à 10 000 000 000 $ est inactif depuis 1999. Vingt-trois dossiers composent les 2 000 000 000 $ restant. Certains de ces recours sont à un stade précoce, et bien que toutes les réclamations font l’objet d’une réévaluation trimestrielle par des conseillers juridiques, des poursuites judiciaires en instance dont l'issue ne peut être déterminée s’élevaient à un total approximatif de 6 500 000 000 $ (5 300 000 000 $ au 31 mars 2011). De cette somme, 5 200 000 000 $ (165 000 000 $ au 31 mars 2011) concernent des litiges pour lesquels un autre ministère a été nommé à titre de codéfendeur.

Certaines de ces obligations éventuelles pourraient devenir des obligations réelles à la suite de décisions des tribunaux ou de règlements à l’amiable. Des provisions pour passifs éventuels sont constituées lorsqu’il devient probable que le Ministère engagera des frais et que le montant peut être estimé de manière raisonnable. Aucune charge à payer (3 055 000 $ au 31 mars 2011) n'a été enregistrée à l’état consolidé de la situation financière 2011-2012 sous charges à payer. De l’avis de la direction, l’issue de l’une ou de l’ensemble de ces poursuites n’aura pas d’incidence défavorable marquée sur la situation financière du Ministère.

11. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, le Ministère est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Le Ministère conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. En outre, au cours de l'exercice, le Ministère a reçu gratuitement des services communs d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessou.

(a) Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères : Au cours de l'exercice, le ministère a reçu gratuitement des services de certaines organisations de services communs relatifs aux locaux, services juridiques, cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats et de la situation financière nette inistérielle :

Tableau 16 : Opérations entre apparentés - A) Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères
Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères (en milliers de dollars)20122011
Cotisations de l’employeur au régime de soins de santé et au régime de soins dentaires48 00765 959
Installations29 44529 126
Services juridiques1 9521 993
Indemnisation des accidentés du travail305254
 79 70997 332

Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organisations de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ainsi que les services d'audit offerts par le Bureau du vérificateur général, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle.

(b) Autres transactions entre apparentés :

Tableau 17 : Opérations entre apparentés - Autres transactions entre apparentés
Autres transactions entre apparentés (en milliers de dollars)20122011
Revenus – autres ministères et organismes19 49218 583
Charges – autres ministères et organismes281 330314 016

(c) Administration de programmes au nom d’autres ministères : Le ministère compte un certain nombre de protocoles d’entente avec des ministères partenaires relativement à l’administration de programmes particuliers à l’étranger. Le ministère a administré environ 162 000 000 $ (181 000 000 $ en 2010-2011) à l’égard d’activités de programme et d'activités opérationnelles d'autres ministères. Le ministère a aussi recouvré environ $301 000 000 (264 000 000 $ en 2010-2011) en revenus au nom de nos ministères partenaires. Ces revenus et charges sont constatés dans les états financiers de nos ministères partenaires, et ne sont pas enregistrés dans les présents états financiers.

d) Gestion et administration des services communs : Conformément à la politique des services communs du Conseil du Trésor (février 1997), et à la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (1985), le Ministère a pour mandat de gérer l'approvisionnement des biens, services et biens immobiliers dans les missions à l'étranger. Les ministères sont tenus de recourir à ces services communs lorsqu'ils doivent appuyer les missions diplomatiques et consulaires du Canada à l'étranger.

Des protocoles d’entente sont en vigueur entre le ministère, les ministères partenaires, les sociétés d'État et les organismes non fédéraux pour définir les rôles et les responsabilités de chacune des parties. Ils décrivent notamment les principes et les lignes directrices opérationnelles qui régissent la gestion et l’administration du régime des services communs, les spécifications relatives aux services et aux normes de prestation de services, le financement des services communs, les responsabilités des parties et le règlement des différends.

i. Services communs fournis aux autres ministères : Afin de faciliter une prestation de services communs efficace et rentable à l’appui des programmes internationaux mis en oeuvre par l’ensemble des ministères fédéraux et des organismes du gouvernement du Canada, le Protocole d’entente interministériel sur les activités et le soutien des missions à l’étranger a été signé en février 2009.

Pour l’année financière terminée le 31 mars 2012, les charges relatives aux modifications apportées à la représentation des ministères partenaires à l’étranger sont inscrites dans les états financiers du Ministère. Les autorisations du ministère sont rajustés selon la mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR) et les autorisations supplémentaires de l’exercice.

ii. Services communs fournis aux cooccupants : Afin de faciliter une prestation de services communs efficace et rentable à l’appui des programmes internationaux mis en oeuvre par les cooccupants, des protocoles d’entente individuels sont signés. Les cooccupants comprennent des entités non ministérielles, des sociétés d’État, des administrations provinciales ou territoriales, des gouvernements étrangers et des organisations non gouvernementales qui partagent les locaux des missions du Ministère à l’étranger.

Pour l’exercice terminé le 31 mars 2012, cette activité s’élève approximativement à 21 208 600 $ (17 386 200 $ in 2010-2011) en financement en cours d’exercice reçu par des recettes tirées d’une activité de crédit net.

Cette activité représente le recouvrement des coûts engagés, dont une partie peut être dépensée de nouveau en vertu de la lettre de décision du Conseil du Trésor sur les crédits nets. Seuls les fonds provenant de ces crédits nets apparaissent dans les états financiers du Ministère.

12. Transferts en provenance/à destination d'autres ministères

À compter du 15 novembre 2011, le Ministère a transféré la responsabilité du matériel et des logiciels informatiques à l'organisme Services partagés Canada (SPC) conformément au décret 2011-1297, y compris la responsabilité de la gérance des éléments d'actif et de passif liés au programme.

Le Ministère a transféré les éléments d'actif et de passif suivants :

Tableau 18 : Transferts en provenance/à destination d'autres ministères
Transferts en provenance/à destination d'autres ministères (en milliers de dollars)SPCAutreTotal
Actif
Immobilisations corporelles (valeur comptable nette) (note 8)8 917(11)8 906
Total des actifs transférés8 917(11)8 906
Passif
Indemnités de vacance et congés compensatoires157-157
Avantages sociaux futurs (note 5)1,941-1,941
Total des passifs transférés2 098-2 098
Ajustement à la situation financière nette ministérielle6 819(11)6 808
Dépenses transférées
1er avril au 14 novembre 201141 80487 391
15 novembre 2011 au 31 mars 201231 989-
Total des dépenses transférées à SPC73 79387 391

De plus, les données comparatives de 2011 ont été reclassées dans l'état consolidé des résultats et de la situation financière nette ministérielle afin de tenir compte des revenus et dépenses des opération transférées.

Durant la période de transition, le Ministère a maintenu l'administration des activités transférées au nom de Service partagé Canada. Les coûts d'administration pour le reste de l'exercice se sont élevés à 32 million de dollars. Ces dépenses ne sont pas reflétées dans ces états financiers. Aucun revenu n'a été administré au nom de Services partagés Canada.

13. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur la réalisation des résultats stratégiques et l'architecture des activités de programme du Ministère. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés par les principales activités de programme, par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :

Tableau 19 : Information sectorielle
Information sectorielle (en milliers de dollars)Le programme international du CanadaLes services internationaux destinés aux CanadiensLa plateforme internationale du CanadaServices internes (P #8)Total 2012Redressé (Note 12) Total 2011
Conseils stratégiques et intégration des politiques internationales (AP #1)Diplomatie et défense des intérêts (PA #2)Commerce international (PA #3)Services consulaires et gestion des urgences (PA #4)Passeport Canada (PA #5)Gouvernance, orientations stratégiques et prestation des services communs (PA #6)Prestations du gouvernement du Canada (PA #7)
Paiements de transfert
Autres pays et organisations internationales3 323459 089------462 412481 380
Organismes sans but lucratif15 319267 0749 836197-4 718-813297 957344 100
Autres transferts aux autres secteurs-21 037284-----21 32127 362
Autres niveaux de gouvernement du Canada-13 379------13 37912 611
Aide au développement international-3 780------3 780-
Industrie--1 699-----1 6991 038
Particuliers------88-8883
Remboursement de dépenses d'années antérieures de paiements de transfert(356)(2 130)(519)(212)-(5 042)-(877)(9 135)(1 081)
Total paiements de transfert18 286762 22911 301(15)-(324)88(64)791 501865 493
Charges de fonctionnement
Salaires et avantages sociaux63 884195 606127 58550 892203 110248 187164 363139 8631 193 4901 079 314
Services professionnels7 30943 54410 6144 33735 637106 9393 63117 502229 513248 789
Locations4 34839 44013 4626 76216 622114 8302,23914 603212 306224 228
Déplacements3 11218 5444 5201 84729 83645 61640 2867 551151 312151 464
Amortissement3971031438710 99074 528-4 06190 30990 181
Services publics, fournitures et approvisionnements1 6209 6322 349960(1 471)24 234-3 91541 23943 459
Acquisition de matériel et d'outillage, incluant les pièces et articles consommables7113 7001 1646 59428 46222 474-1 20164 30656 366
Réparation et entretien8995 1341 2635194 25519 924-2 43534 42933 906
Information4772 8526952844 0286 750-1 16616 25224 471
Autres (incluant les réclamations contre l'État)1991 149287117-13933092 203136 631
Télécommunications2421 445352144-3 457-5956 2352 636
Perte nette sur les opérations en devises---------1 658
Créances irrécouvrables-----32-2983301 102
Total charges de fonctionnement83 198321 149162 43472 543331 469667 110210 522193 4992 041 9242 094 205
Total charges101 4841 083 378173 73572 528331 469666 786210 610193 4352 833 4252 959 698
Revenus
Vente de biens et de services-9 5082 489101 043288 99959 873--461 912426 543
Gain sur l'aliénation des immobilisations corporelles220577948-41 346-2,25344 003475
Gain net sur les opérations en devises1101 3312411902 069-1373 772-
Autres revenus non fiscaux210331233871-81 158776
Intérêt sur les revenus non fiscaux1058146-137-31256833
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement(394)(829)(2 817)(97 641)-(80 121)-(3 060)(184 862)(137 595)
Total revenus(52)10 135(178)3 468289 32224 175-(631)326 239291 032
Coût net des activités poursuivies101 5361 073 243173 91369 06042 147642 611210 610194 0662 507 1862 668 666

14. Modification comptable

En 2011, des modifications ont été apportées à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor – États financiers des ministères et organismes pour améliorer la divulgation de l'information financière des ministères et organismes gouvernementaux. Les modifications entrent en vigueur pour les exercices financiers se terminant le 31 mars 2012 et les exercices ultérieurs. Les changements principaux aux états financiers du ministère sont décrits ci-dessous. Ces modifications ont été appliquées sur une base rétroactive et les informations comparatives pour 2010-2011 ont été redressés.

La dette nette (représentant les passifs moins les actifs financiers) est maintenant présentée dans l'état de la situation financière. Pour accompagner ce changement, le Ministère présente maintenant un état de la variation de la dette nette et ne présente plus un état de l'avoir.

Les revenus sont maintenant présentés avec déduction faite des montants de revenus non disponibles à dépenser à nouveau dans l'état consolidé des résultats et de la situation financière nette du Ministère. Ce changement a eu pour incidence d'augmenter le coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts de 184 862 000 $ en 2012 (137 595 000 $ en 2011).

Le financement du gouvernement et les transferts, ainsi que le crédit lié aux services fournis gratuitement par d'autres ministères, sont maintenant constatés dans l'état des résultats et de la situation financière nette du Ministère sous le « coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts ». Par le passé, le Ministère constatait ces transactions directement dans l'état de l'avoir du Canada. Ce changement eu pour incidence de réduire le coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts qui se chiffrait à 2 574 278 000 $ en 2012 (2 787 314 000 $ en 2011).

Le tableau ci-dessous met en évidence les changements spécifiques dans les états à la suite de la norme révisée :

Tableau 20 : Modification comptable
Modification comptable (en milliers de dollars)2011 Avant ajustementEffet de la modificationRedressé
État des résultats et de la situation financière nette ministérielle
Revenus428 627(137 595)291 032
Financement du gouvernement et transferts
Encaisse nette fournie par le gouvernement-2 675 6942 675 694
Variations des montants à recevoir du Trésor-14 33214 332
Services fournis gratuitement par d'autres ministères-97 33297 332
Éléments d'actif et de passif transférés entre ministères-(44)(44)

15. Information comparative

Les chiffres de l'exercice précédent ont été reclassés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l'exercice en cours.

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers Exercice 2011-2012

1. Introduction

Le présent document est la troisième annexe annuelle à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI). Conformément à la Politique sur le contrôle interne (PCI) du Conseil du Trésor, ce document contient des renseignements récapitulatifs sur les mesures prises par le MAECI pour maintenir l'efficacité de son système de contrôle interne des rapports financiers (CIRF). Plus précisément, il renferme des données récapitulatives sur les évaluations effectuées par le MAECI en date du 31 mars 2012, dont les progrès, les résultats et les plans d'action connexes ainsi que les principales données financières permettant de mieux comprendre l'environnement de contrôle propre au Ministère.

Il importe de noter que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer tous les risques liés à l’information financière possibles, mais plutôt pour atténuer les risques à un niveau raisonnable au moyen de contrôles adaptés et proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer. Le maintien de l’efficacité d’un système de CIRF consiste en un processus continu visant à évaluer l’efficacité et à apporter des ajustements au besoin, à cerner les risques principaux et les contrôles clés s’y rattachant ainsi qu’à suivre le rendement du système pour favoriser l’amélioration continue. Par conséquent, la portée, le rythme et l’état des évaluations menées par les ministères sur l’efficacité de leur système de CIRF varieront en fonction des risques et des circonstances spéciales propres à ces derniers.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

L’orientation stratégique donnée au mandat et au rôle du Ministère se fonde sur les trois résultats stratégiques définis dans l’architecture des activités de programmes du Ministère :

  • Programme international du Canada : Le programme international est modelé sur les bénéfices et les avantages du Canada, conformément aux valeurs et aux intérêts du pays
  • Services internationaux destinés aux Canadiens : Les Canadiens sont satisfaits des services commerciaux, consulaires et de passeport
  • Plateforme internationale du Canada : Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international entretient un réseau de missions offrant une infrastructure et des services qui permettent au gouvernement du Canada d’atteindre ses priorités internationales.

Conformément à la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le Ministère a le mandat de gérer et de diriger les missions diplomatiques et consulaires du Canada, ce qui englobe la supervision des activités officielles des divers ministères et organismes du gouvernement du Canada représentés à l’étranger.

Il est possible d’obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du MAECI en consultant le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités.

1.2 Données financières

Vous trouverez ci-dessous l'information financière essentielle pour l'exercice financier 2011-2012. On peut trouver plus d'information dans les états financiers du MAECI pour l'exercice qui s'est terminé le 31 mars 2012, ainsi que dans les Comptes publics du Canada.

  • Le MAECI a reçu l’autorisation parlementaire de dépenser 2,91 G$.
  • Les dépenses totales s’élevaient à 2,83 G$, y compris les Activités transférées. Les salaires et les honoraires comptent pour la plus grande partie de ces dépenses (42 p. 100 ou 1,19 G$) et sont suivis des paiements de transfert (28 p. 100 ou 792 M$).
  • Les recettes (brutes) totales s’élevaient à 511 M$. Les recettes de Passeport Canada représentent 57 p. 100 ou 289 M$ des revenus totaux.
  • Les immobilisations corporelles représentent 77 p. 100 de l'ensemble de l'actif du Ministère (1,60 G$). Les comptes créditeurs et les charges à payer forment plus de 62 p. 100 du passif total (534 M$).
  • Les opérations du MAECI sont menées à l'Administration centrale, située dans la région de la capitale nationale, dans 18 bureaux à l'échelle du Canada et dans plus de 176 missions à l'étranger.
  • Le principal système financier du MAECI est le SGI, un logiciel fondé sur le SAP et connecté à des systèmes sources qui lui fournissent des renseignements.
  • Les états financiers du MAECI incluent les comptes de Passeport Canada, un organisme de service spécial distinct qui est responsable de sa propre évaluation du contrôle interne des rapports financiers.

1.3 Ententes de service afférentes aux états financiers

Le MAECI a recours à d’autres ministères gouvernementaux pour le traitement de beaucoup des opérations qui sont consignées dans ses états financiers :

  • L'Administration centrale de Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) gère le paiement des salaires des employés canadiens, l'acquisition de biens et de services ainsi que la fourniture de locaux au Canada.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses indemnités et charges à payer, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ pour les employés canadiens.
  • Le ministère de la Justice fournit des services juridiques au MAECI.

Conformément à la Politique sur les services communs adoptée par le Conseil du Trésor et à la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) a pour mandat de gérer l'acquisition de biens, de services et de biens immobiliers afin d'appuyer les missions diplomatiques et consulaires. Les ministères partenaires fournissent au MAECI les niveaux de financement convenus pour la prestation des services communs au moyen des instruments financiers appropriés; de crédits supplémentaires et des niveaux de référence par l’intermédiaire de la mise à jour annuelle des niveaux de référence. Les coûts associés à la prestation de ces services communs sont inclus dans les dépenses du MAECI.

Le MAECI est également chargé de gérer le paiement des dépenses propres à des programmes et la collecte de revenus propres à des programmes au nom de ministères partenaires. Ces revenus et dépenses sont retournés aux autres ministères au moyen de règlements interministériels et figurent dans les états financiers du ministère partenaire associé.

1.4 Changements importants au cours de l'exercice 2011-2012

En date du 18 mai 2011, la responsabilité de faire les paiements à la Commission de la Capitale nationale au nom du gouvernement du Canada a été transférée de Transports Canada au MAECI. Conformément aux Normes comptables du Conseil du Trésor, ces paiements ne seront pas consignés dans les états financiers du Ministère.

En date du 15 novembre 2011, le Ministère a transféré la responsabilité du fonctionnement et du soutien du réseau de télécommunications mondial MITNET ainsi que des communications vocales, de données et vidéo à Services partagés Canada (SPC) conformément au décret 2011-1297. Les dépenses associées (32 M$) et le montant réel des actifs (8,91 M$) et des passifs (2,10 M$) ont été déduits des états financiers du Ministère en date du 15 novembre 2011.

Une demande de transfert a été approuvée par les ministres du Conseil du Trésor le 22 septembre 2011, laquelle permet de transférer certains pouvoirs au MAECI en ce qui concerne la gestion des régimes de pension, d’assurance et de sécurité sociale des employés recrutés sur place (ERP), rétroactivement au 1er avril, 2011. Ces dépenses, qui étaient auparavant divulguées dans une note aux états financiers, seront désormais consignées comme une dépense ministérielle. L’incidence dans les états financiers de 2011-2012 est une augmentation de 60 M$ des dépenses pour les régimes de pension, d’assurance et de sécurité sociale des ERP.

En juillet 2011, M. Nadir Patel a remplacé M. Gordon White à titre de DPF du Ministère. M. Rob Dufresne a été DPF intérimaire de mai 2011 à juillet 2011.

2. Environnement de contrôle du MAECI en ce qui concerne le CIRF

Le MAECI reconnaît qu’il importe que la haute direction fournisse une orientation pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d'un système efficace de CIRF et qu'ils soient en mesure d'exercer leurs responsabilités à cet égard. Le Ministère met l’accent sur le renforcement continuel de l‘environnement de contrôle interne pour faire en sorte que les risques soient gérés au moyen d’une approche souple et axée sur les risques qui permet des améliorations continuelles.

2.1 Positions, rôles et responsabilités clés

Le MAECI est l'un des ministères les plus complexes du gouvernement du Canada, chargé de la conduite des affaires internationales du Canada, y compris du commerce international. L’ampleur de son mandat et la complexité de ses activités nécessitent deux sous-ministres et un sous-ministre délégué.

Sous-ministre des Affaires étrangères – Le sous-ministre des Affaires étrangères est l’agent comptable du MAECI et assume la responsabilité générale et le leadership de l’intendance, de la gestion et de la surveillance des ressources ministérielles, ainsi que des mesures prises pour maintenir l’efficacité du système de contrôle interne. Le sous-ministre des Affaires étrangères copréside le Conseil exécutif.

Sous-ministre du Commerce international – Conformément aux paragraphes 8.1 et 8.2 de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le sous-ministre du Commerce international est nommé avec rang et statut d'administrateur général et, placé sous l'autorité du sous-ministre des Affaires étrangères, il exerce, à titre de représentant du ministre ou autre titre, les pouvoirs et fonctions que celui-ci lui attribue. Le sous-ministre du Commerce international copréside le Conseil exécutif.

Sous-ministre délégué aux Affaires étrangères – Conformément au paragraphe 8.1 de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le sous-ministre délégué aux Affaires étrangères est nommé avec rang et statut d'administrateur général de ministère et, placé sous l'autorité du sous-ministre des Affaires étrangères, il exerce, à titre de représentant du ministre ou autre titre, les pouvoirs et fonctions que celui-ci lui attribue. Le sous-ministre délégué aux Affaires étrangères préside le Conseil exécutif en l’absence des coprésidents.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Le dirigeant principal des finances du MAECI relève directement des sous-ministres et guide la coordination, la cohérence et l'orientation de la conception et du maintien d'un système de contrôle interne efficace et intégré en matière de rapports financiers, y compris son évaluation annuelle. En tant que membre du Conseil exécutif, le DPF fournit un leadership fonctionnel et oriente la gestion financière.

Cadres supérieurs du Ministère – Les cadres supérieurs du MAECI chargés de la prestation d’un programme sont responsables du maintien et de l’évaluation de l’efficacité du système de CIRF s’inscrivant dans leur mandat.

Chefs de mission (CDM) – Les chefs de mission du MAECI sont responsables de la gestion et de la direction des activités de leur mission, ce qui comprend le maintien et l'examen de l'efficacité du système de CIRF relevant de leur responsabilité.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le dirigeant principal de la vérification du MAECI relève directement du sous-ministre des Affaires étrangères et fournit une assurance en effectuant périodiquement des vérifications internes qui aident à maintenir l'efficacité du système de CIRF.

Comité ministériel de vérification (CMV) – Le CMV est un comité consultatif qui émet des opinions objectives sur les processus de gestion des risques, de contrôle et de responsabilisation du Ministère. Il est composé de quatre membres externes, dont le président.

Conseil exécutif – Le Conseil exécutif est le plus haut comité chargé de la prise des décisions au MAECI. Il fournit une orientation et une surveillance stratégiques afin de soutenir la réalisation des trois résultats stratégiques du MAECI.

2.2 Principales mesures prises par le MAECI

L’environnement de contrôle du MAECI prévoit en outre un ensemble de mesures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu’au perfectionnement de leurs compétences.

Parmi les principaux éléments, mentionnons les suivants :

  • Le Conseil exécutif est appuyé par trois sous-comités : le Comité de gestion des ressources, le Comité des politiques et des programmes et le Comité des opérations;
  • a Direction des valeurs et de l'éthique, qui est dirigée par l'inspecteur général et qui relève directement du sous-ministre des Affaires étrangères;
  • le Code de conduite à l’étranger du MAECI et le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique;
  • la mise à jour régulière des instruments de délégation de pouvoirs financiers;
  • la préparation d'un profil de risque ministériel qui aide le Ministère à orienter la gestion des risques organisationnels;
  • l’établissement de rapports réguliers sur le rendement financier, dont la préparation et la publication de rapports financiers trimestriels qui ont commencé dans l’exercice financier 2011-2012;
  • des accords de gestion du rendement qui incluent une gestion financière renforcée en tant que priorité ministérielle;
  • des programmes de formation et de communication dans des secteurs clés de la gestion financière;
  • des politiques ministérielles adaptées à l’environnement de contrôle du MAECI;
  • des systèmes de traitement de la TI servant à accroître la sécurité, l’intégrité, l’efficacité et l’efficience;
  • un plan de vérification interne fondé sur le risque qui brosse un tableau annuel de la gouvernance et de la gestion des risques;
  • des inspections de missions effectuées tous les ans par le Bureau de l’inspecteur général.

Le mandat du comité ministériel de vérification est de réviser et fournir des conseils aux sous-ministres sur des rapports financiers et divulgations clés, tels les états financiers annuels.

3. Évaluation du système de CIRF du MAECI

3.1 Méthode d’évaluation

À l’appui de la Politique sur le contrôle interne, un système efficace de CIRF vise à fournir
une assurance raisonnable que :

  • les opérations sont dûment autorisées;
  • les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
  • les biens sont protégés;
  • les politiques, les lois et les règlements applicables sont respectés.

AUn système de contrôle interne des rapports financiers (CIRF) entièrement évalué nécessitera que le MAECI consigne les processus importants pour la compilation des rapports financiers, cerne les principaux contrôles, puis teste ces contrôles pour déterminer l’efficacité de la conception et du fonctionnement. Une fois que les principaux contrôles fonctionneront efficacement, et comme prévu, le Ministère mettra en oeuvre un programme de surveillance continue pour assurer la pérennité de son système de CIRF et l’améliorer continuellement.

La documentation fait référence à l’élaboration de diagrammes de fonctionnement et de descriptions narratives, dont la détermination des contrôles clés au moyen de matrices de contrôle.

L’efficacité de la conception signifie s’assurer que les points de contrôle clés sont alignés sur les risques qu’ils visent à atténuer et que les corrections nécessaires sont apportées. Une révision structurée sera effectuée afin d’analyser l’efficacité de la conception des contrôles clés et de cerner les lacunes et les secteurs à améliorer.

L’efficacité du fonctionnement signifie que l’application des contrôles clés a été vérifiée sur une période définie et que les corrections ont été apportées.

3.2 Portée de l’évaluation du MAECI

Au début de chaque exercice financier, l’équipe du Contrôle interne prépare un plan d’évaluation axé sur les risques pour l’exercice. La portée, l’approche et la méthodologie ainsi que les résultats et les plans d’action qui s’ensuivent sont utilisés pour préparer cette annexe.

Le Cadre de travail a été amélioré en 2011-2012 par la mise au point d’un modèle de présentation normalisé à utiliser dans les rapports sur les résultats des tests relatifs à la conception et à l’efficacité du fonctionnement.

Une évaluation des risques liés aux états financiers propres aux missions a été achevée en 2011-2012. Les résultats de l’évaluation des risques ont été utilisés pour cerner les processus faisant partie de la portée qui sont propres aux missions et déterminer les lieux visés par la portée. Ils ont également constitué le fondement de la stratégie de mise en oeuvre dans les missions de la Politique sur le contrôle interne. La stratégie de mise en oeuvre dans les missions de la Politique sur le contrôle interne propose l’élaboration d’un inventaire des risques et des principaux contrôles pour chacun des cinq processus propres aux missions qui seraient déployés dans chacun des 23 lieux visés par la portée. Avec le temps, une révision structurée (efficacité de la conception) et un test de l’efficacité du fonctionnement seraient réalisés dans chaque lieu visé par la portée.

La portée de l’évaluation 2011-2012 comprend les deux éléments fondamentaux et 6 des 10 éléments relatifs aux processus opérationnels cernés dans l’exercice précédent.

Éléments fondamentaux

Contrôles au niveau de l’entité – Le suivi sur l’état d’avancement des plans d’action de la direction a été achevé pour remédier aux lacunes de conception cernées précédemment.

Contrôles généraux des technologies de l’information – On a donné suite aux mesures correctives de l’efficacité de la conception en déterminant l’état d’avancement de tous les éléments du plan d’action de la direction pour remédier à des lacunes de conception cernées précédemment. La conception des contrôles et l’efficacité du fonctionnement des contrôles généraux des TI ayant fait l’objet de mesures correctives ont ensuite été évaluées.

Éléments relatifs aux processus opérationnels

Masse salariale des employés canadiens (EC) à l’étranger – Réalisation de l’évaluation de l’efficacité de la conception. On a élaboré des recommandations pour prendre en mains toute faiblesse observée, ainsi que des plans d’action de la direction en vue de la prise de mesures correctives. Les tests de l’efficacité du fonctionnement ont commencé dans le cas des contrôles dont la conception a été jugée efficace.

Les paiements à l’Administration centrale – Mise à jour de la documentation pour tenir compte d’un changement majeur dans le processus de paiement à l’Administration centrale, d’une vérification complète à une vérification reposant sur des échantillonnages
statistiques. L’évaluation de l’efficacité de la conception a été achevée.

Procédures de fin d’exercice – Détermination de la portée de l'évaluation et la documentation du processus.

Revenu – Détermination de la portée de l'évaluation et la documentation du processus.

Subventions et contributions – Détermination de la portée de l’évaluation et documentation du processus.

Gestion des immobilisations – Cette documentation a été réalisée en conjonction avec l’Examen des immobilisations. L’Examen des immobilisations a également permis de remédier à certaines lacunes de conception au niveau opérationnel.

3.3 Activités simultanées

Outre les activités d’évaluation mentionnées dans la section précédente, le MAECI oeuvre également à diverses initiatives conçues pour renforcer les processus financiers et les contrôles connexes par l’intermédiaire de solutions uniformisées. Voici certaines initiatives :

  • Projet relatif à la masse salariale, aux régimes de pension et aux avantages sociaux des employés recrutés sur place (ERP). Ce projet vise à introduire une solution de gestion de la paye mondiale uniformisée dans plus de 170 missions à l’étranger.
  • Système normalisé des paiements (SNP) – Projet de conversion dans les missions. L’objectif de ce projet est de créer une Plateforme de paiement internationale au moyen du système normalisé des paiements du gouvernement du Canada.
  • Projet de renouvellement de la gestion du matériel. Ce projet fournira un processus opérationnel normalisé de gestion du matériel de l’Organisation avec une technologie de code à barres intégré et d’identification par radiofréquence.
  • Mise en oeuvre du modèle du conseiller en gestion financière. Cette mise en oeuvre haussera le niveau de surveillance du dirigeant principal des finances et accroîtra le niveau d’assurance des hauts gestionnaires du Ministère en ce qui concerne leurs propres obligations de rendre des comptes dans le domaine financier.

4. Résultats de l'évaluation du MAECI

Les résultats de l’évaluation du MAECI fourniront un résumé des conclusions importantes des activités entreprises, tel que décrit à la section 3.2 Portée de l’évaluation.

4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés

Durant l’exercice 2011-2012, le MAECI s’est penché sur l’efficacité de la conception de cinq processus : les contrôles au niveau de l’entité (CNE), les contrôles généraux des technologies de l’information, la masse salariale des employés canadiens (EC) à l’étranger, les paiements à l’Administration centrale et les immobilisations.

CNE

Le rapport d’évaluation sur les lacunes (2010-2011), qui portait sur tout l’éventail des éléments des contrôles au niveau de l’entité (CNE), contient 13 observations et recommandations, qui ont toutes été abordées dans le Plan d’action de la direction achevé en 2011-2012. À la fin de l’exercice, 11 des 13 observations et recommandations avaient été pleinement mises en oeuvre ou résolues tandis que les deux autres étaient tributaires du contenu et de la date d’entrée en vigueur du nouveau Code de valeurs et d’éthique du MAECI.

Contrôles généraux des technologies de l’information

Durant l’exercice 2011-2012, l’état d’avancement de tous les éléments du plan d’action de la direction a été actualisé. La majorité des mesures avaient été mises en oeuvre et une évaluation des mesures correctives a été commandée. Les résultats de l’évaluation figurent à la section 4.2 Efficacité du fonctionnement des contrôles clés.

Masse salariale des employés canadiens (EC) à l’étranger

L’efficacité de la conception du processus relatif à la masse salariale des employés canadiens à l’étranger a été évaluée durant l’exercice 2011-2012. Cela comprenait la détermination des lacunes et des recommandations de mesures correctives, qui ont fait l’objet d’un rapport dans le modèle de présentation normalisé qui est maintenant utilisé pour communiquer les résultats de la conception et des tests sur l’efficacité du fonctionnement. Les lacunes cernées comprenaient la vérification des pouvoirs financiers et des pouvoirs de dotation sur les lettres d’offres, la notification en temps opportun des départs d’employés et des détachements, et le calcul de certains paiements et estimations de prestations. À la fin de l’exercice, le plan d’action de la direction visant à prendre en mains les lacunes avait été achevé et la mise en oeuvre des recommandations avait commencé.

Paiements à l’Administration centrale (AC)

Un examen de l'efficacité de la conception du processus de paiement à l’AC durant l’exercice 2010-2011 a révélé un certain nombre de pratiques non efficientes. En conséquence, une nouvelle méthode de vérification des comptes, à savoir l'échantillonnage statistique, a été introduite. En 2011-2012, les tests relatifs à l’efficacité de la conception des principaux contrôles reposeraient sur cette nouvelle méthodologie. Étant donné la nouvelle méthode de vérification des comptes, l’établissement de rapports sur les résultats des échantillons après paiement constitue désormais un contrôle interne clé. Certains secteurs ont été cernés pour renforcer ce nouveau processus d’établissement des rapports. En outre, on a observé certaines faiblesses dans le processus de création et de modification des fiches fournisseurs.

Immobilisations

Le groupe de la Comptabilité ministérielle a entrepris un Examen des immobilisations visant à établir des responsabilités claires afin d’assurer une saine gérance de la gestion des actifs et d’améliorer l’ensemble du processus relatif aux immobilisations. Même si cela ne constituait pas une évaluation complète de l’efficacité de la conception, les processus ont été schématisés puis comparés aux processus décrits dans le modèle de l’Initiative des processus opérationnels communs en gestion financière du Bureau du contrôleur général pour les immobilisations. Cette comparaison a permis d’identifier plusieurs pratiques non efficientes, limites des systèmes et possibilités de préciser des rôles et responsabilités. Des recommandations portant sur tous les secteurs cernés durant l’examen ont été formulées et des plans d’action sont en cours d’élaboration.

4.2 Efficacité du fonctionnement des contrôles clés

La responsabilité de tester l’efficacité fonctionnelle des contrôles clés réside avec le secteur du DPF. En plus de l’évaluation effectuée en conformité avec la politique sur le contrôle interne, le DPV effectue des vérifications permettant de confirmer l’efficacité fonctionnelle des contrôles internes sur les rapports financiers.

Durant l’exercice 2011-2012, le MAECI s’est penché sur l’efficacité du fonctionnement de deux processus : les contrôles généraux des technologies de l’information et la masse salariale des employés canadiens à l’étranger.

Contrôles généraux des technologies de l’information

Durant 2011-12, le MAECI a effectué une évaluation d’assainissement de l’efficacité des contrôles généraux des technologies de l’information. Si les ressources le permettent, les conclusions sur la sécurité technique au niveau des applications du SGI (examen de BASIS) seront étudiées durant l’exercice 2012-2013.

L’évaluation précédente a fait état de 18 faiblesses de contrôle à risque élevé et de 18 faiblesses de contrôle à risque modéré. En se fondant sur l’évaluation actuelle, le MAECI a conclu que sur ces 36 faiblesses de contrôle, 20 avaient été corrigées. Il restait 16 faiblesses de contrôle à régler, dont 2 à risque élevé, 10 à risque modéré et 4 à faible risque.

Les deux éléments à risque élevé qui ne sont pas résolus sont les suivants :

  • En ce qui concerne l’accès au Système régional de paye (SRP), on a constaté qu’on trouvait encore des noms d’utilisateurs actifs du SRP qui appartenaient à des employés qui ont quitté l’Organisation, et qu’il existait des conflits dans la séparation des tâches de certains utilisateurs actuels selon les directives publiées par TPSGC pour la distribution de l’accès au système.
  • Durant l’examen de l’accès, on a noté que les administrateurs de la sécurité informatique n’étaient pas réellement informés par le MAECI des départs d’employés (cessations d’emploi, transferts, départs à la retraite). Les administrateurs de la sécurité informatique se fient plutôt aux examens des comptes inactifs ou font des recherches dans PeopleSoft pour déterminer si des départs ont eu lieu. Par conséquent, les employés ayant quitté leur emploi ne se voient pas retirer leur accès aux systèmes et aux immeubles en temps opportun, ce qui peut donner lieu à des accès non autorisés aux systèmes, aux données et aux autres biens.

La question de la notification inefficace des départs d’employés a également été signalée dans les tests sur l’efficacité de la conception de la masse salariale des employés canadiens.

Masse salariale des employés canadiens

Les tests menés en vue de déterminer l’efficacité du fonctionnement du processus relatif à la masse salariale des employés canadiens ont commencé durant l’exercice 2011-2012 et se poursuivront en 2012-2013. On a déjà pris en mains des erreurs cernées dans la méthodologie de calcul des estimations de la masse salariale et les corrections se retrouvent dans les états financiers de 2011-2012.

La Confirmation du DPV en égard du contrôle interne sur les rapports financiers

Le bureau du DPV exécute des vérifications exhaustives sur des sujets particuliers, examinant les domaines du cadre de contrôle de gestion identifiés comme étant à risque élevé. Dans certains cas, ces vérifications incluent une révision des contrôles internes sur les rapports financiers. Le dirigeant principal de la vérification a effectué un certain nombre de vérifications confirmant l'efficacité opérationnelle de ces contrôles. Les points suivants mettent en évidence les contrôles internes sur les rapports financiers révisés en 2011-2012 :

  • Sur une base annuelle, les procédures à la note 3 des états financiers ministériels. À chaque année, les vérificateurs notaient que tous les montants étaient conciliés et divulgués selon les exigences de divulgation de la norme comptable du Conseil du Trésor (NCCT) 1.2.
  • Ces vérifications ont recommandé l'utilisation soutenue du module de la gestion des articles du système financier afin de capter toute l'information pertinente et faciliter la rédaction de rapports. Les gestionnaires ont un plan d'action qui traite ce sujet.
  • Dans le cadre de la vérification exhaustive des immobilisations, il a été déterminé qu'il existe un mécanisme structuré de recouvrement de coûts, un processus en collaboration avec les locataires, assurant le recouvrement efficace des coûts tels qu'établis dans les ententes formelles.
  • Des procédures spécifiques relatant aux etats financiers ministériels 2010-11 ont été effectuées afin d'évaluer la précision et l'exhaustivité de trois catégories significatives de dépenses: les salaires et bénéfices des employés canadiens; les paiements de transfert non établis; et les immobilisations. Aucune divergence n'était signalée.

5. Plan d'action du MAECI

5.1 Progrès réalisés en date de mars 2012

Durant l'exercice 2011-2012, le MAECI a continué de faire des progrès importants dans l'évaluation et l'amélioration de ses contrôles clés. Les principaux progrès réalisés par le Ministère sont résumés ci-dessous.

Tableau 21 : Engagements provenant de l'annexe de l'exercice précédent
Engagements provenant de l'annexe de l'exercice précédentÉtat d’avancementCommentaires
Remédier aux lacunes cernées dans le processus relatif aux contrôles au niveau de l’entité.Considérablement avancé11 des 13 recommandations sur la conception ont été mises en oeuvre. Les deux autres sont tributaires du contenu et de la date d’entrée en vigueur du nouveau Code de valeurs et d'éthique du MAECI.
Continuer la correction de l’efficacité de la conception du processus relatif aux contrôles généraux des technologies de l’information. Commencer à tester l’efficacité du fonctionnement.Engagement surpasséLa correction de l’efficacité de la conception était suffisamment avancée pour permettre la réalisation de tests axés sur le risque de l’efficacité du fonctionnement.
Achever l’efficacité de la conception pour le processus relatif à la masse salariale des employés canadiens. Commencer la phase de réalisation des tests de l’efficacité du fonctionnement.Engagement atteintEfficacité de la conception, dont la détermination des lacunes, les recommandations et le plan d’action de la direction. On a commencé les tests sur l’efficacité du fonctionnement pour les contrôles clés qui ont soit été corrigés ou dont la conception avait été jugée efficace.
Achever les tests sur l’efficacité de la conception pour le processus de paiement à l’Administration centrale. Commencer la phase de réalisation des tests de l’efficacité du fonctionnement..Considérablement avancéOn a préparé un rapport sur l’efficacité de la conception, y compris la détermination des lacunes, des observations et des recommandations.
Répertorier les procédures de fin d’exercice visées par la portée.Engagement atteintTous les sous-processus visés par la portée ont été répertoriés.
Commencer la détermination de la portée et la documentation du processus de gestion des immobilisations, en conjugaison avec l’examen des immobilisations.Engagement surpasséTous les sous-processus relatifs aux immobilisations ont été répertoriés. En outre, des lacunes dans la conception de processus de haut niveau ont été cernées et des plans d’action de la direction ont été élaborés.
Processus relatif aux revenus : Répertorier tous les sous-processus du MAECI relatifs aux revenus visés par la portée.Engagement atteintTous les sous-processus visés par la portée ont été répertoriés.
Commencer la détermination de la portée et la documentation du processus relatif aux Subventions et contributions.Engagement atteintL’exercice de détermination de la portée a été mené à bien et approuvé. La documentation a commencé.
Réaliser une évaluation des risques liés aux états financiers propres aux missions. Cette évaluation contribuera également à l’élaboration d’une stratégie de mise en oeuvre de la Politique sur le contrôle interne pour les missions.Engagement atteintLes résultats de l’Évaluation des risques ont servi à définir les processus propres aux missions visés par la portée et à déterminer les lieux visés par la portée. Ils ont également servi de fondement à la Stratégie de mise en oeuvre de la Politique sur le contrôle interne pour les missions.
Mettre au point une méthodologie pour assurer l’uniformité des rapports et pour effectuer le suivi des lacunes ou d’autres mesures correctives requises en matière d’efficacité de la conception et du fonctionnement.Engagement atteintOn a mis au point un modèle de présentation normalisé qui est utilisé à l’heure actuelle dans les rapports sur les résultats des tests.

5.2 Plan d'action

D'ici la fin de 2012-2013, le MAECI prévoit :

  • Processus relatif aux CGTI : Réaliser des tests sur l’efficacité du fonctionnement pour SAP BASIS.
  • Processus relatif aux revenus : Réaliser les tests sur l’efficacité de la conception.
  • Processus relatif aux Directives sur le service extérieur : Déterminer la portée et documenter le processus.
  • Processus relatif aux Subventions et contributions : Achever la documentation et les tests sur l’efficacité de la conception.
  • Processus relatif à la masse salariale des employés canadiens : Assurer un suivi concernant l’état d’avancement de la correction des lacunes relatives à l’efficacité du fonctionnement et poursuivre les tests sur l’efficacité du fonctionnement.
  • Processus de paiement à l’AC : Collaborer avec les employé des secteurs responsables pour mettre au point des plans correctifs et commencer les tests sur l’efficacité du fonctionnement si possible.
  • Procédures de fin d’exercice : Exécuter les tests sur l’efficacité de la conception et sur l’efficacité du fonctionnement.
  • Processus propres aux missions : Tel qu’indiqué dans le rapport sur la méthodologie relative à la Politique sur le contrôle interne pour les missions à l’étranger, créer des inventaires de risques et des contrôles.
Tableau 22 : Plan d’évaluation global du MAECI1 pour 2012-2013 et pour les années subséquentes
Processus opérationnelPlanification et détermination de la portéeDocumentEfficacité de la conceptionEfficacité du fonctionnement
1 Ce plan est fondé sur les ressources et la situation actuelles du Ministère sur le plan du contrôle. Des changements importants à la structure ministérielle auront une incidence sur les échéanciers. Le plan sera mis à jour chaque année.
2 La nature subjective des contrôles au niveau de l’entité ne se prête pas facilement à la détermination de l’efficacité du fonctionnement.
3 Une méthodologie pour répondre à la Politique sur le contrôle interne dans les missions a été élaborée et comprend l’élaboration et la communication d’un inventaire des risques et des principaux contrôles plutôt que la consignation des processus dans chaque mission.
Contrôles au niveau de l'entitéTerminéTerminéTerminés.o.2
Contrôles généraux des technologies de l’information (CGTI)TerminéTerminéTerminé2012-13
Masse salariale – ECTerminéTerminéTerminé2012-13
Masse salariale – ERP32013-142013-142013-142014-15
Paiements – à l’ACTerminéTerminéTerminé2013-14
Paiements – dans les missions32013-142013-142013-142014-15
Gestion des immobilisationsTerminéTerminé2013-142014-15
Subventions et contributionsTerminé2012-132012-132013-14
Directives sur le service extérieur2012-132012-132013-142013-14
Procédures de fin d’exerciceTerminéTerminé2012-132012-13
Rapports financiers2013-142013-142014-152014-15
RevenusTerminéTerminé2012-132013-14