États financiers 2012-2013

Tableau des matières

Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapportsfinanciers

La responsabilité de l’intégrité et de l’objectivité des états financiers ci-joints pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2013 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du Ministère. Ces états financiers ont été préparés par la direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s’appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La direction est responsable de l’intégrité et de l’objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l’importance relative des postes en question. Pour s’acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l’enregistrement centralisé des opérations financières du Ministère. Les renseignements financiers présentés aux fins de l’établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement du Ministère concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l’information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d’autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l’objectivité et l’intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du Ministère sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l’efficacité des contrôles clés associés, et à apporter les ajustements nécessaires.

Une évaluation fondée sur le risque du système de CIRF pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2013 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et ses résultats ainsi que les plans d’action qui en découlent sont résumés en annexe.

L'efficacité et le caractère adéquat du système de contrôle interne s'appuie sur le personnel de la vérification interne, qui mène des audits de divers secteurs des opérations du Ministère ainsi que des travaux de vérification spécifiques à la production des rapports financiers annuels. La direction reçoit aussi l'appui du Comité ministériel de vérification (CMV). Le rôle fondamental du CMV consiste à fournir aux sous-ministres des conseils objectifs et des recommandations sur la pertinence des processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques du Ministère. Le CMV recommande les états financiers consolidés à l'administrateur général.

Les états financiers consolidés du Ministère n'ont pas fait l'objet d'un audit.

Original signé par:

Simon Kennedy
Sous-ministre du Commerce international

Morris Rosenberg
Sous-ministre des Affaires étrangères

Nadir Patel
Sous-ministre adjoint et Dirigeant principal des finances
Planification corporative, finance et ressources humaines

Ottawa, Canada
30 août 2013

État consolidé de la situation financière (non audité)

Tableau 1 : État consolidé de la situation financière
Au 31 mars (en milliers de dollars)20132012
Passifs
Créditeurs et charges à payer (Note 4)242 263330 438
Indemnités de vacance et congés compensatoires37 97340 288
Revenus reportés130130
Avantages sociaux futurs (Note 5)132 258162 655
Total des passifs412 624533 511
Actifs financiers
Montant à recevoir du Trésor156 369240 598
Débiteurs et avances (note 6)95 668102 724
Stocks destinés à la revente (note 7)12 9205 351
Total des actifs financiers nets264 957348 673
Dette nette ministérielle147 667184 838
Actifs non financiers
Charges payées d'avance19 84714 183
Stocks de matières consommables (note 7)4 0423 040
Immobilisations corporelles (note 8)1 381 0511 233 510
Total des actifs non financiers1 404 9401 250 733
Situation financière nette ministérielle1 257 2731 065 895

Obligations contractuelles (note 9)
Passif éventuel (note 10)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers consolidés.

État consolidé des résultats et de la situation financière nette ministérielle (non audité)

Tableau 2 : État consolidé des résultats et de la situation financière nette ministérielle
pour l'exercice terminé le 31 mars (en milliers de dollars)Résultats prévus 201320132012
Charges
Diplomatie et défense des intérêts1 217 257953 5021 083 378
Gouvernance, orientations stratégiques et prestation des services communs731 924609 508666 786
Passport Canada346 589315 799331 469
Prestations du gouvernement du Canada197 743219 730210 610
Services internes200 649182 500193 435
Commerce international175 953162 483173 735
Conseils stratégiques et intégration des politiques internationales107 40292 861101 484
Services consulaires et de gestion des urgences73 91258 32272 528
Total des charges3 051 4292 594 7052 833 425
Revenus
Vente de biens et de services476 184485 855461 912
Gain sur l'aliénation des immobilisations corporelles (net)21184-44 003
Gain net sur les opérations en devises--3 772
Autres revenus non fiscaux-9 9191 158
Intérêt sur les revenus non fiscaux-269256
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement (Revenus non disponibles )-(140 803)(184 862)
Total des revenus498 072355 240326 239
Coût net des activités poursuivies2 533 3572 239 0652 507 186
Activités transférées
Charges (note 12)--41 804
Coût net des activités transférées--41 804
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts2 553 3572 239 4652 548 990
Financement du gouvernement et transferts
Encaisse nette fournie par le gouvernement2 439 8562 475 899
Variations des montants à recevoir du Trésor(84 229)25 458
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 11)79 79379 709
Transfert des actifs et passifs à d'autres ministères(4 577)(6 808)
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts(191 378)(25 268)
Situation financière nette ministérielle – début de l'exercice1 065 8951 040 627
Situation financière nette ministérielle – fin de l'exercice1 257 2731 065 895

Information sectorielle (note 13)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers consolidés

État consolidé de la variation de la dette nette ministérielle (non audité)

Tableau 3 : État consolidé de la variation de la dette nette ministérielle
pour l'exercice terminé le 31 mars (en milliers de dollars)20132012
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts(191 378)(25 268)
Variation due aux immobilisations corporelles
Acquisition d'immobilisations corporelles251 216132 478
Amortissement des immobilisations corporelles(89 891)(91 511)
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles(12 296)(56 138)
Gain (perte) net sur l'aliénation d'immobilisations corporelles(1 141)44 003
Transferts à d’autres ministère(347)(8 906)
Total de la variation due aux immobilisations corporelles147 54119 926
Variation due aux stocks5 664(17 618)
Variation due aux charges payées d'avance1 002(3 047)
Diminution nette de la dette nette ministérielle(37 171)(26 007)
Dette nette ministérielle – début de l'exercice184 838210 845
Dette nette ministérielle – fin de l'exercice147 667184 838

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers consolidés

État consolidé des flux de trésorerie (non audité)

Tableau 4 : État consolidé des flux de trésorerie
pour l'exercice terminé le 31 mars (en milliers de dollars)20132012
Activités de fonctionnement
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts2 239 4652 548 990
Éléments n'affectant pas l'encaisse :
Amortissement des immobilisations corporelles (note 8)(89 891)(91 511)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 11)(79 793)(79 709)
Gain (perte) sur l'aliénation des immobilisations corporelles (net)(1 141)44 003
Variations de l'état de la situation financière :
Augmentation (diminution) des débiteurs et avances(7 056)6 737
Augmentation (diminution) des stocks destinés à la revente7 569(1 779)
Augmentation (diminution) des charges payées d'avance5 664(17 618)
Augmentation (diminution) des stocks de matières consommables1002(3047)
Diminution (augmentation) des créditeurs et charges à payer88 175(23 995)
Diminution des indemnités de vacances et congés compensatoires2 3153 396
Diminution des revenus reportés-309
Diminution des avantages sociaux futurs30 39715 881
Transferts de passifs à d’autres ministères4 230(2 098)
Encaisse utilisée pour les activités de fonctionnement2 200 9362 399 559
Activités d'investissement en immobilisations
Acquisition d'immobilisations corporelles (note 8)251 216132 478
Produit de l’aliénation d’immobilisations corporelles(12 296)(56 138)
Encaisse utilisée pour les activités d'investissement en immobilisations238 92076 340
Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada2 439 8562 475 899

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers consolidés.

Notes aux états financiers consolidés (non auditées)

pour l'exercice terminé le 31 mars

1. Pouvoirs et objectifs

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (ci-après appelé « le Ministère ») exerce son activité en vertu de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, LRC 1985, ch. E 22.

Le Rapport sur les plans et priorités (RPP) de 2012-2013 a été établi d’après l'Architecture d'alignement des programmes (AAP) du Ministère tel qu'approuvée par le Conseil du Trésor (CT). L'information financière contenue dans le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de 2012-2013 a aussi été rapportée à partir de cette AAP. L’AAP présente les trois résultats stratégiques du Ministère qui sont énoncés comme des objectifs. Les résultats stratégiques sont soutenus par une matrice en cascade de programme, des sous-activités et des sous-sous-activités de programme.

  • Résultat stratégique no 1: Le programme international du Canada:Le programme international du Canada est modelé sur les bénéfices et avantages du Canada, conformément aux valeurs et aux intérêts du pays.
    • Programme no 1: Conseils stratégiques et intégration des politiques internationales – Le MAECI met à contribution son expertise dans les missions et à l'administration centrale afin de fixer des priorités intégrées et cohérentes en matière de politique étrangère et de commerce international, et de fournir de l'information, du renseignement et des conseils aux ministres, aux hauts responsables et à des partenaires clés afin de les aider à prendre des décisions éclairées qui aident à promouvoir les valeurs et les intérêts canadiens dans le monde.
    • Programme no 2: Diplomatie et défense des intérêts – Le MAECI utilise la diplomatie, la défense des intérêts et l'exécution de programmes, qui prennent en compte le résultat de consultations auprès de parties prenantes au pays, afin de mobiliser des acteurs internationaux et d'influer sur ceux ci de façon à promouvoir les valeurs et les intérêts canadiens.
  • Résultat stratégique no 2: Les services internationaux destinés aux Canadiens:Les Canadiens sont satisfaits des services commerciaux, consulaires et de passeport.
    • Programme no 3: Commerce international – Le programme fournit des services et des conseils commerciaux aux entreprises canadiennes et les aide dans leur recherche de débouchés internationaux.
    • Programme no 4: Services consulaires et gestion des urgences – Cette activité de programme permet de gérer et de fournir des services ainsi que des conseils consulaires aux Canadiens, et d'assurer une intervention coordonnée du gouvernement du Canada lors de situations d'urgence à l'étranger touchant les Canadiens.
    • Programme no 5: Passeport Canada – Cette activité de programme porte sur la responsabilité de délivrer, de refuser de délivrer, de révoquer, de retirer et de récupérer les passeports canadiens. Cela englobe aussi leur utilisation. Elle permet de délivrer des documents de voyage sûrs aux Canadiens, ce qui facilite leurs déplacements et contribue à la sécurité intérieure et internationale . Cette activité de programme gère et fournit des services de passeport à l'aide du Fonds renouvelable de Passeport Canada.
  • Résultat stratégique no 3: La plateforme internationale du Canada :Le Ministère entretient un réseau de missions offrant une infrastructure et des services qui permettent au gouvernement du Canada d'atteindre ses priorités internationales.
    • Programme no 6: Gouvernance, orientations stratégiques et prestation des services communs – Cette activité de programme vise à assurer la gouvernance, à fournir des orientations et une direction stratégiques, à gérer les changements et à fournir des services et une infrastructure en ce qui concerne la plateforme des missions.
    • Programme no 7: Prestations du gouvernement du Canada – Par l'intermédiaire de cette activité de programme, la plateforme internationale et les organismes centraux gèrent les paiements prescrits par loi qui doivent être versés aux employés du gouvernement du Canada à l'étranger (employés canadiens et employés recrutés sur place).

L'activité de programme relative aux Services internes fournit des fonctions de soutien essentielles dont le MAECI a besoin pour remplir son mandat, y compris le soutien à la gouvernance et à la gestion, les services de gestion des ressources et les services de gestion des biens.

La note 13 portant sur l'information sectorielle présente les dépenses encourues et les revenus générés des activités poursuivies, par résultat stratégique et activité de programme, ainsi que par poste important de dépense et revenu.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des politiques comptables du Conseil du Trésor ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public (ICCA).

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

(a) Autorisations parlementaires : Le Ministère est financé par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties au Ministère ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état consolidé des résultats et de la situation financière nette ministérielle ainsi que dans l'état consolidé de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers. Les montants des résultats prévus inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle correspondent aux montants rapportés dans les états financiers prospectifs intégrés au Rapport sur les plans et les priorités 2012-2013.

(b) Consolidation :Ces états financiers consolidés incluent les comptes du fonds renouvelables de Passeport Canada qui est la responsabilité de l'administrateur général. Les comptes de Passeport Canada ont été consolidés avec ceux du Ministère, et toutes les opérations et tous les soldes interorganisationnels ont été éliminés.

Exportation et développement Canada (EDC) est une société d’État mentionnée à la Partie 1 de l’Annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques et relève du Parlement par l’intermédiaire du ministre du Commerce international. Ce dernier, par le biais d’une fiducie au nom de Sa Majesté, est le seul actionnaire d’EDC. Étant donné que le Ministère ne possède pas d’actions d’EDC, cet investissement n’apparaît pas sur ses états financiers. Conformément aux politiques comptables du gouvernement, les transactions entre EDC et le gouvernement ne sont pas consignées aux états financiers consolidés du Ministère.

Le Ministère effectue des paiements au nom du gouvernement du Canada à trois autres sociétés d’État : la Corporation commerciale canadienne (CCC), la Commission de la capitale nationale (CCN) et le Centre de recherches pour le développement international (CRDI). Conformément aux Normes comptables du Conseil du Trésor (NCCT), il exclut ces transactions de ses états financiers puisque l'administrateur général du Ministère n'est pas redevable pour les sociétés d'État et puisque ces fonds ne sont pas reliés aux activités du Ministère. Le Ministère agit simplement comme un agent de transfert à des fins administratives afin que les société d'État puisse recevoir ses autorisations parlementaires.

(c) Encaisse nette fournie par le gouvernement : Le Ministère fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le Ministère est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le Ministère sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

(d) Montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser) :Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser) découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations du Ministère et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que le Ministère a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.

(e) Revenus :

  1. Les revenus provenant de droits réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.
  2. Les fonds reçus de tiers de l'extérieur à des fins précises sont comptabilisés à leur réception comme revenus reportés. Ils sont constatés dans l'exercice au cours duquel les charges connexes sont engagées.
  3. Les fonds qui ont été reçus sont comptabilisés comme revenus reportés dans la mesure où le Ministère a une obligation envers d'autres parties de fournir des biens, des services, ou des actifs qui seront utilisés à une date future.
  4. Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.
  5. Les revenus qui ne sont pas disponibles (Revenus gagnés pour le compte du gouvernement) à être dépensés à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs du Ministère. Bien que l'on s’attend à ce que l’administrateur général maintienne le contrôle comptable, il n’a pas l’autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau. Par conséquent, les revenus non disponibles à dépenser à nouveau sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus de l'entité.
  6. Passeport Canada constate les revenus tirés des droits de passeport lors de la réception du paiement et de la vérification de l'intégralité des données contenues dans la demande.

(f) Charges : Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d’exercice :

  1. Les paiements de transfert sont comptabilisés à titre de charges lorsque les autorisations de paiement existent et que le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions d'admissibilité établies dans le cadre du programme. En ce qui concerne les paiements de transfert ne faisant pas partie d'un programme existant, la charge est constatée lorsque le gouvernement annonce la décision d'effectuer un transfert ponctuel, dans la mesure où le Parlement a approuvé la loi habilitante ou l'autorisation de paiement avant que les états financiers ne soient achevés. Les paiements de transfert, qui deviennent remboursables lorsque les conditions spécifiées entrent en vigueur, sont comptabilisés en réduction des charges de transfert et comme montant à recevoir.
  2. Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi.
  3. Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, les services juridiques et les indemnités des accidentés de travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.

(g) Avantages sociaux futurs :

  1. Prestations de retraite:Les employés canadiens (EC) éligibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multiemployeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du Ministère au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale du Ministère découlant du régime. La responsabilité du Ministère relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime. Les employés recrutés sur place (ERP), personnel engagé à l'étranger, admissibles participent à divers régimes conçus et administrés d’après les lois et les pratiques locales, ou à un régime de retraite mondial qui est administré par le Ministère. Puisque le gouvernement du Canada est le répondant des régimes de retraite des ERP, les crédits liés aux contributions sont fournis au Ministère (vote 15).
  2. Indemnités de départ: Les employés (EC et ERP) ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Ces avantages sociaux s’accumulent à mesure que les employés accomplissent le service nécessaire pour y avoir droit. L’obligation se rapportant aux EC est calculée à l’aide de l’information provenant des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle relativement aux indemnités de départ pour l’ensemble du gouvernement. L'obligation se rapportant aux ERP est établie en fonction des exigences opérationnelles de la mission, des lois et des pratiques locales et est calculée selon le nombre d'employés admissibles multiplié par l'indemnité de départ estimée, établie en fonction de l'historique de paiement.

(h) Débiteurs et avances :Les débiteurs et les avances sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation. Une provision est établie pour les débiteurs et les prêts dont le recouvrement est incertain

(i) Passif éventuel :Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.

(j) Charges payées d’avance :Les charges payées d’avance du Ministère sont principalement composées de loyers. Les charges payées d’avance sont comptabilisées comme des actifs non financiers jusqu’à ce que les services connexes soient rendus, les biens consommés ou les modalités de l’accord contractuel satisfaites.

(k) Stocks : Les stocks se composent de pièces, de matériel et de fournitures conservés pour l'exécution de programmes à une date ultérieure et non destinés à la revente, ainsi que des stocks destinés à la vente. Les stocks sont évalués au plus faible du coût (selon le coût moyen) ou de la valeur de réalisation nette.

(l) Opérations en devises étrangères :Les opérations en devises sont converties en dollars canadiens aux taux de change en vigueur à la date des opérations. Les actifs et les passifs monétaires libellés en devises sont convertis en dollars canadiens au taux de change en vigueur en date de fin d'exercice. Les gains et les pertes résultant d’opérations en devises étrangères sont inclus dans les charges ou dans les revenus de l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle (ainsi que dans la note 13), selon qu'il s’agit d’une perte ou d’un gain. Le Ministère a négocié un arrangement avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et le ministère des Finances stipulant qu'il est exempt du risque de change sur devises étrangère quant aux dépenses de fonctionnement (crédit 1) à l'étranger.

(m) Immobilisations corporelles : Toutes les immobilisations corporelles et améliorations locatives d’un coût initial de 10 000 dollars et plus sont comptabilisées à leur coût d’achat. Le Ministère n’inscrit pas aux actifs immobiliers les biens incorporels, les œuvres d’art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique.

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :

Tableau 5 : Amortissement des immobilisations corporelles
Catégorie d’immobilisationsPériode d’amortissement
Bâtimentsde 20 à 25 ans
Travaux et infrastructure30 ans
Matériel et outillagede 5 à 25 ans
Matériel informatiquede 3 à 15 ans
Logiciels informatiquesde 3 à 10 ans
Véhiculesde 5 à 10 ans
Améliorations locativesLa durée du bail ou 25 ans

Les immobilisations en construction sont comptabilisées dans la catégorie applicable dans l'exercice au cours duquel elles deviennent utilisables et ne sont amorties qu'à partir de cette date.

(n) Incertitude relative à la mesure :La préparation des états financiers exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, le passif au titre d'avantages sociaux futurs, la provision pour créances douteuses et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Autorisations parlementaires

Le Ministère reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles. La note 3 fourni trois réconciliations des autorisations utilisées au cours de l'exercice. La section 3 b) présente la portion des autorisations fournies ayant été utilisées, la section 3 c) montre combien de ces autorisations utilisées l'ont été à partir de l'encaisse, tandis que 3 a) rapproche les autorisations utilisées (comptabilité de caisse) au coût net de fonctionnement (comptabilité d'exercice, provenant de l'état des résultats). Les éléments comptabilisés dans l'état consolidé des résultats et de la situation financière nette ministérielle et dans l'état consolidé de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été approuvées au cours d'un exercice précédent, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets du Ministère pour l'exercice diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

Tableau 6 : Autorisations parlementaires - Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l’exercice en cours utilisés
Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l’exercice en cours utilisés (en milliers de dollars)20132012
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts2 239 4652 548 990
Ajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations :
Services fournis gratuitement par d’autres ministères(79 793)(79 709)
Amortissement des immobilisations corporelles(89 891)(91 511)
Remboursement de charges des exercices antérieurs9 94120 759
Diminution (augmentation) des prestations de cessation d’emploi - coût de réaménagement des effectifs13 900(37 600)
Gain (perte) sur l'aliénation des immobilisations corporelles (net)(1 141)44 003
Gain sur la vente de biens immobiliers-(52 729)
Dépense pour mauvaises créances(1 120)(330)
Diminution des indemnités de vacances et congés compensatoires2 3153 239
Diminution des avantages sociaux futurs30 39715 881
Autres ajustements457230
 2 124 5302 371 223
Ajustements pour les éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations :
Acquisition d'immobilisations corporelles2 51 2161 32 478
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles-1 209
Règlements interministériels4 898-
Augmentation (diminution) des charges payées d'avance5 664(17 618)
Augmentation (diminution) des stocks destinés à la revente7 569(1 779)
Augmentation (diminution) des stocks de matières consommables1 002(3 047)
Autorisations de l'exercice en cours utilisées2 394 8792 482 466

Étant donné que les autorisations sont principalement fondés sur les besoins de trésorerie et que le coût de fonctionnement net est établi selon la comptabilité d’exercice, les deux montants seront toujours différents. La variance s’explique essentiellement par les régularisations et les dépenses n'affectant pas la trésorerie telles que l'amortissement et les services fournis gratuitement car elles n’ont aucune incidence sur les autorisations, mais sont inclus dans le coût de fonctionnement net. La variance s’explique également par divers éléments classifiés en tant qu’actifs dans l’état consolidé de la situation financière (ex.: les stocks, charges payées d’avance, immobilisations corporelles) qui influent sur les autorisations, mais ne sont pas inclus dans le coût de fonctionnement net.

Tableau 7 : Autorisations parlementaires - Autorisations fournies et utilisées
Autorisations fournies et utilisées (en milliers de dollars)20132012
Autorisations fournies
Crédit 1 – Dépenses de fonctionnement1 393 6311 455 482
Crédit 5 – Dépenses en capital341 230227 740
Crédit 10 – Subventions et contributions822 927899 459
Crédit 15 – Paiements au titre des programmes de pension, d’assurance et de sécurité sociale ou d’autres ententes pour les ERP72 66870 140
Autorisation législative – Passeport Canada138 820158 349
Autres autorisations législatives91 63195 675
 2 860 9072 906 845
Moins :
Autorisations législatives disponibles pour emploi au cours des exercices ultérieurs116 442138 982
Autorisations annulées : Fonctionnement123 37197 031
Autorisations annulées : Capital73 14360 458
LAutorisations annulées : Subventions et contributions150 490117 609
Autorisations annulées : Paiements au titre des programmes de pension, d’assurance et de sécurité sociale ou d’autres ententes pour les ERP2 58210 299
 466 028424 379
Autorisations de l’exercice en cours utilisées2 394 8792 482 466

Les autorisations parlementaires fournies sont rapprochées aux autorisations parlementaires de l’exercice en cours utilisées et correspondent aux montants indiqués sous les rubriques «Disponible pour emploi» et «Employés au cours de l’exercice courant» tel qu’il est indiqué dans le «Sommaire de la provenance et de l'utilisation des autorisations» du volume II des Comptes publics.

Tableau 8 : Autorisations parlementaires - Rapprochement de l’encaisse nette fournie par le gouvernement et des crédits de l’exercice en cours utilisés
Rapprochement de l’encaisse nette fournie par le gouvernement et des crédits de l’exercice en cours utilisés (en milliers de dollars)20132012
Encaisse nette fournie par le gouvernement2 439 8562 475 899
Remboursement de dépenses d'exercices antérieurs9 94120 759
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles12 29656 138
Gain sur l'aliénation des immobilisations corporelles-(52 729)
Diminution (augmentation) des débiteurs et avances7 056(6 737)
Augmentation (diminution) des créditeurs et charges à payer(88 175)23 995
Liabilities transfeTransferts de passifs d’autres ministères(4 230)2 098
Diminution (augmentation) des prestations de cessation d’emploi à payer incluses dans les charges à payer13 900(37 600)
Diminution des revenus reportés-(309)
Règlements interministériels(4 327)-
Autres ajustements(92)952
Crédits de l’exercice en cours utilisés2 394 8792 482 466

L’encaisse nette fournie par le gouvernement est rapprochée avec les autorisations de l’exercice en cours utilisées en incluant le remboursement de dépenses d'exercices antérieurs, les revenus et autres gains provenant de biens immobiliers et les modifications à l’état de la situation financière. Seuls sont inclus les postes de l’état qui ont trait aux montants alloués soit par encaisse nette fournie par le gouvernement soit par des autorisations utilisées. Charges à payer, comme les passifs éventuels et les prestations de départ des employés, n'y figurent pas puisqu’elles n’ont aucun effet sur l’encaisse nette ou sur les autorisations.

4. Accounts payable and accrued liabilities

Le tableau ci-dessous donne le détail des créditeurs et des charges à payer du Ministère :

Tableau 9 : Créditeurs et charges à payer
Créditeurs et charges à payer (en milliers de dollars)20132012
Créditeurs - parties externes129 058199 305
Créditeurs - autres ministères et organismes33 72232 299
Total des créditeurs162 780231 604
Charges à payer79 48398 834
Total des créditeurs et des charges à payer242 263330 438

Dans le Plan d’action économique du Canada de 2012 (budget 2012), le gouvernement a annoncé des mesures d’économie devant être mise-en-place par les ministères au cours des trois prochains exercices, et ce, à compter de 2012-2013. Par conséquent, le Ministère a enregistré au 31 mars 2013, une obligation au titre des prestations de cessation d’emploi pour un montant de 23 700 000$ (37 600 000$ en 2011-12) dans les charges à payer afin de refléter l’estimation du coût de réaménagement des effectifs.

5. Avantages sociaux futurs

(a) Prestations de retraite : Les employés canadiens (EC) du Ministère participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services validables multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées en fonction de l'inflation.

Tant les employés que le Ministère versent des cotisations couvrant le coût du régime. Les charges s’élèvent à 79 214 900 $ (81 889 950$ en 2011-2012), ce qui représente environ1.7 fois ( 1.8 fois en 2011-2012) les cotisations des employés.

La responsabilité du Ministère relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

Pour les employés recrutés sur place (ERP), le gouvernement du Canada participe, lorsque possible, aux régimes de retraite conçus et administrés d’après les lois et les pratiques locales. Là où le Canada ne participe pas à un régime local donnant droit à des prestations de retraite, ou participe au régime local et qu’en plus, un régime de retraite offert par l’employeur est normalement fourni dans ce pays, le gouvernement du Canada fourni des avantages complémentaires de retraite via une combinaison de divers régimes de retraite locaux développés et administrés conformément aux lois et pratiques locales. Sinon, les avantages de retraite sont offerts par le régime de pension des employés du gouvernement du Canada recrutés sur place, lequel est administré par le Ministère. Chaque régime local est financé au préalable et peut être à cotisations ou à prestations déterminées. Le régime de pension est un régime de retraite à prestations déterminées fourni selon la méthode de financement par répartition. Le Ministère est responsable des dépenses relatives aux paiements au titre des programmes de pension, d’assurance et de sécurité sociale ou d’autres ententes pour les ERP (crédit 15). La contribution de l’employeur en 2012-2013 s’élève à 58 270 000$ (47 870 000$ en 2011-2012). La responsabilité du Ministère à l’égard du régime se limite à ses contributions. Le gouvernement du Canada, à titre de parrain du régime, est responsable pour les surplus ou déficits.

(b) Indemnités de départ : Le Ministère verse des indemnités de départ à ses employés en fonction de leur admissibilité, de leurs années de service et du salaire à la cessation d'emploi. Le passif au titre des indemnités de départ pour les EC est fondé sur un taux fournis par le SCT et est affecté sur la masse salariale totale au 31 mars. Le SCT détermine le taux selon une évaluation actuarielle du passif futur pour l’ensemble des employés admissibles du gouvernement. Dans le cadre des négociations de conventions collectives avec certains groupes d'employés et les changements apportés aux conditions d'emploi des cadres et de certains employés non représentés, l'accumulation des indemnités de départ au titre du programme de paie des employés a cessé. Les employés visés par ces changements ont eu la possibilité d'être payés immédiatement la valeur totale ou partielle des prestations accumulées à ce jour ou de percevoir la valeur totale ou restante de prestations à la cessation d'emploi dans la fonction publique. Ces modifications ont été intégrées dans le calcul de l'obligation d'indemnités de départ courus.

Pour les ERP, le flux de trésorerie futur estimé aux indemnités de départ est basé sur une moyenne historique des paiements d'indemnité de départ. Cette moyenne est multipliée par un taux pour tenir compte du fait que les ERP ne recevront pas tous une indemnité de départ. Finalement, le montant est multipliée par le nombre total des ERP. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d’avance. Les prestations seront payées à même les crédits futurs.

Les données relatives aux indemnités de départ au 31 mars étaient les suivantes :

Tableau 10 : Avantages sociaux futurs - Indemnités de départ
Avantages sociaux futurs (en milliers de dollars)20132012
Obligation au titre des prestations constituées, au début de l’exercice162 655178 536
Transferts à d'autres ministères (note 12)-(1 941)
 162 655176 595
Charges pour l’exercice6 95440 456
Prestations versées au cours de l’exercice(37 351)(54 396)
Obligation au titre des prestations constituées, en fin de l’exercice132 258162 655

Le passif au titre des indemnités de départ des EC s’élève à 61,6 millions de dollars, alors que celui des ERP est de 70,6 millions de dollars.

c) Prestations d'assurance des employés recrutés sur place : Le Ministère est responsable pour les dépenses (primes à des régimes garantis locaux et avantages de régimes locaux auto-assurés) reliées aux prestations d'assurance des employés recrutés sur place, lesquelles incluent les régimes de soins de santé et de soins dentaires, l'assurance-invalidité et l'assurance-vie (via le crédit 15). Les dépenses pour 2012-13 se sont élevées à 11 817 000$ (11 971 000$ en 2011-12).

6. Débiteurs et avances

Le tableau suivant donne le détail des débiteurs et des avances du Ministère :

Tableau 11 : Débiteurs et avances
Débiteurs et avances (en milliers de dollars)20132012
Avances aux missions à l'étranger37 85940 574
Avances aux employés
Avances d'affectation21 93922 095
Autres avances aux employés609771
Total des avances aux employés22 54822 866
Débiteurs - autres ministères et organismes17 97618 182
Débiteurs - parties externes18 94421 330
Fonds en transit7 1177 459
Autres avances6 5866 586
Débiteurs et avances bruts111 030116 997
Provision pour créances douteuses sur les débiteurs des parties externes(15 362)(14 273)
Débiteurs et avances nets95 66810 2724

7. Stocks

Le tableau ci-dessous donne le détail des stocks de Passeport Canada évalués selon la méthode du coût moyen:

Tableau 12 : Stocks
Stocks (en milliers de dollars)20132012
Inventaire de fournitures4 0423 040
Stocks de passeports destinés à la revente12 9205 351
Total des stocks16 9628 391

Le coût des stocks utilisés, constaté comme une charge à l'état consolidé des résultats et de la situation financière nette ministérielle, se chiffre à 27 173 408 $ ( 24 160 360$ en 2011-12).

8. Immobilisations corporelles

Tableau 13 : Immobilisations corporelles
Coût (en milliers de dollars)Solde d’ouvertureAcquisitionsAjustements*Aliénations et radiationsSolde de clôture
* Les ajustements inclus les actifs en construction de 42 419 $ qui ont été transférés à d'autres catégories à la suite de l'achèvement de l'actif, et des actifs transférés à d'autres ministères.
Coût
Terrains231 4845033 658(1 578)234 067
Bâtiments1 237 9994 53518 302(11 158)1 249 678
Travaux et infrastructures1 4521 077978-3,507
Matériel et outillage50 1082 248(492)(568)51 296
Matériel informatique19 9671 525--21 492
Logiciels informatiques56 2555 2135 189(2 919)63 738
Véhicules49 7518 407(27)(5 465)52 666
Améliorations locatives228 9931 67414 317-244 984
Actifs en construction339 878226 034(42 419)(2 830)52 0663
Total2 215 887251 216(494)(24 518)2 442 091
Amortissement cumulé
Bâtiments736 55949 942-(4 455)782 046
Travaux et infrastructures23031-64325
Matériel et outillage36 6372 486(15)(749)38 359
Matériel informatique17 4741 720--19 194
Logiciels informatiques34 42012 514(126)(2 722)44 086
Véhicules27 7265 246(6)(4517)28 449
Améliorations locatives129 33117 952-1 298145 581
Total982 37789 891(147)(11 081)1 061 040
Tableau 14 : Immobilisations corporelles - Valeur comptable nette
Valeur comptable nette (en milliers de dollars)20122013
Terrains231 484234 067
Bâtiments501 440467 632
Travaux et infrastructures1 2223 182
Matériel et outillage13 47112 937
Matériel informatique2 4932 298
Logiciels informatiques21 83519 652
Véhicules22 02524 217
Améliorations locatives99 66296 403
Actifs en construction339 878520 663
Total1 233 5101 381 051

9. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités du Ministère peuvent donner lieu à des contrats et des obligations en vertu desquels le Ministère sera tenu d'effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour mettre en œuvre ses programmes de paiements de transfert ou pour l'acquisition de biens ou de services. Il y a un nombre significatif de baux de bureaux et de résidences à l'étranger dont la valeur en dollars est minime. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

Tableau 15 : Obligations contractuelles
Obligations contractuelles (en milliers de dollars)20142015201620172018 et exercices ultérieursTotal
Location de la chancellerie à Kursovoy, Pereulek, Moscou4 4004 6004 7004 800154 000172 500
Achats de matériel de passeports29 52636 81734 950--101 293
Baux de locaux pour bureaux pour Passeport Canada32 9679 8927 9876 9626 25264 060
Location de la chancellerie à Hong Kong9 60010 9751 9751 97512 72537 250
Location de la chancellerie à Madrid2 0002 1002 2002 30018 90027 500
Location de la chancellerie annexe à Hong Kong2 1702 1702 1702 17012 48021 160
Location de la chancellerie à Dublin55055055055013 05015 250
Location de la chancellerie à New York ÉU3 1003 1003 1003 1001 52013 920
Location de la chancellerie à Sao Paulo3 0003 2003 5002 600-12300
Total87 31373 40461 13224 457218 927465 233

10. Contingent liabilities

Le Ministère est impliqué dans diverses actions en justice dans le cours normal de ses activités, et à titre d’administrateur du traité de l'Accord de libre-échange nord-amécicain (ALÉNA). Ces réclamations comprennent des montants déterminés et d'autres pour lesquels aucun montant n'est indiqué. Bien que le montant total des réclamations soit important, l'issue de ces recours judiciaires ne peut être déterminée. Les réclamations en suspens et les poursuites en instance pour lesquelles l'issue ne peut être déterminée s'élèvent à un total approximatif de 6 800 000 000$ (6 500 000 000$ en 2011-2012). Neuf litiges composent les 6 800 000 000$ dont l'un représente une somme de 5 080 000 000$

Des provisions pour passifs éventuels sont constituées lorsqu’il devient probable que le Ministère engagera des frais et que le montant peut être estimé de manière raisonnable. Aucune charge à payer en 2012- 2013 (0 $ en 2011-2012) n'a été enregistrée à l’état consolidé de la situation financière. De l’avis de la direction, l’issue de l’une ou de l’ensemble de ces poursuites n’aura pas d’incidence défavorable marquée sur la situation financière du Ministère.

11. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, le Ministère est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Le Ministère conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. En outre, au cours de l'exercice, le Ministère a reçu gratuitement des services communs d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous.

(a) Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères : Au cours de l'exercice, le Ministère a reçu gratuitement des services de certaines organisations de services communs relatifs aux locaux, services juridiques, cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, et indemnisation des accidentés du travail. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle :

Tableau 16 : Opérations entre apparentés - Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères
Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères (en milliers de dollars)20132012
Cotisations de l’employeur au régime de soins de santé et au régime de soins dentaires48 80648 007
Installations29 43029 445
Services juridiques1 2421 952
Indemnisation des accidentés du travail315305
Total79 79379 709

Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organisations de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ainsi que les services d'audit offerts par le Bureau du vérificateur général, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle

b) Gestion et administration des services communs :Conformément à la politique des services communs du Conseil du Trésor (février 1997), et à la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (1985), le Ministère a pour mandat de gérer l'approvisionnement des biens, services et biens immobiliers dans les missions à l'étranger. Les ministères sont tenus de recourir à ces services communs lorsqu'ils doivent appuyer les missions diplomatiques et consulaires du Canada à l'étranger.

Des protocoles d’entente sont en vigueur entre le Ministère, les ministères partenaires, les sociétés d'État et les organismes non fédéraux pour définir les rôles et les responsabilités de chacune des parties. Ils décrivent notamment les principes et les lignes directrices opérationnelles qui régissent la gestion et l’administration du régime des services communs, les spécifications relatives aux services et aux normes de prestation de services, le financement des services communs, les responsabilités des parties et le règlement des différends.

i. Services communs fournis aux autres ministères :Afin de faciliter une prestation de services communs efficace et rentable à l’appui des programmes internationaux mis en œuvre par l’ensemble des ministères fédéraux et des organismes du gouvernement du Canada, le Protocole d’entente interministériel sur les activités et le soutien des missions à l’étranger a été signé en février 2009.

Pour l’année financière terminée le 31 mars 2013, les charges relatives aux modifications apportées à la représentation des ministères partenaires à l’étranger sont inscrites dans les états financiers du Ministère. Les autorisations du Ministère sont ajustés selon la mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR) et les autorisations supplémentaires de l’exercice.

ii. Services communs fournis aux cooccupants :Afin de faciliter une prestation de services communs efficace et rentable à l’appui des programmes internationaux mis en œuvre par les cooccupants, des protocoles d’entente individuels sont signés. Les cooccupants comprennent des entités non ministérielles, des sociétés d’État, des administrations provinciales ou territoriales, des gouvernements étrangers et des organisations non gouvernementales qui partagent les locaux des missions du Ministère à l’étranger.

Pour l’exercice terminé le 31 mars 2013, cette activité s’élève approximativement à 23 615 187 $ (21 208 600 $ en 2011-12) en financement en cours d’exercice reçu par des recettes tirées d’une activité de crédit net.

(c) Administration de programmes au nom d’autres ministères:Le ministère compte un certain nombre de protocoles d’entente avec des ministères partenaires relativement à l’administration de programmes particuliers à l’étranger. Le ministère a administré environ 89 000 000 $ (162 000 000 $ en 2011-2012) à l’égard d’activités de programme et d'activités opérationnelles de plusieurs autres ministères (principalement l'Agence canadienne de développement international et Services partagés Canada). Le ministère a aussi recouvré environ 185 000 000 $ (301 000 000 $ en 2011-2012) en revenus au nom de Citoyenneté et immigration Canada. Ces revenus et charges sont constatés dans les états financiers de nos ministères partenaires, et ne sont pas enregistrés dans les présents états financiers.

(d) Autres transactions entre apparentés :

Tableau 17 : Opérations entre apparentés - Autres transactions entre apparentéss
Autres transactions entre apparentés (en milliers de dollars)20132012
Revenus – autres ministères et organismes20 31919 492
Charges – autres ministères et organismes275 348281 330

Les charges et revenus divulgués en d) excluent les services communs fournis gratuitement, qui sont déjà présentés en a).

12. Transferts à d'autres ministères

À compter du 15 novembre 2011, le Ministère a transféré la responsabilité du matériel et des logiciels informatiques à l'organisme Services partagés Canada (SPC) conformément au décret 2011-1297, y compris la responsabilité de la gérance des éléments d'actif et de passif liés au programme.

Le Ministère a transféré les éléments d'actif et de passif suivants:

Tableau 18 : Transferts à d'autres ministères
Transferts à d'autres ministères (en milliers de dollars)2012
Actif
Immobilisations corporelles (valeur comptable nette) (note 8)8 906
Total des actifs transférés8 906
Passif
Indemnités de vacance et congés compensatoires157
Avantages sociaux futurs (note 5)1 941
Total des passifs transférés2 098
Ajustement à la situation financière nette ministérielle6 819
Dépenses transférées
1er avril au 14 novembre 201141 804
15 novembre 2011 au 31 mars 201231 989
Total des dépenses transférées à SPC73 793

Durant 2011-12, le Ministère a maintenu l'administration des activités transférées au nom de Service partagé Canada. Les coûts d'administration pour le reste de l'exercice se sont élevés à 32 million de dollars. Ces dépenses ne sont pas reflétées dans ces états financiers. Aucun revenu n'a été administré au nom de Services partagés Canada.

13. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur la réalisation des résultats stratégiques et l'architecture des programmes. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés par les principaux programmes, articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :

Tableau 19 : Information sectorielle
Information sectorielle (en milliers de dollars)Le programme international du CanadaLes services internationaux destinés aux CanadiensLa plateforme internationale du CanadaServices internes (AP #8))Total 2013Total 2012
Diplomatie et défense des intérêts (AP #1)Conseils stratégiques et intégration des politiques internationales (AP #2)Commerce international (AP #3)Services consulaires et gestion des urgences (AP #4)Passeport Canada (AP #5)Gouvernance, orientations stratégiques et prestation des services communs (AP #6)Prestations du gouvernement du Canada (AP #7)
Paiements de transfert
Autres pays et organisations internationales3 634400 184------403 818462 412
Organismes sans but lucratif9 059229 5196 038-----244 616297 957
Autres transferts aux autres secteurs---------21 321
Autres niveaux de gouvernement du Canada-12 789------12 78913 379
Aide au développement international-5 283------5 2833 780
Particuliers-3 915----79-3 99488
Industrie-3731 643-----2 0151 699
Remboursement de dépenses d'années antérieures de paiements de transfert(72)(3 714)(44)-----(3 831)(9 135)
Total - paiements de transfert12 621648 3477 637---79-668 685791 501
Charges de fonctionnement
Salaires et avantages sociaux56 654180 800118 76147 148182 241223 313176 168127 0751 112 1611 193 490
Services professionnels et frais spéciaux7 59042 90912 1983 71434 207111 5534 27512 074228 521229 513
Locations8 75946 15913 3974 15018 999105 01688220 177217 539212 306
Déplacements2 91115 3434 4531 37933 37235 57037 9466 708137 683151 312
Amortissement352861809411 57973 473-4 12789 89190 309
Acquisition de matériel et d'outillage, incluant les pièces et articles consommables7092 82489929628 03816 686533 36152 86764 306
Services publics, fournitures et approvisionnements1 7509 2362 6798301 29321 2711774 00541 24141 239
Réparation et entretien9765 0021 4644562 68514 587952 51927 78534 429
Information4232 2396492012 9755 0524395112 ,53116 252
Autres7840511837721 52582172 4592 203
Créances irrécouvrables-----5-1 1151 120330
Télécommunications3214244142669231261 0786 235
Perte nette sur l'aliénation des immobilisations corporelles4121329762-431 141-
Perte nette sur les opérations en devises2821(16)4-44-
Total - charges de fonctionnement80 240305 155154 84658 322315 799609 508219 651182 5001 926 0212 041 924
Total - charges92 861953 502162 48358 322315 799609 508219 730182 5002 594 7052 833 425
Revenus
Vente de biens et de services910 4702 578107 919311 54753 313118485 855461 912
Gain sur l'aliénation des immobilisations corporelles (net)---------44 003
Gain net sur les opérations en devise---------3 772
Autres revenus non fiscaux341712649 600-309 9191 158
Intérêt sur les revenus non fiscaux1263186-141127269256
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement(117)(487)(2,532)(96,627)-(40,521)(9)(510)(140,803)(184,862)
Total revenues(92)10 0508211 298311 81122 534(7)(435)355 240326 239
Coût net des activités poursuivies92 953943 452162 ,40147 0243 988586 974219 737182 9362 239 4652 507 186

14. Événements subséquents

(a) Fusion de l'Agence canadienne de développement international et le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international :Dans le Plan d'action économique du Canada 2013, le gouvernement a annoncé son intention de fusionner le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) et l'Agence canadienne de développement international (ACDI). Le nouveau ministère, le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD), excercera les mêmes fonctions que celles exercé précédemment par le MAECI et l'ACDI.

Le projet de loi no 1 sur le plan d’action économique de 2013, loi mettant en oeuvre la fusion, a reçu la sanction royale le 26 juin 2013. À la suite de cette fusion, les actifs (estimés à 238 155 000 $) et les passifs (estimés à 244 451 000 $) de l'ACDI seront transférés au MAECD à compter de cette date.

(b) Transfert de Passeport Canada du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international à Citoyenneté et Immigration Canada :juillet 2013, et conformément au décret sur les passeports canadiens (TR/81-86), la responsabilité principale de Passeport Canada passera du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international à Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). Le 31 mars 2013, Passeport Canada a reporté des actifs de 74.6 millions de dollars et des passifs de 42.4 millions de dollars.

Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers année financière 2012-2013

1 Introduction

Le présent document est la quatrième annexe annuelle à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI). Conformément à la Politique sur le contrôle interne (PCI) du Conseil du Trésor, ce document contient des renseignements récapitulatifs sur les mesures prises par le MAECI pour maintenir l’efficacité de son système de contrôle interne des rapports financiers (CIRF) ainsi que de l’information sur la gestion du contrôle interne, les résultats de l’évaluation et les plans d’action connexes.

Plus précisément, il renferme des renseignements récapitulatifs sur les évaluations effectuées par le MAECI en date du 31 mars 2013, dont les progrès, les résultats et les plans d’action connexes, ainsi que certains éléments permettant de mieux comprendre l’environnement et le cadre de gestion du contrôle interne du Ministère.

Il est possible d’obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du MAECI en consultant le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités.

Avertissement

Le 26 juin 2013, le projet de loi C 60 a reçu la sanction royale, ce qui a entraîné la fusion de l’ancien ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) et de l’Agence canadienne de développement international (ACDI) pour former le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD). La présente annexe décrit l’environnement de contrôle, les résultats de l’évaluation et les engagements pour le prochain exercice sans tenir compte de la fusion. Les résultats de l’évaluation du contrôle interne de l’ancienne ACDI sont présentés dans l’annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction pour 2012-2013 de l’ACDI. Le plan d’action exposé à la section 4.2 de la présente annexe définit les engagements pris par l’ancien MAECI dans le but d’atteindre l’état de préparation à la vérification des contrôles d’ici 2014-2015 et qui sont considérés ne pas être touchés par la fusion. Les engagements à l’égard des exercices futurs seront réévalués en 2013-2014 à la lumière des processus, de l’environnement de contrôle et des risques du MAECD.

2. Environnement de contrôle du MAECI en ce qui concerne le CIRF

Le MAECI reconnaît qu’il incombe à la haute direction de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d’un système efficace de CIRF et qu’ils soient en mesure d’exercer efficacement leurs responsabilités à cet égard. Le MAECI vise surtout à faire en sorte que les risques soient bien gérés au moyen d’un environnement adapté et axé sur les risques, qui favorise l’amélioration et l’innovation continues.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Le MAECI est l’un des ministères les plus complexes du gouvernement du Canada, chargé de la conduite des affaires internationales du Canada, y compris du commerce international. L’ampleur de son mandat et la complexité de ses activités nécessitent deux sous-ministres et un sous-ministre délégué.

Sous-ministre des Affaires étrangères – Le sous-ministre des Affaires étrangères est l’agent comptable du MAECI et assume la responsabilité générale et le leadership de l’intendance, de la gestion et de la surveillance des ressources ministérielles, ainsi que des mesures prises pour maintenir l’efficacité du système de contrôle interne. Le sous-ministre des Affaires étrangères copréside l’Assemblée exécutive.

Sous-ministre du Commerce international – Conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le sous ministre délégué aux Affaires étrangères est nommé avec rang et statut d’administrateur général de ministère et, placé sous l’autorité du sous-ministre des Affaires étrangères, il exerce, à titre de représentant du ministre ou autre titre, les pouvoirs et fonctions que celui-ci lui attribue. Le sous-ministre délégué aux Affaires étrangères préside l’Assemblée exécutive en l’absence des coprésidents.

Sous-ministre délégué aux Affaires étrangères – Conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le sous ministre délégué aux Affaires étrangères est nommé avec rang et statut d’administrateur général de ministère et, placé sous l’autorité du sous-ministre des Affaires étrangères, il exerce, à titre de représentant du ministre ou autre titre, les pouvoirs et fonctions que celui-ci lui attribue. Le sous-ministre délégué aux Affaires étrangères préside l’Assemblée exécutive en l’absence des coprésidents.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Le DPF du MAECI relève directement des sous-ministres et guide la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de contrôle interne efficace et intégré en matière de rapports financiers, y compris son évaluation annuelle. En tant que membre de l’Assemblée exécutive, le DPF fournit un leadership fonctionnel et oriente la gestion financière. Il préside le Comité de gestion des ressources qui relève de l’Assemblée exécutive.

Cadres supérieurs du Ministère – Les cadres supérieurs du MAECI chargés de la prestation d’un programme sont responsables du maintien et de l’évaluation de l’efficacité du système de CIRF s’inscrivant dans leur mandat.

Chefs de mission (CDM) – Le DPF du MAECI relève directement des sous-ministres et guide la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de contrôle interne efficace et intégré en matière de rapports financiers, y compris son évaluation annuelle. En tant que membre de l’Assemblée exécutive, le DPF fournit un leadership fonctionnel et oriente la gestion financière. Il préside le Comité de gestion des ressources qui relève de l’Assemblée exécutive.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le DPV du MAECI relève directement du sous-ministre des Affaires étrangères et fournit une assurance en effectuant périodiquement des vérifications internes qui aident à maintenir l’efficacité du système de CIRF.

Assemblée exécutive – L’Assemblée exécutive est le plus haut comité chargé de la prise des décisions au MAECI. Elle fournit une orientation et une surveillance stratégiques afin de soutenir la réalisation des trois résultats stratégiques du MAECI.

Comité ministériel de vérification (CMV) – Le CMV est un comité consultatif qui émet des opinions objectives sur les processus de gestion des risques, de contrôle et de responsabilisation du Ministère. Il comprend quatre membres externes, y compris le président.

Comité d’évaluation du Ministère (CEM) – Le CEM est présidé par l’administrateur général et sert d’organe consultatif auprès des sous-ministres en ce qui concerne le plan d’évaluation ministériel, l’affectation des ressources et les versions finales des rapports d’évaluation.

Comité de gestion des ressources (CGR) – Le CGR traite des questions de gestion des finances et d’affectation des ressources. Il surveille également le renforcement des capacités en matière de gestion financière et de mise en œuvre du modèle du DPF et il conseille l’Assemblée exécutive et les autres comités ministériels au sujet des enjeux financiers.

2.2 Principales mesures prises par le MAECI

L’environnement de contrôle du MAECI prévoit en outre un ensemble de mesures visant à aider les employés à gérer les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et à des outils pertinents ainsi qu’au perfectionnement de leurs compétences.

Parmi les principaux éléments, mentionnons les suivants :

  • un nouveau code ministériel de valeurs et d’éthique a été publié par le MAECI le 31 octobre 2012;
  • la Direction des valeurs et de l’éthique, qui est dirigée par le dirigeant principal de la vérification et qui relève directement du sous-ministre des Affaires étrangères;
  • le Comité d’examen de la conduite, de l’intégrité et des pratiques éthiques du MAECI – ce nouveau comité a été créé en vue de soutenir et de favoriser un milieu de travail qui incarne les valeurs et les comportements attendus énoncés dans le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique, le nouveau Code de valeurs et d’éthique du MAECI ainsi que le Code de conduite des représentants du Canada à l’étranger;
  • le Code de conduite des représentants du Canada à l’étranger du MAECI – ce code fournit des lignes directrices sur les attentes du gouvernement du Canada à l’égard de ses représentants à l’étranger;
  • l’Assemblée exécutive, qui est appuyée par trois sous-comités : le Comité de gestion des ressources, le Comité des politiques et des programmes et le Comité des opérations;
  • la mise à jour régulière de l’instrument de délégation des pouvoirs afin de tenir compte des nouvelles exigences des politiques et lignes directrices du CT et des exigences des politiques du Ministère;
  • le profil de risque ministériel qui aide le Ministère à orienter la gestion des risques organisationnels;
  • un processus régulier de production de rapports sur le rendement financier, dont la préparation et la publication de rapports financiers trimestriels;
  • des accords de gestion du rendement qui incluent une gestion financière renforcée en tant que priorité ministérielle;
  • des programmes de formation et de communication dans des secteurs clés de la gestion financière, y compris la formation financière obligatoire avant d’accorder les pouvoirs de signer;
  • des politiques, lignes directrices et procédures adaptées aux risques, aux activités et à l’environnement de contrôle propres au MAECI;
  • des systèmes de traitement de la TI servant à accroître la sécurité, l’intégrité, l’efficacité et l’efficience;
  • un plan de vérification interne fondé sur le risque qui brosse un tableau annuel de la gouvernance et de la gestion des risques;
  • des inspections de missions effectuées tous les ans par le Bureau du dirigeant principal de la vérification.

En outre le Comité ministériel de vérification a pour mandat d’examiner les principaux rapports et déclarations du Ministère portant sur la gestion financière, comme les états financiers annuels, et de conseiller les sous ministres à ce sujet. Le comité ministériel de vérification a considérablement contribué au renforcement de la gestion financière et des rapports financiers du Ministère, ainsi qu’à l’élaboration des cadres de gestion de risque et des contrôles internes.

2.3 Ententes de service afférentes aux états financiers

Ententes courantes

Le MAECI a recours à d’autres ministères gouvernementaux pour le traitement de nombreuses opérations qui sont consignées dans ses états financiers :

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) gère de façon centralisée le paiement des salaires des employés canadiens, l’acquisition de biens et de services ainsi que la fourniture de locaux au Canada
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses indemnités et charges à payer liées aux dépenses salariales, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ pour les employés canadiens.
  • Le ministère de la Justice fournit des services juridiques nationaux au MAECI;
  • Services partagés Canada gère les contrôles généraux de la TI dans les domaines du courriel, des centres de données et des services de réseau.

Ententes particulières

Conformément à la Politique sur les services communs adoptée par le Conseil du Trésor et à la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le MAECI a pour mandat de gérer l’acquisition de biens, de services et de biens immobiliers, au besoin, à des fins diplomatiques et consulaires. Les ministères partenaires fournissent au MAECI les niveaux de financement convenus pour la prestation des services communs au moyen des instruments financiers appropriés; de crédits supplémentaires et des niveaux de référence par l’intermédiaire de la mise à jour annuelle des niveaux de référence. Les coûts associés à la prestation de ces services communs sont inclus dans les dépenses du MAECI.

Le MAECI est également chargé de gérer le paiement des dépenses propres à des programmes et la collecte de revenus propres à des programmes au nom de ministères partenaires. Ces revenus et dépenses sont retournés aux autres ministères au moyen de règlements interministériels et figurent dans les états financiers du ministère partenaire associé.

3. Résultats de l’évaluation du MAECI durant l’exercice 2012-2013

À l’appui de la Politique sur le contrôle interne, un système efficace de CIRF vise à fournir une assurance raisonnable que :

  • les opérations sont dûment autorisées;
  • les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
  • les biens sont protégés;
  • les politiques, les lois et les règlements applicables sont respectés.

Un système de contrôle interne des CIRF entièrement évalué nécessite que le MAECI documente les processus importants pour la compilation des rapports financiers, cerne les principaux contrôles, puis teste ces contrôles pour déterminer l’efficacité de la conception et du fonctionnement. Une fois que les principaux contrôles fonctionneront efficacement, et comme prévu, le Ministère mettra en œuvre un programme de surveillance continue pour assurer la pérennité de son système de CIRF et l’améliorer continuellement.

La documentation fait référence à l’élaboration de diagrammes de fonctionnement et de descriptions narratives, dont la détermination des contrôles clés au moyen de matrices de contrôle.

L’efficacité de la conception signifie s’assurer que les points de contrôle clés sont alignés sur les risques qu’ils visent à atténuer et que les corrections nécessaires sont apportées. Une révision structurée sera effectuée afin d’analyser l’efficacité de la conception des contrôles clés et de cerner les lacunes et les secteurs à améliorer.

L’efficacité du fonctionnement signifie que l’application des contrôles clés a été vérifiée sur une période définie et que les corrections ont été apportées.

La section qui suit résume les principales constatations liées aux activités de contrôle interne au cours de l’exercice 2012-2013.

3.1 Tests sur l’efficacité de la conception des contrôles clés

En 2012-2013, le MAECI a effectué un suivi ou des tests concernant l’efficacité de la conception de six processus opérationnels : les contrôles au niveau de l’entité (CNE); la paie des employés canadiens; les procédures de fin d’exercice et de clôture; le revenu; les paiements à l’Administration centrale; les subventions et contributions.

Contrôles au niveau de l’entité (CNE)

Les contrôles au niveau de l’entité (CNE) font référence aux contrôles et pratiques en place qui s’infiltrent dans tout le Ministère et qui peuvent avoir une incidence directe ou indirecte ou une influence sur l’intégrité des rapports financiers du Ministère. Deux recommandations concernant l’efficacité de la conception des CNE sont toujours en suspens. Le Ministère a mis en priorité l’élaboration et le lancement officiel du nouveau Code de valeurs et d’éthique du MAECI qui a eu lieu en 2012-2013. Le cadre recommandé par le Bureau du contrôleur général du Canada pour l’évaluation des contrôles internes identifie les valeurs saines et éthiques comme un contrôle clé au niveau de l’entité. Le code de valeurs et d’éthique révisé est un élément important de cela. Sa mise en œuvre impliquera les deux recommandations en suspens, soit le renouvellement, pour tous les employés du MAECI, de l’attestation de conformité au Code de valeurs et d’éthique et l’amélioration des communications concernant le signalement des questions d’éthique

Paie des employés canadiens (EC)

Un suivi du plan d’action de la direction (PAD) a été effectué concernant l’efficacité de la conception du processus de paie des employés canadiens à l’étranger. Les responsables des processus ont mis en œuvre l’ensemble des recommandations du PAD, à l’exception d’une lacune importante constatée sur le plan des sous-processus de détachement à l’interne et à l’externe. Les ressources humaines travaillent sur une solution pour remédier à cette faiblesse de contrôle.

Processus de fin d’exercice et de clôture

Les tests relatifs à l’efficacité de la conception du processus de fin d’exercice et de clôture sont achevés. Nous avons constaté que des efforts pourraient être faits en vue d’améliorer la conception des contrôles liés à ce processus. Nous avons observé que les lignes directrices au personnel concernant le processus de compilation des données liées aux comptes publics et aux états financiers n’étaient pas à jour et qu’il fallait améliorer l’indexation des écritures de régularisation destinées aux états financiers ainsi que les preuves nécessaires aux fins d’approbation dans le cahier de vérification. Les correctifs apportés par les responsables des processus seront en vigueur lors du processus de fin d’exercice et de clôture de 2012-2013.

Revenu

Les tests sur l’efficacité de la conception du processus relatifs aux revenus sont achevés. Les tests relatifs à la conception des contrôles en matière de revenus ont fait ressortir les exceptions suivantes :

  • il faudra procéder à un examen périodique des inscriptions des droits consulaires perçus par le MAECI sur les achats de passeports à l’AC;
  • les droits d’accès au système financier permettant au personnel de Passeport Canada de publier les revenus consulaires;
  • l’absence d’examen par la direction des factures présentées aux colocataires et la configuration des comptes clients lorsque ces factures sont présentées.

Les recommandations ont été formulées dans un plan d’action de la direction et les responsables des processus se sont engagés à apporter les correctifs nécessaires.

Paiements à l’Administration centrale (AC)

Un suivi du plan d’action de la direction a été effectué concernant l’évaluation de l’efficacité de la conception du processus de paiements à l’AC. Toutes les recommandations du PAD avaient été mises en œuvre par les responsables des processus à la fin de 2012-2013.

Subventions et contributions

Les tests sur l’efficacité de la conception étaient considérablement avancés dans le cas des six processus importants de subventions et contributions visés par la portée. Un rapport, comprenant un plan d’action de la direction, était publié au moment où la présente annexe a été rédigée.

3.2 Tests sur l’efficacité du fonctionnement des contrôles clés

C’est au Secteur du DPF qu’il incombe de tester l’efficacité du fonctionnement des contrôles clés.

En 2012-2013, le Secteur du DPF a achevé les tests sur l’efficacité du fonctionnement de deux processus : les contrôles généraux des technologies de l’information (CGTI) et le processus de paie des employés canadiens (EC).

Contrôles généraux des technologies de l’information (CGTI)

Les tests sur l’efficacité du fonctionnement du SGI-BASIS ont été achevés en 2012-2013 et indiquent d’importantes améliorations comparativement aux résultats des tests effectués en 2010-2011. Seulement trois lacunes à risque élevé ont été constatées en ce qui concerne les contrôles testés visant le SAP BASIS. Ces constatations concernent les privilèges liés à la gestion des changements SAP et les paramètres du système. Conformément au plan d’action de la direction, le propriétaire du processus s’engage à remédier ces faiblesses en restreignant l’accès des utilisateurs d’ici mars 2013. En tant que la stratégie de surveillance en cours, le groupe de contrôle interne s’assurera que les faiblesses ont été corrigées.

Une tendance a été observée concernant les utilisateurs de Passeport Canada qui bénéficient d’accès non proportionnels à leurs rôles et responsabilités. Ceux-ci ont des autorisations d’accès leur permettant d’accéder à des fonctionnalités de nature délicate touchant la clientèle SGI du MAECI. Cet accès représente un risque de modification accidentelle ou délibérée des paramètres du système.

Processus de paie des EC

Les tests sur l’efficacité du fonctionnement du processus de paie des EC ont été achevés en 2012-2013. L’évaluation incluait tant les contrôles manuels que les contrôles automatisés.

Nous avons constaté des lacunes concernant le manque de documents justificatifs relatifs aux feuilles de temps et aux employés rayés de la liste de l’effectif, ainsi que des attestations inappropriées en vertu de l’article 34 de la LGFP. Le calcul des salaires avec effet rétroactif exécuté par TPSGC est problématique, car le MAECI doit se fier aux assurances à fournir par TPSGC. Les contrôles relatifs aux détachements n’ont pu être testés en raison d’une lacune non résolue au niveau de la conception. Des erreurs repérées dans le mode de calcul des estimations de la paie ont été notées et les correctifs ont été apportés.

L’évaluation des contrôles automatisés a également été achevée et incluait les contrôles des applications dans le système des RH (SGRH). Les contrôles des applications dans le système financier (SAP) seront testés dans le cadre de l’évaluation des applications relatives aux paiements à l’AC à réaliser en 2013-2014. Trois lacunes des contrôles à faible risque ont été constatées relativement aux contrôles du système actuel des droits d’accès aux systèmes. Des contrôles visant à atténuer ces risques étaient en place afin de pallier ces lacunes.

Processus de fin d’exercice et de clôture

Les tests sur l’efficacité du fonctionnement du processus de fin d’exercice et de clôture ont été achevés. Le processus fonctionne généralement bien. Les preuves d’approbation des examens effectués par le responsable du processus et les gestionnaires des secteurs fournisseurs de renseignements à la section de comptabilité ministérielle laissaient parfois à désirer. Les responsables des processus se sont engagés à donner suite aux recommandations.

3.3 Surveillance continue des contrôles clés par le Secteur du dirigeant principal de la vérification (DPV)

Outre le travail effectué par le Secteur du DPF, le Bureau du dirigeant principal de la vérification mène des vérifications exhaustives sur des sujets particuliers, et examine des secteurs du cadre de contrôle de gestion jugés à risque plus élevé. Dans certains cas, ces vérifications comprennent l’examen des contrôles internes régissant les rapports financiers. Le DPV a mené un certain nombre de vérifications qui ont confirmé l’efficacité du fonctionnement de ces contrôles. Voici un aperçu des contrôles internes exercés en matière de rapports financiers qui ont fait l’objet d’un examen en 2012-2013.

  • Les procédures particulières indiquées à la note 3 des états financiers du Ministère sont effectuées sur une base annuelle. Chaque année, les vérificateurs ont constaté que tous les montants ont été conciliés et divulgués conformément aux exigences de divulgation énoncées à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor.
  • Les procédures particulières relatives aux états financiers du Ministère de 2011-2012 ont été exécutées en vue d’évaluer si les processus suivants liés au personnel recruté sur place étaient adéquats et complets : la masse salariale (227 461 987 $); les indemnités de départ (6 897 626 $); les passifs au titre des indemnités de départ (91 723 000 $); les prestations de retraite (47 870 993 $). Mises à part quelques exceptions d’importance mineure, les vérificateurs ont constaté que les opérations de paiement étaient correctement consignées dans les dossiers financiers du MAECI. De l’avis des vérificateurs, ces exceptions mineures n’avaient aucune incidence importante sur les états financiers considérés globalement. Le rapport de vérification a signalé que les processus et les activités liées au contrôle des rapports financiers de la masse salariale des ERP n’ont pas été documentés. Cette situation est problématique pour le Ministère qui doit satisfaire à l’exigence relative à la documentation requise dans la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et pourrait entraîner des pratiques non cohérentes. Les vérificateurs ont constaté d’importantes différences entre les diverses missions à l’étranger en ce qui concerne le traitement de la paie des ERP. La mise en œuvre d’une solution globale de paie, ce qui va normaliser le traitement à l’étranger de la paie des ERP, commencera en janvier 2014.

3.4 Activités simultanées visant à renforcer le CIRF du MAECI

Outre les activités d’évaluation mentionnées dans la section précédente, le MAECI œuvre également à diverses initiatives conçues pour renforcer les processus financiers et les contrôles connexes à l’aide de solutions uniformisées. Voici certaines initiatives :

  • La régionalisation de la prestation des services communs, y compris les finances, dans les missions:Le MAECI a élaboré en 2011 un nouveau modèle de prestation des services communs à l’étranger (MPSC). Ce modèle change les manières de faire à cet égard, y compris en matière de finances. En ce qui concerne les opérations financières, le modèle prévoit l’exécution des opérations comptables (comptes créditeurs, comptes débiteurs et rapprochement bancaire) par un point de prestation de services communs (PPSC) au bénéfice d’un certain nombre de missions clientes. Le modèle vise à uniformiser et améliorer les contrôles internes, à mettre à profit la technologie, à consolider les opérations et à réaliser des gains d’efficience. Cela permet, entre autres, une séparation plus claire des tâches au sein des Finances et une saine gestion des risques financiers. Ce modèle rendra aussi la fonction financière plus uniforme au sein des missions. En 2012-2013, le MAECI a poursuivi la mise en œuvre du nouveau modèle conformément au plan de mise en œuvre.
  • Améliorations sur le plan des outils technologiques pour le système de gestion des finances du Ministère : La gestion automatisée du flux de travail au sein du système ministériel et une solution électronique relative au pouvoir de signature des documents financiers soutiendront deux importants projets du Ministère, soit le projet « De l’approvisionnement au paiement » et le Projet sur la rémunération, les pensions et les avantages sociaux des ERP.
  • Projet d’automatisation « De l’approvisionnement au paiement »:Ce projet permettra au MAECI de mener ses processus opérationnels et d’effectuer les paiements connexes de manière efficace et normalisée. Il permettra au Ministère de mettre en œuvre le système d’autorisation et d’authentification électroniques (AAE) et, grâce à la fonction d’imagerie, d’incorporer certains contrôles clés dans l’application. Les missions de Londres et de New Delhi ont fait un essai pilote de l’application.
  • Projet sur la rémunération, les pensions et les avantages sociaux des employés recrutés sur place (ERP).Ce projet vise à introduire une solution globale uniformisée de gestion de la paye dans plus de 170 missions à l’étranger. La mise en œuvre débutera en janvier 2014 et le projet devrait s’achever au cours de l’exercice 2015-2016.
  • Système normalisé des paiements (SNP) – Projet de conversion dans les missions.L’objectif de ce projet est de créer une Plateforme de paiement internationale standard au moyen du système normalisé des paiements du gouvernement du Canada. Ce projet sera achevé en 2013-2014.
  • Mise en œuvre du modèle du conseiller en gestion financière.Les CGF ont un rôle indépendant de surveillance sur les contrôles internes. Ils agissent comme agent de liaison entre les centres d’expertises financiers et les secteurs, et fournissent de l’information précieuse sur le développement des contrôles internes, participent à leur mise en œuvre et aident à surveiller la conformité. Les CGF examinent et évaluent les processus financiers et rendent compte de leurs conclusions. Le modèle du CGF a été mis en œuvre et le secteur du Chef principal des Finances continue à raffiner le modèle.
  • Services de paiements en ligne des missions (SPEM) :Le SPEM est une application centralisée qui permet aux missions d’accepter des paiements par carte de crédit comme revenus. Il s’agit d’une plateforme de paiements en ligne actuellement utilisée par deux des principales sources de revenus, soit les services consulaires et de passeport et le programme Expérience internationale Canada, une initiative qui permet aux jeunes Canadiens de travailler à l’étranger et aux non-Canadiens de travailler au Canada, jusqu’à concurrence d’un an. Les clients à l’étranger peuvent maintenant effectuer le paiement de ces services au moyen d’une carte de crédit reconnue. Au 1er avril 2013, la mesure était mise en place dans toutes les missions. Le SPEM réduit les risques de fraude que représentent les montants remis en espèces dans les missions et permet d’améliorer les contrôles financiers liés aux revenus.

4. Progrès réalisés et plan d’action

4.1 Progrès réalisés en 2012-2013

Durant l’exercice 2012-2013, le MAECI a continué de faire des progrès importants dans l’évaluation et l’amélioration de ses contrôles clés. Le tableau suivant présente un sommaire des principaux progrès réalisés par le Ministère. Il est fondé sur les plans établis à l’annexe de l’exercice précédent.

Tableau 20 : Engagements provenant de l’annexe de l’exercice précédent
Engagements provenant de l’annexe de l’exercice précédentÉtat d’avancementCommentaires
Processus relatif aux contrôles au niveau de l’entité – Remédier aux lacunes cernéesConsidérablement avancéUn nouveau Code de valeurs et d’éthique du MAECI a été publié. Dans le cadre de la mise en œuvre du Code, le Ministère réexaminera les deux recommandations en suspens qui nécessitaient un suivi de la direction.
Processus relatif aux contrôles généraux des technologies de l'information (CGTI) : achever les tests sur l’efficacité du fonctionnement du SGI BASISEngagement atteintD’importantes améliorations ont été constatées comparativement aux résultats des tests effectués en 2010-2011. Trois lacunes à risque élevé demeurent et feront l’objet d’un suivi en 2013-2014.
Processus relatif aux revenus : Réaliser les tests sur l’efficacité de la conception.Engagement atteintLes tests sur l’efficacité de la conception du processus relatif aux revenus ont été achevés. Ils ont permis de constater quelques exceptions que les responsables du processus se sont engagés à corriger.
Processus relatif aux Directives sur le service extérieur : Déterminer la portée et documenter le processus.Engagement atteintLa portée a été déterminée et les documents de planification relatifs aux sous-processus principaux des DSE ont été élaborés. Les sous processus visés par la portée ont été documentés, à l’exception de ceux qui seront touchés par les changements au système qui seront mis en œuvre en 2013-2014.
Processus relatif aux subventions et contributions : Achever la documentation et les tests sur l’efficacité de la conceptionEngagement atteintLes sous-processus relatifs aux subventions et contributions visés par la portée ont été documentés.
Processus relatif aux subventions et contributions :Achever les tests sur l’efficacité de la conception.Considérablement avancéLes tests effectués au moyen de révisions structurées des processus relatifs aux subventions et contributions visés par la portée ont été achevés et le rapport était publié au moment où la présente annexe a été rédigée.
Processus relatif à la paie des EC : Assurer un suivi concernant l’état d’avancement de la correction des lacunes relatives à l’efficacité du fonctionnementEngagement atteintLe suivi indique qu’une seule recommandation, nécessitant un changement au système, est encore en suspens
Processus relatif à la paie des EC : Réaliser des tests sur l’efficacité du fonctionnement des contrôles manuelsEngagement atteintL’efficacité du fonctionnement des contrôles manuels clés a été testée. Le calcul des salaires avec effet rétroactif effectué par TPSGC n’a pu être testé, car ce ministère est le responsable du sous-processus. Les contrôles relatifs aux détachements n’ont pu être testés en raison d’une lacune non résolue au niveau de la conception.
Processus relatif à la paie des EC : Réaliser l’examen des contrôles visant les applicationsEngagement atteintTrois lacunes des contrôles à faible risque ont été constatées relativement aux droits d’accès actuels aux systèmes. Les risques sont atténués par d’autres contrôles existants.
Processus de paiement à l’AC : Collaborer avec les secteurs responsables pour mettre au point des plans correctifs et commencer les tests sur l’efficacité du fonctionnement si possible.Engagement atteintUn suivi du plan d’action de la direction a été effectué. Toutes les recommandations ont été mises en œuvre en 2012-2013.
Procédures de fin d’exercice et de clôture : Exécuter les tests sur l’efficacité de la conception et sur l’efficacité du fonctionnement.Engagement atteintUn rapport sur l’efficacité de la conception et du fonctionnement, comprenant la détermination des lacunes, des observations et des recommandations, a été rédigé et présenté. Les responsables du processus ont préparé un plan d’action de la direction en vue d’apporter les correctifs nécessaires.
Processus d’établissement du budget et des prévisions : Planification et détermination de la portéeTerminéLe document d’établissement de la portée et de planification est terminé, approuvé et communiqué aux responsables du processus.
Processus propres aux missions : Tel qu’indiqué dans le rapport sur la méthodologie relative à la Politique sur le contrôle interne pour les missions à l’étranger, créer des inventaires de risques et des contrôles.Engagement atteintUn inventaire des risques propres aux missions à l’étranger et des principaux contrôles connexes a été réalisé et sera validé en 2013-2014.

4.2 Plan d’action

Le 26 juin 2013, le gouvernement a fusionné le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) et l’Agence canadienne de développement international (ACDI) pour créer le nouveau ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD). Cette fusion aura des répercussions sur la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne (PCI) au sein du nouveau Ministère, et plus particulièrement, sur les engagements pour les exercices futurs, tel qu’il est indiqué dans la présente annexe. Les répercussions possibles seront évaluées en 2013-2014.

Voici, pour le MAECI seulement, l’état d’avancement et le plan d’action relatifs aux domaines de contrôle relevés pour le prochain exercice financier (2013-2014) et les exercices subséquents :

4.2.1 Plan d’action propre à l’Administration centrale (AC)

D’ici la fin de 2013-2014, le MAECD prévoit :

  1. Élaborer un cadre de gestion ministériel des contrôles internes à approuver par l’administrateur général.
  2. Réévaluer les engagements du MAECI et de l’ACDI pour les exercices futurs et élaborer une nouvelle approche ministérielle concernant la PCI en fonction de la réalité des deux ministères fusionnés (MAECD).
  3. Élaborer une stratégie de surveillance des contrôles internes pour le MAECD.
  4. Processus de paiements à l’AC : Réaliser des tests sur l’efficacité du fonctionnement des contrôles manuels et automatisés.
  5. Processus de gestion des immobilisations : Mettre la documentation à jour, réaliser les tests sur l’efficacité de la conception des processus liés aux immobilisations et commencer à réaliser les tests sur l’efficacité du fonctionnement des immobilisations à l’AC.
  6. Processus relatif aux Directives sur le service extérieur : Préparer la documentation et réaliser les tests sur l’efficacité de la conception des sous processus liés aux DSE.
  7. Processus d’établissement du budget et des prévisions : Documenter les processus d’établissement du budget et des prévisions (y compris le rôle des CGF).
  8. Processus relatif aux revenus : Réaliser les tests sur l’efficacité du fonctionnement des contrôles relatifs aux revenus.
  9. Processus propres aux missions : Tel qu’indiqué dans le rapport sur la méthodologie relative à la Politique sur le contrôle interne pour les missions à l’étranger, l’inventaire des risques et les principaux contrôles connexes seront validés et déployés dans toutes les missions (voir plus loin le plan d’action propre aux missions).
Tableau 21 : Plan* d’évaluation global du MAECD pour 2013-2014 et pour les années subséquentes.
Processus opérationnelPlanification et détermination de la portéeDocumentEfficacité de la conceptionTests sur l’efficacité du fonctionnement (EF) et surveillance des contrôles
Tests sur l’EFSurveillance
* Ce plan est fondé sur les ressources et la situation actuelles du MAECI en matière d’environnement de contrôle et de risques, avant sa fusion avec l’ACDI. Il sera mis à jour en 2013-2014 pour tenir compte de la fusion.
Cadre de gestion du contrôle interne du MAECD2013-2014
Réévaluation des engagements du MAECD pour le prochain exercice2013-2014
Élaboration d’une stratégie de surveillance des contrôles internes pour le MAECD2013-2014
Contrôles au niveau de l’entité (CNE)TerminéTerminéTerminé2014-20152015-2016
Contrôles généraux des technologies de l’information (CGTI)TerminéTerminéTerminéTerminé2014-2015
Paie – ECTerminéTerminéTerminéTerminé2014-2015
Paie – ERPVoir les engagements liés aux processus propres aux missions
Paiements – à l’ACTerminéTerminéTerminé2013-20142014-2015
Paiements – dans les missionsVoir les engagements liés aux processus propres aux missions
Immobilisation à l’ACTerminéTerminé2013-20142014-20152015-2016
Subventions et contributionsTerminéTerminéTerminé2014-20152015-2016
Directives sur le service extérieurTerminéTerminé2013-20142014-20152015-2016
Procédures de fin d’exerciceTerminéTerminéTerminéTerminé2013-2014
Établissement du budget et prévisionsTerminé2013-20142014-20152014-20152015-2016
RevenueTerminéTerminéTerminé2013-20142014-2015

4.2.2 Plan d’action propre aux missions

Une stratégie a été élaborée et approuvée afin de veiller à ce que l’évaluation du contrôle interne exercé sur les rapports financiers (CIRF) soit adaptée au réseau de missions à l’étranger et à leurs risques particuliers

Selon cette stratégie, le tableau ci-dessous présente le plan d’action lié à la mise en œuvre de la PCI dans les missions du MAECD à l’étranger.

Tableau 22 : Plan d’action propre aux missions
Principale mesure2012-20132013-20142014-2015 et exercices subséquents
* à réaliser durant l’exercice indiqué.
Évaluation des risques liés aux missionsTerminéTerminéTerminéTerminéTerminéTerminéMise à jour 
Élaboration de la méthodologie relative à la PCI pour les missions à l’étrangerTerminé  
Inventaire des risques et des contrôles clésTerminé  
Validation des contrôles internes clés exercés sur les rapports financiers (tous les processus opérationnels dans les missions) * 
Élaboration d’une stratégie de mise en œuvre et de communications * 
Mise en œuvre des contrôles clés dans toutes les missions (à l’exception des processus liés à la rémunération, aux pensions et aux avantages des ERP) * 
Conception/validation et mise en œuvre des contrôles clés des applications (applications liées à la rémunération, aux pensions et aux avantages sociaux des ERP)  *
Tests sur l’efficacité du fonctionnement des contrôles clés  *
Surveillance des contrôles clés axée sur le risque  *