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5. Responsabilité

États financiers 2009-2010

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Table des matières

• État de la Responsabilité de la Direction
• État de la Situation Financière (non vérifié)
• État des Résultats (non vérifié)
• État de l'Avoir du Canada (non vérifié)
• État des Flux de Trésorerie (non vérifié)
• Notes complémentaires aux États Financiers (non vérifiées)
• Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers pour l’exercice 2009-2010
  • 1. Introduction
    • 1.1 Pouvoirs, mandat et activités du programme
    • 1.2 Principales données financières
    • 1.3 Ententes de services afférentes aux états financiers
    • 1.4 Changements importants au cours de l’exercice 2009-2010
  • 2. Environnement de contrôle dans lequel s’inscrit le CIRF au MAECI
    • 2.1 Positions, rôles et responsabilités clés
    • 2.2 Mesures clés prises par le MAECI pour l’ensemble de l’organisation
  • 3. Évaluation du système de CIRF
    • 3.1 Base de référence de l’évaluation
    • 3.2 Évaluation du MAECI – Portée et méthode
  • 4. Résultats de l’évaluation du MAECI
    • 4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés
    • 4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés
  • 5. Plan du MAECI pour l’avenir
    • 5.1 Progrès réalisés en date de mars 2010
    • 5.2 Plan d’action

Déclaration de Responsabilité de la Direction Englobant le Contrôle Interne en Matière de Rapports Financiers

La responsabilité de l’intégrité et de l’objectivité des états financiers ci-joints pour l’exercice s'étant terminé le 31 mars 2010 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du Ministère. Ces états financiers ont été préparés par la direction conformément aux politiques comptables du Conseil du Trésor, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus au Canada pour le secteur public.

La direction est responsable de l’intégrité et de l’objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l’importance relative des postes en question. Pour s’acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l’enregistrement centralisé des opérations financières du Ministère. Les renseignements financiers présentés aux fins de l’établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers conçu pour donner une assurance raisonnable que l’information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d’autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l’objectivité et l’intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement; en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités; en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du Ministère sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction; et en effectuant une évaluation annuelle de l’efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers.

Une évaluation pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2010 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne et ses résultats ainsi que les plans d’action qui en découlent sont résumés en annexe.

Le système de contrôle interne en matière de rapports financiers est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, évaluer l’efficacité des contrôles clés associés, et apporter les ajustements nécessaires.

Le système de contrôle interne s’appuie sur le personnel de la vérification interne, qui fait des vérifications et des examens périodiques de divers secteurs des activités du ministère. La direction reçoit aussi l’appui du Comité ministériel de vérification (CMV). Le rôle fondamental du CMV consiste à veiller à ce que les sous-ministres obtiennent des conseils objectifs et des recommandations sur la pertinence des processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques du Ministère. Le CMV révise les domaines de gestion de base du Ministère, les processus de contrôle et de responsabilisation, y compris l’établissement des rapports. Plus précisément, le CMV examine les états financiers du Ministère, ainsi que toutes les estimations et décisions comptables importantes qu’ils contiennent, avec la direction et informe les sous-ministres de toutes préoccupations matérielles apparentes. De plus,  le dirigeant de la vérification interne du Ministère a un accès complet et sans restriction, et se réunit régulièrement avec le CMV.

État de la situation financière (non vérifié)

État des Résultats  (non vérifié)

Les notes complémentaires font partie intégrante de ces états financiers.

État de l'avoir du Canada (non vérifié)

Les notes complémentaires font partie intégrante de ces états financiers.

État des Flux de Trésorerie (non vérifié)

Les notes complémentaires font partie intégrante de ces états financiers.

Notes Complémentaires aux États Financiers (non vérifiées)

1. Mandat et objectifs

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (ci-après appelé « le Ministère ») exerce son activité en vertu de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, LRC 1985, ch. E 22. 

Le nouveau Rapport sur les plans et priorités (RPP) de 2008-2009, approuvé par le Conseil du Trésor, a été établi d’après l'Architecture des activités de programme (AAP) du Ministère. L'information financière contenue dans le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de 2009-2010 a aussi été rapportée à partir de cet AAP. L’AAP présente les trois résultats stratégiques du Ministère, qui sont énoncés comme des résultats obtenus. Les résultats stratégiques sont soutenus par une matrice en cascade des activités, des sous activités et des sous sous activités de programme.  

Les résultats stratégiques du Ministère peuvent être décrits de manière générale de la façon suivante : (a) fournir des conseils et une coordination en matière de politique stratégique et entreprendre des activités diplomatiques et de défense des intérêts pour le plus grand avantage du Canada et des Canadiens, en s'inspirant des intérêts et des valeurs du pays; (b) aider les Canadiens en leur fournissant des services commerciaux, consulaires et de passeport à l'échelle internationale; et (c) gérer un réseau de missions à l'étranger pour le compte du gouvernement du Canada. Pour résumer, les résultats stratégiques font état des avantages durables et à long terme qui sont conférés aux Canadiens par le Ministère, comme suit :   

Résultat stratégique no 1 : Le programme international du Canada : Le programme international du Canada est modelé sur les bénéfices et avantages du Canada, conformément aux valeurs et aux intérêts du pays. 

• Activité de programme no 1 : Conseils stratégiques et Intégration des politiques internationales –  fournir des orientations, de l'information et des conseils stratégiques, et promouvoir l'intégration et la coordination de la politique étrangère et des politiques économiques internationales du Canada. 
• Activité de programme no 2 : Diplomatie et Défense des intérêts – faire participer et influencer les différents acteurs internationaux et exécuter des programmes et des fonctions diplomatiques sur la scène internationale.  

Résultat stratégique no 2 : Les services internationaux destinés aux Canadiens : Les Canadiens sont satisfaits des services commerciaux, consulaires et de passeport.  

• Activité de programme no 3 : Commerce international – gérer et distribuer des services et des conseils commerciaux aux entreprises canadiennes.  
• Activité de programme no 4 : Affaires consulaires – gérer et distribuer des services et des conseils de nature consulaire aux Canadiens. 
• Activité de programme no 5 : Passeport Canada – gérer et distribuer des services de passeport aux Canadiens en utilisant le Fonds renouvelable de Passeport Canada. 

Résultat stratégique no 3 : La plateforme internationale du Canada : Le Ministère entretient un réseau de missions offrant une infrastructure et des services qui permettent au gouvernement du Canada d'atteindre ses priorités internationales.

• Activité de programme no 6 : La plateforme internationale du Canada : Soutien à l'administration centrale – gérer et distribuer des services et de l'infrastructure à l'administration centrale pour faciliter la représentation du Canada à l'étranger. 
• Activité de programme no 7 : La plateforme internationale du Canada : Soutien aux missions à l'étranger – gérer et distribuer des services et de l'infrastructure dans les missions pour faciliter la représentation du Canada à l'étranger.  

Les services internes sont la combinaison des processus et services liés aux activités qui rendent possible l'ensemble des opérations du Ministère. Dans l'ensemble, les services internes permettent au Ministère de s'acquitter de ses fonctions statutaires et de faire progresser ses résultats stratégiques.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor énoncés ci-après, lesquelles s'appuient sur les principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux principes comptables généralement reconnus au Canada. Suite aux modifications de la NCCT 1.2, les chiffres comparatifs ont été redressé pour refléter les changements tels que détaillés dans la note 14.  

Les principales conventions comptables sont les suivantes :  

a) Autorisations parlementaires : Le Ministère est financé par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties au Ministère ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'État des Résultats et dans l'État de la Situation Financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers.   

b) Consolidation : Ces états financiers incluent les comptes de Passeport Canada. Les opérations de revenus et de charges et tous les autres comptes d’actif et de passif entre Passeport Canada et le Ministère ont été éliminés. 

c) Encaisse nette fournie par le gouvernement : Le Ministère fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le Ministère est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le Ministère sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.   

d) Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser) découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations du Ministère et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que le Ministère a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.

(e) Revenus : Les revenus provenant de droits réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.   

1. Les fonds reçus de tiers externes à des fins précises sont comptabilisés dès leur réception comme revenus reportés. Ils sont constatés dans l'exercice au cours duquel les charges connexes sont engagées.  
2. Les fonds qui ont été reçus sont comptabilisés comme revenus reportés dans la mesure où le Ministère a une obligation envers d'autres parties de fournir des biens, des services, ou des actifs qui seront utilisés à une date future.  
3. Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.  

f) Charges : Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d’exercice :

1. Les subventions sont comptabilisées dans l'exercice au cours duquel les critères de paiement sont satisfaits. En ce qui concerne les subventions ne faisant pas partie d'un programme existant, la charge est constatée lorsque le gouvernement annonce la décision d'effectuer un transfert ponctuel, dans la mesure où le Parlement a approuvé la loi habilitante ou l'autorisation de paiement avant que les états financiers ne soient achevés.  
2. Les contributions sont comptabilisées dans l'exercice au cours duquel le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions de l'accord de transfert, dans la mesure où le transfert est autorisé et que le montant peut être estimé de manière raisonnable. Des avances peuvent être émises à des bénéficiaires dans les cas où les critères d'avance ont été respectés, et quand toutes les conditions de l'entente contractuelle n'ont pas encore été remplies.  
3. Les indemnités de vacance et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi.   
4. Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, les services juridiques et les indemnités des accidentés de travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.  

g) Avantages sociaux futurs :  

1. Prestations de retraite : Les employés canadiens admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique. Il s’agit d’un régime multi-employeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du Ministère sont passées en charges dans l’exercice au cours duquel elles sont effectuées, et elles représentent l’obligation totale du Ministère à l’égard du régime. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada en sa qualité de répondant du régime. Selon les dispositions législatives en vigueur, le Ministère n’est pas tenu de verser des cotisations au titre de l’insuffisance actuarielle du régime. Les employés recrutés sur place admissibles participent à divers régimes conçus et administrés d’après les lois et les pratiques locales, ou à un régime de retraite mondial qui est administré par l’administration centrale du Ministère.    
2. Indemnités de départ : Les employés canadiens et les employés recrutés sur place ont droit à des indemnités de départ en vertu de leurs conventions collectives ou de leurs conditions d’emploi. Ces avantages sociaux s’accumulent à mesure que les employés accomplissent le service nécessaire pour y avoir droit. L’obligation des employés canadiens s’y rapportant est calculée à l’aide de l’information provenant des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle relativement aux indemnités de départ pour l’ensemble du gouvernement. L'obligation des employés recrutés sur place est établie en fonction des exigences opérationnelles de la mission, des lois et des pratiques locales et est calculée selon le nombre d'employés admissibles multiplié par l'indemnité de départ estimée, établie en fonction de l'expérience historique.   

h) Argent comptant : L’argent comptant du Ministère se compose de fonds en transit en provenance des missions et de fonds reçus, mais non encore déposés, partiellement compensés par les crédits aux comptes d’avances temporaires. Cet argent comptant sert à faciliter les opérations. Tous les comptes en devises étrangères sont évalués au cours affiché le 31 mars.   

i) Comptes débiteurs et prêts : Les débiteurs et les prêts sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation. Des provisions sont établies pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.  

j) Passif éventuel : Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.  

k) Charges payées d’avance : Les charges payées d’avance du Ministère sont principalement composées de loyers et de paiements de transfert lorsqu’un bénéficiaire demande un paiement anticipé et que certaines des modalités et conditions seront satisfaites au cours d’un exercice ultérieur. Les charges payées d’avance sont comptabilisées comme des actifs non financiers jusqu’à ce que les services connexes soient rendus, les biens consommés ou les modalités de l’accord contractuel satisfaites.  

l) Stocks : Les stocks comprennent des pièces, des matériaux et des fournitures conservés en vue de la prestation future des programmes et non destinés à la vente, ainsi que des stocks destinés à la vente. Tous les stocks sont évalués au prix coûtant. S’ils ne peuvent plus servir, ils sont évalués au prix coûtant ou à la valeur de réalisation nette, selon la valeur la plus faible.   

m) Opérations en devises étrangères : Les opérations portant sur des devises étrangères sont converties en dollars canadiens à l’aide du taux de change en vigueur à la date où elles ont lieu. Les actifs et passifs monétaires libellés en devises étrangères sont convertis en dollars canadiens à l’aide du taux de change en vigueur le 31 mars. Les gains et les pertes résultant d’opérations en devises étrangères sont consolidés et le résultat net sera inclus dans les Charges ou dans les Revenus de l'État des Résultats (ainsi que dans la note 13), dépendament s’il s’agit d’une perte ou d’un gain.   

n) Immobilisations corporelles : Toutes les immobilisations corporelles et améliorations locatives d’un coût initial de 10 000 dollars et plus sont comptabilisées à leur coût d’achat. Le Ministère n’inscrit pas aux actifs immobiliers les biens incorporels, les œuvres d’art, les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique, les biens situés dans des réserves indiennes et les collections de musées.   

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire à l’égard de leur durée de vie utile estimative. Les périodes d’amortissement sont présentées comme suit :  

Les immobilisations en cours (en construction) sont comptabilisées dans la catégorie applicable dans l'exercice au cours duquel elles deviennent utilisables et ne sont amorties qu'à partir de cette date.  

o) Incertitude relative à la mesure : L’établissement de ces états financiers conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor, qui sont compatibles avec les principes comptables généralement reconnus au Canada pour le secteur public, oblige la direction à faire des estimations et à poser des hypothèses qui influent sur les montants déclarés de l’actif, du passif, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment d’établir ceux-ci, la direction estime que ces estimations et hypothèses sont raisonnables. Les éléments les plus importants pour lesquels on utilise des estimations sont le passif éventuel, le passif relatif aux indemnités de départ et à la durée de vie utile des immobilisations corporelles, que l’on présume généralement être la même que leur période d’amortissement. Les résultats réels pourraient différer sensiblement des estimations. Celles-ci sont examinées périodiquement et, à mesure que des rajustements deviennent nécessaires, ils sont enregistrés dans les états financiers de l’exercice où ils sont connus.

3. Crédits parlementaires

Le Ministère reçoit la plus grande partie de son financement au moyen de crédits parlementaires annuels. Les éléments comptabilisés dans l'État des Résultats et l'État de la Situation Financière d'un exercice peuvent être financés au moyen des crédits parlementaires qui ont été autorisés dans des exercices précédents, pendant l'exercice en cours ou dans des exercices futurs. En conséquence, les résultats de fonctionnement nets du Ministère diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Le but de la note 3 est de réconcilier ces deux méthodes. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants (en milliers de dollars) :  

Étant donné que les crédits sont principalement fondés sur les besoins de trésorerie et que le coût de fonctionnement net est établi selon la comptabilité d’exercice, les deux montants seront toujours différents. La variance s’explique essentiellement par les régularisations et le revenu non disponible pour dépenser qui n’ont aucune incidence sur les crédits, mais sont inclus dans le coût de fonctionnement net. La variance s’explique également par divers éléments classifiés en tant qu’actifs dans l’État de la Situation Financière (i.e. inventaire, charges payées d’avance, immobilisations corporelles) qui influent sur les crédits, mais ne sont pas inclus dans le coût de fonctionnement net.

(en milliers de dollars)

Les crédits parlementaires fournis (i.e. autorisations disponibles des exercices antérieurs de Passeport Canada et des produits de la vente de biens excédentaires de l'État, de même que les autorisations de l’exercice courant provenant du Budget principal des dépenses et des Budgets supplémentaires des dépenses) sont rapprochés aux crédits parlementaires de l’exercice en cours utilisés et correspondent aux montants indiqués sous les rubriques « Disponible pour emploi » et « Employés au cours de l’exercice courant » tel qu’il est indiqué dans le « Sommaire de la provenance et de l'utilisation des autorisations » du volume II des Comptes publics.

4. Comptes débiteurs et avances

Le tableau suivant donne le détail des débiteurs et des avances (en milliers de dollars) :

5. Stocks

Le tableau ci-dessous donne le détail des stocks évalués selon la méthode du coût moyen (en milliers de dollars) :

Le coût des stocks utilisés, constaté comme une charge à l'État des Résultats, se chiffre à 23 313 519 $ pour 2009-2010 (19 320 127 $ pour 2008-2009).

6. Immobilisations corporelles

(en milliers de dollars)

Les charges d’amortissement pour l’exercice terminé le 31 mars 2010 s'élèvent à 89 478 773$ (83 463 608$ en 2009).

Les actifs en construction aliénés sont des actifs qui ont commencé à être utilisés au cours de l'exercice et qui ont été transférés dans la catégorie d'immobilisations pertinente.  

7. Créditeurs et charges à payer

Le tableau ci-dessous donne le détail des créditeurs et des charges à payer du Ministère (en milliers de dollars).  

8. Revenus reportés

Les revenus reportés comprennent des sommes d’argent reçues à titre de paiement anticipé de services devant être fournis par le Ministère pour le compte de tiers et des dépôts et chèques non réclamés versés au titre des droits de passeport. Le détail des opérations relatives à ce compte est le suivant (en milliers de dollars) :  

9. Avantages sociaux futurs

a) Prestations de retraite : Les employés canadiens du Ministère participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de ce régime s’accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de service ouvrant droit à une pension, multiplié par la moyenne des gains des 5 meilleures années consécutives. Elles sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et indexées selon l’inflation.  

Les employés ainsi que le Ministère versent des cotisations couvrant le coût du régime. Les charges s’élèvent à 86 945 252 $ pour 2009-2010 (76 138 004 $ pour 2008-2009), ce qui représente environ 1,9 fois (2,0 fois en 2008-2009) les cotisations des employés.

La responsabilité du Ministère relativement au régime se limite à ses cotisations. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada en sa qualité de répondant du régime.  

Les employés recrutés sur place participent à divers régimes de retraite conçus et administrés d’après les lois et les pratiques locales, ou au régime de retraite mondial qui est administré à l’administration centrale du Ministère. Le gouvernement du Canada parraine tous les régimes, ces derniers pouvant être des régimes à cotisations déterminées ou à prestations déterminées, provisionnés ou par répartition. Les cotisations de l’employeur pour 2009-2010 s'élèvent à 19 412 613 $ (17 236 287 $ en 2008-2009).

b) Indemnités de départ : Le Ministère verse des indemnités de départ à ses employés en fonction de leur admissibilité, de leurs années de service et de leur salaire final. Le passif au titre des indemnités de départ pour les employés canadiens est fondé sur un taux fournis par le Conseil du Trésor et est affecté sur la masse salariale admissible au 31 mars. Le Conseil du Trésor détermine le taux selon une évaluation actuarielle du passif futur pour l’ensemble des employés admissibles du gouvernement. Le taux au 31 mars 2010 était de 27,36 % (26,92 % au 31 mars 2009). Pour les employés recrutés sur place, le passif est fondé sur des données historiques au moyen desquelles une indemnité de départ moyenne par employé recruté sur place est calculée. Ce coût est multiplié par le nombre total d’employés recrutés sur place admissibles au 31 mars 2010 et un taux de mises à pied/paiement de 65 %.

Ces indemnités ne sont pas capitalisées d’avance. Les prestations seront payées à même les crédits futurs. Les données relatives aux indemnités de départ au 31 mars étaient les suivantes (en milliers de dollars):
 

Le passif au titre des indemnités de départ des employés canadiens s’élève à 52 millions de dollars, alors que celui des employés recrutés sur place est de 83 millions de dollars.

10. Passif éventuel

Les éléments du passif éventuel surviennent dans le cours normal des activités du Ministère, et leur dénouement est inconnu. Ces demandes comprennent des montants déterminés et d'autres pour lesquels aucun montant n'est indiqué. Selon l'évaluation du Ministère, les poursuites pour réclamations en suspend au 31 mars 2010 sont estimées à 18 383 029 488 $ (15 729 334 907 $ au 31 mars 2009). Des poursuites judiciaires en instance dont l'issue ne peut être déterminée s’élevaient à un total approximatif de 6 335 989 084 $ au 31 mars 2010 (14 668 602 897 $ au 31 mars 2009). De cette somme, 501 111 600 $ (765 837 540 $ au 31 mars 2009) concernent des litiges pour lesquels un autre ministère a été nommé à titre de codéfendeur. Certaines de ces obligations éventuelles pourraient devenir des obligations réelles à la suite de décisions des tribunaux ou de règlements à l’amiable. Dans la mesure où les décisions des tribunaux risquent d’être défavorables et où l’on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge dans les états financiers. Des charges à payer d’une valeur de 3 000 000 $ (3 153 010 $ au 31 mars 2009) ont été enregistrées dans l’État de la Situation Financière.

11. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités du Ministère peuvent donner lieu à des contrats et des obligations en vertu desquels le Ministère sera tenu d'effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour mettre en oeuvre ses programmes de paiements de transfert ou pour l'acquisition de biens ou de services. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite (en milliers de dollars):

12. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, le Ministère est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d’État du gouvernement du Canada. Il conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. Le Ministère a en outre reçu, au cours de l’exercice, des services d’autres ministères à titre gratuit, comme indiqué à la section a).

a) Services fournis gratuitement par d'autres ministères :

Au cours de l’exercice, le Ministère a reçu gratuitement des services d’autres ministères (locaux, services juridiques, cotisations de l’employeur au régime de soins de santé et au régime de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail). Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l’État des Résultats (en milliers de dollars) :

b) Soldes des comptes créditeurs et débiteurs entre apparentés en fin d’exercice (en milliers de dollars) :

c) Administration de programmes au nom d’autres ministères :

Le Ministère compte un certain nombre de protocoles d’entente avec des ministères partenaires relativement à l’administration de programmes particuliers à l’étranger. Les charges correspondantes sont reflétées dans les états financiers des ministères partenaires, et non dans ceux du Ministère. Le Ministère a administré environ 179 000 000 $ (224 000 000 $ en 2008-2009) à l’égard d’activités de programme et d'activités opérationnelles d'autres ministères. Le Ministère a aussi recouvré environ 227 000 000 $ (267 000 000 $ en 2008-2009) en revenus au nom de nos ministères partenaires. Ces revenus ont été versés à ces derniers et sont reflétés dans les états financiers de nos ministères partenaires, et non dans ceux du Ministère.  

d) Gestion et administration des services communs :

Conformément à la politique des services communs du Conseil du Trésor (février 1997), et à la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (1985), le Ministère a pour mandat de gérer l'approvisionnement des biens, services et biens immobiliers dans les missions à l'étranger. Les ministères sont tenus de recourir à ces services communs lorsqu'ils doivent appuyer les missions diplomatiques et consulaires du Canada à l'étranger.  

Des protocoles d’entente sont en vigueur entre le Ministère, les ministères partenaires, les sociétés d'État et les organismes non fédéraux pour définir les rôles et les responsabilités de toutes les parties. Ils décrivent notamment les principes et les lignes directrices opérationnelles qui régissent la gestion et l’administration du régime des services communs, les spécifications relatives aux services et aux normes de prestation de services, le financement des services communs, les responsabilités des parties et le règlement des différends.  

i. Services communs fournis aux autres ministères  

Afin de faciliter une prestation de services communs efficace et rentable à l’appui des programmes internationaux mis en œuvre par l’ensemble des ministères fédéraux et des organismes du gouvernement du Canada, le Protocole d’entente interministériel sur les activités et le soutien des missions à l’étranger a été signé en avril 2004.

Pour l’année financière terminée le 31 mars 2010, les charges relatives aux modifications apportées à la représentation des ministères partenaires à l’étranger sont inscrites dans les états financiers du Ministère. Les crédits du Ministère sont rajustés selon la mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR) et les crédits supplémentaires de l’exercice.

Cette activité s’élève approximativement à 8 570 000 $ (24 854 000 $ en 2008-2009) reçu à titre de financement permanent administré par la MJANR et 17 193 000 $ (27 018 000 $ en 2008-2009) en financement en cours d’exercice reçu par l’intermédiaire de crédits supplémentaires.

ii. Services communs fournis aux cooccupants

Afin de faciliter une prestation de services communs efficace et rentable à l’appui des programmes internationaux mis en œuvre par les cooccupants, des protocoles d’entente individuels sont signés. Les cooccupants comprennent des entités non ministérielles, des sociétés d’État, des administrations provinciales ou territoriales, des gouvernements étrangers et des organisations non gouvernementales qui partagent les locaux des missions du Ministère à l’étranger.    

Pour l’exercice terminé le 31 mars 2010, cette activité s’élève approximativement à 15 565 000 $ (9 065 000 $ en 2008-2009) en financement en cours d’exercice reçu par l’entremise du compte à fins déterminées et des recettes tirées d’une activité de crédit net.   

Cette activité représente le recouvrement des coûts engagés, dont une partie peut être dépensée de nouveau en vertu de la lettre de décision du Conseil du Trésor sur les crédits nets. Seuls les fonds provenant d’un crédit net apparaissent sur les états financiers du Ministère.

13. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur l'Architecture des activités de programme du Ministère. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés par les principales activités de programme, par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période (en milliers de dollars) :

14. Adoption de nouvelles conventions comptables

Tel que mentionné dans la note 2, le Ministère a adopté la nouvelle norme comptable du Conseil du Trésor, soit la NCCT 1.2 : États financiers des ministères et organismes, qui s'applique au Ministère à compter de l'exercice 2009-2010. Conséquemment, les chiffres comparatifs pour 2008-2009 ont été redressés. Le principal changement aux conventions comptables du Ministère découlant de l'adoption de la nouvelle norme NCCT 1.2 est la constatation des montants à recevoir du Trésor parmi les éléments d'actif dans l'État de la Situation Financière et le retrait des investissements dans les sociétés d'État (Corporation commerciale canadienne, Exportation et développement Canada, Centre de recherches pour le développement international). De plus, selon la recommandation du bureau du contrôleur général, le Compte du Canada a été retiré des états financiers du Ministère. Suite à cette recommandation, les résultats de 2008-2009 ont été redressés afin d'inclure uniquement les résultats du MAECI et de Passeport Canada.

L'adoption des nouvelles conventions comptables du Conseil du Trésor est présentée de manière rétroactive. Le tableau ci-dessous montre les répercussions sur les chiffres comparatifs pour 2008-2009 (en milliers de dollars):

15. Information comparative

Les chiffres de l'exercice précédent ont été reclassés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l'exercice en cours. En 2008-2009, le Ministère n'a pas réalloué les revenus et dépenses des services internes aux autres activités de programme. De plus, les dépenses reliées aux déplacements et communications sont présentées sous deux postes distincts cette année financière. Pour plus d'informations sur les états financiers de 2008-2009, visitez le site États financiers 2008-2009.

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers pour l’exercice 2009-2010

1. Introduction

Le présent document est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) pour l’exercice 2009-2010. Conformément à la nouvelle Politique sur le contrôle interne (PCI) du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 1^er avril 2009, ce document contient des renseignements récapitulatifs sur les mesures prises par le MAECI pour maintenir l’efficacité de son système de contrôle interne des rapports financiers (CIRF). Plus précisément, il renferme des données récapitulatives sur les évaluations effectuées par le MAECI en date du 31 mars 2010, ce qui comprend le progrès, les résultats et les plans d’action connexes ainsi que les principales données financières permettant de mieux comprendre l’environnement de contrôle propre au Ministère.

Il importe de noter que le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer tous les risques possibles, mais plutôt pour atténuer les risques à un niveau raisonnable au moyen de contrôles adaptés et proportionnels à ces derniers. Le maintien de l’efficacité d’un système de CIRF consiste en un processus continu visant à évaluer l’efficacité et à apporter des ajustements au besoin, à identifier les risques principaux et les contrôles clés s’y rattachant ainsi qu’à suivre le rendement du système sur un plan d’amélioration continue. Par conséquent, la portée, le rythme et l’état des évaluations menées par les différents ministères sur l’efficacité de leur système de CIRF varieront en fonction des risques et des circonstances spéciales propres à ces derniers.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités du programme

L’orientation stratégique donnée au mandat et au rôle du Ministère se fonde sur les trois résultats stratégiques définis dans l’architecture des activités de programmes de ce dernier :

• Programme international du Canada – Le programme international est modelé en fonction des bénéfices et des avantages pour le Canada, conformément aux valeurs et aux intérêts du pays.
• Services internationaux destinés aux Canadiens – Les Canadiens sont satisfaits des services commerciaux, consulaires et de passeport.
• Plateforme internationale du Canada – Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international entretient un réseau de missions offrant une infrastructure et des services qui permettent au gouvernement du Canada d’atteindre ses priorités internationales.

Conformément à la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le Ministère a le mandat de gérer et de diriger les missions diplomatiques et consulaires du Canada, ce qui englobe la supervision des activités officielles de divers ministères et agences du gouvernement du Canada représentés à l’étranger.

Il est possible d’obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités du programme du MAECI en consultant le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités.

1.2 Principales données financières

Les états financiers (non vérifiés) de l’exercice 2009-2010 du MAECI sont disponibles à. Il est également possible d’obtenir de l’information sur les Comptes publics du Canada à :

• Les dépenses totales ont atteint 2,9 G$. Les salaires et les honoraires comptent pour la majorité de ces dépenses (38 % ou 1,1 G$) et sont suivis des paiements de transfert (29 % ou 836 M$).
• Les recettes totales ont atteint 458 M$, provenant principalement de la vente de biens et de services (99 % ou 455 M$).
• Les immobilisations corporelles représentent 79 % de l’ensemble de l’actif du Ministère (1,2 G$). Les comptes créditeurs et les charges à payer forment plus de 60 % du passif total (453 M$).
• Les opérations du MAECI sont menées à l’administration centrale, située dans la région de la capitale nationale, dans 18 bureaux à l’échelle du Canada et dans plus de 170 missions à l’étranger. Le soutien apporté aux missions à l’étranger représente 27 % des dépenses opérationnelles du MAECI. Les rapports financiers et les opérations financières (nationales et internationales) sont regroupés sous la responsabilité de la Direction générale de comptabilité ministérielle, finance, politiques et systèmes financiers, qui est située dans la région de la capitale nationale.
• Le principal système financier du MAECI est le SGI, un logiciel fondé sur le SAP, lequel est connecté à des systèmes sources qui lui fournissent des renseignements.
• Passeport Canada est une agence exploitante distincte dont les résultats financiers sont consolidés dans les états financiers du Ministère. Les états financiers de Passeport Canada sont vérifiés par un vérificateur externe indépendant.

1.3   Ententes de services afférentes aux états financiers

Le MAECI a recours à d’autres ministères gouvernementaux pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers.

• L’Administration centrale de TPSGC gère le paiement des salaires des employés au Canada, l’acquisition de biens et de services ainsi que la prestation de locaux à bureaux au Canada.

• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses indemnités et charges à payer, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ pour les employés canadiens.

• Le Ministère a conclu plusieurs protocoles d’entente (PE) avec des ministères partenaires en ce qui concerne l’administration de programmes exécutés à l’étranger. Le MAECI a également pour mandat de gérer l’achat de biens, de services et de biens immobiliers dans les missions à l’étranger ainsi que de payer le salaire des employés recrutés sur place qui travaillent à la réalisation des programmes du MAECI et des partenaires de ce dernier.

1.4   Changements importants au cours de l’exercice 2009-2010

En 2009-2010, un changement important a été effectué au chapitre de la présentation des états financiers du Ministère. Pour l’exercice se terminant le 31 mars 2010, le Compte du Canada ne figurera plus dans les états financiers du MAECI.

Au cours de l’année, le Ministère a adopté la nouvelle norme comptable du Conseil du Trésor (NCCT 1.2), à laquelle était assujetti le Ministère durant l’exercice 2009-2010. L’important changement qu’il faut apporter aux conventions comptables du MAECI en raison de l’adoption de la nouvelle NCCT 1.2 consiste à inclure les créances sur le Trésor en tant qu’actif à l’état de la situation financière.

En avril 2010, Gordon White a remplacé Bruce Hirst au poste d’agent principal des finances du Ministère. En juin 2010, Morris Rosenberg a remplacé Len Edwards en tant que sous-ministre des Affaires étrangères.

2. Environnement de contrôle dans lequel s’inscrit le CIRF au MAECI

Le MAECI reconnaît qu’il incombe à la haute direction de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d’un système efficace de CIRF et qu’ils soient en mesure d’exercer efficacement leurs responsabilités à cet égard. En ce qui touche l’environnement de contrôle, le MAECI a pour objectif de s’assurer que les risques sont bien gérés et de favoriser un processus continu d’amélioration abordable.

2.1 Positions, rôles et responsabilités clés

Administrateur général – À titre d’agent comptable du MAECI, le sous-ministre des Affaires étrangères est l’administrateur général du Ministère et il assume la responsabilité et la direction générales de la régie, de la gestion et de la supervision des ressources ministérielles, ainsi que des mesures prises pour maintenir un système de contrôle interne efficace. Dans le cadre de ses fonctions, l’administrateur général préside le Conseil exécutif.

Sous-ministre du Commerce international et sous-ministre délégué des Affaires étrangères – Conformément à l’article 8.1 de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international « … ils exercent les pouvoirs et fonctions que le ministre ou le sous-ministre leur attribue. »

Agent principal des finances (APF) – L’agent principal des finances du MAECI relève directement de l’administrateur général et guide la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de contrôle interne efficace et intégré en matière de rapports financiers, y compris son évaluation annuelle. En tant que membre du conseil exécutif, l’APF fournit un leadership fonctionnel et met l’accent sur la gestion financière.

Cadres supérieurs du Ministère – Les cadres supérieurs du MAECI chargés de la prestation d’un programme sont responsables du maintien et de l’évaluation de l’efficacité du système de CIRF relevant de leur responsabilité.

Chefs de mission (CDM) – Les chefs de mission sont responsables de la gestion et de la direction des activités de leur mission, ce quoi comprend le maintien et l’évaluation de l’efficacité du système de CIRF relevant de leur responsabilité.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le dirigeant principal de la vérification du MAECI est placé sous l’autorité directe de l’administrateur général et fournit une assurance en effectuant périodiquement des vérifications internes qui aident à maintenir l’efficacité du système de CIRF.

Comité de vérification du Ministère (CVM) – Le CVM est un comité consultatif qui émet des opinions objectives sur les processus de gestion des risques, de contrôle et de responsabilisation du Ministère. Il est composé de quatre membres externes, y compris le président. Comme l’indique la PCI, le CVM sera consulté, selon le cas, en ce qui a trait aux plans d’évaluation du risque et aux résultats connexes liés à l’efficacité du système ministériel de CIRF.

Conseil exécutif – Le Conseil exécutif examine et approuve les recommandations de tous les comités, mais plus précisément celles qui ont une incidence sur la gestion financière du Ministère.

2.2 Mesures clés prises par le MAECI pour l’ensemble de l’organisation

L’environnement de contrôle du MAECI prévoit en outre un ensemble de mesures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu’au perfectionnement de leurs compétences. Parmi les principales mesures, mentionnons :

• le Comité de gestion des ressources, le Comité de gestion de la transformation, le Conseil des missions, le Conseil des services centraux et le Comité de gestion de la mission;
• la Direction des valeurs et de l’éthique, qui est dirigée par l’inspecteur général et relevant directement de l’administrateur général;
• le Code de conduite à l’étranger du MAECI et le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique;
• un tableau des pouvoirs délégués mis à jour régulièrement;
• la préparation d’un profil de risque de l’organisation qui aide le Ministère à orienter la gestion des risques organisationnels en présentant un aperçu de l’état de risque du MAECI;
• une exigence de titres comptables pour certains postes clés de gestion financière;
• des programmes de formation et de communication sur des secteurs clés de la gestion financière;
• des politiques ministérielles adaptées à l’environnement de contrôle du MAECI;
• une fonction spécialisée de contrôle de la qualité et de surveillance pour le CIRF du Ministère;
• des systèmes de traitement de la TI servant à accroître la sécurité, l’intégrité, l’efficacité et l’efficience;
• un plan de vérification interne fondé sur le risque qui brosse un tableau annuel de la gouvernance et de la gestion des risques;
• des inspections de missions effectuées tous les ans par le Bureau de l’inspecteur général. 

3. Évaluation du système de CIRF

3.1   Base de référence de l’évaluation

En 2004, le gouvernement du Canada a entrepris une initiative pour déterminer si les états financiers des ministères pouvaient être soumis à des vérifications axées sur le contrôle, se fiant ainsi à des contrôles internes qui fonctionnaient bien. Conséquemment, en 2007, une firme d’experts-conseil externe indépendante a mené une évaluation de l’état de préparation du MAECI à une vérification. Cette évaluation a servi de base de référence au MAECI pour aller de l’avant et procéder à se préparer vers une vérification de ses états financiers axée sur le contrôle, ainsi que rencontrer les exigences de la politique sur le contrôle interne, dans sa première année de mise en œuvre.

Que ce soit pour faciliter les vérifications axées sur le contrôle ou satisfaire aux exigences de la PCI, les ministères doivent être en mesure de maintenir l’efficacité de leur système de CIRF dans le but de donner l’assurance raisonnable que a) les opérations sont autorisées en bonne et due forme; b) les documents financiers sont bien tenus à jour; c) les biens sont protégés; d) les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Dorénavant, le MAECI évaluera l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle de son système de CIRF. Ultimement, il devra mettre en place un programme de surveillance continu pour maintenir et soutenir l’amélioration continue de son système de CIRF.

L’efficacité de la conception signifie qu’il faut s’assurer que les principaux points de contrôle sont identifiés, documentés, mis en place et alignés aux risques qu’ils visent à atténuer et d’apporter des corrections, au besoin. Cela comprend la mise en correspondance des processus et des systèmes de TI clés avec les principaux comptes et les emplacements.

L’efficacité opérationnelle signifie que l’application des contrôles clés a été vérifiée sur une période définie et que les correctifs ont été apportés.

Le programme de surveillance continue signifie qu’une approche systématique intégrée en matière de surveillance est en place, ce qui comprend des évaluations périodiques fondées sur les risques et la prise de mesures correctives dans des délais raisonnables.

3.2   Évaluation du MAECI – Portée et méthode

En vue de se préparer à une vérification fondée sur les contrôles, le MAECI a pris des mesures pour évaluer son système de CIRF, en commençant par l’évaluation de ses états financiers et en mettant l’accent sur les principaux comptes et les emplacements déterminants. La méthode utilisée pour effectuer l’évaluation de l’état de préparation a été conçue de manière à cerner des secteurs d’amélioration clés dans le système de CIRF et à élaborer un plan d’action pour préparer le MAECI à une vérification de ses états financiers en fonction des normes de vérification généralement reconnues du Canada. L’évaluation de l’état de préparation a été axée sur des catégories de transactions clés, des soldes de comptes ainsi que sur les processus opérationnels qui les soutiennent. L’importance relative a été évaluée en fonction des mesures qualitatives et quantitatives établies par la direction du Ministère.

Tous les comptes et les endroits visés ont été liés aux processus financiers connexes qui génèrent l’information financière. L’objectif de cet exercice était de cerner les secteurs prioritaires du système de CIRF du MAECI qui doivent être abordés afin que le MAECI puisse maintenir une vérification axée sur le contrôle :

Éléments fondamentaux

• Contrôles au niveau de l’entité
• Contrôles généraux de TI

Éléments relatifs aux processus opérationnels

• Rapports financiers (Administration centrale)
• Immobilisation et gestion des biens (Administration centrale et missions)
• Service de la paye (Administration centrale et missions)
• Achat (Administration centrale et missions)
• Recettes (Administration centrale et missions)
• Subventions et contributions (Administration centrale)

L’amélioration de ces secteurs prioritaires contribuera également à la satisfaction des exigences de la PCI.

En 2010, le MAECI a documenté ses contrôles au niveau de l’entité et ses contrôles généraux des TI (infrastructure), lesquels constituent la fondation de son système de CIRF. Le MAECI procède actuellement à l’élaboration d’un plan de mise en œuvre de la PCI qui englobera sous un même élément la documentation des risques principaux et des points de contrôle pour les processus opérationnels clés.

Le MAECI a évalué la conception des contrôles généraux des TI. Le plan de mise en œuvre de la PCI comprendra la mise à l’essai de la conception des contrôles au niveau de l’entité, l’identification des contrôles de processus clés ainsi que l’évaluation de l’efficacité opérationnelle de ces contrôles clés.

4. Résultats de l’évaluation du MAECI

En raison de la méthode d’évaluation décrite ci-dessus, le MAECI a dressé un inventaire de tous les points de contrôle généraux en matière de TI, par système de TI principal, et a défini les contrôles au niveau de l’entité.

À la fin de l’exercice 2009-2010, le MAECI avait achevé tous les essais relatifs à l’efficacité de la conception concernant les contrôles généraux des TI pour les principaux systèmes d’information du Ministère. Le Ministère a également documenté ses contrôles au niveau de l’entité.

4.1   Efficacité de la conception des contrôles clés

Les processus opérationnels clés du MAECI ont été élaborés afin de faire en sorte que des contrôles internes appropriés soient en place. Ces contrôles garantissent que l’information  financière est complète, fiable, pertinente et produite dans des délais raisonnables et que tous les pouvoirs et les règlements sont respectés, particulièrement les articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Le plan du MAECI pour la mise en œuvre de la PCI comprend des essais sur l’efficacité de la conception des contrôles au niveau de l’entité ainsi que des contrôles de processus clés pour 2010-2011 et 2011-2012.

Dans le cadre des préparatifs en vue de l’évaluation de l’état de préparation du Ministère, des aspects de haut niveau concernant l’efficacité de la conception ont été pris en considération en ce qui touche les contrôles des processus. À la suite de l’évaluation, le MAECI a conclu la nécessité d’apporter les ajustements importants suivants :

Documentation: 

• uniformiser la qualité, la fiabilité et la disponibilité des documents étayant les contrôles et les procédures;
• ajouter des documents dans certains domaines, notamment le bien-fondé des demandes des traitements comptables particuliers en vertu de la politique ministérielle sur les immobilisations.

Rapprochement et intégrité des données

• uniformiser les rapprochements et les sources de données;
• uniformiser les fournisseurs énumérés dans la fiche maîtresse du Ministère afin de faciliter la production de rapports de contrôle, lesquels constituent une partie du CIRF du Ministère lié aux achats et aux comptes à payer;
• améliorer la vérification de l’existence d’immobilisations à l’échelle du Ministère;
• analyser le seuil de consignation des immobilisations, y compris l’application des normes établies pour la capitalisation des projets d’élaboration de logiciels et des dépenses admissibles.

Surveillance et assurance de la qualité de la préparation des états financiers

• amélioration de la capacité de la fonction d’établissement des états financiers afin d’améliorer la fonction de remise en question et l’assurance de la qualité s’appliquant à la balance de vérification ou aux montants et à l’information communiqués dans les états financiers.

Lors de l’achèvement de l’évaluation de l’efficacité de la conception des contrôles généraux en matière de TI, le MAECI a rempli tous les documents (y compris la validation par les responsables des processus) et a vérifié si les contrôles informatiques généraux sont en place et correspondent aux pratiques actuelles. L’évaluation de l’efficacité de la conception visait également à assurer l’alignement adéquat de chaque contrôle clé sur les risques. Dans cette optique, il a été conclu que les ajustements importants suivants s’imposaient : renforcement des contrôles liés aux procédures de gestion du changement, des paramètres de sécurité à différents niveaux technologiques et des contrôles d’accès; répartition des tâches entre les milieux de conception et de production; procédures de sauvegarde et de récupération.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

Le MAECI n’a pas encore commencé l’évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles clés; il y a toutefois des contrôles correctifs en place qui fournissent un certain niveau d’assurance que les contrôles sont efficaces. Voici certains de ces contrôles correctifs :

• Au cours de l’exercice 2009-2010, la section de la Vérification interne a évalué les structures de gouvernance, et l’attribution des ressources. Elle a également évalué les contrôles liés à la gestion des dépenses, à la trésorerie et la gestion bancaire, et de l’actif de TI.
• Des activités continues d’assurance de la qualité des comptes financiers ont permis d’évaluer l’efficacité opérationnelle de certains contrôles liés au processus d’établissement de rapports financiers.
• La vérification de la conformité du Ministère aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques a été examinée par la section de la Vérification interne, qui a conclu que ce processus fonctionnait bien.
• L’application du processus d’approbation pour les subventions et les contributions est définie dans le cadre de responsabilisation axée sur les risques du programme. Les programmes font l’objet d’évaluations et de vérifications internes. En outre, des évaluations des bénéficiaires sont effectuées par l’inspecteur général.

Le MAECI doit mener des évaluations plus poussées de l’efficacité opérationnelle des contrôles généraux des TI et élaborer des contrôles de processus s’il veut satisfaire aux exigences de la PCI. Lorsque le Ministère aura terminé les évaluations de l’efficacité de la conception des contrôles de processus clés, les évaluations de l’efficacité opérationnelle devront être liées à des contrôles clés précis en fonction du processus opérationnel.

5. Plan du MAECI pour l’avenir

5.1 Progrès réalisés en date de mars 2010

Le MAECI a effectué les ajustements nécessaires suivants :

• Il a créé la section sur le Contrôle interne en vue d’élaborer le plan d’évaluation officiel du Ministère pour orienter les activités de mise en œuvre du plan du MAECI au fil des ans, en fonction des risques et des priorités.
• Il a achevé la documentation et l’évaluation des contrôles généraux des TI pour les systèmes d’information de l’Administration centrale qui ont une incidence sur les rapports financiers du Ministère.
• Il a mis en œuvre un processus d’assurance de la qualité des comptes financiers.
• Il a amélioré la capacité de la fonction des rapports financiers en augmentant l’effectif.
• Il a mis en place un processus d’accréditation des immobilisations pour démontrer l’exactitude de la comptabilisation des immobilisations effectuée par le Ministère.

Le MAECI a fait du progrès considérable dans la réalisation des ajustements nécessaires suivants :

• Il a appliqué des mesures correctives à la suite des conclusions du rapport d’évaluation des contrôles généraux des TI de 2009-2010; contrôle de l’accès aux programmes, aux données de la TI, aux changements des programmes de la TI, à la sauvegarde et à la récupération des données.

Le MAECI a commencé ou a partiellement achevé les tâches requises pour la réalisation des ajustements nécessaires suivants :

• Il a amélioré le processus de maintien des données dans la fiche maîtresse de fournisseurs;
• ·         Il a entamé une évaluation des risques sur les états financiers pour cerner et aborder les risques d’inexactitude liés à des éléments importants des états financiers et à des processus opérationnels sous-jacents.

5.2 Plan d’action

Jusqu’au 31 mars 2010, le MAECI a mis l’accent sur les éléments centraux de son système de CIRF, c’est-à-dire les contrôles au niveau de l’entité et les contrôles généraux des TI.

Les contrôles au niveau de l’entité constituent la fondation de l’environnement de contrôle du Ministère. Des faiblesses fondamentales à ce niveau réduiront considérablement l’efficacité des contrôles des TI et des contrôles de processus clés.

Les contrôles généraux des TI aident à faire en sorte que les systèmes de TI du Ministère fonctionnent bien et comme prévu. Plus important encore, ils fournissent un certain niveau d’assurance concernant l’intégrité des données dans les systèmes d’information et les rapports du système.

Pour les années à venir, le plan d’action du Ministère est axé sur la documentation et l’évaluation des procédures de contrôles clés. Les procédures de contrôle clés sont élaborées à partir des contrôles au niveau de l’entité et des contrôles des TI; ils aident à faire en sorte que les objectifs d’un processus soient atteints.

D’ici la fin de 2010-2011, le MAECI prévoit :

• de corriger les lacunes en matière de conception cernées dans le cadre du processus des contrôles généraux des TI;
• d’évaluer l’efficacité de la conception des contrôles au niveau de l’entité et de cerner les problèmes à corriger;
• d’achever l’identification des processus opérationnels qu’il faut documenter par le biais d’un exercice de planification et de priorisation officiel;
• d’élaborer un cadre de CIRF qui permettra de concevoir une approche normalisée pour documenter les processus et les contrôles connexes et pour évaluer la conception des contrôles de processus et des contrôles au niveau de l’entité;
• d’entamer la documentation des processus opérationnels clés. Les processus opérationnels qu’il faudra documenter sont le cycle des salaires et le cycle de l’achat au paiement. Les processus opérationnels subséquents à documenter seront classés par ordre de priorité en fonction du risque et de l’incidence sur le MAECI;
• d’achever l’évaluation des risques sur les états financiers, de cerner et d’aborder les risques d’inexactitude liés à des éléments importants des états financiers et à des processus opérationnels sous-jacents;
• d’élaborer et de mettre en œuvre une version à jour de la méthode de surveillance prévue à l’article 33, notamment en ce qui concerne l’échantillonnage statistique. 

D’ici la fin de 2011-2012, le MAECI prévoit :

• selon la disponibilité des ressources, d’achever la documentation des processus opérationnels restants, y compris l’identification des risques et les évaluations de l’efficacité de la conception;
• selon la disponibilité des ressources, d’élaborer un plan de surveillance pour l’évaluation de l’efficacité opérationnelle du CIRF en ce qui touche les processus opérationnels clés, les contrôles au niveau de l’entité et les rapports financiers sur les contrôles généraux des TI.

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Date de modification :

2013-02-25