Barre de menu commune

Fil d'Ariane

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers pour l’exercice 2009-2010

Introduction
Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs
Risques et incertitudes
Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes
Approbation des cadres supérieurs

1. Introduction

Le présent document est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) pour l’exercice 2009-2010. Conformément à la nouvelle Politique sur le contrôle interne (PCI) du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 1^er avril 2009, ce document contient des renseignements récapitulatifs sur les mesures prises par le MAECI pour maintenir l’efficacité de son système de contrôle interne des rapports financiers (CIRF). Plus précisément, il renferme des données récapitulatives sur les évaluations effectuées par le MAECI en date du 31 mars 2010, ce qui comprend le progrès, les résultats et les plans d’action connexes ainsi que les principales données financières permettant de mieux comprendre l’environnement de contrôle propre au Ministère.

Il importe de noter que le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer tous les risques possibles, mais plutôt pour atténuer les risques à un niveau raisonnable au moyen de contrôles adaptés et proportionnels à ces derniers. Le maintien de l’efficacité d’un système de CIRF consiste en un processus continu visant à évaluer l’efficacité et à apporter des ajustements au besoin, à identifier les risques principaux et les contrôles clés s’y rattachant ainsi qu’à suivre le rendement du système sur un plan d’amélioration continue. Par conséquent, la portée, le rythme et l’état des évaluations menées par les différents ministères sur l’efficacité de leur système de CIRF varieront en fonction des risques et des circonstances spéciales propres à ces derniers.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités du programme

L’orientation stratégique donnée au mandat et au rôle du Ministère se fonde sur les trois résultats stratégiques définis dans l’architecture des activités de programmes de ce dernier :

Programme international du Canada – Le programme international est modelé en fonction des bénéfices et des avantages pour le Canada, conformément aux valeurs et aux intérêts du pays.
Services internationaux destinés aux Canadiens – Les Canadiens sont satisfaits des services commerciaux, consulaires et de passeport.
Plateforme internationale du Canada – Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international entretient un réseau de missions offrant une infrastructure et des services qui permettent au gouvernement du Canada d’atteindre ses priorités internationales.

Conformément à la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le Ministère a le mandat de gérer et de diriger les missions diplomatiques et consulaires du Canada, ce qui englobe la supervision des activités officielles de divers ministères et agences du gouvernement du Canada représentés à l’étranger.

Il est possible d’obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités du programme du MAECI en consultant le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités.

1.2 Principales données financières

Les états financiers (non vérifiés) de l’exercice 2009-2010 du MAECI sont disponibles à. Il est également possible d’obtenir de l’information sur les Comptes publics du Canada à :

Les dépenses totales ont atteint 2,9 G$. Les salaires et les honoraires comptent pour la majorité de ces dépenses (38 % ou 1,1 G$) et sont suivis des paiements de transfert (29 % ou 836 M$).
Les recettes totales ont atteint 458 M$, provenant principalement de la vente de biens et de services (99 % ou 455 M$).
Les immobilisations corporelles représentent 79 % de l’ensemble de l’actif du Ministère (1,2 G$). Les comptes créditeurs et les charges à payer forment plus de 60 % du passif total (453 M$).
Les opérations du MAECI sont menées à l’administration centrale, située dans la région de la capitale nationale, dans 18 bureaux à l’échelle du Canada et dans plus de 170 missions à l’étranger. Le soutien apporté aux missions à l’étranger représente 27 % des dépenses opérationnelles du MAECI. Les rapports financiers et les opérations financières (nationales et internationales) sont regroupés sous la responsabilité de la Direction générale de comptabilité ministérielle, finance, politiques et systèmes financiers, qui est située dans la région de la capitale nationale.
Le principal système financier du MAECI est le SGI, un logiciel fondé sur le SAP, lequel est connecté à des systèmes sources qui lui fournissent des renseignements.
Passeport Canada est une agence exploitante distincte dont les résultats financiers sont consolidés dans les états financiers du Ministère. Les états financiers de Passeport Canada sont vérifiés par un vérificateur externe indépendant.

1.3 Ententes de services afférentes aux états financiers

Le MAECI a recours à d’autres ministères gouvernementaux pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers.

L’Administration centrale de TPSGC gère le paiement des salaires des employés au Canada, l’acquisition de biens et de services ainsi que la prestation de locaux à bureaux au Canada.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses indemnités et charges à payer, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ pour les employés canadiens.
Le Ministère a conclu plusieurs protocoles d’entente (PE) avec des ministères partenaires en ce qui concerne l’administration de programmes exécutés à l’étranger. Le MAECI a également pour mandat de gérer l’achat de biens, de services et de biens immobiliers dans les missions à l’étranger ainsi que de payer le salaire des employés recrutés sur place qui travaillent à la réalisation des programmes du MAECI et des partenaires de ce dernier.

1.4 Changements importants au cours de l’exercice 2009-2010

En 2009-2010, un changement important a été effectué au chapitre de la présentation des états financiers du Ministère. Pour l’exercice se terminant le 31 mars 2010, le Compte du Canada ne figurera plus dans les états financiers du MAECI.

Au cours de l’année, le Ministère a adopté la nouvelle norme comptable du Conseil du Trésor (NCCT 1.2), à laquelle était assujetti le Ministère durant l’exercice 2009-2010. L’important changement qu’il faut apporter aux conventions comptables du MAECI en raison de l’adoption de la nouvelle NCCT 1.2 consiste à inclure les créances sur le Trésor en tant qu’actif à l’état de la situation financière.

En avril 2010, Gordon White a remplacé Bruce Hirst au poste d’agent principal des finances du Ministère. En juin 2010, Morris Rosenberg a remplacé Len Edwards en tant que sous-ministre des Affaires étrangères.

Haut de la page

2. Environnement de contrôle dans lequel s’inscrit le CIRF au MAECI

Le MAECI reconnaît qu’il incombe à la haute direction de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d’un système efficace de CIRF et qu’ils soient en mesure d’exercer efficacement leurs responsabilités à cet égard. En ce qui touche l’environnement de contrôle, le MAECI a pour objectif de s’assurer que les risques sont bien gérés et de favoriser un processus continu d’amélioration abordable.

2.1 Positions, rôles et responsabilités clés

Administrateur général – À titre d’agent comptable du MAECI, le sous-ministre des Affaires étrangères est l’administrateur général du Ministère et il assume la responsabilité et la direction générales de la régie, de la gestion et de la supervision des ressources ministérielles, ainsi que des mesures prises pour maintenir un système de contrôle interne efficace. Dans le cadre de ses fonctions, l’administrateur général préside le Conseil exécutif.

Sous-ministre du Commerce international et sous-ministre délégué des Affaires étrangères – Conformément à l’article 8.1 de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international « … ils exercent les pouvoirs et fonctions que le ministre ou le sous-ministre leur attribue. »

Agent principal des finances (APF) – L’agent principal des finances du MAECI relève directement de l’administrateur général et guide la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de contrôle interne efficace et intégré en matière de rapports financiers, y compris son évaluation annuelle. En tant que membre du conseil exécutif, l’APF fournit un leadership fonctionnel et met l’accent sur la gestion financière.

Cadres supérieurs du Ministère – Les cadres supérieurs du MAECI chargés de la prestation d’un programme sont responsables du maintien et de l’évaluation de l’efficacité du système de CIRF relevant de leur responsabilité.

Chefs de mission (CDM) – Les chefs de mission sont responsables de la gestion et de la direction des activités de leur mission, ce quoi comprend le maintien et l’évaluation de l’efficacité du système de CIRF relevant de leur responsabilité.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le dirigeant principal de la vérification du MAECI est placé sous l’autorité directe de l’administrateur général et fournit une assurance en effectuant périodiquement des vérifications internes qui aident à maintenir l’efficacité du système de CIRF.

Comité de vérification du Ministère (CVM) – Le CVM est un comité consultatif qui émet des opinions objectives sur les processus de gestion des risques, de contrôle et de responsabilisation du Ministère. Il est composé de quatre membres externes, y compris le président. Comme l’indique la PCI, le CVM sera consulté, selon le cas, en ce qui a trait aux plans d’évaluation du risque et aux résultats connexes liés à l’efficacité du système ministériel de CIRF.

Conseil exécutif – Le Conseil exécutif examine et approuve les recommandations de tous les comités, mais plus précisément celles qui ont une incidence sur la gestion financière du Ministère.

2.2 Mesures clés prises par le MAECI pour l’ensemble de l’organisation

L’environnement de contrôle du MAECI prévoit en outre un ensemble de mesures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu’au perfectionnement de leurs compétences. Parmi les principales mesures, mentionnons :

le Comité de gestion des ressources, le Comité de gestion de la transformation, le Conseil des missions, le Conseil des services centraux et le Comité de gestion de la mission;
la Direction des valeurs et de l’éthique, qui est dirigée par l’inspecteur général et relevant directement de l’administrateur général;
le Code de conduite à l’étranger du MAECI et le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique;
un tableau des pouvoirs délégués mis à jour régulièrement;
la préparation d’un profil de risque de l’organisation qui aide le Ministère à orienter la gestion des risques organisationnels en présentant un aperçu de l’état de risque du MAECI;
une exigence de titres comptables pour certains postes clés de gestion financière;
des programmes de formation et de communication sur des secteurs clés de la gestion financière;
des politiques ministérielles adaptées à l’environnement de contrôle du MAECI;
une fonction spécialisée de contrôle de la qualité et de surveillance pour le CIRF du Ministère;
des systèmes de traitement de la TI servant à accroître la sécurité, l’intégrité, l’efficacité et l’efficience;
un plan de vérification interne fondé sur le risque qui brosse un tableau annuel de la gouvernance et de la gestion des risques;
des inspections de missions effectuées tous les ans par le Bureau de l’inspecteur général.

3. Évaluation du système de CIRF

3.1 Base de référence de l’évaluation

En 2004, le gouvernement du Canada a entrepris une initiative pour déterminer si les états financiers des ministères pouvaient être soumis à des vérifications axées sur le contrôle, se fiant ainsi à des contrôles internes qui fonctionnaient bien. Conséquemment, en 2007, une firme d’experts-conseil externe indépendante a mené une évaluation de l’état de préparation du MAECI à une vérification. Cette évaluation a servi de base de référence au MAECI pour aller de l’avant et procéder à se préparer vers une vérification de ses états financiers axée sur le contrôle, ainsi que rencontrer les exigences de la politique sur le contrôle interne, dans sa première année de mise en œuvre.

Que ce soit pour faciliter les vérifications axées sur le contrôle ou satisfaire aux exigences de la PCI, les ministères doivent être en mesure de maintenir l’efficacité de leur système de CIRF dans le but de donner l’assurance raisonnable que a) les opérations sont autorisées en bonne et due forme; b) les documents financiers sont bien tenus à jour; c) les biens sont protégés; d) les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Dorénavant, le MAECI évaluera l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle de son système de CIRF. Ultimement, il devra mettre en place un programme de surveillance continu pour maintenir et soutenir l’amélioration continue de son système de CIRF.

L’efficacité de la conception signifie qu’il faut s’assurer que les principaux points de contrôle sont identifiés, documentés, mis en place et alignés aux risques qu’ils visent à atténuer et d’apporter des corrections, au besoin. Cela comprend la mise en correspondance des processus et des systèmes de TI clés avec les principaux comptes et les emplacements.

L’efficacité opérationnelle signifie que l’application des contrôles clés a été vérifiée sur une période définie et que les correctifs ont été apportés.

Le programme de surveillance continue signifie qu’une approche systématique intégrée en matière de surveillance est en place, ce qui comprend des évaluations périodiques fondées sur les risques et la prise de mesures correctives dans des délais raisonnables.

3.2 Évaluation du MAECI – Portée et méthode

En vue de se préparer à une vérification fondée sur les contrôles, le MAECI a pris des mesures pour évaluer son système de CIRF, en commençant par l’évaluation de ses états financiers et en mettant l’accent sur les principaux comptes et les emplacements déterminants. La méthode utilisée pour effectuer l’évaluation de l’état de préparation a été conçue de manière à cerner des secteurs d’amélioration clés dans le système de CIRF et à élaborer un plan d’action pour préparer le MAECI à une vérification de ses états financiers en fonction des normes de vérification généralement reconnues du Canada. L’évaluation de l’état de préparation a été axée sur des catégories de transactions clés, des soldes de comptes ainsi que sur les processus opérationnels qui les soutiennent. L’importance relative a été évaluée en fonction des mesures qualitatives et quantitatives établies par la direction du Ministère.

Tous les comptes et les endroits visés ont été liés aux processus financiers connexes qui génèrent l’information financière. L’objectif de cet exercice était de cerner les secteurs prioritaires du système de CIRF du MAECI qui doivent être abordés afin que le MAECI puisse maintenir une vérification axée sur le contrôle :

Éléments fondamentaux

Contrôles au niveau de l’entité
Contrôles généraux de TI

Éléments relatifs aux processus opérationnels

Rapports financiers (Administration centrale)
Immobilisation et gestion des biens (Administration centrale et missions)
Service de la paye (Administration centrale et missions)
Achat (Administration centrale et missions)
Recettes (Administration centrale et missions)
Subventions et contributions (Administration centrale)

L’amélioration de ces secteurs prioritaires contribuera également à la satisfaction des exigences de la PCI.

En 2010, le MAECI a documenté ses contrôles au niveau de l’entité et ses contrôles généraux des TI (infrastructure), lesquels constituent la fondation de son système de CIRF. Le MAECI procède actuellement à l’élaboration d’un plan de mise en œuvre de la PCI qui englobera sous un même élément la documentation des risques principaux et des points de contrôle pour les processus opérationnels clés.

Le MAECI a évalué la conception des contrôles généraux des TI. Le plan de mise en œuvre de la PCI comprendra la mise à l’essai de la conception des contrôles au niveau de l’entité, l’identification des contrôles de processus clés ainsi que l’évaluation de l’efficacité opérationnelle de ces contrôles clés.

Haut de la page

4. Résultats de l’évaluation du MAECI

En raison de la méthode d’évaluation décrite ci-dessus, le MAECI a dressé un inventaire de tous les points de contrôle généraux en matière de TI, par système de TI principal, et a défini les contrôles au niveau de l’entité.

À la fin de l’exercice 2009-2010, le MAECI avait achevé tous les essais relatifs à l’efficacité de la conception concernant les contrôles généraux des TI pour les principaux systèmes d’information du Ministère. Le Ministère a également documenté ses contrôles au niveau de l’entité.

4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés

Les processus opérationnels clés du MAECI ont été élaborés afin de faire en sorte que des contrôles internes appropriés soient en place. Ces contrôles garantissent que l’information financière est complète, fiable, pertinente et produite dans des délais raisonnables et que tous les pouvoirs et les règlements sont respectés, particulièrement les articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Le plan du MAECI pour la mise en œuvre de la PCI comprend des essais sur l’efficacité de la conception des contrôles au niveau de l’entité ainsi que des contrôles de processus clés pour 2010-2011 et 2011-2012.

Dans le cadre des préparatifs en vue de l’évaluation de l’état de préparation du Ministère, des aspects de haut niveau concernant l’efficacité de la conception ont été pris en considération en ce qui touche les contrôles des processus. À la suite de l’évaluation, le MAECI a conclu la nécessité d’apporter les ajustements importants suivants :

Documentation:

uniformiser la qualité, la fiabilité et la disponibilité des documents étayant les contrôles et les procédures;
ajouter des documents dans certains domaines, notamment le bien-fondé des demandes des traitements comptables particuliers en vertu de la politique ministérielle sur les immobilisations.

Rapprochement et intégrité des données

uniformiser les rapprochements et les sources de données;
uniformiser les fournisseurs énumérés dans la fiche maîtresse du Ministère afin de faciliter la production de rapports de contrôle, lesquels constituent une partie du CIRF du Ministère lié aux achats et aux comptes à payer;
améliorer la vérification de l’existence d’immobilisations à l’échelle du Ministère;
analyser le seuil de consignation des immobilisations, y compris l’application des normes établies pour la capitalisation des projets d’élaboration de logiciels et des dépenses admissibles.

Surveillance et assurance de la qualité de la préparation des états financiers

amélioration de la capacité de la fonction d’établissement des états financiers afin d’améliorer la fonction de remise en question et l’assurance de la qualité s’appliquant à la balance de vérification ou aux montants et à l’information communiqués dans les états financiers.

Lors de l’achèvement de l’évaluation de l’efficacité de la conception des contrôles généraux en matière de TI, le MAECI a rempli tous les documents (y compris la validation par les responsables des processus) et a vérifié si les contrôles informatiques généraux sont en place et correspondent aux pratiques actuelles. L’évaluation de l’efficacité de la conception visait également à assurer l’alignement adéquat de chaque contrôle clé sur les risques. Dans cette optique, il a été conclu que les ajustements importants suivants s’imposaient : renforcement des contrôles liés aux procédures de gestion du changement, des paramètres de sécurité à différents niveaux technologiques et des contrôles d’accès; répartition des tâches entre les milieux de conception et de production; procédures de sauvegarde et de récupération.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

Le MAECI n’a pas encore commencé l’évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles clés; il y a toutefois des contrôles correctifs en place qui fournissent un certain niveau d’assurance que les contrôles sont efficaces. Voici certains de ces contrôles correctifs :

Au cours de l’exercice 2009-2010, la section de la Vérification interne a évalué les structures de gouvernance, et l’attribution des ressources. Elle a également évalué les contrôles liés à la gestion des dépenses, à la trésorerie et la gestion bancaire, et de l’actif de TI.
Des activités continues d’assurance de la qualité des comptes financiers ont permis d’évaluer l’efficacité opérationnelle de certains contrôles liés au processus d’établissement de rapports financiers.
La vérification de la conformité du Ministère aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques a été examinée par la section de la Vérification interne, qui a conclu que ce processus fonctionnait bien.
L’application du processus d’approbation pour les subventions et les contributions est définie dans le cadre de responsabilisation axée sur les risques du programme. Les programmes font l’objet d’évaluations et de vérifications internes. En outre, des évaluations des bénéficiaires sont effectuées par l’inspecteur général.

Le MAECI doit mener des évaluations plus poussées de l’efficacité opérationnelle des contrôles généraux des TI et élaborer des contrôles de processus s’il veut satisfaire aux exigences de la PCI. Lorsque le Ministère aura terminé les évaluations de l’efficacité de la conception des contrôles de processus clés, les évaluations de l’efficacité opérationnelle devront être liées à des contrôles clés précis en fonction du processus opérationnel.

5. Plan du MAECI pour l’avenir

5.1 Progrès réalisés en date de mars 2010

Le MAECI a effectué les ajustements nécessaires suivants :

Il a créé la section sur le Contrôle interne en vue d’élaborer le plan d’évaluation officiel du Ministère pour orienter les activités de mise en œuvre du plan du MAECI au fil des ans, en fonction des risques et des priorités.
Il a achevé la documentation et l’évaluation des contrôles généraux des TI pour les systèmes d’information de l’Administration centrale qui ont une incidence sur les rapports financiers du Ministère.
Il a mis en œuvre un processus d’assurance de la qualité des comptes financiers.
Il a amélioré la capacité de la fonction des rapports financiers en augmentant l’effectif.
Il a mis en place un processus d’accréditation des immobilisations pour démontrer l’exactitude de la comptabilisation des immobilisations effectuée par le Ministère.

Le MAECI a fait du progrès considérable dans la réalisation des ajustements nécessaires suivants :

Il a appliqué des mesures correctives à la suite des conclusions du rapport d’évaluation des contrôles généraux des TI de 2009-2010; contrôle de l’accès aux programmes, aux données de la TI, aux changements des programmes de la TI, à la sauvegarde et à la récupération des données.

Le MAECI a commencé ou a partiellement achevé les tâches requises pour la réalisation des ajustements nécessaires suivants :

Il a amélioré le processus de maintien des données dans la fiche maîtresse de fournisseurs;
· Il a entamé une évaluation des risques sur les états financiers pour cerner et aborder les risques d’inexactitude liés à des éléments importants des états financiers et à des processus opérationnels sous-jacents.

5.2 Plan d’action

Jusqu’au 31 mars 2010, le MAECI a mis l’accent sur les éléments centraux de son système de CIRF, c’est-à-dire les contrôles au niveau de l’entité et les contrôles généraux des TI.

Les contrôles au niveau de l’entité constituent la fondation de l’environnement de contrôle du Ministère. Des faiblesses fondamentales à ce niveau réduiront considérablement l’efficacité des contrôles des TI et des contrôles de processus clés.

Les contrôles généraux des TI aident à faire en sorte que les systèmes de TI du Ministère fonctionnent bien et comme prévu. Plus important encore, ils fournissent un certain niveau d’assurance concernant l’intégrité des données dans les systèmes d’information et les rapports du système.

Pour les années à venir, le plan d’action du Ministère est axé sur la documentation et l’évaluation des procédures de contrôles clés. Les procédures de contrôle clés sont élaborées à partir des contrôles au niveau de l’entité et des contrôles des TI; ils aident à faire en sorte que les objectifs d’un processus soient atteints.

D’ici la fin de 2010-2011, le MAECI prévoit :

de corriger les lacunes en matière de conception cernées dans le cadre du processus des contrôles généraux des TI;
d’évaluer l’efficacité de la conception des contrôles au niveau de l’entité et de cerner les problèmes à corriger;
d’achever l’identification des processus opérationnels qu’il faut documenter par le biais d’un exercice de planification et de priorisation officiel;
d’élaborer un cadre de CIRF qui permettra de concevoir une approche normalisée pour documenter les processus et les contrôles connexes et pour évaluer la conception des contrôles de processus et des contrôles au niveau de l’entité;
d’entamer la documentation des processus opérationnels clés. Les processus opérationnels qu’il faudra documenter sont le cycle des salaires et le cycle de l’achat au paiement. Les processus opérationnels subséquents à documenter seront classés par ordre de priorité en fonction du risque et de l’incidence sur le MAECI;
d’achever l’évaluation des risques sur les états financiers, de cerner et d’aborder les risques d’inexactitude liés à des éléments importants des états financiers et à des processus opérationnels sous-jacents;
d’élaborer et de mettre en œuvre une version à jour de la méthode de surveillance prévue à l’article 33, notamment en ce qui concerne l’échantillonnage statistique.

D’ici la fin de 2011-2012, le MAECI prévoit :

selon la disponibilité des ressources, d’achever la documentation des processus opérationnels restants, y compris l’identification des risques et les évaluations de l’efficacité de la conception;
selon la disponibilité des ressources, d’élaborer un plan de surveillance pour l’évaluation de l’efficacité opérationnelle du CIRF en ce qui touche les processus opérationnels clés, les contrôles au niveau de l’entité et les rapports financiers sur les contrôles généraux des TI.