Affaires étrangères et Commerce international Canada

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5. Responsabilité

États financiers 2010-2011

Table des matières

• Déclaration de Responsabilité de la Direction Englobant le Contrôle Interne en Matière de Rapports Financiers
• État consolidé de la situation financière (non vérifié)
  • Actifs
• État consolidé des résultats (non vérifié)
• État consolidé de l'avoir du Canada (non vérifié)
• État consolidé des flux de trésorerie (non vérifié)
• Notes aux états financiers consolidés (non vérifiés)
  • 1. Pouvoirs et objectifs
  • 2. Sommaire des principales conventions comptables
  • 3. Autorisations parlementaires
  • 4. Débiteurs et avances
  • 5. Stocks
  • 6. Immobilisations corporelles
  • 7. Créditeurs et charges à payer
  • 8. Revenus reportés
  • 9. Avantages sociaux futurs
  • 10. Passif éventuel
  • 11. Obligations contractuelles
  • 12. Opérations entre apparentés
  • 13. Information sectorielle
  • 14. Transferts en provenance d'autres ministères
  • 15. Correction d'une erreur
• Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers Exercice 2010-2011
  • 1 Introduction
    • 1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme
    • 1.2 Données financières
    • 1.3 Ententes de services afférentes aux états financiers
    • 1.4 Changements importants au cours de l'exercice 2010-2011
  • 2. Environnement de contrôle du MAECI en ce qui concerne le CIRF
    • 2.1 Positions, rôles et responsabilités clés
    • 2.2 Principales mesures prises par le MAECI
  • 3. Évaluation du système de CIRF du MAECI
    • 3.1 Méthode d'évaluation
    • 3.2 Portée de l'évaluation du MAECI
  • 4. Résultats de l'évaluation du MAECI
    • 4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés
    • 4.2 Efficacité du fonctionnement des contrôles clés
  • 5. Plan d'action du MAECI
    • 5.1 Progrès réalisés en date de mars 2011
    • 5.2 Plan d'action

Déclaration de Responsabilité de la Direction Englobant le Contrôle Interne en Matière de Rapports Financiers

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers consolidés ci-joints pour l'exercice terminé le 31 mars et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du ministère. Ces états ont été préparés par la direction conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus au Canada pour le secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité des données présentées dans ces états financiers consolidés. Certains renseignements présentés dans les états financiers consolidés sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières du ministère. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement concordent avec ces états financiers consolidés.

Il incombe aussi à la direction de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d'autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers consolidés en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement; en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités; en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du ministère sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction; et en effectuant une évaluation annuelle de l'efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers.

Une évaluation pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2011 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne et ses résultats ainsi que les plans d'action qui en découlent sont résumés en annexe.

Le système de contrôle interne en matière de rapports financiers est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, évaluer l'efficacité des contrôles clés associés, et apporter les ajustements nécessaires.

Le système de contrôle interne s'appuie sur le personnel de la vérification interne, qui fait des vérifications et des examens périodiques de divers secteurs des activités du ministère ainsi que des travaux de vérification spécifiques à la production des rapports financiers annuels. La direction reçoit aussi l'appui du Comité ministériel de vérification (CMV). Le rôle fondamental du CMV consiste à veiller à ce que les sous-ministres obtiennent des conseils objectifs et des recommandations sur la pertinence des processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques du ministère. Le CMV révise les domaines de gestion de base du Ministère, les processus de contrôle et de responsabilisation, y compris l'établissement des états financiers consolidés ainsi que toutes les estimations et décisions comptables importantes qu'ils contiennent, avec la direction et informe les sous-ministres de toutes préoccupations matérielles apparentes. De plus, le dirigeant principal de la vérification interne a un accès complet et sans restriction, et se réunit régulièrement avec le CMV.

Les états financiers consolidés du ministère n'ont pas fait l'objet d'une vérification.

Original signé par :

Louis Lévesque, Sous-ministre du Commerce international

Morris Rosenberg, Sous-ministre des Affaires étrangères

Rob Dufresne, Sous-ministre adjoint et agent principal des finances/I

Ottawa, Ontario
19 août 2011

État consolidé de la situation financière (non vérifié)

Actifs

Actifs financiers

Actifs non financiers

Total des actifs

Passif

Passif et de l'avoir du Canada

Passif éventuel (Note 10)
Obligations contractuelles (Note 11)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers consolidés.

Original signé par :

Louis Lévesque, Sous-ministre du Commerce international

Morris Rosenberg, Sous-ministre des Affaires étrangères

Rob Dufresne, Sous-ministre adjoint et agent principal des finances/I

Ottawa, Ontario
19 août 2011

État consolidé des résultats (non vérifié)

Charges

Revenus

Coût de fonctionnement net

La méthode de présentation de l'état consolidé des résultats est détaillée à la Note 1.
Pour plus de détails sur cet état, se référer à la Note 13, information sectorielle.

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers consolidés.

État consolidé de l'avoir du Canada (non vérifié)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers consolidés.

État consolidé des flux de trésorerie (non vérifié)

Activités de fonctionnement

Éléments n'affectant pas l'encaisse

Variations de l'état de la situation financière

Activités d'investissement en immobilisations

Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada

Pour plus de détails sur cet état, se référer à la Note 3, autorisations parlementaires.

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers consolidés.

Notes aux états financiers consolidés (non vérifiés)

1. Pouvoirs et objectifs

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (ci-après appelé « le ministère ») exerce son activité en vertu de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du commerce international, LRC 1985, ch. E 22.

Le Rapport sur les plans et priorités (RPP) de 2010-2011 a été établi d'après l'Architecture des activités de programme (AAP) du ministère tel qu'approuvée par le Conseil du Trésor (CT). L'information financière contenue dans le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de 2010-2011 a aussi été rapportée à partir de cette AAP. L'AAP présente les trois résultats stratégiques du ministère qui sont énoncés comme des objectifs. Les résultats stratégiques sont soutenus par une matrice en cascade des activités, des sous-activités et des sous-sous-activités de programme.

• Résultat stratégique no 1 :Le programme international du Canada : Le programme international du Canada est modelé sur les bénéfices et avantages du Canada, conformément aux valeurs et aux intérêts du pays.
  • Activité de programme no 1 : Conseils stratégiques et Intégration des politiques internationales - fournir l'orientation stratégique, des renseignements et des conseils, y compris l'intégration et la coordination de la politique étrangère et de la politique économique internationale du Canada.
  • Activité de programme no 2 : Diplomatie et Défense des intérêts - mobiliser et influencer les acteurs internationaux et exécuter les programmes et les fonctions diplomatiques sur la scène internationale.
• Résultat stratégique no 2 :Les services internationaux destinés aux Canadiens : Les Canadiens sont satisfaits des services commerciaux, consulaires et de passeport.
  • Activité de programme no 3 : Commerce international - gérer et fournir des services et des conseils commerciaux aux entreprises canadiennes.
  • Activité de programme no 4 : Affaires consulaires - gérer et founir des services et des conseils de nature consulaire aux Canadiens.
  • Activité de programme no 5 : gérer et fournir des services de passeport aux Canadiens par l'intermédiaire du Fonds renouvelable de Passeport Canada.
• Résultat stratégique no 3 :La plateforme internationale du Canada : Le ministère entretient un réseau de missions offrant une infrastructure et des services qui permettent au gouvernement du Canada d'atteindre ses priorités internationales.
  • Activité de programme no 6 : La plateforme internationale du Canada : Soutien de l'administration centrale - gérer et fournir les services commun et l'infrastructure à l'administration centrale pour faciliter la représentation du Canada à l'étranger.
  • Activité de programme no 7 : La plateforme internationale du Canada : Soutien des missions à l'étranger - gérer et fournir des services communs et l'infrastructure dans les missions pour faciliter la représentation du Canada à l'étranger.

Les services internes sont la combinaison d'activités liées aux processus et services qui rendent possible l'ensemble des opérations du ministère. Dans l'ensemble, les services internes permettent au ministère de s'acquitter de ses fonctions statutaires et de faire progresser ses résultats stratégiques.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers consolidés ont été préparés conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor (CT) énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux principes comptables généralement reconnus au Canada.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

a) Autorisations parlementaires : Le ministère est financé par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties au ministère ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état consolidé des résultats et dans l'état consolidé de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La Note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers.

b) Consolidation : Ces états financiers consolidés incluent les comptes de Passeport Canada - Fonds renouvelable. Les opérations de revenus et de charges et tous les comptes d'actif et de passif entre Passeport Canada - Fonds renouvelable et le ministère ont été éliminés.

Exportation et développement Canada (EDC) est une société d'État mentionnée à la Partie 1 de l'Annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques et relève du Parlement par l'intermédiaire du ministre du Commerce international. Ce dernier, par le biais d'une fiducie au nom de Sa Majesté, est le seul actionnaire d'EDC. Étant donné que le Ministère ne possède pas d'actions d'EDC, cet investissement n'apparaît pas sur ses états financiers. Conformément aux Normes comptables du Conseil du Trésor (NCCT), les transactions entre EDC et le gouvernement ne sont pas consignées aux états financiers du MAECI.

Le Ministère effectue des paiements au nom du gouvernement du Canada à deux autres sociétés d'État : la Corporation commerciale canadienne (CCC) et le Centre de recherches pour le développement international (CRDI). Conformément aux Normes comptables du Conseil du Trésor (NCCT), il exclut ces transactions de ses états financiers.

c) Encaisse nette fournie par le gouvernement : Le ministère fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le ministère est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le ministère sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

d) Montant à recevoir du Trésor : Le montant à recevoir du Trésor découle d'un écart temporaire en fin d'exercice entre le moment où une opération affecte les autorisations du ministère et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que le ministère a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.

e) Revenus : Les revenus provenant de droits réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.

1. Les fonds reçus de tiers externes à des fins précises sont comptabilisés dès leur réception comme revenus reportés. Ils sont constatés dans l'exercice au cours duquel les charges connexes sont engagées;
2. Les fonds qui ont été reçus sont comptabilisés comme revenus reportés dans la mesure où le ministère a une obligation envers d'autres parties de fournir des biens, des services, ou des actifs qui seront utilisés à une date future;
3. Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.

f) Charges : Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice :

1. Les subventions sont comptabilisées dans l'exercice au cours duquel les critères de paiement sont satisfaits;
2. Les contributions sont comptabilisées dans l'exercice au cours duquel le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions de l'accord de transfert, dans la mesure où le transfert est autorisé et que le montant peut être estimé de manière raisonnable. Des avances peuvent être émises à des bénéficiaires dans les cas où les critères d'avance ont été respectés, et quand toutes les conditions de l'entente contractuelle n'ont pas encore été remplies;
3. Les indemnités de vacance et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi;
4. Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, les services juridiques et les indemnités des accidentés de travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.

g) Avantages sociaux futurs :

1. Prestations de retraite : Les employés canadiens (EC), personnel étant engagé sous la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique. Il s'agit d'un régime multi-employeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du ministère sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont effectuées, et elles représentent l'obligation totale du ministère à l'égard du régime. Selon les dispositions législatives en vigueur, le ministère n'est pas tenu de verser des cotisations au titre de l'insuffisance actuarielle du régime. Les employés recrutés sur place (ERP), personnel engagé à l'étranger, admissibles participent à divers régimes conçus et administrés d'après les lois et les pratiques locales, ou à un régime de retraite mondial qui est administré par le ministère. Puisque le gouvernement du Canada est le répondant des régimes de retraite des ERP, les crédits liés aux contributions sont fournis par le Secrétatiat du Conseil du Trésor (SCT).
2. Indemnités de départ : Les employés (EC et ERP) ont droit à des indemnités de départ en vertu de leurs conventions collectives ou de leurs conditions d'emploi. Ces avantages sociaux s'accumulent à mesure que les employés accomplissent le service nécessaire pour y avoir droit. L'obligation des EC s'y rapportant est calculée à l'aide de l'information provenant des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle relativement aux indemnités de départ pour l'ensemble du gouvernement. L'obligation des ERP est établie en fonction des exigences opérationnelles de la mission, des lois et des pratiques locales et est calculée selon le nombre d'employés admissibles multiplié par l'indemnité de départ estimée, établie en fonction de l'expérience historique.

h) Fonds en transit : L'argent comptant du ministère se compose de fonds en transit en provenance des missions et de fonds reçus, mais non encore déposés, partiellement compensés par les crédits aux comptes d'avances temporaires. Cet argent comptant sert à faciliter les opérations. Tous les comptes en devises étrangères sont évalués au cours affiché le 31 mars.

i) Débiteurs : Les débiteurs sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation. Des provisions sont établies pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.

j) Passif éventuel : Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers consolidés.

k) Charges payées d'avance : Les charges payées d'avance du ministère sont principalement composées de loyers et de paiements de transfert lorsqu'un bénéficiaire demande un paiement anticipé et que certaines des modalités et conditions seront satisfaites au cours d'un exercice ultérieur. Les charges payées d'avance sont comptabilisées comme des actifs non financiers jusqu'à ce que les services connexes soient rendus, les biens consommés ou les modalités de l'accord contractuel satisfaites.

l) Stocks : Les stocks comprennent des pièces, des matériaux et des fournitures conservés en vue de la prestation future des programmes et non destinés à la vente, ainsi que des stocks destinés à la vente. Les stocks de matières et fournitures sont évalués au plus faible du coût (selon le coût moyen) ou de la valeur de réalisation nette.

m) Opérations en devises étrangères : Les opérations portant sur des devises étrangères sont converties en dollars canadiens à l'aide du taux de change en vigueur à la date où elles ont lieu. Les actifs et passifs monétaires libellés en devises étrangères sont convertis en dollars canadiens à l'aide du taux de change en vigueur le 31 mars. Les gains et les pertes résultant d'opérations en devises étrangères sont consolidés et le résultat net sera inclus dans les Charges ou dans les Revenus de l'État consolidés des résultats (ainsi que dans la Note 13), selon qu'il s'agit d'une perte ou d'un gain.

n) Immobilisations corporelles : Toutes les immobilisations corporelles et améliorations locatives d'un coût initial de 10 000 dollars et plus sont comptabilisées à leur coût d'achat. Le ministère n'inscrit pas aux actifs immobiliers les biens incorporels, les oeuvres d'art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique. Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire à l'égard de leur durée de vie utile estimative. Les périodes d'amortissement sont présentées comme suit :

Les immobilisations en cours (en construction) sont comptabilisées dans la catégorie applicable dans l'exercice au cours duquel elles deviennent utilisables et ne sont amorties qu'à partir de cette date.

o) Incertitude relative à la mesure : La préparation de ces états financiers oblige la direction à faire des estimations et à poser des hypothèses qui influent sur les montants déclarés de l'actif, du passif, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment d'établir ceux-ci, la direction estime que ces estimations et hypothèses sont raisonnables. Les éléments les plus importants pour lesquels on utilise des estimations sont le passif éventuel, le passif environnemental, le passif relatif aux indemnités de départ, la provision pour créances douteuses et à la durée de vie utile des immobilisations corporelles (applicable selon liste). Les résultats réels pourraient différer sensiblement des estimations. Celles-ci sont réexaminées périodiquement et, à mesure que des rajustements deviennent nécessaires, ils sont enregistrés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Autorisations parlementaires

Le ministère reçoit la plus grande partie de son financement au moyen de crédits parlementaires annuels. Les éléments comptabilisés dans l'état consolidé des résultats et l'état consolidé de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen des crédits parlementaires qui ont été autorisés dans des exercices précédents, pendant l'exercice en cours ou dans des exercices futurs. En conséquence, les résultats de fonctionnement nets du ministère diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Le but de la Note 3 est de réconcilier ces deux méthodes. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

Rajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations

Rajustements pour les postes sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les crédits

Autorisations de l'exercice en cours utilisées

Étant donné que les autorisations sont principalement fondés sur les besoins de trésorerie et que le coût de fonctionnement net est établi selon la comptabilité d'exercice, les deux montants seront toujours différents. La variance s'explique essentiellement par les régularisations et le revenu non disponible pour dépenser qui n'ont aucune incidence sur les autorisations, mais sont inclus dans le coût de fonctionnement net. La variance s'explique également par divers éléments classifiés en tant qu'actifs dans l'état consolidé de la situation financière (ex.: les stocks, charges payées d'avance, immobilisations corporelles) qui influent sur les autorisations, mais ne sont pas inclus dans le coût de fonctionnement net.

Autorisations fournies

Moins

Autorisations de l'exercice en cours utilisées

Les autorisations parlementaires fournies (c.-à-d. les autorisations disponibles des exercices antérieurs de Passeport Canada et des produits de la vente de biens excédentaires de l'État, de même que les autorisations de l'exercice courant provenant du Budget principal des dépenses et des Budgets supplémentaires des dépenses) sont rapprochées aux autorisations parlementaires de l'exercice en cours utilisées et correspondent aux montants indiqués sous les rubriques « Disponible pour emploi » et « Employés au cours de l'exercice courant » tel qu'il est indiqué dans le « Sommaire de la provenance et de l'utilisation des autorisations » du volume II des Comptes publics. La différence entre le Crédit 5 - Dépenses en capital des autorisations fournies, moins les autorisations annulées en capital, et l'acquisition d'immobilisations corporelles est attribuable à l'autorisation de dépenses en capital utilisées pour couvrir des dépenses qui n'avaient pas été capitalisées, conformément à la Politique ministérielle sur les immobilisations.

L'encaisse nette fournie par le gouvernement, telle que présentée à l'état consolidé des flux de trésorerie, est rapprochée avec les autorisations de l'exercice en cours utilisées, en incluant le revenu non disponible pour dépenses et les modifications à l'État de la situation financière. Seuls sont inclus les postes de l'État qui ont trait aux montants alloués soit par encaisse nette fournie par le gouvernement soit par des autorisations utilisées. La majorité des dettes encourues, comme les passifs éventuels et les prestations de départ des employés, ne figurent pas dans l'État de la situation financière puisqu'elles n'ont aucun effet sur l'encaisse nette ou sur les autorisations.

4. Débiteurs et avances

Le tableau suivant donne le détail des débiteurs et des avances :

Avances aux employés

5. Stocks

Le tableau ci-dessous donne le détail des stocks de Passeport Canada évalués selon la méthode du coût moyen :

Le coût des stocks utilisés, constaté comme une charge à l'état consolidé des résultats, se chiffre à 21 991 544 $ pour 2010-2011 (23 313 519 $ pour 2009-2010).

6. Immobilisations corporelles

Les charges d'amortissement pour l'exercice terminé le 31 mars 2011 s'élèvent à 91 844 808 $ (89 478 773 $ pour 2010).

Les réductions d'actifs en construction sont des actifs qui ont commencé à être utilisés au cours de l'exercice et qui ont été transférés dans la catégorie d'immobilisations pertinente.

Au cours de l'exercice, une erreur de classification d'un solde d'ouverture a été découverte. Le coût d'acquisition de 21 507 $ a été ajusté en cours d'année, affectant le matériel et outillage (moins-value), ainsi que le matériel informatique (plus-value). Les charges d'amortissement associées avaient été correctement enregistrées et, par conséquent, n'ont pas été affectées par cette erreur. Toutefois, l'amortissement cumulé afférent de 17 316 $ a été aussi affecté à la bonne catégorie d'actifs Globalement, la valeur comptable nette reste inchangée. Il n'y a aucun impact sur l'État de la situation financière.

7. Créditeurs et charges à payer

Le tableau ci-dessous donne le détail des créditeurs et des charges à payer du ministère :

8. Revenus reportés

Les revenus reportés comprennent des sommes d'argent reçues à titre de paiement anticipé de services devant être fournis par le ministère pour le compte de tiers et des dépôts et chèques non réclamés versés au titre des droits de passeport. Les revenus sont constatés dans la période au cours de laquelle les dépenses sont encourues ou le service rendu. Le détail des opérations relatives à ce compte est le suivant :

9. Avantages sociaux futurs

a) Prestations de retraite : Les employés canadiens (EC) du ministère participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de ce régime s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de service ouvrant droit à une pension, multiplié par la moyenne des gains des 5 meilleures années consécutives. Elles sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et indexées selon l'inflation.

Les employés ainsi que le ministère versent des cotisations couvrant le coût du régime. Les charges s'élèvent à 81 498 595 $ pour 2010-2011 (86 945 252 $ pour 2009-2010), ce qui représente environ1.9 fois ( 1.9 fois en 2009-2010) les cotisations des employés.

La responsabilité du ministère relativement au régime se limite à ses cotisations. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada en sa qualité de répondant du régime.

Les employés recruté sur place (ERP) participent à divers régimes de retraite conçus et administrés d'après les lois et les pratiques locales, ou au régime de retraite mondial qui est administré par le ministère. Le gouvernement du Canada parraine tous les régimes, ces derniers pouvant être des régimes à cotisations déterminées ou à prestations déterminées, provisionnés ou par répartition. Les cotisations de l'employeur pour 2010-2011 s'élèvent à 22,392,158 $ (19,412,613 $ en 2009-2010) et ont été financées par le SCT.

b) Indemnités de départ : Le ministère verse des indemnités de départ à ses employés en fonction de leur admissibilité, de leurs années de service et de leur salaire final. Le passif au titre des indemnités de départ pour les EC est fondé sur un taux fournis par le SCT et est affecté sur la masse salariale totale au 31 mars. Le SCT détermine le taux selon une évaluation actuarielle du passif futur pour l'ensemble des employés admissibles du gouvernement. Le taux à appliquer à la masse salariale totale au 31 mars 2011 était de 23.79 % (23.27 % au 31 mars 2010). Pour les ERP, le passif est fondé sur des données historiques au moyen desquelles une indemnité de départ moyenne par ERP est calculée. Ce coût est multiplié par le nombre total des ERP admissibles au 31 mars 2011 et un facteur qui tient compte de la façon dont un employé quitte le ministère.

Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront payées à même les crédits futurs. Les données relatives aux indemnités de départ au 31 mars étaient les suivantes :

Le passif au titre des indemnités de départ des EC s'élève à 93 millions de dollars, alors que celui des ERP sur place est de 86 millions de dollars.

10. Passif éventuel

Le ministère est impliqué dans diverses actions en justice dans le cours normal de ses activités, et à titre d'administrateur du traité de l'ALENA. Ces demandes comprennent des montants déterminés et d'autres pour lesquels aucun montant n'est indiqué. Selon l'évaluation du ministère, les poursuites pour réclamations en suspens au 31 mars 2011 sont estimées à 17 000 000 000 $ (18 000 000 000 $ au 31 mars 2010). De ce montant, trois cas spécifiques représentent 15 000 000 000 $, dont un évalué à 10 000 000 000 $ est inactif depuis 1999. Vingt-trois dossiers composent les 2 000 000 000 $ restant. Certains de ces recours sont à un stade précoce, et bien que toutes les réclamations font l'objet d'une réévaluation trimestrielle par des conseillers juridiques, des poursuites judiciaires en instance dont l'issue ne peut être déterminée s'élevaient à un total approximatif de 5 300 000 000 $ (5 500 000 000 $ au 31 mars 2010. De cette somme, 165 000 000 $ (166 000 000 $ au 31 mars 2010) concernent des litiges pour lesquels un autre ministère a été nommé à titre de codéfendeur.

Certaines de ces obligations éventuelles pourraient devenir des obligations réelles à la suite de décisions des tribunaux ou de règlements à l'amiable. Des provisions pour passifs éventuels sont constituées lorsqu'il devient probable que le ministère engagera des frais et que le montant peut être estimé de manière raisonnable. Des charges à payer d'une valeur de 3 055 000 $ ( 3 000 000 $ au 31 mars 2010) ont été enregistrées dans l'état consolidé de la situation financière sous charges à payer. De l'avis de la direction, l'issue de l'une ou de l'ensemble de ces poursuites n'aura pas d'incidence défavorable marquée sur la situation financière du ministère.

11. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités du ministère peuvent donner lieu à des contrats et des obligations en vertu desquels le ministère sera tenu d'effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour l'acquisition de biens ou de services. Il y a un nombre significatif de baux de bureaux et de résidences à l'étranger dont la valeur en dollars est minime. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

12. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, le ministère est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Il conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. Le ministère a en outre reçu, au cours de l'exercice, des services d'autres ministères à titre gratuit, comme indiqué à la section (a).

a) Services fournis gratuitement par d'autres ministères : Au cours de l'exercice, le ministère a reçu gratuitement des services d'autres ministères (locaux, services juridiques, cotisations de l'employeur au régime de soins de santé et au régime de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail). Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état consolidés des résultats :

Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernment fait donc appel à des organismes centraux et à des organismes de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et services gouvernementaux Canada ainsi que les services de vérification offerts par le Bureau du vérificateur général, ne sont pas inclus dans l'état des résultats du ministère.

b) Autres transactions entre apparentés :

c) Administration de programmes au nom d'autres ministères : Le ministère compte un certain nombre de protocoles d'entente avec des ministères partenaires relativement à l'administration de programmes particuliers à l'étranger. Le ministère a administré environ 181 000 000 $ (179 000 000 $ en 2009-2010) à l'égard d'activités de programme et d'activités opérationnelles d'autres ministères. Le ministère a aussi recouvré environ $264,000,000 (227 000 000 $ en 2009-2010) en revenus au nom de nos ministères partenaires. Ces revenus et charges sont reflétés dans les états financiers de nos ministères partenaires, et non dans ceux du ministère.

d) Gestion et administration des services communs : Conformément à la politique des services communs du Conseil du Trésor (février 1997), et à la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (1985), le ministère a pour mandat de gérer l'approvisionnement des biens, services et biens immobiliers dans les missions à l'étranger. Les ministères sont tenus de recourir à ces services communs lorsqu'ils doivent appuyer les missions diplomatiques et consulaires du Canada à l'étranger.

Des protocoles d'entente sont en vigueur entre le ministère, les ministères partenaires, les sociétés d'État et les organismes non fédéraux pour définir les rôles et les responsabilités de toutes les parties. Ils décrivent notamment les principes et les lignes directrices opérationnelles qui régissent la gestion et l'administration du régime des services communs, les spécifications relatives aux services et aux normes de prestation de services, le financement des services communs, les responsabilités des parties et le règlement des différends.

1. Services communs fournis aux autres ministères : Afin de faciliter une prestation de services communs efficace et rentable à l'appui des programmes internationaux mis en oeuvre par l'ensemble des ministères fédéraux et des organismes du gouvernement du Canada, le Protocole d'entente interministériel sur les activités et le soutien des missions à l'étranger a été signé en février 2009.

   Pour l'année financière terminée le 31 mars 2011, les charges relatives aux modifications apportées à la représentation des ministères partenaires à l'étranger sont inscrites dans les états financiers du ministère. Les autorisations du ministère sont rajustés selon la mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR) et les autorisations supplémentaires de l'exercice.

   Cette activité s'élève approximativement à 15 320 000 $ (8 570 000 $ en 2009-2010) reçu à titre de financement permanent administré par la MJANR et 50 626 900 $ (17 193 000 $ en 2009-2010) en financement en cours d'exercice reçu par l'intermédiaire de crédits supplémentaires.

2. Services communs fournis aux cooccupants : Afin de faciliter une prestation de services communs efficace et rentable à l'appui des programmes internationaux mis en oeuvre par les cooccupants, des protocoles d'entente individuels sont signés. Les cooccupants comprennent des entités non ministérielles, des sociétés d'État, des administrations provinciales ou territoriales, des gouvernements étrangers et des organisations non gouvernementales qui partagent les locaux des missions du ministère à l'étranger.

   Pour l'exercice terminé le 31 mars 2011, cette activité s'élève approximativement à 17 386 200 $ (15 565 000 $ in 2009-2010) en financement en cours d'exercice reçu par des recettes tirées d'une activité de crédit net.

   Cette activité représente le recouvrement des coûts engagés, dont une partie peut être dépensée de nouveau en vertu de la lettre de décision du Conseil du Trésor sur les crédits nets.

13. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur la réalisation des résultats stratégiques et l'architecture des activités de programme du ministère. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la Note 2. Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés par les principales activités de programme, par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :

Paiements de transfert - Partie 1

Paiements de transfert - Partie 2

Charges de fonctionnement - Partie 1

Charges de fonctionnement - Partie 2

Revenus - Partie 1

Revenus - Partie 2

14. Transferts en provenance d'autres ministères

La Loi d'exécution du budget, déposée au Parlement le 4 mars 2010, a approuvé l'intégration du Secrétariat de l'ALÉNA section canadienne, y compris son personnel, au ministère des Affaires étrangères et du Commerce internationale. Le projet de loi budgétaire a été ratifié par le Parlement en juillet 2010 et le décret en conseil nécessaire pour rendre effectif le transfert tel que prescrit par la loi budgétaire, fut approuvé le 27 août 2010. Les crédits de 2 483 000$ de l'ancienne entité juridique du Secrétariat ont été transférés au ministère via le Budget supplémentaires des dépenses B. Les actifs et passifs transférés au ministère n'étaient pas significatifs. Ces états financiers consolidés reflètent les activités de l'ancien Secrétariat à compter du 27 août 2010.

15. Correction d'une erreur

Au cours de l'exercice, une erreur dans le calcul des indemnités de départ des employés canadiens (EC) a été découverte. Le ministère utilisait les dépenses salariales admissibles (pour ceux ayant plus de 10 années de service) lors de l'établissement du passif au titre des indemnités des EC, au lieu de la masse salariale totale des employés indéterminés. De plus, le taux actuariel établi par le Bureau du contrôleur général pour l'ensemble du gouvernement et utilisé pour calculer le passif au titre des indemnités pour 2009-10 a été modifié en juin 2010. L'impact de ces changements est reflété ci-dessous:

Les données suivantes présentent l'effet cumulatif du changement de taux et du changement de base salariale.

Charges

Les données suivantes présentent l'effet annuel du changement de taux et de base salariale.

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers Exercice 2010-2011

1 Introduction

Le présent document est la deuxième annexe annuelle à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI). Conformément à la Politique sur le contrôle interne (PCI) du Conseil du Trésor, ce document contient des renseignements récapitulatifs sur les mesures prises par le MAECI pour maintenir l'efficacité de son système de contrôle interne des rapports financiers (CIRF). Plus précisément, il renferme des données récapitulatives sur les évaluations effectuées par le MAECI en date du 31 mars 2011, ce qui comprend les progrès, les résultats et les plans d'action connexes ainsi que les principales données financières permettant de mieux comprendre l'environnement de contrôle propre au Ministère.

Il importe de noter que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer tous les risques liés à l'information financière possibles, mais plutôt pour atténuer les risques à un niveau raisonnable au moyen de contrôles adaptés et proportionnels à ces derniers. Le maintien de l'efficacité d'un système de CIRF consiste en un processus continu visant à évaluer l'efficacité et à apporter des ajustements au besoin, à identifier les risques principaux et les contrôles clés s'y rattachant ainsi qu'à suivre le rendement du système sur le plan de l'amélioration continue. Par conséquent, la portée, le rythme et l'état des évaluations menées par les ministères sur l'efficacité de leur système de CIRF varieront en fonction des risques et des circonstances spéciales propres à ces derniers.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

L'orientation stratégique donnée au mandat et au rôle du Ministère se fonde sur les trois résultats stratégiques définis dans l'architecture des activités de programmes de ce dernier:

• Programme international du Canada : Le programme international est modelé sur les bénéfices et les avantages du Canada, conformément aux valeurs et aux intérêts du pays;
• Services internationaux destinés aux Canadiens : Les Canadiens sont satisfaits des services commerciaux, consulaires et de passeport; et
• Plateforme internationale du Canada : Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international entretient un réseau de missions offrant une infrastructure et des services qui permettent au gouvernement du Canada d'atteindre ses priorités internationales.

Conformément à la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le Ministère a le mandat de gérer et de diriger les missions diplomatiques et consulaires du Canada, ce qui englobe la supervision des activités officielles de divers ministères et organismes du gouvernement du Canada représentés à l'étranger.

Il est possible d'obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités du programme du MAECI en consultant le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités.

1.2 Données financières

Vous trouverez ci-dessous l'information financière essentielle pour l'exercice financier 2010-2011. On peut trouver plus d'information sur les états financiers (non vérifiés) du MAECI pour l'exercice qui s'est terminé le 31 mars 2011. Il est également possible d'obtenir de l'information dans les Comptes publics du Canada.

• Le MAECI a reçu l'autorisation parlementaire de dépenser 3,1 G$ et a respecté ce budget.
• Les dépenses totales ont atteint 3,0 G$. Les salaires et les honoraires comptent pour la majorité de ces dépenses (36 p. 100 ou 1,1 G$) et sont suivis des paiements de transfert (28 p. 100 ou 865 M$).
• Les revenus totaux se sont élevés à 429 M$. Les recettes de Passeport Canada représentent 63 p. 100 ou 269 M$ des revenus totaux.
• Les immobilisations corporelles représentent 77 p. 100 de l'ensemble de l'actif du Ministère (1,6 G$). Les comptes créditeurs et les charges à payer forment plus de 58 p. 100 du passif total (529 M$).
• Les opérations du MAECI sont menées à l'Administration centrale, située dans la région de la capitale nationale, dans 18 bureaux à l'échelle du Canada et dans plus de 175 missions à l'étranger.
• Le soutien apporté aux missions à l'étranger représente 24 p. 100 des dépenses opérationnelles du Ministère.
• Le principal système financier du MAECI est le SGI, un logiciel fondé sur le SAP et connecté à des systèmes sources qui lui fournissent des renseignements.
• Les états financiers du MAECI incluent les comptes de Passeport Canada, un organisme de service spécial distinct qui est responsable de sa propre évaluation du contrôle interne des rapports financiers.

1.3 Ententes de services afférentes aux états financiers

Le MAECI a recours à d'autres ministères gouvernementaux pour le traitement de beaucoup des opérations qui sont consignées dans ses états financiers :

• L'Administration centrale de TPSGC gère le paiement des salaires des employés canadiens, l'acquisition de biens et de services ainsi que la prestation de mesures d'adaptation au Canada.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère des renseignements qui sont utilisés pour calculer diverses indemnités et charges à payer, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ pour les employés canadiens; et
• Le ministère de la Justice fournit des services juridiques au MAECI.

Conformément à la Politique sur les services communs adoptée par le Conseil du Trésor et à la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) a pour mandat de gérer l'acquisition de biens, de services et de biens immobiliers afin d'appuyer les missions diplomatiques et consulaires. Les ministères partenaires fournissent au MAECI les niveaux de financement convenus pour la prestation des services communs au moyen des instruments financiers appropriés; de crédits supplémentaires et des niveaux de référence par l'intermédiaire de la mise à jour annuelle des niveaux de référence. Les dépenses relatives aux services communs figurent dans les états financiers du MAECI.

D'autres ministères peuvent aussi utiliser un règlement interministériel lorsque le MAECI engage des dépenses propres à des programmes ou qu'il perçoit des revenus propres à des programmes. Les dépenses et les revenus propres à des programmes figurent dans les états financiers du ministère partenaire associé.

1.4 Changements importants au cours de l'exercice 2010-2011

Dans le cadre de l'initiative d'établissement des budgets selon la comptabilité d'exercice, le MAECI a préparé son État prospectif des résultats et les notes correspondantes à inclure dans le Rapport sur les plans et les priorités 2011-2012.

La Loi d'exécution du budget, introduite au Parlement le 4 mars 2010, a permis l'intégration de la section canadienne du Secrétariat de l'ALENA au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, y compris son personnel.

En avril 2010, M. Gordon White a remplacé M. Bruce Hirst au poste de dirigeant principal des finances (DPF) du Ministère. En juillet 2011, M. Nadir Patel a remplacé M. Gordon White à titre de DPF du Ministère. M. Rob Dufresne a été DPF intérimaire de mai 2011 à juillet 2011 et, dans l'exercice de ses fonctions, a signé les états financiers 2010-2011.

En juin 2010, M. Morris Rosenberg a remplacé M. Len Edwards en tant que sous-ministre des Affaires étrangères.

2. Environnement de contrôle du MAECI en ce qui concerne le CIRF

Le MAECI reconnaît qu'il incombe à la haute direction de donner le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d'un système efficace de CIRF et qu'ils soient en mesure d'exercer efficacement leurs responsabilités à cet égard. En ce qui touche l'environnement de contrôle, le MAECI a pour objectif de s'assurer que les risques sont bien gérés et de favoriser un processus continu d'amélioration abordable.

2.1 Positions, rôles et responsabilités clés

Le MAECI est l'un des ministères les plus complexes du gouvernement du Canada, chargé de la conduite des affaires internationales du Canada, y compris du commerce international. L'ampleur de son mandat et la complexité de ses activités nécessitent deux sous-ministres et un sous-ministre délégué.

Sous-ministre des Affaires étrangères - Le sous-ministre des Affaires étrangères est l'agent comptable du MAECI et assume la responsabilité générale et le leadership de l'intendance, de la gestion et de la surveillance des ressources ministérielles, ainsi que des mesures prises pour maintenir l'efficacité du système de contrôle interne. Le sous-ministre des Affaires étrangères copréside le Conseil exécutif.

Sous-ministre du Commerce international - Conformément au paragraphe 8.1 de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le sous-ministre du Commerce international est nommé avec rang et statut d'administrateur général de ministère et, placé sous l'autorité du sous-ministre des Affaires étrangères, il exerce, à titre de représentant du ministre ou autre titre, les pouvoirs et fonctions que celui-ci lui attribue. Le sous-ministre du Commerce international copréside le Conseil exécutif.

Sous-ministre délégué aux Affaires étrangères - Conformément au paragraphe 8.1 de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le sousministre délégué aux Affaires étrangères est nommé avec rang et statut d'administrateur général de ministère et, placé sous l'autorité du sous-ministre des Affaires étrangères, il exerce, à titre de représentant du ministre ou autre titre, les pouvoirs et fonctions que celui-ci lui attribue. Le sous-ministre délégué aux Affaires étrangères préside le Conseil exécutif en l'absence des coprésidents.

Dirigeant principal des finances (DPF) - Le dirigeant principal des finances du MAECI relève directement des sous-ministres et guide la coordination, la cohérence et l'orientation de la conception et du maintien d'un système de contrôle interne efficace et intégré en matière de rapports financiers, y compris son évaluation annuelle. En tant que membre du Conseil exécutif, le DPF fournit un leadership fonctionnel et oriente la gestion financière.

Cadres supérieurs du Ministère - Les cadres supérieurs du MAECI chargés de la prestation d'un programme sont responsables du maintien et de l'évaluation de l'efficacité du système de CIRF s'inscrivant dans leur mandat.

Chefs de mission (CDM) - Les chefs de mission sont responsables de la gestion et de la direction des activités de leur mission, ce qui comprend le maintien et l'examen de l'évaluation de l'efficacité du système de CIRF relevant de leur responsabilité.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) - Le dirigeant principal de la vérification du MAECI relève directement du sous-ministre des Affaires étrangères et fournit une assurance en effectuant périodiquement des vérifications internes qui aident à maintenir l'efficacité du système de CIRF.

Comité ministériel de vérification (CMV) - Le CMV est un comité consultatif qui émet des opinions objectives sur les processus de gestion des risques, de contrôle et de responsabilisation du Ministère. Il est composé de quatre membres externes, dont le président. Comme l'indique la PCI, le CMV sera consulté, selon le cas, en ce qui a trait aux plans d'évaluation du Ministère fondés sur le risque et aux résultats connexes liés à l'efficacité du système ministériel de CIRF.

Conseil exécutif - Le Conseil exécutif est le plus haut comité chargé de la prise des décisions au MAECI. Il fournit une orientation et une surveillance stratégiques afin de soutenir la réalisation des trois résultats stratégiques du MAECI.

2.2 Principales mesures prises par le MAECI

L'environnement de contrôle du MAECI prévoit en outre un ensemble de mesures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils pertinents ainsi qu'au perfectionnement de leurs compétences.

Parmi les principaux éléments, mentionnons les suivants :

• Le Conseil exécutif est appuyé par trois sous-comités : le Comité de gestion des ressources, le Comité des politiques et des programmes et le Comité des opérations;
• la Direction des valeurs et de l'éthique, qui est dirigée par l'inspecteur général et qui relève directement du sous-ministre des Affaires étrangères;
• le Code de conduite à l'étranger du MAECI et le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique;
• un tableau des pouvoirs délégués mis à jour régulièrement;
• la préparation d'un profil de risque de l'organisation qui aide le Ministère à orienter la gestion des risques organisationnels en présentant un aperçu de l'état de risque du MAECI;
• des programmes de formation et de communication dans des secteurs clés de la gestion financière;
• des politiques ministérielles adaptées à l'environnement de contrôle du MAECI;
• une fonction d'assurance de la qualité affectée en propre pour la section des rapports financiers du Ministère;
• des systèmes de traitement de la TI servant à accroître la sécurité, l'intégrité, l'efficacité et l'efficience;
• un plan de vérification interne fondé sur le risque qui brosse un tableau annuel de la gouvernance et de la gestion des risques; et
• des inspections de missions effectuées tous les ans par le Bureau de l'inspecteur général.

3. Évaluation du système de CIRF du MAECI

3.1 Méthode d'évaluation

À l'appui de la Politique sur le contrôle interne, un système efficace de CIRF vise à fournir une assurance raisonnable :

• que les opérations financières sont autorisées en bonne et due forme;
• que les documents financiers sont tenus adéquatement;
• que les biens sont protégés; et
• que les lois, les règlements et les politiques sont suivis.

Dorénavant, le MAECI évaluera l'efficacité de la conception et l'efficacité du fonctionnement de son système de CIRF. De plus, il mettra en place un programme de surveillance continu pour maintenir et améliorer continuellement son système de CIRF.

L'efficacité de la conceptionsignifie qu'il faut s'assurer de déterminer les principaux points de contrôle, de les consigner, de les mettre en place, de les adapter aux risques qu'ils visent à atténuer et d'apporter des corrections, au besoin. Cela comprend la mise en correspondance des processus et des systèmes de TI cruciaux avec les principaux comptes des états financiers en fonction de l'emplacement, le cas échéant.

L'efficacité du fonctionnementsignifie que l'application des contrôles clés a été vérifiée sur une période définie et que les corrections ont été apportées.

Le programme de surveillance continuesignifie qu'une approche systématique intégrée en matière de surveillance est en place, ce qui comprend des évaluations périodiques fondées sur les risques et la prise de mesures correctives dans des délais raisonnables.

3.2 Portée de l'évaluation du MAECI

Le MAECI a réalisé une évaluation des risques au moyen des états financiers au 31 mars 2010 pour déterminer les comptes importants. L'importance a été évaluée en fonction des mesures qualitatives et quantitatives de l'importance relative établies par la direction du Ministère.

Après avoir cerné les comptes importants, on les a mis en relation avec les processus financiers connexes. Les résultats de l'évaluation ont permis de confirmer que les principaux secteurs prioritaires suivants du système de CIRF du MAECI doivent être abordés dans la mise en oeuvre de la Politique sur le contrôle interne :

Éléments fondamentaux :

• Contrôles au niveau de l'entité
• Contrôles généraux des TI

Éléments des processus opérationnels (directement liés au CIRF du MAECI)

• Rapports financiers
• Procédures de fin d'exercice, dont les obligations contractuelles et les passifs éventuels
• Gestion des immobilisations
• Paie - Employés canadiens
• Paie - Employés recrutés sur place
• Achats et paiements - à l'AC
• Achats et paiements - dans les missions
• Revenus
• Subventions et contributions
• Directives sur le service extérieur

Éléments des processus opérationnels (qui ne sont pas directement liés au CIRF du MAECI)

• Gestion des crédits parlementaires
• Autres ministères fédéraux

Le MAECI a également mis au point un Cadre de contrôle interne des rapports financiers (le CADRE) au moyen duquel chaque processus sera évalué.

Le CADRE est conçu pour accomplir ce qui suit :

• offrir au MAECI une méthodologie pour présenter, tester et surveiller le contrôle interne en matière de rapports financiers d'une manière uniforme et normalisée. La méthodologie devrait être capable de respecter le seuil d'une vérification axée sur les contrôles.
• offrir une approche normalisée pour la consignation des processus financiers et des contrôles internes associés.
• offrir du soutien aux états financiers du MAECI, notamment en ce qui concerne l'atteinte des objectifs liés aux états financiers.
• définir le système de contrôle interne exercé sur les rapports financiers et fournir une assurance connexe, conformément aux responsabilités prévues dans la Loi sur la gestion des finances publiques et la Loi fédérale sur la responsabilité.

Les contrôles au niveau de l'entité ont été inventoriés par le Ministère au moyen d'un questionnaire fondé sur le COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) pendant l'exercice 2009-2010. Durant l'exercice 2010-2011, le MAECI a évalué l'efficacité de la conception des contrôles au niveau de l'entité.

Durant l'exercice 2009-2010, le MAECI a documenté et testé l'efficacité de la conception des contrôles généraux des TI pour les principaux systèmes d'information du Ministère. En 2010-2011, le MAECI a élaboré un plan d'action de gestion exhaustif pour remédier aux lacunes cernées.

Durant l'exercice 2010-2011, le MAECI a accordé la priorité à des processus opérationnels pour ce qui est de la documentation en fonction des facteurs suivants : incidence sur l'évaluation fondée sur le CRG; recommandations connexes du BVG et de la vérification interne; coordination avec d'autres initiatives ministérielles; lien avec l'Initiative des processus opérationnels communs en gestion financière du Bureau du contrôleur général. À partir de cet exercice d'établissement des priorités, le MAECI a répertorié les principaux risques et points de contrôle liés aux processus suivants :

• le processus de paie principal pour les employés canadiens ainsi que les sous-processus importants, cessation d'emploi, heures supplémentaires, estimations, salaire rétroactif et détachements;
• le processus de paiement principal de l'AC ainsi que les sous-processus importants; voyages, accueil, réinstallation, subventions et contributions, création de fichiers fournisseurs.

4. Résultats de l'évaluation du MAECI

Cette année, par suite de la méthode d'évaluation décrite ci-dessus, le MAECI a dressé un inventaire des contrôles au niveau de l'entité, ainsi que des contrôles au niveau des processus pour le processus de paie des employés canadiens et pour le processus de paiement de l'AC.

À la fin de l'exercice 2010-2011, le MAECI a terminé tous les tests de l'efficacité de la conception liée aux contrôles au niveau de l'entité, ainsi que les mesures correctives à l'égard de plusieurs faiblesses dans l'efficacité de la conception des contrôles généraux de la technologie de l'information cernées dans l'exercice précédent.

4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés

Les processus opérationnels clés du MAECI ont été élaborés afin de faire en sorte que des contrôles internes appropriés soient en place. Ces contrôles garantissent que l'information financière est complète, fiable, pertinente et produite dans des délais raisonnables et que tous les pouvoirs et les règlements sont respectés.

Le MAECI a mis au point un questionnaire détaillé fondé sur le COSO pour aider à répertorier les contrôles au niveau de l'entité. La section du contrôle interne a collaboré avec les directions responsables à l'établissement d'une liste d'éléments probants écrits et descriptifs pour appuyer les contrôles en question. L'évaluation de l'efficacité de la conception visait également à assurer l'alignement adéquat de chaque contrôle clé sur les risques. À partir de cette information, on a cerné des possibilités d'améliorer la mise par écrit des contrôles au niveau de l'entité, ainsi que les recommandations pour améliorer l'efficacité de la conception de certains contrôles au niveau de l'entité. Parmi les conclusions dégagées, mentionnons les suivantes :

• La dotation des TI et de la gestion des systèmes se situe à des niveaux moins qu'optimaux et pourrait à la longue nuire à la qualité de l'information fournie à la gestion ainsi qu'à la tenue des contrôles internes à l'échelle de l'organisation. Le Ministère devrait veiller à ce que son effectif de TI soit doté adéquatement.
• Le Ministère devrait envisager de mettre en place un processus où les employés devraient signer de manière électronique pour attester qu'ils respectent le Code de valeurs et d'éthique.

À partir de l'évaluation de l'efficacité de la conception des principaux contrôles généraux des TI réalisée durant l'exercice 2009-2010, des secteurs nécessitant des améliorations ont été cernés. Durant 2010-2011, des activités liées aux mesures correctives ont été élaborées dans un plan d'action de gestion exhaustif en ce qui concerne la conception des contrôles liés à la gestion des changements au programme, à l'accès aux systèmes et aux bases de données, à la sécurité du SAP et de PeopleSoft, aux opérations informatiques et à l'élaboration du programme.

Un examen de l'efficacité de la conception du processus de paiement a révélé un certain nombre de pratiques non efficientes. En conséquence, une nouvelle méthode de vérification des comptes, à savoir l' échantillonnage statistique, a été introduit. Les tests relatifs à l'efficacité de la conception des principaux contrôles reposeront sur cette nouvelle méthodologie.

4.2 Efficacité du fonctionnement des contrôles clés

Le MAECI n'a pas encore commencé l'évaluation de l'efficacité du fonctionnement des contrôles clés; il y a toutefois des contrôles correctifs en place qui fournissent un certain niveau d'assurance que le système de contrôle interne est efficace. Voici certains de ces contrôles correctifs :

• Durant l'exercice 2010-2011, la Vérification interne a examiné les progrès du Ministère en ce qui concerne les principales recommandations de l'évaluation de l'état de préparation à la vérification de 2007 et a évalué les contrôles liés à la gestion des biens immobiliers et du matériel.
• Le processus d'approbation des demandes pour les subventions et les contributions est défini dans le cadre de responsabilisation axée sur les risques de chaque programme. Les programmes font l'objet d'évaluations et de vérifications internes. En outre, des évaluations des bénéficiaires sont effectuées par le Bureau de l'inspecteur général.
• Des activités continues d'assurance de la qualité des comptes financiers permettent de surveiller l'adéquation des données financières liées au processus d'établissement des rapports financiers.
• Un processus de vérification des comptes solide, où l'on examine actuellement 100 p. 100 des comptes, laissera place à une méthode d'échantillonnage statistique fondé sur le risque durant l'exercice 2011-2012.
• Les Opérations financières, section internationale, surveillent les pratiques de gestion financière des missions. À leur travail s'ajoute celui du Bureau de l'inspecteur général, qui a mené des inspections (liées aux programmes et aux finances) dans 17 missions durant l'exercice 2010-2011.

5. Plan d'action du MAECI

5.1 Progrès réalisés en date de mars 2011

5.2 Plan d'action

D'ici la fin de 2011-2012, le MAECI prévoit :

• Processus relatif aux contrôles au niveau de l'entité : Remédier aux lacunes cernées dans la conception.
• Processus relatif aux CGTI : Continuer à corriger l'efficacité de la conception en déterminant l'état des éléments du plan d'action de gestion. Commencer à tester l'efficacité du fonctionnement lorsque la majorité des éléments du plan d'action sont achevés.
• Processus de paie des EC : Achever l'efficacité de la conception, dont la détermination des lacunes, les recommandations et le plan d'action de gestion pour les mesures correctives. Commencer la phase de réalisation des tests de l'efficacité du fonctionnement.
• Processus de paiement de l'AC : Achever les tests de l'efficacité de la conception et préparer des recommandations et un plan d'action de gestion pour la prise de mesures correctives. Commencer la phase de réalisation des tests de l'efficacité du fonctionnement.
• Processus relatif aux procédures de fin d'exercice, dont les obligations contractuelles et les passifs éventuels : Répertorier les procédures de fin d'exercice à l'intérieur du champ.
• Processus relatif à la gestion des immobilisations : Commencer la détermination de la portée et la documentation, en combinaison avec l'examen des immobilisations qui doit commencer en juin 2011.
• Processus relatif aux revenus : Répertorier tous les sous-processus du MAECI relatifs aux revenus dans le champ.
• Processus relatif aux subventions et contributions : commencer la détermination de la portée et la documentation du processus.
• Réaliser une évaluation des risques liés aux états financiers pour déterminer les emplacements importants. Cette évaluation sera aussi utile pour l'élaboration d'une stratégie de mission en ce qui concerne la mise en oeuvre de la Politique sur le contrôle interne.
• Mettre au point une méthodologie pour assurer l'uniformité des rapports et pour effectuer le suivi des lacunes ou d'autres mesures correctives requises en matière d'efficacité de la conception et du fonctionnement.

Plan d'évaluation générale du MAECI¹  pour 2011-2012 et les exercices subséquents; étapes à terminer d'ici une date précise :

¹  Ce plan repose sur les ressources actuelles et se situe dans le contexte de l'environnement de contrôle actuel du Ministère. Des changements importants à la structure ministérielle auront une incidence sur les échéanciers. Le plan sera mis à jour chaque année.

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Date de modification :

2012-09-17