Authentification des documents : 1. Avant de commencer

Sur cette page

• Vérifier si vos documents doivent être authentifiés
• Où envoyer vos documents
• Faire traduire votre document
• Raisons pour lesquels nous ne pourrions pas authentifier votre document
• Les frais
• Les délais de traitement
• Nos coordonnées

L’authentification ou l’obtention d’une apostille est parfois requise pour pouvoir utiliser un document public canadien à l’étranger. L’authentification et les apostilles concernent l’authenticité de la signature d’une ou d’un fonctionnaire figurant sur un document. Si vous entendez utiliser votre document dans un pays qui n’est pas signataire de la Convention Apostille, après avoir été authentifié,  il se peut que vous ayez à faire légaliser votre document par les autorités du pays de destination (par exemple, par son ambassade, son haut-commissariat ou son consulat au Canada ou accrédité auprès du Canada). Si vous obtenez une apostille et que votre document est destiné à un pays signataire de la Convention Apostille, il devrait être accepté dans le pays de destination sans d’autres formalités.

Le Canada est désormais partie à la Convention Apostille, qui simplifie le processus d’authentification en supprimant l’exigence de légalisation des documents destinés à être utilisés dans d’autres pays parties à la convention. Les documents authentifiés par une autorité compétente canadienne recevront un certificat d’apostille sous forme d’ une « allonge », qui est un document distinct qui sera solidement apposé sur le document authentifié sous-jacent.

Pour savoir si votre document doit être authentifié, consultez la section ci-dessous. Pour explorer des solutions de rechange à l'authentification par Affaires mondiales Canada, veuillez consulter la section Solutions de rechange.

Pour être authentifié, votre document doit porter une signature originale reconnue (et un sceau, le cas échéant). Sauf indication contraire, vous devez soumettre vos documents en format papier en suivant les instructions décrites aux étapes 1, 2, 3 et 4.

Vérifier si vos documents doivent être authentifiés

Veuillez noter que tous les pays n'exigent pas l'authentification ou la légalisation des documents canadiens avant qu'ils puissent être utilisés dans leur territoire. Il en va de même pour l'obligation de présenter une déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage si vous avez l'intention de vous marier à l'étranger. Pour cette raison, comme première étage, confirmez les exigences en communiquant avec l’ambassade, le haut-commissariat ou le consulat du pays où votre document sera utilisé :

• Ambassades et hauts-commissariats étrangers au Canada
• Consulats étrangers au Canada

Si vous avez reçu une confirmation voulant que vos documents doivent être authentifiés, nous vous suggérons de consulter la page Solutions de rechange à l'authentification par la Section des services d'authentification d'Affaires mondiales Canada.

Où envoyer vos documents

L’endroit où vous envoyez vos documents dépendra de l’endroit où ils ont été délivrés ou notariés. Les autorités compétentes de certaines provinces délivrent des apostilles, et Affaires mondiales Canada délivre des apostilles pour les documents délivrés par le gouvernement du Canada et pour les documents délivrés ou notariés dans certaines provinces et certains territoires.

Documents à envoyer à Affaires mondiales Canada

Vous enverrez à Affaires mondiales Canada les documents :

• délivrés par le gouvernement du Canada
• délivrés ou notariés dans les provinces et territoires suivants :
  • le Manitoba;
  • le Nouveau-Brunswick;
  • Terre-Neuve-et-Labrador;
  • les Territoires du Nord-Ouest;
  • la Nouvelle-Écosse;
  • le Nunavut;
  • l’Île-du-Prince-Édouard;
  • le Yukon.

Si votre document a été notarié dans l’une des provinces ou l’un des territoires énumérés ci-dessus, vous devez l’envoyer à Affaires mondiales Canada, quel que soit l’endroit où il a été initialement délivré.

Certains documents doivent être notariés avant qu’une autorité compétente puisse les authentifier. Il peut s’agir de certains documents délivrés par le gouvernement du Canada. La province ou le territoire où votre document a été notarié déterminera l’autorité compétente à laquelle vous devez l’envoyer.

Vérifiez les exigences existantes avant de soumettre des documents.

Documents à envoyer à une autorité compétente provinciale

Les autorités compétentes des provinces suivantes sont chargées de délivrer les apostilles pour les documents délivrés ou notariés dans leur province respective :

• l’Alberta; (en anglais seulement)
• la Colombie-Britannique; (en anglais seulement)
• l’Ontario;
• le Québec;
• la Saskatchewan.

Vous devez envoyer les documents délivrés dans les provinces énumérées ci-dessus à l’autorité compétente de cette province.

Si votre document a été notarié en Alberta, en Ontario ou en Saskatchewan, vous devez l’envoyer à l’autorité compétente de cette province, quel que soit l’endroit où votre document a été délivré. En Colombie-Britannique et au Québec, l’autorité compétente peut authentifier un document notarié seulement si le document original a été délivré dans la province.

Affaires mondiales Canada renverra aux demandeuses ou demandeurs les documents délivrés ou notariés dans ces provinces sans qu’ils aient été authentifiés.

Les services provinciaux et territoriaux fonctionnent indépendamment du gouvernement du Canada et peuvent avoir des délais de traitement et des frais de service différents.

Faire traduire votre document

Si une partie ou la totalité de votre document est rédigé dans une langue autre que le français ou l’anglais, vous devez l’accompagner d’une traduction certifiée conforme (voir l’exceptions ci-dessous) .

Deux possibilités s’offrent à vous :

Une traduction par une traductrice agréée ou un traducteur agréé

Une traduction certifiée conforme est une traduction certifiée par un membre d’un organisme provincial de traduction reconnu. Une liste d’organismes provinciaux de traduction reconnus est disponible sur le site du Conseil des traducteurs, terminologues et interprètes du Canada

Certains pays peuvent exiger un affidavit séparé du traducteur. Pour pouvoir être authentifié, l’affidavit doit être signé et scellé par un notaire canadien.

ou

Une attestation de traduction par un notaire canadien qui maîtrise l’anglais ou le français et la langue dans laquelle le document a été rédigé. Dans ce cas, veillez à ce que le notaire ajoute à sa déclaration ce qui suit :

• qu’il atteste maîtriser les deux langues;
• qu’il certifie l’exactitude de la traduction.

Exception : Nous n’avons pas besoin de traduction pour les documents suivants :

• Diplômes universitaires canadiens délivrés en grec ou en latin).
• Les certificats de vie (aussi appelés certificats d’existence) rédigés dans une langue étrangère ayant rapport à une prestation de pension. Le texte ne doit pas dépasser une demi-page et vous devez indiquer dans le formulaire de demande qu’il s’agit d’un certificat de vie. Si le texte est plus long qu’une demi-page, il doit être traduit selon les consignes indiquées ci-haut.

Raisons pour lesquelles nous ne pourrions pas authentifier votre document

Si nous ne pouvons pas authentifier votre document, nous vous en informerons par écrit.

Nous ne pouvons pas authentifier certains documents, notamment :

• les documents qui ne portent pas de signature ou de sceau original (par exemple, les photocopies ordinaires)
• les documents qui portent une signature ou un sceau inconnu que nous ne pouvons pas vérifier
• les documents religieux (par exemple, les certificats de baptême, les certificats de mariage religieux ou les autres documents délivrés par un établissement religieux)
• les documents sont étrangers (nous authentifions les documents canadiens seulement).
• les documents délivrés par un établissement d’enseignement non reconnu
• les documents collés
• les documents laminés
• les documents recouverts d’une substance qui rendrait difficile l’apposition d’un cachet

Nous pouvons refuser l’authentification et demander aux autorités policières compétentes de faire enquête si :

• le contenu de votre document est considéré trompeur
• le document ou le processus d’authentification pourrait être utilisé pour des raisons frauduleuses, illégales ou trompeuses 
• nous avons des doutes sur la véracité du document ou de l'acte notarié ou si nous nous sommes d’avis qu'il enfreint nos politiques

Les frais

Nos services sont offerts sans frais.

Les délais de traitement

À la suite des changements entrés en vigueur le 11 janvier 2024, certains documents peuvent désormais être authentifiés par une autorité compétente provinciale. Si vous souhaitez retirer une demande en cours de traitement à Affaires mondiales Canada pour la soumettre à une autorité compétente provinciale qui est maintenant en mesure d'authentifier votre document, veuillez suivre les instructions décrites dans la page Modifications aux services d’authentification au Canada sous la rubrique « Demander le retrait d'une demande d'authentification auprès d'Affaires mondiales Canada pour la soumettre à une autorité compétente provinciale ».

Avant de soumettre votre demande à la Section des services d'authentification d'Affaires mondiales Canada, compte tenu de notre délai de traitement plus long que la normale, nous vous recommandons d'explorer les options énumérées dans la section Solutions de rechange aux services de la Section des services d'authentification d'Affaires mondiales Canada.

Délai de traitement estimé au 1^e mars 2024 :

Nous n'offrons pas de service accéléré. Veuillez donc envoyer votre demande aussi tôt que possible et veillez à prendre en considération tous les délais et échéances qui s'appliquent à votre cas. Si vous êtes aux prises à des circonstances extraordinaires et urgentes (généralement définies comme des événements inattendus et hors de votre contrôle qui vous empêchent d'attendre le délai de traitement normal) et que vous souhaitez que nous considérions traiter votre document en priorité, vous pouvez nous contacter. Veuillez noter que nous ne sommes pas en mesure de prendre en considération une demande de traitement d'urgence une ou de plusieurs options parmi celles énumérées dans la section Solutions de rechange aux services de la Section des services d'authentification d'Affaires mondiales Canada s'offrent à vous.

Remarque : Veuillez noter que vous n'avez pas besoin de faire appel à de tierces parties pour soumettre votre demande à Affaires mondiales Canada. Veuillez également noter que le délai de traitement est le même, que vous soumettiez votre demande à notre ministère directement ou par l'intermédiaire d'un prestataire de services.

Nos coordonnées

Avant de contacter notre bureau, veuillez lire les étapes 1, 2, 3, 4 et 5, la Foire aux questions et, le cas échéant, la page sur les déclarations tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l'étranger.

Obtenir une mise à jour concernant l'état de votre demande : Veuillez noter qu'un délai minimum doit s'écouler avant que la Section des services d'authentification soit en mesure de vous donner une mise à jour concernant l'état de toute demande. Si vous nous avez demandé d'envoyer vos documents à une ambassade, à un consulat ou à un haut-commissariat, vérifiez d'abord vérifier auprès d'eux pour voir si les ont reçus. Pour connaître le délai d'attente minimum pour demander une mise à jour et pour accéder au formulaire de demande de mise à jour, visitez la page Vérifier le statut de votre demande.

Accéder à nos coordonnées

Services et renseignements connexes

• Modifications aux services d’authentification au Canada
• Mises à jour – Services d’authentification
• Solutions de rechange aux services de la Section des services d'authentification d’Affaires mondiales Canada
• Se marier à l’étranger
• Déclaration tenant lieu de certificat de non-empêchement au mariage à l’étranger
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