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Vérification de la gestion des marchés

Rapport Final

Affaires étrangères et Commerce international Canada
Bureau du dirigeant principal de la vérification

Février 2012

Table des matières

Sommaire exécutif

Des vérifications menées récemment dans un certain nombre de secteurs ont permis de dévoiler d’importantes lacunes de contrôle en matière de passation de marchés. C’est pourquoi le Comité ministériel de vérification a recommandé la tenue de la présente vérification, jugée hautement prioritaire. La vérification a pour objectif de déterminer dans quelle mesure les contrôles visant à réduire les risques de méfaits ou sont appliqués et fonctionnent convenablement.

Pourquoi cette vérification est-elle importante?

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) s’appuie sur des marchés pour remplir son mandat. En 2010-2011, le MAECI a consacré 352 millions de dollarsNote de bas de page 1, ou 8,8 p. 100 de son budget, à la passation de marchés. Des pratiques de passation de marchés ouvertes, justes et transparentes permettent de respecter les valeurs de la fonction publique et de réduire les risques de méfaits et d’atteinte à la réputation du Ministère.

Qu’avons-nous examiné?

Les activités de passation de marchés sont décentralisées au sein du Ministère. Les marchés sont traités par les organisations suivantes :

Ces divers groupes sont autonomes et ont en place des processus et des contrôles distincts. Par conséquent, ils représentent divers niveaux de risque. Notre échantillon statistiquement valide sélectionné au hasard a donc été stratifié afin de tenir compte de cette situation. En tout, 145 dossiers créés en 2010-2011 ont été examinés. Le coefficient de confiance des résultats est de 95 p. 100.

La présente vérification était axée sur les éléments du cycle de marché pour lesquels le risque de méfaits est le plus élevé. Les principaux domaines suivants ont été examinés.

Qu’avons-nous trouvé?

Principales recommandations

Au terme de la vérification, les recommandations suivantes sont formulées pour corriger les lacunes :

Toutes les recommandations formulées dans le présent rapport sont liées à des lacunes en matière de contrôle signalées dans les vérifications précédentes. Le dirigeant principal des finances élabore actuellement un plan d’action intégré de gestion afin de traiter ces enjeux, et devrait s’assurer que les recommandations particulières formulées dans le présent rapport sont traitées dans le plan d’action intégré.

Conclusion

L’efficacité du cadre de contrôle visant à réduire les risques de méfaits varie d’une unité de traitement à l’autre.

Les processus d’invitation à soumissionner et d’attribution des marchés en place dans le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations et à la Direction générale des biens immobiliers sont ouverts, justes et transparents, et les modifications sont justifiées. Les documents à l’appui démontrent que les pratiques de passation des marchés sont conformes à la politique du Conseil du Trésor. Nous n’avons trouvé aucun fichier contenant des preuves que des mesures de contrôle ont été contournées.

Les services d’aide temporaire, un secteur reconnu comme étant problématique, ne sont pas toujours utilisés aux fins prévues. De même, le « droit de premier refus » dans le cadre des commandes subséquentes aux offres à commandes n’est pas respecté. [PRÉLEVÉ], et a une incidence considérable sur le budget de fonctionnement du Ministère.

Les processus d’invitation à soumissionner et d’attribution des marchés dans les missions ne sont pas toujours ouverts, justes et transparents. Il est nécessaire de [PRÉLEVÉ].

Énoncé d’assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification suivies et les données recueillies sont suffisantes et appropriées pour confirmer l’exactitude de l’opinion formulée dans le présent rapport. Les résultats sont fondés sur une comparaison des conditions, telles qu’elles existaient à l’époque, et selon les critères de vérification préétablis qui ont été convenus avec la direction. Ils s’appliquent uniquement aux processus vérifiés. Les éléments probants ont été recueillis en conformité avec la politique, les directives et les normes du Conseil du Trésor en matière de vérification interne pour le gouvernement du Canada.

Original signé par :
Yves Vaillancourt
Dirigeant principal de la vérification

1.0 Introduction

La conduite d’une vérification de la gestion des marchés a été jugée hautement prioritaire dans le Plan de vérification axé sur le risque de 2011-2012, élaboré par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI). Des vérifications récentes effectuées au sein du Ministère ont permis de déceler certaines lacunes en matière de contrôle des marchés. Ces vérifications portaient sur les secteurs suivants : la prestation de services ministériels à l’Administration centrale, la gestion du matériel; les biens immobiliers et les pouvoirs exceptionnels d’approbation des marchés en Afghanistan.

La présente vérification avait pour objectif de déterminer dans quelle mesure les contrôles visant à réduire les risques de méfaits sont appliqués et fonctionnent adéquatement.

Contexte de la passation des marchés au MAECI

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) s’appuie sur des marchés pour remplir son mandat. En 2010-2011, le MAECI a consacré 352 millions de dollars, ou 8,8 p. 100 de son budget, à la passation de marchés. Le niveau de risque et la complexité de ces marchés varient, et peuvent comprendre des commandes subséquentes à des offres à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnement établis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), ou encore des marchés plus vastes et complexes établis dans le cadre d’un processus ministériel de demande de propositions.

Les activités de passation de marchés sont décentralisées dans le Ministère. Les marchés sont exécutés par les entités suivantes :

Ces divers groupes sont autonomes et ont en place des processus et des mesures de contrôles différents. Par conséquent, ils représentent divers niveaux de risque. Outre les risques liés à l’efficacité, à l’efficience et à l’uniformité que pose cette structure d’exécution, il existe un risque que l’approvisionnement et la passation de marchés ne soient pas gérés de façon à réduire les risques de méfaits.

Méthodes d’approvisionnement

Le Ministère dispose de diverses méthodes d’approvisionnement pour se procurer des biens et des services. Le tableau suivant fournit une courte description pour chacune des principales méthodes employées.

MERX

Il s’agit du système de distribution électronique du gouvernement pour respecter les exigences de l’ALENA. L’utilisation du service MERX est obligatoire pour la publication de tous les besoins de marchés de services dont la valeur est supérieure à 76 000 $ (seuil de l’ALÉNA pendant la période de vérification).

Marchés concurrentiels traditionnels

Au moins trois soumissionnaires doivent être invités à présenter une soumission. Cette méthode peut être employée dans le cas des marchés dont la valeur est inférieure au seuil de l’ALÉNA.

Fournisseur unique

Un marché est attribué à un fournisseur unique particulier, sans appel d’offres. Les autres entreprises n’ont alors pas la possibilité de présenter une soumission. Cette méthode peut être employée dans les situations suivantes :

Services d’aide temporaire

Les services d’aide temporaire sont une méthode d’approvisionnement appropriée lorsqu’une situation répond aux critères suivants :

Offre à commandes

Une offre à commandes est une liste de fournisseurs qualifiés dressée par TPSGC pour des catégories précises de biens et services. La liste est établie à partir du soumissionnaire qualifié dont l’offre est la moins chère, jusqu’au soumissionnaire qualifié dont l’offre est la plus chère. Lorsqu’une commande subséquente à une offre à commandes est passée, le soumissionnaire qualifié avec l’offre la moins chère doit toujours se voir accorder le « droit de premier refus ».

Arrangement en matière d’approvisionnement

Un arrangement en matière d’approvisionnement est une liste de fournisseurs qualifiés dressée par TPSGC pour des catégories précises de biens et de services. La liste comprend le nom du fournisseur et le prix proposé. Si le Ministère veut conclure un arrangement en matière d’approvisionnement, au moins trois fournisseurs doivent avoir la possibilité de présenter une soumission pour les travaux demandés. La demande de propositions doit être envoyée :

Délégation des pouvoirs

La dispersion des pouvoirs dans l’ensemble du Ministère peut entraîner différents niveaux de risques. Cette dispersion a une incidence sur la sélection des dossiers de marchés à inclure dans la vérification. Notre vérification est axée sur les marchés traités par :

  1. le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations;
  2. la Direction générale des biens immobiliers (ARD);
  3. les services d'aide temporaire (SAT);
  4. les missions à l’étranger.

Pendant la majeure partie de la période de vérification, les bureaux de l’administration du secteur pouvaient conclure des marchés ou apporter des modifications d’une valeur allant jusqu’à 25 000 $, et des commandes subséquentes aux offres à commandes pour des SAT et des arrangements en matière d’approvisionnement d’une valeur allant jusqu’à 400 000 $ et/ou d’une durée allant jusqu’à 48 semaines. Des marchés d’une valeur supérieure à 25 000 $ et comportant du matériel de sécurité et de TI spécialisé devaient être traités par l’un des centres d’expertise du Ministère – le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations, la Direction générale des biens immobiliers ou les Technologies de l’information (Achetez@MAECI).

Depuis février 2011, les bureaux de l’administration du secteur doivent communiquer avec le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations pour accéder aux arrangements en matière d’approvisionnement dont la valeur est supérieure à 25 000 $.

À l’heure actuelle, les missions peuvent conclure des marchés dont la valeur est égale ou inférieure au seuil défini dans l’Accord de libre-échange nord-américain (actuellement fixé à 76 600 $). Tous les marchés dont la valeur dépasse 76 600 $, et qui comportent du matériel de sécurité et de TI spécialisé, doivent être traités par l’un des centres d’expertise du Ministère.

Méthodologie

Nous avons examiné un échantillon de dossiers de marchés choisis aléatoirement dans les quatre secteurs de traitement et les diverses méthodes d’approvisionnement employées. Cette sélection nous a permis d’examiner 145 dossiers. Le niveau de confiance de cette méthodologie d’échantillonnage est de 95 p. 100.

Nous nous attendions à examiner des documents conformes à la politique du Conseil du Trésor qui démontraient que des mesures de contrôle étaient en place et fonctionnaient de manière efficace pour réduire les risques de méfaits. Nous nous attendions également à trouver la documentation requise pour étayer les principales étapes du cycle de passation des marchés, c’est-à-dire la planification, l’appel d’offres, l’évaluation, l’attribution du marché et, le cas échéant, l’apport de modifications. En outre, nous nous attendions à ce que les documents et les dossiers soient facilement accessibles.

Les principales mesures de contrôle visant à réduire les risques de méfaits tout au long du cycle de passation des marchés sont énumérées dans le tableau ci-dessous.

Étape dans le cycle : Planification
Principales mesures de contrôle :

Étape dans le cycle : Appel d’offres
Principales mesures de contrôle :

Étape dans le cycle : Évaluation et attribution
Principales mesures de contrôle :

Étape dans le cycle : Modifications
Principales mesures de contrôle :

2.0 Constatations et recommandations de la vérification

2.1 Le cadre de contrôle des marchés mis en place par le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations est bien conçu et fonctionne comme prévu afin de prévenir les méfaits

Nous avons examiné un échantillon statistiquement valide de 28 marchés sélectionnés de façon aléatoire conclus à l’Administration centrale (AC) et traités par le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations. Les marchés choisis avaient une valeur totale de 2 867 886 $ et comprenaient :

Conception et mise en place du cadre de contrôle

Planification

À l’heure actuelle, les marchés dont la valeur est supérieure à 200 000 $, à l’exception des Services d’aide temporaire, doivent être approuvés par le Comité ministériel d’examen des marchés. Cette mesure permet de veiller à ce qu’une entité ministérielle indépendante examine les marchés, prévenant les possibilités que ces marchés comportent des exigences non justifiées et le risque de méfait en contournant les règles en vigueur.

Une fois l’approbation donnée par le Comité ministériel d’examen des marchés, les dossiers sont transmis à un agent de l’approvisionnement d’un des centres d’expertise, qui se chargera de gérer le processus de demande de propositions (DP). Cela permet de bien séparer les tâches entre le responsable du projet et l’autorité contractante.

La vérification a permis de démontrer que tous les marchés nécessaires ont été approuvés par le Comité ministériel d’examen des marchés. Les documents à l’appui ont démontré que le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations a joué le rôle d’autorité contractante, et qu’il a fourni des évaluations indépendantes tout au long du cycle de passation des marchés. Ces mesures ont contribué à réduire les risques de méfaits.

Appel d’offres

Un avis public sur le marché ou une invitation adressée à un nombre suffisant d’entreprises pour favoriser la concurrence est essentiel afin de réduire les risques de méfaits et d’assurer le meilleur rapport qualité-prix pour le gouvernement.

Les énoncés des travaux doivent être bien définis et non restrictifs. Ils permettent d’assurer une concurrence loyale en décrivant clairement aux fournisseurs les exigences, de façon à ce qu’ils puissent présenter une soumission appropriée. De plus, cela permet au gouvernement d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix en donnant l’occasion au plus grand nombre possible de soumissionnaires qualifiés de présenter leurs offres.

Des critères d’évaluation appropriés pour les énoncés des travaux doivent être élaborés, de façon à ce que les marchés soient attribués en fonction du mérite. En sa qualité d’autorité contractante, le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations collabore avec les responsables techniques et les gestionnaires des secteurs de programmes pour adapter les critères d’évaluation aux spécifications et aux exigences du marché à conclure.

La vérification a permis de démontrer que, le cas échéant, les avis publics étaient conformes à la politique. Dans toutes les situations, un nombre suffisant d’entreprises ont été invitées à présenter des soumissions. Les énoncés des travaux étaient clairement définis et non restrictifs, et les critères d’évaluation connexes étaient convenables pour les travaux à réaliser.

Étapes de l’évaluation et de l’attribution des marchés

À cette étape du processus, les soumissions doivent être évaluées en fonction des critères d’évaluation diffusés, et le fournisseur doit être choisi en conséquence. Les principales mesures de contrôle comprennent la participation d’une autorité contractante qui assure la séparation des tâches, et la documentation des résultats d’évaluation, préférablement accompagnée d’évaluations individuelles et par consensus signées. Ces mesures de contrôle permettent de s’assurer que les marchés sont attribués selon des critères prédéterminés et des résultats d’évaluations officiels.

L’autorité contractante participe à toutes les étapes du processus d’invitation à soumissionner et d’attribution de marchés, et procure un mécanisme de remise en question indépendant.Les résultats de la vérification indiquent que les critères d’évaluation ont été appliqués conformément aux documents de demandes de propositions, et que les résultats des évaluations ont été documentés. Cela permet de démontrer que les pratiques de concurrence sont transparentes et de réduire les risques de méfaits, tout en assurant que le gouvernement obtient le meilleur rapport qualité-prix.

Le « droit de premier refus » a été respecté pour les 19 commandes subséquentes aux offres à commandes examinées. Cela s’explique par le fait qu’elles ont été traitées par le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations, ou par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Le respect de ce principe permet de réduire les risques de méfaits, car le responsable du projet n’a pas le droit de choisir un fournisseur selon ses préférences. En outre, le « droit de premier refus » aide le Ministère à obtenir le meilleur qualité-prix, tout en se conformant aux politiques et aux procédures.

Modifications

Toutes les modifications apportées à des marchés par le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations doivent être justifiées, et exécutées dans les délais prévus du marché. De plus, toute modification portant la valeur du marché conclu par un bureau de l’administration du secteur à un montant supérieur à 25 000 $ doit être examinée et traitée par le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations.

La vérification a permis de déterminer que, le cas échéant, les modifications apportées étaient raisonnables et faisaient l’objet d’un examen par le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations, et que les marchés étaient toujours en vigueur. Cette mesure de contrôle permet de se prémunir contre les risques de méfaits causés par l’accroissement arbitraire de la portée ou des coûts du projet, ou par le fractionnement d’un marché.

Conclusion

Bien que nous ayons constaté de légers problèmes d’ordre administratif liés à la tenue des dossiers et à la documentation, aucun des dossiers contractuels traités par le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations examinés ne comportait des indications pouvant laisser croire que des mesures de contrôle avaient été contournées. Les mesures sont en place, efficaces, et fonctionnent comme prévu.

2.2 Le cadre de contrôle des marchés mis en place par la Direction générale des biens immobiliers est bien conçu et fonctionne comme prévu afin de prévenir les risques de méfaits

Nous avons examiné un échantillon composé de 47 dossiers de marchés de la Direction générale des biens immobiliers sélectionnés de façon aléatoire. La valeur de ces 47 dossiers totalisait 46,1 millions de dollars comparativement à une valeur globale de 87,8 millions de dollars pour l’ensemble des 212 dossiers de la Direction générale.

Conception et mise en place du cadre de contrôle

Planification

Depuis 2006, toutes les stipulations contractuelles passent par un processus certifié ISO. Cela signifie que les conseillers en marchés de la Direction de la gestion des marchés et du matériel du Secteur de la plateforme internationale, qui sont indépendants par rapport à la Direction générale des biens immobiliers, doivent effectuer des contrôles de la qualité et des évaluations des risques à toutes les étapes du processus. Leurs tâches comprennent l’examen des plans d’approvisionnement et des documents d’invitation à soumissionner, ainsi que la gestion des évaluations des soumissions, de l’attribution des marchés et des modifications. Ceci permet d’assurer la séparation des tâches tout au long du cycle de passation des marchés.

La Direction générale dispose de deux organes décisionnels internes qui agissent à titre de contrôles pour la gestion des marchés. Le Comité des projets de la Direction générale (CPDG) est chargé d’approuver officiellement le lancement, l’élaboration et la mise en œuvre des projets de la Direction générale. Le Comité d'examen des marchés de la Direction générale (CEMDG) approuve les marchés proposés pour veiller à ce qu'ils permettent systématiquement d'atteindre les objectifs de la Direction générale d'une manière qui respecte les règlements, les politiques et les pratiques exemplaires du gouvernement en matière de passation de marchés. Ces organes décisionnels permettent à la Direction générale de se prémunir contre les risques de stipulations contractuelles non justifiées.

Afin d’entamer le processus de passation de marché, les gestionnaires de projet doivent d’abord obtenir l’approbation du Comité des projets et du Comité d’examen des marchés de la Direction générale. Les modifications dont la valeur est supérieure à 20 p. 100 de la valeur initiale du projet doivent être approuvées de nouveau par le Comité d’examen des marchés de la Direction générale. Le document principal est le Plan d’approvisionnement F301, présenté au Comité d’examen des marchés après avoir été examiné par un conseiller de la Direction de la gestion des marchés et du matériel du Secteur de la plateforme internationale. Le Plan d’approvisionnement comporte tous les renseignements principaux sur la valeur du marché, les méthodes d’invitation employées, l’évaluation des risques, les ordres de modification/modifications, les résultats de l’invitation et les approbations nécessaires.

Il incombe au Comité interne d’examen des marchés de la Direction générale d’examiner et d’approuver tous les marchés liés à des travaux de construction. Les marchés liés à des travaux d’architecture et d’ingénierie dont la valeur est supérieure à 200 000 $ doivent être approuvés par le Comité ministériel d’examen des marchés, qui constitue une mesure de contrôle supplémentaire pour réduire les risques de stipulations contractuelles non justifiées et de méfaits découlant du contournement des règles en place.

Le directeur de la Direction de la réalisation des projets immobiliers est chargé de présenter les dossiers au Comité d’examen des marchés de la Direction générale, d’approuver les plans d’approvisionnement, de signer la plupart des marchés, de signer les factures en fonction d’un montant prédéterminé. (Conformément au processus certifié ISO, les directeurs ont l’obligation de signer toute facture de construction de plus de 500 000 $, sauf si les gestionnaires principaux de projet ou les gestionnaires de projet ont obtenu un pouvoir plus étendu pour le faire.) Il est également responsable de l’approbation des dépenses imprévues et des modifications en fonction de pourcentages préautorisés. Ce rôle permet d’assurer une surveillance et une séparation des tâches pour ce qui est des travaux réalisés par les gestionnaires de projet qui agissent à titre de responsables des initiatives de passation de marchés.

La vérification a permis de conclure que tous les pouvoirs d’approbation nécessaires au sein des comités d’examen des marchés du Ministère et de la Direction générale étaient respectés. Les documents examinés ont indiqué que les marchés ont effectivement fait l’objet de mesures de contrôle et d’une approbation initiale par le Comité d’examen de la Direction générale, et que des conseillers de la Direction de la gestion des marchés et du matériel du Secteur de la plateforme internationale ont pris part au processus à titre d’autorité indépendante. Ces mesures ont contribué à la réduction des risques de méfaits.

Le mandat récemment révisé du Comité d’examen des marchés de la Direction générale exige la participation du directeur du Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations. Il s’agit du seul organe de surveillance ministériel en matière de passation des marchés immobiliers autre que celui prévu dans le cadre des marchés de services d’architecture et d’ingénierie d’une valeur de plus de 200 000 $, qui doivent être approuvés par le Comité ministériel d’examen des marchés.

Appel d’offres

Un avis public sur le marché ou une invitation adressée à un nombre suffisant d’entreprises pour favoriser la concurrence doivent être lancés afin de réduire les risques de méfaits et d’assurer le meilleur rapport qualité-prix pour le gouvernement.

Des énoncés des travaux bien définis et non restrictifs doivent être rédigés, de façon à favoriser la concurrence loyale et à réduire les risques de méfaits, tout en permettant au gouvernement d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Des critères d’évaluation appropriés pour les énoncés des travaux doivent être élaborés, de façon à ce que les marchés soient attribués en fonction du mérite. Les conseillers en marchés de la Direction de la gestion des marchés et du matériel du Secteur de la plateforme internationale collaborent avec les gestionnaires de projet pour adapter les critères d’évaluation aux biens ou aux services demandés, assurant ainsi la séparation des tâches.

La façon privilégiée de faire appel à une entreprise dans le cadre d’un projet de construction est d’entamer un processus d’invitation en deux étapes par l’entremise de MERX. Une déclaration d’intérêt est d’abord publiée, puis la Direction générale des biens immobiliers lance une demande de propositions (DP). Une des principales mesures de contrôle est la participation d’un professionnel en passation de marchés de la Direction de la gestion des marchés et du matériel du Secteur de la plateforme internationale, qui agit à titre de conseiller en marché indépendant (c.-à-d. qu’il ne relève pas du Secteur des biens immobiliers) tout au long du processus d’invitation à soumissionner et d’attribution des marchés. Cela permet d’assurer une séparation des tâches pendant le processus contractuel.

Le Secteur des biens immobiliers dresse des listes d’entreprises locales dans le cadre de projets d’architecture/ingénierie ou de construction en collaborant avec des associations professionnelles locales, s’il y en a, ou en demandant aux missions de suggérer des conseillers locaux. Le Secteur des biens immobiliers publie aussi des avis dans les journaux locaux afin de faire connaître les besoins à venir, et effectue d’autres recherches informelles, notamment auprès de conseillers locaux en architecture et en ingénierie, d’autres gouvernements ou d’entreprises internationales qui ont fait des travaux dans la région pour obtenir des noms d’entreprises fiables. À partir de ces informations, le gestionnaire du projet rencontrera quelques entreprises et dressera une courte liste d’entreprises qualifiées auxquelles envoyer des invitations dans la perspective d’obtenir des soumissions.

La vérification a permis de démontrer que, le cas échéant, les avis publics étaient conformes à la politique, et/ou qu’un nombre suffisant d’entreprises ont été invitées à présenter des soumissions. Les énoncés des travaux étaient clairement définis et non restrictifs, et les critères d’évaluation connexes étaient convenables pour les travaux à réaliser.

Étapes de l’évaluation et de l’attribution des marchés

À cette étape du processus, les soumissions doivent être évaluées en fonction des critères d’évaluation diffusés, et le fournisseur doit être choisi en conséquence. Les principales mesures de contrôle comprennent la participation d’un conseiller en marchés de la Direction de la gestion des marchés et du matériel du Secteur de la plateforme internationale, qui permet d’assurer la séparation des tâches ainsi que la documentation des résultats d’évaluation, accompagnée d’évaluations individuelles et par consensus, signées. Ces mesures de contrôle favorisent la transparence du processus concurrentiel et réduisent les risques de méfaits, tout en s’assurant que le gouvernement obtient le meilleur rapport qualité-prix.

Ce processus permet de s’assurer que les marchés sont attribués selon des critères prédéterminés et des résultats d’évaluations officiels.

Les résultats de la vérification ont indiqué que les critères d’évaluation ont été appliqués conformément aux documents de demandes de propositions, et que les résultats des évaluations ont été documentés. Cependant, certaines évaluations individuelles ou par consensus n’ont pas été signées; la signature de ces évaluations n’est pas présentement une exigence de la politique. Lorsque certains documents étaient manquants, d’autres mesures de contrôle étaient en place, notamment des examens par le conseiller en marchés et des confirmations de consensus envoyées par courrier électronique par des participants aux évaluations.

Les résultats de la vérification ont également indiqué que la Direction générale des biens immobiliers n’inscrit pas les marchés dans le module de gestion du matériel ministériel du Système de gestion intégrée (SGI). Le seul dossier complet de marchés immobiliers est tenu par un agent de soutien en gestion financière de Ressources matérielles (SWCP) sur une feuille de calcul Excel. Sur cette feuille de calcul figurent les marchés approuvés par la Direction de la gestion des marchés et du matériel du Secteur de la plateforme internationale. Une numérotation différente particulière est utilisée pour distinguer les marchés provenant d’autres directions générales chargées de biens immobiliers. Mis à part un petit nombre de marchés immobiliers traités à l’extérieur de la Direction générale des biens immobiliers (p. ex., dans les missions), les marchés inscrits dans ce dossier ne figurent pas dans le système ministériel de passation de marchés. On nous a fait savoir que certains problèmes liés au système font obstacle à l’inscription des marchés de la Direction générale des biens immobiliers dans le système ministériel, et que ces problèmes sont actuellement examinés par la Direction générale. Entre-temps, cela signifie que ces transactions pourraient passer outre aux contrôles de surveillance et de vérification et présenter des risques de méfaits.

Étape de la modification ou de l’ordre de modification

Le personnel du Secteur des biens immobiliers est d’avis que la meilleure façon d’éviter les ordres de changement non justifiés est de demander une décomposition détaillée des coûts pour vérifier la validité du changement. Cela fait partie des responsabilités attendues du gestionnaire de projet. Même les demandes de changement urgentes doivent faire l’objet d’un examen afin de réduire les risques de méfaits. Outre le fait que les gestionnaires de projet ont ainsi une idée de la validité et de la nature réelle des ordres de modification nécessaires, cette mesure de contrôle permet de réduire les risques de méfaits.

Tout ordre de modification ou ensemble de modifications qui porte le marché à 20 p. 100 au-dessus de la valeur approuvée au départ doit être présenté de nouveau au Comité d’examen des marchés de la Direction générale aux fins d’approbation. De ce fait, ces ordres de modification sont assujettis à un examen par un conseiller en marchés indépendant et par le directeur de la Direction de la réalisation des projets immobiliers. Cette mesure permet d’assurer la surveillance, la remise en question et la séparation des tâches en vue de réduire les risques de méfaits.

Les travaux effectués au début des projets, comme les études géophysiques, aident à minimiser les imprévus et à réduire les possibilités de devoir faire des ordres de modification, car l’état des sols est examiné avant le commencement des travaux.

Les ordres de modification sont examinés par les ingénieurs (ingénieurs en structures, en mécanique et en électricité) afin de s’assurer qu’ils sont adéquats et conformes au code. Ainsi, si les sociétés d’ingénierie et d’architecture ne sont pas canadiennes, ils pourront effectuer un examen plus approfondi des plans de l’entreprise locale, car il se pourrait que ces entreprises ne connaissent pas le code de construction et les exigences en matière de rendement du Canada. Il s’agit d’une étape essentielle du processus d’assurance de la qualité, car ces plans seront utilisés par le surveillant de chantier et pour la mise en service.

[PRÉLEVÉ]. Dans de nombreux marchés au Canada, c’est au directeur de la construction embauché qu’il incombe d’inviter des sous traitants à soumissionner et d’évaluer leurs propositions pour l’exécution d’ensembles de travaux particuliers. Afin d’atténuer ces risques dans le cas des marchés traités par la Direction générale des biens immobiliers, les directeurs de la construction n’ont pas de pouvoir financier. Les soumissions pour les ensembles de travaux de construction sont demandées et évaluées par le gestionnaire de projet, et non le directeur de la construction sur le terrain. Cela permet de réduire considérablement la capacité des directeurs de la construction et des sous-traitants locaux de commettre des délits.

La vérification a indiqué que les ordres de modification étaient bien documentés et justifiés, et qu’ils ont fait l’objet d’un examen par le Comité d’examen des marchés de la Direction générale, au besoin.

Recommandations
  1. Le dirigeant principal des finances, en consultation avec le SMA du Secteur de la plateforme internationale, devrait mettre des mesures en œuvre afin de renforcer le niveau de contrôle du Ministère sur les activités de passation de marchés au sein de la Direction générale des biens immobiliers.
  2. La Direction générale des biens immobiliers devrait veiller à ce que des formulaires d’évaluation individuels et par consensus soient remplis et signés.
  3. La Direction générale des biens immobiliers, en collaboration avec le Secteur du DPF pour remédier à tout problème de système, devrait veiller à ce que tous les marchés immobiliers soient inscrits dans le système de passation de marchés du Ministère (module de gestion du matériel du SGI).
Conclusion

Bien que nous ayons constaté quelques lacunes en matière de documentation, d’autres mesures de contrôle étaient en place. Aucun des dossiers traités par la Direction générale des biens immobiliers que nous avons examinés ne contenait des indications pouvant laisser croire que des mesures de contrôle avaient été contournées. Les mesures mises en place à l’étape de planification permettent d’éviter que des marchés inutiles soient attribués. Les processus d’appel d’offres et d’attribution des marchés sont ouverts, justes et transparents, et les modifications sont justifiées. Les mesures de contrôle en place pour réduire les risques de méfaits sont efficaces et fonctionnent comme prévu.

À l’exception du rapport hiérarchique avec la Direction de la gestion des marchés et du matériel du Secteur de la plateforme internationale, les mesures de contrôle en place sont efficaces et fonctionnent comme prévu. L’exercice d’une supervision de la part du Secteur du DPF permettrait de renforcer la responsabilisation.

2.3 Les distinctions qu’il faut établir entre les processus de sélection des soumissionnaires pour des services d’aide temporaire fondés sur une commande subséquente à une offre à commandes et ceux fondés sur un arrangement en matière d’approvisionnement n’ont pas été correctement appliquées

Un échantillon de 25 dossiers de SAT d’une valeur totale de 2 259 768 $ a été sélectionné de façon aléatoire parmi un ensemble de 117 dossiers de SAT d’une valeur totale de 10 676 802 $. L’échantillon représente 21,17 p. 100 de la valeur totale des transactions effectuées l’an dernier pour des SAT, mis à part les marchés inférieurs à 25 000 $. Les 25 dossiers sélectionnés comprenaient 16 commandes subséquentes à des offres à commandes pour des SAT et 9 arrangements en matière d’approvisionnement.

De plus, le dirigeant principal de la vérification a été appelé à examiner un certain nombre de commandes subséquentes pour des services d’aide temporaire passées à l’aide d’arrangements en matière d’approvisionnement.

Les vérificateurs s’attendaient à examiner des documents conformes à la politique du Conseil du Trésor et au guide du MAECI sur l’approvisionnement en ce qui concerne les services d’aide temporaire, et qui respectaient le processus établi par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

L’offre à commandes ou l’arrangement en matière d’approvisionnement pour des SAT peuvent être utilisés par les ministères fédéraux dans les cas suivants :

Le Système en direct SAT (l’offre à commandes) est un outil d’approvisionnement conçu pour aider les ministères fédéraux à se procurer des services d’aide temporaire d’une valeur allant jusqu’à 400 000 $, ou pour une période allant jusqu’à 48 semaines consécutives. Une commande subséquente/un marché peut être prolongé de 24 semaines consécutives avec l’approbation préalable de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Les bureaux de l’administration du secteur sont les principaux utilisateurs de ce système d’approvisionnement qui ne fait pas l’objet d’une supervision considérable de la part de la Direction de la gestion des marchés et du matériel. Depuis février 2011, le volet « arrangement en matière d’approvisionnement » de cette méthode d’approvisionnement est géré par la Direction de la gestion des marchés et du matériel, qui traite les commandes subséquentes et est chargée de veiller au respect des procédures.

Le Système en direct SAT comprend cinq domaines : soutien de bureau, services administratifs, services opérationnels, services techniques et services professionnels.

La principale mesure de contrôle pour le Système en direct SAT est qu’il ne peut être utilisé que par un titulaire de compte SAT valide. Pour obtenir ce statut, l’employé doit avoir suivi, avec succès, la formation obligatoire donnée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Le Système en direct pour les services d’aide temporaire doit être convenablement utilisé, car Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a mené un processus concurrentiel ouvert, juste et transparent pour classer les soumissionnaires en fonction du rapport qualité-prix qu’ils peuvent offrir à l’État. Ce ministère a accordé le droit de premier refus aux soumissionnaires dont l’offre est la moins chère. Le fait de ne pas respecter les procédures normales engendre des coûts directs pour le gouvernement du Canada.

Planification

L’utilisation d’offres à commandes ou d’arrangements en matière d’approvisionnement pour des services d’aide temporaire n’était pas convenablement justifiée dans aucun des dossiers examinés. Ainsi, les vérificateurs n’ont pas été en mesure de déterminer si l’utilisation des deux méthodes d’approvisionnement respectait les critères prédéterminés et était justifiée.

Appel d’offres

Les SAT peuvent être demandés au moyen de deux (2) méthodes. Tout d’abord, les offres à commandes permettent aux employés des ministères fédéraux d’émettre des commandes subséquentes aux offres à commandes fondées sur le « droit de premier refus ». Les arrangements en matière d’approvisionnement nécessitent la délégation de pouvoirs particuliers au sein du ministère de l’utilisateur pour attribuer des marchés en fonction d’un processus d’évaluation prescrit. Les deux mécanismes ont été mis en place par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à la suite d’un processus concurrentiel ouvert, juste et transparent en vue de qualifier les soumissionnaires.

Évaluation et attribution

La vérification a permis de démontrer que 10 des 16 commandes subséquentes à des offres à commandes examinées pour des services d’aide temporaire ne respectaient pas l’exigence de « droit de premier refus ». Les employés demandaient à plusieurs entreprises de présenter des soumissions et leurs CV, puis les évaluaient, au lieu de choisir le soumissionnaire qualifié dont l’offre était la moins chère. Si l’on se fie aux documents à l’appui, on peut conclure que les utilisateurs du système SAT ne saisissent pas assez bien les exigences de cette méthode d’approvisionnement ou qu’ils contournent délibérément le processus. Cela signifie que le Ministère ne respecte pas la politique connexe et qu’il paie un surplus pour les services. Le tableau ci-dessous montre les économies qu’aurait pu réaliser l’État si le « droit de premier refus » avait été respecté dans les quatre cas analysés pendant l’examen des dossiers. Les économies ont été calculées en fonction d’estimations modérées, car nous avons utilisé le taux médian et non le plus bas taux possible dans l’offre à commandes. L’écart est supérieur à 100 000 $ (16,9 p. 100) dans cet échantillon limité.

Taux du marchéDroit de premier refus Taux (médian)Durée (en heures)Coût du marchéCoût selon le taux médianÉcart
114$107,70$937,5106 875,00$100 968,75$5 906,25$
125$109,00$1 666,00208 250,00$181 594,00$26 656,00$
125$106,63$1 800,00225 000,00$191 934,00$33 066,00$
140$110,00$1 252,5175 350,00$137 775,00$37 575,00$
 715 475,00$612 271,75$103 203,25$

Mis à part un cas exceptionnel, nous avons constaté que les arrangements en matière d’approvisionnement pour des services d’aide temporaire traités par le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations fonctionnaient comme prévu. Toutes les exigences des arrangements en matière d’approvisionnement ont été respectées dans 10 des 11 dossiers examinés.

En ce qui concerne le cas exceptionnel, le marché a été attribué, car selon l’utilisateur, « un accroissement temporaire de la charge de travail a créé un besoin en personnel supplémentaire, et le nombre de fonctionnaires disponibles n’est pas assez grand pour répondre au besoin ». Cependant, ce même fournisseur a été embauché de façon presque ininterrompue depuis 2008. Cela signifie que l’accroissement de la charge de travail n’est pas temporaire. Le marché en question excédait 250 000 $, et des marchés semblables avaient été attribués par le bureau de l’administration du secteur au cours des deux exercices précédents, et leurs valeurs respectives étaient de 236 000 $ et de 269 000 $, pour une valeur totale de 759 000 $. L’autorité contractante responsable des examens de marchés n’a donc pas tenu compte des marchés attribués précédemment, et le mécanisme de remise en question n’a pas été efficace. [PRÉLEVÉ].

Modifications

Trois des dossiers examinés ne comportaient pas de justification adéquate pour permettre une prolongation, et ils ont été prolongés au-delà de la limite de 48 semaines sans l’approbation nécessaire de TPSGC.

Cela signifie que le Ministère n’est pas conforme à la politique, et que les risques de méfaits sont plus élevés si la supervision nécessaire n’est pas exercée.

Conclusion

Le « droit de premier refus » pour les commandes subséquentes aux offres à commandes de SAT n’a pas été respecté selon les critères de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et le guide d’approvisionnement du MAECI. [PRÉLEVÉ]. En outre, cela a une incidence sur le budget de fonctionnement du Ministère.

En général, les marchés conclus à l’aide d’arrangements en matière d’approvisionnement pour des SAT traités par des bureaux de l’administration du secteur ne respectent pas les critères propres à cette méthode d’approvisionnement particulière. De plus, un marché de SAT traité par le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations ne respectait pas non plus les critères. [PRÉLEVÉ].

Recommandations

  1. Le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations devrait s’assurer que les processus pour la passation de commandes subséquentes à des offres à commandes et à des arrangements en matière d’approvisionnement pour des SAT sont respectés.
  2. Le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations devrait demander et examiner les antécédents de l’entrepreneur pour veiller au respect de la politique avant de passer des commandes subséquentes à des arrangements en matière d’approvisionnement pour des SAT.

2.4 Renforcer l’application du cadre de contrôle des marchés dans les missions pour assurer la protection contre les délits d’action en matière de marchés

Nous avons examiné 22 dossiers choisis de manière aléatoire et 22 dossiers choisis de manière discrétionnaire, pour une valeur totale de 15 392 519 $. Ces dossiers ont été sélectionnés parmi un ensemble de 1 174 marchés d’une valeur totale de 44 216 504 $.

Nous nous attendions à examiner des documents conformes à la politique du Conseil du Trésor. Nous nous attendions à examiner des documents qui démontraient que des mesures et des contrôles (notamment l’examen et l’approbation par les comités d’examen des marchés (CEM) des missions, des énoncés des travaux non restrictifs, des critères d’évaluation bien définis pour la sélection des soumissionnaires et l’approbation des modifications) étaient mis en œuvre dans le cadre du processus de passation de marchés, et qu’ils permettaient de réduire les risques de méfaits. En outre, nous nous attendions à ce que les documents et les dossiers soient facilement accessibles.

Planification

À l’heure actuelle, le personnel des missions (le chef de mission ou l’agent consulaire de la mission) peut conclure des marchés d’une valeur allant jusqu’au seuil fixé par l’Accord de libre-échange nord-américain (actuellement fixé à 76 000 $). Les marchés dont la valeur est supérieure à ce seuil doivent être traités par l’un des centres d’expertise du Ministère – Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations, Direction générale des biens immobiliers, Sécurité ou TI (Achetez@MAECI).

À l’heure actuelle, toutes les exigences contractuelles dont la valeur est supérieure à 200 000 $ doivent aussi être approuvées par le Comité ministériel d’examen des marchés (CMEM).

Trois (3) des 44 marchés vérifiés n’ont pas été examinés et approuvés par les autorités contractantes appropriées; deux (2) de ces marchés comportaient d’importantes modifications (plus de 50 p. 100 de la valeur initiale du marché). Cela signifie que les principales mesures de contrôle de la passation des marchés ne sont pas appliquées, ce qui a pour effet d’accroître les risques de méfaits.

Appel d’offres

Un avis public sur le marché ou une invitation adressée à un nombre suffisant d’entreprises pour favoriser la concurrence est essentiel afin de réduire les risques de méfaits et d’assurer le meilleur rapport qualité-prix pour le gouvernement.

Des énoncés des travaux bien définis et non restrictifs doivent être rédigés, de façon à favoriser la concurrence loyale et à réduire les risques de méfaits, tout en permettant au gouvernement d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

La vérification a permis de déterminer qu’un seul marché avait été attribué en utilisant des critères déterminés pour un processus concurrentiel où il était probable qu’un seul fournisseur puisse soumissionner. Dans ce cas particulier, une importante quantité de tapis a été commandée, mais a été identifiée comme un article stocké d’un fabricant/fournisseur précis au lieu d’être fondée sur des exigences précises de rendement. Cette pratique [PRÉLEVÉ].

Évaluation et attribution

La séparation des tâches est une importante mesure de contrôle contre les risques de méfaits pouvant être commis par une personne, surtout dans un environnement décentralisé comme une mission.

Dans 4 des 44 dossiers examinés, les tâches de sélection des fournisseurs, d’évaluation des propositions et d’attribution des marchés n’étaient pas suffisamment séparées. Puisque les missions disposent de peu de ressources humaines, il est parfois difficile de demander à des personnes différentes de s’occuper des appels d’offres, des évaluations et des attributions de marchés dans toutes les situations. Dans les cas exceptionnels, les missions devraient demander à une deuxième personne de « valider » le processus.

Dans cinq des dossiers examinés, la proposition financière et la proposition technique n’ont pas été évaluées séparément. Cela signifie que les évaluateurs savent à l’avance qui est le soumissionnaire le moins disant et pourraient être indûment influencés dans leur évaluation, ce qui peut contribuer à des abus.

Dans 11 des 26 dossiers qui ont fait l’objet d’un processus concurrentiel, nous n’avons trouvé aucune indication permettant de supposer qu’une évaluation de chaque soumissionnaire avait été réalisée par un évaluateur différent. De plus, 15 des 26 dossiers ne comportaient aucun classement figurant dans un formulaire de consensus signé par tous les membres du comité d’évaluation. Ces pratiques ne sont pas obligatoires selon la politique, mais le fait de ne pas les adopter amoindrit l’équité et la transparence du processus.

Les dossiers ne contenaient pas toujours tous les documents démontrant qu’un processus de passation des marchés juste et ouvert avait été suivi. Sept des 44 dossiers examinés n’offraient pas de pistes de vérification complètes pour décrire concrètement le processus de passation du marché. Cela signifie que les vérificateurs ne peuvent pas confirmer si les processus se sont déroulés de façon ouverte, juste et transparente, [PRÉLEVÉ].

Modifications

Afin de s’assurer que les modifications qui entraînent une importante augmentation de la valeur totale du marché sont justifiées et que les coûts connexes sont raisonnables, le guide d’approvisionnement du MAECI recommande que les documents de modifications dont la valeur est supérieure à 50 p. 100 du marché soient plus détaillés que d’ordinaire et qu’un supérieur hiérarchique à l’autorité initiale signe la demande de modification.

Comme il a été noté, deux (2) importantes modifications (plus de 50 p. 100 de la valeur originale du marché) n’ont pas été examinées par le Comité d’examen des marchés de la mission. Cela signifie qu’une mesure de contrôle clé n’a pas été [PRÉLEVÉ].

En nous fondant sur des entrevues menées auprès du personnel de l’inspecteur général et du Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations, ainsi que sur les récents travaux de vérification, nous pouvons constater que certains marchés conclus dans les missions ne sont pas inscrits dans le système ministériel (module de gestion du matériel du SGI). Ces marchés sont donc « invisibles » aux yeux des vérificateurs.

Recommandations

  1. Les missions doivent s’assurer de conserver dans leurs dossiers des documents à l’appui pour démontrer que la passation des marchés est effectuée d’une manière ouverte, juste et transparente.
  2. Les missions doivent s’assurer que dans les cas où la séparation des tâches dans le cadre des marchés n’est pas pratique, une deuxième personne examine le processus pour veiller à ce que l’autorité contractante n’agisse pas de façon complètement autonome.
  3. Les missions doivent s’assurer que les modifications importantes des marchés sont examinées et approuvées, et qu’une autorité supérieure à l’autorité originale signe la demande.
  4. Les missions doivent s’assurer que tous les marchés sont inscrits dans le système ministériel de passation de marchés (module de gestion du matériel du SGI).

Conclusion

Les processus d’appel d’offres et d’attribution des marchés dans les missions ne sont pas toujours ouverts, justes et transparents. Les mesures de contrôle visant la [PRÉLEVÉ] doivent être renforcées. Malgré des problèmes liés à la tenue des dossiers et à la documentation, nous n’avons décelé aucun dossier contenant des indications selon lesquelles des mesures de contrôle avaient été contournées à des fins personnelles.

Bien que le principe de séparation des tâches soit généralement respecté dans la plupart des missions, nous avons constaté qu’il devait être renforcé dans certains cas.

2.5 Mettre en œuvre de manière uniforme des contrôles de surveillance compensatoires en matière de marchés à l’échelle de l’organisation

À l’heure actuelle, les activités de passation de marchés au sein du Ministère font l’objet de mesures de contrôle et de surveillance limitées. Le Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations est chargé d’assurer une surveillance systématique des marchés à l’Administration centrale et dans les missions. Nous croyons savoir que le dirigeant principal des finances prévoit remédier à ce problème au moyen du Plan d’action de la direction pour la passation de marchés et l’approvisionnement.

3.0 Conclusion

L’efficacité des cadres de contrôle mis en place pour réduire les risques de méfaits variait d’une unité de traitement à l’autre.

Dans le cas du Secteur de la politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations ou du Secteur des biens immobiliers, les processus d’appel d’offres et d’attribution des marchés étaient ouverts, justes et transparents, et les modifications étaient justifiées. Les documents à l’appui démontraient que la passation des marchés était conforme à la politique du Conseil du Trésor. Aucun des dossiers examinés ne contenait des indications pouvant laisser croire que des mesures de contrôle avaient été contournées.

Les marchés de services d’aide temporaire, un secteur reconnu comme étant problématique, n’étaient pas appuyés par de la documentation permettant de démontrer que cette méthode d’approvisionnement était utilisée aux fins prévues. De plus, le « droit de premier refus » pour les commandes subséquentes aux offres à commandes n’était pas respecté. [PRÉLEVÉ] et a une incidence considérable sur le budget de fonctionnement du [PRÉLEVÉ].

Les processus d’appel d’offres et d’attribution des marchés dans les missions ne sont pas toujours ouverts, justes et transparents. Les mesures de contrôle visant à [PRÉLEVÉ] doivent être renforcées.

Annexe A : Plan d’action de la direction

Recommandation de la vérification : 1) Le dirigeant principal des finances, en consultation avec le SMA du Secteur de la plateforme internationale, devrait mettre en œuvre des mesures de renforcement du niveau de contrôle qu’exerce le Ministère sur les activités de passation de marchés au sein de la Direction générale des biens immobiliers

Mesure prise par la direction :

On renforcera le Comité d’examen des marchés immobiliers du ACM en tant que sous-comité faisant rapport au Comité ministériel d’examen des marchés (CMEM), sous la direction du DPF. Le comité sera coprésidé par le ACM et SCM.

Conformément à la nouvelle structure du comité, des rapports trimestriels sur les décisions relatives aux approbations seront fournis au CMEM.

Le dirigeant principal des finances a créé une équipe responsable de l’Initiative de modernisation de l'approvisionnement, qui examinera l’ensemble du cadre de suivi et de surveillance, dont la structure des comités d’examen des marchés.

Secteur responsable :

Secteur de la plateforme internationale (ACM) / Finances et opérations ministérielles (SCM)

Finances et opérations ministérielles (SCM)

Date d’achevement prevue :

Complété

Recommandation de la vérification : 2) La Direction générale des biens immobiliers devrait veiller à ce que des formulaires d’évaluation individuels et par consensus soient remplis et signés

Mesure prise par la direction :

(a) La procédure de vérification de la qualité de la gestion des marchés (PQ-215) de la Direction générale des biens (ARD) et les instructions de travail connexes seront révisées pour faire en sorte que des procédures adéquates de conservation des documents soient menées à bien.

(b) De la formation sera fournie aux conseillers en passation de marchés pour qu’ARD normalise les procédures d’évaluation des propositions et fasse en sorte que tous les conseillers soient au fait des documents requis.

(c) Les conseillers en passation de marchés d’ARD et de l’Unité des services de contrats pour biens immobiliers (AACR) collaboreront avec le Programme d'amélioration de la gestion de l'information (PAGI) du MAECI pour examiner des solutions de gestion de l’information visant à mieux conserver les fichiers électroniques sur les marchés et tous les documents connexes.

Secteur responsable :

Direction générale des biens (ARD)

Date d’achevement prevue :

Complété

Recommandation de la vérification : 3) La Direction générale des biens immobiliers, en collaboration avec le Secteur du DPF pour remédier à tout problème de système, devrait veiller à ce que tous les marchés immobiliers soient inscrits dans le système de passation de marchés du Ministère (module de gestion du matériel du SGI)

Mesure prise par la direction :

Dans le cadre de l’Initiative de modernisation de l'approvisionnement (IMA), on étudiera la faisabilité et le coût de l’intégration du module de gestion du matériel du système de gestion intégrée (SGI) aux pratiques financières actuelles d’ARD.

Secteur responsable :

Direction générale des biens (ARD)/ Gestion des systèmes ministérielle, politique et rapports (SMS)

Date d’achevement prevue :

 Mars 2016

Recommandation de la vérification : 4) Le Secteur de la politique d'attribution des marchés, de la surveillance et des opérations devrait s'assurer que les processus pour la passation de commandes subséquentes à des offres à commandes et à des arrangements en matière d'approvisionnement pour des SAT sont respectés

Mesure prise par la direction :

Accroître la surveillance des marchés de services d’aide temporaire (SAT) par l’intermédiaire des Rapports (SPP) en accordant une grande attention aux accords qui dépassent les seuils.

Renforcer la compréhension des règles et des processus liés aux SAT. Donner une séance de formation à la communauté de l’approvisionnement, aux bureaux des conseillers de l'administration du secteur (CAS) et aux autres utilisateurs de SAT (fournis par TPSGC).

Secteur responsable :

Politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations (SPP)

Politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations (SPP)

Date d’achevement prevue :

Complété

Recommandation de la vérification : 5) Le Secteur de la politique d'attribution des marchés, de la surveillance et des opérations devrait demander et examiner les antécédents de l'entrepreneur pour veiller au respect de la politique avant de passer des commandes subséquentes à des arrangements en matière d'approvisionnement pour des SAT

Mesure prise par la direction :

Traiter les changements pour s'assurer d'examiner les antécédents de l'entrepreneur afin de veiller au respect de la politique avant de passer des commandes subséquentes.

Renforcer la compréhension des règles et des processus liés aux SAT. Donner une séance de formation à la communauté de l’approvisionnement, aux bureaux des conseillers de l'administration du secteur (CAS) et aux autres utilisateurs de SAT (fournis par TPSGC).

Secteur responsable :

Politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations (SPP)

Politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations (SPP)

Date d’achevement prevue :

Complété

Recommandation de la vérification : 6) Les missions doivent s’assurer de conserver dans leurs dossiers des documents à l’appui pour démontrer que la passation des marchés est effectuée d’une manière ouverte, juste et transparente

Mesure prise par la direction :

Dans le cadre de l’Initiative de modernisation de l'approvisionnement (IMA), on examinera et renforcera le cadre général de suivi et de surveillance, et on établira des procédures de gestion des dossiers pour garantir un stockage uniforme de l’ensemble des dossiers d’approvisionnement.

Secteur responsable :

Politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations (SPP)

Date d’achevement prevue :

Complété

Recommandation de la vérification : 7) Les missions doivent s’assurer que dans les cas où la séparation des tâches dans le cadre des marchés n’est pas pratique, une deuxième personne examine le processus pour veiller à ce que l’autorité contractante n’agisse pas de façon complètement autonome

Mesure prise par la direction :

Les missions ont été sensibilisées à la nécessité de la séparation des tâches, laquelle est habituellement un problème dans les petites missions. La régionalisation et la transition aux points de prestation des services communs amélioreront grandement la situation.

Dans le cadre de l’Initiative de modernisation de l'approvisionnement (IMA), on déploie des efforts importants en ce qui concerne la gestion des talents et l’élaboration de parcours d’apprentissage pour les spécialistes non membres du groupe PG, dont les AGC/ERP.

Secteur responsable :

Politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations (SPP) / Secteur de la plateforme internationale (ACM)

Date d’achevement prevue :

Complété

Recommandation de la vérification : 8) Les missions doivent s’assurer que les modifications importantes des marchés sont examinées et approuvées, et qu’une autorité supérieure à l’autorité originale signe la demande

Mesure prise par la direction :

La régionalisation et la transition aux points de prestation des services communs amélioreront grandement la situation. Des comités d’examen des marchés à l’échelle régionale seront nécessaires pour passer en revue l’ensemble des modifications importantes et les approuver.

Secteur responsable :

Politique d’attribution des marchés, de la surveillance et des opérations (SPP) / Secteur de la plateforme internationale (ACM)

Date d’achevement prevue :

Complété

Recommandation de la vérification : 9) Les missions doivent s’assurer que tous les marchés sont inscrits dans le système ministériel de passation de marchés (module de gestion du matériel du SGI)

Mesure prise par la direction :

La régionalisation et la transition aux points de prestation des services communs amélioreront grandement la situation. La politique sur l’utilisation de la gestion du matériel dans les missions sera clarifiée et communiquée par le DPF.

On a créé et mis en œuvre un bon de commande simplifié pour aider les petites missions à saisir les données relatives à des marchés dans le SGI/module de gestion du matériel.

Secteur responsable :

Dirigeant principal des finances (DPF) / Secteur de la plateforme internationale (ACM)

Dirigeant principal des finances (DPF)

Date d’achevement prevue :

Complété

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