Vérification interne des subventions et des contributions à la Direction générale des partenariats avec les Canadiens

Rapport final
Décember 2012

Acronymes et sigles

Résumé

Conformément à son plan approuvé de vérification axé sur les risques pour les exercices 2011-2014, le Bureau du dirigeant principal de la vérification de l'Agence canadienne de développement international (ACDI) a mené une vérification interne des subventions et des contributions à la Direction générale des partenariats avec les Canadiens (DGPC). Cette vérification visait à fournir l'assurance raisonnable que des mesures efficaces sont en place pour veiller à ce que l'utilisation et la gestion des financements sous forme de subventions et de contributions à la DGPC soient conformes à la Politique sur les paiements de transfert et à la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, ainsi qu'à toutes les politiques applicables de l'ACDI.

Le 1^er octobre 2008, la version mise à jour de la Politique sur les paiements de transfert et les directives connexes sont entrées en vigueur. Elles préconisent pour tous les ministères l'adoption d'une approche axée sur les risques pour l'administration des paiements de transfert, une simplification des obligations imposées dans le cadre des programmes, ainsi qu'un niveau de surveillance, de vérification et de production de rapports proportionné aux risques associés au bénéficiaire.

La DGPC soutient des projets et des programmes de développement qui sont élaborés et mis en œuvre par des organisations canadiennes, en coopération avec des organisations homologues dans les pays en développement. Les projets sont principalement sélectionnés au moyen d'un processus opérationnel d'appel de propositions et sont financés selon le principe du partage des coûts.

La série de politiques, de lignes directrices et de procédures de l'ACDI visant à soutenir l'adoption et l'application de la gestion des risques constitue un cadre de travail complet. Elle vise à fournir une approche cohérente et méthodique qui aide les directions générales chargées de la programmation, notamment la DGPC, à s'acquitter de leurs responsabilités en matière de gérance financière et de gestion des risques. Cependant, pour les projets lancés avant l'adoption de la matrice d'administration axée sur les risques, nous avons constaté qu'il existe rarement un lien perceptible entre le niveau de risque associé au bénéficiaire et les obligations administratives imposées à celui-ci. Nous pensons que ce problème sera résolu dès que la matrice d'administration axée sur les risques sera utilisée pour tous les projets financés par l'ACDI.

Les agents de projet de la DGPC ont indiqué que la formation et les outils dont ils disposent sont suffisants et les ont adéquatement préparés à s'acquitter de leurs responsabilités en matière d'évaluation et de gestion des risques.

L'ACDI possède une série de documents d'orientation présentant les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles quant à l'administration et à la gestion des financements sous forme de subventions et de contributions. Bien que les rôles et les responsabilités d'ordre général soient uniformément compris, il existe peu de documents d'orientation ou d'outils spécifiques et de procédures détaillées pour aider les agents de projet à s'acquitter de leurs responsabilités quotidiennes en matière de surveillance, comme le traitement des demandes de paiement anticipé et des justifications des avances, l'analyse des rapports sur le rendement et des rapports financiers, ainsi que la planification et la réalisation des visites sur le terrain. Au cours de notre examen d'un échantillon de dossiers de projets, nous avons relevé plusieurs problèmes qui pourraient être atténués par l'existence de procédures et de processus documentés.

Les réalisations et les résultats en matière de rendement sont surveillés et utilisés dans certains processus décisionnels, comme le choix des types d'appels de propositions ou la conception et le remodelage des programmes.

Bien que l'ACDI ait élaboré une série d'outils et de formations qui constitue un cadre complet de surveillance et de mesure du rendement, ce cadre ne convient pas nécessairement à la nature et aux réalités opérationnelles des activités de la DGPC. Par conséquent, la DGPC a rencontré des difficultés pour synthétiser les résultats de rendement afin de préparer des rapports plus généraux, et pour faire coïncider et présenter les résultats de ses divers projets avec ses différents secteurs et avec ses objectifs et ceux de l'ACDI. En outre, actuellement, une grande partie de la saisie et du suivi des résultats à la DGPC se fait manuellement en raison des limites de l'outil de suivi et de rapport sur l'investissement.

La DGPC ne coordonne pas formellement ses activités de conception, d'exécution, de surveillance et de compte rendu des programmes avec celles des autres directions générales concernées pour assurer une programmation harmonisée. En outre, l'outil d'évaluation du risque fiduciaire est actuellement le seul moyen formel de diffuser les données sur les bénéficiaires parmi les directions générales. Cependant, il ne constitue pas un outil polyvalent permettant de collecter des renseignements sur les bénéficiaires et l'expérience acquise dans la gestion de ceux-ci. L'ACDI travaille à la simplification de l'administration des programmes de subventions et de contributions, et plusieurs nouvelles initiatives visant à améliorer la diffusion des renseignements et des connaissances sont actuellement menées dans le cadre de l'Initiative de modernisation des opérations de l'ACDI.

Conclusion de la vérification

Des mesures efficaces sont en place pour veiller à ce que l'utilisation et la gestion des financements sous forme de subventions et de contributions à la DGPC soient conformes à la Politique sur les paiements de transfert et à la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, ainsi qu'à toutes les politiques applicables de l'ACDI. Néanmoins, il existe des possibilités de renforcer et d'améliorer les mesures mises en œuvre par la DGPC, particulièrement en ce qui concerne la surveillance et la mesure du rendement.

Énoncé de conformité

Je déclare, selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, que cette vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes et aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Les procédés de vérification appliqués et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l'exactitude des constatations et la conclusion formulée dans le présent rapport, et pour fournir une assurance de niveau vérification. Les constatations et la conclusion reposent sur une comparaison entre les circonstances qui existaient au moment de la vérification et les critères de vérification préétablis convenus avec les dirigeants. Elles s'appliquent uniquement à l'entité examinée, ainsi qu'à la portée et à la période visées par la vérification.

Le dirigeant principal de la vérification

1.0 Contexte

La vérification interne des subventions et des contributions à la DGPC fait partie du plan de vérification axé sur les risques pour les exercices 2011-2014 recommandé par le Comité de vérification et approuvé par la présidente de l'ACDI le 25 mars 2011.

Le 1^er octobre 2008, la version mise à jour de la Politique sur les paiements de transfert et les directives connexes sont entrées en vigueur. La Politique a été mise à jour en réponse à des recommandations précises formulées dans le Rapport du Groupe d'experts indépendant sur les programmes de subventions et de contributions du gouvernement fédéral. Ce rapport indique qu'il faut transformer radicalement la façon dont le gouvernement fédéral comprend, conçoit et gère ses programmes de subventions et de contributions, et en rend compte. Il souligne également que la simplification des obligations administratives imposées aux bénéficiaires et celle de l'administration des programmes pourraient renforcer la reddition de comptes à l'égard de la gestion des programmes de subventions et de contributions. À cette fin, la version mise à jour de la Politique sur les paiements de transfert et les directives connexes préconisent pour tous les ministères l'adoption d'une approche axée sur les risques pour l'administration des paiements de transfert, une simplification des obligations imposées dans le cadre des programmes, ainsi qu'un niveau de surveillance, de vérification et de production de rapports proportionné aux risques associés au bénéficiaire.

La DGPC soutient des projets et des programmes de développement qui sont élaborés et mis en œuvre par des organisations canadiennes, en coopération avec des organisations homologues dans les pays en développement. Les projets et les programmes des partenaires sont financés selon le principe du partage des coûts et sont appuyés par les programmes suivants :

• le Programme Citoyens du monde, qui vise à mobiliser les Canadiens en tant que citoyens du monde afin de les faire participer à des initiatives de développement international;
• le Programme des partenaires pour le développement, qui tire parti du savoir-faire et de l'esprit d'initiative des Canadiens en matière de développement, en finançant les meilleurs projets proposés par des organisations canadiennes qui permettront d'obtenir des résultats sur le terrain en matière de développement et de contribuer à la réduction de la pauvreté

Les projets qui seront financés sont principalement sélectionnés au moyen d'un processus opérationnel d'appel de propositions. Ce processus opérationnel a été lancé en 2011-2012.

La moitié des financements sous forme de subventions et de contributions de la DGPC sont répartis entre les 20 pays ciblés par l'ACDI, tandis que l'autre moitié des financements appuient les initiatives d'autres pays admissibles à l'aide publique au développement. De plus, 80 % des financements accordés aux partenaires sont conformes aux trois thèmes prioritaires de l'ACDI, à savoir : favoriser une croissance économique durable; assurer l'avenir des enfants et des jeunes; et accroître la sécurité alimentaire.

2.0 Objectif, portée, démarche et critères de la vérification

2.1 Objectif

L'objectif est de fournir l'assurance raisonnable que des mesures efficaces sont en place pour veiller à ce que l'utilisation et la gestion des financements sous forme de subventions et de contributions à la DGPC soient conformes à la Politique sur les paiements de transfert et à la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, ainsi qu'à toutes les politiques applicables de l'ACDI.

2.2 Portée

Cette vérification a porté sur le respect par la DGPC des exigences de la Politique sur les paiements de transfert et de la Directive sur les paiements de transfert qui font directement suite au Rapport du Groupe d'experts indépendant sur les programmes de subventions et de contributions du gouvernement fédéral. Ces exigences concernent les aspects suivants :

• la gestion et l'administration des programmes axées sur les risques;
• la coordination interne entre les différentes directions générales chargées de la programmation à l'ACDI.

Nous avons examiné l'utilisation et la gestion des financements sous forme de subventions et de contributions à la DGPC pour les trois derniers exercices (2009-2010, 2010-2011 et 2011-2012), ainsi que leur conformité avec certaines dispositions de la Politique sur les paiements de transfert et de la Directive sur les paiements de transfert, qui sont entrées en vigueur le 1^er octobre 2008. La conformité avec les dispositions 6.5.8 et 6.5.9 de la Politique sur les paiements de transfert ainsi que le processus opérationnel d'appel de propositions ont été exclus de la vérification, étant donné qu'une vérification interne du processus opérationnel d'appel de propositions est prévue pour l'exercice 2013-2014.

2.3 Démarche et méthodologie

La vérification des subventions et des contributions à la DGPC a été menée conformément à la politique, aux directives et aux normes sur la vérification interne du Conseil du Trésor, ainsi qu'aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes. Les éléments de preuve recueillis ont été suffisants pour corroborer auprès des cadres supérieurs la conclusion énoncée à l'issue de la vérification interne.

La méthodologie appliquée pour cette vérification comprenait les éléments suivants, sans toutefois s'y limiter :

• l'examen des politiques, lignes directrices et directives pertinentes de l'ACDI et du Conseil du Trésor;
• le recensement des principaux contrôles internes et l'évaluation de leur efficacité;
• l'analyse des renseignements financiers et non financiers;
• l'examen des dossiers;
• la réalisation d'entrevues;
• la collecte et l'analyse de renseignements;
• la validation des principales constatations.

Nous avons exclu de l'examen des dossiers les projets financés par des subventions, parce que nous avons concentré notre contrôle par sondages sur les exigences concernant la gestion de la trésorerie, la production de rapports, les activités de vérification et d'évaluation, ainsi que la surveillance, qui, dans la plupart des cas, ne s'appliquent pas au financement sous forme de subventions.

2.4 Critères de vérification

Les critères de vérification sont les points de référence utilisés pour évaluer l'adéquation des mesures mise en place pour veiller à ce que l'utilisation et la gestion des financements sous forme de subventions et de contributions à la DGPC soient conformes à la Politique sur les paiements de transfert et à la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, ainsi qu'à toutes les politiques applicables de l'ACDI. Ils ont été élaborés à la suite d'une évaluation des risques et reposent sur les exigences contenues dans la Politique sur les paiements de transfert et la Directive sur les paiements de transfert, ainsi que dans les politiques de l'ACDI. La vérification visait à établir :

1. L'évaluation des risques est réalisée avec diligence et intégrée dans ce qui suit :
   • la conception et le remodelage des programmes de la DGPC (tenant compte des risques du programme, de la valeur du financement et du profil de risque du bénéficiaire);
   • les activités de surveillance et de supervision, qui maintiennent un juste équilibre entre contrôle et souplesse.
2. Les réalisations des programmes et des projets sont surveillées afin de s'assurer que les programmes de subventions et de contributions restent pertinents pour l'atteinte des objectifs.
3. Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles à l'égard de la gestion des projets et des programmes de paiements de transfert sont clairement définis et compris par la DGPC.
4. La DGPC coordonne ses activités de conception, d'exécution, de surveillance et de compte rendu des programmes avec celles des autres directions générales concernées pour assurer une programmation harmonisée et une administration simplifiée.

3.0 Principales constatations et recommandations

3.1 Cadre de gestion des risques et cadre de surveillance

Cadre de gestion des risques

La série de politiques, de lignes directrices et de procédures de l'ACDI visant à soutenir l'adoption et l'application de la gestion des risques constitue un cadre de travail complet. Elle vise à fournir une approche cohérente et méthodique qui aide les directions générales chargées de la programmation, notamment la DGPC, à s'acquitter de leurs responsabilités en matière de gérance financière et de gestion des risques. L'outil d'évaluation du risque fiduciaire lancé récemment permet à l'ACDI d'évaluer uniformément le risque fiduciaire associé à chaque bénéficiaire, tandis que la matrice d'administration axée sur les risques donne des indications structurées, cohérentes et fondées sur les risques à propos de la nature et de la fréquence des activités de surveillance à mettre en œuvre à l'égard d'un bénéficiaire donné.

Les agents de projet de la DGPC ont indiqué que la formation, les outils et les documents d'orientation sur la gestion des risques, et particulièrement l'outil d'évaluation du risque fiduciaire, sont suffisants et qu'ils les ont adéquatement préparés à s'acquitter de leurs responsabilités à l'égard de la gestion des risques. Les agents de projet interrogés comprenaient tous que l'outil d'évaluation du risque fiduciaire est le principal moyen d'évaluer le niveau de risque associé à un projet ou à un bénéficiaire.

Pour les projets lancés avant l'adoption de la matrice d'administration axée sur les risques, nous avons constaté qu'il existe rarement un lien perceptible entre le niveau de risque associé au bénéficiaire et les obligations administratives imposées à celui-ci. Nous avons aussi remarqué que l'on trouve rarement de la documentation expliquant les raisons pour lesquelles certaines obligations administratives sont ou non imposées. Le personnel de la DGPC a affirmé que, jusqu'à la révision la plus récente des Modalités et conditions relatives à l'aide internationale au développement de l'ACDI, la DGPC devait verser des paiements trimestriels à la plupart des bénéficiaires. À l'avenir, les problèmes recensés précédemment devraient être résolus grâce à l'adoption et à la mise en œuvre de la matrice d'administration axée sur les risques pour l'ensemble des projets financés par l'ACDI, dans la mesure où nous avons déjà observé une nette amélioration grâce à la phase de mise à l'essai de cette matrice. Au cours de notre vérification par sondages, nous avons remarqué que là où la matrice d'administration axée sur les risques est employée, on peut directement lier les obligations administratives, qui sont proportionnées au niveau de risque associé au bénéficiaire. Cependant, nous avons remarqué que la DGPC n'a mis en place aucune mesure permettant de s'assurer du respect des obligations administratives.

Recommandation 1

La DGPC devrait diminuer, autant que possible, le risque de non-respect des obligations administratives énoncées dans l'entente de projet.

Cadre de surveillance

Avant que le financement d'un projet soit recommandé au ministre, un conseiller en gestion financière doit examiner le budget proposé pour ce projet. Une fois que le ministre a approuvé le projet, le conseiller en gestion financière est chargé d'évaluer et d'approuver le budget proposé pour le projet en se fondant sur les critères et les lignes directrices sur l'admissibilité des projets ou des programmes, ainsi que sur les directives et les politiques applicables de l'ACDI. Au cours de la durée de vie du projet, les bénéficiaires rendent compte à la DGPC des dépenses engagées par poste budgétaire, selon une fréquence indiquée dans l'entente de financement.

Bien que la Carte routière des processus opérationnels et le Guide du gestionnaire pour les accords de contribution de l'ACDI fournissent un cadre qui guide le personnel de la DGPC pour la gestion et l'administration des accords de contribution, ces indications sont souvent très générales. Elles fournissent des principes directeurs, mais ne donnent pas aux agents de projet des procédures détaillées et des outils spécifiques pour les aider à s'acquitter de leurs responsabilités de surveillance quotidiennes, comme le traitement des demandes de paiements anticipés et des justifications des avances, l'analyse des rapports sur le rendement et des rapports financiers soumis par les bénéficiaires et la planification et la réalisation de visites sur le terrain. Les rôles et responsabilités à ce palier sont essentiellement communiqués par l'entremise de l'encadrement et de la formation en cours d'emploi, ainsi que par quelques séances de formation formelles. Cette situation a engendré des pratiques de surveillance disparates parmi les agents de projet.

En examinant les dossiers des projets, nous avons relevé plusieurs problèmes qui pourraient être atténués par l'existence de processus et de procédures documentés qui aideraient les agents de la DGPC à s'acquitter de leurs responsabilités de surveillance quotidiennes. Nous avons constaté que les agents de projet n'effectuent pas un suivi systématique des rapports des bénéficiaires ou ne remettent pas ces rapports en question, alors même que les bénéficiaires ne se conforment pas toujours aux exigences en matière de rapports énoncées dans leur entente de financement. Les rapports ne sont pas toujours soumis ou ne respectent pas les délais et, parfois, leur contenu n'est pas conforme aux exigences détaillées dans les ententes de financement. En outre, les bénéficiaires ne livrent pas d'explications détaillées sur les écarts importants entre les dépenses réelles et les dépenses prévues, malgré une exigence explicite à cet égard dans leur entente de financement. Nous avons rarement trouvé des preuves d'un suivi réalisé par l'agent de projet ayant approuvé le versement des fonds prévus pour ces bénéficiaires.

Recommandation 2

La DGPC devrait renforcer son processus de contrôle interne afin de réduire autant que possible le risque que les agents de projet ne s'acquittent pas de leurs responsabilités de surveillance quotidiennes, comme le traitement des demandes de paiements anticipés et des justifications, l'analyse des rapports sur le rendement et des rapports financiers soumis par les bénéficiaires et la planification et la réalisation de missions.

3.2 Surveillance et mesure du rendement

La méthode de gestion axée sur les résultats de l'ACDI met l'accent sur l'atteinte des résultats, la mise en œuvre de la mesure du rendement, l'apprentissage et l'adaptation, ainsi que la production de rapports sur le rendement. Des outils comme les modèles logiques, les cadres de mesure du rendement et les registres des risques aident l'ACDI à regarder au-delà des activités et des extrants et à se concentrer sur les résultats attendus. Au niveau des programmes de la DGPC, un modèle logique à l'échelle de la direction générale reposant sur des secteurs d'activité (dont certains correspondent aux thèmes prioritaires de l'ACDI) a été élaboré. La DGPC travaille à la conception de cadres thématiques de mesure du rendement afin d'orienter les projets thématiques. Pour l'instant, elle ne réalise pas ses rapports en regard des stratégies thématiques de mesure du rendement. Cependant, la situation est sur le point de changer, étant donné que l'ACDI travaille actuellement à l'élaboration d'indicateurs communs à l'ensemble de son organisation et à la production de rapports en regard des stratégies thématiques de mesure du rendement.

Au niveau des projets, les principaux responsables de la mesure du rendement sont les bénéficiaires des financements de la DGPC. En fonction des conditions de leur entente de financement, les bénéficiaires doivent soumettre pour leur projet un modèle logique, un cadre de mesure du rendement et un plan de travail annuel ou un plan de mise en œuvre du projet. Ils sont également chargés de collecter, valider et utiliser les données servant à élaborer le rapport remis à la DGPC sur le rendement de leur projet. Les agents de projet de la DGPC surveillent ensuite les progrès des bénéficiaires d'après l'atteinte des résultats et les indicateurs de rendement en examinant les rapports d'étape narratifs soumis par les bénéficiaires. Nous avons constaté que les bénéficiaires soumettent généralement des modèles logiques, des cadres de mesure du rendement et des plans de travail conformes aux conditions de leur entente de financement. Nous avons aussi remarqué que les renseignements sur le rendement figurant dans les rapports d'étape narratifs peuvent généralement être rattachés aux réalisations et aux résultats attendus, tels qu'énoncés dans le modèle logique et dans le cadre de mesure du rendement du projet. Cependant, le personnel de la DGPC a indiqué que les renseignements sur le rendement collectés par leur direction générale auprès des bénéficiaires ne sont pas toujours utiles, mais que celle-ci travaille à l'élaboration de lignes directrices qui aideront les bénéficiaires à préparer des rapports narratifs pertinents. Ces lignes directrices ont été communiquées à l'ensemble de l'ACDI et sont intégrées dans la mise en œuvre du processus de programmation de l'ACDI. En outre, elles ont été mises à l'essai et présentées aux bénéficiaires sous leur forme provisoire avant la mise en œuvre du processus de programmation de l'ACDI afin d'améliorer la qualité de la présentation des résultats.

Bien que l'ACDI ait élaboré une série d'outils et de formations qui constitue un cadre complet de surveillance et de mesure du rendement, ce cadre ne convient pas nécessairement à la nature et aux réalités opérationnelles des activités de la DGPC. Les personnes interrogées ont indiqué que les projets financés par la DGPC concernent souvent différents pays et différents thèmes prioritaires. Étant donné qu'un seul projet peut être mis en œuvre dans plusieurs pays et que dans chaque pays les programmes (et donc les résultats) peuvent être différents (souvent en raison de la nature réactive des programmes de la DGPC), la DGPC a rencontré des difficultés pour faire coïncider et présenter les résultats de ses divers projets avec ses différents secteurs et avec ses objectifs et ceux de l'ACDI, et pour synthétiser les résultats de rendement afin de préparer des rapports plus généraux.

L'ACDI a élaboré l'outil de suivi et de rapport sur l'investissement dans le but de faciliter la production de rapports sur les résultats, les risques et les secteurs transversaux. Cependant, le personnel de la DGPC a fait part de ses préoccupations quant à l'outil de suivi et de rapport sur l'investissement, car celui-ci requiert qu'une grande part de la saisie et du suivi des renseignements sur le rendement et sur les risques associés aux projets se fasse manuellement dans des systèmes disparates. Ces problèmes seront abordés dans le rapport du Bureau du dirigeant principal de la vérification sur sa vérification interne de la gestion axée sur les résultats.

Recommandation 3

Afin d'assurer l'efficacité de la surveillance et de la mesure du rendement, la DGPC devrait finaliser et communiquer les lignes directrices qu'elle élabore en vue d'aider les bénéficiaires à préparer des rapports narratifs.

3.3 Rôles et responsabilités

L'ACDI possède une série de documents d'orientation, dont la Carte routière des processus opérationnels, la Politique sur l'évaluation du risque fiduciaire, La gestion axée sur les résultats - Énoncé de principe, et le Guide du gestionnaire pour les accords de contribution, qui présentent les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles concernant l'administration et la gestion des financements sous forme de subventions et de contributions. Ces rôles, responsabilités et obligations redditionnelles d'ordre général sont clairement définis et communiqués avec efficacité étant donné que les personnes interrogées en ont toutes une compréhension identique. Cependant, comme nous l'avons indiqué précédemment, ces documents d'orientation ne contiennent pas de procédures détaillées ou d'outils spécifiques destinés à aider les agents de projet à s'acquitter de leurs responsabilités de surveillance quotidiennes.

3.4 Coordination interne

La DGPC est généralement chargée d'entretenir les relations institutionnelles de l'ACDI avec les organisations partenaires établies au Canada. Elle se concerte avec les autres directions générales chargées de la programmation à l'ACDI quand elle doit préparer des exposés généraux, des documents d'information, des présentations au Conseil du Trésor, et d'autres documents informatifs sur les organisations partenaires, ou mettre à jour le profil de celles-ci. Cependant, selon plusieurs personnes interrogées, les programmes de subventions et de contributions des directions générales chargées de la programmation à l'ACDI (la Direction générale des programmes géographiques, la Direction générale des programmes multilatéraux et mondiaux et la DGPC) sont généralement bien distincts. Par conséquent, il est difficile pour la DGPC de coordonner la conception et le développement de ses programmes de subventions et de contributions avec les autres directions générales. Cet élément a été renforcé par le fait que les programmes de la DGPC sont surtout réactifs et qu'ils ne sont donc pas « conçus » au sens traditionnel, puisque c'est le partenaire potentiel qui élabore les projets de manière à ce que ceux-ci correspondent aux thèmes prioritaires de l'ACDI. Il a été noté que la nature réactive des programmes de la DGPC permet aux partenaires d'apporter une valeur ajoutée en repérant des besoins que l'ACDI n'aurait pas pu déceler sans eux.

Au sein de l'ACDI, il n'existe pas de rôles et de responsabilités définis à l'égard de la coordination, pas plus qu'il n'existe de processus précis en la matière. Le seul processus défini pour la coordination entre les mécanismes de programmation concerne le processus opérationnel de la DGPC pour les appels de propositions, qui contient une exigence claire selon laquelle les meilleures propositions de projets doivent être soumises à l'examen et aux commentaires du personnel sur le terrain.

Nous avons constaté que les différentes directions de la DGPC coordonnent leurs activités de surveillance (par exemple, les missions sur le terrain) entre elles. Cependant, l'ampleur de la coordination formelle des activités de surveillance de ces directions avec celles des autres directions générales de l'ACDI se limite généralement à la coordination avec la Direction générale des programmes géographiques, et plus précisément avec les unités sur le terrain pour les missions ou les visites sur place.

L'outil d'évaluation du risque fiduciaire est actuellement le seul moyen formel d'échanger des renseignements sur les bénéficiaires réels et potentiels entre les différentes directions générales (bien que l'utilisation de la base de données en ligne « Banque de projets » s'étende progressivement à l'ensemble de l'ACDI). Cependant, il ne constitue pas un outil polyvalent permettant de collecter des renseignements sur les bénéficiaires et l'expérience acquise dans la gestion de ceux-ci. Nous avons aussi remarqué qu'il n'existe aucun mécanisme formel permettant à l'ACDI de diffuser les leçons apprises sur la conception et l'administration des programmes de subventions et de contributions.

La DGPC ne coordonne pas formellement ses activités de conception, d'exécution, de surveillance et de compte rendu des programmes avec celles des autres directions générales chargées de la programmation pour assurer une programmation harmonisée. Cependant, l'ACDI travaille à la simplification de l'administration des programmes de subventions et de contributions, et plusieurs nouvelles initiatives concernant l'échange des renseignements et des connaissances _ comme l'adoption dans l'ensemble de l'ACDI de l'outil Partenaires@Développement _ sont en cours dans le cadre de l'Initiative de modernisation des opérations de l'ACDI.

Afin d'optimiser la diffusion des connaissances et des renseignements sur les activités de développement de l'ACDI dans le pays, l'Initiative de modernisation des opérations a récemment mis en place la lettre de mandat du chef de l'aide. Signé par la présidente, ce document définit clairement les rôles et les responsabilités du chef de l'aide. Celui-ci remplit divers rôles et responsabilités en sa qualité de représentant principal de l'ACDI pour tous les mécanismes de programmation concernant l'aide au développement pendant les missions. Ces rôles et responsabilités comprennent notamment des fonctions de représentation et des fonctions officielles, la gestion des politiques et des programmes, les programmes bilatéraux, la production de rapports, la communication et la consultation, le soutien aux programmes et la gestion des ressources humaines. Il est prévu de mettre en œuvre la lettre de mandat dans l'ensemble des bureaux décentralisés de l'ACDI.

Recommandation 4

Pour faciliter la mise en œuvre de la lettre de mandat, le vice-président de la DGPC devrait continuer à développer des documents d'orientation pour la surveillance de ses programmes de subventions et de contributions en coordination avec les autres directions générales chargées de la programmation.

Annexe A : Liste des recommandations et plan d'action de la direction