Procédures particulières pour la note 3 des états financiers ministériels de 2011-2012

Affaires étrangères et Commerce international Canada
Bureau du dirigeant principal de la vérification

Juillet 2012

Sommaire Exécutif

Dans le cadre de son examen des états financiers ministériels antérieurs, le Comité ministériel de vérification (CMV) a demandé des renseignements supplémentaires au sujet de la préparation de la note 3 des états financiers (Autorisations parlementaires). Le Bureau du dirigeant principal de la vérification (BDPV) a entrepris le travail de vérification lié à ce rapprochement afin d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité de la note 3. Les rapports 2009-2010 et 2010-2011 présentés par le dirigeant principal de la vérification et approuvés par le CMV indiquent que :

• le processus adéquat a été suivi;
• le jugement professionnel de la direction s’est avéré fiable;
• le CMV peut se fier aux résultats du rapprochement.

Dans le cadre des discussions relatives aux états financiers de 2011-2012, le CMV a demandé que le Bureau du dirigeant principal de la vérification s’acquitte de ce même travail cette année. Les vérificateurs ont donc suivi les procédures particulières pour vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de la note 3 et pour s’assurer qu’elle a été préparée conformément aux exigences de la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor (NCCT).

Le présent rapport relate les résultats des procédures particulières en question.

Pourquoi cela est-il important?

Les états financiers ministériels sont l’un des principaux outils de reddition de comptes au Parlement. Ils permettent de montrer, de façon transparente, que les fonds publics ont été utilisés en fonction des priorités. En s’assurant que les renseignements fournis dans les états financiers sont fiables, le MAECI favorise une saine gérance.

Qu’avons-nous examiné?

Voici l’approche adoptée dans le cadre de la vérification :

• Décrire de façon détaillée le processus de rapprochement, y compris les contrôles internes existants, pour confirmer l’exactitude de la note;
• Décrire la méthodologie utilisée pour effectuer les rapprochements et exécuter les procédures particulières ci-après relatives à l’exactitude et à l’exhaustivité de la note 3 et à sa préparation :
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) à partir des sommes divulguées  dans les états financiers ministériels;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) qui ne sont pas divulguées précisées clairement dans les états financiers ministériels, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 b) à partir des sommes déclarées dans la présentation aux Comptes publics – Formulaire A (« Formulaire A »);
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) à partir des sommes divulguées  dans les états financiers ministériels;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) qui ne sont pas divulguées  clairement dans les états financiers ministériels, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI.

Qu’avons-nous constaté?

Après avoir suivi les procédures particulières, les vérificateurs ont constaté qu’il y a eu corroboration de toutes les sommes indiquées dans la note 3 à partir des sommes figurant dans les états financiers ministériels, de la balance de vérification P12-2 du MAECI ou du Formulaire A, sauf de la somme indiquée ci-dessous :

• 952 000 $ « Autres rajustements », dans la note 3 c).

La somme susmentionnée représente 0,04 % des autorisations ministérielles utilisées durant l’exercice en cours. La direction ne peut approuver la somme susmentionnée sans qu’une analyse et une recherche approfondies soient réalisées.

Conclusion

Après avoir appliqué les procédures particulières, les vérificateurs ont trouvé une seule exception (voir précédemment). Cependant, ces procédures ne constituent pas une vérification de la note 3 des états financiers du MAECI et, par conséquent, les vérificateurs n’ont pas formulé d’opinion à l’égard de cette note.

Énoncé d’assurance

D’après mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification suivies et les données recueillies sont appropriées et suffisantes pour confirmer l’exactitude de l’information que renferme le présent rapport. Les résultats sont basés sur une comparaison des conditions, telles qu’elles existaient à l’époque, et des critères de vérification préétablis qui avaient été convenus avec la direction. Les résultats ne valent que pour les processus examinés. Les éléments probants ont été recueillis en conformité avec la politique, les directives et les normes du Conseil du Trésor en matière de vérification interne pour le gouvernement du Canada.

Original signé par :

Yves Vaillancourt, dirigeant principal de la vérification

1.0 Contexte

Les états financiers ministériels sont établis conformément à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor : États financiers des ministères et des organismes (NCCT 1.2). La NCCT et les bulletins d’information du Secrétariat du Conseil du Trésor exigent que les états financiers soient présentés selon la comptabilité d’exercice. La comptabilité d’exercice vise à garantir que les opérations soient comptabilisées pour la période pendant laquelle elles ont été réalisées. Les recettes sont comptabilisées au moment où elles sont gagnées (par opposition au moment où l’argent est reçu) et les dépenses, au moment où elles sont engagées (par opposition au moment où l’argent est versé).

En raison de l’utilisation de la comptabilité d’exercice, l’état des résultats, la situation financière nette et l’état de la situation financière du MAECI peuvent inclure des éléments pour lesquels des autorisations parlementaires ont été obtenues lors d’exercices précédents ou de l’exercice en cours ou encore seront accordées pour des exercices futurs. Par conséquent, les résultats de fonctionnement nets différeront probablement selon qu’ils sont présentés en fonction du financement octroyé par le gouvernement ou en fonction de la méthode de la comptabilité d’exercice. La NCCT 1.2 révisée exige que les ministères et organismes présentent une note sur les autorisations parlementaires, qui doit comporter les deux sections suivantes :

• Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations de l’exercice en cours;
• Autorisations fournies et utilisées.

Bien qu’elle ne soit plus obligatoire selon la NCCT 1.2 révisée, le Comité ministériel de vérification a demandé que la direction prépare la note 3 c) – Rapprochement de l’encaisse nette fournie par le gouvernement et des autorisations de l’exercice en cours utilisées. Pour répondre à cette demande, le MAECI a communiqué cette note pour faire preuve de transparence en ce qui concerne les autorisations utilisées. L’ensemble des autorisations utilisées en 2012 (selon la note 3 des états financiers) totalisait 2 482 466 000 $ et concordait avec les renseignements sur les autorisations du MAECI contenus dans les Comptes publics du Canada 2011‑2012.

2.0 objectif

Le mandat dans le cas de cette vérification était d’exécuter des procédures particulières pour vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de la note 3 et pour s’assurer qu’elle avait été préparée conformément aux exigences de la NCCT 1.2. L’objectif est de donner des renseignements sur les composantes clés qui suivent :

• Description détaillée du processus de rapprochement, y compris des contrôles internes existants, pour confirmer l’exactitude de la note;
• Méthodologie utilisée pour effectuer les rapprochements et exécution des procédures particulières suivantes relatives à l’exactitude et à l’exhaustivité de la note 3 et à sa préparation :
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) à partir des sommes divulguées dans les états financiers ministériels;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) qui ne sont pas divulguées  clairement dans les états financiers ministériels, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 b) à partir des sommes déclarées dans la présentation aux Comptes publics – Formulaire A (« Formulaire A »);
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) à partir des sommes divulguées indiquées dans les états financiers ministériels;
  • Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) qui ne sont pas divulguées précisées clairement dans les états financiers ministériels, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI.

3.0 Description Du Processus

Les vérificateurs ont passé en revue le processus suivi pour préparer les rapprochements relatifs à la note 3 pour 2011-2012 avec le personnel de l’Unité de la comptabilité ministérielle (SMOQ) du MAECI. La compréhension des vérificateurs se fonde principalement sur les entrevues réalisées avec les représentants du MAECI ainsi que sur un examen de la documentation choisie. Les vérificateurs n’ont pas examiné la conception et la mise en œuvre des contrôles internes et n’ont pas procédé à une vérification des données qui sous‑tendent les sommes indiquées à la note 3 des états financiers ministériels.

Processus de préparation

En 2012, les renseignements de la note 3 ont été rassemblés à partir des différents documents suivants :

• Les états financiers non vérifiés : états des résultats et situation financière nette ministérielle, modifications au chapitre de la dette nette ministérielle, situation financière et flux de trésorerie;
• Feuilles de calcul Excel préparées par SMOQ : renseignements sur la balance de vérification par numéro de fonds et numéro de compte de rapports financiers;
• Présentation aux Comptes publics – Formulaire A – Résumé de la provenance et de l’utilisation des autorisations (information budgétaire);
• Rapports sur les affectations fournis par le Secrétariat du Conseil du Trésor;
• Rapports du Système de gestion intégrée : utilisation des autorisations au cours de l’exercice;
• Correspondance intraministérielle par courrier électronique.

Les états financiers, y compris les notes, sont établis à l’aide d’un modèle de feuille de calcul Excel conçue par SMOQ. Le modèle Excel a été actualisé au cours de l’exercice de sorte que l’on dispose d’une version plus complexe (c.-à-d. automatisée). Ce modèle permet à SMOQ d’importer le fichier texte de la balance de vérification P12-2 dans le logiciel Excel, lequel organise ensuite automatiquement les renseignements par compte de rapports financiers. La note 3 a) a été alimentée à l’aide de ces feuilles de calcul reliées.

La note 3 b) a été alimentée à l’aide d’une « feuille d’entrée » préparée par SMOQ. La « feuille d’entrée » est une feuille de calcul Excel qui renferme les éléments n’apparaissant pas dans la balance de vérification du MAECI (par exemple, les crédits alloués et les crédits inutilisés). Les postes pertinents de la « feuille d’entrée » sont tirés de la présentation aux Comptes publics – Formulaire A.

La Note 3) a été établie manuellement dans le fichier Excel. Les balances ont été extraites des états financiers ou, dans certains cas, directement du Système de gestion intégrée (SGI).

La note 3 été préparée par un analyste financier de SMOQ et examinée par le directeur adjoint de SMOQ (Comptabilité ministérielle). L’examen a consisté à examiner les renseignements qui sous‑tendent la balance de vérification ainsi que les chiffres utilisés pour le rapprochement. Les crédits inutilisés indiqués se fondaient sur les rapports du Conseil du Trésor et sur des renseignements internes. Ils ont été examinés par le directeur adjoint de la Direction de la planification et de la gestion des ressources (SWE).

3.1 Contrôles internes

Les vérificateurs ont examiné le processus actualisé de préparation et d’examen de la note 3 et ont recensé les contrôles internes suivants :

• Séparation des tâches : la note 3 des états financiers est préparée par un analyste financier et examinée par le directeur adjoint;
• Collecte de documents à l’appui et tenue des dossiers (cahier de la documentation de fin d’exercice) : le cahier de la documentation de fin d’exercice renferme une documentation abondante pour les postes individuels des états financiers et l’information à fournir;
• La direction se fonde sur les politiques et procédures comptables du MAECI pour préparer la note 3 des états financiers;
• Contrôles intégrés au SGI, tels que les mots de passe;
• Accès limité aux états financiers : seul le personnel de SMOQ a accès aux états financiers, soit sept personnes au total.

Aucun mot de passe n’est requis pour accéder à la feuille de calcul des états financiers dans le cadre des contrôles internes mis en œuvre par la direction. Toutefois, aucun employé du MAECI extérieur au groupe SMOQ (sept personnes) ne peut accéder aux états financiers dans leur version préliminaire. De plus, tout changement apporté sans autorisation serait décelé au cours du processus d’examen (p. ex. par la comparaison d’une ébauche antérieure à une ébauche actualisée), et on examinerait alors les copies de sauvegarde du fichier qui sont effectuées lorsqu’un changement est apporté.

3.2 Description de la méthode de rapprochement

Les rapprochements relatifs à la note 3 effectués par la direction ont été comparés aux instructions de la NCCT 1.2 pertinentes, le but étant d’examiner la méthode appliquée pour faire les rapprochements. La direction a préparé la note 3 en tenant compte des formulations suggérées dans la NCCT 1.2 et suivant la présentation de l’exemple donné pour les parties a) et b), à l’exception des éléments suivants :

• La NCCT 1.2 propose d’inclure un court paragraphe d’introduction pour expliquer le but des rapprochements. Le MAECI a inséré ce paragraphe ainsi qu’un paragraphe supplémentaire décrivant les causes des écarts dans la note 3 a) et la note 3 b).

Pour la préparation de la note 3 c), la direction a suivi la présentation exposée dans la version précédente de la NCCT 1.2, puisque la NCCT 1.2 actualisée ne montre pas la note 3 c) dans l’ensemble modèle d’états financiers.

3.3 Description des estimations et jugement professionnel posé pour les rapprochements

Les vérificateurs ont recensé les estimations notables qui suivent, incluses dans la note 3 et dans les états financiers, dont la préparation a nécessité l’exercice d’un jugement professionnel.

Poste des états financiers : Provision pour créances douteuses

Constatation

Le MAECI ne peut établir une formule générale qui s’appliquerait à l’ensemble des comptes débiteurs, en raison des diverses catégories de comptes débiteurs détenus. Par conséquent, la direction évalue chaque catégorie de clients et établit une provision fondée sur les critères suivants :

• ancienneté des comptes débiteurs;
• réponses obtenues aux demandes d’information faites auprès des clients;
• rapports de situation obtenus auprès de l’agence de recouvrement;
• pays du client, etc.

Poste des états financiers : Indemnités de départ des employés

Constatation

Les indemnités de départ des employés canadiens (EC) sont calculées en multipliant les dépenses salariales totales par un taux annuel fixe fourni par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

Les indemnités de départ des employés recrutés sur place (ERP) sont calculées en fonction du nombre d’employés admissibles, du coût moyen des indemnités et d’un taux de versement des indemnités. Le taux utilisé pour le calcul concernant les ERP est évalué sur une base annuelle par l’équipe des Pensions et Assurances ERP.

Poste des états financiers : Amortissement des immobilisations corporelles

Constatation

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire pour leur durée de vie utile estimative. La NCCT 3.1 offre une directive sur la durée de vie de chaque catégorie de biens. Elle autorise les ministères à estimer la durée de vie utile des immobilisations corporelles.

Les estimations se fondent sur les hypothèses établies par la direction et sur les données historiques rassemblées par SMOQ. Le jugement professionnel utilisé pour calculer la provision pour créances douteuses se fonde sur l’analyse des soldes des comptes débiteurs. Le jugement professionnel utilisé pour calculer les indemnités de départ repose sur le ratio fourni par le Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi que sur les tendances historiques que révèlent les données liées aux employés recrutés sur place (p. ex. taux de versement des indemnités). Le jugement professionnel utilisé en ce qui concerne l’amortissement des immobilisations corporelles est limité, puisque le système comptable sélectionne automatiquement la durée de vie utile en fonction de la catégorie de biens choisie lorsqu’on inscrit au budget l’acquisition d’une immobilisation. Les durées de vie utile choisies par le MAECI sont conformes aux lignes directrices de la NCCT 3.1 (immobilisations corporelles).

4.0 Procédures Particulières

Les vérificateurs ont exécuté les cinq procédures particulières qui suivent en lien avec le contenu de la note 3 des états financiers ministériels 2012 du MAECI :

1. Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) à partir des sommes divulguées dans les états financiers ministériels;
2. Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) qui ne sont pas divulguées clairement dans les états financiers ministériels, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI;
3. Corroborer les sommes indiquées à la note 3 b) à partir des sommes déclarées dans le Formulaire A;
4. Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) à partir des sommes divulguées dans les états financiers ministériels;
5. Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) qui ne sont pas divulguées clairement dans les états financiers ministériels, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI.

L’annexe B présente ces éléments, lesquels ont été examinés selon les procédures particulières, ainsi que leurs montants respectifs, tels qu’ils sont présentés à la note 3.

4.1 Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) à partir des sommes divulguées dans les états financiers ministériels

Les vérificateurs ont corroboré les sommes indiquées à la note 3 a) à partir des autres sommes qui ont été indiquées séparément dans les états financiers ministériels, tels que l’état consolidé de la situation financière, l’état consolidé des résultats, la situation financière nette ministérielle, l’état consolidé des flux de trésorerie et la note sur les immobilisations corporelles. Voici les éléments de la note qui ont fait l’objet d’une corroboration :

• Coûts de fonctionnement nets : 2 548 990 000 $;
• Services fournis gratuitement par d’autres ministères : (79 709 000 $);
• Amortissement des immobilisations corporelles : (91 511 000 $);
• Gain (perte) sur l’aliénation d’immobilisations corporelles – net : 44 003 000 $;
• Créances douteuses : (330 000 $);
• Indemnités de cessation d’emploi – coûts des mesures de réaménagement des effectifs : (37 600 000 $);
• Diminution (augmentation) des indemnités de vacances et congés compensatoires : 3 239 000 $;
• Diminution (augmentation) des avantages sociaux accumulés des employés : 15 881 000 $;
• Acquisition d’immobilisations corporelles : 132 478 000 $;
• Diminution des charges payées d’avance : (17 618 000 $);
• Augmentation (diminution) du stock destiné à la revente : (1 779 000 $);
• Augmentation (diminution) du stock de matières consommables : (3 047 000 $).

Nous n’avons constaté ni erreur ni écart.

4.2 Corroborer les sommes indiquées à la note 3 a) qui ne sont pas  divulguées clairement dans les états financiers ministériels, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI

Les éléments ci après faisaient partie des rapprochements relatifs à la note 3 a), mais n’ont pu être retracés dans les états financiers. Nous avons donc demandé au personnel du MAECI de fournir des renseignements supplémentaires. Il s’agit de ce qui suit :

• Remboursements de dépenses d’exercices antérieurs : 20 759 000 $;
• Gain provenant de la vente de biens immobiliers : (52 729 000 $);
• Utilisation des produits de la vente de biens excédentaires : 1 209 000 $;
• Autre : 230 000 $.

Nous n’avons constaté ni erreur ni écart.

4.3 Corroborer les sommes indiquées à la note 3 b) à partir des sommes déclarées dans le Formulaire A – Présentation aux Comptes publics

La note 3 b) sert au rapprochement des autorisations obtenues et utilisées par le MAECI; le MAECI rend des comptes au receveur général sur les autorisations au moyen du Formulaire A, qui renferme des informations inscrites au préalable par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Nous avons dû examiner le Formulaire A et la note 3 b) simultanément pour nous assurer que les états financiers et la présentation au receveur général contenaient les mêmes renseignements. Le MAECI a fait rapport des autorisations suivantes en 2012 :

• Crédit 1 (Dépenses de fonctionnement) : 1 455 482 000 $;
• Crédit 5 (Dépenses en capital) : 227 740 000 $;
• Crédit 10 (Subventions et contributions) : 899 459 000 $;
• Crédit 17 (Paiements relatifs aux régimes de retraite, à l’assurance, aux prestations sociales ou à d’autres arrangements liés aux ERP) : 70 140 000 $;
• Dépenses prescrites par la loi (Passeport Canada) : 158 349 000 $;
• Autres dépenses prescrites par la loi : 96 675 000 $;
• Total des autorisations non utilisées : 424 379 000 $ divisés comme suit :
  • Autorisations disponibles pour les années futures : 138 982 000 $;
  • Crédits inutilisés – Fonctionnement : 97 031 000 $;
  • Crédits inutilisés – Immobilisations : 60 458 000 $;
  • Crédits inutilisés – Subventions et contributions : 117 609 000 $;
  • Crédits inutilisés – Paiements relatifs aux régimes de retraite, à l’assurance, aux prestations sociales ou à d’autres arrangements liés aux ERP : 10 299 000 $;
  • Crédits inutilisés – Dépenses en capital de Passeport Canada : 0 $.

Nous n’avons constaté ni erreur ni écart.

4.4 Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) à partir des sommes divulguées dans les états financiers ministériels

Les vérificateurs ont corroboré les sommes indiquées à la note 3 a) à partir des autres sommes qui ont été indiquées séparément dans les états financiers ministériels, tels que l’état consolidé de la situation financière, l’état consolidé des résultats de fonctionnement, la situation financière nette ministérielle, l’état consolidé des flux de trésorerie et la note sur les immobilisations corporelles. Voici les éléments de la note qui ont fait l’objet d’une corroboration :

• Encaisse nette fournie par le gouvernement : 2 475 899 000 $;
• Diminution (augmentation) des comptes débiteurs et des avances : (6 737 000 $);
• Augmentation (diminution) des comptes créditeurs et des charges à payer : 23 995 000 $;
• Éléments de passif transférés à d’autres ministères : 2 098 000 $;
• Indemnités de cessation d’emploi acquises incluses dans les comptes créditeurs et les charges à payer : (37 600 000 $);
• Augmentation (diminution) des revenus reçus d’avance : (309 000 $).

Nous n’avons constaté ni erreur ni écart.

4.5 Corroborer les sommes indiquées à la note 3 c) qui ne sont pas divulguées clairement dans les états financiers ministériels, à partir de la balance de vérification P12-2 du MAECI

Les éléments ci-après faisaient partie des rapprochements relatifs à la note 3 c), mais n’ont pu être retracés dans les états financiers ministériels. Nous avons donc demandé au personnel du MAECI de fournir des renseignements supplémentaires. Il s’agit de ce qui suit :

• Remboursements de dépenses d’exercices antérieurs : 20 759 000 $;
• Revenus provenant de l’aliénation d’immobilisations corporelles : 56 138 000 $;
• Gain provenant de la vente de biens immobiliers : (52 729 000 $);
• Autres rajustements : 952 000 $.

Nous n’avons constaté ni erreur ni écart. Toutefois, la direction n’a pas pu fournir de documents justificatifs en ce qui concerne les autres rajustements, d’une valeur de 952 000 $. Ce montant représente 0,04 % des autorisations ministérielles utilisées durant l’exercice en cours.

Recommandation :

Le groupe de la Comptabilité ministérielle (SMOQ) doit songer à améliorer son processus de rapprochement en ce qui concerne la note 3 c) des états financiers, pour que les « autres » sommes déclarées puissent être clairement identifiées et dûment justifiées.

5.0 Conclusion

Après avoir appliqué les procédures particulières, les vérificateurs n’ont trouvé qu’une exception (voir précédemment). Cependant, ces procédures ne constituent pas une vérification de la note 3 des états financiers du MAECI et, par conséquent, ne nous permettent pas d’exprimer une opinion sur cette note.

Annexe A – Note 3 des états financiers

3. Autorisations parlementaires