Procédures d’audit particulières pour la note 3 afférentes aux états financiers ministériels de 2013-2014

Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada
Bureau du dirigeant principal de la vérification

Août 2014

Sommaire exécutif

Dans le cadre de son examen des états financiers ministériels des années précédentes, le comité ministériel de vérification a demandé des informations supplémentaires concernant la préparation de la note 3 afférente aux états financiers (autorisations parlementaires). Le Bureau du dirigeant principal de la vérification (BDPV) a entrepris des travaux d’audit relatifs à la note 3 des états financiers afin de fournir l’assurance que la note 3 est exacte. Les précédents rapports présentés par le BDPV et recommandés pour approbation par le comité ministériel de vérification ont indiqué que :

• Un processus approprié a été suivi;
• Le jugement professionnel utilisé était bien fondé; et,
• Le comité ministériel de vérification pourrait être rassuré par l'issue de la conciliation.

Lors de l'élaboration du plan d’audit axé sur les risques 2014-2015, le comité ministériel de vérification a de nouveau demandé que le BDPV entreprenne le même travail cette année. Ainsi, au nom du bureau du DPV, Deloitte S.E.N.C.R.L./s.r.l. a effectué des procédures d’audit spécifiées relatives à l'exactitude de la note 3 et pour s'assurer qu'elle a été préparée conformément aux exigences de la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor (NCCT), États financiers des ministères et des organismes.

Ce rapport présente le détail des résultats de ces procédures. L'Annexe A contient le rapport des procédures d’audit spécifiées.

Pourquoi est-ce important?

Les états financiers ministériels constituent un des principaux outils de reddition de compte au Parlement. Ils servent à démontrer, de manière transparente, que l'utilisation des fonds publics est conforme selon les priorités. La fiabilité de l'information qu’ils contiennent favorise une saine gestion.

Qu’avons-nous examiné?

L’audit visait à;

• Fournir une description détaillée du processus de rapprochement, y compris des contrôles internes existants, pour assurer l'exactitude de la note;
• Fournir une description de la méthodologie utilisée pour effectuer les rapprochements et exécution des procédures d’audit spécifiées suivantes relatives à l'exactitude et à l'exhaustivité de la note 3 et à sa préparation :
  • Concilier les sommes indiquées à la note 3 a) aux sommes divulguées distinctement dans les états financiers ministériels;
  • Concilier les sommes indiquées à la note 3 a) qui ne sont pas divulguées distinctement dans les états financiers ministériels, avec la balance de vérification P12–2 du MAECD;
  • Concilier les sommes indiquées à la note 3 b) aux autorisations votées, incluant les transferts, à la soumission des comptes publics - Formulaire A; et
  • concilier les crédits inutilisés indiqués à la note 3 b) aux sommes rapportées dans le Formulaire A.

Conclusion

À la suite de l'exécution des procédures spécifiées, les auditeurs ont noté que tous les montants dans la note 3 ont été rapprochés aux montants indiqués dans les états financiers ministériels, DFATD P12-2 balance de vérification et le formulaire A. Aucune exception n'a été constatée.

Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel, en ma qualité de dirigeant principal de la vérification, l’audit a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes et aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, selon les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les procédés d’audit appliqués et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l’exactitude des constatations et la conclusion formulée dans le présent rapport, et pour fournir une assurance de niveau audit. Les constatations et la conclusion reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l’audit et les critères d’audit préétablis convenus avec la direction. Elles s’appliquent uniquement à l’entité examinée, ainsi qu’à la portée et à la période visées par l’audit.

Jean Goulet
Dirigeant principal de la vérification

1.0 Contexte

Les états financiers du ministère sont préparés conformément à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor (NCCT) : États financiers des ministères et des organismes. La NCCT et les bulletins d'information du Secrétariat du Conseil du Trésor exigent que les états financiers soient présentés selon la comptabilité d'exercice. La comptabilité d'exercice vise à garantir que les opérations sont comptabilisées au cours de la période où elles sont engagées. Les revenus sont comptabilisés lorsqu'ils sont gagnés (par opposition à lorsque l'argent comptant est reçu) et les dépenses sont comptabilisées lorsqu'elles sont encourues (par opposition à lorsque l'argent comptant est payé).

En raison de l'utilisation de la comptabilité d'exercice, les états des résultats et de la situation financière du MAECD peuvent comptabiliser des éléments pour lesquels des autorisations parlementaires ont été obtenues lors d'exercices précédents, dans l'exercice en cours ou pour des exercices futurs. Par conséquent, les résultats nets des opérations présentés selon la méthode de financement public différeront probablement des résultats obtenus en utilisant la méthode de la comptabilité d'exercice.

La NCCT 1.2 exige que les ministères et organismes présentent une note sur les autorisations parlementaires et que la note comporte les deux sections suivantes :

1. Rapprochement du coût net de fonctionnement et des autorisations utilisées de l'exercice en cours; et
2. Autorisations founies et utilisées.

L'ensemble des autorisations utilisées en 2014 (selon la note 3 des états financiers) s'élèvent à 5 065 277 000 $.

2.0 Objectifs

Le mandat de cet audit était d’exécuter des procédures d’audit particulières relatives à l'exactitude et l'exhaustivité de la note 3 et pour s'assurer qu'elle a été préparée selon les exigences de la NCCT 1.2. L’ objectif de ce rapport est de fournir au Dirigeant principal de la vérification les renseignements sur les principales composantes suivantes :

1. Description détaillée du processus de rapprochement, y compris des contrôles internes existants, pour assurer l'exactitude de la note;
2. Description de la méthodologie utilisée pour effectuer les rapprochements et exécution des procédures d’audit particulières suivantes relatives à l'exactitude et à l'exhaustivité de la note 3 et à sa préparation :
   1. Concilier les sommes indiquées à la note 3 a) aux sommes divulguées distinctement dans les états financiers ministériels;
   2. Concilier les sommes indiquées à la note 3 a) qui ne sont pas divulguées distinctement dans les états financiers ministériels, avec la balance de vérification P12–2 du MAECD;
   3. Concilier les sommes indiquées à la note 3 b) aux autorisations votées, incluant les transferts, à la soumission des comptes publics - Formulaire A; et
   4. Concilier les crédits inutilisés indiqués à la note 3 b) aux sommes rapportées dans le Formulaire A.

3.0 Description du processus

Des entrevues approfondies ont été menées avec le personnel de la Comptabilité ministérielle en vue de déterminer le processus suivi pour établir les rapprochements de la note 3. La compréhension de l’auditeur se fonde principalement sur les entrevues réalisées avec les représentants du MAECD ainsi que sur un examen de la documentation choisie. Les auditeurs n'ont pas mis à l'épreuve la conception et la mise en œuvre des contrôles internes et n’ont pas procédé à un audit des données qui sous-tendent les sommes indiquées à la note 3 des états financiers ministériels.

Processus de préparation

En 2014, les renseignements de la note 3 ont été rassemblés à partir des différents documents suivants :

• Les états financiers non vérifiés : état des résultats de fonctionnement, état de la variation de la dette nette, de la situation financière et des flux de trésorerie;
• Feuilles de calcul Excel préparées par SMOC : renseignements sur la balance de vérification par numéro de fonds et numéro de compte de rapports financiers;
• Présentation aux Comptes publics-–-Formulaire A-– -Résumé de la provenance et de l’utilisation des autorisations (information budgétaire);
• Rapports des affectations fournis par le Secrétariat du Conseil du Trésor;
• Rapports du Système de gestion intégrée (SGI) : utilisation des autorisations au cours de l'exercice;
• Directive du Bureau du contrôleur général du Canada sur la réorganisation gouvernementale de fusionner l’Agence canadienne de développement international et du Ministère des Affaires étrangères et du commerce international Canada.

Les états financiers, y compris les notes, sont établis à l'aide d'une feuille de calcul Excel conçue par la Comptabilité ministérielle. Ce gabarit permet à la Comptabilité ministérielle d’importer le fichier texte de la balance de vérification P12–2 en Excel, lequel organise ensuite automatiquement les renseignements par compte de rapports financiers. Le gabarit utilise des fonctions de consultation de table et des liens pour alimenter les états financiers et les notes. La note 3 a) a été alimentée à l’aide de ces feuilles de calcul comportant des liens.

La note 3 b) a été alimentée à l'aide d'une « feuille d'entrée » préparée par la Comptabilité Ministérielle. La « feuille d'entrée » est une feuille de calcul Excel qui renferme les éléments n'apparaissant pas dans la balance de vérification du MAECD (par exemple, les crédits alloués et les crédits inutilisés). Les éléments pertinents sur la «feuille d’entrée » sont tirés de la présentation aux Comptes publics – Formulaire A.

Processus de révision

La note 3 a été préparée par un analyste financier et examinée par le Directeur adjoint de la Comptabilité ministérielle. L’examen a consisté à examiner les renseignements sous-tendent de la balance de vérification ainsi que les chiffres utilisés pour le rapprochement. Les crédits inutilisés indiqués se fondent sur les rapports du Conseil du Trésor et sur les renseignements internes. Ils ont été examinés par le groupe de la planification et de la gestion des ressources.

Contrôles internes

Au cours de la documentation des processus de préparation et de revue relatifs à la préparation de la note 3, les auditeurs ont identifié, au moyen d'entrevues, les contrôles internes suivants :

• Séparation des tâches : la note 3 des états financiers est préparée par un analyste financier et examinée par le Directeur adjoint;
• La collecte des documents d'appui pertinents et tenue des dossiers (cahier de la documentation de fin d'exercice) : le cahier de la documentation de fin d'exercice contient une documentation d'appui importante pour les éléments individuels et l'information à fournir;
• La direction se fonde sur les politiques et procédures comptables du MAECD pour préparer la note 3 des états financiers;
• Contrôles intégrés au SGI, tels que les mots de passe; et
• Accès limité aux états financiers : seul le personnel de la Comptabilité ministérielle a accès aux états financiers-—-sept personnes au total.

Les auditeurs ont été informé qu’aucun mot de passe n'est requis pour accéder à la feuille de calcul des états financiers dans le cadre des contrôles internes mis en œuvre par les gestionnaires; cependant, aucun employé à l’exception des membres du groupe de la Comptabilité ministérielle, ne peut accéder à la version préliminaire des états financiers. De plus, tout changement apporté sans autorisation serait décelé au cours du processus de revue (p. ex. par la comparaison d’une ébauche antérieure à une ébauche actuelle), et on se pencherait sur cette situation en examinant les copies de sauvegarde du fichier.

Description de la méthode de rapprochement

Le rapprochement de la note 3 effectué par la direction a été comparé aux instructions de la NCCT 1.2 pertinente dans le but d’examiner la méthode appliquée pour faire les rapprochements.

La direction a préparé la note 3 à l'aide des formulations suggérées dans la NCCT 1.2 et en suivant la présentation de l’exemple donné par la NCCT pour les parties a) et b), à l'exception de l’élément suivant :

• Explications supplémentaires : la NCCT 1.2 propose d'inclure un court paragraphe d'introduction pour expliquer le but des rapprochements. Le MAECD a inséré ce paragraphe, ainsi qu'un paragraphe supplémentaire décrivant les causes des écarts indiqués, dans la note 3 a).

Description des estimations et jugement professionnel utilisé pour le rapprochement

Les auditeurs ont recensé les estimations importantes ci-dessous incluses dans la note 3 et dans les états financiers, dont la préparation a nécessité l'exercice d'un jugement professionnel :

Éléments des états financiers : Dépense pour créances douteuses

Constatations : Le MAECD ne peut établir une formule générale qui s'appliquerait à l'ensemble des comptes débiteurs en raison des diverses catégories de comptes débiteurs qu’elle comporte. Par conséquent, la direction évalut chaque catégorie de clients et établissent une provision fondée sur les critères suivants :

• Âge des comptes débiteurs;
• Réponses obtenues aux demandes d’information faites auprès des clients;
• Rapports de situation obtenus auprès de l’agence de recouvrement;
• Pays du client, etc.

Éléments des états financiers : Indemnités de départ des employés

Constatations : Les indemnités de départ des employés canadiens (EC) sont calculées en multipliant les dépenses salariales totales par un taux annuel fixé par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

Les indemnités de départ des employés recrutés sur place (ERP) sont calculées en fonction du nombre d’employés admissibles, des coûts de licenciement moyens et d’un taux de versement des indemnités de départ. Le taux utilisé pour le calcul des ERP est évalué sur une base annuelle par l’équipe des Pensions et assurances ERP.

Éléments des états financiers : Amortissement des immobilisations corporelles

Constatations : Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire à l'égard de leur durée de vie utile estimative. La NCCT 3.1 offre une directive sur la durée de vie de chaque catégorie de biens. La NCCT 3.1 autorise les ministères à estimer la durée de vie utile des immobilisations corporelles.

Les estimations se fondent sur les hypothèses établies par la direction et sur les données historiques rassemblées par la Comptabilité ministérielle; les auditeurs n’ont pas évalué le caractère approprié des hypothèses utilisées pour établir les estimés, et n’ont pas audité ou corroboré autrement que les hypothèses qui nous ont été décrites et ont été mis en œuvre.

Le jugement professionnel utilisé pour calculer la dépense pour créances douteuses se fonde sur l'analyse des soldes débiteurs. Le jugement professionnel utilisé pour calculer les indemnités de départ repose sur le ratio fourni par le Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi que sur les tendances historiques que révèlent les données liées aux employés recrutés sur place (p. ex. taux de versement des idemnités). Le jugement professionnel utilisé en ce qui concerne l’amortissement des immobilisations corporelles est limité puisque le système comptable sélectionne automatiquement la durée de vie utile en fonction de la catégorie de biens choisie lorsqu'on inscrit au budget l'acquisition d'une immobilisation.

4.0 Procédures d’audit particulières

L'annexe B présente ces éléments, lesquels ont été examinés selon les procédures particulières, ainsi que leurs montants respectifs, tels que présentés à la note 3.

1. Concilier les sommes indiquées à la note 3 a) aux sommes divulguées distinctement dans les états financiers ministériels

Les auditeurs ont concilié certaines sommes indiquées à la note 3 a) (tel qu’identifié) avec les mêmes sommes qui ont été divulguées distinctement dans les états financiers ministériels, tels que l’état consolidé de la situation financière, l’état consolidé des résultats, la note sur les immobilisations corporelles, etc. Voici les éléments de la note qui ont fait l'objet d'une telle conciliation :

• Coût de fonctionnement net : 4 979 millions $
• Services fournis gratuitement par d'autres ministères : (88 millions $)
• Amortissement des immobilisations corporelles : (106 millions $)
• Dépense pour créances douteuses: (9 million $)
• Acquisition d’immobilisations corporelles : 132 millions $

Les auditeurs n’ont constaté ni erreur ni écart.

2. Concilier les sommes indiquées à la note 3 a) qui ne sont pas divulguées distinctement dans les états financiers ministériels, avec la balance de vérification P12–2 du MAECD

Les éléments ci-dessous faisaient partie du rapprochement de la note 3 a) mais n'ont pu être retracés distinctement aux états financiers. Les auditeurs ont donc demandé au personnel du MAECD de fournir des renseignements supplémentaires.

• Remboursement des dépenses des exercices antérieurs : 23 millions $
• Diminution des dépenses à payer pour les coûts estimatifs du réaménagement des effectifs: 23 millions $
• Augmentation des dépenses à payer pour les programmes de fonds d’équivalence : (23 millions $)
• Perte sur l’aliénation des immobilisations corporelles : (45 millions $)
• Diminution des indemnités de vacances et congés compensatoires : 9 millions $
• Diminution des avantages sociaux futurs : 4 millions $
• Diminution des avances aux IFI : 0.2 million $
• Diminution des autres charges à payer : 0.1 million $
• Provisions pour des réclamations et des litiges : 0.2 million $
• Règlements interministériels : 1 million $
• Annulation de la dette des prêts pour le compte du gouvernement : 98 millions $
• Perte sur taux de change aux IFI pour le compte du gouvernement : 46 millions $
• Paiements de transfert aux IFI pour le compte du gouvernement : 29 millions $
• Augmentation des charges payées d’avance : 0.6 million $
• Diminution des stocks : (7 millions $)
• Gain sur taux de change : (2 millions $)
• Augmentation des avances comptables : 0.1 million $
• Revenue gagnés pour le compte du gouvernement ayant une incidence sur les autorisations : 0.1 million $

Pour un nombre de ces éléments, les auditeurs n’ont pu concilier directement aux états financiers, causé par :

• La fusion entre l’Agence canadienne du développement international et le Ministère des affaires étrangères et du commerce international le 26 juin 2013, tel que décrit à la note 14; et
• L’inclusion du fonds renouvelable de Passeport Canada jusqu’au 30 juin 2013, tel que décrit à la note 2b) des états financiers.

Ainsi, les auditeurs ont concilié les sommes aux documents de support fourni par la direction. Les auditeurs n’ont constaté ni erreur ni écart relativement aux éléments ci-dessus.

3. Concilier les sommes indiquées à la note 3 b) aux autorisations votées, ainsi que les transferts, à la soumission des comptes publics - Formulaire A

La note 3 b) sert au rapprochement des autorisations obtenues et utilisées par le MAECD; le MAECD rend des comptes sur les autorisations au Receveur général au moyen du Formulaire A, qui est pré alimenté par le Secrétariat du Conseil du Trésor. À ce titre, les auditeurs ont concilié les crédits votés, ainsi que les éléments de conciliation dans le Formulaire A pour les éléments suivants :

• Crédit 1 (Dépenses de fonctionnement) : 1 529 millions $
• Crédit 5 (Dépenses en capital) : 213 millions $
• Crédit 10 (Subventions et contributions) : 3 257 millions $
• Crédit 15 (Paiements relatifs aux régimes de pension, d’assurance et de sécurité sociale ou d’autres ententes pour les employés recrutés sur place) : 65 millions $
• Crédit 16c (Annulation de la dette) : 8 millions $
• Dépenses prescrites par la loi : Passeport Canada : 14 millions $
• Autres dépenses prescrites par la loi : 464 millions $

Les auditeurs n’ont constaté ni erreur ni écart.

4. Concilier les crédits inutilisés indiqués à la note 3 b) aux sommes indiquées dans le Formulaire A.

Les crédits inutilisés sont uniquement rapportées dans le Formulaire A; ainsi, les auditeurs ont concilié les crédits non utilisés aux sommes rapportées dans la Formulaire A. Le MAECD a rapporté les autorisations non utilisées suivantes en 2014 :

• Crédits disponibles pour emploi au cours des exercices ultérieurs : 174 millions $
• Crédits unutilisés : Fonctionnement : 88 millions $
• Crédits unitilisés: Capital : 73 millions $
• Crédits inutilisés : Subventions et contributions : 151 millions $
• Crédits inutilisés : Paiements relatifs aux régimes de retraite, d’assurance et de sécurité sociale ou d’autres ententes pour les ERP: 0,02 million $

Les auditeurs n’ont constaté ni erreur ni écart.

5. Conclusion

Après avoir exécuté les procédures d’audit particulières, les auditeurs ont noté ce qui suit :

• Tous les montants indiqués dans la note 3 avaient fait l’objet d’un rapprochement avec les sommes divulguées dans les états financiers ministériels, la balance de vérification P12–2 du MAECD, les autorisations votées (incluant les éléments de conciliation) ou le formulaire A ;
• La note 3 est conforme aux exigences de la NCCT 1.2 en matière de divulgation ;
• Aucune divergence n'a été décelée en ce qui concerne la préparation et la divulgation de la note 3 afférente aux états financiers ministériels ; et
• Il n’y a aucune amélioration significative nécessaire à porter à l'attention du comité ministériel de vérification.

Annexe A – Rapport des procédures d’audit particulières

Destinataire : Dirigeant principal de la vérification du Ministère des affaires étrangères, du commerce et du développement (MAECD)

Objet : Note 3 afférente aux états financiers ministériels de 2013–2014

Tel que convenu, nous avons appliqué les procédures suivantes à l'égard de l'énoncé de travail du 3 juillet 2014, quant à l'exactitude et l'exhaustivité de la note 3 afférente aux états financiers ministériels du MAECD de l'exercice clos le 31 mars 2014 :

1. Concilier les sommes indiquées à la note 3 a)aux sommes divulguées distinctement dans les états financiers ministériels;
2. Concilier les sommes indiquées à la note 3 a)qui ne sont pas divulguées distinctement dans les états financiers ministériels, avec la balance de vérification P12–2 du MAECD;
3. Concilier les sommes indiquées à la note 3 b) aux autorisations votées, incluant les transferts, à la soumission des comptes publics - Formulaire A; et
4. Concilier les crédits inutilisés indiqués à la note 3 b) aux sommes rapportées dans le Formulaire A.

Suite à l'application des procédures susmentionnées, nous n'avons trouvé aucune exception. Cependant, ces procédures ne constituent pas un audit de la note 3 afférente aux états financiers ministériels du MAECD et par conséquent nous n'exprimons aucune opinion concernant cette note.

Ce rapport est destiné à l'usage exclusif du Dirigeant principal de la vérification pour s'acquitter de son mandat.

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Le 1er août 2014

Annexe B – Note 3 des états financiers

3. Autorisations parlementaires