Évaluation du programme du Service du corps diplomatique – Rapport sommaire
Pourqoui est-ce que c’est important?
Le programme du Service du corps diplomatique est l’un des plus anciens programmes du gouvernement du Canada. Administré par le Bureau du protocole, le programme vise à desservir le corps diplomatique, au Canada et il assure la gestion de la conformité aux dispositions en matière de privilèges et d’immunité des cadres de la Loi sur les missions étrangères et les organisations internationales. La Direction des services au corps diplomatique administre différentes politiques et différents programmes afin de faciliter la création de missions étrangères et d’organisations internationales ainsi que la présence de leurs représentants en territoire canadien.
L’évaluation du programme du Service du corps diplomatique est menée conformément aux exigences du Conseil du Trésor. L’évaluation du programme est requise en vertu de l’alinéa 42.1 (1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, car le programme comprend des subventions et contributions s’élevant à plus de 5 millions de dollars, par l’intermédiaire du programme de transfert des PERI. L’évaluation a été menée par la Division de l’évaluation – Diplomatie, commerce et services ministériels du Bureau de l’évaluation et des résultats. Le programme du Service du corps diplomatique a fait l’objet d’une évaluation en 2011.
Ce que l’évaluation a examiné :
Cette évaluation visait à évaluer la pertinence et le rendement des programmes, des services et des activités faisant partie du programme du Service du corps diplomatique. Comme la plupart des éléments du programme sont régis par des lois internationales, les questions liées à la pertinence étaient axées uniquement sur les services non exigés par la loi.
Pour mesurer le rendement, l’évaluation était axée sur les pratiques et les normes actuelles du programme pour chaque service, les perceptions des intervenants et les niveaux de satisfaction du corps diplomatique et d’autres intervenants.
Questions de l’évaluation
- Dans quelle mesure le programme du Service du corps diplomatique, au moyen des services et des activités diverses, répond-il aux exigences en vertu des obligations légales du Canada?
- Dans quelle mesure les normes de service du programme sont-elles respectées?
- Dans quelle mesure les clients du corps diplomatique sont-ils satisfaits des services fournis?
- Dans quelle mesure les services fournis par le programme contribuent-ils à la projection des valeurs et intérêts du Canada et à leur concrétisation?
- Au cours des cinq dernières années, les réalités politiques, législatives et administratives ont-elles eu une incidence sur l’exécution du programme, et quels outils, le cas échéant, sont requis pour permettre au programme du Service du corps diplomatique de demeurer adapté aux besoins actuels.
- Les services non essentiels fournis dans le cadre du programme sont-ils toujours requis, et ces services sont-ils harmonisés avec les rôles du Bureau du protocole?
- Les niveaux d’effort relatifs et les ressources consacrées à chaque service ou activité au sein du programme sont-ils convenables?
- Dans quelle mesure le programme a-t-il adopté les recommandations découlant de l’évaluation précédente?
- Portée de l’évaluation : 2011/12-2016/17
- Budget annuel moyen du programme du Service du corps diplomatique (2011-2012 – 2015-2016) : 14,7 M$
- Sources de données
- Entrevues (n=35)
- Enquête auprès des représentants étrangers basés à Ottawa (taux de participation de 56 % [71/127])
- Examen des dossiers et des documents
- Achèvement de l’évaluation : août 2017
Quelles sont les constatations clés de l évaluation?
Rendement
- Le programme du Service du corps diplomatique respecte ses obligations juridiques et politiques; il respecte ses obligations internationales en vertu des Conventions de Vienne et il veille également à ce que les diplomates étrangers se comportent conformément aux lois et aux valeurs canadiennes.
- Le programme du Service du corps diplomatique respecte les normes de service pour ses services essentiels, la plupart du temps, selon les statistiques du programme (ne visant que l’exercice 2016-2017), l’enquête et les entrevues menées auprès des principaux informateurs.
- Les Paiements versés en remplacement d’impôts sont administrés rapidement, conformément aux lois et règlements applicables et à la satisfaction des gouvernements locaux et des partenaires du programme.
- Les membres du corps diplomatique au Canada ont exprimé des niveaux élevés de satisfaction à l’égard des services essentiels, sur le plan de la disponibilité des renseignements ainsi que de la rapidité de la prestation et de la qualité des services.
- Les partenaires au sein d’Affaires mondiales Canada, ainsi que les partenaires externes, se sont dits satisfaits de la relation de travail avec le personnel du programme du Service du corps diplomatique, et ont salué leur réceptivité et leur professionnalisme.
- Le programme du Service du corps diplomatique contribue à la réalisation du programme international du Canada. Les programmes de sensibilisation permettent à Affaires mondiales Canada de défendre les intérêts et les valeurs du Canada, alors que les services et les programmes essentiels créent des conditions favorables pour les représentants canadiens à l’étranger.
- Le programme du Service du corps diplomatique compte des politiques et un personnel convenables lui permettant de fournir les services essentiels de manière efficace, mais il est vulnérable aux pointes de charge de travail et au roulement de personnel. Au cours des dernières années, la Direction a observé une augmentation de sa charge de travail en raison de plusieurs facteurs. Ainsi, les membres du personnel ont dû remplir des fonctions qui ne sont généralement pas liées à leur groupe de classification.
- Le programme du Service du corps diplomatique a mis en œuvre la plupart des recommandations découlant de l’évaluation de 2010. Toutefois, quoique le programme ait recueilli de manière systématique des données au sujet de ses services et d’autres activités, il n’a pas encore établi une stratégie de mesure du rendement ni un modèle logique.
Pertinence
- La plupart des programmes et des services non exigés par la loi fournis par le programme du Service du corps diplomatique, principalement les programmes de sensibilisation, sont utiles et appuient le programme international du Canada. Quelques services non exigés par la loi, comme la publication des lettres de créance et de rappel pour les chefs de missions canadiens, sont moins utiles et ne s’inscrivent pas directement dans le mandat du programme.
- Le programme du Service du corps diplomatique s’est bien adapté aux priorités fédérales en mutation et aux défis imprévus. Le Bureau du protocole a fait preuve d’une grande capacité d’adaptation aux réalités difficiles et il a réussi à adapter les politiques et les procédures afin de s’attaquer aux nouveaux enjeux.
Recommandations et Réponse de la Direction et plan d’action
| Recommandation | Réponse et plan d’action liés au Programme |
|---|---|
| Recommandation n°1 : Recentrer les efforts sur les activités et les services s’inscrivant dans le mandat du programme du Service du corps diplomatique. | Acceptée sous réserve d’examen avec les divisions pertinentes d’Affaires mondiales Canada et d’autres ministères. Dans le cadre de son cycle de planification de 2018-2019, la direction recensera les services et les programmes (ou les éléments des services et des programmes) qui ne s’inscrivent pas dans le mandat principal du programme et recommandera de supprimer, de réduire ou de transférer ailleurs certains d’entre eux. Il existe de nombreux exemples de services et de programmes non essentiels en plus de ceux énumérés ci-dessus (la publication des lettres de créance et de rappel pour les chefs de mission canadiens). La Direction des services au corps diplomatique communiquera avec des partenaires clés pour mettre en œuvre ces modifications et planifier une transition opportune et harmonieuse. |
| Recommandation n°2 : Élaborer une stratégie de mesure du rendement. | En accord. La Direction des services au corps diplomatique continuera de faire la promotion de la culture d’excellence et du rendement élevé dans le cadre de ses activités quotidiennes. Elle élaborera une stratégie de mesure du rendement reposant sur ses outils existants qui permettent de mesurer le rendement de certains programmes et de certaines activités. Cette stratégie générale de mesure du rendement sera harmonisée avec tous les programmes, toutes les activités, les articles pertinents du Cadre des résultats ministériels, y compris les indicateurs axés sur les résultats, les sources de données, la fréquence de collecte des données et les rôles et les responsabilités clairement définis. |
| Recommandation n°3 : Examiner les options visant à accroître les compétences en matière d’élaboration des politiques. | Accepte d’examiner les options visant à accroître les compétences en matière d’élaboration des politiques, en tenant compte des ressources (humaines et financières) limitées. pour renforcer les travaux en matière de politique et atténuer les risques liés au roulement à l’échelle des postes clés, la Direction des services au corps diplomatique recensera et évaluera les options pour réharmoniser ses travaux et ses ressources (humaines et financières) afin de mieux appuyer la fonction stratégique et examiner la possibilité de créer un nouveau poste responsable des travaux stratégiques de la Direction (ce qui pourrait exiger une certaine restructuration organisationnelle). |
| Recommandation n°4 : Poursuivre et, dans la mesure du possible, accroître les activités de sensibilisation. | Accepte d’examiner les options visant à renforcer et à accroître les activités de sensibilisation, en fonction de la capacité et des ressources (humaines et financières). La Direction des services au corps diplomatique examine les options visant à renforcer et à accroître ses activités de sensibilisation en s’appuyant sur le succès des activités de sensibilisation antérieures à l’échelle des différents programmes de la Direction. Le Direction continuera de renforcer la planification et l’exécution des activités de sensibilisation pertinentes, de veiller à ce que tous les groupes régionaux du corps diplomatique (ou des groupes présentant un profil de risque élevé) soient visés, et de maintenir et de renforcer les relations avec les partenaires canadiens (comme les entités d’application de la loi, les autres ministères, les provinces et territoires et les municipalités) par l’intermédiaire de l’élaboration de programmes et de matériel de formation. |
