Adjoint(e) administratif(ve) du service extérieur (AASE)

Le soutien essentiel dans les coulisses

À titre d’agent du secteur des Adjoint(e)s administratif(ve)s du service extérieur, vous apportez une contribution importante, travaillant dans les coulisses, aux intérêts nationaux du Canada, fournissant un soutien essentiel et multi-fonctionnel dans un environnement de travail stimulant à l’étranger.

Avez-vous de l’expérience en administration de bureau? Souhaitez-vous être un(e) assistant(e) de direction, un chef de bureau, un messager et un coordonnateur des visites en une journée?

Dans votre rôle d’Adjoint(e) administratif(ve) du service extérieur, vous pourriez effectuer les tâches suivantes :

  • Coordonner les activités quotidiennes d'un ambassadeur, en travaillant en étroite collaboration avec le secrétariat social et le chauffeur
  • Fournir des services essentiels de soutien administratif à un large éventail de clients internes
  • Gérer les flux de courrier entrant et sortant
  • Assurer la liaison entre l'ambassadeur et les différent(e)s gestionnaires de programme de la mission, les employé(e)s recruté(e)s sur place et les contacts externes, tels que les fonctionnaires d’autres ministères des Affaires étrangères, d'autres missions diplomatiques à l'étranger et avec le public
  • Organiser les voyages internationaux, les réservations d'hôtel, les réunions ainsi que le transport lié
  • Préparer, distribuer et faire le suivi des notes diplomatiques
  • Organiser des réceptions diplomatiques, des dîners, en liaison avec les agents de protocole locaux

Les adjoint(e)s administratif(ve)s du service extérieur ont les qualités suivantes :

  • Adaptation et souplesse – vous passerez la moitié aux deux tiers de votre carrière en travaillant et vivant à l’étranger
  • Bonne communication à l’oral aussi bien qu’à l’écrit
  • Souci du détail – être fier du travail bien fait
  • Initiative – être autonome et proactif (ve)
  • Bonnes relations interpersonnelles et respect – à l’égard de personnes de différentes cultures
  • Jugement – démontrer du jugement dans l’analyse de l’information et dans la prise de décisions
  • Esprit d'équipe – travailler en collaboration avec d'autres
  • Souci du service à la clientèle

Nous travaillons...

  • à L’Administration centrale à Ottawa
  • dans +150 bureaux de par le monde.