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Les formalités d'agrément et autres applicables aux Chefs de Mission étrangers

Note circulaire NO XDC-0394 du 10 mars 2010

Date plus récente des changements : le 24 août 2011

Mise à jour de cette Note

Le Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international du Canada (Bureau du Protocole) présente ses compliments à Leurs Excellences les Chefs de missions diplomatiques et à leurs Chargés d’affaires ad interim dûment désignés et accrédités au Canada et a l’honneur de clarifier certains points concernant les formalités relatives aux demandes d’agrément et aux autres formalités applicables à l’arrivée initiale et au départ définitif des Chefs de missions. Il est en outre demandé aux missions de se référer à la note circulaire No XDC-2434 du 24 octobre 2006, qui renferme des renseignements complémentaires sur les politiques et les directives administratives régissant l’accréditation de tous les représentants étrangers.

Demande d’agrément

Le Ministère souhaite rappeler que, normalement, il convient de présenter toutes les demandes d’agrément sous forme de note adressée au « Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international » et remise en mains propres au Chef du Protocole par le Chef de mission en exercice ou par le Chargé d’affaires ad interim dûment désigné. S’il est impossible de remettre la note en mains propres, celle-ci peut alors être livrée au Bureau du Protocole. Les demandes doivent parvenir à Ottawa même, et non pas dans une mission canadienne à l’étranger.

Il faut annexer le curriculum vitae (CV) du candidat proposé à la demande, et les deux documents doivent être rédigés dans l’une ou l’autre des deux langues officielles du Canada. Le nom du candidat proposé doit correspondre exactement à celui qui figure sur son passeport. De plus, le CV doit spécifier la date et le lieu de naissance du candidat. En règle générale, il faut de huit à dix semaines pour le traitement de la demande, à partir du moment où le Bureau du Protocole la reçoit.

Arrivée initiale

Pour permettre au Bureau du Protocole de prendre toutes les dispositions nécessaires en vue de l’arrivée initiale d’un nouveau Chef de mission, l’Ambassade ou le Haut-Commissariat doit lui communiquer, par la voie d’une note diplomatique, et au moins une semaine à l’avance, les renseignements ci-après:

  • date, l’heure, l’endroit, le(s) numéro(s) de vol
  • le nom et l’information figurant dans le passeport du Chef de mission et des personnes à charge qui l’accompagnent (numéro du passeport, date de délivrance, date d’expiration, date de naissance, nationalité, numéro de visa, selon qu’il convient)
  • une liste des invités, le cas échéant, sur laquelle figure, entre autres renseignements, le nom et le titre des personnes présentes dans le salon des dignitaires, en vue de l’arrivée initiale
  • une photographie récente du nouveau Chef de mission

Le Bureau du Protocole informera les autorités aéroportuaires concernées et réserveront le salon des dignitaires dans tous les aéroports visés par l’arrivée initiale du nouveau Chef de mission. À l'Aéroport international d'Ottawa, le Chef de mission sera accueilli par un représentant du Bureau du Protocole, puis escorté jusqu'au Salon des dignitaires, et cela si l'arrivée est prévue entre 8h et 23h, les jours de semaine, à l’exception des jours fériés. Le Bureau du Protocole ne prend aucune disposition concernant les conjoints ou les autres membres de la famille immédiate du Chef de mission si ces personnes ne l’accompagnent pas. L’Ambassade et le Haut-Commissariat sont chargés du transport du Chef de mission et de sa famille depuis l’aéroport jusqu’à la résidence officielle ou à l’hôtel.

Visites de courtoisie

- de niveau fédéral

Peu de temps après l’arrivée du nouveau Chef de mission, le Bureau du Protocole, en consultation avec l’Ambassade ou le Haut-Commissariat, prendra les dispositions nécessaires en vue d’une visite de courtoisie du Chef du Protocole. Les Chefs de mission (à l’exception de ceux pour lesquels Sa Majesté la Reine fait office de Chef d’État) doivent présenter une copie certifiée conforme de leur lettre de créance et de rappel, adressée à: Son Excellence le très honorable David Johnston, Gouverneur général et Commandant en chef du Canada (prière de fournir la traduction des textes qui ne sont rédigés ni en anglais ni en français). À l’occasion de cette rencontre, le Chef du Protocole donnera un aperçu du fonctionnement du gouvernement et du Ministère des Affaires étrangères du Canada. Il expliquera également brièvement le déroulement de la cérémonie de présentation des lettres de créance au Gouverneur général. S’agissant des Haut-Commissaires pour lesquels Sa Majesté la Reine fait office de Chef d’État, le Chef du Protocole donnera un aperçu de la rencontre avec le Premier ministre, en vue de la présentation de leur lettre d’introduction.

À l’arrivée au Canada, et avant la présentation des lettres de créance, les Chefs de mission peuvent planifier des visites auprès des représentants non élus, tel que: le sous-ministre adjoint et le directeur général chargés de la région géographique du Chef de mission; le président de l’Agence canadienne de développement international (ACDI); d’autres fonctionnaires chargés de la région géographique du Chef de mission; d’autres membres du corps diplomatique, y compris le Doyen.

Après la présentation des lettres de créance, les Chefs de mission peuvent planifier des visites auprès de représentants élus. En règle générale, les Chefs de mission n’effectuent pas de visites de courtoisie auprès des personnes suivantes: le Premier ministre, le ministre des Affaires étrangères et le ministre du Commerce international. Toutefois, si un Chef de mission souhaite discuter d’une question importante avec l'une de ces personnes, il doit alors s’adresser à la Direction générale géographique concernée pour obtenir un rendez-vous.

S'agissant des visites de courtoisie auprès des Présidents du Sénat et de la Chambre des communes, cliquez ici.

De manière générale, s’agissant des visites susmentionnées, le Chef de mission n’est pas accompagné par son conjoint ou par un représentant du Bureau du Protocole.

- de niveau provincial

Les visites des Chefs de mission auprès des autorités provinciales doivent être organisées avec la collaboration directe des Bureaux du Protocole des provinces. Il n'est pas nécessaire d'en informer le Bureau du Protocole du Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, ni de demander sa permission.

Présentation de la lettre de créance/d’introduction

Une fois que la date d’arrivée du nouveau Chef de mission a été confirmée, le Bureau du Protocole fixera une date pour la présentation de la lettre de créance et de rappel à la Gouverneure générale. S’agissant des Hauts-Commissaires pour lesquels Sa Majesté la Reine fait office de Chef d’État, le Bureau du Protocole fixera une date pour la présentation de leur lettre d’introduction au Premier ministre, et cela même si les Hauts-Commissaires peuvent exercer, dès leur arrivée au Canada, toutes les responsabilités qui ressortissent à leurs fonctions.

Une fois qu’une date aura été confirmée pour la présentation de la lettre de créance et de rappel ou de la lettre d’introduction, le Bureau du Protocole en informera l’Ambassade ou le Haut-Commissariat et donnera des instructions sur les préparatifs et le déroulement de la cérémonie.

Départ définitif

En règle générale, le Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international organise un déjeuner d’adieu en l’honneur des Chefs de mission résidents à la fin de leur mandat. L’Ambassade ou le Haut-Commissariat doit informer le Bureau du Protocole, par la voie d’une note diplomatique, et au moins un mois à l’avance de la date de départ prévue permettant de préparer le déjeuner d’adieu. Le Ministère prend également les dispositions nécessaires auprès des autorités aéroportuaires et requiert une note diplomatique, reçue au moins une semaine à l’avance de la date de départ prévue, et ce faisant, communiquant les renseignements suivants:

  • la date, l’heure, l’endroit, le(s) numéro(s) de vol
  • nom et l’information qui figurent sur le passeport du Chef de mission et des personnes à charge qui l’accompagnent (numéro de passeport, date de délivrance, date d’expiration, date de naissance, nationalité)
  • une liste d’invités, le cas échéant, avec le nom et le titre des personnes présentes au salon des dignitaires, à l’occasion du départ

Le Bureau du Protocole informera les autorités aéroportuaires concernées et réservera le salon des dignitaires dans les aéroports visés, et cela pour le départ définitif de tous les Chefs de mission. À l’Aéroport international d’Ottawa, un agent du Protocole sera sur place pour les départs, tous les jours de la semaine, entre 8 heures et 23 heures, à l’exception des jours fériés.

Le Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international du Canada (Bureau du Protocole) saisit cette occasion pour renouveler à Leurs Excellences les Chefs de mission et à leurs Chargés d'affaires ad interim dûment désignés et accrédités au Canada les assurances de sa plus haute considération.

Ottawa, le 10 mars 2010

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Date de modification :
2012-07-17