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Les initiatives du Bureau du protocole en vue d'« écologiser » ses activités

Note Circulaire NO XDC-0870 du 18 mai 2010

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international du Canada (Bureau du Protocole) présente ses compliments à Leurs Excellences les Chefs de mission diplomatique et Chargés d’affaires a.i. accrédités au Canada, ainsi qu’aux Chefs des organisations internationales et autres bureaux établis au Canada, et a l’honneur de fournir une mise-à-jour sur les efforts accomplis par la Direction des services au corps diplomatique pour « écologiser » ses activités, particulièrement en ce qui concerne la communication d’information à la communauté diplomatique par courriel et par Internet.

Après avoir recueilli, depuis quelques mois, les coordonnées électroniques des missions, le Bureau du Protocole communiquera désormais principalement par courriel les informations à la communauté diplomatique concernant par exemple les activités de rayonnement et les séances d’information du Ministère.

En outre, le Bureau du Protocole offrira, par l’intermédiaire de son site Internet, l’accès à un nombre de plus en plus grand de politiques, de lignes directrices et d’avis destinés à la communauté diplomatique. Ces documents sont affichés dans la section « Politiques et Lignes directrices » de la page Web du Bureau du Protocole. Il est prévu que la grande majorité des politiques qui ont été élaborées ou remaniées au fil des ans seront affichées d’ici la fin de 2010.

Le Bureau du Protocole est résolu à améliorer, par ces initiatives, ses communications avec la communauté diplomatique de manière à ce qu’elles soient plus ciblées, plus actuelles et plus accessibles. L’impact écologique de l’envoi de grandes quantités d’informations par télécopieur ou par courriel sera réduit d’autant. Le Bureau du Protocole espère que ces initiatives répondront aux besoins que les membres du Corps diplomatique ont exprimés récemment, durant l’évaluation de la Direction des services au corps diplomatique.

Afin que la base de données contenant les coordonnées des missions (contacts personnels, numéros de téléphone, numéros de télécopieur et adresses de courriel) reste actuelle, le Bureau du Protocole vous demande de bien vouloir l’informer rapidement des changements éventuels, à l’adresse xdc@international.gc.ca.  Pour toutes questions, veuillez communiquer avec le Registraire au 613-944-0096 ou par courriel.

De temps à autre, le Bureau du Protocole se fait demander de divulguer l’adresse courriel générale des missions à d’autres organisations (p. ex. à l’Association diplomatique d’Ottawa, à d’autres ministères fédéraux ou provinciaux à propos de séances d’information intéressant la communauté diplomatique). Veuillez communiquer avec xdc@international.gc.ca si vous ne voulez pas que l’adresse électronique générale de votre mission soit divulguée.

Afin que les missions soient bien informées des nouvelles méthodes de communication électronique du Bureau du Protocole, et vu que celui-ci envoyait surtout les informations aux missions par télécopieur par le passé, le présent message sera diffusé simultanément dans la présente Note diplomatique et dans un courriel du Chef du Protocole.

Comme dans toute transition, il est à prévoir que votre mission pourrait recevoir durant quelque temps des informations en double. Le Ministère vous saura gré de faire preuve de patience à cet égard et de continuer d’appuyer ses efforts d’écologisation.

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international du Canada (Bureau du Protocole) saisit cette occasion pour renouveler à Leurs Excellences les Chefs de mission diplomatique et Chargés d’affaires a.i. accrédités au Canada, ainsi qu’aux Chefs des organisations internationales et autres bureaux établis au Canada, les assurances de sa très haute considération.

OTTAWA, le 18 mai 2010

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Date de modification :
2012-10-03