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Employés recrutés sur place : ce que les missions doivent savoir et faire

Note circulaire no XDC-605 du 11 septembre 2013

Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (Bureau du Protocole) présente ses compliments à Leurs Excellences les chefs de mission diplomatique et chargés d’affaires ad interim accrédités auprès du Canada, et a l’honneur d’actualiser sa politique et ses procédures concernant les employés recrutés sur place par les missions diplomatiques et les postes consulaires, qui ne sont pas des Canadiens ni des résidents permanents.

La présente note remplace la note circulaire no XDC-0024 du 16 janvier 2007.

1. Énoncé de politique

De façon générale, il est attendu que les employés recrutés sur place par les missions diplomatiques et les postes consulaires soient des citoyens canadiens ou des résidents permanents du Canada. Toutefois, le Ministère a pour politique de permettre aux missions diplomatiques et aux postes consulaires d’engager, comme membres du personnel recruté sur place, des ressortissants de l’État d’envoi qui sont en visite au Canada. Les résidents temporaires doivent être venus au Canada pour un motif autre que leur embauche par la mission. La disposition précédente peut être appliquée de façon restrictive sur la base de la réciprocité, par exemple si les conditions qui prévalent dans le pays où se situe la mission relativement à l’emploi de personnel recruté sur place sont moins favorables.

Par ailleurs, aucune disposition de la présente note ne permet d’embaucher des visiteurs d’un pays tiers à titre d’employés recrutés sur place et ne saurait être interprétée comme tel.

Enfin, le Ministère s’attend à ce que toutes les relations employeur-employé établies entre une mission et son personnel recruté sur place respectent les lois sur le travail fédérales et provinciales ainsi que les normes connexes. Le Ministère n’est pas en mesure de fournir des renseignements ou des conseils sur les cadres juridiques en vigueur au Canada relativement à cette question. L’ambassade pourra souhaiter retenir les services d’un cabinet professionnel ou d’un conseiller juridique pour mener à bien cette recherche ou obtenir ces renseignements de ressources accessibles publiquement.

2. Procédure

Étant donné que le Ministère n’accorde aucun statut officiel aux employés recrutés sur place, l’entrée de ces derniers au Canada et leur présence continue au pays relèvent de la compétence de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). À cet égard, l’art. 199 du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés stipule qu’un « étranger peut faire une demande de permis de travail après son entrée au Canada… [s’il]détient une déclaration écrite du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international qui confirme que celui-ci n’a aucune objection à ce qu’il travaille à une mission étrangère au Canada ».

Par conséquent, les missions diplomatiques qui désirent embaucher un ressortissant du pays d’envoi doivent demander l’autorisation préalable du Ministère en présentant une note accompagnée du passeport du demandeur. Cette note doit préciser si l’État d’envoi permettrait à la mission canadienne dans ce pays d’embaucher un Canadien dans des circonstances similaires. Une fois que la demande aura été approuvée, un processus qui prend entre dix (10) et quinze (15) jours, une note sera envoyée à la mission, à la suite de quoi le demandeur, à titre de résident temporaire, devra demander un permis de travail.

La demande de prolongation du statut de résident temporaire à titre de travailleur devra être présentée à CIC avant l’expiration du statut en cours. Toutes les exigences relatives à une telle prolongation devront être satisfaites par le demandeur. Encore une fois, comme cette question relève de CIC, le Ministère ne peut garantir que la prolongation du statut sera accordée ni qu’aucune condition ou restriction ne sera imposée.

3. Obligations fiscales

Le Ministère n’a pas de politique qui obligerait les missions étrangères à effectuer des retenues d’impôt sur la paie des employés recrutés sur place et à verser les sommes correspondantes à l’administration fiscale. Néanmoins, le Ministère croit savoir que plusieurs missions étrangères établies au Canada ont conclu des ententes avec Revenu Canada concernant les retenues sur la paye et les versements, dont ceux qui découlent de la Loi de l’impôt sur le revenu, la Loi sur l’assurance-emploi et la Loi sur le régime de pensions du Canada. Cette pratique est l’une des meilleures façons de s’assurer que l’emploi du personnel recruté sur place ouvre droit à pension en vertu de la Loi sur le régime de pensions du Canada, mais aussi qu’il est assurable aux termes des différents programmes de prestations d’assurance-emploi, notamment pour les congés de maternité, les arrêts de travail et des raisons de santé.

De manière générale, le Ministère tient à préciser que les employés recrutés sur place ne sont en aucun cas exemptés de leur obligation de respecter les lois et les règlements canadiens, y compris l’obligation de payer l’impôt sur leur salaire. Le paiement de ces impôts est une question entre les employés et les gouvernements concernés. Bien que l’ambassade ne soit aucunement responsable de s’assurer qu’ils remplissent leurs obligations, elle souhaite rappeler aux employés recrutés sur place qu’ils sont tenus de respecter les exigences de la législation canadienne.

Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (Bureau du Protocole) saisit cette occasion pour renouveler à Leurs Excellences les chefs de mission diplomatique et chargé d’affaires a.i. les assurances de sa plus haute considération.

Ottawa, le 11 septembre 2013

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Date de modification :
2013-09-11