Directives sur l'établissement de postes consulaires dirigés par des fonctionnaires consulaires honoraires et sur la nomination de fonctionnaires consulaires honoraires

1. Énoncé de politique

Bien que l’établissement de fonctionnaires consulaires honoraires soit facultatif aux termes de la Convention de Vienne sur les relations consulaires, le gouvernement du Canada permet l’établissement de postes consulaires dirigés par des fonctionnaires consulaires honoraires et la nomination de fonctionnaires consulaires honoraires. Cette politique a pour objectif d’optimiser l’efficacité des fonctions consulaires des États d’envoi.

2. Définitions

Aux fins de la présente politique :

  • le terme « mission diplomatique » désigne une mission à caractère permanent représentant un État d’envoi auprès du Canada;
  • le terme « fonctionnaire consulaire honoraire » désigne tout citoyen ou résident permanent du Canada, y compris le chef d’un poste consulaire étranger, chargé en cette qualité de l'exercice de fonctions consulaires, sous réserve des conditions et exigences de la présente politique.

3. Responsabilités

Le Bureau du protocole du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est responsable de la mise en œuvre et de la surveillance de la présente politique et de la liaison avec les autorités fédérales et provinciales sur les questions qui s’y rapportent.

4. Exigences et émission de la note de reconnaissance définitive de formulation complète

A. Ouverture d’un poste consulaire dirigé par un fonctionnaire consulaire honoraire

Conformément à l’article 4 de la Convention de Vienne sur les relations consulaires, les missions diplomatiques doivent, par voie de note diplomatique au Bureau du protocole, demander la permission d’établir un poste consulaire dirigé par un fonctionnaire consulaire honoraire. La note doit contenir une justification détaillée de l’ouverture du poste, y compris des renseignements sur la taille, l’emplacement, la classification et la circonscription consulaire du poste envisagé. La mission diplomatique doit préciser si les locaux consulaires d'un poste consulaire dirigé par un fonctionnaire consulaire honoraire sont assimilés à sa résidence personnelle ou à des locaux commerciaux ne servant pas exclusivement à l'exercice de fonctions consulaires.

L'expression « consulat honoraire » ou « poste consulaire honoraire » est à éviter.

Le Canada fait habituellement connaître sa décision par voie de note diplomatique à la mission diplomatique concernée; les bureaux provinciaux du protocole sont avisés de cette décision au même moment.

Lorsqu’elles demandent l’ouverture d’un nouveau poste, les missions diplomatiques peuvent choisir de soumettre au même moment le nom du chef de mission à l’approbation du Canada, conformément à la section B. Toutefois, il faut attendre l'approbation du Ministère concernant aussi bien l’établissement du poste consulaire que la nomination du titulaire éventuel avant que le fonctionnaire consulaire honoraire soit admis à l’exercice de ses fonctions.

Le Canada doit approuver par écrit tout changement subséquent à l’emplacement, à la classification et à la circonscription consulaire des postes consulaires dirigés par un fonctionnaire consulaire honoraire, en suivant le processus décrit précédemment au premier paragraphe ci-haut.

Le Canada ne permet pas l’établissement d’un poste consulaire dirigé par un fonctionnaire consulaire honoraire dans la région de la capitale nationale si l’État d’envoi y a déjà établi une mission diplomatique permanente. De plus, le Canada n’autorise pas l’établissement d’un poste dirigé par un fonctionnaire consulaire honoraire dans une localité où l’État d’envoi a déjà un poste consulaire.

B. Nomination initiale des fonctionnaires consulaires honoraires

Conformément à l'article 10 (2) de la Convention de Vienne sur les relations consulaires, "les modalités de la nomination et de l'admission du chef de poste consulaire sont déterminés par les lois, règlements et usages de l'Etat d'envoi et de l'Etat recevant respectivement ».

Les missions diplomatiques doivent obtenir une approbation avant de nommer un fonctionnaire consulaire honoraire, que ce soit au poste de chef de mission ou de membre du personnel d’un poste consulaire existant. La demande doit comprendre ce qui suit :

  • Preuve de citoyenneté canadienne (p. ex. : une copie du passeport) ou du statut de résident permanent au Canada (p. ex. : une copie de la carte de résidence permanente).
  • Curriculum vitae et date de naissance.
  • Une photo format passeport.
  • Vérification des antécédents criminels par le service de police local.
  • Confirmation que le candidat n’exerce pas un emploi rémunérateur dans un gouvernement, quel que soit l’ordre (fédéral, provincial ou municipal), que ce soit à titre de fonctionnaire, de membre d’une société d’État ou de représentant élu.
  • Confirmation que le candidat habite à temps plein au Canada dans la ville où le poste consulaire est établi et qu’il travaille dans cette localité.
  • Confirmation que le fonctionnaire consulaire honoraire, une fois admis à l’exercice de ses fonctions, exercera ses activités à l’emplacement où le poste est établi et tiendra les archives consulaires à cet emplacement (étant donné que les archives consulaires sont inviolables, elles doivent être tenues à l’écart de tous les autres dossiers de travail et dossiers opérationnels et doivent être clairement identifiés comme étant des documents consulaires)

En plus de ce qui précède, les missions diplomatiques doivent éviter la candidature de personnes prêtant à controverse ou politiquement engagées ou dont les activités professionnelles sont susceptibles d’empêcher le titulaire de s’acquitter efficacement de ses fonctions consulaires. De manière générale, le candidat doit avoir bonne réputation dans la communauté locale; il importe également qu'il sache entretenir de bonnes relations avec les autorités gouvernementales locales et qu'il ait accès à ces dernières.

Pendant le processus d'approbation, le candidat ne doit pas exercer de fonctions ni d’activités de nature consulaire pour le compte de l'État d'envoi ni communiquer avec le gouvernement du Canada pour s’informer du statut du processus.

Une fois que la demande de nomination présentée par un État est approuvée, un processus qui requiert de quatre à six semaines, le Bureau du protocole produit une note de reconnaissance définitive de formulation complète (qui porte le sceau du MAECI) attestant du statut du titulaire au Canada et publie automatiquement le nom du titulaire dans la publication « Représentants diplomatiques, consulaires et autres au Canada ». Étant donné que le Canada n’accorde pas de reconnaissance provisoire, les missions diplomatiques qui ne veulent pas que le nom du candidat retenu paraisse dans cette publication doivent le mentionner clairement dans la demande initiale d’approbation.

La note de reconnaissance définitive de formulation complète est habituellement valide pendant trois (3) ans.

C. Renouvellement de la nomination

Le renouvellement d’une nomination doit être demandé au moins quatre (4) semaines avant l’expiration de la note de reconnaissance définitive.

Les missions diplomatiques sont invitées à profiter de l'occasion pour mettre à jour le dossier du titulaire et signaler tout changement concernant l'adresse civique, les numéros de téléphone et de télécopieur et les adresses Internet des locaux consulaires ainsi que tout changement concernant la circonscription consulaire. La demande doit également contenir ce qui suit :

  • un curriculum vitae à jour;
  • une photo format passeport (facultatif);
  • une vérification à jour des antécédents criminels par le service de police local (aux six [6] ans seulement).

Une fois que la demande de renouvellement d’une nomination présentée par un État est approuvée, un processus qui requiert environ deux semaines, le Bureau du protocole produit une note de reconnaissance définitive (qui porte le sceau du MAECI) confirmant le statut du titulaire et en avise les bureaux provinciaux du protocole qui sont concernés.

Si l’État d’envoi néglige de procéder au renouvellement de la nomination du fonctionnaire consulaire honoraire dans les cent quatre-vingts (180) jours suivant l’expiration de la note de reconnaissance définitive, le Ministère mettra fin au statut du fonctionnaire consulaire honoraire et en avisera l’État d’envoi.

D. Promotions

Les missions diplomatiques doivent obtenir une permission avant d’accorder une promotion à un fonctionnaire consulaire honoraire en soumettant une note diplomatique et un curriculum vitae à jour. Une telle demande peut être considérée comme impliquant une demande d'élévation du poste consulaire lui-même.

Une fois que cette demande est approuvée, un processus qui requiert environ cinq (5) jours ouvrables, le Bureau du protocole produit une nouvelle note de reconnaissance définitive et en avise les bureaux provinciaux du protocole qui sont concernés.

5. Émission d'un nouveau document de reconnaissance définitive (exequatur) abrégé

a. Admissibilité

À compter du 21 octobre 2014, tous les fonctionnaires consulaires honoraires au nom desquels le Ministère a émis une note de reconnaissance définitive (exequatur) de formulation complète leur reconnaissant des responsabilités consulaires pourront aussi recevoir une version abrégée de ce document (exequatur abrégé), pour la même période. L’exequatur abrégé, une pièce d’identité avec photo, est conçu pour améliorer les facilités offertes aux fonctionnaires consulaires honoraires dans l’exercice de leurs fonctions, énumérées à l’article 5 de la Convention de Vienne sur les relations consulaires, au sein de leur district consulaire. 

Exequatur abrégé

b. Déploiement du programme et modalités

Les fonctionnaires consulaires honoraires nouvellement reconnus pour lesquels le Ministère a émis un exequatur recevront automatiquement la version abrégée par l’entremise du gouvernement étranger (c.‑à‑d. la mission diplomatique de tutelle). Il incombe au gouvernement étranger de communiquer aux fonctionnaires consulaires honoraires la convention qui prévoit les modalités d’utilisation de ce document.

Le Ministère émettra progressivement un exequatur abrégé à tous les autres fonctionnaires consulaires honoraires, selon l’ordre de préséance. Ce processus devrait prendre de six (6) à neuf (9) mois.

L’utilisation de l’exequatur abrégé est strictement volontaire. Il faut toutefois respecter les modalités établies dans la convention en régissant l’utilisation. Plus précisément, le fonctionnaire consulaire honoraire, à titre de détenteur de l’exequatur abrégé, doit se conformer à ce qui suit : 

  • Reconnaître que l’exequatur abrégé demeure la propriété du Ministère et qu’il est non transférable, y compris aux membres de la famille.
  • Retourner l’exequatur abrégé à la demande du Ministère ou lorsque le fonctionnaire consulaire honoraire n’est plus reconnu par le Canada comme exerçant des fonctions consulaires.
  • Utiliser l’exequatur abrégé dans l’exercice de ses fonctions seulement et ne pas utiliser ce document pour obtenir des exemptions fiscales ou douanières, ou encore à titre (i) de document de voyage afin d’entrer au Canada; (ii) de permis de conduire provincial.
  • Reconnaître que l’utilisation de l’exequatur abrégé pour éviter l’application normale des lois canadiennes, y compris des règles de sécurité routière, est illicite.
  • Limiter l’utilisation de l’exequatur abrégé au district consulaire.

Il est à la discrétion de chaque gouvernement provincial ou territorial ou municipal de déterminer si l’exequatur abrégé permet d’accéder aux services relevant de son autorité.

Dans l’éventualité où un fonctionnaire consulaire honoraire enfreint les modalités entourant l’utilisation de l’exequatur abrégé, le Ministère envisagera de suspendre le document (durée à déterminer) et en informera la mission de tutelle, le cas échéant. En cas de violation grave, le Ministère retirera l’exequatur au fonctionnaire consulaire honoraire et en avisera la mission de tutelle, conformément à l’article 25 de la Convention de Vienne sur les relations consulaires.

c. Exequatur abrégé perdu, volé ou endommagé

Les fonctionnaires consulaires honoraires doivent aviser le Ministère, par l’entremise de la mission diplomatique de tutelle, si leur exequatur abrégé est perdu, volé ou endommagé.

6. Postes consulaires dont le personnel est composé de fonctionnaires de carrière et de fonctionnaires consulaires honoraires

Les fonctionnaires consulaires honoraires jouissent de privilèges et immunités plus restreints que ceux consentis aux fonctionnaires consulaires de carrière. Pour en tenir compte, le Ministère pourrait autoriser à ce que des fonctionnaires consulaires de carrière et des fonctionnaires consulaires honoraires exercent leurs fonctions au sein du même poste consulaire, mais à la seule condition qu'un fonctionnaire consulaire de carrière soit chef de poste et soit donc d'un rang plus élevé que tout autre fonctionnaire consulaire honoraire sous sa supervision.

À compter de janvier 2013, le Ministère n'acceptera plus qu'un poste poste consulaire existant dirigé par un fonctionnaire consulaire honoraire intègre des effectifs de carrière. Dans la même veine, le Ministère n'acceptera plus à ce qu'un fonctionnaire consulaire honoraire succède à un chef de poste consulaire si ce même poste est déjà composé d'effectifs de carrière.

En outre, l'ordre de préséance entre deux ou plusieurs chefs de poste consulaire est déterminé selon le rang, la classe et la date de reconnaissance définitive de chacun.

7. Privilèges douaniers

Contrairement aux fonctionnaires consulaires de carrière, qui bénéficient en tout temps d’une exemption de droits et de taxes sur les articles qu’ils importent et qui sont destinés à un usage officiel ou personnel, les fonctionnaires consulaires honoraires (qui sont citoyens canadiens ou résidents permanents au Canada conformément à la définition qui précède) bénéficient d’une exemption de droits et de taxes sur les biens destinés à un usage officiel, par exemple des armoiries, des drapeaux, des affiches, des sceaux et des timbres, des livres, des imprimés officiels, du mobilier de bureau, de l’équipement de bureau et des articles fournis par l’État d’envoi ou à son initiative, à l’exception des boissons alcooliques et des produits du tabac. Par conséquent, les fonctionnaires consulaires honoraires ne sont pas autorisés à acheter de l’alcool hors taxe. Les fonctionnaires consulaires honoraires sont généralement autorisés à prendre possession des commandes de boissons alcooliques destinées à des événements spéciaux liés aux fonctions de représentation organisés par un diplomate ou un fonctionnaire consulaire de carrière, à condition que tous les formulaires de commande aient été signés par le Chef de mission diplomatique, puis approuvés par le Ministère. Dans ces circonstances, tout résidu non consommé lors d'un événement doit être remis à la mission diplomatique ou au poste consulaire dirigé par un fonctionnaire consulaire de carrière.

8. Plaques d’immatriculation spéciales

Un certain nombre de provinces autorisent les fonctionnaires consulaires honoraires à obtenir des plaques d’immatriculation consulaires pour leur véhicule. Les fonctionnaires consulaires honoraires sont invités à consulter les Lignes directrices sur la délivrance de plaques d’immatriculation ou à communiquer directement avec le bureau du protocole concerné pour obtenir des renseignements supplémentaires.

Le gouvernement du Canada est d’avis que dans la plupart des cas, l’utilisation d’un véhicule, notamment pour les déplacements effectués entre le lieu de résidence et le lieu de travail, ne constitue pas un « acte officiel » ou « consulaire ». Par conséquent, les fonctionnaires consulaires honoraires seront probablement traités comme tous les autres citoyens canadiens et résidents permanents en ce qui concerne l’application du code de la route.

9. Facilités concernant les comptes bancaires

Un poste consulaire dirigé par un fonctionnaire consulaire honoraire peut détenir des fonds de toute nature, ainsi qu’opérer des comptes bancaires canadiens et y transférer librement des fonds d’un pays dans un autre ou à l’intérieur du Canada, sous réserve des lois canadiennes. Advenant qu’un établissement financier canadien requiert, en sus de la Note de reconnaissance définitive, une preuve d’existence du poste consulaire, le Bureau du protocole émettra, sur demande de la mission diplomatique, une Note confirmant le statut dudit poste.

10. Réciprocité

Rien dans la présente politique ne peut être interprété comme empêchant le Canada d’en appliquer les dispositions de manière restrictive, sur la base de la réciprocité, ou d’accorder un traitement plus favorable que celui décrit aux présentes, sur la base d’accords bilatéraux existants ou futurs.

11. Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels

Le Bureau du protocole, en vertu de la Loi sur les Missions étrangères et les Organisations internationales et la Loi sur le Ministère des Affaires étrangères et Commerce international, recueille à titre confidentiel des renseignements personnels concernant les fonctionnaires consulaires honoraires potentiels et ceux déjà admis. Les renseignements sont recueillis dans le but :

  • de déterminer ou de modifier leur admissibilité au statut de fonctionnaire consulaire honoraire
  • d’administrer les programmes de privilèges fédéraux
  • de mettre à jour le site Web « Représentants étrangers au Canada » et les engins de recherche apparentés
  • de préparer des rapports statistiques et ministériels

Le Bureau du protocole pourrait divulguer ces renseignements aux organismes d’exécution de la loi appropriés tels que la Gendarmerie royale du Canada, le Service canadien du renseignement de sécurité, les ministères ainsi que les agences fédéraux désignés, les autorités frontalières et d’immigration canadiennes, et les autorités provinciales aux fins de vérification, y compris les vérifications et les évaluations de sécurité; et aux fins d’exécution de toute loi ou de tenue d’enquêtes licites. L’information recueillie peut être partagée avec le pays d’affectation pour des raisons administratives. En plus, certaines informations (nom, titre, dates de début de statut et de fin de statut, données biographiques) sont divulguées aux ministères provinciaux des affaires intergouvernementales en vue de l’administration des programmes provinciaux destinés aux fonctionnaires consulaires honoraires.

Les missions diplomatiques, avant de soumettre une demande de nomination ou de prorogation de fonctionnaire consulaire honoraire, devraient informer les candidats des fins auxquelles leurs renseignements personnels sont recueillis et divulgués. Le Bureau du protocole interprétera toute demande de nomination ou de prorogation d’un fonctionnaire consulaire honoraire comme voulant dire que le candidat a consenti à l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels aux fins susmentionnées.

Sources :

Répertoire numéro MAECI PPU 907 - Note circulaire XDC-0406 du 2 avril 2004

12. Demandes de renseignements

Au sujet de l’interprétation et de l’application des présentes lignes directrices, les missions diplomatiques doivent communiquer avec les personnes suivantes au Bureau du protocole du ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement :

Gestionnaire, Accréditation et Registraire
343-203-2983

Directeur adjoint, Privilèges, immunités et accréditation
343-203-3021