Les formalités d'agrément et autres applicables aux Chefs de Mission bilatéraux

Note circulaire NO XDC-0394-3 du 9 octobre 2014

Le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (Bureau du Protocole) présente ses compliments à Leurs Excellences les Chefs de Mission diplomatique et aux Chargés d’affaires ad interim dûment désignés et accrédités auprès du Canada et a l’honneur de clarifier certains points concernant les formalités relatives aux demandes d’agrément et aux autres formalités applicables à l’arrivée initiale et au départ définitif des Chefs de Mission bilatéraux.

Demande d’agrément

Le Ministère souhaite rappeler que, normalement, il convient de présenter toutes les demandes d’agrément sous forme de note adressée au « Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement » et remise en mains propres au Chef du Protocole du Canada par le Chef de Mission en exercice ou par le Chargé d’affaires ad interim dûment désigné. Afin de protéger la confidentialité des candidatures et l’intégrité du processus, les demandes doivent être officiellement présentées à Ottawa et non pas dans une mission canadienne à l’étranger.

Les Chefs de Mission ou les Chargés d’affaires ad interim non-résidents doivent remettre la demande en mains propres au Chef de Mission ou au Chef de Mission adjoint, à la mission diplomatique canadienne à Washington ou à New York. S’il est impossible pour un Chef de Mission ou un Chargé d’affaires ad interim de remettre la note en mains propres, du fait que son gouvernement ne dispose d’aucune présence à Washington ou à New York, la note peut alors être livrée par service de courrier postal international au Bureau du Protocole. Veuillez noter que le Chef de Mission candidat ne peut pas présenter lui-même la note sollicitant son agrément.

Il faut annexer le curriculum vitae (CV) du candidat proposé à la demande, et les deux documents doivent être rédigés dans l’une ou l’autre des deux langues officielles du Canada. Le nom du candidat proposé doit correspondre exactement à celui qui figure sur son passeport. De plus, le CV doit spécifier la date et le lieu de naissance du candidat. En règle générale, il faut douze semaines pour le traitement de la demande, à partir du moment où le Bureau du Protocole la reçoit.

Arrivée initiale

Pour permettre au Bureau du Protocole de prendre toutes les dispositions nécessaires en vue de l’arrivée initiale d’un Chef de Mission désigné, l’Ambassade ou le Haut-Commissariat doit lui communiquer, par la voie d’une note, et au moins une semaine à l’avance, les renseignements ci-après :

  • la date, l’heure, l’endroit, le(s) numéro(s) de vol;
  • le nom et l’information figurant dans le passeport du Chef de Mission et des personnes à charge qui l’accompagnent (numéro du passeport, date de délivrance, date d’expiration, date de naissance, nationalité, numéro de visa, selon qu’il convient);
  • une liste des invités, le cas échéant, sur laquelle figurent, entre autres renseignements, le nom et le titre des personnes présentes dans le salon des dignitaires, en vue de l’arrivée initiale; et
  • une photographie récente du nouveau Chef de Mission.

Le Bureau du Protocole informera les autorités aéroportuaires concernées et réservera le salon des dignitaires dans tous les aéroports visés par l’arrivée initiale du nouveau Chef de Mission. À l'Aéroport international d'Ottawa, le Chef de Mission sera accueilli par un représentant du Bureau du Protocole, puis escorté jusqu'au Salon des dignitaires, et cela si l'arrivée est prévue entre 8 h et 22 h30, les jours de semaine, à l’exception des jours fériés.

Le Bureau du Protocole ne prend aucune disposition concernant les conjoints ou les autres membres de la famille immédiate du Chef de Mission désigné si ces personnes ne l’accompagnent pas. L’Ambassade et le Haut-Commissariat sont chargés du transport du Chef de Mission désigné et de sa famille depuis l’aéroport jusqu’à la résidence officielle ou à l’hôtel.

Visites de courtoisie (au niveau fédéral)

Peu de temps après l’arrivée du nouveau Chef de Mission, le Bureau du Protocole, en consultation avec l’Ambassade ou le Haut-Commissariat, prendra les dispositions nécessaires en vue d’une visite de courtoisie au Chef du Protocole du Canada. Les Chefs de Mission désignés (à l’exception de ceux pour lesquels Sa Majesté la Reine fait office de Chef d’État) doivent présenter une copie certifiée conforme de leur lettre de créance et de rappel, adressée à :

Son Excellence le très honorable David Johnston,

Gouverneur général et Commandant en chef du Canada

(prière de fournir la traduction des textes qui ne sont rédigés ni en anglais ni en français).

À l’occasion de cette rencontre, le Chef du Protocole donnera un aperçu du fonctionnement du gouvernement et du Ministère des Affaires étrangères, Commerce et Développement. Il expliquera également brièvement le déroulement de la cérémonie de présentation des lettres de créance au Gouverneur général. S’agissant des Haut-Commissaires pour lesquels Sa Majesté la Reine fait office de Chef d’État, le Chef du Protocole donnera un aperçu de la rencontre avec le Premier ministre, en vue de la présentation de leur lettre d’introduction.

À l’arrivée au Canada, et avant la présentation des lettres de créance, les Chefs de Mission désignés ne peuvent pas rencontrer de représentants élus; ils peuvent toutefois planifier des visites auprès de représentants non élus, tels que : le sous-ministre adjoint et le directeur général chargés de la région géographique du Chef de Mission désigné; d’autres fonctionnaires chargés de la région géographique du Chef de Mission désigné; d’autres membres du corps diplomatique, y compris le Doyen. Les Chefs de Mission désignés auront l’obligeance de ne pas utiliser les titres « ambassadeur » ou « haut-commissaire ». Seuls les Hauts-Commissaires du royaume peuvent exercer, dès leur arrivée au Canada, toutes les responsabilités liées à leurs fonctions.

Après la présentation des lettres de créance, les Chefs de Mission peuvent planifier des visites auprès de représentants élus. En règle générale, les Chefs de Mission n’effectuent pas de visites de courtoisie auprès des personnes suivantes : le Premier ministre, le ministre des Affaires étrangères, le ministre du Commerce international, et le Ministre du Développement international et de La Francophonie du Canada. Toutefois, si un Chef de Mission souhaite discuter d’une question importante avec l'une de ces personnes, il doit alors s’adresser à la Direction générale géographique concernée pour obtenir un rendez-vous.

Pour de plus amples renseignements concernant les visites de courtoisie au président du Sénat et au président de la Chambre des communes, cliquez ici, Note circulaire XDC-2109.

S’agissant des visites susmentionnées, il n’est pas coutume que le Chef de Mission soit accompagné par son/sa conjoint(e) ou par un représentant du Bureau du Protocole.

Visites de courtoisies (au niveau provincial)

Les visites des Chefs de Mission auprès des autorités provinciales doivent être organisées avec la collaboration directe des Bureaux du Protocole des provinces. Il n'est pas nécessaire d'en informer le Bureau du Protocole du Canada au Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, ni de demander sa permission.

Présentation de la lettre de créance/d’introduction

Une fois que la date d’arrivée du Chef de Mission désigné a été confirmée, le Bureau du Protocole fixera une date pour la présentation de la lettre de créance et de rappel au Gouverneur général du Canada. S’agissant des Hauts-commissaires pour lesquels Sa Majesté la Reine fait office de Chef d’État, le Bureau du Protocole fixera une date pour la présentation de leur lettre d’introduction au Premier ministre du Canada. Une fois qu’une date aura été confirmée pour la présentation de la lettre de créance et de rappel ou de la lettre d’introduction, le Bureau du Protocole en informera l’Ambassade ou le Haut-Commissariat et donnera des instructions sur les préparatifs et le déroulement de la cérémonie.

Départ définitif

En règle générale, le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement du Canada organise un déjeuner d’adieu en l’honneur des Chefs de Mission résidents à la fin de leur mandat. L’Ambassade ou le Haut-Commissariat doit informer le Bureau du Protocole, par la voie d’une note, et au moins six à huit semaines à l’avance de la date de départ prévue permettant de préparer le déjeuner d’adieu. Le Ministère prend également les dispositions nécessaires auprès des autorités aéroportuaires et requiert une note diplomatique, reçue au moins une semaine à l’avance de la date de départ prévue, et ce faisant, communiquant les renseignements suivants :

  • la date, l’heure, l’endroit, le(s) numéro(s) de vol;
  • le nom et l’information qui figurent sur le passeport du Chef de Mission et des personnes à charge qui l’accompagnent (numéro de passeport, date de délivrance, date d’expiration, date de naissance, nationalité);
  • une liste d’invités, le cas échéant, avec le nom et le titre des personnes présentes au salon des dignitaires, à l’occasion du départ.

Le Bureau du Protocole informera les autorités aéroportuaires concernées et réservera le salon des dignitaires dans les aéroports visés, et cela pour le départ définitif de tous les Chefs de Mission. À l’Aéroport international d’Ottawa, un agent du Protocole sera sur place pour les départs, les jours de semaine, entre 8 heures et 22h30, à l’exception des jours fériés.

Le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (Bureau du Protocole) saisit cette occasion pour renouveler à Leurs Excellences les Chefs de Mission diplomatique et aux Chargés d'affaires ad interim dûment désignés et accrédités auprès du Canada les assurances de sa plus haute considération.

Ottawa, le 9 octobre 2014