Les formalités d'agrément et autres applicables aux Chefs de Mission bilatéraux

Note circulaire NO XDC-0394-4 du 24 février 2015

Le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (Bureau du Protocole) présente ses compliments à Leurs Excellences les Chefs de Mission diplomatique et aux Chargés d’affaires ad interim dûment désignés et accrédités auprès du Canada et a l’honneur de clarifier certains points concernant les formalités relatives aux demandes d’agrément et aux autres formalités applicables à l’arrivée initiale et au départ définitif des Chefs de Mission bilatéraux.

Demande d’agrément

Le Ministère souhaite rappeler qu’il convient de présenter toutes les demandes d’agrément sous forme de note adressée au « Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement » et remise en mains propres au Chef du Protocole du Canada par le Chef de Mission en exercice ou par le Chargé d’affaires ad interim dûment désigné. Afin de protéger la confidentialité des candidatures et l’intégrité du processus, les demandes doivent être officiellement présentées à Ottawa et non pas dans une mission canadienne à l’étranger.

Les Chefs de Mission ou les Chargés d’affaires ad interim non-résidents doivent remettre la demande en mains propres au Chef de Mission ou au Chef de Mission adjoint, à la mission diplomatique canadienne à Washington, ou à défaut à New York. Dans des cas exceptionnels, s’il est impossible pour un Chef de Mission ou un Chargé d’affaires ad interim de remettre la note en mains propres, du fait que son gouvernement ne dispose d’aucune présence à Washington ou à New York, la note peut alors être livrée directement par service de courrier postal international au Bureau du Protocole. Veuillez noter que le Chef de Mission candidat ne peut pas présenter lui-même la note sollicitant son agrément.

La demande d’agrément doit être faite dans l’une des deux langues officielles du Canada et doit être accompagnée d’un curriculum vitae (CV) détaillé du candidat proposé, lequel doit inclure :

  • Le nom de famille complet et les prénoms du candidat proposé
  • La date de naissance du candidat ainsi que son lieu de naissance (localité/ville et pays)
  • Une photographie couleur récente
  • Une copie de la carte d’affaire (à annexer) et/ou l’adresse complète et les numéros de téléphone
  • Une liste chronologique exhaustive de toutes les occupations professionnelles (incluant les affectations précédentes), et des promotions et marques de reconnaissances reçues avec dates de début et de fin
  • L’information relative à l’éducation et aux qualifications
  • L’information relative au service militaire, aux réalisations et aux médailles et marques de reconnaissances militaires
  • L’information relative aux sports pratiqués et aux passe-temps artistiques, scientifiques ou culturels
  • Une indication formelle comme quoi le Chef de Mission proposé n’est pas citoyen canadien ou résident permanent du Canada
  • L’information relative au statut marital et les noms et prénoms du/de la conjoint(e) et des enfants (qu’ils accompagnent ou pas)
  • Une copie de la page principale du passeportdu candidat proposé affichant son nom légal (à annexer) 

Le nom du candidat proposé dans la requête doit correspondre exactement à celui qui figure dans son CV et sur la copie de passeport fournie. En règle générale, il faut douze semaines pour le traitement d’une demande, si elle est complète au moment de sa date de réception. Une requête complète accompagnée d’un CV détaillé facilitera le processus, accélèrera l’émission des visas lorsque l’agrément est émis, et aidera à la préparation de la cérémonie de présentation de lettres de créances d’un Chef de Mission désigné.

Arrivée initiale

Pour permettre au Bureau du Protocole de prendre toutes les dispositions nécessaires en vue de l’arrivée initiale d’un Chef de Mission désigné, l’Ambassade ou le Haut-Commissariat doit lui communiquer, par la voie d’une note, et au moins une semaine à l’avance, les renseignements nécessaires pour demander les courtoisies aéroportuaires, conformément aux exigences en matière de courtoisies aéroportuaires.

Le Bureau du Protocole informera les autorités aéroportuaires concernées et réservera le Centre d’accueil du Canada dans tous les aéroports visés par l’arrivée initiale du nouveau Chef de Mission. Au moment de l’arrivée à l'Aéroport international d'Ottawa, le Chef de Mission désigné sera escorté jusqu’au Centre d’accueil du Canada. Un représentant du Bureau du Protocole du Canada sera présent pour les courtoisies d’accueil et afin d’escorter le nouveau Chef de Mission désigné si l'arrivée est prévue entre 8 h et 22 h30, les jours de semaine, à l’exception des jours fériés.

Le Bureau du Protocole ne prend aucune disposition concernant les conjoints ou les autres membres de la famille immédiate du Chef de Mission désigné si ces personnes ne l’accompagnent pas. L’Ambassade et le Haut-Commissariat sont chargés du transport du Chef de Mission désigné et de sa famille depuis l’aéroport jusqu’à la résidence officielle ou à l’hôtel.

Visites de courtoisie (au niveau fédéral)

Les Missions sont invitées à contacter le Bureau du Chef du Protocole du Canada au 343-203-3006 peu de temps après l’arrivée initiale du Chef de Mission désigné, afin de prendre les dispositions nécessaires en vue d’une visite de courtoisie. À cette occasion, les Chefs de Mission désignés (à l’exception de ceux pour lesquels Sa Majesté la Reine fait office de Chef d’État) doivent présenter une copie certifiée conforme de leur lettre de créance et de rappel, adressée à:

Son Excellence le très honorable David Johnston,

Gouverneur général et Commandant en chef du Canada

(prière de fournir la traduction des textes qui ne sont rédigés ni en anglais ni en français).

À l’occasion de cette rencontre, le Chef du Protocole donnera un aperçu du fonctionnement du gouvernement et du Ministère des Affaires étrangères, Commerce et Développement. Il expliquera également brièvement le déroulement de la cérémonie de présentation des lettres de créance au Gouverneur général. S’agissant des Hauts commissaires pour lesquels Sa Majesté la Reine fait office de Chef d’État, le Chef du Protocole donnera un aperçu de la rencontre avec le Premier ministre, en vue de la présentation de leur lettre d’introduction.

À l’arrivée au Canada, et avant la présentation des lettres de créance, les Chefs de Mission désignés ne peuvent pas rencontrer de représentants élus; ils peuvent toutefois planifier des visites auprès de représentants non élus, tels que : le sous-ministre adjoint et le directeur général chargés de la région géographique du Chef de Mission désigné; d’autres fonctionnaires chargés de la région géographique du Chef de Mission désigné; d’autres membres du corps diplomatique, y compris le Doyen. Les Chefs de Mission désignés auront l’obligeance de ne pas utiliser les titres « ambassadeur » ou « haut-commissaire » et ce, jusqu’à ce que la reconnaissance officielle soit accordée, lors de la présentation des lettres de créances ; le Chargé demeure Chef de Mission jusqu’à ce moment. Seuls les 15 Hauts commissaires du royaume peuvent exercer, dès leur arrivée au Canada, toutes les responsabilités liées à leurs fonctions.

Après la présentation des lettres de créance, les Chefs de Mission peuvent planifier des visites auprès de représentants élus, assister à, ou se faire l’hôte d’événements publics, et donner des entrevues aux médias. En règle générale, les Chefs de Mission n’effectuent pas de visites de courtoisie auprès des personnes suivantes: le Premier ministre, le ministre des Affaires étrangères, le ministre du Commerce international, et le Ministre du Développement international et de La Francophonie du Canada. Toutefois, si un Chef de Mission souhaite discuter d’une question importante avec l'une de ces personnes, il doit alors s’adresser à la Direction générale géographique concernée pour obtenir un rendez-vous.

Pour arranger une visite de courtoisie auprès du président du Sénat ou de la Chambre des communes, veuillez contacter : L’ Honorable Leo Housakos, Président du Sénat, téléphone: 613-992-4416; télécopieur: 613-992-9772, courriel: Speaker-President@sen.parl.gc.ca; L’ Honorable Andrew Scheer, Président de la Chambre des communes, téléphone: 613-992-4593; télécopieur: 613-996-3120, courriel: andrew.scheer@parl.gc.ca.

S’agissant des visites susmentionnées, il n’est pas coutume que le Chef de Mission soit accompagné par son/sa conjoint(e).

Visites de courtoisies (au niveau provincial)

Les visites des Chefs de Mission auprès des autorités provinciales doivent être organisées avec la collaboration directe des Bureaux du Protocole des provinces. Il n'est pas nécessaire de demander la permission du Bureau du Protocole du Canada au Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement. Néanmoins, une note avisant le Bureau du Protocole du Canada d’une visite dans une province canadienne est la bienvenue pour permettre au Bureau de planifier et de coordonner efficacement ses activités avec les Provinces, y compris en ce qui concerne les activités de rayonnement.

Présentation de la lettre de créance/d’introduction

Une fois que la date d’arrivée du Chef de Mission désigné a été confirmée, le Bureau du Protocole fixera une date pour la présentation de la lettre de créance et de rappel au Gouverneur général du Canada. S’agissant des Hauts commissaires pour lesquels Sa Majesté la Reine fait office de Chef d’État, le Bureau du Protocole fixera une date pour la présentation de leur lettre d’introduction au Premier ministre du Canada. Une fois qu’une date aura été confirmée pour la présentation de la lettre de créance et de rappel ou de la lettre d’introduction, le Bureau du Protocole en informera l’Ambassade ou le Haut-Commissariat et donnera des instructions sur les préparatifs et le déroulement de la cérémonie.

Départ définitif

En règle générale, le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement du Canada organise un déjeuner d’adieu en l’honneur des Chefs de Mission résidents à la fin de leur mandat. L’Ambassade ou le Haut-Commissariat doit informer le Bureau du Protocole, par la voie d’une note, et au moins six à huit semaines à l’avance de la date de départ prévue permettant de préparer le déjeuner d’adieu. Le Ministère prend également les dispositions nécessaires auprès des autorités aéroportuaires et requiert une note diplomatique, reçue au moins une semaine à l’avance de la date de départ prévue, et ce faisant, communiquant les renseignements suivants :

  • la date, l’heure, l’endroit, le(s) numéro(s) de vol;
  • le nom et l’information qui figurent sur le passeport du Chef de Mission et des personnes à charge qui l’accompagnent (numéro de passeport, date de délivrance, date d’expiration, date de naissance, nationalité);
  • une liste d’invités, le cas échéant, avec le nom et le titre des personnes présentes au Centre d’accueil du Canada, à l’occasion du départ.

Le Bureau du Protocole informera les autorités aéroportuaires concernées et réservera le Centre d’accueil du Canada dans les aéroports visés, et cela pour le départ définitif de tous les Chefs de Mission. À l’Aéroport international d’Ottawa, un agent du Protocole sera sur place pour les départs, les jours de semaine, entre 8 heures et 22h30, à l’exception des jours fériés.

Le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (Bureau du Protocole) saisit cette occasion pour renouveler à Leurs Excellences les Chefs de Mission diplomatique et aux Chargés d'affaires ad interim dûment désignés et accrédités auprès du Canada les assurances de sa plus haute considération.

Ottawa, le 24 février 2015