Lignes directrices du Protocole pour l’organisation de visites officielles des Chefs de mission dans les provinces et les territoires  

Note circulaire No XDC-4844

Le ministère des Affaires étrangères, Commerce et Développement (Bureau du Protocole) présente ses compliments à Leurs Excellences les Chefs de Mission diplomatique et aux Chargés d’affaires a.i. accrédités auprès du Canada et a l’honneur d'attirer leur attention aux lignes directrices ci-dessous relatives à l’organisation de visites de chefs de mission dans les provinces et territoires canadiens.

Afin de consulter la liste des bureaux du protocole des provinces et des territoires, cliquez ici.

Le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement saisit cette occasion pour renouveler à Leurs Excellences les Chefs de Mission diplomatique et aux Chargés d’affaires a.i. accrédités auprès du Canada les assurances de sa plus haute considération.

OTTAWA, 14 octobre, 2015

Lignes directrices

Au cours de leur affectation au Canada, les chefs de mission auront l’occasion d’effectuer des voyages officiels dans les provinces et territoires du pays, sollicitant des entretiens avec les autorités provinciales et territoriales.  

Afin de faciliter la communication et la coordination de leurs déplacements, on demande aux chefs de mission de bien vouloir s’assurer que leur mission diplomatique à Ottawa suive la procédure établie : 

  • Les missions sont vivement encouragées à communiquer avec les bureaux du protocole des provinces ou territoires de destination aussi tôt que possible lorsqu’elles planifient une visite officielle du chef de mission afin de s’entendre sur le moment le plus convenable pour effectuer la visite.   

  • Une fois la date de la visite confirmée auprès des autorités provinciales ou territoriales, une correspondance formelle devrait être envoyée au Chef du Protocole de la province ou du territoire hôte, confirmant les dates de la visite, ses objectifs et la liste des rencontres officielles sollicitées par l’ambassade. 

  • Il est important de faire parvenir la correspondance aussitôt que possible au bureau du protocole de la province ou du territoire hôte, afin que les autorités locales aient suffisamment de temps pour planifier et assurer une bonne coordination de la visite. Il serait utile que la correspondance identifie le nom et les coordonnées d’un point de contact, soit à la mission diplomatique à Ottawa, soit au poste consulaire dans la province ou le territoire. 

  • Un message subséquent devra informer le bureau du protocole de la province ou du territoire hôte de la taille et de la composition de la délégation, de même que fournir un itinéraire complet, à moins que cette information ait déjà été fournie dans la correspondance initiale. 

  • La liste complète des chefs du protocole des provinces et territoires canadiens est jointe pour référence.