Pratiques optimales pour les services de visite

Voici quelques pratiques optimales que vous devez connaître avant d'organiser une visite officielle à l'étranger.

Il vaut mieux avoir plus de renseignements

  • Établisser clairement vos attentes, vos intérêts et vos objectifs pour chaque pays de destination où vous planifiez une visite officielle.
  • Passer en revue les services de base offerts par le programme politique et économique (PE) du Ministère des Affaires étrangères, commerce et développement (MAECD).
  • Passer en revue les services de base offerts par le service des délégués commerciaux du MAECD.
  • Lors de la planification de visites officielles à l'étranger, se rappeler que les missions canadiennes ont des niveaux différents de ressources et de personnel.
  • Des visites et des réunions à l'étranger bien coordonnées et stratégiquement projetées aident à assurer la cohérence des messages canadiens et à maximiser les résultats.
  • Avant leur départ, les voyageurs devraient examiner les « Conseils aux voyageurs et les avertissements » concernant des pays particuliers.

Préavis pour les visites

  • Plus le visiteur occupe un rang élevé, plus il est recommandé de donner un préavis : les avis plus précoces faciliteront l'obtention de résultats satisfaisants. Les partenaires provinciaux, territoriaux et municipaux devraient donner un préavis de huit semaines lorsqu'ils projettent de faire un voyage à l'étranger.
  • Les conseils offerts par les missions concernant le moment opportun d'organiser une visite sont très importants et il en sera tenu compte.
  • Dans les cas d'une participation du secteur privé ou de la société civile à des visites officielles, on recommande une Entente relative aux missions d'affaires (veuillez communiquer avec la ligne de rétroaction de la clientèle du Service des délégués commerciaux, au : 1-888-306-9991).

Ressources des missions

  • Les activités liées aux visites doivent avoir lieu pendant la semaine normale de travail et des heures d'ouverture du poste. Pour ce qui est des activités de programme ayant lieu hors de la semaine normale de travail, des frais de temps supplémentaire seront imposés directement au visiteur.
  • Aucun programme pour conjoint ou programme privé n'est offert à moins que les activités prévues ne servent à faire progresser les priorités gouvernementales.
  • L'affectation de fonds destinés aux conférences internationales (AFCI) couvre certains aspects financiers des visites de haut niveau (voir le graphique ci-joint pour de plus amples renseignements).
  • Sauf dans le cas des visites financées au moyen de l'AFCI, les fonds destinés à acquitter les coûts anticipés de la visite doivent être transférés à l'avance au MAECD et l'organisation effectuant la visite doit indiquer à la mission les noms des agents qui autoriseront les dépenses.
  • Dans le cas des voyages à New York ou à Washington, des lignes directrices plus précises peuvent être obtenues auprès de la Mission permanente des Nations Unies et de l'ambassade à Washington, respectivement. Veuillez vous adresser directement à ces missions pour obtenir les lignes directrices les plus récentes.

Veuillez utiliser la ligne de rétroaction de la clientèle du Service des délégués commerciaux : 1-888-306-9991, pour faire part de vos réactions sur les visites liées à des questions commerciales ou d'affaires.