Conseils aux partenaires sur l’approche COVID-19 temporaire visant les retenues financières

Affaires mondiales Canada

Enjeu

  • De nombreux partenaires sont confrontés à des difficultés financières en raison de la COVID-19.
  • L’approche de retenue financière en vigueur (5 % dans les accords de contribution) semble contribuer à ces difficultés, en particulier pour les organisations qui ont plusieurs projets d’envergure.

Réponse d’Affaires mondiales Canada

Affaires mondiales Canada adopte une approche temporaire, à deux volets, en réponse à ces défis causés par l’impact de la COVID-19. S’il y a lieu, il sera possible pour les programmes de débloquer ou de réduire les retenues financières appliquées dans les accords de contribution pour les projets se terminant durant l’exercice financier en cours (2020-2021) et de réduire les retenues financières pour les projets d’aide au développement international se terminant durant le prochain exercice financier (2021-2022). Les décisions seront prises par projet, et non par organisation ou par portfolio. Cette mesure proactive et souple devrait grandement faciliter la gestion des flux de trésorerie des partenaires.

Adoption de l’approche temporaire par les programmes

Avant d’accepter une demande de déblocage ou de réduction de la retenue financière d’un partenaire, le programme évaluera :

  • Son niveau de satisfaction concernant le rendement de l’organisation en matière d’atteinte des résultats de projet réalisés à ce jour et en matière de gestion financière;
  • Son niveau de confiance quant à la réalisation des résultats escomptés conformément aux plans et aux objectifs fixés, dans l’absence d’éventuels paiements en trop et dans l’absence de dettes possibles;
  • Qu’aucune autre condition spécifique à l’initiative dans l’accord de contribution ne pourrait avoir une incidence sur la décision de réduire la retenue financière;
  • La ponctualité et la qualité des rapports narratifs et financiers à ce jour, et son niveau de confiance quant à la remise de rapports finaux de qualité et en temps opportun.

En fonction de cette analyse, le programme pourra :

  • Maintenir le statu quo pour gérer les risques, y compris le faible rendement ou le paiement en trop; OU
  • Adopter l’approche de retenue financière à plusieurs niveaux décrite ci-dessous, si elle offre l’équilibre requis entre flexibilité et prudence; OU
  • Débloquer jusqu’à 100 % de la retenue (pour les projets se terminant durant l’exercice financier 2020-2021 seulement).

Dans les cas où le partenaire a modifié ou réduit les activités du projet en raison de la COVID-19, le programme doit s’assurer que le montant de la retenue financière est fondé sur le budget révisé.

Approche COVID-19 temporaire visant les retenues financières pour les projets se terminant durant les exercices financiers 2020-2021 ou 2021-2022

Valeur du projetRetenue financière
Jusqu’à 2 M$5 %
Entre 2 M$ et 5 M$5 % jusqu’à un maximum de 150 000 $
Entre 5 M$ et 10 M$5 % jusqu’à un maximum de 250 000 $
Plus de 10 M$5 % jusqu’à un maximum de 500 000 $

Mise en œuvre

  • Les organisations qui demandent un ajustement de la retenue financière devront fournir une justification, en expliquant en quoi le besoin de flexibilité financière est lié à la situation de la COVID-19 et comment l’ajustement favorisera la réussite du projet. Elles devront également présenter le budget le plus récent.
  • L’approbation du directeur de programme d’Affaires mondiales Canada est requise pour toutes les demandes de réduction ou de déblocage de la retenue financière.
  • À moins que la retenue ne soit ajustée dans le cadre d’autres changements à l’accord de contribution, au lieu d’une modification formelle, les courriels échangés entre Affaires mondiales Canada et l’organisation serviront à documenter officiellement la réduction ou le déblocage de la retenue financière.