Le 15 mai 2016, la Politique a été mise à jour. Veuillez consulter la Politique révisée si vous êtes un demandeur de financement ou si vous avez signé un accord apès le 15 mai 2016.

Politique de compensation de frais généraux pour les accords de contribution de l'ACDI (Révisée le 1 février 2008)

En vigueur à compter du 1 er février 2008.

1. Objectif de la politique

Il est reconnu que les coûts indirects ou frais généraux sont inhérents au fonctionnement d'une organisation et que celle-ci a le droit d'être compensée pour une partie de ces coûts dans le cadre d'un accord de contribution signé avec l'Agence canadienne de développement international (ACDI).

La présente politique vise à informer les organisations canadiennes sur la façon dont l'ACDI contribuera à leurs coûts indirects ou frais généraux lorsqu'elles signent un accord de contribution avec l'ACDI. La politique fournit des directives pour déterminer quels sont les coûts admissibles à la compensation. Elle vise à assurer l'uniformité de l'application en vue d'être équitable à l'égard de toutes les organisations.

2. Énoncés de politique

Conformément à sa politique, l'ACDI prévoit verser une contribution pour couvrir les coûts indirects ou frais généraux engagés par l'organisation pendant la période visée par l'accord de contribution signé avec l'Agence.

La présente politique s'applique une fois que l'ACDI a convenu des coûts auxquels elle accepte de contribuer en vertu d'un accord de contribution particulier.

3. Application

3.1. Date d'entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le 1 er  février 2008.

La présente politique s'applique :

  • à tous les nouveaux accords de contribution qui entrent en vigueur le 1er février 2008 ou après cette date;
  • aux accords de contribution qui sont entrés en vigueur le 1er avril 2007 ou après cette date, à la demande de l'organisation. Une modification sera signée et la politique entrera en vigueur à la date de la modification.

La présente politique sera examinée cinq ans après la date de mise en oeuvre et périodiquement par la suite.

3.2. Portée

Le présent document fournit des détails sur la politique de l'ACDI en ce qui a trait à la compensation des coûts indirects ou frais généraux engagés par des organisations canadiennes mettant en oeuvre des projets d'aide au développement qui font l'objet d'un accord de contribution avec l'ACDI.

Cette politique s'applique à tous les accords de contribution signés entre l'ACDI et des organisations canadiennes, à l'exception de ceux qui sont propres à des programmes de l'ACDI qui ne prévoient pas la compensation des coûts indirects ou frais généraux (voir Programmes de l'ACDI exemptés de la Politique de compensation de frais généraux pour les accords de contribution de l'ACDI).

La présente politique ne s'applique pas aux administrations provinciales, territoriales et municipales canadiennes, y compris leurs institutions, leurs organismes et leurs agences, ni à aucun autre ministère fédéral et société d'État.

4. Définitions

On trouvera à l'annexe I les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente politique.

5. Exigences de la politique

5.1 Taux de frais généraux

Cette contribution est calculée en appliquant :

  • un taux fixe de frais généraux de 12 % à la contribution versée par l'ACDI pour couvrir les coûts directs du programme ou projet admissible pour l'application du taux de frais généraux;
  • un taux fixe de frais généraux de 12 % à une valeur non financière estimative de 200 $ par jour de travail par volontaire canadien envoyé à l'étranger (peu importe la valeur estimée par l'organisation) à des fins directement liées au programme ou projet. L'organisation doit tenir des registres vérifiables afin de prouver l'envoi de volontaires canadiens à l'étranger et le temps consacré au programme ou projet.

On trouvera aux annexes II et III des exemples d'application et les critères d'admissibilité pour les volontaires.

5.2 Coûts indirects ou frais généraux couverts par le taux de frais généraux de 12 %

Le taux de frais généraux de 12 % est une indemnité visant à couvrir les coûts indirects ou frais généraux du bureau de l'organisation au Canada. On ne peut réclamer le remboursement de ces types de dépenses en tant que coûts directs du programme ou projet dans l'accord de contribution. Voici des exemples de coûts indirects :

  1. Publicité et promotion (non liées à un programme ou projet précis)
  2. Amortissement et dépréciation
  3. Frais bancaires (non liés à un programme ou projet précis)
  4. Activités du conseil
  5. Activités de développement de l'organisation
  6. Impöt sur le capital
  7. Communications - à l'exclusion des appels interurbains liés à la mise en oeuvre du programme ou projet
  8. Dépenses liées à la maintenance informatique
  9. Coûts de financement tels que les frais d'intérêt et les frais encourus pour obtenir une lettre de crédit irrévocable
  10. Formation générale du personnel
  11. Assurance (p. ex. bureau, conseil d'administration, responsabilité)
  12. Vérifications internes ou externes de l'organisation
  13. Frais d'adhésion et d'abonnement
  14. Fournitures et équipement de bureau
  15. Coûts de restructuration de l'organisation
  16. Honoraires liés à l'administration de l'organisation (p. ex. avocats, comptables, etc.)
  17. Activités de préparation de propositions
  18. Loyer et services publics
  19. Dépenses liées aux réparations et à l'entretien
  20. Examen et négociation des accords
  21. Salaires et avantages sociaux liés à l'administration de l'organisation
  22. Recrutement de personnel
  23. Activités de planification stratégique
  24. Déplacements (non liés à un programme ou projet précis)
  25. Postes de travail, y compris les ordinateurs
  26. Autres types de coûts indirects ou frais généraux ayant trait au bureau de l'organisation au Canada

5.3 Coûts directs du programme ou projet

Le taux de frais généraux s'applique aux coûts directs admissibles du programme ou projet. La compensation de frais généraux sera versée à l'organisation selon le même calendrier que les autres coûts couverts par l'accord de contribution.

5.3.1 Coûts directs d'un programme ou projet admissible pour l'application du taux de frais généraux

  1. Salaires effectivement versés par l'organisation à ses employés (canadiens, locaux ou tout autre employé d'un autre pays accepté par l'ACDI) dans le cadre du programme ou projet ainsi que les avantages sociaux afférents alloués dans le cadre de l'accord.
  2. Honoraires des consultants ou des sous-traitants.
  3. Coûts liés aux déplacements, à l'hébergement, aux indemnités quotidiennes et aux faux frais (les coûts effectifs ne doivent pas dépasser les montants permis par la Directive sur les voyages et les Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor) dans le cadre du programme ou projet.
  4. Frais engagés à l'étranger que l'ACDI juge nécessaires pour la mise en oeuvre du programme ou projet (p. ex. loyer, améliorations locatives, services publics, dépenses de bureau, ordinateurs du bureau, entretien général).
  5. Frais de virements bancaires liés à la mise en oeuvre du programme ou projet.
  6. Coûts associés à la préparation des rapports de programme ou projet et à la production de documents à lire (p. ex. reproduction, traduction).
  7. Coûts des appels interurbains, d'envois postaux et de services de messagerie liés à la mise en oeuvre du programme ou projet.
  8. Coûts d'assistance technique et de réunions directement liés à la mise en oeuvre du programme ou projet, à l'exception de ceux ayant trait aux fonds de transfert (voir la définition à l'annexe I).
  9. Coûts d'approvisionnement en biens liés directement à la mise en oeuvre du programme ou projet (excluant ceux non autorisés au point 5.3.2 ci-dessous) et les coûts d'expédition connexes (p. ex. emballage, conteneurs, fret, assurance du fret).
  10. Coûts de construction (c'est-à-dire matériel, équipement et coûts en main-d'oeuvre liés à la construction) lorsque l'organisation assume, conformément à l'accord de contribution, les risques liés à l'exécution de la construction et que le total des coûts de construction est normalement inférieur à 20 % de la contribution de l'ACDI au projet.
  11. Avantages et dépenses admissibles pour le personnel affecté sur le terrain pour une longue période et en cas de réinstallation à court terme, sans dépasser ceux stipulés dans le Guide de l'assistance technique de l'ACDI.
  12. Coûts autorisés conformément au manuel intitulé Gestion des boursiers et boursières au Canada (à l'exclusion de ceux non autorisés au point 5.3.2 ci-dessous).
  13. Tout autre coût direct nécessaire à la mise en oeuvre du programme ou projet qui est vérifiable et ne figure pas au point 5.2 ou qui n'est pas refusé au point 5.3.2 ci-dessous. L'approbation écrite préalable de l'ACDI doit être obtenue pour que le coût soit admissible.

5.3.2 Coûts directs du programme ou projet inadmissible pour l'application du taux de frais généraux

  1. Fonds de transfert (voir la définition à l'annexe I).
  2. Achats effectués pour la mise en oeuvre du programme ou projet :
    • Achats en vrac de biens qui sont achetés en grande quantité (soit une transaction ou plusieurs transactions pour acheter des biens identiques, comme des aliments et des fournitures médicales) et qui sont transférés directement aux bénéficiaires pour leur usage sans aucun autre effort exigé de la part de l'organisation que l'expédition de ces biens.
    • Dépenses élevées en capital ou contrats de location de machines et d'équipement médical directement liées à la mise en oeuvre du programme ou projet où chaque élément coûte 100 000 $ ou plus.
  3. Coûts de construction (c'est-à-dire matériel, équipement et coûts en main-d'oeuvre liés à la construction) :
    • dont l'organisation doit assumer la gestion administrative et financière, sans assumer, conformément à l'accord de contribution, les risques liés à l'exécution de la construction ;
    • lorsque l'organisation assume, conformément à l'accord de contribution, les risques liés à l'exécution de la construction, et que le total des coûts de construction est supérieur à 20 % de la contribution de l'ACDI au projet.
  4. Tout autre coût justifié par l'organisation et que l'ACDI considère être, conformément à l'accord de contribution, un coût direct inadmissible pour l'application du taux de frais généraux.

6. Responsabilités des intervenants

6.1 Section des politiques et conseils financiers, Direction des finances, DGRHSC

  • Interpréter la politique.
  • Formuler des recommandations aux agents de l'ACDI concernant le traitement des coûts qui ne sont pas mentionnés explicitement dans la présente politique.
  • Mettre à jour la politique et les lignes directrices.

6.2 Gestionnaire de projet

  • S'assurer que le budget du programme ou projet est conforme à la Politique de compensation de frais généraux.
  • S'assurer que les paiements sont faits en conformité avec les conditions de l'accord de contribution.
  • Informer l'organisation de toutes les décisions prises concernant la Politique de compensation de frais généraux.

6.3 Agent de contrats

  • S'assurer que l'accord de contribution est conforme à la Politique de compensation de frais généraux.

7. Références

La Politique de compensation de frais généraux fait référence aux documents suivants :

  • Directive sur les voyages du Conseil du Trésor
  • Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor
  • Manuels de l'agence d'exécution de l'ACDI intitulés :
  • Gestion des boursiers et boursières au Canada
  • Guide de l'assistance technique (intitulé auparavant Gestion du personnel à l'étranger : Manuel de l'agence d'exécutions

8. Surveillance

La politique peut être évaluée dans le cadre d'une vérification interne officielle effectuée par la fonction de vérification interne du ministère.

L'Unité de la conformité financière, à la Direction des finances, surveillera la mise en oeuvre de la présente politique dans le contexte des vérifications régulières qu'elle effectue.

Les calculs ayant trait à l'application du taux de frais généraux devront être documentés adéquatement par le personnel de l'organisation et de l'ACDI.

9. Demandes de renseignements

Toute demande de précisions ou d'interprétation devrait être adressée au gestionnaire de projet de l'ACDI.

Annexe I : Définitions

Assumer les risques liés à l'exécution : L'organisation est responsable des résultats ultimes, et si ces résultats ne sont pas obtenus, elle a l'obligation financière de rectifier la situation. l'ACDI ne remboursera pas les coûts de rectification de la situation ni les coûts initiaux si la situation n'est pas rectifiée. La responsabilité de l'organisation en ce qui concerne les risques liés à l'exécution doit être clairement énoncée dans l'accord de contribution.

Coûts directs du programme ou projet : Les coûts directs du programme ou projet sont les coûts qui sont effectivement engagés et qui sont directement liés et jugés nécessaires à la mise en oeuvre du programme ou projet.

Coûts indirects et frais généraux : Les coûts indirects sont les coûts qui, de toute évidence, ne peuvent être attribués à un programme ou projet précis. Il s'agit de tous les coûts indirects associés au(x) bureau(x) canadien(s) de l'organisation.

Fonds de transfert : Les fonds de transfert sont définis par l'ACDI comme les sommes figurant dans l'accord de contribution uniquement dans le but d'attribuer au transfert des fonds un mécanisme administratif, dont la responsabilité administrative et financière appartient à l'organisation avec laquelle l'ACDI a conclu l'accord de contribution, sans que cette organisation ne soit tenue d'assumer les risques liés à l'exécution.

Organisation : Dans ce contexte, le terme « organisations » désigne les organisations canadiennes sans but lucratif ou à but lucratif constituées en personne morale, les sociétés de personnes, les entreprises à propriétaire unique, les universités, les collèges et les höpitaux.

Organisation canadienne : Une organisation est considérée comme canadienne si elle est incorporée en personne morale au Canada.

Volontaire canadien : Détenteur de la citoyenneté canadienne, immigrant reçu ou résidant permanent qui satisfait aux critères d'admissibilité pour les volontaires établis à l'annexe II.

Annexe II : Critères d'admissibilité pour les volontaires

Le droit à la compensation de frais généraux repose sur les critères suivants :

  • le volontaire est un citoyen canadien, un immigrant reçu ou un résidant permanent au Canada;
  • le volontaire est envoyé à l'étranger;
  • le volontaire n'est pas rémunéré (p. ex. salaire, honoraires) par l'organisation qui a conclu l'accord de contribution avec l'ACDI;
  • les services du volontaire sont essentiels à la réussite du programme ou projet, et ils sont admissibles conformément aux conditions du programme ou projet - dans le cas contraire, le volontaire aurait été embauché (à forfait ou autre) et rémunéré afin d'obtenir les résultats visés par le projet;
  • le recours à des volontaires s'appuie sur un engagement de l'organisation, et est clairement indiqué dans l'accord de contribution;
  • les services du volontaire doivent être clairement déterminés et vérifiables pendant et après le programme ou projet. Voici des exemples de pièces vérifiables et acceptables :
  • liste des volontaires travaillant au programme ou projet;
  • billet d'avion original et facture de l'agent de voyages à l'appui de la dépense dont le remboursement est réclamé et indiquant le prix du billet;
  • carte d'embarquement ou information corroborante (notes de frais, reçus de taxes d'aéroport et factures d'hötel) indiquant que le voyage a été effectué;
  • factures et reçus originaux pour les hötels et autres dépenses afin de prouver que le volontaire travaillait au projet pendant la période faisant l'objet de la réclamation;
  • feuilles de temps signées et approuvées indiquant le programme ou projet, l'emplacement et les heures réclamées par projet par jour.

Annexe III : Application du taux de frais généraux de 12 %

Budget du programme ou projet

Coûts directs du programme ou projet admissible pour l'application du taux de frais générauxContribution de l'ACDIContribution de l'organisationTotal du programme ou projet
Personnel au Canada et affectations de courte durée sur le terrain (4 mois consécutifs ou moins)610 000 $610 000 $
Personnel canadien affecté pour une longue période sur le terrain (au moins 12 mois consécutifs)250 000 $250 000 $
Employés locaux600 000 $600 000 $
Volontaires canadiens envoyés à l'étranger (25 volontaires 100 jours de travail)875 000 $875 000 $
Déplacements, hébergement et indemnités quotidiennes et faux frais - conformément à la Directive sur les voyages et aux Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor420 000 $420 000 $
Location, dépenses du bureau et sécurité sur le terrain313 300 $313 300 $
Coûts de communication (appels interurbains liés à la mise en oeuvre du programme ou projet)110 000 $110 000 $
Véhicules125 000 $125 000 $
Éducation et formation641 450 $267 907 $909 357 $
Sous-total - Coûts directs du programme ou projet admissible pour l'application du taux de frais généraux3 069 750 $1 142 907 $4 212 657 $
Compensation de frais généraux pour les coûts directs admissibles du programme ou projet (3 069 750 $ à 12 %)368 370 $368 370 $
Compensation de frais généraux pour la valeur non financière des volontaires canadiens ([25 volontaires X 100 jours de travail X 200 $] à 12 %)60 000 $60 000 $
Coûts directs du programme ou projet non admissible pour l'application du taux de frais généraux
Fonds de transfert
358 973 $358 973 $
Total3 857 093 $1 142 907 $5 000 000 $

Les programmes de l'ACDI exemptés de la « Politique de compensation de frais généraux pour les accords de contribution de l'ACDI avec les organisations canadiennes »

Liste d'exemption

Direction générale du partenariat canadien

  • Programme des stages internationaux pour les jeunes

Direction générale des communications

  • Secrétariat des conférences et des événements