Foire aux questions – Appel de propositions : Promouvoir l'avancement des droits et de l'autonomisation des femmes et des filles en Afghanistan

Vous trouverez dans cette page des réponses aux questions les plus fréquemment posées à Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada (MAECD) au sujet de l'appel de propositions Promouvoir l'avancement des droits et de l'autonomisation des femmes et des filles en Afghanistan. Nous ne répondrons pas aux questions détaillées sur des propositions ou des situations individuelles.

Les questions liées à l'appel de propositions Promouvoir l'avancement des droits et de l'autonomisation des femmes et des filles en Afghanistan doivent être envoyées à l'adresse de courriel suivante : appel.afghanistan.call@international.gc.ca.

Les réponses aux questions seront affichées dans le site Web public du MAECD à la page de l'appel de propositions Promouvoir l'avancement des droits et de l'autonomisation des femmes et des filles en Afghanistan.

Veuillez prendre note que le MAECD répondra aux questions soumises par les demandeurs potentiels jusqu'au 1 octobre 2015, à 15 h, heure de l'Est (UTC-4). Le MAECD ne traitera pas les questions reçues après cette date.

Dans le modèle de budget, les catégories de coûts concernent seulement les « employés basés au Canada » ou le « personnel canadien ». Est-ce qu’on peut inscrire sous cette rubrique des frais pour des employés basés à l’extérieur du Canada? Comment peut-on inclure le personnel non canadien?

Conformément à l’article 1.1 Rémunération – Employés de l’organisation au Canada et à l’étranger de l’annexe 2 du formulaire de demande, le MAECD rembourse les taux quotidiens effectivement payés par l’organisation aux employés qui ont réellement travaillé à la mise en œuvre du projet. En guise de preuve, l’organisation devra fournir les feuilles de temps des employés. L’organisation devra valider la demande de remboursement lorsque les coûts directs liés au projet ne concernent qu’une portion du salaire d’un employé.

Le pourcentage accordé aux frais généraux est de 12 p. 100 pour une organisation canadienne. Quel pourcentage de frais généraux peut être attribué à une organisation non canadienne?

Conformément à l’article 1.7 de l’annexe 2 du formulaire de demande Indemnité pour les coûts indirects et les frais généraux, le taux des frais généraux pour des organisations non canadiennes sera négocié au cas par cas.

Est-il interdit d’inclure les coûts liés au personnel dans la catégorie des frais généraux?

La Politique de compensation des frais généraux du MAECD n’interdit pas explicitement d’inclure les frais liés au personnel dans la catégorie des frais généraux. Toutefois, l’indemnité des frais généraux devrait couvrir les salaires et les avantages sociaux liés à l’administration de l’organisation. Dans le cas d’organisations non canadiennes, le taux des frais généraux sera négocié au cas par cas.

Faut-il fournir des renseignements budgétaires détaillés pour expliquer les chiffres se trouvant dans la section du formulaire de demande portant sur le budget?

Pour chaque coût admissible, il faut fournir une brève description et une ventilation des coûts. Dans le tableau 5 (1re colonne), le demandeur peut donner le plus de détails possible pour chacune des catégories de coûts admissibles. Quant au niveau de détail souhaité pour ces renseignements financiers, il s’agit là d’une question de jugement, mais il devra être suffisant pour permettre d’évaluer le rapport qualité-prix de l’initiative. Si le MAECD approuve le projet, il pourrait exiger davantage de renseignements lors de la négociation de l’entente de financement.

Dans les colonnes 2 à 5 du tableau 5 de la section sur le budget, il faut indiquer les montants totaux par catégorie de coûts. Comment devrait-on présenter le calcul détaillé des coûts admissibles? Par exemple, respectivement à la cellule de la première colonne « Employés basés au Canada (ou à l’étranger) faisant l’objet d’une affectation à court terme à l’étranger », faut-il énumérer chaque employé et fournir le chiffre correspondant?

Le demandeur peut fournir autant de précisions que possible dans chaque catégorie de coûts admissibles du tableau 5 (1re colonne) du formulaire de demande. Quant au niveau de détail souhaité pour ces renseignements financiers, il s’agit là d’une question de jugement, mais il devra être suffisant pour permettre d’évaluer le rapport qualité-prix de l’initiative. Si le MAECD approuve le projet, il pourrait exiger davantage de renseignements lors de la négociation de l’entente de financement.

Si un demandeur a déjà des projets en cours en Afghanistan et qu’il dispose d’une structure fonctionnelle sur le terrain, peut-il considérer la location de son bureau à Kaboul comme une contribution en espèces de l’organisation? Le loyer mensuel peut-il être inscrit dans la colonne 2 (Organisation – Contributions en espèces) des « Frais d’administration directement liés à l’initiative »? Le cas échéant, faut-il indiquer le plein montant du loyer ou répartir celui-ci entre les autres projets?

Oui. Comme le MAECD estime que l’espace de bureau du bénéficiaire ferait normalement partie des frais d’administration directement liés à l’initiative, le loyer payé peut donc être admis comme contribution en espèces. Si l’espace de bureau est destiné uniquement à l’initiative, le total des coûts peut être admis au partage des coûts. Toutefois, si une portion seulement de l’espace de bureau est utilisée pour l’initiative, le MAECD n’admettra que la portion équivalente des coûts, et le bénéficiaire devra démontrer clairement sa méthode de calcul pour en arriver au montant demandé.

Est-ce que les coûts d’audits externes et de services de conseil fiscal (exigés par le ministère afghan des Finances) doivent être inscrits dans la catégorie « Autres coûts directs précisés pour l’initiative »? Le cas échéant, ces coûts sont-ils applicables à la contribution du MAECD au titre de l’« Indemnité pour les coûts indirects et les frais généraux »?

Si ces coûts ne sont pas propres au projet (c.-à-d. s’ils ne sont pas des coûts directs), ils ne peuvent être remboursés et devraient plutôt être inscrits parmi les coûts indirects/frais généraux.

Quelle est la définition d’organisations de la société civile dans l’appel de propositions?

Le terme « société civile » renvoie à un vaste éventail d’organisations non gouvernementales, à but non lucratif et dirigées par des bénévoles, de même qu’à des mouvements sociaux au sein desquels des personnes s’organisent pour défendre des intérêts, des valeurs, des croyances et des objectifs communs dans le domaine public. Dans le contexte du développement international et de l’aide humanitaire, ces organisations sont présentes à l’échelle internationale, régionale, nationale et locale, et sont des acteurs du développement à part entière. Parmi les organisations de la société civile, on retrouve des organisations communautaires, des groupes environnementaux, des groupes de défense des droits de la femme, des associations d’agriculteurs, des organisations confessionnelles, des organisations philanthropiques, des groupes de défense des droits de la personne, des syndicats, des organismes jeunesse, des coopératives, des associations villageoises, des associations professionnelles, des instituts de recherche indépendants, des organisations d’aide humanitaire et des médias à but non lucratif.

Il est de la responsabilité des requérants de s’assurer qu'ils répondent aux critères d'admissibilité énumérés sur le formulaire de demande.

Quelle est la durée des projets en vertu de cet appel de propositions?

Comme mentionné à la page 1 du formulaire de demande et dans la page Web de l'appel de propositions : « Durée du projet : Les projets, y compris toutes les exigences concernant la présentation des rapports, doivent être achevés d'ici le 31 mars 2021. » Il est de la responsabilité du demandeur de proposer une initiative qui répond à cette exigence.

Les propositions retenues seront-elles financées au moyen de contrats de service ou de subventions?

Les demandeurs dont les propositions auront été retenues se verront octroyer un financement du MAECD au moyen d’un accord de contribution ou de subvention, dont les modalités et les conditions seront définies dans un accord de financement.

Le MAECD peut-il aider une organisation à trouver un partenaire local dans un pays en développement?

Non. Il incombe à l’organisation qui présente une demande de tenir des consultations auprès des partenaires locaux.

Les états financiers audités sont-ils requis pour demander ou recevoir du financement?

Des états financiers sont exigés dans le cadre de toute demande de financement. Il est préférable, mais pas obligatoire, de fournir des états financiers audités. Nous encourageons fortement les demandeurs à fournir les états financiers qui respectent le plus possible les normes faisant autorité, de manière à ce que le MAECD puisse évaluer la capacité organisationnelle et le risque fiduciaire lié au financement de la proposition.

Est-ce que la source de financement pour le partage des coûts obligatoire doit être canadienne?

Non, la source de financement pour le partage des coûts obligatoire n’est pas tenue d’être Canadienne. Les organisations récipiendaires canadiennes, internationales et / ou afghanes, ou un ou plusieurs membres d'un consortium récipiendaire, peuvent fournir ce financement. Si la source d’origine du financement n’est pas le récipiendaire, les fonds doivent passer par le récipiendaire afin d'être admissible au partage des coûts obligatoire et le récipiendaire doit attester que les fonds sont disponibles à la signature de l'accord de contribution.

Est-il obligatoire de former un consortium avec une organisation canadienne?

Non, il n’est pas obligatoire de former un consortium avec une organisation canadienne. Comme il est indiqué dans le formulaire de demande pour l’appel de propositions Promouvoir l’avancement des droits et de l’autonomisation des femmes et des filles en Afghanistan, il est possible de former un consortium avec une organisation qui répond à tous les critères d'admissibilité. Plus particulièrement, nous encourageons les organisations qui ont moins de deux années d'expérience en gestion et en réalisation de projets de développement international à former un consortium avec des organisations plus expérimentées.

Comme il est indiqué dans le formulaire de demande à la section Formulaires, le statut juridique de chaque membre du consortium doit être attesté.

Est-ce que cet appel de propositions comporte une dimension nationale ou provinciale particulière?

L’appel de propositions pour promouvoir l’avancement des droits et de l’autonomisation des femmes et des filles en Afghanistan est ouvert à des projets de portée nationale ou correspondant à toute autre région géographique au sein de l’Afghanistan.

Comment définissez-vous « organisations internationales » dans vos critères d’admissibilité?

Aux fins de cet appel, les organisations internationales sont celles qui ne sont ni canadiennes ni afghanes. Elles peuvent être des organisations multilatérales, de pays tiers ou organisations internationales non gouvernementales. Toutes les exigences d'admissibilité sont applicables à tous les demandeurs.

Nous avons commencé à remplir le formulaire publié au lancement de l’appel. Devons-nous quand même télécharger le nouveau formulaire et y importer toutes nos informations?

Oui. La version originale du formulaire contenait un problème technique. Il est donc dans votre intérêt d’utiliser le nouveau formulaire de demande.

Quelles organisations peuvent présenter une demande dans le cadre du présent appel de propositions?

Les organisations canadiennes, internationales ou afghanes qui ont une entité juridique.

Est-il possible d'obtenir une opinion du MAECD concernant l'admissibilité d'une organisation avant de présenter une demande officielle?

Le MAECD ne répondra pas aux questions portant sur des propositions ou des situations individuelles. Il incombe à chaque demandeur de démontrer qu'il répond aux critères d'admissibilité décrits dans le formulaire de demande et la page relative à l'appel de propositions Promouvoir l'avancement des droits et de l'autonomisation des femmes et des filles en Afghanistan. Pour de plus amples renseignements sur les critères d'admissibilité des initiatives, veuillez consulter les notes d'orientation dans la section « Conditions d'admissibilité » du formulaire de demande.

Les entreprises du secteur privé peuvent-elles participer à cet appel de propositions?

Oui. Les entreprises du secteur privé qui répondent aux critères d'admissibilité peuvent soumettre une proposition dans le cadre du présent appel. Toutefois, veuillez prendre note que si le MAECD prend la décision de contribuer à leur initiative, ces entreprises ne peuvent pas utiliser le financement fourni par le MAECD pour réaliser un profit.

Est-il possible de présenter une demande en tant que consortium?

Oui, à condition que l'organisation principale réponde à tous les critères d'admissibilité.

Les autres membres du consortium doivent-ils aussi présenter une preuve du statut juridique de l'organisation, ou est-ce que seul le principal demandeur du consortium est tenu de le faire?

Il n'est pas nécessaire qu'un consortium forme une entité juridique distincte afin de présenter une demande dans le cadre de l'appel Promouvoir l'avancement des droits et de l'autonomisation des femmes et des filles en Afghanistan. Cependant, comme il est indiqué dans le formulaire de demande à la section « Formulaires », le statut juridique de chaque membre du consortium doit être établi. Tous les membres du consortium doivent donc présenter leur statut constitutif ou une preuve de leur statut juridique.

Une organisation admissible peut-elle présenter une proposition en son nom tout en faisant partie d'un consortium où elle ne joue pas le rôle d'organisation principale?

Oui, une organisation peut présenter une proposition en son nom et une autre à titre de membre d'un consortium, pour autant qu'elle sache qu'elle doit être en mesure de mettre en œuvre les projets ou de fournir des ressources (humaines et financières) conformément aux propositions si tous les projets étaient approuvés.

Y a-t-il une limite quant au nombre de demandes auxquelles une organisation peut participer en tant que membre d'un consortium?

Il n'y a pas de limite quant au nombre de demandes auxquelles une organisation peut participer en tant que membre d'un consortium sans en être l'organisation principale. Cependant, il lui faut savoir que si tous les projets étaient approuvés, elle devrait être capable de mettre en œuvre les projets ou de fournir des ressources (humaines et financières) conformément aux propositions.

Les organisations peuvent-elles présenter une demande si elles ont déjà un ou plusieurs projets actifs ou en cours d'examen auprès d'autres secteurs ou directions générales du MAECD?

Oui, le MAECD permet à une organisation de présenter une demande, même si elle a déjà un projet actif ou en cours d'examen auprès d'autres secteurs ou directions générales du MAECD.

Combien de fois une organisation peut-elle présenter une demande dans le cadre de l'appel de propositions Promouvoir l'avancement des droits et de l'autonomisation des femmes et des filles en Afghanistan?

Une organisation peut présenter une seule proposition en son nom, ou à titre d'organisation principale d'un consortium. Elle peut aussi participer à plusieurs consortiums, à condition de ne pas jouer le rôle d'organisation principale.

L'appel de propositions est-il un appel d'offres selon lequel toutes les demandes seront ouvertes à la clôture de l'appel et analysées en fonction du bien-fondé, ou les demandes seront-elles plutôt analysées selon la formule du premier arrivé, premier servi?

L'appel de propositions n'est pas un processus d'appel d'offres. Après la date de fermeture de l'appel de propositions précisée dans l'avis de lancement, le MAECD analysera uniquement les propositions qui ont été jugées admissibles sur une base comparative en fonction des critères d'admissibilité.

A-t-on établi un seuil minimal de partage des frais dans le cadre du programme?

Un seuil minimal de partage des frais est requis; toutefois, aucun seuil minimal de partage des frais n'a été établi dans le cadre du programme.

Les demandeurs doivent démontrer qu'ils ont la capacité de fournir leur contribution au partage de coûts, en excluant les sources du gouvernement du Canada. Leur contribution peut être établie en espèces ou en nature, et est appliquée aux coûts directs du projet.

Y a-t-il des lignes directrices au sujet de la proportion de financement demandée pour une contribution en nature par rapport à des contributions en espèces au titre du partage des coûts?

Les contributions peuvent être fournies sous forme de contributions en espèces ou en nature, ou d'une combinaison des deux. Il n'existe pas de lignes directrices sur la proportion; cependant, les contributions en nature ne peuvent pas provenir d'éléments d'actif transférés de projets précédents appuyés par le MAECD.

La contribution en nature renvoie à du matériel, à un bien, à un service ou à du temps auquel on peut attribuer une valeur monétaire et qui, autrement, serait acquis et payé par l'organisation. Pour être admissible, elle doit remplacer le paiement de coûts directs admissibles et être fournie gratuitement ou sans autre forme de rétribution. Les contributions en nature doivent être fondées sur une juste valeur. Cette dernière correspond à un montant dont conviennent des parties intéressées qui agissent en toute indépendance sur un marché ouvert. Sa valeur doit être acceptée par le MAECD. La contribution en nature doit être identifiable, vérifiable et contrôlable tout au long du cycle de vie du projet. Le MAECD ne reconnaît pas comme des contributions en nature les heures supplémentaires non rémunérées effectuées par les salariés de l'organisation ou par toute autre personne travaillant au projet.

La somme allouée par le MAECD aux frais généraux peut-elle servir à payer les frais généraux de l'organisation partenaire locale et du partenaire canadien?

Lorsque l'organisation principale est canadienne, une somme allouée aux frais généraux équivalant à 12 % est fournie à l'organisation principale (signataire). Il incombe à l'organisation principale de décider de la répartition de ces fonds qui couvriront les coûts indirects du projet engagés au Canada. L'organisation principale pourrait décider de diviser ces fonds parmi les membres du consortium ou les partenaires locaux, ou encore, de les utiliser uniquement pour acquitter les frais généraux canadiens. Veuillez prendre note qu'il est impossible de réclamer les frais généraux à titre de coûts directs du projet.

De quelle manière s'appliquent les taux des frais généraux aux organisations non canadiennes?

Bien que la compensation des frais généraux aux organisations non canadiennes soit négociée au cas par cas, les organisations non canadiennes peuvent consulter la Politique de compensation de frais généraux dans le site du MAECD pour mieux comprendre la politique applicable aux organisations canadiennes.

Y a-t-il des exigences budgétaires minimales pour le coût total de l'initiative?

Le MAECD entend contribuer au financement en versant au moins trois millions de dollars canadiens (3 000 000 $CAN) et au plus six millions de dollars canadiens (6 000 000 $CAN), ce qui n'inclut pas les contributions au titre du partage des coûts des organisations.

Les organisations doivent présenter une politique ou un énoncé de non-corruption et signer un formulaire de déclaration de non-corruption. Qu'est-ce qui constitue un énoncé de non-corruption acceptable?

Les énoncés de non-corruption seront évalués au cas par cas. Si une organisation n'a pas son propre énoncé de non-corruption, elle peut fournir un document semblable ou montrer qu'elle se conforme à la politique de non-corruption d'une association ou d'un organisme reconnu.

Où puis-je en apprendre davantage sur les activités actuelles financées par le MAECD en Afghanistan?

La Banque de projets qui se trouve dans le site Web du MAECD, donne des renseignements généraux sur les activités que finance le Ministère dans divers pays.

Y a-t-il une source de données privilégiée à employer dans la demande?

Il n'y a pas de lignes directrices sur les sources de données privilégiées. Les organisations devraient avoir recours à des données fiables, actuelles et appropriées dans leur demande et elles devraient citer leurs sources.

Les demandeurs sont-ils en mesure de proposer des ajustements au modèle logique?

Dans le cadre de cet appel de propositions, le résultat ultime et les résultats intermédiaires sont établis et ne peuvent être modifiés ou rajustés. Les initiatives doivent s'aligner sur le résultat ultime de l'initiative et contribuer à la réalisation d'au moins un des deux résultats intermédiaires cités. Les organisations sont chargées de proposer les résultats immédiats, les indicateurs, la production et les activités du modèle logique qui appuient l'atteinte des résultats intermédiaires et du résultat ultime établis.