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Procédures de vérification relatives aux états financiers ministériels de 2010-2011

Octobre 2011

Table des matières

Sommaire exécutif

En avril 2011, le Comité ministériel de vérification et le dirigeant principal de la vérification (DPV) ont revu leur façon de faire quant à la participation du DPV à l’examen et à l’approbation des états financiers de 2011. Se fondant sur l’analyse des dépenses figurant dans l’état des résultats d’Affaires étrangères et Commerce international Canada et les dernières constatations du DPV sur la gestion du matériel, le Comité ministériel de vérification a demandé qu’on examine les soldes des comptes suivants :

Qu’est-ce qui est important?

Les états financiers ministériels constituent un des principaux instruments comptables. Ils servent à informer les Canadiens, de façon transparente, de l’utilisation des fonds publics selon les priorités. La fiabilité des renseignements qu’ils contiennent favorise une saine gestion.

Qu’avons-nous examiné?

La vérification visait :

L’examen a porté sur un échantillon d’opérations réalisées dans trois domaines importants quant au fond, selon un niveau de confiance de 95 p. 100. La méthode d’échantillonnage utilisée se fonde sur le risque pour déterminer les éléments de trois types de dépense.

Compte

Salaires et avantages sociaux

Sous-opération

Employés canadiens

Explication

Compte pour 487 millions de dollars dans la masse salariale du MAECI.

Compte

Paiements de transfert

Sous-opération

Paiements de transfert non évalués

Explication

Les paiements de transfert non évalués (291 millions) constituent les opérations les plus risquées du MAECI.

Compte

Immobilisations corporelles

Sous-opération

Acquisitions et aliénations

Explication

Le calcul des dépenses d’amortissement est automatique, donc le moins susceptible d’erreur. Les acquisitions et les aliénations sont, en revanche, le plus susceptibles d’être mal consignées.

Qu’avons-nous trouvé?

Le résultat des vérifications de la masse salariale et des avantages sociaux, des paiements de transfert et des immobilisations corporelles est concluant et n’indique pas d’écarts ni d’erreurs. Les contrôles effectués ont montré aux vérificateurs que les opérations examinées étaient bien consignées dans les dossiers financiers du MAECI.

Conformément à l’engagement pris, le présent document contient des observations et des recommandations sur le cadre de contrôle du Ministère. Le Plan d'action de la direction en réponse aux recommandations figure à l'annexe A.

Conclusion

Les contrôles n’ont pas révélé d’écarts ni d’erreurs. Compte tenu de l’étendue du travail, les vérificateurs n’ont eu aucune raison de croire que les échantillons examinés étaient matériellement erronés. Les opérations examinées ont été bien consignées dans les dossiers financiers du MAECI.

Énoncé d’assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies et les renseignements recueillis confirment avec un haut niveau de fiabilité l’exactitude des renseignements contenus dans le présent rapport. Les résultats sont basés sur une comparaison des conditions, telles qu’elles existaient à l’époque, et selon les critères de vérification préétablis qui ont été déterminés avec la direction. Les résultats ne sont applicables que pour les processus examinés. Les éléments de preuve ont été recueillis en conformité avec la politique du Conseil du Trésor, ainsi que les directives et normes sur la vérification interne du gouvernement du Canada.

Original signé par :

Yves Vaillancourt, dirigeant principal de la vérification, 3 octobre 3 2011

1.0 Contexte

1.1 Masse salariale et dépenses liées aux avantages sociaux des employés

Excellente connaissance des processus et des contrôles

La direction a documenté les processus et les contrôles liés à la masse salariale. Voici les processus documentés pour ce qui est du personnel canadien à l’étranger :

Dans l’ensemble, les documents examinés ont permis de comprendre les processus et les contrôles qu’utilise la direction quant à la masse salariale du personnel canadien à l’étranger. Toutefois, les vérificateurs ont constaté que les contrôles automatisés ne figurent pas dans les descriptions narratives, mais se trouvent dans les organigrammes et la grille de contrôle, d’où l’accroissement de la difficulté à lier les documents narratifs à la grille de contrôle.

En outre, la grille ne tient pas compte de la fréquence des contrôles. Or, la détermination de la fréquence permettrait d’adopter une stratégie d’échantillonnage en vue des contrôles d’efficacité. Les contrôles doivent également être plus précis (qui, quoi, où, quand). Cela faciliterait l’élaboration des stratégies dont a besoin la direction pour vérifier la conception et la mise en œuvre et assurer l’efficacité des contrôles.

Tests sur les opérations

Nous avons examiné en détail la masse salariale du personnel canadien à l’étranger, afin de déterminer si elle était valide et consignée correctement et pour la bonne période (vérification de la démarcation).

L’embauche et la cessation d’emploi sont habituellement les plus susceptibles d’inexactitudes, car il s’agit d’activités irrégulières nécessitant une part de jugement de la direction. Ainsi, les vérificateurs ont présenté huit questionnaires à des personnes embauchées et huit à d’autres ayant quitté leur emploi pendant l’année. Les 11 autres opérations concernent les employés qui ont été au service du MAECI pendant l’exercice 2011. Le choix des employés s’est fait au moyen des listes fournies par la direction indiquant les embauches et les cessations d’emploi effectuées pendant l’exercice, de même que les employés embauchés. Les vérificateurs n’ont pas validé l’intégralité des listes.

Les contrôles ont été concluants et n’ont pas révélé d’erreurs. Ils ont montré que les opérations visées ont été bien consignées dans les dossiers financiers du MAECI.

Évaluation des soldes des comptes créditeurs

La direction nous a remis les soldes des comptes créditeurs concernant le personnel canadien à l’étranger, en date des 31 mars 2011 et 2010. Les vérificateurs ont analysé le solde des comptes en date du 31 mars 2011 afin de déterminer le caractère raisonnable du solde de fin d’année.

Le solde des comptes créditeurs de rémunération du personnel canadien à l’étranger était de 25,6 millions de dollars le 31 mars 2011, et de 23,9 millions le 31 mars 2010, soit une augmentation de 1,7 million $ (7 p. 100). Cette hausse est principalement due :

Les vérificateurs ont demandé à la direction comment elle expliquait cette différence. L’augmentation liée à la rémunération normale (3,8 millions $) tient à plusieurs écarts, dont :

La réduction de la rémunération des heures supplémentaires s’explique principalement par l’objectif que s’est donné le MAECI de réduire le coût des heures supplémentaires à l’interne.

Forts de leur connaissance des activités du MAECI, les vérificateurs ont jugé raisonnable cette explication par rapport à l’ensemble des soldes de compte.

1.2 Paiements de transfert non évalués 

Excellente connaissance des processus et des contrôles

Les vérificateurs ont rencontré le groupe Comptabilité ministérielle du MAECI et les représentants du Programme de partenariat mondial et du Programme de soutien au commerce mondial du MAECI, afin de connaître les rôles, les responsabilités, mais aussi les processus et les contrôles qu’utilise la direction pour consigner les paiements de transfert non évalués.

Toutes les opérations ont été traitées par les divers programmes. Ceux-ci sont responsables de l’ensemble des sous-processus liés aux paiements de transfert non évalués.  Par exemple :

Le traitement et l’autorisation des paiements sont centralisés (conformément à l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) aux Opérations comptables, à l’AC. La section donne des orientations sur la l’enregistrement des opérations si une demande est reçu. La gestion des finances relève du programme. Le Centre d'expertise sur les programmes de subventions et contributions examine régulièrement les ententes de paiements de transfert pour voir si les paiements respectent les modalités de l’entente. La Comptabilité ministérielle assure la qualité et fait des rapprochements, conformément aux exigences de rapport, au nom des ministères fédéraux (comme les Comptes publics du Canada) et les exigences de rapport financier trimestriel.

Tests sur les opérations

Les vérificateurs ont examiné en détail les dépenses au titre des paiements de transferts non évalués. Ils devaient déterminer si les dépenses étaient valides et si elles avaient été consignées correctement et pour la bonne période (vérification de la démarcation).

Les dépenses au titre des paiements de transfert de 2011, indiquées par la direction, totalisaient 865,5 millions de dollars. Mais comme le système financier ne fait pas de distinction entre les contributions évaluées et celles qui ne l’ont pas été, la direction a donc procédé à un rapprochement manuel, constatant que les contributions évaluées totalisaient 573,6 millions. À ce titre, l’échantillon total utilisé pour le contrôle totalisait 291,9 millions de dollars. Les vérificateurs n’ont pas validé l’intégralité des listes fournies par la direction. Les vérificateurs :

Le total des dépenses a été établi à 47,9 millions de dollars, soit 16,4 p. 100 des dépenses au titre des paiements de transfert non évalués. Le total déterminé était fonction de l’échantillon sélectionné, lui-même fonction de l’échantillon de paiements de transfert évalués. La vérification a été concluante et n’a pas révélé d’erreurs. De plus, les contrôles ont montré que les dépenses visées ont été bien enregistrées dans les dossiers financiers du MAECI.

1.3 Acquisition et aliénation d’immobilisations corporelles

Excellente connaissance des processus et des contrôles

Les vérificateurs ont rencontré le groupe de la Comptabilité ministérielle du MAECI, de même que les représentants des groupes Politique sur les marchés, Contrôles et Opérations pour s’informer de leurs rôles et responsabilités, de même que des processus et des contrôles qu’utilise la direction pour consigner les immobilisations corporelles.

Les opérations sont traitées par divers programmes, responsables de la plupart des sous-processus d’immobilisations corporelles.

Les immobilisations sont approuvées conformément à la délégation de pouvoir du MAECI (articles 32 et 34 de la LGFP). Le traitement des paiements est centralisé (article 33 de la LGFP). Les vérificateurs ont appris que la direction effectue un triple rapprochement des immobilisations (entre le bon de commande, la facture et l’accusé de réception de produit). La capitalisation des immobilisations corporelles se fait selon la politique du MAECI sur les immobilisations, qui est fondée sur la Norme comptable 3.1 (immobilisations corporelles) et la Norme 3.1.1 (logiciels) du Conseil du Trésor.

La Comptabilité ministérielle s’occupe de l’assurance de la qualité, en effectuant des rapprochements selon les exigences concernant les ministères fédéraux (comme les Comptes publics du Canada) et les exigences de rapport trimestriel. Elle examine également les dépenses d’amortissement, automatiquement engagées par le système financier. Les gestionnaires de biens ne participent pas à la consignation des dépenses d’amortissement et n’en sont pas informés.

La direction du programme a informé les vérificateurs du nombre limité d’orientations sur les critères de capitalisation des dépenses de réparation et d’entretien. Les vérificateurs ont été informés de l’absence de processus ou de critères de capitalisation de ce genre de coût. Il s’agit là d’une décision décentralisée qui appartient au gestionnaire des biens. Les vérificateurs ont aussi été informés du caractère limité de la formation comptable sur les immobilisations corporelles. Certaines personnes préféreraient en recevoir davantage.

Tests sur les opérations

Les vérificateurs ont examiné en détail les opérations d’acquisitions et d’aliénations d’immobilisations corporelles. Cet examen visait à déterminer si ces opérations étaient bien consignées, mais ne portait pas sur l’intégralité des acquisitions et des aliénations.

La Comptabilité ministérielle a remis la liste des acquisitions et des aliénations consignées en 2011. Le total des acquisitions s’élevait à 129,7 millions de dollars, et celui des aliénations à 4,4 millions de dollars. La complétude des listes fournies par la direction n’a pas été validée.

Pour les acquisitions, les vérificateurs :

Pour ce qui est des aliénations, les vérificateurs :

Les acquisitions examinées totalisaient 34,2 millions de dollars, soit 26,4 p. 100 du coût de l’ensemble des acquisitions, par rapport à 1,1 million de dollars pour ce qui est des aliénations, soit 24 p. 100 du coût de l’ensemble des aliénations. La vérification a été concluante et n’a pas révélé d’écarts ni d’erreurs. De plus, les contrôles ont montré que les opérations visées ont été bien consignées dans les dossiers financiers du MAECI.

2.0 Observations et recommandations

Les procédures indiquées ont permis de cerner des possibilités d’amélioration. On trouvera plus bas le résumé des résultats et des recommandations à ce sujet. Les réponses et le plan d’action de la direction se trouvent à l’annexe A.

Masse salariale

Examen et mise en œuvre des contrôles liés à la masse salariale

Observation

Même si la direction a documenté les principaux contrôles liés à la masse salariale, elle n’a pas examiné leur conception et leur mise en œuvre, ni leur efficacité.

Nous croyons savoir que le MAECI prévoit examiner en 2011-2012 la conception, la mise en œuvre et l’efficacité des contrôles liés à la masse salariale créée par le personnel canadien à l’étranger.

Répercussion

Tant que les contrôles n’auront pas été examinés, il se peut que les contrôles désignés ne soient pas conçus et mis en œuvre de manière appropriée, ni efficaces.

Recommandation

Nous recommandons :

Documentation des principaux contrôles liés à la masse salariale

Observation

Pendant notre évaluation des contrôles et des processus de paye, nous avons constaté que la documentation de la direction sur les contrôles (visant à assurer le respect de la politique sur les contrôles internes du MAECI) intègre divers éléments (activités non financières, processus, procédures). En outre, les grilles de contrôle ne donnent pas de renseignements sur la fréquence des contrôles, les contrôles automatisés et les responsables des contrôles.

Répercussion

L’absence de documentation ciblée risque d’inciter la direction à vérifier les mauvais contrôles ou à mal vérifier les contrôles, et de s’écarter des exigences de la politique sur les contrôles internes.

Recommandation

Tout en continuant de documenter ses processus et ses contrôles, le MAECI doit veiller à ce que :

Le MAECI doit s’assurer que la documentation est assez précise pour permettre de vérifier seulement les principaux contrôles liés à la masse salariale que représente le personnel canadien à l’étranger. Ainsi, la haute direction disposera de résultats ciblés quant à l’efficacité des principaux contrôles et indiquant s’ils accroissent la responsabilité en matière de contrôle au Ministère.

Paiements de transfert non évalués

Incapacité de faire la distinction entre les paiements de transfert évalués et les paiements de transfert non évalués

Observation

Les systèmes du MAECI ne font pas la différence entre les paiements de transfert évalués et non évalués, d’où la nécessité d’un rapprochement manuel principalement fondé sur la connaissance des opérations du MAECI au sein de la direction.

Répercussion

Même si cela n’a pas d’incidence sur les exigences de rapports du MAECI quant à ses états financiers, l’incapacité à déterminer le genre de paiement de transfert accroît la difficulté à surveiller les contrôles des paiements de transfert non évalués.

Recommandation

Nous recommandons que la direction adopte des processus permettant aux systèmes du MAECI de faire la distinction entre les paiements de transfert évalués et ceux qui ne le sont pas.

Absence de formation comptable sur les paiements de transfert

Observation

Dans nos discussions avec la direction relativement aux programmes, nous avons constaté qu’il ne semble pas y avoir de formation comptable officielle sur les paiements de transfert.

Répercussion

Cela accroît le risque d’erreur de consignation des paiements de transfert dans les états financiers du MAECI.

Recommandation

Nous recommandons que la direction évalue les besoins en formation des responsables des paiements de transfert et fixe des exigences en conséquence.

Immobilisations corporelles

Absence de lignes directrices claires sur la capitalisation des immobilisations corporelles

Observation

Dans nos discussions avec la direction, nous avons remarqué que les divisions du MAECI reçoivent peu de directives sur l’application des critères de capitalisation des immobilisations corporelles (p. ex. réparations et entretien).

Répercussion

Cela accroît le risque d’erreurs dans la consignation des dépenses du MAECI.

Recommandation

Nous recommandons que le MAECI adopte des critères de capitalisation des dépenses permettant de bien consigner les opérations liées aux immobilisations corporelles.

Les immobilisations ne respectent pas le seuil de capitalisation

Observation

L’examen de la liste des immobilisations corporelles acquises a montré que 131 d’entre elles ne respectent pas le seuil d’immobilisation de 10 000 $, ce qui correspond à un coût total 480 310 $ (0,37 p. 100 du total des acquisitions).

En discutant avec la direction, nous avons aussi constaté que la politique de regroupement et les critères concernant les immobilisations corporelles ne sont pas bien compris.

Répercussion

Cela accroît le risque d’erreurs dans la consignation des dépenses du MAECI.

Recommandation

Nous recommandons que le MAECI adopte des critères de regroupement des immobilisations corporelles permettant de consigner uniformément les opérations du MAECI.

Radiation d’immobilisations totalement amorties sans justification

Observation

Dans nos discussions avec la direction, nous avons constaté que des immobilisations corporelles totalement amorties sont radiées (supprimées du grand livre auxiliaire des immobilisations).

Répercussion

Même si cela n’a pas d’incidence sur le résultat net des opérations du MAECI, cela accroît le risque d’erreurs dans les états financiers ministériels sur les immobilisations corporelles.

Recommandation

Nous recommandons que le MAECI adopte des procédures de suivi des immobilisations corporelles garantissant l’intégralité et l’exactitude de celles-ci et tenant compte de l’ensemble des immobilisations corporelles que possède et gère le Ministère.

3.0 Conclusion

Les contrôles n’ont pas révélé d’écarts ni d’erreurs. Compte tenu de l’étendue du travail, les vérificateurs n’ont eu aucune raison de croire que les échantillons examinés étaient matériellement erronés. Les opérations examinées ont été correctement consignées dans les dossiers financiers du MAECI.

Annexe A – Plan d'action de la direction

Recommandation

Nous recommandons que le MAECI :

Réponse de la direction et mesures prises

Des contrôles d’efficacité de conception ont été entrepris. Une fois les écarts de conception cernés, le contrôle d’efficacité des opérations pourra commencer.

Conformément à la politique sur les contrôles internes, la direction et le Comité ministériel de vérification seront informés des résultats d’évaluation dans l’annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers.

Responsabilité

Politique financière, contrôle et développement de la collectivité (SMO)

Date d’achèvement prévue

Juin 2012

Recommandation

Tout en continuant de documenter ses processus et ses contrôles, le MAECI doit veiller à ce que :

Le MAECI doit s’assurer que la documentation est assez précise pour permettre de vérifier seulement les contrôles liés à la masse salariale que représente le personnel canadien à l’étranger. Ainsi, la haute direction disposera de résultats ciblés quant à l’efficacité des contrôles importants et indiquant s’ils accroissent la responsabilité en matière de contrôle au Ministère.

Réponse de la direction et mesures prises

La documentation des processus (descriptions narratives organigrammes) doit donner un aperçu d’un processus administratif déterminé et pas seulement des renseignements sur les principaux contrôles.

La grille de contrôle sert à ramener la liste des contrôles à seulement ceux qui sont considérés importants pour la vérification. La grille de contrôle interne cerne et documente les risques inhérents à chaque processus, les objectifs des contrôles correspondants et les contrôles visant à gérer les risques cernés et renvoie aux contrôles importants dans les organigrammes. La grille de contrôle interne sert à consigner les faits établis dans les états financiers, le type de contrôle (manuels, automatisés, préventifs ou correctifs, partage des tâches) et le responsable des contrôles. Ces éléments permettent de déterminer les contrôles importants pour la vérification.

L’examen des contrôles assure leur bonne conception.

Une fois les écarts de conception résolus, on vérifie l’efficacité opérationnelle des contrôles importants (seulement). À ce stade, la fréquence des contrôles sert à déterminer la taille de l’échantillon; elle doit être indiquée dans la documentation.

Responsabilité

Politique financière, contrôle et développement de la collectivité (SMO)

Date d’achèvement prévue

Aucune mesure supplémentaire n’est requise à cet égard.

Recommandation

Nous recommandons que la direction adopte des processus permettant de faire la distinction entre les paiements de transfert qui sont évalués de ceux qui ne le sont pas dans les systèmes du MAECI.

Réponse de la direction et mesures prises

Le système financier (SGI) du MAECI est conforme au plan comptable à l'échelle de l'administration fédérale et à la directive du CT sur l'inscription des opérations financières dans les comptes du Canada. Le SGI ne fait pas la distinction entre les paiements de transfert qui sont évalués de ceux qui ne le sont pas. Le Bureau du dirigeant principal des finances respecte donc ses obligations en matière de rapports financiers. Tant qu’il n’y aura pas de demande officielle d’un membre de la haute direction responsable des programmes de S et C, aucune mesure ne sera prise.

Responsabilité

Politique financière, contrôle et développement de la collectivité (SMO)

Date d’achèvement prévue

Aucune mesure subséquente

Recommandation

Nous recommandons que la direction évalue les besoins en formation des responsables des paiements de transfert et fixe les exigences en conséquence.

Réponse de la direction et mesures prises

Un groupe de concertation analyse la nécessité au MAECI d’un cours de gestion financière des subventions et des contributions. L’initiative devrait se terminer au cours du présent exercice.

Responsabilité

Centre d'expertise sur les subventions et les contributions (SMOC)

Date d’achèvement prévue

31 mars 2012

Recommandation

Nous recommandons que le MAECI adopte des critères de capitalisation des dépenses permettant de bien consigner les opérations liées aux immobilisations corporelles.

Réponse de la direction et mesures prises

La politique et les directives sur les immobilisations contiennent des critères de capitalisation conformes à ceux du CCSP et aux NCCT. SMO mènera pendant l’exercice en cours un examen complet des processus liés aux immobilisations. Cela permettra de préciser, de simplifier et d’uniformiser les orientations en matière de capitalisation. Une stratégie de communication et de formation permettra d’adopter de nouvelles procédures et lignes directrices.

Responsabilité

Politique financière, contrôle et développement de la collectivité (SMO)

Date d’achèvement prévue

31 mars 2012

Recommandation

Nous recommandons que le MAECI adopte des critères de regroupement des immobilisations corporelles permettant de consigner uniformément ses opérations.

Réponse de la direction et mesures prises

Au cours de l’examen des immobilisations, SMO va revoir la politique et les lignes directrices sur les immobilisations et y intégrer des exigences politiques claires sur la consignation uniforme des achats communs de biens de moins de 10 000 $.

Responsabilité

Politique financière, contrôle et développement de la collectivité (SMO)

Date d’achèvement prévue

31 mars 2012

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