Audit des paiements en vertu des directives sur le service extérieur d’ordre médical

Affaires mondiales Canada
Bureau du dirigeant principal de l’audit

Date de dépôt
Septembre 2018

Sommaire

Le gouvernement du Canada est constitué d’employés qui travaillent au Canada ainsi que d’employés recrutés sur place (ERP) et d’employés canadiens qui travaillent à l’étranger. Ces employés canadiens sont des fonctionnaires fédéraux qui occupent des postes par rotation dans des missions partout dans le monde. En plus de leur salaire, les employés canadiens sont admissibles à des indemnités et à des avantages sociaux en vertu des Directives sur le service extérieur (DSE).

Les présentes directives sont élaborées en collaboration avec des agents négociateurs et des employeurs de la fonction publique au Conseil national mixte (CNM) de la fonction publique du Canada, et font partie intégrante des conventions collectives des employés. Un examen cyclique de ces directives est en cours. Les DES s’appuient sur trois principes : la comparabilité avec le mode de vie au Canada, les incitatifs à travailler à l’étranger et les besoins liés au programme.

Importance

En 2016-2017, Affaires mondiales Canada (le Ministère) a versé des paiements en vertu des DSE d’un montant approximatif de 154^{Note de bas de page 1} millions de dollars en indemnités et en remboursements de dépenses, et de 15 millions de dollars en avances comptables et en prêts d’affectation. Ces montants importants ont été versés à 2 194 employés canadiens ou à leurs personnes à charge admissibles, ou au nom de ceux‑ci, pour 177² missions dans 109^{Note de bas de page 2} pays.

Conformément à son Plan d’audit axé sur les risques pour 2017‑2020, le Bureau du dirigeant principal de l’audit a entrepris une vérification des DSE sélectionnées. Basé sur une évaluation des diverses catégories de DSE et des processus connexes, y compris la consultation de la direction, l’audit s’est axé sur les DSE d’ordre médical. Le Ministère a versé environ 4,9¹ millions de dollars en paiements en vertu des DSE d’ordre médical en 2016‑2017.

Portée

Le présent audit avait pour but de donner l’assurance raisonnable que les principaux contrôles relatifs au paiement en vertu des DSE d’ordre médical étaient en place et qu’ils fonctionnaient bien. L’audit a porté sur l’application de deux types de DSE d’ordre médical : les avances comptables (DSE 4 et 42); et les indemnités ou le remboursement des dépenses (DSE 9, 38, 39, 40, 41 et 54) pour la période du 1^er avril 2014 au 31 mars 2017. Les employés d’Affaires mondiale Canada examinent et approuvent les paiements en vertu des DSE versés aux employés du gouvernement du Canada affectés à l’étranger qui proviennent de 19 ministères fédéraux. Seules les DSE traitées par le Ministère ont été examinées.

Constatations

Les résultats des contrôles visant 226 opérations financières touchant les paiements/avances en vertu des DSE indiquent que 212 opérations n’étaient pas conformes aux directives du CNM. Parmi les 212 opérations non conformes, 113 paiements ont été versés à des parties inadmissibles (10 984 $ aux ERP et 947 933 $ aux fournisseurs de service directement), même si la nature des dépenses a été jugée légitime. Les 99 (212-113) opérations restantes touchant des employés canadiens ont été jugées non conformes en raison de remboursements qui ont été effectués pour des dépenses inadmissibles, des dépenses irraisonnables ou sans documents à l’appui; ou d’avances en vertu des DSE qui n’ont pas été suivies et perçues de manière uniforme et dans les délais prescrits. Certaines des raisons expliquant ce nombre important d’opérations non conformes sont décrites ci-dessous.

Les directives du CNM liées aux DSE constituent un ensemble complexe de modalités des avantages applicables aux employés canadiens. Étant donné que l’administration des DSE est réalisée par divers employés participant à 177 missions de même qu’à l’administration centrale, on s’attendait à ce que le Ministère donne une orientation claire et de la formation adéquate pour assurer la conformité aux directives du CNM et l’application uniforme de celles-ci. Toutefois, on a décelé des cas d’orientation manquant de clarté, pas suffisamment détaillée ou pas en harmonie avec les directives du CNM. En outre, certains aspects de la formation nécessitaient une amélioration, particulièrement pour les responsables de l’administration des DSE. L’équipe d’audit a également remarqué qu’une certaine surveillance officielle des paiements en vertu des DSE a lieu lors des missions. Cependant, à l’administration centrale et aux points de prestation de services communs, aucun mécanisme de surveillance officiel n’a été relevé pour les paiements en vertu des DSE d’ordre médical. En raison de cette faiblesse, il existe des risques de remboursement tardif des demandes, de trop‑payés et d’abus.

Conclusion

Généralement, les contrôles clés concernant les paiements en vertu des DSE d’ordre médical n’étaient pas en place ou ne fonctionnaient pas de façon efficace. La Direction générale de la politique et des services relatifs aux DSE était déjà au courant des lacunes touchant l’orientation ministérielle, soit le manque d’harmonisation, de détail et de clarté. Au moment de l’établissement du présent rapport, la Direction générale procédait à l’examen et à la révision des procédures et des outils. De plus, un nombre important de cas de non-conformité aux directives du CNM donnant lieu à des paiements a été décelé: n’ayant pas les documents à l’appui suffisants; versés pour des dépenses inadmissibles; ou à des parties inadmissibles. Des améliorations sont requises dans les domaines de la formation et de la surveillance des paiements en vertu des DSE pour assurer l’application uniforme des DSE d’ordre médical et pour atténuer le risque de remboursements tardifs, de trop‑payés et d’abus.

Les recommandations sont décrites en détail à la section 5 du présent rapport.

Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de l’audit, cet audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes de même qu’à la politique et à la directive du Conseil du Trésor sur l’audit interne, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les procédés d’audit appliqués et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l’exactitude des constatations et la conclusion formulée dans ce rapport, et pour fournir le niveau d’assurance que procure un audit. Les constatations et la conclusion reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l’audit et les critères d’audit préétablis convenus avec la direction. Elles s’appliquent uniquement à l’entité examinée ainsi qu’à la portée et à la période visées par l’audit.

Dirigeant principal de l’audit

1. Contexte

Le gouvernement du Canada est constitué d’employés qui travaillent au Canada ainsi que d’employés recrutés sur place (ERP) et d’employés canadiens qui travaillent à l’étranger. Ces employés canadiens sont des fonctionnaires fédéraux qui occupent des postes par rotation dans le cadre de 177 missions dans 109 pays. En plus de leur salaire, ces employés sont admissibles à des indemnités et à des avantages sociaux en vertu des Directives sur le service extérieur (DSE). Les dispositions des directives tiennent compte des différences entre les régions, les pays et les villes, comme les conditions de vie, le coût de la vie et les soins de santé. Les DSE s’appuient sur trois principes : compatibilité avec le mode de vie au Canada, incitatifs à travailler à l’étranger et besoins liés au programme.

Le Conseil national mixte (CNM) de la fonction publique du Canada est chargé de l’élaboration et de la surveillance des DSE. Ces directives sont négociées avec les unités de négociation et au moyen d’un processus d’examen cyclique. Le Ministère fournit de la rétroaction au CNM sur le contenu et les enjeux possibles concernant l’application des DSE grâce à sa participation au Comité des DSE du CNM. En 2016‑2017, le Ministère a versé des paiements en vertu des DSE d’un montant approximatif de 154 millions de dollars en indemnités et en remboursements de dépenses, et de 15 millions de dollars en avances comptables et en prêts d’affectation à 2 194 employés canadiens ou à leurs personnes à charge admissibles, ou au nom de ceux‑ci.

Conformément à son Plan d’audit axé sur le risque pour 2017‑2020, le Bureau du dirigeant principal de l’audit a entrepris une vérification des DSE sélectionnées. D’après une évaluation des diverses catégories de DSE et des processus connexes, y compris la consultation de la direction, l’audit était axé sur les DSE d’ordre médical, y compris les examens et les traitements dentaires. Ces directives en matière de santé sont conçues pour s’assurer que les à employés canadiens et leurs personnes charge sont médicalement aptes au service à l’étranger et qu’elles ont accès aux soins de santé nécessaires et convenables pendant toute leur période d’affectation. Les employés canadiens et leurs personnes charge doivent être couvertes par le Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) et le Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP) de l’employé afin que ces dispositions relatives à la santé s’appliquent.

Description des DSE d’ordre médical

Depuis avril 2018, le Secteur des ressources humaines (HCM) d’Affaires mondiales Canada (le Ministère) est chargé de l’administration et de l’interprétation des DSE pour les employés du gouvernement du Canada affectés à l’étranger qui proviennent de 19 ministères fédéraux. Certaines DSE sont administrées par les missions, certaines à l’administration centrale, tandis que d’autres sont une responsabilité conjointe des missions et de l’administration centrale. Il existe deux types de paiements en vertu des DSE d’ordre médical versés aux employés canadiens : les avances comptables; et les indemnités ou le remboursement de dépenses. Les avances comptables (DSE 4 et 42) sont des montants déboursés sous forme de prêts que les employés canadiens sont tenus de rembourser dans un délai prescrit. Les indemnités ou remboursements de dépenses sont des montants que les employés canadiens ont le droit de recevoir pour les DSE d’ordre médical 9, 38, 39, 40, 41 et 54. Pour la période de trois ans allant de 2014‑2015 à 2016‑2017, le Ministère a déboursé 14,3^{Note de bas de page 3}millions de dollars en paiements en vertu de DSE d’ordre médical (7,8 millions de dollars en avances comptables et 6,5 millions de dollars en indemnités/remboursements). Voir l’annexe A pour consulter les dépenses ministérielles engagées durant cette période.

Avant chaque affectation, les employés canadiens et les personnes à charge les accompagnant peuvent devoir subir des examens médicaux, couverts sous la DSE 9, pour s’assurer qu’elles sont médicalement aptes au service à l’étranger. Pendant qu’ils vivent à l’étranger, les employés canadiens et leurs personnes à charge peuvent être admissibles à des examens médicaux, à des services d’immunisation contre les maladies contagieuses ou à des médicaments préventifs aux termes de la DSE 38. Les DSE 39 et 41 offrent une aide financière aux employés canadiens et à leurs personnes à charge qui engagent des frais médicaux à l’extérieur du Canada qui dépassent le montant maximum des remboursements en vertu du RSSFP et du RSDFP ou qui ont besoin d’avoir accès à des installations et à des services de soins de santé nécessaires et convenables. Dans les cas d’accouchement, une allocation de cinq jours peut être autorisée au conjoint pour couvrir les frais de déplacement et de séjour pour que l’employé canadien ou son époux soit présent à la naissance d’un enfant. En outre, l’employé canadien peut demander des avances en vertu de la DSE 42 ou 4 pour couvrir les paiements d’avance pour frais médicaux/dentaires ou frais de déplacement/séjour au lieu de traitement, respectivement. De plus, lorsque l’employé canadien engage des dépenses liées à une maladie grave ou au décès de personnes à charge ou de proches parents qui dépassent le montant qui aurait été engagé si l’employé canadien travaillait à l’administration centrale, il peut demander des indemnités au moyen de la DSE 54. Par ailleurs, les personnes à charge qui sont séparées de l’employé canadien et qui vivent au Canada peuvent réclamer le coût des primes au titre du régime d’assurance-maladie provincial en vertu de la DSE 40.

Administration des DSE à Affaires mondiales Canada

Direction générale de la politique et des services relatifs aux DSE

En avril 2018, la Direction générale de la politique et des services relatifs aux DSE (HED) a été transférée du Secteur de la plateforme internationale (ACM) au Secteur des ressources humaines (HCM). La Direction générale de la politique et des services relatifs aux DSE est chargée d’offrir des services liés aux DSE aux employés qui sont affectés à l’étranger à l’appui des principaux secteurs d’activités du Ministère et des autres programmes du gouvernement du Canada. La Direction générale compte deux directions qui lui permettent d’exécuter son mandat : le Centre à la clientèle des DSE (HEA) et la Direction de la politique et de l’administration des DSE (HEP).

Le Centre à la clientèle des DSE est constitué de 18 conseillers à la clientèle des DSE qui sont affectés à diverses missions et qui sont chargés de donner des conseils et d’administrer les DSE pour le compte des employés canadiens et de leurs personnes à charge. La Direction de la politique et de l’administration des DSE, formée d’un directeur adjoint et de quatre coordonnateurs des DSE, est chargée de préciser et d’interpréter les politiques, y compris d’élaborer des lignes directrices et des procédures. Elle est également chargée de surveiller les dépenses liées aux DSE.

Missions

Les chefs de mission participent au processus de planification stratégique et de prise de décisions pour tous les programmes, y compris les DSE. Même si les chefs de mission attribuent normalement la responsabilité de l’administration des DSE aux agents de gestion et des affaires consulaires, les chefs de mission demeurent responsables. Bien que la majorité des DSE d’ordre médical comprises dans la portée de cet audit soient administrées et approuvées par les missions, il y a des exceptions dans le cadre desquelles l’engagement de certaines dépenses liées aux DSE peut seulement être autorisé par l’administration centrale. Par exemple, l’approbation des DSE 39, 41 et 54 pour les chefs de mission et leurs personnes à charge, qui est effectuée par les conseillers à la clientèle au Centre à la clientèle des DSE à l’administration centrale.

Direction générale des affectations et de la gestion des cadres

La Direction générale des affectations et de la gestion des cadres (HFD) est chargée de remettre les formules de confirmation d’affectation (FCA), qui sont des documents officiels confirmant les affectations à l’étranger des employés d’Affaires mondiales Canada et qui renferment de l’information précise sur laquelle l’admissibilité aux DSE est fondée. Les FCA peuvent seulement être remis lorsque les autorisations médicales ont été accordées par un médecin de Santé Canada pour les employés canadiens et leurs personnes à charge. D’autres ministères remettent des FCA ou des documents équivalents à leurs employés affectés à l’étranger.

Comité de coordination interministériel (groupe de travail B)

Le groupe de travail B, situé à l’administration centrale, est présidé par le directeur de la Direction de la politique et de l’administration des DSE et est composé de représentants de six autres ministères. Il se réunit chaque mois et offre un forum pour discuter de l’interprétation et de l’application de certaines DSE. Ses buts consistent à assurer l’interprétation et l’application uniformes; à discuter et à recommander des solutions possibles à des préoccupations et à des enjeux précis au cas par cas; et à fournir aux administrateurs ministériels un endroit où échanger de l’information. En ce qui a trait aux DSE d’ordre médical, le groupe de travail B peut participer à l’approbation des cas liés aux DSE 39.

Santé Canada

Les médecins de Santé Canada donnent des avis médicaux sur l’aptitude au service à l’étranger, conformément à la DSE 9. Santé Canada peut également participer aux DSE d’ordre médical lorsque les conseillers à la clientèle ou la gestion de la mission nécessitent un avis médical professionnel. Par exemple, à la demande des missions ou de la Direction générale de la politique et des services relatifs aux DSE, les médecins de Santé Canada peuvent formuler des recommandations sur les déplacements pour raisons médicales en vertu de la DSE 41.

Assureur

L’assureur est chargé d’administrer le régime global du RSSFP et du RSDFP, qui s’applique aux employés travaillant à l’extérieur du Canada. Ainsi, les employés canadiens doivent soumettre une demande de remboursement à l’assureur lorsque des frais médicaux admissibles sont engagés à l’étranger. L’assureur examinera la demande et calculera le montant du remboursement. Lorsque les employés canadiens reçoivent des remboursements de l’assureur, les explications des états des prestations y sont jointes. Ces états renferment des codes qui indiquent l’admissibilité aux remboursements et les montants qui dépassent les coûts non remboursés ou refusés en vertu des dispositions de base du RSSFP ou du RSDFP.

2. Objectif et portée de l’audit

Le présent audit avait pour but de donner l’assurance raisonnable que les principaux contrôles relatifs au paiement en vertu des DSE d’ordre médical étaient en place et qu’ils fonctionnaient bien. Les critères de l’audit sont énoncés à l’annexe B.

L’audit portait principalement sur l’administration et le paiement des DSE d’ordre médical (4, 9, 38, 39, 40, 41, 42 et 54) pour la période du 1^er avril 2014 au 31 mars 2017.

3. Observations

Cette section décrit les principales constatations et observations découlant de l’audit, divisées en trois thèmes généraux : Orientation et formation; Conformité aux directives du CNM et procédures ministérielles; et Surveillance.

Les résultats de l’audit sont fondés sur l’examen des documents pertinents, les descriptions étape par étape des processus principaux, les 26 questionnaires envoyés aux agents de gestion et des affaires consulaires avec un taux de réponse de 58 % ainsi que les entrevues avec la direction et le personnel de l’administration centrale. En outre, l’équipe d’audit a mené un contrôle détaillé d’un échantillon de cas (bénéficiaires) qui a été sélectionné selon une méthode d’échantillonnage dirigé. Étant donné que l’échantillon sélectionné était dirigé et non au hasard, les résultats ne peuvent pas être extrapolés à la population. Pour chaque cas sélectionné, les opérations financières les plus récentes (paiements et remboursements d’avance) ayant la valeur la plus élevée ont été sélectionnées pour l’examen. L’échantillon de l’audit a été divisé en deux sous-échantillons : 127 opérations financières liées aux employés canadiens au montant de 1 362 401 $ et 113 opérations financières liées aux employés non canadiens au montant de 958 917 $, comme indiqué dans le tableau ci-dessous. Une description de l’échantillon et de la méthode figure à l’annexe C.

Tableau 1 : Description de l’échantillon

3.1 ORIENTATION ET FORMATION

3.1.1 Orientation ministérielle (procédures, outils et soutien de l’administration centrale)

Il était prévu que les documents d’orientation ministérielle soient en harmonie avec les directives du CNM qui sont la source faisant autorité pour les DSE. Il était également prévu que l’orientation ministérielle, qui comprend les procédures, les outils et le soutien de l’administration centrale, seraient claires et diffusées aux intervenants. Ainsi, on aiderait à s’assurer que les paiements et les avances en vertu des DSE sont faits en fonction de l’admissibilité, des documents à l’appui suffisants et des approbations adéquates.

L’équipe d’audit a comparé les lignes directrices ministérielles aux directives du CNM et a constaté qu’elles ne sont pas totalement harmonisées. Par exemple, la directive du CNM stipule que les dépenses engagées par les employés canadiens en vertu de la DSE 38 (frais de services médicaux préventifs) ne doivent pas être imputées aux régimes d’assurance maladie et hospitalisation des employés canadiens. Cependant, les procédures ministérielles relatives à la DSE 38 comprennent des directives pour soumettre les demandes de remboursement au RSSFP. Cette orientation contradictoire peut entraîner de la confusion. L’examen des dossiers a révélé un cas pour lequel une dépense en vertu de la DSE 38 avait été réclamée et remboursée par le fournisseur de services du RSSFP, ce qui est contradictoire avec les directives du CNM.

L’équipe d’audit a constaté que pour chaque DSE, les lignes directrices et procédures sont réparties dans de nombreux documents élaborés par la Direction de la politique et de l’administration des DSE, y compris un Guide du service extérieur et une foire aux questions. En plus de l’orientation établie par l’administration centrale, certaines missions ont élaboré des procédures liées aux DSE propres aux missions. L’équipe d’audit a relevé cinq sources différentes pour l’orientation sur la DSE 41 (Déplacement pour soins médicaux). Par ailleurs, plusieurs écarts ont été cernés dans les documents ministériels concernant les définitions et les procédures. Par exemple, le Guide du service extérieur indique que les employés sont tenus de joindre les reçus originaux et de fournir une preuve de paiement pour les demandes de remboursement en vertu de la DSE 39. Cependant, l’orientation dans l’intranet ministériel ne mentionne pas cette exigence. D’après les réponses obtenues dans les questionnaires envoyés aux missions, les agents de gestion et des affaires consulaires étaient au courant de l’existence et de l’emplacement de l’orientation ministérielle dans l’intranet du Ministère; toutefois, ils ont indiqué qu’il serait utile d’avoir une orientation sur les rôles et les responsabilités des missions et que tous les outils de lignes directrices portant sur les DSE soient regroupés dans un guide ou sur une page wiki.

Les formulaires d’indemnité des DSE sont accessibles dans l’intranet ministériel. Toutefois, il n’existe pas de formulaire pour demander une avance en vertu de la DSE 4 pour déplacement pour soins médicaux. Par conséquent, l’examen des dossiers a révélé que les exigences nécessaires pour approuver les avances n’étaient pas toujours satisfaites dans l’ensemble des missions. L’équipe d’audit a également souligné un manque d’orientation et de processus liés à la consignation, au suivi et au règlement des avances.

Chaque mission est appuyée par un conseiller à la clientèle des DSE désigné qui est disponible pour fournir de l’information sur l’admissibilité et l’application des diverses DSE. La majorité des répondants au questionnaire visant les agents de gestion et des affaires consulaires ont indiqué qu’ils reçoivent une orientation et un soutien suffisants de leur conseiller à la clientèle pour faciliter leur prise de décisions. D’autres agents de gestion et des affaires consulaires ont souligné des enjeux comme le temps de réponse et le manque d’uniformité de l’information des conseillers à la clientèle. L’équipe d’audit a relevé des cas pour lesquels les conseillers à la clientèle ont donné des conseils qui n’étaient pas en harmonie avec les directives du CNM.

Les directives du CNM sur les DSE constituent un ensemble de modalités complexes et d’indemnités pour les employés canadiens; par conséquent, il est crucial de disposer d’orientation et d’outils ministériels qui sont : harmonisés avec les directives du CNM, rédigés en langage simple et clair, et suffisamment détaillés pour que les 177 missions et le personnel touché à l’administration centrale appliquent les DSE de la même manière. Toutefois, l’équipe d’audit a cerné un trop grand nombre de sources de documents de procédure et de cas de manque d’harmonisation et de clarté. Par conséquent, l’équipe a constaté que les DSE ne sont pas interprétées et appliquées de façon uniforme, ce qui donne lieu au remboursement tardif des avances, à des trop‑payés et à des occasions d’abus. Au moment où le présent rapport a été rédigé, la Direction générale de la politique et des services relatifs aux DSE était au courant du besoin d’améliorer l’orientation globale des DSE et a entamé le processus visant à améliorer les procédures et les outils relatifs aux DSE d’ordre médical.

3.1.2 Formation ministérielle

On s’attendait à ce que les employés responsables de l’administration des DSE d’ordre médical reçoivent la formation adéquate pour s’acquitter de leurs responsabilités.

L’équipe d’audit a remarqué que les chefs de mission et les agents de gestion et des affaires consulaires ont les mêmes pouvoirs financiers pour administrer les DSE d’ordre médical du personnel de mission. Même si cette fonction est généralement assumée par les agents de gestion et des affaires consulaires, la responsabilité relève des chefs de mission. Ainsi, il est important que les chefs de mission et les agents de gestion et des affaires consulaires reçoivent la formation adéquate. L’équipe d’audit a constaté que le programme de formation préalable à l’affectation comprenait une formation obligatoire d’une heure pour les chefs de mission, et une formation d’un jour pour les agents de gestion et des affaires consulaires sur l’administration des DSE, y compris les DSE d’ordre médical. L’équipe d’audit a examiné le matériel de formation et a constaté que, bien qu’il donne un bon aperçu et une description de chacune des DSE, il ne fournit pas suffisamment d’information sur les rôles et les responsabilités des chefs de mission et des agents de gestion et des affaires consulaires en ce qui a trait à l’administration des DSE et des pouvoirs financiers connexes. En outre, d’autres employés canadiens et leurs personnes à charge reçoivent de l’information relative aux DSE dans le cadre de leur formation préalable au départ. L’équipe d’audit a examiné le matériel de formation sur les DSE de 2018‑2019 destiné aux employés canadiens et a constaté que, bien que de l’information sur les dépenses admissibles avait été fournie, aucun exemple précis de dépenses inadmissibles n’avait été donné. La fourniture d’information mieux équilibrée permettrait d’accroître la sensibilisation des employés canadiens et de réduire le fardeau des administrateurs des DSE lors de l’examen des demandes de remboursement.

Presque tous les agents de gestion et des affaires consulaires qui ont répondu au questionnaire ont indiqué qu’ils avaient suivi la formation sur les DSE avant leur première affectation; toutefois, environ la moitié ont signalé qu’ils n’avaient pas reçu de formation de type « recyclage » récemment. Vingt‑neuf pour cent des agents répondants ont indiqué que leur plus récente formation sur les DSE remontait à plus de dix ans. Sans formation adéquate, les chefs de mission et les agents de gestion et des affaires consulaires risquent de ne pas avoir les connaissances et la compréhension nécessaires pour s’acquitter de leurs responsabilités liées aux DSE.

Durant les entrevues, les conseillers à la clientèle des DSE ont mentionné qu’ils reçoivent un niveau de formation adéquat sous la forme d’une formation initiale destinée aux nouveaux employés et de séances tenues aux deux semaines pour échanger leurs connaissances et de l’information à jour. De plus, les conseillers à la clientèle des DSE ont accès à des manuels d’utilisation et à une orientation dans l’intranet ministériel. Cependant, en raison d’un roulement élevé au sein de leur direction, le savoir ministériel n’est pas conservé et nécessite une reconstitution continue.

3.2 Conformité aux directives de CNM et aux procédures ministérielles

On s’attendait à ce que des contrôles soient en place pour veiller à ce que les paiements en vertu des DSE soient conformes aux directives du CNM et aux procédures ministérielles. Étant donné que l’équipe d’audit a constaté que les procédures et l’orientation ministérielles n’étaient pas entièrement harmonisées avec les directives du CNM, elle a utilisé les directives du CNM pour cerner les exigences relatives aux DSE d’ordre médical et déterminer la conformité. Un échantillon de 240 opérations financières portant sur les cas de 15 employés non canadiens et de 44 employés canadiens a été sélectionné. Celui-ci représentait 113 opérations de paiements/d’avances versés à des employés non canadiens au montant de 958 917 $ et 127 opérations touchant des employés canadiens au montant de 1 362 401 $. Aucun document ne pouvait être fourni pour appuyer 14 des 127 opérations financières relatives aux cas d’employés canadiens au montant de 136 362 $. Ainsi, ces 14 opérations ne pouvaient pas être examinées pour évaluer si les paiements en vertu des DSE étaient admissibles ou conformes aux directives du CNM et à l’instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers et contractuels du Ministère pour les DSE. Par conséquent, 226 (240 – 14) opérations ont été examinées (113 opérations d’employés non canadiens et 113 opérations d’employés canadiens).

3.2.1 Conformité aux directives du CNM

Bien que les employés canadiens et leurs personnes à charge devraient être les seuls bénéficiaires admissibles aux DSE, l’équipe d’audit a constaté que les paiements ou les avances en vertu des DSE avaient été versés comme suit aux employés non canadiens du 1^er avril 2014 au 31 mars 2017 : 10 984 $ aux employés recrutés sur place et 947 933 $ directement aux fournisseurs de services médicaux et d’hébergement plutôt qu’aux employés canadiens. Parmi les paiements versés aux employés non canadiens, l’équipe d’audit a échantillonné 15 bénéficiaires pour lesquels 113 opérations financières avaient été effectuées, et a déterminé que même si la nature des dépenses était légitime, celles‑ci étaient non conformes. Toute avance faite à un employé non canadien avait un risque inhérent plus élevé de non‑remboursement, car celui-ci n’est pas assujetti aux mêmes répercussions qu’un employé canadien (c’est-à-dire que toute avance en souffrance d’un employé canadien doit être examinée avant une rotation). En outre, les avances directes faites aux fournisseurs de services augmentent le risque de paiements en double, car le Ministère pourrait payer pour le même service directement aux fournisseurs de services et au moyen des demandes de remboursements soumises par un employé canadien.

Parmi les 113 opérations examinées touchant les employés canadiens totalisant un montant de 1 226 038 $, 88 % ont été jugées non conformes aux directives du CNM, comme il est décrit en détail ci‑dessous. Le but de chaque DSE, comme il est décrit dans les directives du CNM, est fourni comme introduction à chacune des sections sur les DSE.

DSE 4 et 42 – Avances en vertu des DSE d’ordre médical

Les employés ont le droit de demander une avance pour frais médicaux et/ou dentaires en vertu de la DSE 42, et peuvent utiliser la DSE 4 pour demander une avance comptable pour d’autres DSE, comme la DSE 41.

Pour être admissible à une avance pour frais médicaux en vertu de la DSE 42, l’employé canadien doit être en mesure de démontrer que les frais seront remboursés par le RSSFP ou le RSDFP. De plus, l’employé canadien peut demander une avance au moyen de la DSE 4 pour des frais de déplacement et de séjour liés à la DSE 41. Pour ces deux types d’avances, l’employé canadien doit soumettre une estimation des coûts avant son voyage, puis rembourser le Ministère dans le délai établi dans les directives. Par conséquent, l’équipe d’audit s’attendait à ce que les estimations de coût des dépenses admissibles et des avances en vertu des DSE soient remboursées dans les délais prescrits. Pour la portée de l’audit, des avances au montant total de 1 464 367 $ (DSE 4 et 42) ont été versées. Selon un échantillon de 38 avances versées à ces employés canadiens au montant de 725 988 $ (10 avances en vertu de la DSE 4 et 28 avances en vertu de la DSE 42), les résultats de l’audit ont montré que toutes les opérations liées à la DSE 4 étaient non conformes. Parmi les 28 avances en version de la DSE 42, cinq n’ont pas pu être évaluées en raison d’un manque de documents à l’appui, 21 étaient non conformes et les deux avances restantes étaient conformes. Voici le détail des constatations :

• Huit avances sur dix en vertu de la DSE 4 et 12 avances sur 28 en vertu de la DSE 42 n’avaient pas été remboursées dans les délais établis dans les directives du CNM, tandis qu’aucune évaluation ne pouvait être faite pour quatre des avances en vertu de la DSE 42 en raison d’un manque de documents à l’appui;
• 47 % des demandes d’avance n’étaient pas appuyées par des estimations des frais médicaux et/ou de déplacement;
• pour 46 % des avances en vertu de la DSE 42, l’assureur n’avait pas fourni suffisamment de preuves pour confirmer l’admissibilité aux dépenses, ce qui est un prérequis pour l’approbation des avances en vertu de la DSE 42;
• cinq des remboursements d’avances en vertu de la DSE 42 n’ont pas été effectués dans la même devise que l’estimation de coût du fournisseur de soins de santé, tandis que neuf des avances ne pouvaient pas être évaluées. Cette stipulation en vertu de la DSE 42 existe comme protection contre les gains/pertes découlant des fluctuations du taux de change;
• étant donné qu’il n’y a pas de formulaire standard pour demander des avances pour des frais de déplacement à des fins médicales en vertu de la DSE 4, les exigences n’ont pas toujours été satisfaites.

DSE 41 – Déplacement pour soins médicaux

Les employés et/ou les personnes à charge ont le droit de demander une aide financière pour les frais de déplacement engagés afin d’avoir accès, au besoin, à des installations et à des services médicaux convenables, au plus faible coût possible, lorsque les normes de soins médicaux et les capacités des installations de traitement sont inadéquates ou lorsque les coûts sont excessifs.

Dans l’ensemble, 100 % des 33 opérations financières (liées à 19 cas) étaient non conformes comme il est précisé ci-après.

Afin d’être admissible au titre de la DSE 41, une exigence précise que les médecins qualifiés doivent faire des recommandations pour le voyage à des fins de soins de santé et, le cas échéant, certifier le besoin d'un accompagnateur pour accompagner le patient. Par conséquent, on s'attendait à ce que les bénéficiaires (employés canadiens, personnes à charge ou accompagnateurs) soient admissibles aux soins de santé et soient remboursés pour les frais de déplacement et de séjour admissibles. Les résultats des vérifications sont les suivants :

• dans 14 cas, il manquait de la documentation dans les dossiers pour démontrer l'admissibilité au déplacement pour soins médicaux (p. ex., absence de recommandations du médecin pour justifier le voyage pour raisons médicales ou le besoin d'accompagnateurs pour accompagner les patients);
• dans 10 cas, les employés canadiens ont été remboursés pour des frais de déplacement et de séjour inadmissibles pour un montant de 15 920 $ (p. ex., frais bancaires, frais de location de voiture et de carburant, frais d'excédent de bagages, frais de scolarité à domicile et dépôt d'assurance mobilier);
• dans deux cas, les frais de séjour, d'un montant de 23 814 $, ont été remboursés malgré l'inadmissibilité de l'employé canadien ou du statut des personnes à charge à ce moment-là (p. ex., pendant les périodes de vacances ou une personne à charge ne résidant pas à la mission).

Comme l'exige la DSE 41, l'estimation des frais de déplacement et de séjour doit être soumise avant le voyage et doit être évaluée pour en déterminer le caractère raisonnable. Au retour, l'employé canadien a le droit de réclamer des frais de déplacement et de séjour réels et raisonnables. Par conséquent, l'équipe d'audit s'attendait à trouver une évaluation du caractère raisonnable des coûts avant l'approbation du voyage ainsi que les documents à l'appui. Sur les 19 cas examinés, 11 n'avaient pas de preuve d'une évaluation des coûts effectuée avant le voyage pour en déterminer le caractère raisonnable. Comme il n'y a pas de directive ministérielle sur la façon d'évaluer le caractère raisonnable, l'équipe d'audit a utilisé la Directive sur les voyages du CNM, qui est utilisée par le gouvernement du Canada pour assurer des pratiques de voyage justes et raisonnables, afin de vérifier le caractère raisonnable des frais de déplacement et de séjour réels réclamés par les employés canadiens. On a constaté que 17 cas sur 19 n'étaient pas conformes à la DSE 41 pour un montant de 192 240 $ en raison de reçus manquants ou de frais de déplacement et de séjour qui dépassaient les taux prévus par la Directive sur les voyages du CNM.

En ce qui a trait à la DSE 41.3 (indemnité de déplacement pour l’employé canadien/le conjoint afin d’assister à la naissance d’un enfant), l'employé canadien doit présenter une demande d'indemnité de déplacement et de séjour de cinq jours, y compris une estimation des coûts, à son conseiller à la clientèle des DSE. À son retour, l'employé canadien n'est pas tenu de présenter des reçus pour les dépenses réelles, mais doit présenter le formulaire DSE 70 attestant que les fonds ont été dépensés aux fins prévues et conserver les reçus pendant sept ans. En se fondant sur 12 cas échantillonnés, l'équipe d'audit a constaté que l'employé canadien n'a pas demandé d'indemnités ni soumis d'estimations de coûts avant le voyage. Au lieu de cela, des remboursements ont été effectués à l'employé canadien en fonction des frais de déplacement et de séjour réels. Par conséquent, cette pratique empêche le Ministère d'évaluer le caractère raisonnable des coûts avant le déplacement.

DSE 39 – Frais de soins médicaux

Les employés et/ou les personnes à charge ont droit à une aide financière lorsque les frais de soins médicaux engagés à l'extérieur du Canada dépassent ceux qui sont permis en vertu du RSSFP ou du RSDFP, sous réserve de certaines conditions. L'admissibilité des frais de soins médicaux est déterminée par l'assureur.

L'excédent des coûts admissibles non remboursés par l'assureur peut être réclamé par l'employé canadien et traité par les missions et les conseillers à la clientèle. Toutefois, pour les services qui peuvent être refusés par l'assureur, l'employé canadien doit soumettre la demande de remboursement au Groupe de travail B plutôt qu'à la mission pour approbation. L'équipe d'audit s'attendait à trouver, dans le cadre de la demande de remboursement au titre des DSE, une preuve d'admissibilité de l'assureur ou une décision du Groupe de travail B, ainsi qu'une preuve des paiements effectués par l'employé canadien relativement aux dépenses encourues. L'équipe d'audit a constaté que 24 des 25 (96 %) opérations financières échantillonnées n'étaient pas conformes. Les constatations spécifiques sont détaillées ci-après :

• 96 % des opérations admissibles n'avaient pas de preuve de paiement à l'appui des montants payés et réclamés par l'employé canadien;
• un cas où des frais médicaux d'un montant de 120 $ ont été réclamés et payés deux fois.

Les entrevues avec le personnel de la Direction générale de la politique et des services relatifs aux DSE ont révélé que l'on présume que les reçus originaux sont présentés par l'employé canadien à l'assureur pour appuyer les demandes de remboursement. Pour cette raison, le Ministère accepte les demandes de remboursement au titre de la DSE 39 en se fondant uniquement sur les relevés de prestations de l'assureur, comme le confirment les constatations de l'audit. Lors du suivi auprès de l'assureur, l'équipe d'audit a obtenu la confirmation que toutes les dépenses médicales examinées au cours de la période visée par l'audit n'étaient pas remboursées en fonction des preuves de paiement. Par conséquent, si le Ministère continue de rembourser les demandes de remboursement au titre de la DSE 39 uniquement en fonction des dépenses jugées admissibles selon les relevés de prestations, il y a un risque accru de paiement en trop à l'employé canadien.

Conformément aux exigences du CNM, lorsque l'employé canadien reçoit des traitements comparables à ceux qui auraient été offerts en Ontario et qui auraient été gratuits, il peut soumettre des demandes de remboursement au Groupe de travail B aux fins de décision. On s'attendait à ce que les remboursements soient effectués sur la base des décisions du Groupe de travail B. L'équipe d'audit a relevé un cas en cours où un employé canadien a soumis une combinaison de coûts réels et estimatifs pour divers services au Groupe de travail B aux fins d'approbation. Après que les membres du Groupe de travail B aient exercé une fonction de remise en question, une décision a été prise en s'attendant à ce qu'une décision de suivi soit demandée une fois que tous les coûts réels seront disponibles. Toutefois, aucune soumission ultérieure au Groupe de travail B n'a été faite. Néanmoins, l'employé canadien a été remboursé pour les dépenses réelles qui dépassaient les montants approuvés conditionnellement d'environ 70 000 $ pour la période visée par l'audit. Il est important que les demandes de remboursement soient étayées par des décisions documentées du Groupe de travail B et que les remboursements soient harmonisés en conséquence.

DSE 9 – Examens médicaux et dentaires

Les employés et leurs personnes à leur charge ont droit au remboursement intégral des coûts liés aux examens médicaux et/ou dentaires comme condition de leur affectation.

Conformément aux exigences du CNM, l'employé canadien a le droit de réclamer des frais d'examen médical et/ou dentaire réels et raisonnables. Ainsi, l'équipe d'audit s'attendait à trouver, au titre de la DSE 9, des preuves de paiements liés aux dépenses engagées. L'équipe d'audit a constaté que trois des sept opérations financières échantillonnées (43 %) n'étaient pas étayées par une preuve de paiement. De plus, comme il est indiqué à l'article 3.2.2., aucune des sept opérations n'a été approuvée conformément à l'instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers et contractuels.

DSE 38 – Frais de services médicaux préventifs

Les employés, leurs personnes à charge et le personnel domestique ont droit au remboursement intégral des frais liés aux examens médicaux, aux vaccinations contre les maladies transmissibles et aux médicaments préventifs.

Pour être admissibles aux remboursements au titre de la DSE 38, les services médicaux préventifs doivent être recommandés par Santé Canada. En outre, pour le personnel domestique, les frais de médecine préventive peuvent être remboursés s'ils ne sont pas couverts par le système de santé local. D'après un échantillon de six opérations financières d'un montant de 7 023 $, 50 % ont été jugées non conformes (p. ex., aucune preuve au dossier à l'appui de l'admissibilité du patient ou du traitement reçu).

DSE 40 – Primes payables à un régime provincial d'assurance-santé

Les employés ayant des personnes à charge qui demeurent au Canada peuvent être admissibles au remboursement de toute prime d'assurance-maladie excédentaire payée pour ces personnes.

Les employés canadiens ont le droit de réclamer les coûts excédentaires des primes d'assurance-maladie familiale pour les personnes à charge admissibles qui ne sont pas à la mission, sur présentation de reçus. L'équipe d'audit s'attendait à trouver de la documentation à l'appui des demandes de remboursement. Au cours de la période de trois ans visée par l'audit, une seule opération au titre de la DSE 40 a été effectuée et les résultats de la vérification ont montré que ni le formulaire de demande de remboursement ni les renseignements à l'appui de la dépense ne figuraient au dossier.

DSE 54 – Déplacement pour événements familiaux malheureux

Les employés peuvent être admissibles à une aide financière pour les dépenses découlant d'une maladie grave ou du décès de personnes à charge ou de membres de leur famille proche, qui s'ajoutent à celles qui auraient été engagées si les employés avaient été en poste à l'AC.

La DSE 54 stipule que des demandes de remboursement peuvent être présentées pour des dépenses liées à certaines circonstances entourant les membres d'une unité familiale définie. Par conséquent, l'équipe d'audit s'attendait à trouver les situations et les membres de la famille identifiés pour répondre aux définitions prescrites. Selon l'examen de trois demandes au titre de la DSE 54, toutes ont été jugées conformes.

Sommaire des résultats des vérifications

Le tableau suivant montre que 94 % des opérations financières vérifiées (96 % de la valeur du montant vérifié) n'étaient pas conformes, ce qui peut entraîner des paiements en trop ou le remboursement de dépenses inadmissibles.

Tableau 2 : Sommaire des résultats des vérifications par DSE

3.2.2 Conformité à la délégation des pouvoirs du ministère

L'équipe d'audit a analysé un échantillon d'opérations au titre des DSE pour vérifier si elles ont été approuvées conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à l'instrument ministériel de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers et contractuels pour les DSE, mis à jour en juillet 2017. Dans l'ensemble, à partir des 113 opérations financières des employés canadiens, l'équipe d'audit a trouvé un cas où la demande au titre de la DSE n'a pas été approuvée par l'autorité compétente en vertu de l'article 34. De plus, dans le cas de la DSE 9 (examens médicaux et dentaires), les sept opérations vérifiées n'étaient pas toutes conformes à la délégation de pouvoirs ministériels puisqu'il n'y avait aucune preuve que les dépenses avaient été engagées par la Direction générale de la politique et des services relatifs aux DSE. De plus, six des opérations ont été approuvées dans les missions plutôt que par la Direction générale de la politique et des services relatifs aux DSE et pour l'opération restante, il n'y avait pas suffisamment d'information pour déterminer si le signataire de l'article 34 avait le pouvoir approprié.

3.3 Surveillance

L'équipe d'audit s'attendait à ce que des mécanismes de surveillance soient en place pour s'assurer que les Directives sur le service extérieur du CNM sont appliquées de façon uniforme et appropriée.

L'équipe d'audit a constaté qu'il n'y a pas de fonction de surveillance officielle pour s'assurer que les DSE liées à des frais médicaux sont appliquées de façon uniforme et appropriée conformément aux directives du CNM. Toute surveillance qui peut avoir lieu est ponctuelle. Les entrevues avec le personnel de la Direction générale de la politique et des services relatifs aux DSE ont confirmé qu'ils n'exercent aucune activité de surveillance des paiements et des avances au titre des DSE qui sont effectués dans les missions.

3.3.1 Avances au titre des DSE

D'après les résultats des questionnaires envoyés aux AGC, plusieurs ont indiqué que les avances au titre des DSE sont enregistrées et suivies à l'aide d'un compte « actif et passif » semblable à d'autres montants recouvrables. À la fin de l'exercice, il existe un processus de certification attestant que ces comptes de mission ont été rapprochés. Idéalement, si tous les montants sont recouvrés, le solde du compte devrait être nul et si ce n'est pas le cas, cet exercice devrait déclencher un rappel pour recouvrer les montants impayés. Cela permet à l'AGC de suivre et de régler les avances au titre des DSE si elles sont effectuées avec diligence. De plus, les répondants au questionnaire d'AGC ont indiqué qu'un examen est effectué avant le départ des employés canadiens des missions afin de déterminer si des montants, y compris des avances, sont impayés. À part ces activités de mission, il n'y a pas de mécanisme de surveillance à l'AC pour assurer le règlement en temps opportun des avances au titre des DSE. Par conséquent, comme indiqué précédemment, 20 des 38 avances échantillonnées n'ont pas été remboursées dans les délais prescrits.

3.3.2 Paiements au titre des DSE

L'équipe d'audit a été informée que l'unité de contrôle interne à l'AC examine périodiquement les contrôles liés aux DSE. Toutefois, comme l'importance relative des DSE liées aux frais médicaux est faible, ces DSE n'ont pas été incluses dans une vérification récente dont les résultats ont été communiqués en juin 2018.

De plus, l'équipe d'audit a été informée qu'aucune vérification des comptes n'est effectuée avant que les paiements au titre des DSE (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques) soient traités à l'AC ou aux points de prestation des services communs. En raison des mécanismes de surveillance inadéquats en place dans les missions et à l'AC pour les paiements et les avances au titre des DSE, il y a un risque que les paiements non conformes aux DSE ne soient pas recensés et corrigés.

4. Conclusion

En général, les contrôles clés sur le paiement au titre des DSE liées aux soins médicaux n'étaient pas en place ou ne fonctionnaient pas efficacement. La Direction générale de la politique et des services relatifs aux DSE était déjà au courant des lacunes des directives ministérielles en matière d'harmonisation, de détails insuffisants et de manque de clarté. Au moment de la rédaction du présent rapport, la Direction générale était en train d'examiner et de réviser les procédures et les outils pour les DSE liées aux soins médicaux. De plus, un nombre important de cas de non-conformité aux directives du CNM ont donné lieu à des paiements sans pièces justificatives suffisantes, pour des dépenses inadmissibles ou à des parties inadmissibles. Des améliorations sont nécessaires dans les domaines de la formation et de la surveillance des paiements au titre des DSE afin d'assurer l'application uniforme des DSE liées aux soins médicaux et d'atténuer le risque de remboursements tardifs, de paiements en trop et d'abus.

5. Recommandations

Recommandation n^o 1

Le sous-ministre adjoint des Ressources humaines (HCM) devrait clarifier et communiquer les rôles et les responsabilités de tous les intervenants clés qui participent aux DSE et rationaliser les procédures, les directives et les outils ministériels en matière de DSE, afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

Recommandation n^o 2

Le sous-ministre adjoint des Ressources humaines (HCM) devrait consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Conseil d’administration du Régime de soins de santé de la fonction publique afin de s’assurer que l’assureur a des contrôles suffisants en place pour le remboursement des demandes avec les preuves des paiements. Entre-temps, des mesures appropriées devraient être mises en œuvre pour s'assurer que le remboursement des frais médicaux est fondé sur les montants réels payés et que les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers.

Recommandation n^o 3

Le sous-ministre adjoint des Ressources humaines (HCM) devrait offrir une formation ciblée sur les DSE en fonction des besoins à tout le personnel concerné à l'administration centrale, aux points de prestation des services communs et aux missions.

Recommandation n^o 4

Le sous-ministre adjoint des Ressources humaines (HCM) devrait mettre en œuvre des mécanismes de surveillance pour s'assurer que les DSE liées aux frais médicaux sont administrées conformément aux directives du CNM ainsi qu’aux procédures et directives ministérielles.

Recommandation n^o 5

Le sous-ministre adjoint et dirigeant principal des finances, Secteur de la planification ministérielle, des finances et des technologies de l'information, devrait inclure des mécanismes de vérification des paiements au titre des DSE liées aux frais médicaux dans les processus de vérification des comptes (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques) en fonction de la complexité et des risques, et mettre en place un mécanisme de suivi des avances comptables non réglées.

Annexe A : Données financières

Tableau 1 : Total des paiements au titre des DSE pour 2016-2017^{Note de bas de page 4}

Tableau 2 : Indemnités et remboursements de frais médicaux connexes

Tableau 3 : Avances comptables^{Note de bas de page 5}

Annexe B : À propos de l’audit

Objectif

L'objectif de cet audit était de fournir l'assurance raisonnable que des contrôles clés sur les paiements au titre des Directives sur le service extérieur liées aux frais médicaux sont en place et fonctionnent efficacement.

Portée

L'audit a porté sur l'application des DSE liées aux frais médicaux (4, 9, 38, 39, 40, 41, 42 et 54) sur la période de trois ans allant du 1^er avril 2014 au 31 mars 2017.

Critères

Les critères suivants ont été établis à partir d'une évaluation détaillée des risques :

1. Des contrôles sont en place pour s'assurer que les paiements au titre des DSE sont approuvés de façon appropriée, suffisamment étayés, légitimes et conformes aux Directives sur le service extérieur.
2. Des mécanismes de surveillance sont en place pour s'assurer que les Directives sur le service extérieur sont appliquées de façon uniforme et appropriée.
3. Les paiements au titre des DSE sont comptabilisés, suivis et réglés de façon exacte et en temps opportun.

Approche et méthode

Afin de tirer des conclusions sur les critères susmentionnés et sur la base des principaux risques recensés et évalués et des contrôles internes associés aux processus opérationnels connexes, la méthode de l'audit comprenait les éléments suivants :

• analyse des politiques;
• extraction et analyse de données;
• révision et cartographie des processus;
• vérification d’un échantillon de paiements au titre des DSE;
• suivi des avances au titre des DSE;
• entrevues avec des membres de la direction et du personnel du Ministère;
• envoi de questionnaires à des AGC sélectionnés.

Annexe C : Description de l’échantillon

Méthode d’échantillonnage

Afin de sélectionner un échantillon à vérifier, l'équipe d'audit a défini la population. Cette population comprenait toutes les opérations financières au titre des DSE liées aux frais médicaux (paiements d'indemnités, remboursements de dépenses et avances) enregistrées dans le Système d'administration financière (SAF) au cours des trois exercices allant du 1^er avril 2014 au 31 mars 2017. À l'aide d'une méthode d'échantillonnage dirigée, un échantillon de bénéficiaires/cas (à la fois des individus et des tiers) a été choisi et les opérations dans ces cas ont été sélectionnées pour être vérifiées. Les facteurs de risque suivants ont été pris en considération pour la sélection de l'échantillon :

• opérations avec des montants élevés versés aux bénéficiaires;
• opérations avec des montants élevés traitées par les missions;
• représentation des principaux groupes de dépenses au titre des DSE (DSE 9, 38, 39, 41, etc.);
• représentation en termes de missions, de fournisseurs et d’employés canadiens;
• représentation des avances comptables et des indemnités;
• DSE vulnérables à des risques de fraude ou d’abus;
• DSE présentant un risque accru de paiements en double, de paiements excédentaires ou insuffisants;
• tous les paiements au titre des DSE versés à des bénéficiaires non admissibles;
• montant total reçu par un employé canadien au titre des DSE pour des frais médicaux de plus de 2 000 $.

Étant donné que l'échantillon sélectionné était discrétionnaire et non aléatoire, les résultats ne peuvent être extrapolés à l'ensemble de la population.

Description de l’échantillon

Dans chaque cas sélectionné, les opérations financières les plus récentes ayant la valeur monétaire la plus élevée ont été choisies aux fins de vérification. Par conséquent, l'échantillon de l'audit est composé de deux sous-échantillons : 127 opérations financières liées aux employés canadiens pour un montant de 1 362 401 $ et 113 opérations financières liées à des employés non canadiens pour un montant de 958 917 $, tel qu'indiqué dans le tableau ci-après.

Tableau 1 : Description de l’échantillon

Tableau 2 : Description détaillée de l’échantillon

Annexe D : Acronymes et symboles

AC

Administration centrale

ACM

Secteur de la plateforme internationale

AGC

Agent de gestion et des affaires consulaires

CDM

Chef de mission

CNM

Conseil national mixte

DSE

Directive sur le service extérieur

EC

Employés canadiens

ERP

Employés recrutés sur place

FAQ

Foire aux questions

FCA

Formulaire de confirmation d’affectation

HCM

Secteur des ressources humaines

HEA

Centre à la clientèle des DSE

HED

Direction générale de la politique et des services relatifs aux DSE

HEP

Direction de la politique et de l'administration des DSE

HFD

Direction générale des affectations et de la gestion des cadres

RSDFP

Régime de soins dentaires de la fonction publique

RSSFP

Régime de soins de santé de la fonction publique

SAF

Système d'administration financière

SMA

Sous-ministre adjoint

Annexe E : Plan d’action de la direction