Audit de la planification des ressources humaines

Affaires mondiales Canada
Bureau du dirigeant principal de l’audit

Octobre 2017

Sommaire

Conformément au Plan d’audit axé sur les risques d’Affaires mondiales Canada pour 2016-2019, le Bureau du dirigeant principal de la vérification a effectué l’audit de la planification des ressources humaines. L’audit vise à donner l’assurance à la haute direction qu’Affaires mondiales Canada dispose d’un cadre efficace de gestion pour l’élaboration et la mise en œuvre de plans intégrés des ressources humaines en fonction des objectifs opérationnels et des résultats stratégiques fixés. Il convient de souligner que les changements organisationnels ont été communiqués en juillet 2017 et que le sous-ministre adjoint, Ressources humaines, est devenu responsable de la Direction générale des employés recrutés sur place. Ce changement est important puisque ces deux effectifs ont deux approches très différentes de planification des RH quant aux cycles, à l’approbation et aux systèmes liés à la planification en raison des textes de loi distincts qui les gouvernent. Les recommandations de l’équipe d’audit ont été adaptées en fonction de ces changements.

Justification de l’audit

Dans l’enquête préliminaire sur la gestion et l’administration des ressources humaines (RH) touchant le personnel canadien qui a été effectuée par le Bureau du dirigeant principal de l’audit en 2015-2016, on signale que les représentants ministériels ont indiqué que le plan de ressources humaines devrait notamment traiter de la formation, de la planification de la relève et des orientations futures (Objectif 2020). Ils ont également indiqué que le Plan des RH 2015-2016 dont il était question et qui faisait partie du Plan intégré des activités du Ministère (PIAM) n’avait aucun caractère stratégique et n’apportait à peu près rien à l’organisme comme valeur ajoutée.

Points examinés

L’équipe de l’audit a examiné le cadre de gestion guidant l’activité annuelle de planification des RH, de la cueillette des données sur les RH à l’intégration de ces données au PIAM. L’équipe a examiné le Plan ministériel des ressources humaines 2017-2018 d’Affaires mondiales Canada qui concerne les employés canadiens (EC) et s’applique à 55 % de l’effectif (6 252 des 11 269 employés) du Ministère, et le Rapport sur la planification des RH 2016-2017 du Secteur de la plateforme internationale qui concerne les employés recrutés sur place (ERP) et s’applique à 45 % de l’effectif (5 017 des 11 269 employés) du Ministère.

Constatations

Bien que l’exigence réglementaire de faire rapport sur le plan des RH au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) ne s’applique qu’aux EC, le Ministère n’a pas un processus unique de planification des RH intégrant les EC et les ERP. Le Ministère a recours à des structures de gouvernance adéquates distinctes pour les EC et les ERP. Cependant, la structure de gouvernance pour les ERP n’a pas été appliquée.

Le processus opérationnel de planification des RH concernant les ERP est adéquat, même s’il ne définit pas les pénuries éventuelles dans certains groupes professionnels, ni ne mesure les progrès. Le processus opérationnel de planification des RH concernant les ERP n’est pas associé à un système adéquat de collecte des données sur les RH, ni à un outil de planification des RH précis.

De plus, les plans concernant les EC et les ERP ne comprennent pas de mesures sur le rendement. La surveillance et la production de rapport sur les activités liées aux RH n’ont pas eu lieu.

Conclusion

Affaires mondiales Canada dispose d’un cadre efficace de gestion pour l’élaboration et la mise en œuvre de plans intégrés des RH en fonction des objectifs opérationnels et des résultats stratégiques fixés. Le cadre doit être amélioré pour être totalement intégré et pour que le Ministère soit en mesure de produire des rapports sur le rendement réel en fonction des plans des RH.

Énoncé de conformité

En tant que dirigeant principal de l’audit, je suis d'avis que la directive et la politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor ont été respectées, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Les procédés d’audit appliqués et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l’exactitude des constatations et la conclusion formulée dans ce rapport, et pour fournir le niveau d’assurance que procure un audit. Les constatations et la conclusion reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l’audit et les critères d’audit préétablis convenus avec la direction. Elles s’appliquent uniquement à l’entité examinée ainsi qu’à la portée et à la période visées par l’audit.

Brahim Achtoutal
Dirigeant principal de l’audit

1. Contexte

Selon le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), la planification des ressources humaines est un processus qui permet de déterminer les besoins en RH actuels et futurs d'une organisation en vue de l'atteinte de ses objectifs. Pour cette raison, la planification des ressources humaines (RH) doit être associée à la gestion de ces ressources et aux plans généraux stratégiques et opérationnels de l’organisation. En 2007, le SCT a établi un processus de planification visant à intégrer les plans des ressources humaines au processus de planification opérationnel.

Le document Planification intégrée : un guide pour les sous-ministres et les cadres supérieurs précise que l’alinéa 11.1(1)a) de la Loi sur la gestion des finances publiques constitue le fondement législatif de cette planification. Ajoutons que la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (dans son préambule et son article 30 (2b et 3)) fait entrevoir des applications pour la planification des ressources humaines. Dernière précision : dans son appel au renouvellement de la fonction publique, le greffier du Conseil privé demande aux ministères et organismes fédéraux d’améliorer cette même planification dans le cadre d’une planification intégrée des activités.

Pour s’assurer d’un processus de planification harmonieux et complet, il est essentiel de bien définir « intégration ». Comme l’énonce le document Planification intégrée : un guide pour les sous-ministres et les cadres supérieurs, intégrer les RH et les activités « permet d’aligner l’effectif sur les priorités du gouvernement et sur la mission, le plan stratégique et les ressources budgétaires de l’organisation ». En outre, le processus opérationnel commun des ressources humaines concernant les EC précise que l’exercice de planification des RH « est mené parallèlement aux activités plus larges de planification intégrée et renferme plusieurs points de contrôle pour garantir l'harmonisation avec la planification générale de l'organisation ». Autrement dit, comme l’établissent les lignes directrices fédérales, l’intégration ne se limite pas à l’insertion.

Affaires mondiales Canada cherche à faire valoir les intérêts et les valeurs de la population canadienne dans un monde de plus en plus interdépendant et complexe. Faire preuve de souplesse et de rapidité pour innover et ainsi obtenir de meilleurs résultats est essentiel à sa mission, et son personnel constitue son meilleur atout pour réaliser cette mission. À cette fin, le Ministère doit veiller à l’instauration de pratiques appropriées en ce qui concerne la planification de l’effectif, la gestion du rendement et la gestion du risque en matière de ressources humaines, et à épouser la vision d’Objectif 2020 comme moyen favorisant la création d’un milieu de travail productif et respectueux dans lequel les employés peuvent constater l’importance et les résultats de leur travail.

Au 31 mars 2017, Affaires mondiales Canada comptait au sein de son effectif un total de 11 269 employés^{Note de bas de page 1} regroupés en trois catégories : 1) des EC n’occupant pas un poste pourvu à l’aide de bassins (non permutants); 2) des EC occupant un poste pourvu à l’aide de bassins (permutants et mobiles); 3) des employés recrutés sur place (ERP).

• Le processus opérationnel annuel de planification des RH pour les postes pourvus sans l’aide d’un bassin (employés non permutants) est en place depuis quelques années et les données sur les besoins en matière de RH sont consignées dans une feuille de travail pour la planification des RH. Le Ministère compte 3 318 employés canadiens non permutants, ce qui correspond à 29 % de son effectif.
• Le Secteur des ressources humaines (HCM) compte deux directions responsables de la gestion des EC permutants et mobiles. Ces directions gèrent le processus annuel d’affectation touchant les EC permutants^{Note de bas de page 2} et mobiles^{Note de bas de page 3} et les décisions des SMA touchant le groupe des EX. Même si des secteurs autres que HCM gèrent les budgets des salaires des EC permutants et mobiles, ces deux directions sont chargées de la gestion des besoins en RH et de la consignation de ces besoins dans la feuille de travail pour la planification des RH. Le Ministère compte 2 934 EC permutants et mobiles, ce qui correspond à 26 % de son effectif.
• Les chefs de mission (CDM) mènent leur processus annuel de planification des RH en présentant leurs besoins en RH concernant les ERP dans Strategia. Le Ministère compte 5 017 ERP, ce qui représente 45 % de son effectif, et parmi eux, 1 249 employés dont les traitements sont en recouvrement des frais auprès des partenaires où vont leurs services.

Pour la période 2016-2017, le Secteur des ressources humaines (SRH) comptait 319 postes équivalents temps plein et a fourni du soutien en RH à 6 252 EC au moyen d’une enveloppe de 51 554 494 $ pour les salaires et les coûts de fonctionnement. La Direction générale des services aux employés recrutés sur place comptait 34 équivalents temps plein et a fourni du soutien en RH aux 5 017 ERP au moyen d’une enveloppe salariale de 4 236 680 $.

Avant 2016-2017, le Plan des RH concernant les EC se limitait à une section dans le Plan intégré des activités du Ministère (PIAM). En 2017-2018, le SRH a élaboré un plan ministériel des RH concernant les EC en tant que document indépendant et a fourni des stratégies de RH pour inclusion dans le PIAM.

Le Secteur de la plateforme internationale (ACM) a produit un plan de RH concernant les EC en 2016-2017, mais n’en a pas produit un pour 2017-2018. Le Règlement sur l’embauchage à l’étranger délègue au sous-ministre des Affaires étrangères des pouvoirs, des fonctions et des devoirs liés aux ressources humaines, et les pouvoirs délégués doivent être exercés d’une manière qui cadre avec les objectifs et les valeurs de l’organisation. Aucun règlement n’oblige la production d’un plan de RH concernant les EC à l’intention du SCT.

En juillet 2017, des changements organisationnels ont été communiqués, selon lesquels le SMA du SRH était maintenant responsable de la Direction générale des services aux employés recrutés sur place^{Note de bas de page 4}. La haute direction a indiqué qu’Affaires mondiales Canada s’affaire à produire un plan ministériel des RH pour 2018-2019 qui inclut les EC et incorpore les ERP.

2. Objectif et portée de l’audit

L’audit vise à donner l’assurance à la haute direction qu’Affaires mondiales Canada dispose d’un cadre efficace de gestion pour l’élaboration et la mise en œuvre de plans intégrés des ressources humaines en fonction des objectifs opérationnels et des résultats stratégiques fixés.

L’audit visait le Plan ministériel des ressources humaines 2017-2018 (EC) et le Rapport sur le plan des ressources humaines concernant les employés recrutés sur place (ERP) 2016-2017. Les critères de l’audit sont énoncés à l’annexe A.

3. Observations

Cette section présente les principales observations et constatations d’audit, divisées en quatre thèmes généraux : intégration, gouvernance, processus opérationnels et surveillance et rapports.

3.1 Intégration du plan de RH

Lorsque le SRH a lancé l’exercice de planification des RH concernant les EC 2017-2018, il a fourni les renseignements suivants aux planificateurs des RH :

• La gestion des RH est intégrée dans les plans de travail en tant qu’élément essentiel pour l’atteinte des objectifs opérationnels, c.-à-d. que des groupes de relève peuvent être constitués (gestion des talents, gestion du rendement, approche axée sur les compétences) afin de doter des postes clés avant que ceux-ci ne deviennent vacants, ce qui garantit la continuité des services et le perfectionnement professionnel.
• Les stratégies de RH sont élaborées en partenariat avec les gestionnaires et sont intégrées en tenant compte des conseils de toutes les disciplines liées aux RH, ce qui permet aux gestionnaires d’assumer leurs responsabilités, c.-à-d. que les gestionnaires peuvent garantir que leurs plans tiennent compte de la complexité et des interdépendances des enjeux liés aux RH en établissant des partenariats avec des équipes intégrées d'experts en RH.

Un plan stratégique des RH intègre des éléments organisationnels et des éléments de RH. Les éléments organisationnels doivent être harmonisés aux éléments de RH. De plus, le plan de RH présente les principaux facteurs de succès et les facilitateurs organisationnels qui sont requis pour appuyer et maintenir les initiatives à long terme. Le plan de RH définit ce qui doit se produire au sein du Ministère pour assurer une incidence positive sur l’efficacité des gens et de l’organisation dans son ensemble. Cette vaste approche sert de cadre pour orienter le Ministère à long terme.

L’équipe chargée de l’audit s’attend à ce que le Plan ministériel des RH concernant les EC 2017-2018 et le Rapport de planification des RH concernant les ERP 2016-2017 soient adéquatement intégrés aux priorités ministérielles et que le niveau d’effort requis sur le plan des ressources humaines soit alloué aux activités prévues.

Plan ministériel des RH concernant les EC 2017-2018

L’équipe chargée de l’audit a constaté que le Plan ministériel des RH concernant les EC 2017-2018 est adéquatement intégré aux priorités ministérielles. Toutefois, le niveau d’effort pour ce qui est des ressources humaines ainsi que les échéanciers ne sont pas définis pour les activités de RH prévues. La haute direction a indiqué que l’approbation des priorités opérationnelles, du financement et des ressources ne s’harmonise pas toujours au cycle de planification des RH et que ces éléments ne sont pas toujours sous le contrôle exclusif du SRH.

L’équipe chargée de l’audit a constaté que le SRH établit les mesures à prendre en priorité pour atteindre les objectifs en matière de RH énoncés dans son Plan ministériel des RH. Les priorités sont clairement identifiées avec leurs résultats escomptés respectifs, leur plan d’action et les progrès réalisés à ce jour. L’équipe chargée de l’audit a noté que le Plan ministériel des RH identifie les risques liés aux RH de l’exercice sur le profil de risque du Ministère et que Conseil exécutif (CE) a validé les trois principaux risques externes et les trois principaux risques internes. Cependant, le Plan ministériel des RH n’associe pas le niveau d’effort aux mesures identifiées dans le plan. Par exemple, deux priorités visent la mise en œuvre de l’approche axée sur les compétences assortie de résultats escomptés dans le recrutement et dans l’élaboration d’un plan de formation de l’Institut canadien du service extérieur. Aucun plan d’action ne présente le niveau d’effort et les échéanciers requis pour atteindre les résultats escomptés. Il est donc difficile de mesurer si les résultats escomptés ont été atteints. La définition des niveaux d’effort et des échéanciers permettrait d’assurer une meilleure surveillance des résultats atteints et une meilleure production de rapports.

Rapport de planification des RH concernant les ERP 2016-2017

Les ERP sont assujettis au Règlement sur l’embauchage à l’étranger, en vertu duquel des plans de RH ne sont pas expressément requis. Bien que ce ne soit pas requis, la Direction générale des services aux employés recrutés sur place a produit, à titre de pratique exemplaire, un document de planification des RH intitulé Rapport de planification des ressources humaines pour les employés recrutés sur place 2016-2017. L’équipe chargée de l’audit a évalué ce document et a conclu qu’il ne s’intégrait pas aux priorités ministérielles et qu’il ne définissant pas le niveau d’effort pour ce qui est des ressources humaines et des échéanciers pour la réalisation des activités de RH concernant les ERP.

Les chefs de mission sont responsables de la planification concernant les ERP et de l’identification des besoins pour leur mission au moyen de Strategia. Strategia est l’outil de planification et de production de rapports d’Affaires mondiales Canada pour les missions à l’étranger. Il s’agit d’un outil qui harmonise les besoins en matière de ressource aux objectifs et aux résultats ministériels. Il en résulte une compilation de haut niveau des besoins par mission. Le rapport de RH concernant les ERP portait sur les risques, les enjeux et les défis liés à ces besoins et énumérait des mesures pour y répondre. Ce rapport énumérait des mesures plutôt que des stratégies de RH, et l’équipe chargée de l’audit a remarqué qu’il ne mentionnait pas les résultats escomptés. Par exemple, il n’est pas clair comment les mesures auraient répondu aux défis en matière de recrutement. Par contre, les mesures proposées pour répondre aux défis en matière de gestion du rendement sont plus complètes. Cependant, le rapport n’associait pas le niveau d’effort des ressources humaines et les échéanciers requis pour réaliser les mesures énumérées. Il est donc difficile de mesurer si les résultats escomptés ont été atteints.

Puisqu’il ne s’agissait pas d’une exigence réglementaire, ACM n’a pas produit de plan des RH concernant les ERP en 2017-2018, et a seulement préparé un rapport démographique. Le PIAM 2017-2018 présentait les initiatives majeures pour la modernisation et l’amélioration de la gestion des ressources humaines concernant les ERP. Toutefois, le PIAM n’associait pas le niveau d’effort des ressources humaines et les échéanciers requis pour réaliser les initiatives suivantes :

• renouvellement et modernisation du cadre réglementaire des ERP avec la Commission de la fonction publique;
• examens globaux des pensions et des assurances;
• mise à jour de la méthode et capacité d’examen de la rémunération totale;
• réforme de la classification et introduction de nouvelles descriptions de travail générique et de nouveaux postes repères, et détermination de la rémunération connexe;
• accroissement de l’utilisation du logiciel de recrutement en ligne et nouveau lancement de la solution globale de gestion de la rémunération des ERP.

Le niveau d’effort et les échéanciers liés à ces initiatives ne peuvent être sous-estimés puisque certaines d’entre elles sont en cours depuis plusieurs années. À la lumière de l’harmonisation future des processus opérationnels des RH concernant les EC et les ERP et en l’absence d’indicateurs pour ce qui est du niveau d’effort et des échéanciers relativement à la mise en œuvre de ces initiatives d’harmonisation, il difficile d’évaluer si les plans des RH sont adéquatement intégrés aux objectifs ministériels.

Recommandation 1 :

Le sous-ministre adjoint (SMA) des Ressources humaines (HCM) d’Affaires mondiales Canada devrait intégrer les processus de planification des ressources humaines concernant les employés canadiens (EC) et les employés recrutés sur place (ERP) afin de s’assurer que les plans des RH généraux respectent les priorités ministérielles.

Recommandation 2 :

Le SMA des Ressources humaines (HCM) devrait s’assurer que le niveau d’effort et les échéanciers requis pour réaliser les activités de RH prévues sont définis dans le Plan des RH.

3.2 Gouvernance du processus de planification des RH

3.2.1 Gouvernance

L’équipe d’audit s’attendait à ce qu’une structure de gouvernance soit en place pour l’approbation et la surveillance des processus de planification intégrée des ressources humaines et des activités.

L’équipe a constaté qu’Affaires mondiales Canada disposait d’éléments de gouvernance tant pour les EC que pour les ERP. Cependant, puisque les processus de planification des RH des EC et des ERP ne sont pas intégrés, ils ne sont pas approuvés par une entité de surveillance unique pour veiller à ce que les plans ministériels des RH cadrent avec les priorités et les objectifs ministériels. Par ailleurs, bien que le Ministère adhère adéquatement à sa structure de gouvernance en ce qui a trait à la fonction de planification des RH ministérielles pour les CE, il n’en est pas de même pour sa structure de gouvernance portant sur la planification des RH pour les ERP.

Plan ministériel des RH de 2017-2018 pour les EC

En ce qui concerne les EC, les éléments de gouvernance comprennent les suivants : le SMA de HCM; la Direction de la planification des effectifs ministériels et du SGRH (HSEC); les planificateurs du Secteur; les bureaux de la gestion des activités (BGA); les conseillers en gestion financière; et les conseillers en classification et dotation. Le SMA de HCM approuve le Plan ministériel des RH après avoir consulté les directeurs généraux de HCM. Les plans sont affichés dans l’intranet, mais il n’est actuellement pas nécessaire de les présenter à un comité principal de surveillance ni de les faire approuver par un tel comité.

Rapport de planification des RH pour les ERP

Le SMA d’ACM a approuvé le Rapport de planification des RH de 2016-2017. Le Comité de gouvernance des ERP (CGERP) a pour mandat de fournir une orientation et une surveillance stratégiques des questions générales liées aux ressources humaines touchant les ERP au sein des missions canadiennes. Le Rapport de planification des RH de 2016-2017 pour les ERP n’a pas été préparé en consultation avec le CGERP, pas plus qu’il n’a été remis au CGERP. Ainsi, le CGERP n’a pas eu l’occasion de fournir une orientation stratégique et de jouer son rôle de surveillance.

L’absence d’un comité principal de surveillance accroît le risque que les plans des RH ne cadrent pas avec les priorités ministérielles globales ou ne permettent pas de les respecter.

3.2.2 Rôles et responsabilités

L’équipe d’audit s’attendait à ce que les rôles et responsabilités entourant la planification des RH soient définis et communiqués.

L’équipe a constaté que les rôles et responsabilités entourant la planification des RH sont définis et communiqués. L’appendice B illustre les rôles et responsabilités des principaux intervenants qui participent à l’exercice de planification des RH fondé sur la réglementation. Les besoins en RH concernant les EC et les ERP sont compilés par HCM et ACM respectivement, à la lumière de l’orientation fournie par les conseillers en RH pendant l’exercice de planification. À Affaires mondiales Canada, il revient à HCM de faire en sorte que les gestionnaires puissent s’acquitter de leurs responsabilités lorsqu’ils prennent des décisions en matière de classification et de dotation dans le cadre de l’exercice de planification.

Plan ministériel des RH de 2017-2018 pour les EC

Il incombe aux gestionnaires, lesquels sont également redevables, de cerner leurs besoins en matière de ressources. Les BGA dirigent l’exercice de planification des RH et fournissent une orientation aux directeurs généraux ainsi qu’aux directeurs pour veiller à ce qu’il y ait une gestion efficace et appropriée des ressources financières, humaines et matérielles. Les SMA remettent en question et approuvent les besoins en RH qui leur sont soumis pendant l’exercice de planification.

Rapport de planification des RH pour les ERP

En consultation avec les responsables des programmes, les CDM compilent leurs besoins en RH et les consignent dans Strategia. Les besoins en RH concernant l’effectif sont d’abord examinés par le Comité sur la représentation à l’étranger (CORA)^{Note de bas de page 5} puis par les SMA concernés. Les Points de prestation des services communs (PPSC) dirigent les activités de dotation pour les missions qui ont recours à leurs services, et offrent des conseils en matière de RH, mais ils ne prennent aucune mesure relative à la classification. Il n’existe aucune fonction précise pour remettre en question la planification des RH concernant les ERP ni pour permettre aux CDM de dresser un portrait global des besoins en RH par région ou secteur, par exemple.

Recommandation 3 :

Le SMA des Ressources humaines (HCM) devrait revoir la structure de gouvernance pour la planification des RH afin d’y inclure un organisme de surveillance de la haute direction qui veillerait à ce que les plans des RH du Ministère concordent avec les objectifs et priorités du Ministère.

3.3 Processus opérationnel de planification des RH

L’équipe d’audit s’attendait à ce que le processus de planification des RH en place soit adéquat et à ce qu’il soit appuyé par des outils et des directives.

Plan ministériel des RH 2017-2018 concernant les EC

L’équipe d’audit a constaté que le plan ministériel de RH 2017-2018 et l’ensemble des processus de planification des RH reflètent adéquatement les exigences du SCT énoncées dans les Cinq étapes essentielles à la planification des ressources humaines présentées à l’annexe C, sauf pour ce qui est de déceler les écarts et de mesurer les progrès.

L’équipe d’audit a observé que les planificateurs des RH pour les EC disposaient de directives et d’outils suffisants pour pouvoir planifier adéquatement les ressources humaines. HCM avait fourni des instructions sur la manière de remplir le gabarit de planification des RH 2017-2018 et les feuilles de travail connexes, un aperçu du processus, des consignes additionnelles concernant la partie de la feuille de travail portant sur la surveillance, le résultat attendu de l’exercice de planification des RH ainsi que des renseignements à l’intention des gestionnaires et les leçons apprises à l’intention des comités de gouvernance.

La feuille de planification des RH est la synthèse de toutes les feuilles de travail du Secteur concernant les RH, remplies durant l’exercice annuel de planification des RH. Les besoins en matière de RH recensés dans les plans d’activités des secteurs étaient directement liés à la feuille de planification des RH. L’équipe d’audit a constaté que des séances portant sur les leçons apprises ont lieu une fois l’exercice de planification des RH terminé afin de recueillir des commentaires, qui servent à améliorer le processus de l’exercice suivant.

Rapport de planification des RH concernant les EC

L’équipe d’audit a constaté que le rapport de planification 2016-2017 concernant les ERP ne reflète pas adéquatement les exigences du SCT, tout particulièrement en ce qui concerne l’examen des objectifs opérationnels, le recensement des écarts et la mesure du progrès. Même si les ERP ne sont pas assujettis aux exigences du SCT, les personnes qui ont préparé le rapport ont utilisé les principes de base du SCT.

La planification des ERP n’est pas un exercice stratégique; c’est une compilation des besoins définis par les chefs de mission en collaboration avec les programmes, comme il est précisé dans Strategia. En conséquence, cette compilation des besoins en matière de RH établie par les chefs de mission offre une vision propre aux missions et non pas une surveillance ministérielle adéquate permettant d’élaborer un plan global de RH. En outre, l’équipe n’a constaté qu’aucune séance sur les leçons apprises par suite de la planification n’a été tenue relativement au plan de RH concernant les ERP. Le Ministère n’a donc pas eu l’occasion de recenser les écarts et d’apporter des améliorations en vue du prochain cycle de planification visant les ERP.

3.4 Surveillance et rapports

L’équipe d’audit s’attendait à ce que le rendement réel fasse l’objet d’une surveillance au regard des résultats prévus, à ce que les plans de RH soient rajustés, au besoin, et à ce que la haute direction soit informée des résultats découlant des activités de surveillance.

Un objectif important du processus de planification des ressources humaines est d’élaborer un plan de RH efficace pour appuyer la prise de décisions de la direction. En effet, la haute direction a besoin de pouvoir s’appuyer sur des renseignements sur l’effectif fiables, complets et précis pour prendre les décisions en matière de planification des RH. La surveillance des résultats sur le rendement des RH est essentielle pour évaluer les progrès réalisés dans les domaines prioritaires et permettre au Ministère d’améliorer son rendement global. Cette évaluation aide les décideurs à rajuster les stratégies ou les plans de RH au fil du temps et permet à la haute direction d’avoir une plus grande latitude dans un contexte de réaffectation des ressources. L’établissement d’objectifs clairs et de cibles spécifiques, mesurables, atteignables et réalisables en temps opportun constitue un élément clé des activités de surveillance.

L’équipe d’audit a constaté que, dans l’ensemble, les mesures du rendement ministériel n’ont pas été établies dans le cadre du PIAM 2017-2018, du plan ministériel de RH 2017-2018 concernant les EC ni dans le rapport de planification 2016-2017 concernant les ERP. En outre, selon une analyse des rapports de renseignements sur les RH de 2015-2016, 2016-2017 et 2017-2018, le Ministère n’a pas, en général, indiqué dans ses rapports si les objectifs fixés antérieurement avaient été atteints. Sans indicateurs de rendement, comme le niveau de ressources humaines requis pour mettre en œuvre une liste d’activités et les échéanciers connexes, il est impossible d’effectuer une surveillance appropriée des progrès et d’en rendre compte. En conséquence, la haute direction n’a pas reçu les renseignements nécessaires pour évaluer l’élaboration et la mise en œuvre des plans de RH et les rajuster lorsque c’était nécessaire.

Plan ministériel des RH concernant les EC 2017-2018

Dans le cadre du processus continu de présentation de demandes d’intervention des RH tout au long de l’exercice, les BGA et les gestionnaires d’embauche ne se reportent pas systématiquement à la feuille de travail de planification des RH pour voir si la demande faisait partie du plan des RH. Ainsi, il est difficile de valider si les interventions non planifiées des RH étaient nécessaires dans l’atteinte des objectifs du Ministère.

En juin 2017, HCM a rendu compte au Comité de la gestion ministérielle (CGM) des taux de mesures de dotation et de classification réelles concernant les EC par comparaison à la feuille de travail de planification des RH 2016-2017. Le tableau 1 ci-dessous offre un extrait des résultats.

Comme le montre le tableau 1, 42 % des décisions en matière de dotation et 24 % des décisions en matière de classification étaient prévues au plan de RH concernant les EC 2016-2017. HCM n’a pas présenté au CGM l’analyse des raisons pour lesquelles il existe d’importants écarts entre les mesures réelles et les mesures planifiées, mais a fait un exposé quelques semaines plus tard et s’est engagé à procéder à un examen de mi-exercice et à produire un tableau de bord pour suivre les progrès et faire le point à leur sujet. Les BGA et HCM ont affirmé que ces écarts pourraient s’expliquer par le fait que les gestionnaires d’embauche n’ont peut-être pas prévu correctement leurs besoins, que le roulement de personnel a peut-être été plus élevé que prévu, et que les priorités ministérielles ont peut-être changé en cours d’année, ce qui aurait eu une incidence importante sur les affectations. De plus, des contraintes en matière de ressources peuvent avoir empêché l’achèvement des mesures de dotation, en particulier les opérations en matière de classification au cours de la période, puisqu’au cours de la même période, HCM affichait un certain nombre de postes vacants dans ce secteur.

Pour l’heure, aucune donnée n’a été recueillie pour analyser les raisons pour lesquelles des mesures non prévues en RH ont été demandées ou les mesures prévues n’ont pas été réalisées. De telles données pourraient être précieuses à HCM pour parfaire ses exercices de planifications des RH à venir.

Rapport de planification des RH concernant les ERP

Selon le rapport de planification des RH concernant les ERP 2016-2017, 333 mesures de dotation prévues  ont été prises en 2015-2016, ce qui porte le nombre de mesures de dotation réelles à 1 254. Les besoins en RH peuvent déclencher plus d’une intervention des RH. Comme le plan des RH concernant les ERP est une compilation des besoins en RH dans Strategia, il ne fera pas état de toutes les interventions des RH qui seront exécutées au cours de l’exercice. Les données dans Strategia peuvent être saisies de manière ponctuelle et les fonctionnalités de production de rapports de l’outil ne sont pas conçues à cette fin

Recommandation 4 :

Le SMA des Ressources humaines (HCM) devrait s’assurer que les plans des RH du Ministère prévoient à l’avenir des indicateurs clés en matière de ressources humaines afin de suivre le rendement réel en fonction des résultats prévus, d’apporter les modifications nécessaires et de rendre compte à la haute direction en conséquence.

4. Conclusion

En conclusion, Affaires mondiales Canada dispose d’un cadre de gestion qui lui permet d’établir et de mettre en œuvre des plans des ressources humaines intégrés dans le but d’atteindre des objectifs opérationnels et des résultats stratégiques. Toutefois, quelques améliorations sont nécessaires, nommément :

• Le Ministère ne dispose pas d’un seul processus de planification des RH qui comprendrait les EC et les ERP, et possède deux structures de gouvernance distinctes pour ces groupes. Ainsi, il y a toujours un risque que les plans des RH ne soient pas entièrement alignés sur les objectifs et les priorités du Ministère.
• Le processus annuel de planification des ressources humaines est appuyé par des outils et des directives. L’exercice de collecte de renseignements liés aux RH sur les EC doit être légèrement amélioré. En ce qui concerne les ERP, un système convenable pour la collecte des renseignements liés aux RH doit être instauré dans le but de garantir l’intégralité des renseignements. Il y a toujours un risque que les décisions en matière de la planification des RH soient fondées sur des renseignements incomplets, ce qui pourrait nuire au rendement du Ministère à l’égard de l’atteinte de ses objectifs.
• Les plans des RH concernant les EC et les ERP ne prévoient pas de mesures du rendement. Ces dernières atténueraient le risque que la haute direction n’ait pas suffisamment de renseignements pour évaluer les plans des RH. Il faut améliorer le suivi du rendement réel et la production de rapports à cet égard à la lumière des plans des RH.

Annexe A : Au sujet de l’audit

Objectifs, critères et portée de l’audit et méthode employée

Objectifs et critères

L’objectif de l’audit est de donner à la haute direction l’assurance qu’Affaires mondiales Canada dispose d’un cadre de gestion efficace pour établir et mettre en œuvre des plans des ressources humaines intégrés dans le but d’atteindre les objectifs opérationnels et les résultats stratégiques.

Les critères qui suivent découlent des risques cernés précédemment.

Portée

Les responsables de l’audit ont examiné le processus de planification des ressources humaines d’Affaires mondiales Canada des exercices 2016-2017 et 2017-2018. Plus précisément, ils ont examiné la gouvernance, l’orientation stratégique, les outils et les directives, la méthode de planification, l’intégration et le suivi. L’audit porte sur la planification des RH concernant toutes les catégories d’employés, ce qui comprend les EC (postes permutants ou non, postes mobiles et postes EX) et les ERP.

Méthode

L’audit a été mené conformément à la Politique sur l’audit interne et à la directive du même nom du gouvernement du Canada. Par conséquent, il a été planifié et exécuté de manière à donner une assurance raisonnable que son objectif est atteint.

Pour pouvoir tirer des conclusions par rapport aux objectifs de l’audit, l’équipe responsable a utilisé les méthodes suivantes pour la collecte de données probantes :

• désignation et examen des politiques, directives et lignes directrices pertinentes;
• examen et analyse des documents pertinents liés aux activités;
• analyse des données;
• entretiens avec des représentants ministériels;
• revue des processus et des systèmes, et détermination des principales mesures de contrôle;
• sélection d’échantillons pour la réalisation de tests;
• analyse des données financières et non financières;
• autres méthodes pertinentes jugées nécessaires;
• recours aux renseignements déjà recueillis qui figurent dans le rapport d’enquête préliminaire sur les processus administratifs des RH, ainsi que les données des autres audits du Ministère.

Annexe B : Tableau des rôles et responsabilités – Planification des ressources humaines

Annexe C : Cinq étapes essentielles à la planification des ressources humaines – SCT

La planification des ressources humaines est un processus visant à déterminer les besoins actuels et futurs en ressources humaines. Cela comprend ce qui suit : trouver les bonnes personnes, créer un milieu de travail favorable et développer la capacité afin d’assurer le succès de l’organisation et de bâtir un avenir prometteur pour la fonction publique.

Annexe D : Plan d’action de la direction

Annexe E : Acronymes

ACM

Secteur de la plateforme internationale

AID

Dirigeant principal de l’information (maintenant SID)

ALD

Direction générale des services aux employés recrutés sur place

ARAK

Gestion du programme des biens immobiliers

ARD

Direction générale des biens

BGA

Bureaux de gestion des activités

CAS

Conseillers de l’administration du secteur

CDM

Chefs de mission

CGM

Comité de gestion ministérielle

CORA

Comité sur la représentation à l’étranger

EC

Employés canadiens

ERP

Employés recrutés sur place

ExBo

Conseil exécutif

HAM

Bureau du conseiller de l’administration du secteur – Ressources humaines, MAECI

HCM

Secteur des ressources humaines

HFE

Affectations et gestion des cadres

HFP

Affectations et gestion des bassins communs

HSEC

Planification des effectifs ministériels et SGRH

HSOS

Organisations et opérations des ressources humaines

ISD

Direction générale de la sécurité et du renseignement

OCAE/VBD

Bureau du dirigeant principal de l’audit

PEC

Politique étrangère du Canada

PIAM

Plan intégré des activités du Ministère

PPSC

Point de prestation des services communs

PRP

Direction des relations intergouvernementales

RH

Ressources humaines

SCT

Secrétariat du Conseil du Trésor

SMA

Sous-ministre adjoint

USS

Sous-ministre