Inspections des missions : Remaniement de la boîte à outils
L’amélioration continue des processus, la mise à l’essai de nouveaux modes de travail et l’utilisation judicieuse des nouvelles technologies sont toutes des caractéristiques propres à une fonction publique outillée pour l’excellence. Dans cet article, nous apprenons comment la Direction de l’inspection (ZIV) des missions d’Affaires mondiales Canada applique ces orientations et ces façons de faire qui s’inscrivent dans le cadre de l’initiative Objectif 2020.
Sous l’égide de l’Inspecteur général (ZID), la Direction de l’inspection (ZIV) a adopté sans réserve le concept de réalisation axée sur les résultats. Récemment (et en particulier au cours de l’année dernière), la boîte à outils de l’inspection a été revue en profondeur et dépoussiérée et les outils ont été affinés et actualisés. La mise en œuvre de nouveaux outils, qui tirent parti des progrès technologiques, se poursuit.
Certains efforts revêtent un intérêt pour les ministères des Affaires étrangères du monde entier, comme la mise en place d’un système d’inspections électroniques par l’équipe de ZIV. À cela s’ajoute un sondage en ligne sur la mesure dans laquelle le personnel de la mission estime être bien géré. Il permet aussi de savoir dans quelle mesure le chef de mission (CDM) s’est assuré que les opérations de sa mission correspondent aux priorités ministérielles, telles que le bien-être et la gestion des risques. Grâce à cet outil confidentiel – conjugué à des entretiens téléphoniques avec les CDM réalisés par notre inspecteur général et notre inspecteur général adjoint –, les CDM sont au courant des problèmes critiques ayant une incidence sur le rendement de leur mission. Nombre d’entre eux estiment d’ailleurs qu’il s’agit du seul outil leur permettant de se faire une idée d’ensemble de l’impact de leurs actions sur le rendement de leurs missions. Le format du questionnaire se prête également à l’analyse des données, de sorte qu’il aide à rendre compte des tendances.
En outre, les inspections électroniques nous permettent d’accroître considérablement la portée de nos efforts, à l’échelle du réseau des missions et directement avec les CDM. C’est ainsi que nous pouvons maintenant réaliser de 40 à 50 inspections électroniques par année. Ce processus a un effet multiplicateur, car il peut donner lieu à d’autres formes d’engagement avec les missions – comme la formation, l’aide aux employés et la résolution informelle des conflits –, en plus de favoriser un dialogue constructif, entre les CDM et leurs équipes, sur le milieu de travail à la mission.
La Direction de l’inspection des missions est aussi en train de moderniser d’autres processus. En intégrant plus d’éléments d’évaluation des risques dans nos inspections sur place, nous pouvons cerner les vulnérabilités dans les contrôles et mieux sensibiliser le personnel aux risques auxquels les missions sont confrontées. De plus, nous réexaminons notre processus de production des rapports finals. Le principal objectif consiste à présenter un rapport final au chef de mission et à la haute direction à l’Administration centrale au cours des prochains mois. De cette façon, il sera possible d’agir plus rapidement pour réduire les risques et reconnaître les pratiques exemplaires. La nouvelle version sera également davantage axée sur les points forts et les points faibles relevés. En outre, le format facilitera la communication de données pour l’analyse des tendances actuelles. De plus, comme ce document est plus court et plus ciblé qu’avant, il sera aussi plus facile à traduire et à examiner.
Par ailleurs, par suite d’une restructuration, ZIV peut mieux tirer parti des compétences de ses employés, de sorte que nous pouvons mieux concrétiser les priorités actuelles et répondre à des demandes d’assistance ponctuelles. Nous intégrons davantage nos efforts à ceux d’autres unités semblables, au Ministère, ce qui réduit le fardeau créé par la redondance des visites dans les missions, en plus d’améliorer la prestation de nos services et de les rendre plus flexibles. De même, un plus grand nombre de journées de réflexion avec les équipes a permis à plus de personnes de se faire entendre, de contribuer aux différents changements que nous avons apportés et d’en éprouver un sentiment de fierté.
Bien entendu, la gestion du changement est un enjeu complexe. Chaque nouvel élément et chaque nouveau plan comporte sa part de difficultés et d’imprévus. La crainte de l’échec sera toujours là. Toutefois, la Direction a adopté une nouvelle attitude face à l’échec, qu’elle considère comme une occasion pour apprendre. De même, elle estime que l’amélioration est un moyen de s’assurer que les missions et les responsables bénéficient du meilleur rapport coût-efficacité et des meilleurs services que nous puissions leur fournir, pour les aider à faire leur travail efficacement.
