Comment réduire le volume du courriel de 90 %? Soyez créatif!
L’adoption de technologies collaboratives novatrices s’inscrit bien dans la vision d’Objectif 2020, qui vise à nous permettre de devenir plus agiles et mieux outillés. Cela contribue également à l’objectif d’Affaires mondiales Canada qui consiste à devenir une organisation ayant rendement plus élevé. Dans cet article, nous verrons comment l’équipe de la promotion des intérêts et de l’engagement numérique des missions a économisé beaucoup de temps et d’efforts en utilisant les logiciels Asana et Slack.
Lorsque l’équipe de la promotion des intérêts et de l’engagement numérique des missions d’Affaires mondiales Canada a dû résoudre à un problème particulier, les outils de collaboration lui ont offert une solution inattendue...
Notons que cette équipe de seulement quatre employés dessert cent quarante-huit ambassades, hauts-commissariats et consulats et vingt-et-un fuseaux horaires.
Pour les membres de l’équipe, le suivi des tâches, des courriels et des questions était un travail à temps plein. À mesure que leur travail était de plus en plus axé sur les projets et les échéanciers, ils ont rapidement constaté que la gestion de tous ces éléments par courriel pourrait compromettre l’obtention de résultats tout comme leur santé mentale!
« Nous perdions 25 p. cent de notre temps à faire le suivi des tâches », estime Martha McLean, directrice adjointe des campagnes de promotion des intérêts et d’engagement numérique.
Sans nouvelles ressources ni nouveaux employés, comment l’équipe pouvait-elle continuer à entreprendre de nouveaux projets tout en restant efficace?
Les membres de l’équipe savaient qu’il leur fallait trouver un moyen d’adapter leur processus tout en continuant à s’acquitter de leurs responsabilités habituelles, soit élaborer des campagnes de promotion des intérêts, offrir de la formation, soutenir les missions dans leur travail de promotion des intérêts en ligne et hors ligne et donner l’exemple en matière de promotion des intérêts numérique, entre autres.
Mue par un besoin d’efficacité, l’équipe s’est tournée vers des outils de collaboration dans le but de les intégrer dans son travail et de rationaliser ses projets autrement qu’au moyen d’Outlook (courriel).
La recherche du bon outil commençait
Ayant clairement défini ses besoins et ses exigences, elle a mis à l’essai plusieurs outils populaires ou recommandés.
Elle a fini par trouver la pièce manquante du puzzle : Asana, un outil de gestion des tâches, d’organisation et de suivi. Grâce à ce nouvel outil, le suivi des tâches est devenu une seconde nature et les projets en cours ont pu se poursuivre plus facilement.
« Asana n’est pas qu’un outil, il fait partie de notre équipe », explique McLean.
Asana, qui permet d’obtenir des aperçus de grande qualité de tous les projets et des sous-tâches de niveau local, aide l’équipe à coordonner tous les aspects de son travail. Lorsque le personnel voyage ou travaille à distance, le système est toujours accessible à la fois sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles. Et si un étudiant ou un nouvel employé se joint à l’équipe, il peut consulter l’historique d’Asana pour se tenir à jour.
Cependant, les commentaires sur Asana sont rapidement devenus trop nombreux. Un simple rappel se transformait en discussion à laquelle les membres de l’équipe participaient, surchargeant ainsi la page avec de l’information pour laquelle l’outil n’était pas conçu. Asana était un outil formidable pour gérer et suivre les projets, mais les besoins de l’équipe grandissaient rapidement. Celle-ci est donc retournée à la table à dessin.
Faire entrer les conversations de bureau dans le 21e siècle
Les membres de l’équipe devaient pouvoir communiquer individuellement, en petits groupes ou avec toute l’équipe en dehors des différents projets. Pour réfléchir en commun, échanger des liens ou afficher des questions ou des mises à jour, il fallait trouver un lieu propice à ces conversations, et un retour à Outlook n’était tout simplement pas envisageable. Après d’autres recherches et essais, l’équipe a ajouté un autre outil à son arsenal numérique : Slack.
Fonction de clavardage de Slack
À la suite du transfert des conversations et des discussions dans Slack et de la gestion des tâches dans Asana, les membres de l’équipe ont constaté un changement important : le nombre de courriels avait considérablement diminué et ils ne se faisaient plus demander constamment où ils en étaient avec tel ou tel projet; les courriels avaient diminué de 90 p. cent. Après la réduction du nombre de courriels échangés et l’amélioration des communications entre les membres de l’équipe, le contexte de travail a rapidement changé. Alayna West, coordonnatrice des campagnes de promotion des intérêts, a déclaré que toute l’équipe a constaté un nouveau phénomène :
« C’est beaucoup mieux! Nous ne perdons plus de temps à essayer de faire le suivi des tâches ».
Recherche d’idées et expérimentation continues
Bien que ces progrès soient effectivement une réussite, le travail ne s’arrête pas là. L’équipe, comme son travail, évolue continuellement. Les membres travaillent maintenant à distance depuis la Colombie-Britannique et les stagiaires peuvent continuer à travailler à temps partiel grâce à la flexibilité des outils.
Ces outils ont été adoptés en réponse à un besoin d’amélioration continue, et non aux seules fins de l’innovation et de la collaboration. En recensant constamment ses problèmes et en évaluant les solutions possibles, l’équipe a su trouver des approches novatrices. Alors qu’elle continue d’adopter des outils collaboratifs pour répondre à ses besoins, elle est prête à atteindre l’Objectif 2020 et à aller plus loin encore!
Pour en apprendre davantage au sujet de l’équipe, vous pouvez la suivre sur les plateformes suivantes :
