Règles de procédure du comité mixte de l'AECG

Règle 1

Composition et présidence

  1. Le Comité mixte de l'AECG établi en vertu de l'article 26.1 de l'accord économique et commercial global (AECG) entre le Canada, d'une part, et l'Union européenne et ses États membres, d'autre part (ci-après l'"accord"), exercera ses fonctions comme prévu à l'article 26.1 de l'accord, assumera la responsabilité de la mise en œuvre et de l'application de l'accord, et promouvra ses objectifs généraux.
  2. Conformément à l'article 26.1, paragraphe 1, de l'accord, le Comité mixte de l'AECG est composé de représentants des parties à l'accord (ci-après les "membres du Comité mixte de l'AECG") et est coprésidé par le ministre du Commerce international du Canada et le membre de la Commission européenne chargé du commerce. Les coprésidents peuvent être représentés par les personnes qu'ils désignent à cet effet, conformément à l'article 26.1, paragraphe 1, de l'accord.
  3. Les parties aux présentes règles de procédure sont celles définies à l'article 1.1 de l'accord. 

Règle 2

Représentation

  1. Chaque partie à l'accord notifiera à l'autre partie à l'accord la liste de ses membres du Comité mixte de l'AECG. La liste sera gérée et tenue à jour par le secrétariat du Comité mixte de l'AECG.
  2. S'il n'est pas en mesure de participer à une réunion, un coprésident du Comité mixte de l'AECG peut être représenté par une personne qu'il désigne. Le plus tôt possible avant la réunion, le coprésident, ou la personne désignée par lui, informera par écrit l'autre coprésident et le point de contact pertinent de la désignation.
  3. La personne désignée par le coprésident du Comité mixte de l'AECG exercera les droits de ce coprésident conformément à la désignation. Dans les présentes règles de procédure, les références ultérieures aux membres et aux coprésidents du Comité mixte de l'AECG s'entendent comme incluant également les personnes désignées par eux. 

Règle 3

Secrétariat du Comité mixte de l'AECG

Les points de contact de l'AECG désignés par les parties à l'accord conformément à l'article 26.5 de l'accord feront office de secrétariat du Comité mixte de l'AECG.

Règle 4

Réunions

  1. Conformément à l'article 26.1, paragraphe 2, de l'accord, le Comité mixte de l'AECG se réunit une fois par an ou à la demande de l'une ou l'autre partie à l'accord. Les réunions auront lieu alternativement à Bruxelles et à Ottawa, sauf si les coprésidents en décident autrement.
  2. Conformément à l'article 26.6, paragraphe 1, de l'accord, les réunions du Comité mixte de l'AECG peuvent se dérouler par vidéoconférence ou par téléconférence.
  3. Chaque réunion du Comité mixte de l'AECG sera convoquée par le secrétariat dudit Comité à une date et en un lieu décidés par les parties à l'accord. Conformément à l'article 26.6, paragraphe 2, les parties à l'accord s'efforcent de se réunir dans les 30 jours qui suivent la réception, par une partie à l'accord, d'une demande de réunion émanant de l'autre partie à l'accord. 

Règle 5

Délégation

Les membres du Comité mixte de l'AECG peuvent être accompagnés par des responsables gouvernementaux. Avant chaque réunion, les coprésidents du Comité mixte de l'AECG seront informés de la composition prévue de la délégation de chaque partie à l'accord.

Règle 6

Documents

Lorsque les délibérations du Comité mixte de l'AECG s'appuient sur des documents écrits, ceux-ci sont numérotés et diffusés par le secrétariat du Comité mixte de l'AECG en tant que documents du Comité mixte de l'AECG.

Règle 7

Correspondance

  1. La correspondance adressée aux coprésidents du Comité mixte de l'AECG sera transmise au secrétariat du Comité mixte de l'AECG pour être diffusée, s'il y a lieu, aux membres du Comité mixte de l'AECG.
  2. La correspondance émanant des coprésidents du Comité mixte de l'AECG sera envoyée aux destinataires par le secrétariat du Comité mixte de l'AECG; elle sera numérotée et diffusée, s'il y a lieu, aux autres membres du Comité mixte de l'AECG. 

Règle 8

Ordre du jour des réunions

  1. Le secrétariat du Comité mixte de l'AECG établira, pour chaque réunion, un ordre du jour provisoire. Celui-ci sera transmis, avec les documents y afférents, aux membres du Comité mixte de l'AECG, dont les coprésidents, au plus tard 15 jours civils avant le début de la réunion.
  2. L'ordre du jour provisoire comprendra les points pour lesquels le secrétariat du Comité mixte de l'AECG a reçu une demande d'inscription de la part d'une partie à l'accord, ainsi que les documents y afférents, au plus tard 21 jours avant le début de la réunion.
  3. Les coprésidents du Comité mixte de l'AECG rendront publique une version approuvée conjointement de l'ordre du jour provisoire du Comité mixte de l'AECG avant la tenue de la réunion, sous réserve de l'application de l'article 26.4 de l'accord.
  4. L'ordre du jour sera arrêté par le Comité mixte de l'AECG au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible si les parties à l'accord le décident.
  5. Les coprésidents du Comité mixte de l'AECG peuvent, par consentement mutuel, inviter des observateurs, y compris des représentants d'autres organes des parties à l'accord ou des experts indépendants, à assister aux réunions du Comité afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques.
  6. Les coprésidents du Comité mixte de l'AECG peuvent, par consentement mutuel, réduire ou augmenter les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier. 

Règle 9

Procès-verbal

  1. Un projet de procès-verbal sera rédigé pour chaque réunion par le secrétariat du Comité mixte de l'AECG, normalement dans un délai de 21 jours à compter de la fin de la réunion, à moins qu'il en soit décidé autrement par consentement mutuel.
  2. En règle générale, le procès-verbal résumera chaque point de l'ordre du jour, en précisant le cas échéant:
    1. la mention des documents soumis au Comité mixte de l'AECG;
    2. toute déclaration dont un membre du Comité mixte de l'AECG a demandé qu'elle soit portée au procès-verbal; et
    3. les décisions prises, les recommandations formulées, les déclarations communes ayant fait l'objet d'une décision et les conclusions opérationnelles adoptées sur des points particuliers.
  3. Le procès-verbal comprendra une liste indiquant le nom et le titre de toutes les personnes ayant assisté à la réunion à quelque titre que ce soit, ainsi que l'organisme auquel elles appartiennent.
  4. Le procès-verbal sera approuvé par écrit par les coprésidents dans un délai de 28 jours à compter de la date de la réunion ou dans tout autre délai décidé par les parties à l'accord. Après approbation, deux exemplaires du procès-verbal seront signés par les points de contact du secrétariat du Comité mixte de l'AECG et chacune des parties à l'accord en recevra une copie originale. Les parties peuvent décider que la signature et l'échange électroniques de copies satisfont à cette exigence. Des copies du procès-verbal signé seront transmises aux membres du Comité mixte de l'AECG.
  5. Le secrétariat du Comité mixte de l'AECG établira également un résumé du procès-verbal. Après avoir approuvé le texte du résumé, les coprésidents du Comité mixte de l'AECG le rendront public, sous réserve de l'application de l'article 26.4 de l'accord. 

Règle 10

Décisions et recommandations

  1. Le Comité mixte de l'AECG rend des décisions sur tous les sujets pour lesquels l'accord le prévoit, et il peut également formuler des recommandations appropriées. Le Comité mixte de l'AECG agit par consentement mutuel, conformément à l'article 26.3, paragraphe 3, de l'accord.
  2. Entre les réunions, le Comité mixte de l'AECG peut, si les parties à l'accord le décident par consentement mutuel, adopter des décisions ou des recommandations par procédure écrite. À cet effet, les coprésidents transmettront le texte de la proposition aux membres du Comité mixte de l'AECG conformément à la règle 7, et leur fixeront un délai pour faire connaître leurs éventuelles préoccupations ou les modifications qu'ils souhaitent apporter. Les propositions adoptées seront communiquées conformément à la règle 7 une fois le délai écoulé; elles seront consignées dans le procès-verbal de la réunion suivante.
  3. Lorsque le Comité mixte de l'AECG est habilité, en vertu de l'accord, à adopter des décisions, des recommandations ou des interprétations, ces actes portent respectivement le titre de "décision", de "recommandation" ou d'"interprétation". Le secrétariat du Comité mixte de l'AECG attribuera à chaque décision, recommandation ou interprétation un numéro d'ordre, mentionnera la date d'adoption et donnera une indication de l'objet. Chaque décision précisera une date à laquelle elle entre en vigueur, sous réserve de l'accomplissement de toutes exigences et procédure internes nécessaires.
  4. Chaque décision, recommandation ou interprétation sera signée par les coprésidents du Comité mixte de l'AECG.
  5. Les parties à l'accord veilleront à ce que les décisions, recommandations et interprétations adoptées par le Comité mixte de l'AECG soient rendues publiques.
  6. Dans le cas de décisions du Comité mixte de l'AECG modifiant les protocoles et annexes de l'accord conformément à l'article 30.2, paragraphe 2, de l'accord, toutes les versions linguistiques font également foi, conformément à l'article 30.11 de l'accord. 

Règle 11

Publicité et confidentialité

  1. Sauf disposition contraire de l'accord ou si les coprésidents en décident autrement, les réunions du Comité mixte de l'AECG ne seront pas ouvertes au public.
  2. Lorsqu'une partie à l'accord soumet au Comité mixte de l'AECG ou à tout comité spécialisé ou autre organe créé au titre de l'accord des renseignements qui sont, selon sa législation ou sa réglementation, considérés comme confidentiels ou protégés contre la divulgation, l'autre partie à l'accord traite ces renseignements comme confidentiels, conformément à l'article 26.4 de l'accord. 

Règle 12

Langues

  1. Les langues officielles du Comité mixte de l'AECG seront les langues officielles des parties à l'accord.
  2. Les langues de travail du Comité mixte de l'AECG seront l'anglais et/ou le français. Sauf décision contraire des coprésidents, le Comité mixte de l'AECG délibérera normalement sur la base de documents établis dans ces langues. 

Règle 13

Dépenses

  1. Chaque partie à l'accord prendra en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du Comité mixte de l'AECG.
  2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents seront prises en charge par la partie à l'accord qui organise la réunion.
  3. Les dépenses relatives à l'interprétation à partir des langues de travail du Comité mixte de l'AECG et vers ces langues lors des réunions seront prises en charge par la partie à l'accord qui organise la réunion. Toute partie à l'accord qui demande l'interprétation et la traduction à partir d'autres langues que les langues de travail visées à la règle 12, ou dans ces langues, supportera le coût de ces services. 

Règle 14

Comités spécialisés et autres organes

  1. Conformément à l'article 26.1, paragraphe 4, point b), de l'accord, le Comité mixte de l'AECG supervise les travaux de tous les comités spécialisés et autres organes établis au titre de l'accord.
  2. Le Comité mixte de l'AECG sera informé par écrit des points de contact désignés par les comités spécialisés et autres organes établis en vertu de l'accord. L'ensemble de la correspondance, des documents et des communications échangés entre les points de contact de chaque comité spécialisé concernant la mise en œuvre de l'accord sera transmis simultanément au secrétariat du Comité mixte de l'AECG.
  3. Conformément à l'article 26.2, paragraphe 6, les comités spécialisés font rapport au Comité mixte de l'AECG des résultats et conclusions de chacune de leurs réunions.
  4. Sauf décision contraire prise par chaque comité spécialisé en vertu de l'article 26.2, paragraphe 4, de l'accord, les présentes règles de procédure s'appliquent mutatis mutandis aux comités spécialisés et autres organes établis en vertu de l'accord.
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