Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information 2022-2023

Table des matières

• Introduction
  • Objet de la Loi sur l’accès à l’information
  • Mandat de l’institution
• Structure organisationnelle
  • Partie 2 – Publication proactive
• Délégation de pouvoirs
• Rendement 2022-2023
  • Nombre de demandes
  • Demandes actives en suspens depuis les périodes de rapport précédentes
  • Prorogations
  • Taux de conformité
  • Délai de traitement
  • Règlement des demandes traitées
  • Consultations d’autres institutions
  • Dotation
  • Répercussions de la COVID-19 sur les activités liées à l’accès à l’information
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures
  • Attribution des tâches d’AIPRP au niveau des SMA
  • AIPRP à la réunion du Comité exécutif
  • Stratégies en matière de RH
• Publication proactive aux termes de la Partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information
• Initiatives et projets pour améliorer l’accès à l’information
  • Nouveau logiciel d’AIPRP
  • Initiatives de sensibilisation ministérielle pour un gouvernement ouvert
• Résumé des principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes
  • Plaintes actives en attentes des périodes d’établissement de rapports précédents
• Frais et coûts
• Surveillance de la conformité
• Présentation continue de rapports
  • Limitation des consultations interinstitutionnelles
  • Types de renseignements fréquemment demandés
  • Droit d’accès dans les contrats et dans les accords et les ententes sur l’échange de renseignements
  • Divulgation proactive
• Annexe A : Arrêté sur la délégation
• Annexe B : Rapport statistique d’Affaires mondiales Canada pour 2022-2023
• Annexe C : Rapport statistique supplémentaire d’Affaires mondiales Canada pour 2022-2023

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) pour l’exercice 2022-2023, conformément à l’article 94 de la Loi. Affaires mondiales Canada ne fait pas de rapport au nom des filiales en propriété exclusive ou des institutions non opérationnelles.

Le présent rapport est également préparé et déposé conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Remarque : Dans le présent rapport, le Ministère est désigné sous l’appellation Affaires mondiales Canada (AMC). Toutefois, en vertu de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, son appellation officielle demeure « ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement ».

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La présente loi a pour objet d’accroitre la responsabilité et la transparence des institutions de l’État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions.

La Partie 1 de la Loi sur l’accès à l’information élargit l’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutifs.

La Partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information fixe des exigences visant la publication proactive de renseignements.

Mandat de l’institution

Affaires mondiales Canada, sous la direction de la ministre des Affaires étrangères, de la ministre de la Promotion des exportations, du Commerce international et du Développement économique, et du ministre du Développement international, est chargé de promouvoir les relations internationales du Canada. Le Ministère doit notamment :

• élaborer et mettre en œuvre la politique étrangère;
• promouvoir le développement du droit international et du commerce international;
• offrir une aide internationale (qui englobe l’aide humanitaire, l’aide au développement ainsi que la paix et la sécurité);
• offrir des services consulaires aux Canadiens;
• superviser le réseau mondial des missions canadiennes à l’étranger.

Affaires mondiales Canada gère les relations diplomatiques et consulaires du Canada avec les gouvernements étrangers et les organisations internationales en mobilisant et en influençant des acteurs internationaux pour faire progresser les intérêts politiques, juridiques et économiques du Canada – comme la réduction de la pauvreté, l’autonomisation des femmes et des filles, la promotion d’un ordre international basé sur des règles, la paix et la sécurité internationales, les droits de la personne, une gouvernance inclusive et responsable, un pluralisme pacifique, l’inclusion et le respect de la diversité et la viabilité environnementale.

Le Ministère gère la majeure partie de l’aide internationale canadienne dans le but d’éradiquer la pauvreté dans le monde et d’aider à bâtir un monde plus pacifique, prospère et inclusif. Il veille aussi à ce que le Canada agisse de manière coordonnée face à des situations d’urgence et à des catastrophes naturelles à l’étranger, y compris en apportant une aide humanitaire.

Affaires mondiales Canada gère également la plateforme internationale du Canada, un réseau mondial de missions disséminées dans 110 pays, qui appuie ses efforts internationaux et ceux des autres ministères, organismes et cooccupants.

Afin d’améliorer et de maintenir l’accès au marché pour les entreprises canadiennes, Affaires mondiales Canada dirige la négociation d’accords commerciaux bilatéraux, plurilatéraux et multilatéraux, l’administration des contrôles à l’exportation et à l’importation, ainsi que la résolution des différends commerciaux internationaux. En outre, le Ministère fournit des conseils et offre des services de manière à aider les entreprises canadiennes à réussir sur la scène internationale, à favoriser les investissements directs étrangers au Canada et à soutenir l’innovation, la science et la technologie à l’échelle mondiale.

Le Ministère fournit des services consulaires et des renseignements sur les voyages aux Canadiens.

Il apporte également un soutien à la paix et à la stabilité dans le monde, et s’attaque à des menaces pour la sécurité internationale, comme le terrorisme, la criminalité transnationale organisée et la prolifération des armes de destruction massive et des matières connexes.

Affaires mondiales Canada élabore et met en œuvre des politiques et des programmes fondés sur l’analyse des données probantes disponibles, notamment par la consultation auprès des Canadiens et des intervenants internationaux et par la coopération avec ceux-ci. Le Ministère est également responsable de promouvoir le développement du droit international et son application dans les relations extérieures du Canada.

Ses responsabilités juridiques sont énoncées de façon détaillée dans la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement, adoptée en 2013.

Pour en savoir plus sur les engagements des différents ministres, voir les lettres de mandat des ministres.

Structure organisationnelle

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargée de l’application de la Loi, y compris du traitement des demandes et des consultations. Le directeur de la Direction de l’AIPRP relève du secrétaire des affaires ministérielles, qui relève pour sa part du sous-ministre des Affaires étrangères.

En 2022-2023, la Direction de l’AIPRP comptait 70 équivalents temps plein (ETP) afin de remplir les obligations du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de l’exercice, la Direction de l’AIPRP a pu pourvoir, en moyenne, 48 de ces 70 postes et a également pu compter sur les services de jusqu’à 10 consultants en AIPRP.

La Direction de l’AIPRP est dirigée par un directeur qui gère les équipes chargées de l’application des lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels :

• L’unité opérationnelle est gérée par 4 directeurs adjoints qui dirigent une ou deux équipes de traitement. Sept chefs d’équipe supervisent les équipes de traitement. Un conseiller principal, 17 analystes et 7 consultants sont répartis dans ces équipes. L’Unité opérationnelle est responsable du traitement et de l’examen des demandes d’accès, de protection des renseignements personnels et de consultation. Elle compte également une équipe de traitement des plaintes qui se consacre aux plaintes existantes et qui travaille en étroite collaboration avec le Commissariat à l’information du Canada et le Commissariat à la protection de la vie privée afin de les résoudre.

• L’équipe chargée de la politique de protection des renseignements personnels est dirigée par un directeur adjoint et comprend un chef d’équipe, cinq analystes et deux consultants qui traitent directement les atteintes à la vie privée, les plaintes ministérielles, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les demandes de conseils en matière de protection de la vie privée.

• L'équipe chargée de la politique et de la gouvernance est dirigée par un directeur adjoint et comprend un conseiller principal en matière de politique et de gouvernance de l'AIPRP qui coordonne la modernisation des processus, la mise à jour des procédures et la formation du Ministère.

• L’unité des pratiques et des systèmes opérationnels est gérée par un gestionnaire et comprend un analyste des systèmes de l’AIPRP, trois administrateurs de système et quatre commis qui traitent la correspondance relative à l’AIPRP, les services d’imagerie, l’assistance technique et d’autres tâches administratives.

• L’unité des affaires ministérielles est gérée par un directeur adjoint et comprend un adjoint administratif et un consultant. Ce groupe est chargé de la supervision des ressources humaines, de la gestion du budget et de l’administration générale de la Direction.

Tous les employés travaillent selon un modèle hybride, avec des jours en télétravail à domicile et des jours de présence au bureau, à l’administration centrale (125, promenade Sussex). Affaires mondiales Canada n’avait pas de personnel chargé de l’AIPRP en région.

Au cours de l’exercice 2022-2023, Affaires mondiales Canada n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.

Partie 2 – Publication proactive

Au cours de la période visée par le rapport, la responsabilité de la divulgation proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information a été gérée par plusieurs responsables ministériels différents (voir le tableau ci-dessous). Aucun poste ou groupe spécifique n’a contrôlé la conformité du Ministère dans son ensemble.

Délégation de pouvoirs

Conformément à l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information, le pouvoir du ministre peut être délégué aux sous-ministres, au Secrétaire des affaires ministérielles, ainsi qu’au directeur et aux directeurs adjoints de la Direction de l’AIPRP.

Une copie de l’arrêté sur la délégation de pouvoirs signé pour Affaires mondiales Canada se trouve à l’annexe A.

Rendement 2022-2023

Nombre de demandes

En 2022-2023, le Ministère a reçu 1593 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, ce qui représente une augmentation de 54 % par rapport à l’exercice 2021-2022 et une augmentation de 47 % par rapport à la moyenne des trois exercices précédents. Un total de 885 demandes ont été vreportées à la période visée par le présent rapport; il y a 586 demandes en suspens depuis la période précédente; et il y a 299 demandes en suspens depuis plus d’une période de rapport, soit un total de 2478 demandes actives.

Durant cette même période visée par le rapport, 1216 demandes ont été traitées, soit une augmentation de 15 % par rapport à l’exercice 2021-2022 et de 28 % par rapport à la moyenne des trois périodes de rapport précédentes. L’augmentation du nombre de demandes complétées, comparativement à 2021-2022 reflète une normalisation graduelle de l’accès au lieu de travail qui a suivi la première année de la pandémie, au cours de laquelle l’accès aux bureaux a été fortement restreint.

Le report de dossiers actifs à la fin de l’exercice 2022-2023 s’élevait à 1262.

Demandes actives en suspens depuis les périodes de rapport précédentes

À la fin de la période de référence, 39 % des demandes en suspens d’Affaires mondiales Canada depuis la période antérieure n’étaient pas en retard.

Prorogations

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a accepté des prorogations pour 833 des 1216 demandes qu’il a fermées. Parmi les prorogations, 288 ont été prises en vertu de l’alinéa 9(1)a) pour interférence avec les activités, 512 ont été évoquées en vertu de l’alinéa 9(1)b) pour les consultations requises et 33 ont été prises en vertu des consultations de tiers en vertu de l’alinéa 9(1)c).

Taux de conformité

Le taux de conformité est défini comme le pourcentage de demandes d’accès à l’information auxquelles le Ministère a répondu dans les délais prescrits par la Loi. En 2022-2023, le taux de conformité du Ministère était de 55 %. Cela signifie que 45 % des demandes liées à l’accès à l’information ont été traitées après le délai prévu. Le taux de conformité pour la période visée par le rapport a augmenté de 12 points de pourcentage comparativement à la période précédente.

Délai de traitement

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a pu régler 54 demandes en 15 jours ou moins (4 %), 186 demandes en 16 à 30 jours (15 %), 204 demandes en 31 à 60 jours (17 %), 302 demandes en 61 à 120 jours (25 %), 122 demandes en 121 à 180 jours (10 %), 154 demandes en 181 à 365 jours (13 %) et 194 demandes en plus de 365 jours (16 %)

Règlement des demandes traitées

Sur les 1216 demandes d’accès à l’information fermées au cours de l’exercice 2022-2023, 182 ont été entièrement divulguées (14,97 %), 653 ont été divulguées en partie (53,70 %), 5 ont été entièrement exemptées (0,41 %), 10 ont été entièrement exclues (0,82 %), 164 n’avaient aucuns dossiers existant (13,49 %), 3 ont été transférées (0,25 %) et 199 ont été abandonnées (16,37 %).

Consultations d’autres institutions

Compte tenu de son mandat et de ses diverses responsabilités à l’échelle internationale, le Ministère a joué un rôle clé en vertu de la Loi au nom des autres institutions du gouvernement du Canada. Plus précisément, il a consulté des gouvernements et des organismes étrangers pour le compte d’autres institutions fédérales lorsque celles-ci‑ devaient déterminer si elles pouvaient communiquer des documents provenant de l’étranger.

Au cours de la période visée par le rapport, le Ministère a reçu 368 demandes de consultation d’autres institutions gouvernementales, ce qui représente plus de 23 327 pages, ainsi que 8 demandes d’autres organismes, soit 165 pages en tout. Le Ministère a fermé 439 demandes de consultation et examiné 26 816 pages en conséquence.

Sur les demandes de consultation fermées au cours de cet exercice, il a fermé les dossiers suivants : 36 demandes en 15 jours ou moins (8 %), 40 demandes en 16 à 30 jours (9 %), 57 demandes en 31 à 60 jours (13 %), 58 demandes en 61 à 120 jours (13 %), 67 demandes en 121 à 180 jours (15 %), 70 demandes en 181 à 365 jours (16 %) et 111 demandes en plus de 365 jours (26 %)

Dotation

En 2022-‑2023, la Direction de l’AIPRP disposait d’environ 33 postes équivalents temps plein (ETP) pour traiter les demandes d’accès à l’information. Cela représente une diminution de 18,3 % par rapport à la période précédente. La différence d’effectif est sans aucun doute due aux départs et à la difficulté de recruter dans un contexte de travail hybride, que nous essayons de surmonter grâce aux multiples exercices de recrutement que nous avons lancés ou que nous menons actuellement.

Répercussions de la COVID-19 sur les activités liées à l’accès à l’information

En 2022-2023, Affaires mondiales Canada a adopté le modèle hybride et les fonctionnaires du Ministère ont été en mesure de fournir des documents pertinents aux demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, sans égard à la classification de sécurité. Le bureau de l’AIPRP est demeuré pleinement opérationnel au cours de la période visée par le rapport de l’exercice 2022-2023, car il n’y a pas eu de répercussions importantes sur le rendement de l’AIPRP attribuables à la COVID-19.

Formation et sensibilisation

La Direction de l’AIPRP continue d’élaborer des outils, des orientations et des formations à l’intention des analystes de l’AIPRP, des agents de liaison de l’AIPRP, et des experts en la matière pour l’ensemble d’Affaires mondiales Canada.

Encore une fois au cours du présent exercice, la Direction de l’AIPRP a bénéficié de son programme de perfectionnement professionnel, qui permet au Ministère de former et de promouvoir ses propres analystes de l’AIPRP du niveau de débutant (PM01) au niveau d’analyste principal (PM05). Ce programme de longue date continue d’être très efficace pour résoudre les problèmes de recrutement, de maintien en poste et de planification de la relève. La majorité des employés travaillant au sein de la Direction de l’AIPRP font déjà partie du programme de perfectionnement professionnel et sont susceptibles de passer au niveau suivant une fois qu’ils auront atteint les objectifs requis. Le programme de perfectionnement professionnel est en place pour renforcer la capacité d’AIPRP au sein d’Affaires mondiales Canada en « développant ses propres » analystes de l’AIPRP, ce qui permet de remédier à la pénurie d’analystes de l’AIPRP dans l’ensemble de la collectivité fédérale de l’AIPRP.

Une petite équipe de la direction a donné une formation à l’AIPRP à 5 analystes juniors de l’AIPRP. La formation était composée de trois séances qui ont duré jusqu’à 2 heures chacune et était divisée comme suit :

1. processus de A à Z du traitement des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
2. prorogation et consultations en vertu de ces lois;
3. exemptions et exclusions en vertu de ces lois.

La formation a été donnée en petites séances (1 à 2 employés par séance), ce qui a permis aux participants de s’exprimer librement et de poser toutes les questions qu’ils souhaitaient.

Outre l’encadrement interne, la direction a également participé à des formations pour d’autres directions au sein du Ministère. Par exemple, 37 participants ont reçu une formation de sensibilisation à la protection de la vie privée, ainsi qu’un aperçu de leurs obligations par rapport à la Loi sur l’accès à l’information, dans le cadre du programme d’apprentissage mixte pour les adjoints administratifs ou les adjoints de direction à l’administration centrale. En outre, une formation à l’AIPRP a été fournie à 13 participants dans le cadre du programme d’intégration des adjoints administratifs de direction du service extérieur.

De plus, la direction de l’AIPRP a fourni les modules de formation suivants aux employés d’AMC :

1. L’AIPRP pour les agents de liaison
2. L’AIPRP pour les agents de révision

En raison de la structure de rotation des employés d’AMC, les séances de formation à l’AIPRP ont été offertes sur demande et la participation a varié entre 1 et 42 employés. Au cours de l’exercice, un total de 67 séances de formation ont été offertes à environ 700 employés d’Affaires mondiales Canada. Parmi ces présentations, 65 ont été données virtuellement via l’utilisation de MS Teams et 2 séances de formation se sont déroulées en personne.

En outre, 171 employés ont suivi avec succès un tutoriel interactif en ligne de sensibilisation à l’AIPRP au cours de la période considérée, qui a été élaboré en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur (ICSE).

L’équipe chargée des politiques et de la gouvernance continue de proposer des formations à tous les employés d’Affaires mondiales Canada afin de répondre aux besoins opérationnels et d’affaires spécifiques des différents groupes au sein du Ministère.

Politiques, lignes directrices et procédures

Attribution des tâches d’AIPRP au niveau des SMA

Au cours de l’exercice, la Direction de l’AIPRP d’Affaires mondiales Canada a progressivement mis en œuvre le modèle d’attribution des tâches liées à l’AIPRP au niveau des sous-ministres adjoints (SMA). La Direction comptait sur les agents de liaison de l’AIPRP qui travaillent dans les bureaux de directeur général afin de coordonner la recherche des documents pertinents pour répondre aux demandes formulées conformément à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Avant la mise en œuvre des initiatives, la Direction de l’AIPRP comptait environ 100 agents de liaison de l’AIPRP dans l’ensemble d’Affaires mondiales Canada. Afin de mieux recenser les experts en la matière du Ministère, le modèle d’attribution des tâches au niveau des SMA comprend une fonction de coordination exercée par un agent de liaison du Bureau du sous-ministre adjoint (BSMA). Les agents de liaison des BSMA coordonnent à l’échelle de leur Secteur les réponses qu’ils fournissent à la Direction de l’AIPRP et sont en mesure de surveiller les progrès réalisés en ce qui concerne la conformité et les arriérés en matière d’AIPRP directement avec le bureau de directeur général dont ils relèvent.

AMC comprend 16 Secteurs (dirigés par un SMA) et 13 Directions générales spéciales (dirigées par un directeur général ou relevant directement d’un sous-ministre). En septembre 2022, la Direction de l’AIPRP a mis à l’essai son modèle d’attribution des tâches au niveau des SMA dans 5 Secteurs et 5 Directions générales spéciales. Après le succès du projet pilote, la Direction a intégré 5 Secteurs et 8 Directions générales spéciales supplémentaires en décembre 2022. Depuis janvier 2023, 3 autres Secteurs participent au nouveau modèle. La phase finale de mise en œuvre qui vise à intégrer les 4 derniers Secteurs à la nouvelle structure est prévue pour 2023-2024.

Depuis la mise en œuvre du modèle, le Ministère a constaté une augmentation de 25 % des tâches dont la réponse a été fournie à temps et une diminution d’environ 50 % de l’arriéré des tâches, soit une réduction du nombre total de tâches en suspens de 811 à 410 à la fin de l’exercice.

AIPRP à la réunion du Comité exécutif

Au cours de l’exercice 2022-2023, le Secrétaire des affaires ministérielles d’Affaires mondiales Canada, qui supervise l’application de la Loi sur l’accès à l’information, a comparu 3 fois devant le Comité exécutif d’AMC : le 14 juin 2022, le 15 septembre 2022 et le 23 mars 2023. Au cours de ces comparutions, elle a souligné la nécessité de répondre aux demandes d’AIPRP en temps opportun et l’importance de réduire l’arriéré des tâches d’AIPRP. Afin d’atteindre ces objectifs, des pratiques exemplaires ont été discutées et des cibles de réduction réalisables ont été imposées aux BSMA et aux Directions générales spéciales d’AMC.

Stratégies en matière de RH

Bien que la mise en œuvre du modèle de travail hybride se soit avérée bénéfique pour maintenir en poste le personnel de la Direction de l’AIPRP, le recrutement d’analystes qualifiés, notamment d’analystes principaux, demeure un défi à AMC comme dans d’autres institutions gouvernementales. Malgré les défis, 23 nouveaux employés ont récemment été intégrés avec succès en 2022-2023. Parmi les stratégies de dotation figurent l’embauche d’un nouveau directeur adjoint au sein de la Direction pour gérer une gamme d’activités de recrutement, comme les processus de dotation, les processus annoncés à plusieurs niveaux et la participation aux efforts de recrutement dirigés par le Bureau de développement communautaire de l’AIPRP au SCT. En outre, la Direction utilise également activement son programme de perfectionnement professionnel, dont le programme élargi a permis la promotion de 1 analyste principal et de 2 analystes de la protection des renseignements personnels, ainsi que de 7 chefs d’équipe et conseillers principaux au niveau PM-05.

Ces initiatives ont contribué aux succès de la Direction de l’AIPRP au cours de l’exercice 2022-2023.

Publication proactive aux termes de la Partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information

Aux termes de la Partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information, le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement est une institution gouvernementale.

Le Ministère est assujetti aux exigences de publication proactive suivantes :

* Le Ministère ne dispose d’aucun système de vérification électronique pour confirmer que ces transactions sont saisies dans les délais prescrits. Le contrôle manuel est le seul moyen de vérifier que chaque transaction est affichée dans les 30 jours. AMC étudie la possibilité d’effectuer une vérification électronique dans l’avenir.

Au cours de la période visée par le rapport, AMC a publié ses exigences de publication proactive sur les sites Web suivants :

1. Divulgation proactive | Gouvernement ouvert, Gouvernement du Canada
2. AMCOuvert

Des procédures opérationnelles normalisées sont en place dans l’ensemble d’AMC pour satisfaire aux exigences de divulgation proactive, comme le montrent les exemples suivants.

Pour les frais de déplacement et d’accueil (articles 75, 76, 82 et 83), le processus est décrit sur le site interne Modus qui fournit des instructions étape par étape pour aider tous les fonctionnaires tenus de divulguer leurs frais de déplacement et d’accueil. En outre, la Direction générale des opérations et des systèmes financiers du Ministère envoie à tous les fonctionnaires un rappel mensuel de leur obligation de publier leurs dépenses à temps.

Pour les marchés de plus de 10 000 $ (articles 77 et 86), un outil de surveillance a été développé dans le Système d’administration financière (SAP) d’AMC pour garantir la présence des éléments de données exigés pour la divulgation. Une surveillance mensuelle est effectuée pour s’assurer de pouvoir corriger les données à temps.

Le Secrétariat des affaires ministérielles met à jour les procédures opérationnelles normalisées pour la publication des titres des notes d’information (alinéas 74b) et 74d)) et des trousses de documents d’information préparés par une institution fédérale pour la comparution d’un ministre et d’un sous-ministre devant un comité du Parlement (alinéas 88b) et 88c)), car le Ministère a eu de la difficulté à respecter les délais de divulgation proactive des produits comportant un grand nombre d’annexes. Cette situation est attribuable aux délais supplémentaires nécessaires pour examiner les documents à diffuser publiquement (c.-à-d. en appliquant les principes de l’accès à l’information), à l’obligation de traduire fidèlement les documents dans les deux langues officielles et à la nécessité de terminer le codage HTML et de respecter d’autres exigences en matière d’accessibilité aux fins de la publication sur le Web. AMC s’efforce d’améliorer les délais de divulgation proactive, conformément aux exigences.

Enfin, AMC modernise la plateforme utilisée pour recueillir et divulguer de manière proactive les frais de déplacement et d’accueil. La nouvelle plateforme, dont le lancement complet est prévu à l’automne 2023, permettra de publier des données simultanément sur les sites Web d’AMC et du gouvernement ouvert, ce qui simplifiera le suivi de la conformité à la divulgation proactive en offrant un guichet unique à la population canadienne.

Initiatives et projets pour améliorer l’accès à l’information

Nouveau logiciel d’AIPRP

Le logiciel de gestion de cas utilisé actuellement pour traiter les demandes devient désuet et ne sera plus pris en charge par le fournisseur au cours des prochaines années. AMC en profite pour remplacer l’ancien logiciel et tirer parti de nouvelles technologies comme l’intelligence artificielle afin d’accroître l’efficacité de sa prestation de services et de mieux traiter le fort volume de demandes d’AIPRP. La nouvelle solution logicielle devrait être déployée en 2025-2026.

Au cours de la période visée par le rapport, nous avons mis en place le Service de demande d’AIPRP en ligne pour communiquer les documents concernés sur le portail en ligne, ce qui nous permet de répondre plus rapidement aux demandeurs tout en garantissant la sécurité des échanges.

Initiatives de sensibilisation ministérielle pour un gouvernement ouvert

Conformément à la Directive sur le gouvernement ouvert du SCT, la Direction de la gestion des données d’AMC est chargée de coordonner et de maximiser la diffusion des informations et des données ministérielles sur le Portail du gouvernement ouvert du SCT. Avant mai 2022, le Portail du gouvernement ouvert du SCT comptait 70 publications d’AMC, dont 50 ensembles de données et 20 ressources documentaires (principalement des rapports de divulgation proactive). En 2022-2023, l’équipe chargée de la gestion des données a mené un exercice de sensibilisation visant à présenter son mandat et à souligner les exigences de publication qui a permis de faire 46 présentations à l’intention de près de 300 Directions (environ 600 personnes à l’AC et dans les missions à l’étranger). Depuis le début de l’exercice, AMC a publié 159 autres ressources documentaires ouvertes provenant de 12 autres Directions, ce qui porte le nombre total de documents publiés sur le portail à 229 (plus du triple du total initial). La Direction de la gestion des données continue de communiquer avec d’autres Directions en utilisant une nouvelle approche ciblée qui consiste à déterminer des rapports précis qui peuvent être publiés sur le Portail du gouvernement ouvert du SCT alors que ces Directions pourraient l’ignorer.

Résumé des principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes

Au cours de l’exercice 2022-2023, le Commissariat à l’information du Canada a reçu 84 plaintes au sujet de demandes d’accès à l’information présentées au Ministère. Les raisons de plaintes étaient les suivantes :

Pendant la période visée par le rapport, 98 plaintes à l’endroit du Ministère ont été réglées. Les conclusions relatives aux plaintes réglées étaient les suivantes :

La Direction de l’AIPRP continue de gérer une équipe chargée de la gestion des plaintes auprès du Commissariat à l’information du Canada. Cette équipe, qui sert de principal point de contact entre Affaires mondiales Canada et le Commissariat, travailles en étroite collaboration pour renforcer les relations et améliorer le rendement du programme d’AIPRP d’Affaires mondiales Canada.

Plaintes actives en attentes des périodes d’établissement de rapports précédents

Frais et coûts

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement des frais perçus par l’institution.

S’agissant des droits perçus de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-après sont communiqués conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information

Droits exigibles : Les frais de traitement de 5,00 $ sont les seuls frais facturés pour une demande d’accès à l’information.

Revenu total : 5 630 $

Frais non facturés : Pour traiter les demandes qui peuvent donner lieu à un gros volume de dossiers sur plusieurs sujets ou entraîner un chevauchement, le Ministère sépare les demandes qui existent déjà et dispense les demandeurs de frais supplémentaires. Au cours de l’exercice 2022-2023, le Ministère a renoncé à 2 335 $ pour 467 demandes.

Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (publiée le 5 mai 2016) et aux modifications apportées à cette même loi qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, AMC annule tous les frais établis dans la Loi et son règlement, à l’exception des frais de demande de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement.

Coûts de fonctionnement du programme : En 2022-2023, les coûts encourus par la Direction de l’AIPRP pour appliquer la Loi sur l’accès à l’information se sont élevés à 4 180 381 $. Ces coûts comprennent 2 723 339 $ en salaires et en heures supplémentaires, ainsi que des coûts de fonctionnement totalisant 1 457 042 $, dont 1 257 132 $ en contrats pour des services professionnels. Ces montants ne tiennent pas compte des coûts indirects liés à l’ensemble du traitement dans tout le Ministère, notamment les coûts salariaux de l’investissement en temps requis par nos experts en la matière pour retrouver et examiner des documents, la surveillance de leurs pouvoirs d’approbation ou les activités de nos agents de liaison ministériels.

Surveillance de la conformité

Présentation continue de rapports

La Direction de l’AIPRP prépare et distribue à la direction un rapport statistique hebdomadaire qui fait le suivi du nombre de demandes reçues et fermées, ainsi que des nouvelles tendances et des statistiques sur le rendement. Il permet également de comparer la charge de travail aux taux d’achèvement par rapport à l’année précédente pour déterminer les modifications apportées aux traitements liés à l’AIPRP.

En outre, on publie sur l’intranet un rapport hebdomadaire des tâches actives pour recenser toutes les tâches en cours au sein du Ministère. Accessible à tous les bureaux de première responsabilité, ce rapport permet de consulter la liste de toutes les tâches ouvertes par Direction générale et d’attirer l’attention sur les dossiers en retard.

Cet exercice comporte un nouveau processus consistant à demander au directeur général et au Secrétaire des affaires ministérielles qui supervisent l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels d’envoyer le rapport bimensuel sur le rendement de l’AIPRP aux sous-ministres, aux sous-ministres adjoints et aux directeurs généraux, en indiquant le nombre de tâches actives et la conformité au sein de chaque Secteur ou Direction générale spéciale. Cette procédure vise à sensibiliser la haute direction à l’arriéré des tâches actives, ce qui améliore la conformité.

Enfin, un rapport hebdomadaire contenant les résumés des demandes d’accès à l’information qui seront bientôt divulguées est diffusé au sein du Ministère afin de faciliter l’examen des trousses de diffusion proposées.

Limitation des consultations interinstitutionnelles

Au cours de la période visée par le rapport, la Direction de l’AIPRP a surveillé les consultations interinstitutionnelles superflues en demandant à des chefs d’équipe de l’AIPRP chevronnés de contrôler les documents pertinents avant qu’ils soient envoyés aux fins de consultation. Grâce à ce processus, les chefs d’équipe de l’AIPRP ont pu réduire le nombre de consultations envoyées à d’autres organismes internes et externes au gouvernement du Canada, ce qui a permis de diminuer le temps nécessaire pour traiter les demandes et d’éviter de surcharger d’autres ministères avec des consultations inutiles.

Types de renseignements fréquemment demandés

Au cours de l’exercice 2022-2023, Affaires mondiales Canada n’a pas surveillé ou examiné les types de renseignements fréquemment demandés dans le but de les rendre disponibles par d’autres moyens.

Droit d’accès dans les contrats et dans les accords et les ententes sur l’échange de renseignements

Au cours de l’exercice 2022-2023, Affaires mondiales Canada n’a pas surveillé ou examiné les mesures de soutien pour s’assurer que le droit d’accès du public est inscrit dans les contrats et dans les accords et les ententes sur l’échange de renseignements.

Divulgation proactive

Au cours de l’exercice 2022-2023, Affaires mondiales Canada n’a pas surveillé officiellement l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements publiés de façon proactive par les institutions conformément à la Partie 2 de la Loi. Les Directions responsables ont géré leurs exigences de manière indépendante, mais aucun employé précis n’a été chargé de faire respecter chaque obligation de publication proactive.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Annexe B : Rapport statistique d’Affaires mondiales Canada pour 2022-2023

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution: Affaires Mondiales Canada

Période d'établissement de rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions 

*A.I. : Affaires internationals ; Déf. : Défense du Canada ; A.S. : Activités subversives

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

• Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi : 673
• Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi (%) : 55.34539474

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

4.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 – Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b)

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire d’Affaires mondiales Canada pour 2022-2023

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Affaires mondiales Canada

Période d'établissement de rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 5: Numéro d'assurance social

5.1 Votre institution a-t-elle commencé une nouvelle collecte ou une nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2022-2023? Non

Section 6: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

6.1 Combien de demandes ont été reçues de la part de ressortissants étrangers confirmés en dehors du Canada en 2022-2023? 0