Comment sont évaluées les propositions

Table des matières

Affaires mondiales Canada évalue rigoureusement les propositions avant de financer des projets de manière à s’assurer que les fonds publics sont efficacement utilisés.

Nous évaluons les propositions préliminaires tout comme les propositions complètes dans leur ensemble. Cela signifie que nous lisons le formulaire au complet afin de déterminer la solidité d’une proposition. Les demandeurs doivent être aussi concis que possible. Il n’y a aucune pénalité s’ils ne remplissent pas le nombre maximum de pages du formulaire de demande. Il est inutile de répéter la même information dans différentes parties des formulaires.

Le processus d’évaluation pour les appels de propositions et les propositions non sollicitées n’est pas concurrentiel. Nous ne classons pas les propositions reçues les unes par rapport aux autres.

Nous évaluons la mesure dans laquelle une proposition répond aux descriptions des critères d’évaluation (les énoncés qui suivent chaque critère d’évaluation). Par exemple, deux projets dans différents secteurs, qui répondent tous les deux à leurs analyses environnementales respectives, présenteront des énoncés des résultats, des activités, des indicateurs et des ressources très différents. Les évaluateurs détermineront quand même la mesure dans laquelle chacune des descriptions des critères de viabilité de l’environnement est abordée de manière appropriée.

Selon son niveau de conformité à chacun des critères d’évaluation, chaque proposition reçoit une cote globale Forte, Acceptable, À améliorer, Faible ou Inacceptable.

Nous utilisons un processus d’évaluation comparative pour les appels de propositions. En voici une description.

Processus d’évaluation des appels de propositions préliminaires

Dans un appel de propositions préliminaires, la demande et l’évaluation se font en deux étapes. La première étape du processus porte sur la proposition préliminaire, et son évaluation est comparative. À la deuxième étape, le Ministère demande des propositions complètes, les reçoit et les évalue selon leurs propres mérites.

Première étape : Évaluation comparative des propositions préliminaires

Lorsque l’appel est clos, les propositions préliminaires sont examinées en trois étapes principales :

  1. Vérification de l’admissibilité
  2. Évaluation initiale du mérite
    • Nous examinons uniquement les propositions préliminaires qui satisfont aux critères d’admissibilité. Nous évaluons en fonction des critères d’évaluation des propositions préliminaires énumérés ci-dessous, ainsi que de tous les critères additionnels propres à un appel, tels que publiés sur la page de l’appel. La proposition préliminaire ne franchira pas la présente étape, si au terme de l’évaluation initiale il est jugé qu’elle n’est pas suffisamment forte.
    • Une vérification du risque fiduciaire à l'aide des états financiers soumis fait partie de l'évaluation initiale du mérite. Si la stabilité financière du demandeur est discutable, on ne peut procéder à une évaluation plus approfondie de la proposition préliminaire. Si les états financiers du demandeur montrent que le demandeur pourrait éprouver de la difficulté à gérer le financement demandé, on pourrait ne pas être évaluée davantage la proposition préliminaire. Le calcul initial utilisé est:

      Le (revenu total annuel) est-il égal ou inférieur à (le financement demandé divisé par le nombre d'années du projet proposé)? Ce ratio indique à la fois le fardeau du demandeur et le risque pour la gestion des fonds des contribuables canadiens.

      Les états financiers peuvent également être examinés pour voir si l'organisation détient des fonds suffisants pour gérer sa trésorerie pendant le dernier 5% du projet proposé. Les ententes de contribution d'Affaires mondiales Canada précisent généralement que 5% (ou plus) du montant total de la contribution est retenu à la fin du projet jusqu'à ce que toutes les activités du projet soient terminées, ce qui inclut la remise des rapports finaux.
  3. Analyse de la meilleure adéquation
    • Étant donné que nous recevons généralement plus de demandes que ce que nous pouvons financer, nous cernons à cette étape-ci un ensemble de propositions qui répondent le mieux aux objectifs de l’appel. Les propositions préliminaires les plus fortes sont examinées en premier, mais ne sont pas automatiquement choisies. Nous examinons la structure de chaque projet, ainsi que ses points forts par rapport à d’autres propositions solides. Nous évitons de choisir des projets similaires ou qui se recoupent et essayons d’assurer une répartition géographique et thématique adéquate en fonction des objectifs de l’appel.
    • Toutes autres choses étant égales, la préférence sera accordée aux propositions qui :
      • font preuve d’innovation
      • comportent un taux de partage des coûts plus élevé
      • recueillent un financement d’autres organismes, surtout provenant de sources privées, afin de multiplier l’effet du financement éventuel d’Affaires mondiales Canada en vue d’atteindre les résultats en matière de développement.

Après cette évaluation comparative des propositions préliminaires, nous invitons un nombre restreint de demandeurs à présenter des propositions complètes. Une telle invitation ne garantit pas que nous attribuerons des fonds à la proposition de projet. Par ailleurs, nous ne finançons pas la rédaction de la proposition complète. Compte tenu des efforts exigés pour préparer un dossier de demande complet, nous invitons seulement les demandeurs qui sont les plus susceptibles d’obtenir du financement dans le cadre de l’appel.

Nous ne fournissons pas aux demandeurs une rétroaction détaillée au sujet de leur proposition préliminaire. Le fait de restreindre la rétroaction aux propositions préliminaires nous permet de répondre aux demandeurs et de faire avancer tout le processus beaucoup plus rapidement que si nous procédions autrement.

Deuxième étape : Évaluation des propositions complètes selon leurs mérites

Seuls les demandeurs invités passent à la deuxième étape d’un appel de propositions préliminaires. Les propositions complètes reçues sont évaluées en fonction de tous les critères d’évaluation ci-dessous. Les propositions invitées sont évaluées au mérite—l’évaluation n’est pas comparative.

L’invitation à présenter une proposition complète ne garantit pas l’attribution de fonds.

Si la proposition complète n’est pas suffisamment forte, elle est rejetée.

La proposition complète devrait comporter certaines variations par rapport à la proposition préliminaire, étant donné que les consultations sont plus exhaustives et que des plans de suivi sont élaborés au cours de la préparation de la proposition complète. Toutefois, si ces variations sont importantes et nuisent au respect des objectifs de l’appel ou à sa capacité d’assurer un complément à d’autres projets, la proposition est rejetée.
Si nous invitons un demandeur à présenter une proposition complète et que celle-ci est rejetée, il peut demander une rétroaction détaillée.

Un ou plusieurs demandeurs qui ont franchi l’étape de l’évaluation initiale, mais qui n’ont pas été invités à présenter une proposition complète, pourraient l’être à une date ultérieure. Ce serait le cas si :

  1. le financement réservé à l’appel était accru;
  2. une ou plusieurs des propositions complètes visées par l’invitation initiale étaient rejetées.

Dans les deux cas, nous déciderons qui inviter à présenter une proposition complète en fonction de l’analyse de la meilleure adéquation.

Processus d’évaluation des propositions non sollicitées

Votre proposition préliminaire non sollicitée ne sera évaluée que si :

  1. à première vue, elle est clairement liée à la Politique d’aide internationale féministe du Canada et aux priorités d’Affaires mondiales Canada;
  2. un partage des coûts est proposé;
  3. il y a une marge de manœuvre au sein des programmes d’Affaires mondiales Canada pour recevoir le projet proposé.

Si votre proposition préliminaire ne fait pas l’objet d’une évaluation, vous en serez avisé. Une proposition préliminaire ne doit pas être soumise à Affaires mondiales Canada plus d’une fois au cours du même exercice (du 1er avril au 31 mars).

Les propositions préliminaires sont évaluées au mérite selon les critères d’évaluation des propositions préliminaires énumérés ci-dessous. En plus d’évaluer dans quelle mesure la proposition préliminaire répond aux descriptions des critères d’évaluation par rapport au projet proposé, Affaires mondiales Canada examinera également les états financiers soumis comme dans le cas des appels.

Vous recevrez, selon les résultats de l’évaluation initiale, une lettre vous invitant ou non à présenter une proposition complète. Bien que vous puissiez choisir de présenter une proposition complète même si vous n’y êtes pas invité, nous vous recommandons fortement de ne pas investir de temps et de ressources à l’élaboration d’une proposition complète à moins d’y avoir été invité, puisqu’il y a très peu de chances que votre proposition complète soit évaluée ou reçoive des fonds.

Si vous recevez une invitation à présenter une proposition complète, l’invitation comprendra le formulaire de demande, le tableau budgétaire et une liste des autres documents à intégrer à votre proposition. Lorsque nous les aurons reçus, ces documents seront évalués selon les critères d’évaluation des propositions complètes énumérés ci-dessous.

Critères d’évaluation des propositions préliminaires

Une proposition préliminaire n’est ni un document de conception ni une proposition entièrement développée. Nous ne nous attendons pas à ce que vous teniez de vastes consultations pour rédiger une proposition préliminaire. Cela dit, une proposition préliminaire doit s’appuyer sur une analyse suffisante (incluant possiblement des consultations initiales) afin que, si vous soumettez une proposition complète, il s’agira du même projet que celui présenté dans votre proposition préliminaire, et non d’un projet qui a dû être modifié de façon importante à la suite de consultations subséquentes.

A. Bien-fondé de l’initiative

B. Égalité des genres

C. Droits de la personne

D. Viabilité de l’environnement

E. Gestion axée sur les résultats

F. Mesures à prendre en réponse aux risques

G. Capacité de l’organisation par rapport à l’initiative

Critères d’évaluation complètes

Chaque proposition est évaluée comme un tout. Nous lisons toute l’information contenue dans les documents de la demande pour évaluer les critères, et non seulement l’information contenue dans une section du formulaire de demande. L’information ne doit pas être répétée dans plusieurs sections de la formule.

A. Bien-fondé de l’initiative

B. Égalité des genres

C. Droits de la personne

D. Viabilité de l’environnement

E. Gestion axée sur les résultats

F. Mesures à prendre en réponse aux risques

G. Plan de gestion

H. Capacité de l’organisation par rapport à l’initiative

I. Renseignements financiers

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